Kandidatuppsats
Affärssystemprogrammet 180 hp
SCM-system som stöd för stärkt hållbarhet inom livsmedelsbranschen
En studie om hur SCM-system kan stödja
organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta hållbart
Informatik 15 hp
Halmstad 2020-06-04
Andreas Forsberg och Otto Liljekvist
Förord
Vi vill inledningsvis börja med att tacka alla respondenter som delat med sig av sina insikter och kunskaper inom det studerade området, utan er hade det inte varit möjligt att genomföra studien och besvara vår frågeställning.
Vidare vill vi tacka våra handledare Ewa Zimmerman och Ahmad Ghazawneh som har bidragit med stöd och vägledning under hela uppsatsprocessen.
Slutligen vill vi tacka opponenter från Affärssystemprogrammet och Digital design och innovation som bidragit med värdefull feedback och konstruktiv kritik.
Halmstad, 2020.
____________________ ____________________
Andreas Forsberg Otto Liljekvist
Abstrakt
Ökad hållbarhet inom organisationer är ständigt aktuellt. Ett område som har fått allt större fokus i samband med det ökade hållbarhetsarbetet är försörjningskedjan och dess hantering. Då försörjningskedjan innefattar det flöde av varor, material och information som sker mellan en organisations aktörer som involveras från initiering till det att kunden erhållit varan, kan hållbarhetsarbete få stora effekter. Som stöd och optimering av försörjningskedjan kan olika digitala verktyg tillämpas, oftast i form SCM-system. Syftet med denna studie är därför att skapa förståelse för hur SCM-system kan stödja organisationer som är verksamma inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart, samt att skapa förståelse för SCM-systemets roll och betydelse i hållbarhetsarbetet inom livsmedelsbranschen. Detta leder fram till frågeställningen: Hur kan supply chain management-system stödja organisationer i att arbeta hållbart inom livsmedelsbranschen? För att besvara frågeställningen tillämpades en kvalitativ forskningsansats där en tematisk analys användes för att analysera det empiriska resultatet.
Till grund för insamlingen av det empiriska materialet identifierades fyra områden genom en litteraturstudie, där SCM fungerar som stöd för organisationer verksamma inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart. Dessa fyra områden var följande: Transport, Planering, Övervakning och Informationsspridning. Det empiriska materialet samlades in genom intervjuer med aktörer verksamma inom livsmedelsbranschen vilka har en direkt koppling till supply chain management i deras respektive organisationer. I slutsatsen presenteras tre områden som är av genomgående vikt för att stödja organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart.
Nyckelord: Livsmedelsbranschen, Försörjningskedja, SCM, SCM-system, Hållbarhet
Abstract
Increased focus on sustainability is constantly on the agenda for organizations. One particular area that is in the spotlight is increased sustainability within the supply chain. This is based on the fact that the supply chain covers the flow of goods, materials and information that goes between an organization’s different actors, all the way from initiation until the customer receives the product. The wide range of the supply chain makes it possible for the sustainability work to have major effects. As support and optimization for SCM, various digital tools and applications can be used, often in the form of SCM systems. The purpose of this study is therefore to create an understanding of how SCM systems can support organizations in the food industry to work more sustainable and to create an understanding of the role and importance of the SCM system in the sustainability work in the food industry. This leads us to the research question: How can supply chain management systems support organizations in working more sustainable in the food industry? To answer the question, a qualitative research approach was used where a thematic analysis was used to analyze the empirical result. Four areas were identified as a basis for the gathering of the empirical material. These four areas where identified through the literature discussion and SCM served as sustainability support for organization in the food industry in all four. The four areas that were identified were as follows:
Transport, Planning, Monitoring and Sharing of information. The empirical material was collected through a number of interviews with respondents in the food industry who had a direct connection to the supply chain in their respective organizations. In the conclusion, three themes are presented that are of fundamental importance to support organizations in the food industry in working more sustainably.
Keyword: Food industry, Supply chain, SCM, SCM system, Sustainability
Innehållsförteckning
1 Inledning 1
1.1 Avgränsningar ... 2
2 Litteraturstudie 3 2.1 Supply chain management ... 3
2.1.1 Informationssystem och supply chain management-system 3 2.2 Hållbar utveckling ... 4
2.2.1 Hållbar supply chain management 4 2.2.2 Ekologisk hållbarhet inom livsmedelsbranschen 5 2.3 Litteraturdiskussion ... 5
2.3.1 Transport 5 2.3.2 Planering 6 2.3.3 Övervakning 6 2.3.4 Informationsspridning 6 2.4 Litteratursammanfattning ... 6
3 Metod 8 3.1 Forskningsansats ... 8
3.2 Litteraturstudie ... 8
3.3 Urval ... 9
3.4 Insamling av empirisk data ... 10
3.5 Analysmetod ... 11
3.6 Etiskt förhållningssätt ... 12
3.7 Metoddiskussion ... 13
4 Resultat 14 4.1 Transport ... 14
4.2 Planering ... 15
4.3 Övervakning ... 17
4.4 Integration ... 18
5 Analys 20 5.1 Större tillgång till data för effektivare prognostisering ... 20
5.2 Effektiv planering och kontroll av transporter ... 21
5.3 Vikten av intern respektive extern integration i försörjningskedjan ... 21
6 Diskussion 23 6.1 Effektivare prognoser genom ökad datainsamling för ekologisk och ekonomisk vinning 23 6.2 Systemstöd som grund för minskade kassationer och ökad extern insyn ... 24
6.3 Betydelse och förutsättningar för integrationer i försörjningskedjan ... 24
6.4 Hållbarhetskonsekvenser ... 25
6.5 Sammanfattning och SCM-systems roll i hållbarhetsarbetet ... 25
7 Slutsats 27 7.1 Framtida forskningsförslag ... 27
Referenslista Bilaga 1 - Intervjuguide
Tabellförteckning
Tabell 1 - Intervjuöversikt ... 101 Inledning
Aktuella klimatproblem som global uppvärmning, vilket är resultatet av människors allt högre utsläpp av koldioxid, påverkar organisationer som i högre utsträckning måste tillämpa ett ekologiskt hållbarhetsperspektiv, genom att aktivt anpassa sin förbrukning av resurser till de begränsningar som finns i dess långsiktiga produktionsförmåga (Gulliksson & Holmgren, 2018). Utöver ekologisk hållbarhet som denna studie kommer fokusera på, består hållbarhetsbegreppet av ytterligare två hållbarhetsaspekter, ekonomisk och social hållbarhet (World Commission on Environment and Development, 1987). Företag kan idag utvinna konkurrensfördelar genom att förhålla sig och aktivt arbeta för att förbättra dessa tre hållbarhetsaspekter. Konkurrensfördelarna kan exempelvis grundas i uppfyllda intressentkrav, stärkt intresse genom marknadsmässiga insatser och nya möjligheter att attrahera ny personal [1].
Ökade påtryckningar som ställs på organisationer kräver ett större ansvar och engagemang för att kunna anpassa och utveckla dessa organisationer till rådande förutsättningar (Al-Odhe &
Smallwood, 2012). Författarna belyser att vissa organisatoriska områden har möjlighet till större positiv påverkan gällande hållbarhet än andra och har därför tillägnats större fokus kring det arbete som syftar till att stärka hållbarhet. Supply chain management (SCM) är ett sådant område som möjliggör bredare hållbarhetspåverkan och sträcker sig både internt inom organisationen men även externt till andra organisationer som ingår i en organisations försörjningskedja (supply chain) (Al-Odhe & Smallwood, 2012). SCM handlar om planering, hantering och integrering av processer som relaterar till det flöde och den transformation som sker genom hela företagets försörjningskedja. Detta flöde innefattar allt som sker från det att råmaterialet utvinns till det att slutprodukten når kund (Green, Inman, Sower & Zelbst, 2019;
Petljak, 2019).
