07.2. Revisionsrapport valen 2014

(1)

Valnämnden

Kommunstyrelsen, för kännedom

Kommunfullmäktiges presidium, för kännedom

Granskning av tillförlitlighet i genomförande av val.

På uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer har PwC granskat tillför- litligheten i genomförande av val.

Den övergripande revisionsfrågan har varit om valnämnden säkerställer att genomfö- randet av val sker på ett ändamålsenligt och tillförlitligt sätt?

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att valnämnden genomfört valet till Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige på ett i huvudsak ändamålsenligt och till- förlitligt sätt.

Vi har i granskningen inte funnit några avvikelser från föreskriven ordning som skulle kunna bli prövningsbart utifrån vallagens bestämmelser om överklagande av val. Det finns goda exempel på hög servicegrad gentemot de röstberättigade samt dokumentation av planering och genomförande. Vi har dock noterat ett antal förbättringsområden och lämnar följande rekommendationer:

• Det är mycket positivt art nämnden tagit fram en delegationsordning för att avlasta valnämnden och effektivisera valkansliets arbete. Vi rekommenderar dock att delegationsordningen kompletteras med fler rutinmässiga beslutstyper. Rutin för återrapportering av delegationsbeslut måste också säkerställas.

• Valdistriktens storlek måste ses över inför nästkommande val. Trots förändringar i valdistriktens geografiska indelning inför 2014 hade ett valdistrikt drygt 2 100 röstberättigade.

(2)

på ett fullt ut ändamålsenligt sätt.

• Inför kommande val måste valnämnden förlänga öppettiderna för förtidsröstning på valdagen. Enligt då gällande lagstiftning måste en röstningslokal ha öppet samma tider som vallokalerna på valdagen.

• Vi bedömer det som mycket positivt att valnämnden möjliggjort utlämning av röstlängden på valdagens morgon. Detta säkerställer trygg förvaring av röstlängd och kontroll över att samtliga ordförande är i tjänst. Vid årets val kunde röstläng- den även hämtas ut på lördagen. Vi rekommenderar att utlämning endast ge- nomförs på valdagens morgon.

• Vid utlämning av röstlängd uppmärksammades art trycket i en röstlängd förskju- tits så mycket art det inte kunde avgöras vilken röstande som hade rösträtt i vilka val. Vi rekommenderar att valkansliet, så fort röstlängderna anländer, kontrollerar samtliga röstlängder sida för sida.

I granskningsrapporten görs bedömningen att det är positivt att Valnämnden fastställt principer för rekrytering av röstmottagare och att dessa också bedöms vara ändamålsen- liga. Vi vill särskilt få nämndens kommentarer för hur denna säkerställer att principerna också tillämpas i praktiken.

Rapporten översändes härmed till Valnämnden med begäran om kommentarer till ovan noterade rekommendationer senast den 30 januari 2015 och till Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktiges presidium för kännedom.

För kommunens^eyisorer

Rolf Hagstedt Ordförande

(3)

Revisionsrapport

Fredrik Alm

Cert. kommunal revisor November 2014

Tillförlitlighet i genomförande

av val

Sollentuna kommun

pwc

(4)

Innehållsförteckning

Sammanfattning 2 1. Inledning 2 1.1. Revisionsfråga 3 1.2. Avgränsning och metod 3

1.3. Revisionskriterier 4 2. Utgångspunkter 5 2.1. Valnämndens förutsättningar 5

3. Resultat 6 3.1. Ansvar, styrning och dokumentation 6

3.1.1. Iakttagelser och bedömningar 7 3.2. Valkansli och valnämnd 7 3.2.1. Iakttagelser och bedömningar 8 3.3. Rekrytering och utbildning 9 3.3.1. Iakttagelser och bedömningar 10 3.4. Valkretsar och valdistrikt 10 3.4.1. Iakttagelser och bedömningar 10 3.5. Röstningslokaler och vallokaler 10 3.5.1. Iakttagelser och bedömningar 11

3.6. Förtidsröstning 11 3.6.1. Iakttagelser och bedömningar 12

3.7. Valdagen 12 3.7.1. Iakttagelser och bedömningar 13

3.8. Onsdagsräkning 13 3.8.1. Iakttagelser och bedömningar 14

(5)

Sammanfattning

PwC har fått i uppdrag av revisorerna i Sollentuna kommun att granska tillförlitligheten i genomförande av val.

Den övergripande revisionsfrågan är om valnämnden säkerställer att genomförandet av val sker på ett ändamålsenligt och tillförlitligt sätt?

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att valnämnden genomfört valet till Riks- dag, kommun- och landstingsfullmäktige på ett i huvudsak ändamålsenligt och tillförlitligt sätt.

Vi har i granskningen inte funnit några avvikelser från föreskriven ordning som skulle kunna bli prövningsbart utifrån vallagens bestämmelser om överklagande av val. Det finns goda exempel på hög servicegrad gentemot de röstberättigade samt dokumentation av planering och genomförande. Vi har dock noterat ett antal förbättringsområden och lämnar följande rekommendationer:

• Det är mycket positivt att nämnden tagit fram en delegationsordning för att avlasta valnämnden och effektivisera valkansliets arbete. Vi rekommenderar dock art delegationsordningen kompletteras med fler rutinmässiga beslutstyper. Rutin för återrapportering av delegationsbeslut måste också säkerställas.

