Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Livregementets husarer (K 3) i Karlsborg den 9 juni 2010.
Förelägganden.
1. K 3 ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att dess arkivhandlingar ges ett tillfredsställande skydd (se avsnitten 6, 7 och 9).
2. K 3 ska, i enlighet med 3 kap. 1 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), fortlöpande planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Härmed avses bland annat en inventering av ärendeflödet, inte minst för elektroniska handlingar, och ett fastställande av vilka handlingar som ska tas till vara för arkivering (avsnitten 4, 8, 9, 10 och 11).
3. K 3 ska, i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4), uppdatera sin arkivredovisning så att den omfattar samtliga
handlingar, såväl på papper som elektroniska handlingar, vilka enligt punkt 2 ovan tagits om hand för arkivering (avsnitt 5)
4. Finns hos K 3 adb-system för vilka man är produktägare, ska dokumentation, i enlighet med 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) (RA-FS 2009:1), upprättas (avsnitt 10).
Anmärkningar.
1. K 3 bör slutföra arbetet med dokument- och arkivbildningsplaner.
.
Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 17 december 2010.
Krigsarkivets sammanfattande synpunkter.
Krigsarkivet genomförde den 9 juni 2010 en inspektion av arkivvården vid K 3. Föregående inspektion ägde rum den 14 april 2005. Inspektionen var väl förberedd av K 3:s och FMLOG:s personal och inspektören mottogs väl vid samtliga enheter.
Krigsarkivet anser att arkivvården vid K 3 sammantaget får anses vara godtagbar vilket inte utesluter att det naturligtvis finns utrymme för förbättringar. Med GarnB har förbandet en god övergripande styrning och planering av arkivets framväxt och organisation, men Krigsarkivet
observerade vid flera tillfällen under inspektionen att K 3 har behov av att göra en total inventering av det omfattande handlingsflödet, inte minst av de elektroniska handlingar vilka ännu inte tagits om hand för arkivering. Under inspektionen uppkom flera principiellt intressanta diskussioner kring
arkivbildningsproblematiken inom Försvarsmakten. Krigsarkivet är medvetet om att K 3 inte ensamt kan stå för lösningarna på frågor kring
gränsdragningar för arkivbildningen och styrning och planering av arkivets framväxt och organisation.
Krigsarkivet gjorde inte någon ingående besiktning av K 3:s arkivlokaler under inspektionen, men kan konstatera att förvaring av handlingar ute på enheterna i flera fall inte uppfyller kraven på skydd mot vatten och skadlig fukt, brand m.m. FMLOG Arkivavdelningen (ArkivA) genomför en inventering av förvaringen av allmänna handlingar i Försvarsmakten. Även på andra områden såsom digital arkivering pågår försvarsmaktsgemensamma projekt.
Förteckningsläget vid K 3 är relativt gott men Krigsarkivet noterade att det vid flera enheter finns handlingsbestånd som ännu inte finns upptagna i arkivredovisningen.
Inspektion
1. Verksamhet och organisation
K 3 utbildar en luftburen bataljon och en underrättelsebataljon. Den luftburna bataljonen är ett snabbinsatsförband med hög rörlighet som ska kunna vara först på plats vid en insats. Underrättelsebataljonen kan med hjälp av avancerad teknik bland annat leda in flyg och artilleri mot olika mål.
Regementet ansvarar för flygningar med UAV, obemannade luftfarkoster.
Vid K 3 finns Fallskärmsjägarskolan och Försvarsmaktens
överlevnadsskola, därutöver Örebro/Värmlandsgruppen som utbildar en del av Hemvärnet
2. Inspektionens omfattning.
Inspektionen inleddes med att K 3:s chef presenterade förbandets verksamhet och organisation.
Krigsarkivet har därefter besökt eller samtalat med företrädare för:
regementsstaben, FMLOG Expeditionsavdelningen, FMLOG
Arkivavdelningen (ArkivA), 31. luftburna bataljonen (31. lbbat), 32.
underrättelsebataljonen (32. undbat), Försvarsmaktens överlevnadsskola (FÖS), Fallskärmsjägarskolan/Fallskärmsjägarkompaniet (FJS),
Utbildningsenhet Flyg (UtbE Flyg), Garnisonsenheten (GarnE), Försvarshälsan (FHS) och FMLOG Ledningsteknikenheten (Ledtek).
Sammantaget behandlades vid inspektionen frågor rörande styrning och planering av arkivbildning och därmed sammanhängande rutiner, arkivredovisning, skrivmateriel och förvaring och skydd av handlingar.