Inom SCM är livsmedelsbranschen en bransch som är särskilt utsatt på grund av logistiska utmaningar till följd av hantering av färskvaror. Utmaningar grundas främst i att färskvaror har kortare livslängd och är i vissa fall i behov av specifika temperaturer vilket ställer högre krav på organisationers hantering av dessa varor (Van der Vorst, 2006). Eftersom försörjningskedjor inom livsmedelsbranschen ofta inkluderar flertalet externa aktörer krävs det att livsmedelsorganisationer tar ansvar genom hela kedjan och då även utanför den egna organisationen. För att kunna bibehålla önskad kvalitet på produkter måste alla inblandade aktörer samarbeta för att kunna uppnå effektiv planering, snabba transporter, rätt temperaturer vid lagring samt transport, överensstämmande prognoser över produktions- eller inköpsmängder och därmed en försörjningskedja som är optimerad till de förutsättningar som finns (Petljak, 2019). Om hanteringen av försörjningskedjan inom livsmedelsbranschen brister i något led av kedjan uppstår konsekvenser som får en direkt negativ påverkan på hållbarheten då det uppstår ett missbruk av resurser (Kaipa, Dupovska-Popovska & Loikkanen, 2013).
Som stöd för organisationer i styrning och drift av den dagliga verksamheten finns olika typer av informationssystem som syftar till att effektivisera och underlätta för en verksamhet i allmänhet eller i olika specifika organisatoriska delar. Ett informationssystem kan definieras som en kombinerad struktur av teknisk utrustning, människor och processer som genom samverkan kan samla, lagra och hantera data (Flodén, 2013). Till grund för insamling, lagring och hantering av data kopplad till försörjningskedjan används vanligtvis verktyg i form av supply chain management-system (SCM-system), vilket i grunden är ett informationssystem riktat mot just försörjningskedjan och dess processer. SCM-system stödjer hanteringen av försörjningskedjan genom funktionalitet som underlättar externa integrationer, planering,
övervakning och informationsspridning (Misra, Khan & Singh, 2010). I grunden syftar SCM till att stärka organisationers ekonomiska resultat där SCM-system utgör ett verktyg för att stödja hanteringen och stärka de ekonomiska resultaten ytterligare (Patel, 2009). Tidigare forskning har tillägnats till att undersöka hur en hållbar strategi kan adderas i SCM (Carter &
Rogers, 2008; Petljak, 2019; Crum, Poist, Carter & Liane Easton, 2011) men lite till ingen forskning har fokuserat på hur SCM-systemet kan stödja organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta hållbart. Syftet med denna studie är således att utifrån en kvalitativ forskningsansats, skapa djupare förståelse för hur SCM-system kan stödja organisationer som är verksamma inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart. Vidare vill vi skapa förståelse för SCM-systemets roll och betydelse i hållbarhetsarbetet inom livsmedelsbranschen, genom att besvara vår frågeställning; ”Hur kan supply chain management-system stödja organisationer i att arbeta hållbart inom livsmedelsbranschen?”
1.1 Avgränsningar
I denna studie har vi följaktligen valt att enbart undersöka en av tre hållbarhetsdimensioner, ekologisk hållbarhet. Denna avgränsning grundar sig främst i det faktum att lite till inget finns skrivet om hur SCM-systems stödjer organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta hållbart, mycket kretsar kring de ekonomiska fördelar som kan erhållas, men inte hållbarhetsaspekterna kopplade till de ekologiska aspekterna. Avgränsningen grundar sig även i relevans, då klimatarbetet har blivit allt mer relevant under senare år och organisationer lägger allt större fokus på att minska sin klimatpåverkan, både för att minska sitt ekologiska fotavtryck, men även för de konkurrensfördelar som kan erhållas. Vi har även valt att avgränsa studien till livsmedelsbranschen då branschen besitter vissa unika utmaningar gällande hållbarhet som ligger till grund för studiens forskningsproblem.
2 Litteraturstudie
Detta avsnitt inleds med en beskrivning av supply chain management samt informationssystem och supply chain management-system. Därefter presenteras en övergripande beskrivning av hållbar utveckling för att sedan gå in på hållbar supply chain management och på hur ekologisk hållbarhet ser ut inom livsmedelsbranschen. Slutligen avslutas litteraturstudien med en litteraturdiskussion och en kort sammanfattning.
2.1 Supply chain management
En försörjningskedja innefattar det flöde av pengar, varor, material och information som sker mellan en organisations aktörer som involveras under produktionskedjan, från initiering till det att kunden erhållit varan (Flodén, 2013). En försörjningskedja kan beskrivas som det nätverk av företag som vidarebefordrar information och material genom en kedja av oberoende aktörer (La Londe & Masters, 1994). Christopher (1992) definierar försörjningskedjan som ett nätverk av organisationer som är integrerade genom sammankopplingar i alla led i de olika processerna och aktiviteterna som producerar värde i form av produkter och tjänster som levereras till den slutlige konsumenten. En produkts komplexitet, tillgänglighet av råmaterial och antal leverantörer som involveras avgör i vilken utsträckning en försörjningskedja måste hanteras (SerdarAsan & Tanyas, 2012).
SCM handlar om hantering och planering av företagets försörjningskedja genom att integrera och hantera inköp, flöde och kontroll av material i syfte att förbättra produktion av produkter (Patel & Deshpande, 2015). Det handlar om att tillämpa ett helhetsperspektiv över flera funktioner och leverantörsnivåer, vilket kan effektivisera bland annat material- och informationsflöden (Green et al., 2019). Genom att optimera de aktiviteter och flöden som återfinns i en försörjningskedja genom att exempelvis tillämpa prognosverktyg för att möta kundens behov, få ner ledtider och öka produktkvalitet som står över deras konkurrenter kan organisationer även erhålla ekonomisk vinning (Petljak, 2019; Albarune & Habib, 2015).
2.1.1 Informationssystem och supply chain management-system
Informationssystem är den kombination av teknisk utrustning, människor och processer som underlättar, effektiviserar och stödjer användaren i insamling, lagring och hantering av data.
Det finns olika omfattningar av informationssystem där vissa är verksamhetsövergripande som exempelvis ett enterprise resource planning-system (ERP-system) medan andra är utformade för ett specifikt organisatoriskt område som exempelvis customer relationship management- system (CRM-system) (Flodén, 2013). Som stöd för hantering av försörjningskedjan används vanligtvis ett informationssystem som benämns SCM-system. SCM-system möjliggör integration av alla kärnprocesser som sker genom hela organisationens försörjningskedja (Misra et al., 2004). Utöver integrationsmöjligheter täcker SCM-system generell funktionalitet som effektiviserar organisationers försörjningskedja genom funktioner för förbättrad planering, hantering och övervakning av aktiviteter som sker genom hela kedjan (Droge, Jayaram &
Vickery, 2004). Eftersom SCM-system som begrepp kan uppfattas ganska brett och tolkas på lite olika sätt, kommer vi i denna studie definiera SCM-system som alla de system och moduler som används i hanteringen av en organisations försörjningskedja. Detta innebär då att innebörden och omfattningen av ett SCM-system kan skifta en aning mellan olika organisationer.
Hos traditionella ERP-system, som är ett verksamhetsövergripande systemstöd som möjliggör integration av en organisations interna processer (Pries-Heje & Dittrich, 2009), finns liknande funktionalitet som kan stödja flera av dessa processer men är i regel otillräckligt för att stödja processer som sträcker sig utanför den egna organisationens ramar (Buxmann, von Ahsen, Diaz
& Wolf, 2004; Zhao, Huo, Selen & Yeung, 2011). Zhao et al. (2011) beskriver att SCM-system möjliggör externa integrationer vilket innebär att en organisation kopplar samman sitt eget system med en eller flera externa aktörers system. Xu, Fu och Zin (2008) framhäver att en viktig del som ett SCM-system möjliggör är informationsspridning mellan alla oberoende aktörer i en försörjningskedja.
SCM-system är designade för att effektivisera företags försörjningskedja genom att bidra med bättre kontroll, översikt, transportplanering och prognosplanering. Genom att integrera processer både internt och externt möjliggörs bättre övervakning och hantering över de aktiviteter som sker i kedjan såväl som effektivare informationsspridning mellan de olika aktörerna genom hela kedjan (Misra et al., 2010). Prognosplanering är ett område som vinner extra mycket på mer omfattande integrationer, då den bara gynnas av mer möjligheter till data, vilket SCM-system kan erbjuda, men samtidigt kan bristfälliga integrationer skapa problem som kan leda till både externa och interna konflikter (Eksoz, Mansouri & Bourlakis, 2014).