• Valdistriktens storlek måste ses över inför nästkommande val. Trots förändringar i valdistriktens geografiska indelning inför 2014 hade ett valdistrikt drygt 2 100 röstberättigade.

• Vår rekommendation att förvaringsutrymmena ses över när det gäller förvaring av förtidsröster, brevröster och valsedlar. Vi bedömer att detta inte förvarats på ett fullt ut ändamålsenligt sätt.

• Inför kommande val måste valnämnden förlänga öppettiderna för förtidsröstning på valdagen. Enligt då gällande lagstiftning måste en röstningslokal ha öppet samma tider som vallokalerna på valdagen.

• Vi bedömer det som mycket positivt att valnämnden möjliggjort utlämning av röstlängden på valdagens morgon. Detta säkerställer trygg förvaring av röstlängd och kontroll över att samtliga ordförande är i tjänst. Vid årets val kunde röstläng- den även hämtas ut på lördagen. Vi rekommenderar att utlämning endast genom- förs på valdagens morgon.

• Vid utlämning av röstlängd uppmärksammades att trycket i en röstlängd förskju- tits så mycket att det inte kunde avgöras vilken röstande som hade rösträtt i vilka val. Vi rekommenderar alltid att valkansliet, så fort röstlängderna anländer, kontrollerar samtliga röstlängder sida för sida.

(6)

i. Inledning

Kommunen är lokal valmyndighet och har ett tydligt ansvar när det gäller genomförande av allmänna val, val till Europaparlamentet och vid kommunala folkomröstningar.

Valnämnden ansvarar för att det finns utbildade röstmottagare för förtidsröstning och i vallokalen på valdagen. Vidare ansvarar den för att använda vallokaler som är tillgängliga för alla. Kommunen ansvarar även för den preliminära rösträkningen under valnatten och onsdagen efter valdagen.

i .1. Revisionsfråga

PwC har fått i uppdrag av revisorerna i Sollentuna kommun att granska tillförlitligheten i genomförande av val.

Den övergripande revisionsfrågan är om valnämnden säkerställer att genomförandet av val sker på ett ändamålsenligt och tillförlitligt sätt?

Granskningen omfattar att bedöma ändamålsenligheten i :

• Genomförandet av val i kommunen utifrån formellt ansvar och praktiskt utförande

• Hantering av förtidsröster

• Lokaler för förtidsröstning och vallokaler

• Rekrytering och utbildning av röstmottagare

• Genomförande av onsdagsräkning

• Förvaring av förtidsröster, röstlängder, rapporteringsblanketter och andra käns- liga dokument

• Kompetensutveckling för nämnd respektive valkansli

1.2. Avgränsning och metod

Utvärderingen är avgränsad till valnämnden och de tjänstemän som står till valnämndens förfogande vid genomförandet av val. Granskningen avser valen till Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige som genomfördes 14 september 2014.

Intervjuer har genomförts med valnämndens ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande samt valkansliet i form av administrativ chef, kommunjurist och kommunarkivarie. Telefonintervjuer har även genomförts med tre ordförande i vallokal. Där- utöver har dokumentation kring arbetet med genomförandet och valnämndens protokoll analyserats.

I texten förkommer förkortningarna EP-valet för Europaparlamentsvalet och RKL-valet för Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktigevalet. Vidare används begreppet röst- ningslokaler när det gäller förtidsröstning och vallokaler för lokalerna vid valets genomfö- rande på valdagen.

(7)

i .3. Revisionskriterier

Vi hänvisar i texten till Vallagen SFS 2005:837 med ändringar införda till och med SFS 2013:1167 och Valmyndighetens Handbok kommunens uppgifter vid valen 2014. Vi tar även hänsyn till innehållet i regeringens proposition Ökad effektivitet, säkerhet och till- gänglighet i valförfarandet som Riksdagen fattade beslut om den 7 maj 2014 och som träder i kraft i sin helhet den 1 januari 2015 och i delar från den 1 augusti 2014.

(8)

I

2. Utgångspunkter

2.1. Valnämndens förutsättning ar

I vallagen 3 kap. 3 § framgår det att det i varje kommun skall finnas en valnämnd, som är lokal valmyndighet med ansvar för frågor om val.

Vallagen i dess nuvarande form utfärdades den 24 november 2005 och gäller från och med den 1 januari 2006. Lagen är indelad i fem delar: I Allmänna bestämmelser, I I Ge- nomförande av val, III Räkning av röster, IV Fördelning av mandat och V Avslutande be- stämmelser (överklagande).

Lagen innehåller 15 kapitel och i många av paragraferna anges det tydligt vad som är val- nämndens och röstmottagarnas uppgifter. Nedan följer en summarisk redovisning över några av valnämndens uppgifter enligt vallagen:

• Förordna röstmottagare.