Krigsarkivet besökte centralarkivet men inspekterade inte huruvida lokalerna uppfyller skyddskraven i RA-FS 1997:3.
3. Förelägganden och anmärkningar från föregående inspektionstillfälle.
Då K 3 på grund av ett misstag från Krigsarkivets sida inte mottagit Krigsarkivets rapport från inspektionen 2005 tas inte föreläggandena från det tillfället upp i föreliggande inspektionsrapport. Krigsarkivet beklagar det inträffade.
4. Allmänt om arkivvården vid K 3. Arkivets avgränsning och organisation.
Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (SFS 1990:782) och i Arkivförordningen (SFS 1991:446) samt i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). I 3 § Arkivlagen fastställs att en myndighets arkiv ”bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering”. I enlighet med Förordning med instruktion för Försvarsmakten (2007:1266) är varje organisationsenhet inom Försvarsmakten att anse som myndighet i arkivhänseende och ansvarar därför för vården av sitt eget arkiv.
I 3 kap i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4) föreskrivs att varje myndighet fortlöpande ska planera och styra arkivets avgränsning och
organisation. Bestämmelserna grundar sig på arkivlagens krav på att myndigheterna ska organisera arkiven så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Det övergripande syftet är att uppnå en god offentlighetsstruktur.
En förutsättning för styrning och planering är fastställda rutiner för hur arkiv- och expeditionstjänst ska bedrivas. Rutinerna kan dels innehålla generell information om innehållet i relevanta lagar och föreskrifter på arkivområdet samt övergripande information om ansvarsförhållanden och roller inom myndigheten och dels särskilda rutiner för myndighetens hantering av handlingar. Hanteringsrutinerna bör omfatta en handlings hela livscykel och däri förekommande moment, alltifrån framställning, över hantering och redovisning fram till omhändertagande för arkivering och långsiktigt bevarande. För myndigheter med omfattande arkivbildning bör s.k.
dokumenthanterings-/arkivbildningsplaner (D/A-planer) upprättas.
Det ska poängteras att rutiner inte ska fastställas enbart med anledning av de krav och rekommendationer som finns i lagar och föreskrifter. Ett för
Försvarsmaktens organisationsenheter tungt vägande skäl torde vara att fungerande arkivrutiner är ett sätt att kvalitetssäkra den kärnverksamhet som bedrivs vid enheten och som kontinuerligt genererar handlingar som ingår i arkivet. Fastställda rutiner som är väl kända och tillämpade ute i
verksamheten torde för Försvarsmaktens del innebära att fokus kan läggas på kärnverksamhetens bedrivande samt att organisationsenheterna (och
FMLOG) slipper tids- och kostnadskrävande efterarbete på samma gång som effekten blir en god offentlighetsstruktur.
Med ledning av det underlag som Krigsarkivet har tagit del av före inspektionen samt vad som framkom vid inspektionen, gör Krigsarkivet bedömningen att K 3 delvis har en god styrning och planering av arkivets framväxt och organisation på övergripande nivå. Som generellt styrdokument för arkiv- och expeditionstjänsten finns Garnisonsbestämmelser (GarnB Kbg). GarnB innehåller i sin nuvarande utformning vissa rutiner och
ansvarsförhållanden för arkiv- och expeditionstjänst på en övergripande nivå.
Inför inspektionen har Krigsarkivet även tagit del av utkast till D/A-plan för K 3. I samband med inspektionen sades först att planen nu är fastställd men det framkom samtidigt att den inte är komplett och att FMLOG:s arkivarier framgent kommer att stödja K 3 med att komplettera planen ytterligare. Det ska påpekas att Krigsarkivet inte har tagit del av den version av D/A-planen som förelåg vid inspektionstillfället.
Krigsarkivet ser givetvis positivt på att K 3 har tagit fram en D/A-plan men anser dock att myndigheten är i behov av ytterligare inventering av
handlingsflödet för att kunna styra och planera arkivbildningen. Under inspektionen framkom att det vid flera av enheterna finns både
pappershandlingar och elektroniska handlingar (kontorsdokument) som ännu inte tagits om hand för arkivering samt att det i dagsläget inte är helt klart vilka handlingar som faktiskt ska vara arkivhandlingar vid K 3. Det påverkar även möjligheten att hålla arkivförteckningen uppdaterad.