Integrationsmöjligheterna för både människor, processer och teknologi närmare varandra. Detta skapar ett samspel som kan resultera i att organisationer kan producera och leverera varor både snabbare och mer kostnadseffektivt [2].
2.2 Hållbar utveckling
Hållbar utveckling är utveckling som tillgodoser nutidens behov utan att äventyra kapaciteten för framtida generationer. Hållbar utveckling är ett brett begrepp som innefattar tre dimensioner vilka behöver balanseras mot varandra. Dimensionerna utgörs av ekologisk hållbarhets, ekonomisk tillväxt och socialt välbefinnande (Kuhlman & Farrington, 2010).
Ekologisk hållbarhet inkluderar allt som är kopplat till skydd av jorden och dess ekosystem.
Det handlar om att vara sparsam med naturresurser och inte skada jordens möjlighet att fortsätta förse mänskligheten med naturresurser och ekosystemtjänster, det vill säga de funktioner hos ett ekosystem som gynnar människor som till exempel pollinering och naturlig vattenrening (World Commission on Environment and Development, 1987).
Social hållbarhet grundar sig i en strävan efter att skapa ett samhälle där grundläggande mänskliga rättigheter uppfylls. Dimensionen lägger fokus på individen, där individens behov, både psykiska och fysiska, även deras mål och drömmar är av vikt (Word Commission on Environment and Development, 1987). Det innefattar även hälsa, trygghet, utbildning, rättvisa och maktutövning, att tillgodose planetens och alla människors möjlighet till att uppfylla dessa på en global nivå är vad social hållbarhet handlar om (Dempsey, Bramley, Power & Brown, 2011).
Ekonomisk tillväxt grundar sig i att stärka sina ekonomiska förutsättningar utan att påverka de två andra dimensionerna. Denna dimension handlar om att motverka fattigdom samtidigt som att alla ska ha råd att tillgodose sina grundläggande behov i relation till jordens begränsade resurser. En ökning av ekonomiskt kapital får alltså inte ske på bekostnad av en minskning i naturkapital eller socialt kapital (World Commission on Environment and Development, 1987).
2.2.1 Hållbar supply chain management
Hållbar SCM kan definieras som en integrering av miljötänkande in i SCM, vilket bland annat inkluderar val av material, tillverkningsprocesser, leverans av den slutliga produkten och även hantering av produkten efter dess livslängd (Petljak, 2019). Det har sedan 90-talet växt fram miljöstrategier direkt kopplat till SCM, ett exempel på detta är Green Supply Chain
Management (GSCM) som handlar om ökad fokus på hållbarhet i hanteringen av försörjningskedjan (Chin, Tat & Sulaiman, 2015). GSCM handlar om allt från inköp av varor till dess att varorna levererats till kund. Fokus ligger på att implementera det ekologiska utan att kompromissa det ekonomiska och hitta lösningar för att få dessa att samleva (Srivastava, 2007). GSCM kan reducera det ekologiska fotavtrycket, men samtidigt få ner produktionskostnader och stimulera ekonomisk tillväxt. Genom att exempelvis tillämpa bättre material, få ner transportsträckor och ta fram förpackningar som kan optimera lastutrymme på transporter kan pengar sparas samtidigt som det är bättre ur ett hållbarhetsperspektiv (Gupta, Abidi, Bansal & Jain, 2013).
Hållbarhet genererar inte bara ekonomiska fördelar genom exempelvis effektivare resursplanering utan det kan även göra det svårare för konkurrenter att imitera försörjningskedjan och kan därigenom skapa konkurrensfördelar (Oelze, Brandenburg, Jansen
& Warasthe, 2018). Green Jr, Zelbst, Meacham och Bhadauria (2012) framhäver också att en tidig implementation av hållbarhet i försörjningskedjan genom GSCM eller liknande strategier i regel gör organisationen mer konkurrenskraftig på marknaden. Det kan bland annat skapa bättre miljösamarbeten med externa parter och även skapa en bättre offentlig bild. Carter och Rogers (2008) presenterar ett koncept om “sann hållbarhet”. Författarna anser att miljömässiga och sociala problem ska kopplas till organisationens ekonomiska mål och bör ingå i företagets strategiska och långsiktiga planering.
2.2.2 Ekologisk hållbarhet inom livsmedelsbranschen
Ekologisk hållbarhet inom livsmedelsbranschen innefattar främst hållbar matproduktion och resurseffektivitet (Gunnartz, 2016). Inom livsmedelsbranschen står organisationer inför egna utmaningar som är unikt för just deras bransch, företag inom livsmedelsbranschen kan inte lagra varor i samma utsträckning som andra branscher utan behöver ett ständigt in- och utflöde till butikerna, för att minska resursmissbruk (Patel & Deshpande, 2015).
Grundlig planering och hantering av företags flöden är av vikt för att hantera temperaturer för att bibehålla varornas kvalitet och korta ner transportsträckor i syfte att minska koldioxidutsläpp (Nguegan & Mafini, 2017). Gustavsson, Cederberg och Sonesson (2011) förklarar att upp till 30% av all mat förstörs eller förloras under transformationen som sker genom hela kedjan och att 35% av de färskvaror som förstörs under transport orsakas av temperaturskiftningar.
Organisationer kan använda RFID-chip som genom SCM-systemet då möjliggör övervakning av temperatur på färskvaror under transport, vilket gör att organisationer får bättre kontroll samt möjliggör att förebyggande åtgärder kan genomföras innan det uppstår problem.
Hållbarhetsarbetet inkluderar olika livsmedels hela livscykel. Det krävs ett bättre och bredare samarbete mellan alla inblandade i kedjan för att öka hållbarheten. Allt från minskade utsläpp och gifter vid odling till mer klimatsmarta förpackningar och transporter med ett mindre ekologiskt fotavtryck (McCarthy, Matopoulos & Davies, 2015).
2.3 Litteraturdiskussion
Efter att litteraturen analyserats kunde ett antal framträdande områden identifieras där tillämpningen av ett SCM-system som stöd för organisationens hållbarhetsarbete inom livsmedelsbranschen kan medföra stärkt hållbarhet. Dessa områden utgörs av: Transport, Planering, Övervakning och Informationsspridning.
2.3.1 Transport
Peljak (2019) skriver att transport är av stor vikt inom livsmedelsbranschen då organisationers framgångar i stor utsträckning bygger på transportering av förgängligt material som ska
levereras färskt, i rätt tid och på ett kostnadseffektivt sätt. Effekten av tydlig och effektiv planering av transporter ger organisationen konkurrensfördelar i relation till deras konkurrenter och minskar även organisationers påverkan på miljön. Misra et al. (2010) skriver att SCM- system är designade för att effektivisera företags försörjningskedja genom en allt större kontroll, översikt, planering av rutter och efterfrågans-planering. Genom allt större kontroll över sin försörjningskedja kan kortare och mer effektiva rutter planeras, vilket både resulterar i minskade kostnader och mindre koldioxidutsläpp.
2.3.2 Planering
Patel och Deshpande (2015) poängterar vikten av ett ständigt in-och utflöde inom livsmedelsbranschen. Då det handlar om hantering av färskvaror kan inte företag hålla lager i samma utsträckning som andra branscher, eftersom färskvaror har en kortare livscykel. [2]
skriver att SCM-system fungerar som ett stöd för mer effektiv planering, då en integrerad försörjningskedja presenterar en tydligare helhetsbild som gör det möjligt att planera inköp i rätt tid för att minska lagerhållningstider. Detta stödjer även Misra et al. (2010) som skriver att SCM-system fungerar som stöd och i grunden är utformade för att förbättra aktiviteter som produktionsplanering, lagerplanering, transportplanering och prognosplanering. Genom att tillämpa exempelvis prognoser på efterfrågan genom att avläsa vilka produkter som säljer mer eller mindre kan rätt mängd varor köpas in, vilket i sin tur kan leda till minskat matsvinn.