• Se till att det finns vallokaler.

• Ansvara för förtidsröstningen inom kommunen.

• Svara för den preliminära räkningen av rösterna på valkvällen.

• Svara för den preliminära räkningen av rösterna på onsdagen efter valdagen.

Andra uppgifter som valnämnder har men som inte explicit regleras i vallagen är att fort- löpande följa upp och föreslå eventuella förändringar av kommunens indelning i valdistrikt.

Inför valen 2014 har valmyndigheten utarbetat en detaljrik handbok som i allt väsentligt utgår från vallagens bestämmelser. Denna handbok tillsammans med Valmyndighetens olika utbildningar är det som i huvudsak är vägledande och styr valnämndens verksam- het.

(9)

3. Resultat

3.1. Ansvar, styrning och dokumentation

Valnämnden har ett reglemente antaget av kommunfullmäktige 2010-06-09 som gäller från 2011-01-01.1 detta regleras nämndens uppgifter och arbetsformer och att nämnden ska ha en ordförande, en förste vice ordförande och en andre vice ordförande. Antalet ledamöter och ersättare framgår ej, men ska enligt intervjuer bestå av en ledamot och en ersättare för varje parti som finns representerat i kommunfullmäktige. Vid tidpunkten för denna granskning fanns nio ledamöter och nio ersättare. I reglementet framgår också att ledamöter och ersättare väljs för ett år räknat från 1 januari.

Valnämnden antog 2014-01-23 en delegationsordning. Delegationsordningen reglerar bland annat att administrativ chef och kanslichef får förordna röstmottagare men inte ordförande och vice ordförande i valdistrikt, samt pröva och yttra sig å valnämndens väg- nar vid överklaganden m.m. I nämndens protokoll har vi också noterat att valnämndens ordförande och valsamordnare ges möjlighet att besluta om ändringar i nämndens beslut när det till exempel gäller röstningslokaler och vallokaler.

När det gäller sammanträden genomförs dessa vanligtvis endast under valår och då inför och efter valdagen. Vi har tagit del av protokoll från 2013 och 2014 och vid vårt besök i slutet av september hade nio sammanträden genomförts under 2014 inklusive de två val- tillfallenas onsdagsräkningar. Då kommunen skapat två nya valdistrikt och ändrat valdistriktsindelningen i befintliga genomfördes ett flertal sammanträden under 2013, detta då både kommunfullmäktige och länsstyrelsen måste fastställa förändringarna senast 1 de- cember året innan valåret.

Vidare har valnämnden tagit fram en Kommunikationsplan Val 2014 till riksdag, lands- ting- och kommunfullmäktige (anmäld på valnämnd 2014-08-07). I dokumentet framgår vilka målgrupper valnämnden arbetar med, vilket budskap som ska spridas, hur informat- ion ska spridas och när informationsinsatserna ska ske. Även ansvarig för produktionen och preliminär budget framgår.

Det finns vissa dokument framtagna av valkansliet i form av övergripande dokument, rikt- linjer och rutiner. Vi har i denna granskning tagit del av Lokala råd och anvisningar för de allmänna valen den 14 september 2014 daterad 2014-08-21. Dokumentet riktar sig till ordförande i valdistrikt och beskriver tydligt och omfattande de olika momenten under valdagen, övergripande regelverk samt vad som ska genomföras innan och efter vallokalernas öppettider.

Valnämnden beslöt 2014-08-07 om ordning på valsedlar, det vill säga i vilken ordning de ska placeras i valsedelställen vid förtidsröstning och i vallokal. Beslutet följer i huvudsak Valmyndighetens förslag om att samtliga valsedlar ska placeras i alfabetisk ordning. Där- emot avviker valnämndens beslut från förslaget när det gäller att blanka valsedlar placeras längst ner och att valsedlarna ska stå sorterade riksdag, landsting och kommun. Vanligtvis är valsedlarna placerade riksdag, kommun och landsting. Vidare har tre valsedelställ an- vänts, ett för partivalsedlar för de obligatoriska partierna enligt tidigare valresultat, ett

(10)

valsedelställ för dessa partiers personvalsedlar samt ett tredje valsedelställ för övriga partiers parti- och personvalsedlar. Enligt svaren från intervjuerna med valdistriktsordföran- dena har man följt detta beslut.

I granskningen har vi även tagit del av den ordförandepärm som distribueras till valdistriktens ordförande. Denna innehåller förutom telefonnummer till valkansliet och deras tjänstgöring under valdagen, kontaktuppgifter till röstmottagare och förslag på schema under valdagen även ett antal riktlinjer och beslut. Riktlinjerna avser underkännande av valsedlar vid rösträkning samt ordning kring vallokaler. Även valnämndens beslut om placeringsordning av valsedlar och de lokala råden finns med i pärmen.

I valmaterialet till EP-valet fanns en enkät som röstmottagarna besvarade. Syftet var att kunna åtgärda eventuella brister inför RKL-valet. Det som framkom var att vallokalernas ventilation inte fungerade. Även rutinerna kring skyltning, valnämndens beslut om ordning på valsedlar samt valkuvertutdelning behövde förtydligas i höstens utbildningar.