Ett relaterat problem som togs upp är hur arkivbildningen ska avgränsas för verksamheter där flera olika organisationsenheter är inblandade. I K 3:s fall gäller det t.ex. Nordic Battlegroups (NBG) verksamhet eller för K 3:s
medverkan i Afghanistan genom UAV-spaning, dvs. underrättelseinhämtning med fjärrstyrda, obemannade flygplan. Vad gäller NBG så ska Högkvarteret ha det sammanhållande ansvaret för NBG:s arkivbildning fr.o.m. 2009-01-01 enligt ett beslut av Juridiska staben 2008-11-11 (HKV beteckning
09 800:79524). Enligt samma beslut ska FMLOG ta fram rutinbeskrivningar för arkiv- och expeditionstjänsten vid NBG. Enligt vad Krigsarkivet erfar arbetar FMLOG ArkivA med att ta fram rutiner för dokumenthantering och arkivläggning före, under och efter Försvarsmaktens utlandsinsatser.
Krigsarkivet känner inte till detaljerna för hur UAV-spaningsgruppen är knuten i övrigt till insatsförbanden i Afghanistan vad gäller organisation och lydnadsförhållanden. Enligt nu gällande rutiner arkivläggs de olika insatserna (t.ex. i Afghanistan) i Utlandsstyrkans arkiv så att de utgör en arkivbildare under Utlandsstyrkan. Om UAV-gruppen ingår i FS-förbanden är det tänkbart att handlingarna från den verksamheten kommer att ingå i arkiven efter dessa.
K 3 har också samarbete med andra delar av Försvarsmakten och även med mellanstatliga organisationer. Krigsarkivet kan endast förelägga K 3 att avgränsa sin egen arkivbildning men förstår självklart att frågan berör även andra aktörer som också måste involveras. Utgångspunkten är liksom för andra organisationsenheter 3 § i arkivlagen (se första stycket i detta avsnitt).
K 3 får avgöra vad som tillhör arkivbildningen från fall till fall. FMLOG ArkivA och HKV JURS torde kunna vara behjälpliga i tveksamma fall.
Krigsarkivet anser givetvis att det är önskvärt att likartade rutiner finns för hela Försvarsmakten.
Ytterligare en relaterad fråga är hur arkivbildningen för Örebro-
Värmlandsgruppen (ÖVG) ska avgränsas. ÖVG är en utbildningsgrupp som lyder under K 3 och har till uppgift att rekrytera, organisera och utbilda Hemvärnet dvs. nationella skyddsstyrkorna i Örebro och Värmlands län.
ÖVG ansvarar för tre hemvärnsbataljoner. Deltagandet i ÖVG bygger på frivillighet men verksamheten torde ändå ses som en del av
organisationsenhetens verksamhet. Att ÖVG ingår organisatoriskt i K 3 torde också innebära att gruppens arkiv ingår i K 3:s arkivbildning.
5. Arkivredovisning.
Inför inspektionen har Krigsarkivet tagit del av arkivbeskrivning,
innehållsförteckning samt exempel på förteckning för en handlingsserie.
Arkivförteckingen över de olika handlingsserierna är uppdaterad i den utsträckning som handlingarna har överlämnats till förvaring vid
centralarkivet men i och med att det fortfarande finns handlingstyper som inte överlämnats för förvaring ingår de inte i arkivförteckningen.
Krigsarkivet är medveten om att det kan finnas vissa praktiska problem förenade med att hålla arkivredovisningen uppdaterad. Oaktat det ska arkivredovisningen omfatta även de handlingstyper som förvaras ute på enheterna och bör även omfattade handlingar som ännu inte sammanförts till volymer eller överförts till bevarande. Krigsarkivet vill framhålla att
arkivförteckningens betydelse ur offentlighetssynpunkt har ökat beroende på komplexiteten i arkivbildningen och det tilltagande intresset av att ta del av information. Arkivförteckningen är det enda instrument som redovisat myndighetens totala arkivbestånd oavsett medium och förvaringsplats (jämför med t.ex. diarie/dossiéplan som endast redovisar den handlingar och ärendetyper som registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen.)
Påståendet om den ökade komplexiteten i arkivbildningen gäller i högsta
grad Försvarsmaktens organisationsenheter vars verksamheter sträcker sig över ett brett spektrum där inte minst verksamheter som utgör s.k. faktiskt handlande utgör en betydande del.
Sekretessbelagda och kvalificerat sekretessbelagda skrivelser från och med 1998-01-01 finns inte upptagna i arkivförteckningen vilket givetvis inte är en acceptabel eftersläpning.