2.3.3 Övervakning
Patel och Deshpande (2015) beskriver de unika utmaningar som existerar för just livsmedelsbranschen, vilket bland annat innefattar transporteringen av färskvaror. Färskvaror måste hållas kylda under hela transporten för att inte riskera att produkten blir dålig. Misra et al. (2010) skriver att SCM-system kan bidra med en ökad och effektiviserad övervakning.
Nguegan och Mafini (2017) lyfter fram att det bland annat kan handla om temperaturövervakning. Genom att övervaka temperaturer i transporter kan det säkerställas att temperaturen möter lagstiftningens specifikationer och krav för livsmedel och hållbarhet.
Haflidason et al. (2012) styrker detta och menar att övervakning av temperaturer inte bara garanterar att produkter inte förstörs, utan att det även kan förlänga hållbarheten och minska matsvinn.
2.3.4 Informationsspridning
Misra et al. (2010) skriver att integreringen som uppstår i samband med SCM-system även ökar informationsspridningen inom och utanför organisationen. Eriksson, Pano och Ghosh (2016) beskriver att organisationer inom livsmedelsbranschen bör ta ett större ansvar för sin försörjningskedja för att stärka sin hållbarhet men att det även kräver samarbete med leverantörer under hela produktens livscykel. Detta styrks även av McCarthy et al. (2015) som också menar att hållbarhetsarbetet inte bara innefattar organisationers interna arbete utan hela livscykeln. Informationsspridningen fungerar därför som en viktig faktor för att göra detta arbete möjligt. Buxmann et al. (2004) skriver att traditionella ERP-system inte har tillräcklig funktionalitet gällande detta då det främst innefattar den interna integreringen, vilket bara hanterar intern informationsspridning.
2.4 Litteratursammanfattning
I vår litteraturstudie har vi redogjort för bland annat hållbar utveckling, främst med fokus på ekologisk hållbarhet inom livsmedelsbranschen, vilket bland annat handlar om mindre matsvinn och koldioxidutsläpp (Van der Vorst, 2006). Hållbarhetsarbete har blivit allt mer relevant i takt med växande klimatproblem. Detta resulterar i att företag nu måste arbeta på ett mer hållbart sätt för att minska klimatpåverkan och för att bli konkurrenskraftiga på marknaden
(Gulliksson & Holmgren, 2018). Litteraturen visar på att detta hållbarhetsarbete har gjort att allt större fokus har riktats mot hantering och planering av sina flöden, vilket i sin tur resulterat i större fokus på försörjningskedjan och dess hantering. Det har även identifierats att det finns digitala verktyg som kan fungera som stöd vid hantering av försörjningskedjan, exempelvis SCM-system som integrerar försörjningskedjans interna och externa kärnprocesser (Misra et al., 2004). Misra et al. (2004) skriver att SCM-system fungerar som stöd för de oftast bristfälliga ERP-systemen som i regel inte stödjer processer som sträcker sig utanför den interna organisationen.
Analys av litteraturen resulterade i ett antal framträdande områden som är av vikt för stärkt hållbarhetsarbete inom livsmedelsbranschen. Dessa områden var följande: Transport, planering, övervakning och informationsspridning.
3 Metod
Metodavsnittet är disponerat på följande sätt. Först presenteras studiens forskningsansats och även motiveras, därefter hur material har samlats in och bearbetats till studiens litteraturavsnitt. Sedan presenteras och underbyggs studiens urval och datainsamling. Följt av studiens analysmetod. Avslutningsvis beskrivs studiens etiska förhållningssätt och sedan en metoddiskussion där metodvalen diskuteras.
3.1 Forskningsansats
För att skapa djupare förståelse för hur SCM-system stödjer organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart, samt för SCM-systemets roll och betydelse i hållbarhetsarbetet inom livsmedelsbranschen, använde vi oss av en kvalitativ forskningsansats.
En kvalitativ forskningsansats används i syfte att skapa djupare förståelse för ett fenomen genom tolkningar (Myers, 2013). Något att ta i beaktning är att tolkningar präglas av forskarens bakgrund och kunskap vilket kan leda till att olika forskare når olika slutsatser för samma forskningsfråga (Fejes & Thornberg, 2014).
Kvalitativa metoder är lämpligt att använda för att förstå aktörers erfarenheter och uppfattningar om ett specifikt fenomen (Fejes & Thornberg, 2014). Då denna studie bygger på förståelse av uppfattningar och erfarenheter hos anställda inom livsmedelsbranschen, med roller som har en direkt koppling mot försörjningskedjan gällande hur SCM-system stödjer hållbarhetsarbetet inom livsmedelsbranschen, ansåg vi att det var lämpligt att använda en kvalitativ forskningsansats i syfte att kunna besvara studiens frågeställning som lyder: Hur kan supply chain management-system stödja organisationer i att arbeta hållbart inom livsmedelsbranschen?
3.2 Litteraturstudie
En litteraturstudie kan definieras som användning av idéer vilka återfinns i litteraturen, för att bestyrka valen av ansats, metod och det faktum att en studie kommer att bidra med ny kunskap genom att lyfta fram tidigare forskning om ett specifikt ämne (Levy & Ellis, 2006). I denna studie utfördes en litteraturstudie i syfte att utöka kunskap inom relevanta ämnen som ligger till grund för studiens forskningsfråga. Detta bidrog till en mer nyanserad bild av varför och hur studiens slutsatser bidrog med nya kunskaper om det kontextbaserade fenomen som studerades.
Levy och Ellis (2006) betonar att främst litteratur med teoretisk bakgrund bör användas som underlag i en litteraturstudie för att stärka tillförlitligheten och bör därför grundas i material som återfinns i journaler. Detta var något som vi i denna studie försökt efterfölja. Vid sökandet av litteratur till studien söktes artiklar främst genom diverse artikeldatabaser som Scopus, Google Scholar och Högskolan i Halmstads biblioteksdatabas. För att identifiera relevanta artiklar användes sökorden: Supply chain; Food supply chain; Supply chain management;
Supply chain management in the food industry; Green supply chain management; Sustainable supply chain management; Supply chain management system; Sustainability; Sustainability in food industry; Food industry challenges. Detta kompletterades med böcker och i vissa fall även med internetkällor.
Det finns olika metoder att tillämpa för litteratursökning i en litteraturstudie, några exempel på metoder är kedjesökning, systematisk sökning och slumpmässig sökning. I denna studie tillämpades en kombination av systematisk sökning och kedjesökning. Systematisk sökning är en metod där den tidigare forskningen inom ämnesområdet systematiskt kartläggs i syfte att identifiera relevanta studier. Kedjesökning är en metod där relevant litteratur identifieras genom att källor hänvisar till varandra, en relevant källa leder till en annan relevant
källa inom samma område. Genom att tillämpa kedjesökning följs en kedja av källor för att hitta allt mer relevant litteratur (Rienecker & Jørgensen, 2017).
En kombination av dessa metoder tillämpades för att en systematisk sökning möjliggjorde att sökning av litteratur kunde avgränsas till de ämnen som täcks av frågeställningen. I denna studie avgränsades sökningarna till frågeställningens kärnämnen som utgörs av hållbar utveckling, SCM, SCM-system samt livsmedelsbranschen vilka är de ämnen som frågeställningen bygger på (systematisk sökning). Efter att relevant litteratur identifierats undersöktes den relaterade referenslistan för att möjligen kunna identifiera ytterligare relevant litteratur (kedjesökning).
Att kombinera dessa metoder ökade litteraturstudiens rigorositet genom att mängden artiklar avgränsas till enbart artiklar inom de relevanta forskningsämnen som denna studie bygger på, samt att antalet relevanta artiklar ökade genom kedjesökning.