Från ett valdistrikt föreslogs att vallokalen skulle bytas ut på grund av dålig fysisk tillgäng- lighet i anslutning till vallokalen, vilket dock inte varit möjligt att åtgärda.

3.1.1. Iakttagelser och bedömningar

Vi ser det som positivt att arbetet styrs av reglemente och aktuell delegationsordning samt tydlig dokumentation. Vi rekommenderar att delegationsordningen kompletteras med fler rutinmässiga beslutstyper för att avlasta valnämnden och effektivisera valkansliets arbete.

Vi har dock noterat att beslut fattade på delegation, i detta fall förordnande av röstmotta- gare, inte har anmälts till valnämnden, vilket är en brist.

Vidare bedömer vi det som positivt att valnämnden har fattat ett formellt beslut om placeringsordning av valsedlar, vilket är ett stöd för röstmottagarna. Placeringsordningen avviker något från Valmyndighetens rekommendation, men bedöms inte påverka röstningen i någon större omfattning.

Det finns ett antal rutinbeskrivningar och rikdinjer framtagna av valkansliet. Vi vill fram- för allt framhålla de lokala instruktionerna och ordförandepärmen som goda exempel. Vi rekommenderar även att valkansliet tar fram en processkartläggning över samtliga moment som ska genomföras i samband med val, t.ex. med en detaljerad aktivitetslista med aktivitet, tidplan och ansvarig.

3.2. Valkansli och valnämnd

Det praktiska utförandet av valet genomförs främst av valkansliet. Valkansliet bestod under 2014 i huvudsak av fyra tjänstemän. Valsamordnaren var projektanställd mellan januari och september, men har tjänstgjort i kommunen innan. I övrigt har administrativ chef haft huvudansvaret för kommunens valorganisation där även kommunjurist och kommunarkivarie tjänstgjort. Även assistent till administrativ chef och säkerhetschef har deltagit i genomförandet. Enligt de intervjuade har valkansliet haft tillräckliga resurser för att fullgöra uppdraget. Under perioden april till september har valkansliet haft avstäm- ningsmöten varje vecka. Arbetsuppgifterna har varit uppdelade mellan tjänstemännen. I vissa sammanhang, exempelvis vid utbildningar, valnatt och onsdagsräkning har dock alla på kansliet deltagit.

(11)

Administrativa chefen har haft det arbetsledande ansvaret för valorganisationen och även genomfört utbildningar för röstmottagare i förtidsröstningen och deltagit vid onsdagsräk- ningen. Till administrativa chefen var en assistent knuten som bland annat tagit fram för- slag på ny valdistriktsindelning utifrån förändrat antal röstberättigade.

Det praktiska arbetet sköttes av valsamordnaren som även tjänstgjorde som valnämndens sekreterare. Arbetet innefattade framför allt planering kring och genomförandet av för- tidsröstning och ordinarie röstning samt utbildning av röstmottagare.

Kommunarkivarien har haft ansvaret för att kontrollera vallokaler, vilket genomfördes i början av 2014. Arbetet innefattade även utbildning till röstmottagare, deltagande vid valkansliet under valdagen och onsdagsräkningen samt framtagande av riktlinjer kring vallokaler.

Kommunjuristen har ansvaret för de formella frågorna kring avväganden utifrån vallagen som uppstår. Deltar även vid utbildning, valdag och onsdagsräkning samt har tagit fram ett flertal av de dokumenterade rutinerna och de lokala råden som tidigare nämnts.

När det gäller det administrativa arbetet med att packa valurnor har valnämnden haft hjälp av bemanningsföretag samt Arbetscenter när det gäller transport och material till förtidsröstning och valdag. Hämtning och sortering av förtidsröster vid röstningslokaler har hanterats av Posten enligt avtal.

Valnämndens presidium besökte förtidsröstning och institutionsröstning och kontrollerade röstningslokalerna efter fastställda kontrollpunkter. Under valdagen tjänstgjorde samtliga tillgängliga ledamöter och ersättare. Dessa besökte parvis samtliga vallokaler och kontrollerade bland annat vallokalen utifrån fysisk tillgänglighet, valsedelställ, placering av valskärmar och röstningsproceduren. Även på onsdagsräkningen tjänstgjorde val- nämndens ordinarie ledamöter och ersättare då valnämnden genomförde ett formellt sammanträde. Valnämndens ordförande deltog även vid mottagningen av valkassar på valnatten.

I ett låst dokumentskåp placerad i ett närarkiv har brevröster från utlandet, röstlängder och rapporteringsblanketter med mera förvarats. Nyckeln till dokumentskåpet hade endast valkansliet och registratorer tillgång till. Efter valdagen förvarades samtliga valkassar med kommunens valsedlar i ett litet sammanträdesrum innan transport till Länsstyrelsen på måndag morgon. Rummet hölls låst med väktare i huset under de tre timmar de förva- rades där. Ett fåtal tjänstemän och förtroendevalda hade tillgång till detta rum. För att kunna ta sig upp till plan 13 måste man passera vakten. Sena förtidsröster och brevröster från utlandet som inkom efter valdagen förvarades i dokumentskåpet inför onsdagsräk- ningen.