Enligt 6 kap. 4 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4) ska arkivet förtecknas i en enda för myndigheten gemensam arkivförteckning som dock får delas upp på flera delförteckningar om detta underlättar upprättande och användning av arkivförteckningen. Försvarsmaktens organisationsenheter har traditionellt förtecknat arkiven i flera olika delförteckningar så att varje sektion eller motsvarande redovisas för sig. Med tanke på Försvarsmaktens och K 3:s frekventa omorganisationer menar Krigsarkivet att det dock kan vara mer lämpligt att förteckna arkiven i en gemensam förteckning per organisationsenhet. I annat fall bör i konsekvensens namn
arkivredovisningen följa alla organisationsförändringar. Krigsarkivet ser dock att det kan innebära en onödig arbetsinsats att förändra
arkivredovisningen till en gemensam förteckning då reglerna i RA-FS 2008:4, som ska börja tillämpas fr.o.m. 1 januari 2013 helt förändrar förutsättningarna för arkivredovisning.
K 3:s arkivbeskrivning uppfyller kraven i RA-FS 1997:4.
Arkivbeskrivningen kan eventuellt kompletteras med organsationsskisser för att även grafiskt presentera K 3:s många omorganisationer.
6. Regementsstaben
Krigsarkivet besökte några av stabsavdelningens sektioner.
Chefssekreteraren hanterar och förvarar t.ex. ledningsmötesprotokoll och handbrev. Protokollen lämnas successivt över för förvaring vid centralarkivet medan handbreven, som endast utgörs av ett fåtal per år, lämnas över vid chefsbyten.
Här diskuterades också K 3:s framställning av handlingar. Enligt vad som uppgavs har säkerhets- och samverkanssektionen (Säksam) vid Högkvarteret gjort en säkerhetsgenomgång som också skulle ha omfattat skrivmaterielens beständighet. Krigsarkivet vet inte om det ingår i Säksams uppgifter att utöva intern tillsyn över arkivrelaterade frågor men av GarnB framgår annars att det är FMLOG ArkivA som ger råd och stöd till K 3 i skrivmaterielfrågor.
ArkivA kände inte till Säksam:s genomgång.
HR-funktionen (Human Resources) hanterar K 3:s personalhandlingar, däribland personalakter. Vitsord förvaras för sig i säkerhetsskåp. Även personalakterna förvaras i säkerhetsskåp. Skåpen torde inte uppfylla
skyddskraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler.
I enlighet med RA-FS 1997:3 får handlingar förvaras i förvaringsskåp (t ex dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp, dataskåp) som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd i enlighet med föreskriften (3 kap, 1 §). Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler.
En arkivlokal ska normalt vara utförd så att den skyddar mot brand i angränsande utrymme under 120 minuter. Med detta avses också att
arkivlokalen ska skydda mot skadlig upphettning, som för pappershandlingar är 70 grader C, och för magnetiska och optiska databärare 55 grader C.
Skyddet kan ordnas genom att arkivlokalen utförs i den brandtekniska klassen EI120 samt vid behov kompletteras med åtgärder för att klara skyddet mot skadlig upphettning.
Således bör dokumentskåp i brandklass minst 120 P väljas under förutsättning att det är pappershandlingar (inte magnetiska eller optiska databärare) som avses förvaras i skåpen. Miljön, med avseende på
brandbelastning, i vilket skåpet är placerat måste dock alltid vägas in, samt naturligtvis det förväntade brandförloppet. I en miljö med hög
brandbelastning kan skåp med högre brandklass vara motiverat att välja.
Förvaringsskåp i brandklassen 60 P kan vara ett alternativ till förvaringsskåp i brandklassen 120 P under förutsättning att de placeras i en egen brandcell (utförd i lämplig brandteknisk klass (EI60)), utan brandstiftare, och med mycket låg brandbelastning.
Krigsarkivet vill dock upplysa om att pappershandlingar som förvaras i brandklassade förvaringsskåp avsedda för pappershandlingar trots allt kan skadas i händelse av brand. De flesta standarder som förvaringsskåp testas i enlighet med och som är avsedda för pappershandlingar tillåter en
temperaturökning i skåpet motsvarande 150 grader C. Pappershandlingar kan skadas vid betydligt lägre temperaturer. Redan vid runt 70 grader C kan skadliga effekter uppstå (jmf RA-FS 1997:3, 10 kap, 8 §). Önskas ett skydd mot sådana skadliga effekter bör pappershandlingarna förvaras i
brandklassade förvaringsskåp avsedda för datamedia, som enligt de flesta teststandarder endast tillåter en temperaturökning i dokumentskåpet motsvarande 50 grader C då det utsätts för en standardbrand.