3.3 Urval
I denna studie har ett urval skapats baserat på tre olika urvalskriterier för att kunna besvara vår frågeställning. I syfte att begränsa en studies omfattning för att göra den mer hanterbar och därmed skapa möjligheter till att kunna dra korrekta slutsatser skapas urval (Denscombe, 2018). Ett urvalskriterium var att respondenterna skulle vara verksamma inom livsmedelsbranschen då det var inom den bransch vi utförde vår studie. Ett annat urvalskriterium var att intervjuer skulle genomföras med respondenter med olika roller inom organisationernas arbete med försörjningskedjan. Anledningen till detta var att studien bygger på egna åsikter, uppfattningar och erfarenheter, därför kan olika roller och perspektiv skapa en bättre uppfattning om hur väl SCM-stödjer organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart. Denscombe (2009) belyser att ett bredare utbud av respondenter gör att forskaren kan skapa sig en djupare, mer nyanserad förståelse av det givna problemet. Ett ytterligare urvalskriterium var att de personer hos de livsmedelsföretag som intervjuas ska ha en roll inom organisationen som har en direkt koppling till försörjningskedjan. Anledningen till detta är att intervjuguiden som tagits fram kräver kunskap och insikter i bland annat hur olika delar av företagets försörjningskedja ser ut samt hur SCM-systemet används för att stödja dessa delar, därav är det av vikt att personen är insatt i detta.
Resultatet av valda urvalskriterier blev att 41 individer med direkta kopplingar till SCM inom livsmedelsbranschen kontaktades via E-post och Linkedin. Inledningsvis kontaktades främst potentiella respondenter inom Halland, för att möjliggöra ett stort antal fysiska intervjuer, men då Covid-19 spreds och skapade begränsningar för allmänheten satte detta stopp för fysiska intervjuer. Därmed kunde istället sökområdet utökas då alla intervjuer istället skulle ske på distans via olika kommunikationsplattformar. Av alla individer som kontaktades svarade sju personer och berättade att de kunde ställa upp på en intervju. Främst kontaktades dessa för att fråga om de kan tänka sig att ställa upp på en intervju, men inledningsvis försökte vi även säkerställa att de uppfyllde de urvalskriterier som hade skapats samt hade den kompetens som krävdes för att kunna svara på frågorna. En av dessa var därför inte relevant för vår studie och därför avböjdes en intervju med denna person. Detta var på grund av att individen inte hade en tydlig koppling till organisationens försörjningskedja, vilket gjorde att de inte kunde svara på hur olika delar av företagets försörjningskedja såg ut och därmed inte veta hur ett SCM-system används för att stödja dessa olika delar och deras hållbarhetsarbete.
Tabell 1 - Intervjuöversikt
Respondent Organisation Roll Intervjutid
Ramón Kundorganisation A Supply Chain Planner 45 min
Martin Kundorganisation B Chief Strategy Supply Chain Officer 60 min
Alva Kundorganisation B Supply Chain Manager 60 min
Leo Kundorganisation C Head of Supply Chain 40 min
Smilla Kundorganisation D Head of Supply Chain 50 min
Ida Kundorganisation E Supply Chain Manager 50 min
3.4 Insamling av empirisk data
Vid insamling av det empiriska materialet tillämpades semistrukturerade intervjuer.
Semistrukturerade intervjuer bygger på att intervjuaren har en färdigställd plan över vilka ämnen och frågor som ska behandlas och besvaras. Semistrukturerade intervjuer erbjuder en form av intervjuer som bygger på tidigare skapade frågor och följdfrågor som ställs genom skapandet av en öppen dialog (Fejes & Thornberg, 2014). Fördelarna med semistrukturerade intervjuer är möjligheten till att ställa följdfrågor och att respondenterna får plats att utveckla sina resonemang, tankar och idéer inom utvalda ämnen (Denscombe, 2009). Detta är den huvudsakliga anledningen till att semistrukturerade intervjuer användes i denna studie. Det möjliggjorde att vi kunde få djupare och mer utförliga svar och även i vissa fall vägleda respondenten för att verkligen täcka de ämnen som är av vikt för att besvara frågeställningen.
Intervjuguiden (bilaga 1) som skapades grundade sig i de områden som tidigare hade identifierats i litteraturstudien och utgjordes av transport, informationsspridning, övervakning och planering. Dessa områden ansågs framträdande när det gäller hållbarhet inom supply chain management och valdes därför som grund för att vidare kunna undersöka om- och hur SCM- system stödjer just dessa.
Semistrukturerade intervjuer var en lämplig metod då det krävdes utförliga och mer analyserande svar för att kunna besvara studiens frågeställning. Ett antal frågor i intervjuguiden innefattade vad intervjupersonen ansåg och hur organisationen ställde sig till vissa aktiviteter och beslut, vilket också gjorde att det var nödvändigt att erbjuda möjligheter att utveckla sina svar. Semistrukturerade intervjuer möjliggjorde att det inledningsvis kunde ställas öppna frågor där mer övergripande frågor om organisationen och hur deras hållbarhetsarbete inom försörjningskedjan ser ut. Efter ett antal inledande frågor kunde intervjun riktas mot de områden som tidigare hade identifierats i litteraturstudien. Även när frågorna var mer inriktade på diverse områden började det med en mer övergripande fråga för att sedan ställa mer specifika och riktade frågor.
Materialet samlades in genom fem intervjuer med sammanlagt sex respondenter, varav en intervju genomfördes med två respondenter från samma organisation, men med olika roller.
Samtliga respondenter hade direkta kopplingar till organisationens försörjningskedja men hade däremot fyra olika roller, Supply Chain Planner, Chief Strategy Supply Chain Officer, Head of Supply Chain och Supply Chain Manager. Intervjuerna pågick mellan 40–60 minuter. Inför
varje intervju blev respondenterna informerade om intervjuns omfattning och intervjuguiden (bilaga 1) skickades till respondenterna för att de skulle kunna skapa sig en uppfattning om vilka frågor som skulle ställas och även i vissa fall kunna förbereda svar.
Innan intervjuerna inleddes tillfrågades alla respondenter om de samtyckte att samtalet spelades in och upplystes även att de själva och den organisation de representerar skulle behandlas med anonymitet. Alla intervjuer spelades in via en mobilapplikation i samtycke med respondenterna, vilket Denscombe (2018) belyser är till stor hjälp vid både transkribering och analysarbetet, då det alltid finns möjlighet att lyssna på materialet om och om igen. Intervjuerna genomfördes via olika digitala plattformar som Teams och Skype vilket möjliggjorde att alla möten blev visuella och skapade förutsättningar för att kunna ta gester samt kroppsspråk i beaktning, med undantag för en telefonintervjun. Alla intervjuer ägde rum på distans då rådande omständigheter till följd av Covid-19 förhindrade att fysiska intervjuer skulle kunna äga rum. Detta kan däremot haft påverkan på det resultat som samlades in då det blir svårare att interagera med människor över en skärm. Det blir även svårare att tyda kroppsspråk och gestikuleringar vilka båda kan ha en direkt påverkan på hur något tolkas [3].
3.5 Analysmetod
Alla inspelningar från intervjuerna transkriberades för att underlätta behandlingen av det empiriska materialet, sedan skedde det en sista kontroll för att se att transkriberingen matchade med det inspelade materialet. Transkriberingar genomfördes för att skapa underlag till den tematiska analysen och kan även ses som ett utmärkt tillfälle att bekanta sig med materialet.
Det tillåter forskare att skapa sig en bättre uppfattning om den data som samlats in. Det är av största vikt att transkriberingen innehåller den information som eftersöks från den muntliga berättelsen och att den presenteras på ett sådant sätt som är sann vilket innebär att det inte skett några egna tolkningar som då riskerar att påverka studien (Braun & Clarke, 2006).
Den metod som tillämpats för att analysera det empiriska material som samlats in genom semistrukturerade intervjuer är tematisk analys. Tematisk analys är en kvalitativ metod som används för att identifiera, analysera och upptäcka mönster i empiriska data genom kodning (Fejes & Thornberg, 2014). Målet med detta är att reducera empirisk data till en mängd som blir mer hanterbar (Braun & Clarke, 2006). Utöver reducering av data bidrog den tematiska analysen till att vi kunde identifiera olika mönster i det empiriska materialet genom kategorisering och tematisering. Dessa mönster ställdes sedan mot det som i litteraturstudien identifierats vara av vikt för stärkt hållbarhet i SCM inom livsmedelsbranschen, för att vidare kunna fastställa hur SCM-system stödjer detta. Genom användningen av tematisk analys skapas även möjlighet för tolkning av andra aspekter och perspektiv på forskningsämnet (Braun &
Clarke, 2006).