När det gäller personella resurser har valkansliet, utifrån de uppgifter vi tagit del av, haft tillräcklig bemanning för att fullgöra sitt uppdrag. Enligt vår bedömning har även val- nämnden och dess presidium varit mycket aktiva i att kontrollera genomförandet och full- gjort sitt uppdrag på ett mycket bra sätt.

(12)

Inför nästa val är dock vår rekommendation att valnämnden ser över förvaringsutrym- mena både när det gäller material inför valdagen, under valnatten och inför onsdagsräk- ningen. Enligt vår bedömning har detta material inte förvarats på ett fullt ut ändamålsen- ligt sätt.

3.3. Rekrytering och utbildning

Kommunen har inte behövt rekrytera röstmottagare externt i någon större utsträckning utan har inför 2014 års val kontaktat tidigare röstmottagare och även fått förslag på röst- mottagare internt inom den kommunala förvaltningen och/eller bekanta till dem. Val- nämnden har fastställt principer vid rekrytering vilket utgår från att samtliga valdistrikt ska bemannas med en ordförande, en vice ordförande och fyra röstmottagare. Valnämn- den har fattat beslut om att till ordförande och vice ordförande kan inte familjemedlem- mar till övriga röstmottagare eller personer som står på partiernas kandidatlistor förord- nas. Enligt intervjuer har endast ett fåtal röstmottagare bytts ut mellan EP-valet och RKL- valet.

Utöver fast bemanning om sex röstmottagare per valdistrikt hade ordförande möjlighet att begära in extra rösträknare om detta behövdes vid högt valdeltagande och/eller plöts- lig frånvaro av ordinarie röstmottagare. På grund av stor frånvaro av ordinarie röstmotta- gare användes samtliga extra rösträknare till ordinarie platser i valdistrikten. Därtill tog valnämnden i mars 2014 beslut om att förordna två kommunala bud till EP-valet och RKL-valet.

När det gäller röstmottagare har administrativ chef och kanslichef delegation om att för- ordna dessa. Vår tolkning är att detta gäller alla röstmottagare oavsett om det är förtids- röstning eller valdag, med undantag för ordförande och vice ordförande. Arvoden utgick till ordförande och vice ordförande om 3 338 kronor och till röstmottagare 2 638 kronor och extra rösträknare 641 kronor. Reserver arvoderades med 838 kronor, om de ej tjänst- gjorde.

Inför EP-valet genomgick samtliga röstmottagare och ordförande en gemensam kateder- utbildning. Utbildningen var förlagd vid fyra tillfällen i mitten av maj och tanken var att försöka samla röstmottagarna distriktvis i möjligaste mån. I augusti genomfördes återigen utbildning. Utbildningen var obligatorisk för ordförande och vice ordförande och frivillig för röstmottagarna. Vid detta tillfälle visades Valmyndighetens utbildningsfilmer med tillhörande diskussioner. I samband med utbildningen fick ordförandena valdistriktets ordförandepärm, vilka beskrivits tidigare. Samtliga röstmottagare i vallokal fick Valmyn- dighetens tryckta Handledning Röstmottagning i vallokal. För deltagande vid utbild- ningen utgick arvode om 352 kr.

Förtidsröstmottagarna utbildades vid två separata tillfällen inför respektive valtillfälle.

Dessa var externt rekryterade och arbetet leddes dock av personal på biblioteket. Biblio- teket ansvarade också för rekryteringen av röstmottagarna. Samtliga röstmottagare vid förtidsröstningen har fått Valmyndighetens tryckta Handledning Förtidsröstning. Därtill har utbildning skett till mottagningsgruppen i kommunhuset på valnatten och till val- nämnden löpande vid deras sammanträden och framför allt inför onsdagsräkningen.

Valkansliet och valnämnden har deltagit vid ett flertal utbildningar och informationsträf- far inför valen 2014, bland annat SKL:s och Valmyndighetens Supervalåret 2014.

(13)

Vår bedömning är att valnämndens principer för rekrytering av röstmottagare är ända- målsenliga. Det är positivt att valnämnden fastställt principer för rekrytering för att und- vika eventuella diskussioner om godtycke vid rekryteringen från röstmottagare som ne- kats tjänstgöring.

Att utbilda samtliga röstmottagare är helt i linje med Valmyndighetens rekommendationer och ett framtida lagkrav. Detta avser både röstmottagare till förtidsröstning och valdag.

Vi har vid intervjuer med valdistriktsordförande noterat att utbildningen till EP-valet uppfattats som otydlig och osammanhängande, medan utbildningen inför RKL-valet var mer konkret och tydlig. Det utbildningsmaterial som vi tagit del av är enligt vår bedöm- ning ändamålsenligt.