Riksarkivet har låtit utföra tester av dokumentskåp under 2009 hos SP, Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Testen har utförts med skåp fyllda med olika slag av handlingar, varpå skåpen har utsatts för brand. Slutrapporten från SP är ännu inte klar, men det kan nämnas att i flera fall blev dokumenten skadade. Oaktat detta gäller kraven i författningarna på förvaring av allmänna handlingar men det kan vara klokt för K 3 att avvakta resultaten av
provningarna samt Riksarkivets efterföljande kommentarer innan nya skåp eventuellt införskaffas.
ArkivA har under våren 2010 genomfört en inventering, LOKINVENT, av de lokaler vid Försvarsmakten i vilka det förvaras allmänna handlingar.
Inventeringen kommer att fortsätta under hösten 2010.
7. FMLOG:s expedition
FMLOG Expeditionsenheten sköter enligt överenskommelse
expeditionstjänsten för K 3:s räkning. Vid expeditionen förvaras utgående och inkomna skrivelser, både offentliga och sekretessbelagda, från 2008 fram till innevarande år. Skrivelserna från 2008 förvaras i träskåp som inte
uppfyller skyddskraven i RA-FS 1997:3 (se vidare avsnitt 7). Vidare förvaras här också olika ordrar, protokoll, rapporter och meddelanden.
8. 31 lbbat, 32. undbat, UtbE Flyg med FJS och Flygavdelningen.
Vid bataljonerna upprättas och hanteras bl.a. bataljonsrapporter, ordrar och betyg för värnpliktiga. De lämnas enligt uppgift över till centralarkivet efter varje årsskifte. Vid Krigsarkivets förfrågan om vilka rutiner som styrde enheternas arkivbildning och dokumenthantering kunde inte något riktigt tillfredsställande svar ges. Det är dock möjligt att Krigsarkivet inte var tillräckligt tydligt med vad som avsågs med rutiner.
FJS finns egentligen inte kvar rent faktiskt men namnet lever ändå vidare.
FJS delades 2009 upp i två delar, dels ett fallskärmsjägarkompani under 32.
undbat och en fallskärmsavdelning under UtbE Flyg.
Hos FJS administrativa handläggare finns beslut och ordrar samt några kurspärmar. En del av handlingarna som ska ingå i kurspärmen finns endast som kontorsdokument i K 3:s nätverk. FJS utbildar förutom värnpliktiga även befäl. Befälskursen är en s.k. yrkes- och befattningskurs (YBK). YBK administreras delvis genom Försvarsmaktens utbildningsenhet (FMUE) vid Militärhögskolan Karlberg. Enligt vad Krigsarkivet erfar finns det idag inga helt fastställda rutiner för hur YBK ska dokumenteras, Försvarsmaktens studieadministrativa handbok finns endast i form av ett utkast.
Vid UtbE Flyg finns Flygavdelningen som ansvarar för ansvarar för UAV- verksamheten tillsammans med UAV-skvadronen vid 32. undbat. UAV- spaningsgruppen i Afghanistan tar bilder som skickas till Flygavdelningen som bearbetar bilderna och skickar sedan tillbaka dem till Afghanistan.
Frågan om och i så fall när fotografierna bildar allmän handling vid K 3 diskuterades tillsammans med K 3:s IT-säkerhetschef (se avsnitt 10).
UtBE Flyg gör till viss del också studier och tester som funktionsansvariga för UAV-verksamheten. Även andra myndigheter är involverade här, t.ex.
Försvarets materielverk (FMV). Enligt vad som uppgavs upprättas planer, övningshandlingar och fotografier även i denna verksamhet. Fotografierna uppgavs bli gallrade eller rensade efter ca. sex månader. Krigsarkivet menar att det finns anledning att fortsätta utreda arkivbildningen i UAV-
verksamheten även i Karlsborg.
9. Försvarshälsan Karlsborg
Försvarshälsan är organisatoriskt en del av Garnisonsenheten. Man använder vårddokumentationssystemet Profdoc Vision. Liksom vid övriga enheter inom Försvarshälsan i Försvarsmakten skannas eller skrivs uppgifter och handlingar in i systemet. Krigsarkivet har genom RA-MS 2009:64 fastställt gallringsföreskrifter för handlingar som skannas in i Profdoc Vision.
Föreskriften medger att pappersunderlaget kan gallras efter frist som
Försvarsmakten själva fastställer. Någon gallringsfrist är emellertid ännu inte fastställd och Krigsarkivet menar att det finns en del frågor kring t.ex.
skanningsrutiner och formatval som ännu återstår att utreda.
Vid Försvarshälsan förvaras också journalhandlingar på papper.