Kodning fungerade som ett verktyg för att effektivisera analysarbetet då det både skapar en bra överblick över sitt insamlade material samt för att sålla den stora mängd data som samlats in.
Inledningsvis analyserades data genom att reducera ner det till koder som fortfarande visar på deras huvudsakliga innebörd. Ett exempel på detta är meningen: “Så att planeringen sker ju utifrån den tiden och så har vi jobbat rätt mycket med att då göra en early warning övervakning”, som reducerades till “Övervakning genom early warnings”. Ett annat exempel på en reducerad mening är: “Det vi har störst nytta av hade varit att systemmässigt koppla ihop oss med våra kunder och att vi har tillgång till deras lagersaldo och deras prognoser.” som reducerades till “Behov av externa integrationer”.
Efter färdigställd kodning av det transkriberade materialet analyserades materialet ytterligare för att identifiera mönster i koderna som i sin tur kunde kategoriseras. Kategorierna som
identifierades var bland annat: Krav på hållbarhet vid upphandling av externa transportörer, Svag systemmässig koppling mellan organisation och transportörer, Bristande systemstöd för uppföljning av transportörers hållbarhetspåverkan, Bristande stöd för prognostisering och Existerande behov av insyn i leverantörers/kunders lagersaldo och prognoser. Utifrån dessa kategorier kunde det sedan urskiljas teman som baserades på likheter och skillnader mellan de olika kategorierna. Följande teman identifierades: Större tillgång till data för effektivare prognostisering, Effektiv planering och kontroll av transporter samt Vikten av intern respektive extern integration i försörjningskedjan.
Våra tre identifierade teman kan användas för att visa på hur SCM-system kan stödja organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart. Dessa teman innefattar områden där SCM-system, genom sin funktionalitet kan underlätta och stödja organisationer inom livsmedelsbranschen i att arbeta mer hållbart, genom alla de fyra områden som identifierades i litteraturstudien, transport, planering, övervakning och informationsspridning.
Större tillgång till data för effektivare prognostisering innebär att SCM-system bidrar med ett omfattande systemstöd för prognostisering som därigenom stödjer hållbarhetsarbete inom livsmedelsbranschen. Effektiv planering och kontroll av transporter innebär att SCM-system bidrar med stöd för allt transportrelaterat arbete, vilket därigenom har en direkt positiv påverkan på hållbarhetsarbete för organisationer verksamma inom livsmedelsbranschen. Intern och extern integration innebär att SCM-system möjliggör mer omfattande integrationer, internt och externt, vilket ökar mängden och delning av data, vilket i sin tur stödjer organisationens hållbarhetsarbete.
3.6 Etiskt förhållningssätt
I denna studie följdes Vetenskapsrådets (2002) forskningsetiska principer. Principerna grundar sig i det grundläggande individskyddskravet, som i sin tur kan delas upp i fyra huvudkrav;
informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet. Syftet med dessa krav är att skydda respondenterna och deras personliga integritet (Vetenskapsrådet, 2002).
Vid identifieringen av potentiella respondenter för datainsamling till denna studie formulerades ett mail som sedan skickades ut till olika människor som arbetar inom livsmedelsbranschen och har en direkt koppling till deras organisationers försörjningskedja. I detta mail framgick det hur vi förhåller oss till Vetenskapsrådets (2002) forskningsetiska principer. Informationskravet innebär att forskaren tydligt ska beskriva för en potentiell respondent hur deras uppgift ser ut samt redogöra för vilka villkor som personen kommer att ha i undersökningen (Vetenskapsrådet, 2002). Detta krav följdes genom att i mailet formulera olika kriterier för vad som gör just denna person intressant, vad personen förväntas kunna bidra med och hur mötet kommer gå till. Samtyckeskravet belyser vetenskapsrådet (2002) som det krav som syftar till att erhålla samtycke med respondenten gällande ett potentiellt möte. Detta krav följdes genom att i mailet fråga om personen skulle kunna tänka sig att ställa upp på en intervju, vilket då ledde till ett samtycke mellan forskare och respondent. Eftersom samtalet behövde spelas in för att kunna transkribera det material som samlades in så tillfrågades även detta för att säkerställa att respondenten samtyckte. Konfidentialitetskravet innebär att inget material som samlas in ska kunna kopplas direkt till en viss person eller organisation (Vetenskapsrådet, 2002). Detta krav följdes genom anonymisering av deltagande personer och organisationer för att förhindra att respondenten eller organisationen skulle kunna identifieras. För att anonymisera respondenter och organisationer användes pseudonymer. Anonymisering av respondenter och respondentorganisationer bidrar till ökad pålitlighet och ökar chanserna till mer nyanserade svar där både positiva och negativa aspekter av systemen kan presenteras (Saunders, Kitzinger &
Kitzinger, 2014). Nyttjandekravet grundar sig i att insamlat material enbart får användas i forskningssyfte och inte för kommersiellt bruk (Vetenskapsrådet, 2002). I det mail som skickades ut till de potentiella respondenterna framgick det tydligt att deras uppgifter och material som de delar med sig av endast skulle användas till denna studie för att kunna besvara vår frågeställning.
3.7 Metoddiskussion
För att säkerställa kvalitet i forskningen tillämpades olika kvalitetskriterier och kvalitetsbegrepp. Tracy (2010) presenterar ett kriterium som hon kallar för värdigt ämne, som bygger på att ämnet ska vara aktuellt och relevant. Denna studie grundar sig i hur SCM-system kan användas som stöd i att arbeta hållbart inom livsmedelsbranschen. Hållbar utveckling är ett relevant ämne och ligger väl i tiden då människors påverkan på miljön skapar problem vilka får allt mer organisationer att anpassa sig och därmed ta ett större ansvar gällande sin egen miljöpåverkan (Gulliksson & Holmgren, 2018). På grund av livsmedelsbranschens utmaningar gällande färskvaruhantering uppstår en förbrukning av resurser i högre utsträckning än nödvändigt (Saidon, Radzi & Gani, 2015).
Tracy (2010) lyfter även fram ett kriterium kallat uppriktighet, som grundar sig i att forskaren ska ha ett reflexivt förhållningssätt och hela tiden påvisa transparens. I denna studie tillämpar vi detta genom att aktivt reflektera över tillvägagångssätt och svagheter i relation till omvärlden.
Reflektioner förs även fram i studien för att låta läsaren ta del av dessa, vilket också ökar transparensen. Fejes och Thornberg (2019) framhäver ett antal fallgropar som forskare bör ha i beaktning vid analys i kvalitativ forskning, som annars kan bidra till en negativ påverkan på analysens kvalitet. För att upprätthålla en hög kvalitet i analysen i denna studie förhöll vi oss till dessa fallgropar. Vi motverkade bland annat en av fallgroparna som kallas för data överbelastning genom att förbereda intervjuerna genom en intervjuguide, vilket säkerställde att den data som samlades in begränsades till enbart det aktuella ämnet.
4 Resultat
I detta avsnitt presenteras och redogörs resultatet av vår empiriska undersökning. Kapitlet är utformat efter de fyra hållbarhetsområden där SCM är av nytta som identifierades i studiens litteraturstudie.
4.1 Transport
Inledningsvis fick respondenterna en fråga om deras organisation hanterar transporter internt eller externt. Samtliga respondenter berättade att de främst använde sig av externa samarbetsaktörer när det gäller transporter. Det som skiljer dem åt är deras ansvarsomfattning i relation till transporterna. Leo, Martin, Alva, Smilla och Ida ansvarar för allt mellan terminal och butik, men Leo berättade att det även finns vissa fall där leverantören själv sköter leveransen till deras butiker. Martin och Alva berättade även att de delar som inte planeras av dem främst grundar sig i hantering av varor vid längre sträckor, där då ansvaret lämnas över till en extern transportör som samkör varor från flera olika organisationer. Ramóns organisation ansvarade för två typer av transporter: De externa transporterna mellan producerande fabrik till lager, där sedan kunderna kommer och hämtar sina varor och även för vissa transporter där de erbjuder att köra direkt till kunderna. Idas organisation hade även egna transporter, men bara för hemkörning.