3.4. Valkretsar och valdistrikt

Sollentuna kommun är uppdelad i två valkretsar och med totalt 39 valdistrikt. För att sä- kerställa en proportionell mandatfördelning till kommunfullmäktige är det obligatoriskt att valnämnden genomför en översyn av antalet röstberättigade mellan valtillfällena.

Till detta ändamål publicerade Valmyndigheten statistik över antalet röstberättigade den 1 mars 2013. Valnämnden gjorde då bedömningen att justering behövde göras. Bland annat hade ett valdistrikt ökat med mer än 400 röstberättigade sedan valet år 2010.

Detta har inneburit att valdistriktsindelningen gjorts om och att två nya valdistrikt till- kommit. Nya valdistrikt är 78 Norra Bagarby som består av delar från Hästhagen, Östra Bagarby och Västra Bagarby samt 61 Edsbergs centrum som består av delar från Östra Edsberg och Södra Edsberg. Därtill har justeringar av befintliga valdistrikts gränsdrag- ningar skett samt justeringar av vissa valdistriktsnamn.

Vid RKL-valets genomförande hade valdistrikten till kommun- och landstingsfullmäktige- valen som minst 616 röstberättigade (Hästhagen) och som mest 2 101 röstberättigade (Östra Bagarby). Enligt vallagen ska distrikten ha mellan 1 000 och 2 000 röstberättigade, men detta kan kringgås om det finns särskilda skäl.

Förändringsprocessen av valdistrikt följer helt vallagens krav och påbörjades i mars 2013 och genomfördes i god tid så att Länsstyrelsen kunde fatta formellt beslut. Noterbart är att valdistriktet Östra Bagarby, trots genomförda förändringar, fortfarande omfattar drygt 2 100 röstberättigade. Valnämndens motiv till detta är att valdistriktet uppvisar ett lågt valdeltagande och att det därför är intressant att hålla valdistriktet intakt för att följa val- deltagandets utveckling över tid.

3.5. Röstningslokaler och vallokaler

Kommunerna ska enligt vallagen se till att det finns lämpliga förtidsröstningslokaler och vallokaler utifrån lokalisering, tillgänglighet och öppethållande. Nytt för 2014 års val är art kommunerna inte längre kan ges dispens för ej fullt tillgänglighetsanpassade lokaler. En- ligt våra intervjuer ska samtliga använda lokaler ha varit tillgänglighetsanpassade vid årets val.

(14)

Antalet förtidsröstningslokaler och dess öppethållande bestäms av valnämnden. Förtids- röstning genomförs i fem röstningslokaler vid RKL-valet, vilket var en ökning från fyra vid EP-valet. Detta har skett vid Huvudbiblioteket, Arena Edsberg, Gillegården, Stinsen och Helenelund. Därtill har särskild röstmottagning (även kallat institutionsröstning) erbju- dits på sju äldreboenden samt på häktet i Sollentuna.

För varje valdistrikt ska det finnas en vallokal. Vallokalerna ska bland annat möbleras så att ordförande har god överblick i lokalen och så att röstande kan rösta bakom valskärm utan risk för att valhemligheten undanröjs. Valskärm får till exempel inte placeras vänt mot ett fönster. Motsvarande regler gäller även röstningslokaler för förtidsröstning.

Sollentuna kommun har 39 valdistrikt och följaktligen används 39 vallokaler. Däremot användes 22 fastigheter, vilket beror på att flera vallokaler varit samlokaliserade i samma fastighet. Av kommunens 39 vallokaler delade 31 vallokaler fastighet med ytterligare en eller två vallokaler. Huvudsakligen har skolbyggnader använts som vallokaler, med något enstaka undantag.

Samtliga vallokaler har inspekterats utifrån fysiskt tillgänglighet och säkerhet för rös- tande. Inventeringen genomfördes av kommunarkivarie och brottsförebyggare. Vi har i granskningen tagit del av dokumentation med kommentarer kring samtliga fastigheter och vallokaler.

Till varje vallokal har en särskild vallokalsansvarig utsetts. Dessa har vanligtvis någon funktion i byggnaden under kontorstid, så som vaktmästare eller motsvarande. Arbets- uppgifterna framgick i en dokumenterad beskrivning där vallokalsansvarig även under- tecknat sitt åtagande. Arvodering utgick om 3 100 kr för en vallokal och vid ytterligare vallokaler 770 kr per vallokal.

Lokalerna för förtidsröstning har enligt vår bedömning en god geografisk spridning och fastigheterna torde vara tillräckligt kända. Vi bedömer att den inventering som genom- förts av vallokalerna utifrån fysiskt tillgänglighet och säkerhet är tillräcklig.

3.6. Förtidsröstning

Sedan 2006 ansvarar kommunerna för förtidsröstningen, tidigare kallad poströstning.

Denna sker vanligtvis i ett mindre antal röstningslokaler och påbörjas 18 dagar före valdagen och pågår till och med valdagen. Under förtidsröstningen finns ingen koppling mellan väljare och röstningslokal, det går att förtidsrösta var som helst i hela landet.