Handlingarna förvaras i skåp som inte torde uppfylla skyddskraven i RA-FS 1997:3 (se avsnitt 7). Verksamhetschefen uppgav dock att man kan flytta över pappersjournalerna till centralarkivet för förvaring där. Här diskuterades de eventuellt divergerande krav på förvaring och hantering som kan finnas i olika författningar. En viss oro uttrycktes från Försvarshälsans sida om att journalerna inte skulle komma att hanteras enligt de skyddskrav som finns i författningar inom hälso- och sjukvården. Krigsarkivet menar dock att arkivlagens krav på att arkivet ska skyddas mot tillgrepp och obehörig åtkomst borde vara tillfyllest också för Försvarshälsans behov. FMLOG:s arkivarier har behörighet och god vana att hantera handlingar som omfattas av försvarssekretess och borde därför vara lämpade att även hantera
handlingar som omfattas av personsekretess.
På förekommen anledning vill Krigsarkivet även påpeka att
journalhandlingar i hälso- och sjukvårdsverksamheten vid Försvarshälsan är allmänna, om än inte offentliga, handlingar.
Vid besöket på Försvarshälsan nämndes att en omorganisation är på gång inom Försvarshälsan i Försvarsmakten. Fyra regionala Försvarshälsoenheter kommer att bildas. Enheterna kommer att vara utspridda på flera
verksamhetsställen. Försvarshälsan Karlsborg kommer t.ex. att sortera under Försvarshälsan Skövde. K 3 måste liksom övriga organisationsenheter förhålla sig till hur omorganisationen kommer att påverka arkivbildningen.
Försvarshälsan Karlsborg tog vidare upp frågan om överlämnande av
patientjournaler mellan organisationsenheterna. I RA-MS 2005:34 beslutade Riksarkivet bestämmelser om överlämnande och införlivande av
patientjournaler inom Försvarsmakten. I föreskriften anges att bestämmelserna ska gälla i när verksamheten upphör eller överförs i samband med Riksdagens försvarsbeslut 2004. Det anges också bestämmelser om förvaring av journaler för ett antal särskilda
personalgrupper. Av Högkvarterets framställan till Krigsarkivet framgår dock inte att överlämnandet och införlivandet enbart skulle omfatta de verksamhetsförändringar som uppkom i och med försvarsbeslutet varför formuleringen i föreskriften är olycklig. På grund av detta samt att det i föreskriften hänvisas till avvecklade organisationsenheter bör föreskriften
ändras. Då det förefaller som om det är Krigsarkivet som felat vid detta tillfälle är det också lämpligt att det är Krigsarkivet som ska ta initiativ till en omarbetning av föreskriften.
10. FMLOG LedtekE
LedtekE ansvarar för driften av Försvarsmaktens IT-system. Närvarande vid inspektion var förutom representant för LedtekE även K 3:s IT-chef och IT- säkerhetschef.
Enligt 15 kap 11 § sekretesslagen (1980:100) skulle myndigheterna upprätta en beskrivning över de register som förs med automatiserad behandling. I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) har denna bestämmelse gjorts teknikneutral så att den numera rör en beskrivning av myndighetens
allmänna handlingar. För att kunna upprätthålla en god offentlighetsstruktur är det emellertid en förutsättning att myndigheterna vet vilka IT-system som man förfogar över. Särskilt viktigt blir en sådan översikt när det gäller IT- system som innehåller allmänna handlingar. Handlingar i K 3:s IT-system är idag inte förtecknade i arkivförteckning vilket försvårar allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar ur systemen. Därför är det positivt att K 3 i alla fall har upprättat en förteckning över de IT-system som används, deras innehåll samt vem som är ansvarig för systemen vid organisationsenheten.
K 3 är även produktägare till tre stycken system eller databaser vilket innebär att de inte är Försvarsmaktsgemensamma utan är unika för K 3. Till systemen ska knytas dokumentation i enlighet med 5 kap. 4 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatisk databehandling) (RA-FS 2009:1). Om dessa endast innehåller gallringsbara handlingar krävs endast en översiktlig dokumentation i enlighet 5 kap. 6 § RA-FS 2009:1.
För de försvarsmaktsgemensamma systemen ansvarar CIO (Chief information officer) vid HKV för att upprätta systemdokumentation.
Frågan kom upp om och i så fall när fotografier som tas av obemannade luftfarkoster bildar allmän handling. Enligt vad Krigsarkivet erfar
fotograferar farkosterna under uppdrag i t.ex. Afghanistan. Foton skickas direkt till K 3 där fotografierna behandlas i ett s.k. IMINT-system för att sedan skickas tillbaka till UAV-gruppen på plats vid utlandsinsatsen.