“Det är...den absolut största majoriteten är externa åkerier, både flödet in till våra centrallager och ut från våra centrallager så är det externa åkerier…” - Smilla
“Vi kan säga att allt i stort sett är externt, det finns såklart undantag...exempelvis regional hemkörning hanterar vi med egna bilar, när kunder beställt online…” - Ida
Vid frågan om hur väl systemet stödjer deras transportplanering skiljde det sig lite mellan respondenterna. Leo menade att deras system stödjer deras transportplanering i stor utsträckning. De tillämpar olika moduler baserat på vilken form av transport det kommer vara för att täcka alla deras behov, vare sig det handlar om leverans till kund eller till butik. Dock ansåg Leo att det fanns utvecklingsmöjligheter, främst cross-stock funktionalitet, vilket innebär att systemet stödjer distribution i närområden till produktionerna istället för att behöva köra till distributionsterminal först. Detta hade både effektiviserat transporter, men även minskat utsläpp. Ramón, Martin, Alva, Smilla och Ida tyckte att deras SCM-system stödjer deras transportplanering. Det som sågs som extra positivt av alla respondenter var möjligheterna till ruttplanering för att minska transportkilometer och även möjlighet att optimera deras fyllnadsgrad för att hålla ner mängden transporter, vilket både var bra ur ett ekonomisk och ekologiskt perspektiv.
“Ja, vi har ju några SAP-moduler idag, transport eller transportation management är en av modulerna vi redan har och där kommunicerar systemet då, beroende vilka transporter det ska vara…” - Leo
“Tycker det fungerar relativt bra. Vårt främsta behov är att hålla ner sträckorna” - Ramón Respondenterna hade alla krav på sina externa samarbetsaktörer. Martin, Vera, Leo, Smilla och Ida hade krav på utrustning, det vill säga miljöklassade lastbilar. Ramóns organisation hade också krav på miljöklassade fordon, men även andra CSR-delar, som exempelvis kollektivavtal.
“Alltså kan man säga att det handlar om miljöklassade fordon samt att det ställs krav på deras köldmedia.” - Ida
“Ja gör det. Alla typer av transporter ska köras av förnybara bränslen i alla fall och sedan kan det vara el eller biobränsle, rapsolja och grejer…” - Smilla
“Alltså i alla upphandlingar så finns det även andra bitar av hållbarhet med, som övriga CSR- delar alltså kring kollektivavtal och de här bitarna, det är ju också saker som är viktiga.” - Ramón
Samtliga respondenter hade uppföljning på sina krav. Samarbetsktörerna skickade regelbundna rapporter som det sedan skedde uppföljningar på. Detta skiljde sig lite mellan respondenterna, Ramón berättade att uppföljningar skedde olika tätt beroende på vilken aktör, vilket även stämmer överens med Leo och Smillas organisationer där det sker olika tätt beroende på storlek.
Stora samarbetsaktörer har en tätare uppföljning och de mindre inte lika ofta. Martin, Alva och Ida hade en mer regelbunden uppföljning av alla samarbetsaktörer där det är samarbetsaktörerna som kommer och redovisar för dem.
“Ah, vi gör revisioner på...tror inte alla görs årsbasis, men beroende på...vi har ju en del leverantörer som är större och en del som är mindre och vi gör ju absolut inte alla varje år, men oftast de större gör vi kanske lite mer ofta och de mindre lite mer sällan då…” - Leo Vid frågan kring om hur systemet kunde stödja deras uppföljning av krav berättade samtliga respondenter att det i nuläget inte finns någon form av uppföljning via systemet. Samtliga respondenter hade inga integrationer med sina leverantörer, vilket gör att de förlitar sig på deras information som kommer i form av loggar och revisioner i efterhand. Samtliga respondenter berättade även att det sker regelbundna rapporteringar, men det finns ingen realtidsuppdatering, vilket gör att de i regel inte vet omfattningen av utsläpp och liknande.
“Nej de redovisar det för oss. Vi har ju inte örnkoll på det.” - Martin
“Nej, tror att uppföljningen sker via regelbundna rapporter inte via något system eller så...dem redovisar alltså det för oss…” - Ida
4.2 Planering
Att kunna planera var något alla respondenter värderade högt och såg som ett av de viktigaste verktygen för att organisationen ska fungera och för att skapa möjligheter arbeta på ett hållbart sätt. Samtliga respondenter berättade att den främsta funktionen som de är ute efter är möjligheter till omfattande och detaljerade prognoser och det grundar sig i att de arbetar med färskvaror. Alla respondenter håller med om att det är av stor vikt att kunna veta hur många varor av en viss produkt som kommer säljas för att kunna anpassa inköp och produktion.
“Prognoser gör att vi främst kan påverka genom att vi inte får överlager med kort datum. I och med att allt vi producerar i vår bransch har en bäst före datum på sig och det är genom planering vi främst kan påverka att inte i något led blir någonting där vi i sista fall måste kasta, alternativt sälja ut till ett reducerat pris. “- Ramón
“Ja, jo men främst är det prognoser på hur mycket som kommer säljas för att vi då ska kunna möta behovet för att då kunna öka och minska utan att riskera att våra färskvaror går till spillo.” - Ida
Respondenterna menade också att deras nuvarande system var bristfälliga gällande planering, främst prognoser. Ramón och Ida berättade att de i nuläget arbetar med att byta system för att skapa bättre förutsättningar för bland annat planering. Ramón och Ida menar att de system som används i dagsläget inte är tillräckligt dynamiska för deras behov och att det skapar problem för deras hållbarhetsarbete. Båda respondenterna menar att deras nuvarande prognoser baseras på deras generella säkerhetslager, men att den inte anpassar sig för vissa perioder där det kanske säljer mer vid vissa tillfällen, exempelvis sill vid olika högtider som midsommar och jul. Smilla och Ida menade att det som var bristande i deras system var att det inte var så fullt automatiserat som de önskade, mycket av prognosarbetet var tvunget att hanteras manuellt. Ramon var dock positiv till möjligheterna till att få varningar i systemet när utgångsdatumet börjar närma sig, vilket möjliggör att varor kan hanteras och förbrukas innan de blir dåliga. Samtliga respondenter använde systemet för att se korta datum och kunde därefter sälja äldre varor till rabatterat pris vid behov. Ramón berättar att det har skett ett skifte gällande rabatterade varor.
Tidigare ville inte vissa butiker rabattera ut varor för att det ansågs kunna skada sitt varumärke, men i takt med ett ökat miljöengagemang är det något som minskat med tiden. Alva och Martin menar att deras nuvarande system och dagens uppsättning hade problem med prognoser, men att det främst grundade sig i att de hade många olika “ben”, vilket försämrade övergripande prognoser. Detta var också något de arbetade på i nuläget och kanske kommer resultera i nya systemlösningar. Även Leos organisation genomgår just nu ett systembyte som kommer förbättra deras prognostisering.
“I äldre planeringssystem kanske man antingen kan sätta ett fast säkerhetslager på en viss volym, kanske då 10 000 kartonger eller vad det nu kan vara, det som då är bra med att ha ett säkerhetslager som är mer dynamisk är att den ser utifrån behov just vid den här specifika perioden” - Ramón
“Jag tror att man som utomstående skulle bli förvånad över hur manuellt arbete det ändå är i form av att jobba i kalkylblad snarare än att systemet räknas ut vad vi ska beställa så i alla fall på den nivån vi beräknar det så är det så.” - Smilla
Vid frågan om vilka former av planering organisationen tillämpar, handlade det främst om prognosplanering, men även stöd för fyllnadsgrad och optimering av transportutrymme.
