Integritetspolicy Alfredshem- Sundåsens Scoutkår
Antagen av kårstämman
Antagen av:
Antagen av kårstämman 2019-03-30
Dokumentnamn:
Integritetspolicy Alfredshem- Sundåsens Scoutkår
Dokumentansvarig:
Ordförande Dokumentägare:
Styrelsen
Revideras:
Vid behov
Publiceras:
ahs.scout.se
Integritetspolicy Alfredshem-Sundåsens Scoutkår
Alfredshem-Sundåsens scoutkår (nedan benämnt som ”vi” eller ”AHS”) policy för behandling av personuppgifter.
För att säkerställa våra medlemmars säkerhet i vår löpande verksamhet där både interna och externa hajker/resor ingår så samlar vi in nödvändiga personuppgifter om medlemmar. Det kan då förekomma att AHS handhar känsliga personuppgifter kring medlemmarnas hälsa och kost.
Insamlade personuppgifter ska ha ett berättigande ändamål, vara adekvat och relevant. Inte lagras längre än nödvändigt och behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt.
Följande uppgifter samlar vi in:
Namn, personnummer, kön, om medlems/aktivitetsavgift är betald, avdelning/patrull, närvaro.
Vi behöver veta vem som är medlem och hur de har deltagit för att kunna få bidrag. Detta sparas i 7 år för att bland annat uppfylla bokföringslagen och andra avtal/lagar som vi behöver följa för verksamheten.
Adress, e-post, telefon.
För att kunna kontakta medlemmen. Detta ingår i det avtal som ingås vid medlemskap. Vi sparar detta upp till 6 månader efter avslutat medlemskap.
Anhöriga (namn, e-post, telefon).
Ifall något händer något under verksamheten så måste vi kunna kontakta någon. Detta ingår i det avtal som ingås vid medlemskap. Vi sparar detta upp till 6 månad efter avslutat medlemskap.
Allergier (inkl. reaktion om det inträffar) /specialkost/funktionshinder/sjukdomar som är relevanta.
För att minska risken att något händer/vara förberedd ifall det inträffar något och för att kunna anpassa verksamheten. T.ex. ibland bjuder vi på fika på mötena och då måste vi veta om någon har laktos, gluten eller något annat så att vi kan anpassa fikat. Eller om vi planera att gå en
sträcka då är det bra om vi känner till om det är någon som har svårt att gå så försöker vi finna lösningar eller göra något annat.
Detta ingår i det avtal som ingås vid medlemskap. Det är upp till medlem/målsman att avgöra vad som relevant. Om ni är osäkra så diskutera med ledarna. Vi sparar det detta upp till 6 månad efter avslutat medlemskap om inte annat önskas.
Scoututbildningar, märken och bevis.
För att veta vilka scoututbildningar som en medlem har gått, vilka märken som har tagits. Detta för kunna t.ex. vet att ledarna har gått Trygga möten och för att kunna veta vilka kunskaper som vi bör jobba emot med scouterna. Detta ingår i det avtal som ingås vid medlemskap. Vi sparar detta upp till 1 år efter avslutat medlemskap.
Publicering av fotografier/bilder på medlem:
För att kunna visa upp verksamheten på social medier/hemsida och i scoutlokalen/aktiviteter.
Dessa ska tas bort snarast om det önskas. Om det är tryckt material (inte utskrift i få exemplar) så ska godkännande inhämtas innan. De bilder som har blivit publicerade kan fortsätta vara det tills något annat önskas. Namn ska inte skrivas ut på person utan separat godkännande.
Medlemmar kan begära att de inte ska vara med på bilder som publiceras vilket då ska respekteras.
Ställa upp och hjälpa till.
För att underlätta när vi rekryterar ledare/styrelse och andra uppgifter. Det är inget krav på att detta anges. Information sparas upp till 6 månad efter avslutat medlemskap.
De som har tillgång till dessa uppgifter är ledarna och styrelsen efter behov.
Revisorerna har vid behov tillgång till namn, personnummer, adress, e-post, telefon, kön, betald medlemsavgift, närvaro, scoututbildningar, märken, bevis och ställa upp och hjälpa till.
Valberedningen har tillgång till namn, adress, e-post, telefon, kön, betald medlemsavgift, anhörig och ställa upp och hjälpa till.
Namn och aktuell termins närvaro kan komma att förvaras i lokalen.