Krigsarkivet vill här kort redogöra för bestämmelserna i
tryckfrihetsförordningen, TF (1949:105) och resonera lite kring tänkbara tolkningar av författningen utifrån UAV-verksamheten.
En handling är allmän om den förvaras vid och är inkommen till eller upprättad på en myndighet. Med avseende på att Försvarsmaktens
organisationsenheter är myndigheter i arkivhänseende är förhållandet mellan UAV-spaningsgruppen och K 3 av betydelse för att avgöra vem som förvarar handlingen och i förlängningen även till vilken arkivbildning fotografierna
eventuellt ska höra. En handling behöver inte fysiskt befinna sig vid myndigheten för att anses som förvarad vid myndigheten. Om UAV-
farkosten anses tillhöra Utlandsstyrkan så torde fotona anses som förvarade i enlighet med 2 kap 3 § 1 st TF dvs. om upptagningen är tillgänglig för arkivbildaren med tekniskt hjälpmedel som denne själv utnyttjar för
överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. För K 3:s del kan dock förvaringskriteriet sättas ur spel om K 3 endast förvarar handlingen som led i teknisk bearbetning eller lagring i enlighet med TF 2 kap § 10. Om UAV:na emellertid är knutna till K 3:s organisatoriskt även då de är på plats i Afghanistan gäller inte detta undantag.
I det fall fotografierna inte enbart förvaras hos K 3 för teknisk bearbetning kan K 3:s och insatsförbandens inbördes förhållande även ha betydelse för huruvida fotografierna är att anse som inkomna respektive upprättade. En elektronisk handling anses enligt 2 kap 6 § 1 st som inkommen till en myndighet då annan har gjort den tillgänglig i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.
Bestämmelser om när en handling ska anses som upprättad finns i 2 kap 7 § TF. En handling är i första hand upprättad och därmed allmän när den är expedierad. Grundbetydelsen för expedierad kan sägas vara avsänd men för elektroniska handlingar anses expediering ha skett när myndigheten vidtagit de tekniska åtgärder som behövs för att någon utomstående ska få tillgång till informationen i uppfattningsbar form, t.ex. på en bildskärm.
En handling är vidare upprättad när det ärende till vilket den hör har
slutbehandlats eller, om handlingen inte hör till ett ärende, när den justerats eller på annat sätt färdigställts. UAV-spaning torde inte falla inom kategorin ärendehantering hos Försvarsmakten utan hör till s.k. faktiskt handlande. Då det inte är sannolikt att fotografierna justeras torde de i så fall bli upprättade då de färdigställts, dvs. föreligger i en slutlig form. I det här fallet skulle det kunna vara så snart de tagits.
Med tanke på den stora mängd fotografier som tas är det också rimligt att tänka sig någon form av urval så att en del fotografier kan gallras.
Krigsarkivet menar att frågan bör utredas ytterligare av inblandade parter vilket även omfattar Försvarsmaktens juridiskt sakkunniga. Krigsarkivet vill i sammanhanget påpeka att rättsläget är något osäkert för förband och enheter vid utlandsinsatser vad gäller organisatoriska gränser och hur förbanden ska ses i förhållande till övriga delar av Försvarsmakten eller mellanstatliga organisationer. Praxis för utlandsinsatserna är dock att de har bildat egna arkiv men det har varierat över tid hur uppdelningen i delarkiv har sett ut.
11. FÖS
FÖS är en försvarsmaktsgemensam skola vars verksamhet även riktar sig till utländska intressenter, t.ex. NATO. Skolan utbildar överlevnadsinstruktörer och håller kurser i överlevnadskunskap för olika klimat på olika nivåer.
Ytterligare uppgifter som skolan har är att utbilda personal för sök- och räddningsoperationer, samt att utveckla piloters överlevnadsförmåga.
FÖS upprättar t.ex. skolorder, skolrapporter och protokoll. En del av dessa handlingstyper finns uttagna i pappersform och en del finns i den digitala mappstrukturen på nätverket. FÖS har också endast lämnat över två volymer med handlingar till centralarkivet. Volymerna omfattar flera arkivbildningar vilket kan skyllas att FÖS med föregångare har bytt huvudman ett otal gånger under åren. Krigsarkivet och ArkivA menar att det borde finnas fler handlingar vid FÖS som ska tillhöra arkivet. FÖS upprättar en del
egenproducerat undervisningsmaterial t.ex. i form av power point- presentationer. FÖS anser att dessa inte är allmänna handlingar utan s.k.
arbetshandlingar. Krigsarkivet är av annan en uppfattning och vill även här redogöra för bestämmelserna i TF och hur Krigsarkivet tolkar författningen utifrån de handlingar som uppkommer vid FÖS
Begreppet arbetshandlingar finns inte i TF utan där talas istället i 2 kap 9 § om minnesanteckningar samt utkast och koncept till myndighets beslut eller skrivelse eller därmed jämförlig handling. Arbetshandling är dock ett väl etablerat begrepp, om än inte definierat vilket innebär att det kan ha olika betydelse beroende på användare.