Respondenternas organisationer hanterar alla sina interna transporter och alla tillämpar moduler för fyllnadsgrad för att optimera utrymmet på bilarna och minska transporter, i syfte att minska sin klimatpåverkan. Respondenterna ställer sig dock lite olika till hur väl systemet stödjer detta och i vilken utsträckning det används. Ramón, Martin och Alva menar att modulerna och verktygen som tillämpas gällande fyllnadsgrad som används inom organisationen i nuläget bara handlar om antalet pallar, vilket kan optimeras ytterligare genom att också se och optimera fyllnadsgrad på själva pallen, det vill säga hur många kartonger som kan få plats. Ramón berättar dock att han ser potentialen i detta och menar att detta är något de kommer kolla mer på framöver i samband med att deras nya system är på plats. Leo och Ida är till skillnad från de andra respondenterna positiva till de moduler som används för fyllnadsgrad, då de täcker alla deras önskemål, vilket var beräkning på lastbärare (lastpallar eller rullburar) och lastvikt. Även Smilla var positiv till sina moduler för fyllnadsgrader och berättar även att de har ett planeringsverktyg där leverantörer kan boka upp sig för att det säkert ska finnas kapacitet vid påfyllnad av lastbilarna.
“Varje dag får vi in hur mycket ordrar som ska ut nästkommande dag från lager då, det kan vara direkt från leverantörer också då men vi förenklar lite här, från lager och så gör systemet en beräkning av hur många lastbärare det kommer att bli av dessa ordrar från butiker” - Leo På frågan om det fanns någon funktionalitet som saknades i deras SCM-system som skulle kunna bidra med stärkt hållbarhet svarade Alva, Martin, Ramón, Smilla och Ida att det som saknades var effektivare prognosverktyg. Både Smilla och Ida berättade att prognoserna måste automatiseras ytterligare för att minimera det fysiska och manuella arbetet. Smilla menade även att prognoserna hade behövts vid vad hon kallar “kannibalisering”, det vill säga där en kampanj gör att försäljningen av en annan produkt minskar. Det hade behövts prognoser och parametersättningar som kunde visa att en typ av kampanj kommer påverka diverse varor inom samma varugrupp. Ramón menade att de däremot främst hade behövts ett verktyg för optimering av produktionsbatcherna som tar hänsyn till datastruktur, vilket kan minska lagring och att producera för mycket. Ramón berättar att många system på marknaden stödjer detta, men att de är relativt nya och att den interna förmågan inte riktigt finns där för att använda de och “trimma in dem”. Ida menar att det behövs ett verktyg som har mer dynamiska säkerhetsnivåer som kan rätta sig efter mer än tidigare års försäljning. Martin och Alva håller med om att prognosverktyg är något som är bristfälligt och önskvärt hos dem, vilket kan hjälpa dem med förutsägbarhet. Både Martin och Alva menar även som nämndes tidigare att de skulle behöva ett verktyg som stödjer deras arbete med att effektivisera deras fyllnadsgrad vid transport, även de anser att detta finns tillgängligt nu, men något de måste arbeta mer med.
“… att det tar bort mer manuellt arbete och vad ska man säga…säkerhetsnivåer, mer omfattande säkerhetsnivåer...eller vad ska jag säga...alltså mer anpassningsbara och flytande säkerhetsnivåer...för att vi ska kunna göra bättre prognoser.” – Ida
4.3 Övervakning
På frågan angående övervakning svarade alla respondenter att det tillämpades, men att det inte tillämpades i full utsträckning, men att de såg möjligheterna med mer omfattande övervakning och insyn. Former av övervakning gällde främst insyn i kunders och leverantörers lager och temperaturövervakningar vid transport. Alla respondenter hade loggar som kunde plockas ut angående temperaturer vid transporter, men alla förutom Smilla berättade dock att deras leverantörer hade realtidsövervakning under sina transporter. Ramón och Ida berättade att temperaturövervakningen inte var så fullt automatiserade som de kunde ha varit. Då det inte var en del av systemet handlade det mer om att granska i efterhand snarare än att kunna göra justeringar under färd. Ramón ansåg dock inte att detta var ett problem då det oftast inte skedde några temperaturförändringar under färd. Leos organisation hade inte heller någon form av systemstöd för temperaturövervakning under transport, utan tillämpade temperaturpuckar som kontrolleras efter färd. Leo menar dock att det inte finns något system som kan stödja deras behov och är därför nöjd i nuläget. Smilla däremot hade realtidsövervakning av temperatur kopplat med deras SCM-system på de transporter som lämnade deras centrallager, men loggar för resterande transporter.
“Men vi har inte det i realtid så att vi kan titta på klockan nu och se hur kallt eller varmt det är i en viss bil någonstans, det har vi inte. Men det har vår transportör däremot. “- Martin
“... från alla de bilar som lämnar oss som går till butik, där kan vi se det i realtid.” - Smilla Ramón menar dock att en mer omfattande övervakning för temperatur hade varit positivt för deras hållbarhetsarbete för att möjliggöra optimeringar, vilket hade kunnat få ner grader under
transport vilket i sin tur hade kunnat få ner energiförbrukningen. Alla respondenter är medvetna om att det vore bättre med någon form av systemstöd för övervakning, men samtidigt berättar Martin, Ramón och Ida att det inte uppstår några större problem med temperaturer vid leveranser i Sverige och därför läggs det inte allt för stor fokus på just det.
“Nej jag bedömer inte att det inte i Sverige mellan oss och våra kunder är något större problem.
Nej inte i transportkedjan.” - Ramón
Övervakning och insyn i form av tillgång till kunders lagersaldon och även att ge leverantörer insyn i sina egna lager var något som Ramón hade i vissa enstaka fall, men inget de andra respondenterna tillämpade. Ramón hade tillåtit leverantörer att se organisationens lagersaldon för att då möjliggöra löpande inköp och leveranser. Detta var något som inte var fullt utvecklat, men att det hade givit bra resultat och att det finns stor potential, men att det krävs en intern mognad för att gå vidare. Alla respondenter, bortsett från Smilla berättade att det saknades intern mognad för att gå vidare med externa integrationer och berättade att detta är något som har lagts på is. Samtliga respondenter hanterade i nuläget lagerpåfyllning främst manuellt genom att skicka en leveransplan till leverantören för att ge dem bättre insikt och underlätta deras planering. Alla respondenter höll med om att det är ett område de gärna vill utveckla i framtiden och att det fanns fördelar med externa integrationer. Smilla och Ida menar dock parallellt med detta att de också vill ha stor intern kontroll, vilket kan försvinna med integrationen med leverantörer, vilket gör att de inte riktigt ser behovet i dagsläget.
“Jag kan se att det finns en vinning med det, jag tror inte är där riktigt, Vi är ganska måna om att det är vi som är ansvariga för vår försörjning och inte någon annan, så jaa det finns säkert områden där det hade varit tillämpningsbart men jag kan inte se i dagsläget att vi har något jättebehov av det.” - Smilla
Den interna övervakningen och insynen är dock mycket bättre hos alla respondenter. Samtliga respondenter har alla full koll på sina interna lagersaldon genom sina system. Martin, Alva och Leo har koll på vartenda lagersaldo i varenda butik för varje artikel och har även ett automatiskt beställningssystem, men de menar att detta också skulle kunna kopplas samman för att ge leverantörerna insyn, men att detta inte är någonting som görs i nuläget.
“Så där har vi ett sådant, som jag beskrev tidigare BMI-setup där vi ser deras lager och deras prognoser så producerar vi och skickar utifrån det. Så det är en effektivitet, men det är internt inom organisationen som vi har det. “- Ramón
4.4 Integration
Respondenternas svar skiljde sig lite angående deras interna och externa informationsspridning, vilket grundade sig i deras integrationer, både externa och interna. Martin, Ramón, Alva och Ida bedömde att deras integrationer var väldigt bristfälliga och att det fanns mycket att jobba på. Smilla berättade att det såklart fanns saker som kunde förbättras, men att det fungerade och stödjer det som det ska, men att det som kan skilja sig och skapa problem är integrationsomfattningen i diverse länder de är verksamma i. Leo däremot hade inga större problem med sina systemintegrationer, det största problemet var snarare att det fanns för många olika system. Möjligheterna som uppstår vid integrering mot leverantörer var något som alla respondenter var medvetna om, men att det inte var något som kommer tillämpas inom snar framtid då det inte livsviktigt och att det krävs mer kompetens samt bättre infrastrukturella förutsättningar. Ramón berättade att detta bland annat hade möjliggjort insyn till kundens lagersaldo och även deras prognoser. I nuläget har de möjlighet att gå in i vissa kunders system