Vid genomgång av öppettider framgår att kommunen erbjudit förtidsröstning under för- tidsröstningsperiodens samtliga dagar. Därtill hade Huvudbiblioteket öppet på valdagen mellan kl. 12.00 - 20.00. Samtliga förtidsröstningslokaler hade möjlighet att skriva ut dubblettröstkort till dem som ej hade röstkort. Vi har i granskningen tagit del av dag- och tidscheman för de fem röstningslokalerna och vilka röstmottagare som tjänstgjorde. Det var mellan två till fem röstmottagare som tjänstgjorde samtidigt.

Den särskilda röstmottagningen (institutionsröstningen) har genomförts som förtidsröst- ning vid nio äldreboenden och häktet. Vid äldreboendena gavs möjlighet att rösta under två timmar och på häktet under sju timmar. Två röstmottagare tjänstgjorde vid särskilda

(15)

röstmottagningen. Därtill hade valnämnden förordnat två kommunala bud som fick ta emot budröster och transportera dem till förtidsröstningsställena.

Allt material hade valkansliet med hjälp av Arbetscenter förberett och leverarerat innan öppnandet så som valurna, valskärmar, valsedlar, valkuvert, väljarförteckningar och dag- rapport m.m. Efter att förtidsröstningen stängde för dagen sorterades och registrerades förtidsrösterna i valdatasystemet av röstmottagarna. Därefter transporterade Posten för- tidsrösterna för förvaring till valdagen. Väljarförteckningar och dagrapporter behölls i röstningslokalerna fram till att förtidsröstningsperioden avslutats och transporterades då tillsammans med övrigt administrativt material tillbaka till valkansliet.

3.6.1. Iakttagelser ock bedömningar

Enligt vår bedömning är det mycket positivt att samtliga röstningslokaler hade möjlighet att skriva ut dubblettröstkort. Detta är en hög servicenivå gentemot de röstberättigade, vilket också förenklar röstmottagarnas arbete.

Valnämnden har säkerställt en betryggande hantering av förtidsröster med det avtal som tecknats med Posten för hämtning, transport samt förvarig och sortering av förtidsröster.

Inför kommande val måste valnämnden förlänga öppettiderna för förtidsröstning på valdagen. Enligt då gällande lagstiftning ska en förtidsröstningslokal i kommunen vara öp- pen under alla dagar under förtidsröstningsperioden samt ha öppet som vallokalerna på valdagen.

3.7. Valdagen

Skrymmande material så som valskärmar och valurna packad med administrativt material kördes ut till vallokalerna torsdag och fredag innan valdagen av Arbetscenter. Ordförande tillsammans med vallokalsansvarig ansvarade för att iordningställa vallokalen senast på lördagen kl. 12.00 samt kontrollera administrativt material. Detta för att möjliggöra kom- pletteringar av eventuellt saknat material i god tid innan valdagen. Under lördagen kl.

12.00-15.00 eller på valdags morgon hämtade valdistriktens ordförande ut röstlängd och resultatbilagor i kommunhusets reception.

Under valdagen den 14 september tjänstgjorde valkansliet och valnämnden. Valnämndens ledamöter och ersättare var uppdelade i två arbetslag som tjänstgjorde kl. 08.00-14.00 respektive kl. 13.00-19.00 med överlämning mellan kl. 13.00-14.00. Valnämnden be- sökte samtliga vallokaler/valdistrikt enligt förbestämt schema och kontrollpunkter.

Kommunens kontaktcenter hade öppet för frågor från röstande och kunde svara på de vanligaste frågorna. Valkansliet hade även tillsett att det fanns ett telefonnummer som gick utanför kommunens telefonväxel i syfte att alltid vara tillgängliga.

På valdags morgon var det lokalansvarig som såg till att vallokalerna var upplåsta och av- larmade. Detta skulle enligt instruktionen ske senast kl. 07.30 på valdagen, om man inte kommit överens med ordförande om annat upplägg. Utifrån intervjuerna framgår att denna arbetsgång fungerat väl. Ordförande ansvarade själva för schemaläggningen av röstmottagarnas tjänstgöringstider under valdagen, men hade fått schemaförslag i ordfö- randepärmen. De ordförande vi pratat med har använt sig av valkansliets förslag. Samt- liga vallokaler hade öppet kl. 08.00-20.00.

(16)

Valdistriktets förtidsröster levererades av Posten under valdagen. Dessa kvitterades av ordförande och i den lokala instruktionen framgick att granskningen av förtidsröster skulle påbörjas så fort som möjligt. En leverans kom cirka kl. 09.00 och ytterligare en kring kl. 13.00.

Från kl. 20.00 hade Kommunhuset öppet för mottagning av valdistriktens valkassar med valsedlar, resultatbilagor, protokoll samt röda kassen. Detta genomfördes på våning 13 och mottagningsgruppen var uppdelad i sju stationer med två mottagare i varje. Mottag- ningen genomfördes av valkansliet förstärkt med ytterligare tjänstemän. Valnämndens ordförande var närvarande under genomförandet.