För enskilda aktiviteter (Hajker, läger, enskilda möten) får följande information även inhämtas:
Annan kunskap (t.ex. simning, cykling mm)
För att veta förkunskaperna och kunna genomföra aktiviteter på ett säkert och bra sätt. Dessa får lagra upp till 1 månad efter avslutad aktivitet.
Hjälpa till på enskilda aktiviteter
För att se vilka som intresserad av att hjälpa till. För att underlätta t.ex. transporter mm.Dessa får lagra upp till 1 månad efter avslutad aktivitet.
Medicin med på aktivitet och vid behov mer exakt om den
Vilka mediciner som scouten tar med och som ledarna behöva känna till. Det är upp till scouten/
målsman att avgöra vilka ledarna bör känna till om. T.ex. om någon är allergisk och har adrenalinspruta med sig behöver ledarna känna till att den är med och hur den används vi en allergisk reaktion. Dessa får lagra upp till 1 månad efter avslutad aktivitet.
För enskilda aktiviteter så har kårens anordning grupp och ledare som deltar tillgång till
information efter behov. Den information som dessa kan få tillgång till är namn, personnummer, kön, om aktivitetsavgift är betald, avdelning/patrull, närvaro, adress, e-post, telefon, anhöriga (namn, e-post, telefon), allergier (inkl. reaktion om det inträffar) /
specialkost/funktionshinder/sjukdomar, scoututbildningar, märken och bevis, publicering av fotografier/bilder på medlem, annat kunde, hjälpa till på enskilda aktiviteter, medicin med på aktivitet och vid behov mer exakt om den.
Annan information kan behövas samlas in men då blir det en ny eller tillägg till den policyn som bara gäller den enskilda aktiviteten. Om vi åker på aktiviteter som anordnas av andra så kan de ha andra GDPR policy som gäller. I dessa fall ska det tydligt anges på vid anmälan att AHS policy inte enbart gäller.
Lagring av insamlade uppgifter:
De insamlade uppgifterna kan kommas att lagras både på papper och digitalt. AHS säkerställer att de lagras på ett säkert sätt. Vi delar inte dina personuppgifter med andra, utom när vi har ett avtal med en tredje part. Vid de tillfällen som tredje part lagrar uppgifterna utanför EU/EES så
säkerställer vi att leverantören uppfyller kraven de krav som EU-kommissionen ställer för att de ska kunna lagras i landet ifråga.
De vi har uppgifter om har rätt att begära tillgång till, rättelse eller under vissa förutsättningar radering av personuppgifter eller begränsning av behandling som rör den.
Sammanfattning av insamlade uppgifter och tidpunkt som de ska vara raderade:
Uppgifter Lagligt stöd Senast raderat
Namn, personnummer, kön, medlems/aktivitetsavgift, avdelning/patrull, närvaro
Bokföringslagen. För bidrag mm.
7 kalenderår efter avslutat medlemskap
Adress, e-post, telefon Medlemsavtal 6 månader efter avslutat medlemskap
Anhöriga (namn, e-post, telefon)
Medlemsavtal 6 månader efter avslutat medlemskap
Allergier (inkl. reaktion om det inträffar)
/specialkost/funktionshinder/s jukdomar som är relevanta
Medlemsavtal 6 månader efter avslutat medlemskap
Scoututbildningar, märken och bevis
Medlemsavtal 1 år efter avslutat medlemskap
Publicering av
fotografier/bilder på medlem
Samtycke Tills de önskas tas bort
Ställa upp och hjälpa till Samtycke 6 månader efter avslutat medlemskap
Annan kunskap Medlemsavtal 1 månad efter avslutad aktivitet
Hjälpa till på enskilda aktiviteter
Samtycke 1 månad efter avslutad
aktivitet
Medicin med på aktivitet och vid behov mer exakt om den
Medlemsavtal 1 månad efter avslutad aktivitet
Revidering av policyn
För att kunna använda policyn inom verksamheten så kommer den att behöva revideras vid behov.
Vid mindre revideringar som inte förändrar det väsentliga innehållet i policyn så får styrelsen fatta sådana beslut. De eventuella revideringar som görs under året ska avrapporteras på kårstämman.
Vid stora och omfattande revideringar som påverkar hanteringen av medlemmarnas personliga uppgifter i stor utsträckning så behöver sådana revideringar fattas på kårstämman.