En minnesanteckning definieras i TF som en promemoria och annan uppteckning som tillkommit endast för ett ärendes föredragning eller beredning. Det krävs alltså att handlingen har ärendeanknytning och att den endast fungerar som hjälpmedel vid handläggningen av ärendet. Handlingen får heller inte tillföra ärendet sakuppgift. Om inte dessa kriterier är uppfyllda räknas handlingen istället som en upprättad handling enligt TF 2 kap 7 §.
Utkast och koncept till myndighetens beslut eller skrivelser benämns även mellanprodukter. Gemensamt för dem är att de utgör förstadier till en definitivt utformad handling. De är alltså avsedda att omarbetas innan de fastställs i någon form. Ett egenproducerat undervisningsmaterial som används vid undervisning torde inte vara någon mellanprodukt utan en upprättad handling då den färdigställts inför undervisning (faktiskt
handlande). För att en handling ska anses som färdigställd behöver den alltså inte vara justerad, och än mindre registrerad - en uppfattning som
Krigsarkivet ibland möter, utan det räcker med att den har godkänts av behörig befattningshavare eller omhändertagits för förvaring.
En annan uppfattning som Krigsarkivet ofta möter är att vissa handlingar som går under benämningen levande dokument inte därmed skulle vara allmänna handlingar. Levande dokument är inte heller det ett begrepp som återfinns i lagstiftningen men det är troligt att man avser handlingar vars innehåll relativt ofta uppdateras. Det kan t.ex. vara undervisningsmaterial som revideras inför varje ny kurs. Inte heller dessa handlingar anser Krigsarkivet höra till kategorin mellanprodukter. Även om de ändras med jämna mellanrum är det rimligt att anta att de föreligger i någon slutlig form innan varje revidering.
Det är å andra sidan inte säkert att allt egenproducerat undervisningsmaterial måste bevaras. Det är t.ex. tänkbart att viss gallring kan ske om det endast görs ringa förändringar i materialet inför varje kurstillfälle.
Av 10 § första stycket arkivlagen framgår att allmänna handlingar får gallras endast under beaktande av att arkivet utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket arkivlagen.
Av 10 § andra stycket arkivlagen framgår att om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning så gäller dessa bestämmelser.
Av 14 § arkivförordningen framgår att statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning.
Krigsarkivet har beslutat om föreskrifter för gallring av s.k.
studieadministrativa handlingar vid Försvarsmaktens organisationsenheter i RA-MS 2005:65. Föreskriften omfattar handlingar före, under och efter genomförd kurs. I samband med föreskriften skulle FMUE ha kommit med tillämpningsanvisningar bl.a. i form av en dokumenthanteringsplan som även omfattar handlingar som ska bevaras. Planen har Krigsarkivet veterligen aldrig fastställts. Som tidigare nämnts finns ett utkast till studieadministrativ handbok som ska omfatta YBK.
Då de nivåhöjande kurserna sedan RA-MS 2005:65 helt övertagits av Försvarshögskolan ställer sig Krigsarkivet frågande till föreskriftens aktualitet. Eventuellt bör den upphävas och ersättas med ny föreskrift då Försvarsmaktens organisationsenheter vad gäller kursdokumentation för kurser som genomförs som verksamhetsförlagd utbildning (VFU) inom ramen för högskoleutbildning ska följa Försvarshögskolans
tillämpningsbeslut för RA-FS 2007:1 (ändrade 2008:3), Riksarkivet
föreskrifter om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor.
En ny föreskrift för dokumentation för YBK bör istället fastställas.
Krigsarkivet avser att med början under hösten 2010 se över föreskrifter som torde eller kan vara obsoleta. RA-MS 2005:65 hör bland annat till dem. Men det bör framhållas att det även vilar på Försvarsmakten att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. I detta ingår inte enbart att vid behov inkomma med framställan om att arkivmyndigheten ska besluta gallringsföreskrifter utan även att se över författningar som bör upphävas eller ändras.
Datum som ovan
Carl Billengren Arkivarie