Enligt Valmyndighetens handledningar ska röstkorten från godkända förtidsröster förva- ras avskilt och lämnas till valnämnden i samband med inlämningen av valkassar på valnatten. Detta har förtydligats inför 2014 års val och valnämnden har uppmärksammat detta och informerat både vid utbildningarna och i de lokala råd och instruktioner som fanns i alla vallokaler. Enligt intervjuade valdistriktsordföranden har man arbetat enligt denna instruktion.

Inlämnade röstsedlar och annat material förvarades i ett låst sammanträdesrum, vilket beskrivits tidigare, och kördes direkt på måndags morgon till Länsstyrelsen av valnämn- dens ordförande och valsamordnare.

Vi vill framhålla att valnämnden tagit sitt ansvar och utifrån fastställda checklistor kon- trollerat genomförandet i samtliga vallokaler under valdagen. Valdistriktsordföranden vi intervjuat har dock uppmärksammat att kontrollerna ibland gick ut på att hitta fel snarare än att hjälpa till, vilket bör diskuteras i nämnden.

Enligt vår bedömning är det mycket positivt att valnämnden möjliggjort uthämtning av röstlängden på valdagens morgon. Detta säkerställer både trygg förvaring och kontroll över att samtliga ordförande är i tjänst. Av denna anledning rekommenderar vi att detta moment endast genomförs på valdags morgon framgent.

Vid utlämning av röstlängd uppmärksammades att trycket i en röstlängd förskjutits så mycket att det inte kunde avgöras vilken röstande som hade rösträtt i vilka val. Problemet avhjälptes genom att trycka upp en så kallad nödlängd. Vi rekommenderar alltid att valkansliet, så fort röstlängderna anländer, kontrollerar alla röstlängder sida för sida. Vår erfarenhet från andra kommuner är att det kan saknas tryck på hela sidor i röstlängder.

3.8. Onsdagsräkning

Valnämndens preliminära rösträkning, vanligen kallad onsdagsräkningen, genomförs onsdagen efter valdagen. Vid detta tillfälle ska valnämnden sammanträda för att granska och räkna de röster som inte räknats i vallokalerna. Det handlar om förtidsröster som av olika anledningar underkänts i vallokalerna, förtidsröster som inkommit sent till kommunen och brevröster från utlandet.

Under måndagen och tisdagen efter valet sorterade valkansliet underkända förtidsröster från valdistrikten samt brevröster för utlandet per valdistrikt och valkrets. Kommunens

(17)

onsdagsräkning genomfördes i Sollentunasalen med start kl. 08.00 och inleddes med en kort utbildning och genomgång av vad som ska genomföras.

Arbetetet genomfördes uppdelat i kommunens två valkretsar. I valkrets ett tjänstgjorde tolv personer fördelade på sex arbetslag med två personer vardera. I valkrets två tjänst- gjorde 10 personer fördelade på fem arbetslag med två personer vardera. Arbetslagen be- mannades av valkansliet och tjänstemän från kommunkansliet. Valnämndens ordförande och vice ordförande samt valsamordnare och kanslichef fanns på plats men deltog inte i själva förrättningen.

Innan detta påbörjades inväntades försändelser från Valmyndigheten och eventuella brev- röster från utlandet med ordinarie postgång. Onsdagsräkningen påbörjades med att räkna och sortera inkomna förtidsröster. Mycket av det arbetet gjordes måndag och tisdag.

Granskningen inleddes med att kontrollera de i valdistrikten på valdagen underkända förtidsröster, därefter granskades sena förtidsröster och sist utlandsröster. Efter kontroll i röstlängd sprättas kuverten och rösterna läggs i urnan med avprickning i röstlängden med

"V" i avvikande färg för att underlätta sammanräkning.

När alla röster lagts ner i valurnorna öppnades dessa och när detta sker kan inte längre sent inkomna röster tillföras resultatet, dessa förblir underkända och arkiveras hos val- nämnden. Därefter sker sedvanlig rösträkning och protokollföring. Valresultatet registre- ras direkt i valdatasystemet av valkansliet. Valsedlarna läggs i omslag och transporterades av valnämndens ordförande och valsamordnaren till Länsstyrelsen för slutgiltig rösträk- ning. Enligt intervjuerna genomfördes onsdagsräkningen på ett välorganiserat sätt, tids- schemat höll och valnämnden hade anpassat upplägget utifrån erfarenheterna från EP- valet.

Vår bedömning är att onsdagsräkningen till RKL-valet genomförts på ett ändamålsenligt sätt. Det är mycket positivt att så många röstmottagare deltagit i förrättningen. Vår erfarenhet är dock att onsdagsräkningen kräver tre till fyra röstmottagare per arbetslag för att genomföras optimalt.

Innan onsdagsräkningen rekommenderar vi att valnämnden förhandsgranskar de under- kända förtidsröster som inkommit från valdistrikten i röda kassarna. Det spar tid om detta redan är gjort när onsdagsräkningen startar. Rösterna granskas givetvis formellt på onsdagen, men avvägandena är då redan gjorda, vilket påskyndar förrättningen.

(18)

r

2014-12-02

Fredrik Alm Sofia Nylund

Projektiedare Uppdragsledare