Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-02-02
Inga-Lill Fritsch Sidan 1 av 2
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2015/0052 KS-2 Diariekod: 109
Kommunstyrelsen
Arkivering av ekonomisk data i samband med byte av ekonomisystem och kodplan
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande i enlighet med tjänsteutlåtande 2015-02-02.
1. Arkivering av ekonomisk data sker i enlighet med bilaga 1.
2. Avsteg görs från den kommunala redovisningslagen för år 2005 i enlighet med bilaga 1.
Sammanfattning
Sollentuna kommun har den 2 januari 2015 bytt ekonomisystem och infört en ny kodplan, kommunbas 2013. Det innebär att all ekonomidata som finns i de gamla ekonomisystemen måste arkiveras i enlighet med arkivlagen och den kommunala redovisningslagen. Den kommunala redovisningslagen kräver verifikationslista för spårbarhet till verifikat för 10 år. Sollentuna kommun uppfyller detta för 9 år .Arkivlagen kräver saldo per kodsträng och det uppfyller kommunen.
I samband med övergången till nytt ekonomisystem och byte av kodplan årsskiftet 2014/2015 planeras en avveckling av kommunens nuvarande ekonomiadministrativa IT-stöd för åren 1999 - 2014. I uppdraget ingår kommunens ekonomisystem Raindance med tilläggsapplikationer för bokföringsorderregistrering och projektredovisning, FII kommunens interna faktureringssystem, samt Ascendo kommunens leverantörsfakturasystem En avvecklingsplan redovisas i bilaga 1.
Bakgrund
Sollentuna kommun har den 2 januari 2015 bytt ekonomisystem och infört en ny kodplan, kommunbas 2013.Det innebär att all ekonomidata som finns i de gamla ekonomisystemen måste arkiveras i enlighet med arkivlagen och den kommunala redovisningslagen. Den kommunala redovisningslagen kräver verifikationslista för spårbarhet till verifikat för 10 år. Sollentuna kommun uppfyller detta för 9 år. Arkivlagen kräver saldo per kodsträng och det uppfyller kommunen.
Tjänsteutlåtande
2015-02-02
Dnr 2015/0052 KS-2 Sidan 2 av 2
Kommunledningskontorets beredning
I samband med övergången till nytt ekonomisystem och byte av kodplan årsskiftet 2014/2015 planeras en avveckling av kommunens nuvarande ekonomiadministrativa IT-stöd för åren 1999 - 2014. I uppdraget ingår kommunens ekonomisystem Raindance med tilläggsapplikationer för bokföringsorder- registrering och projektredovisning, FII kommunens interna faktureringssystem, samt Ascendo kommunens leverantörs- fakturasystem
Samtliga beskrivna system kommer med nytt ekonomisysteminförande att ersättas av Aditro redovisning och reskontra (RoR) och inköp och faktura (IoF). Avvecklingen ska ske i enlighet med gällande lagstiftning för kommunal redovisningslag och arkivlag. Styrande dokument som legat till grund för arbetet är kommunens dokumenthanteringsplan. Vidare har kommunens IT-arkivarie medverkat i projektet utifrån kraven från
arkivmyndigheten. Som externt stöd har konsult från PWC anlitats. Utöver gällande lagstiftning har hänsyn också tagits till verksamhetens praktiska användningsbehov.
I uppdraget ingår att redovisa hur en avveckling av systemen kan hanteras både utifrån formella krav samt verksamhetens behov av praktisk
användning. I analysen framgår att det finns vissa tekniska begränsningar i IT-miljön framförallt i utdatastödet som ger konsekvenser för att
avvecklingen ska kunna ske i enlighet med ställda lagkrav. Begränsningarna gör att det i vissa fall inte är görligt att ta fram all information digitalt eller i vissa fall ens pappersvägen på tillräcklig detaljeringsnivå.
Kommunen är även på gång att upphandla ett E-arkiv. I avvecklingsplanen beskrivs därför i vissa fall temporära lösningar i avvaktan på att ett E-arkiv blir infört.
Avvecklingsplanen redovisas i bilaga 1
Katarina Kämpe Leif Hildebrand
Kommundirektör
Bilaga 1: Avvecklingsplan Sollentuna kommuns ekonomiadministrativa IT- stöd 1999 – 2014.
