• No results found

11.1. Arkivering av ekonomisk data i samband med byte av ekonomisystem och kodplan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "11.1. Arkivering av ekonomisk data i samband med byte av ekonomisystem och kodplan"

Copied!
2
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret

2015-02-02

Inga-Lill Fritsch Sidan 1 av 2

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2015/0052 KS-2 Diariekod: 109

Kommunstyrelsen

Arkivering av ekonomisk data i samband med byte av ekonomisystem och kodplan

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande i enlighet med tjänsteutlåtande 2015-02-02.

1. Arkivering av ekonomisk data sker i enlighet med bilaga 1.

2. Avsteg görs från den kommunala redovisningslagen för år 2005 i enlighet med bilaga 1.

Sammanfattning

Sollentuna kommun har den 2 januari 2015 bytt ekonomisystem och infört en ny kodplan, kommunbas 2013. Det innebär att all ekonomidata som finns i de gamla ekonomisystemen måste arkiveras i enlighet med arkivlagen och den kommunala redovisningslagen. Den kommunala redovisningslagen kräver verifikationslista för spårbarhet till verifikat för 10 år. Sollentuna kommun uppfyller detta för 9 år .Arkivlagen kräver saldo per kodsträng och det uppfyller kommunen.

I samband med övergången till nytt ekonomisystem och byte av kodplan årsskiftet 2014/2015 planeras en avveckling av kommunens nuvarande ekonomiadministrativa IT-stöd för åren 1999 - 2014. I uppdraget ingår kommunens ekonomisystem Raindance med tilläggsapplikationer för bokföringsorderregistrering och projektredovisning, FII kommunens interna faktureringssystem, samt Ascendo kommunens leverantörsfakturasystem En avvecklingsplan redovisas i bilaga 1.

Bakgrund

Sollentuna kommun har den 2 januari 2015 bytt ekonomisystem och infört en ny kodplan, kommunbas 2013.Det innebär att all ekonomidata som finns i de gamla ekonomisystemen måste arkiveras i enlighet med arkivlagen och den kommunala redovisningslagen. Den kommunala redovisningslagen kräver verifikationslista för spårbarhet till verifikat för 10 år. Sollentuna kommun uppfyller detta för 9 år. Arkivlagen kräver saldo per kodsträng och det uppfyller kommunen.

(2)

Tjänsteutlåtande

2015-02-02

Dnr 2015/0052 KS-2 Sidan 2 av 2

Kommunledningskontorets beredning

I samband med övergången till nytt ekonomisystem och byte av kodplan årsskiftet 2014/2015 planeras en avveckling av kommunens nuvarande ekonomiadministrativa IT-stöd för åren 1999 - 2014. I uppdraget ingår kommunens ekonomisystem Raindance med tilläggsapplikationer för bokföringsorder- registrering och projektredovisning, FII kommunens interna faktureringssystem, samt Ascendo kommunens leverantörs- fakturasystem

Samtliga beskrivna system kommer med nytt ekonomisysteminförande att ersättas av Aditro redovisning och reskontra (RoR) och inköp och faktura (IoF). Avvecklingen ska ske i enlighet med gällande lagstiftning för kommunal redovisningslag och arkivlag. Styrande dokument som legat till grund för arbetet är kommunens dokumenthanteringsplan. Vidare har kommunens IT-arkivarie medverkat i projektet utifrån kraven från

arkivmyndigheten. Som externt stöd har konsult från PWC anlitats. Utöver gällande lagstiftning har hänsyn också tagits till verksamhetens praktiska användningsbehov.

I uppdraget ingår att redovisa hur en avveckling av systemen kan hanteras både utifrån formella krav samt verksamhetens behov av praktisk

användning. I analysen framgår att det finns vissa tekniska begränsningar i IT-miljön framförallt i utdatastödet som ger konsekvenser för att

avvecklingen ska kunna ske i enlighet med ställda lagkrav. Begränsningarna gör att det i vissa fall inte är görligt att ta fram all information digitalt eller i vissa fall ens pappersvägen på tillräcklig detaljeringsnivå.

Kommunen är även på gång att upphandla ett E-arkiv. I avvecklingsplanen beskrivs därför i vissa fall temporära lösningar i avvaktan på att ett E-arkiv blir infört.

Avvecklingsplanen redovisas i bilaga 1

Katarina Kämpe Leif Hildebrand

Kommundirektör

Bilaga 1: Avvecklingsplan Sollentuna kommuns ekonomiadministrativa IT- stöd 1999 – 2014.

References

Related documents

Figuren visar fördelningen av räkenskapsår med och utan nedskrivning för räkenskapsåren mellan 2009-2014 för alla bolag som bytt VD i Sverige, Norge, Finland och Danmark.. Den

På grund av coronakrisen har också Umeå Energi (500-1000 ton) och Tekniska verken i Linköping (10 000 ton) valt att ta börja ta emot riskavfall. Värmevärden i Avesta uppger att

I beredningen av detta ärende har deltagit avdelningschef Lina Weinmann, Milj öprövningsenheten, och sektionschef Ewa Axelsson, F örsvarsinspektören för hälsa och milj ö.

Sedan Riksdagens ombudsmän beretts tillfälle att yttra sig över promemorian Åtgärder för att underlätta brådskande ändringar av tillståndsprövade milj öfarliga verksamheter

Livsmedelsverket har inte några synpunkter på remissen av promemorian Åtgärder för att underlätta brådskande ändringar av tillståndsprövade miljöfarliga verksamheter i samband

Ut ifrän rapport eri ngen kri ng risken för fort satt spridn ing t ill hösten samt ri sken för andra pand emier ställer sig Svenska kyrkan frågande t ill varför förslagen inte

Post: 118 82 Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel 08-452 70 00, Fax: 08-452 70 50 Org nr: 222000-0315, info@skr.se, www.skr.se Sektionen för planering, säkerhet och miljö.

- Till vilken grad anser du att du får den information som behöver för din verksamhet - Hur väl är den informationen du får anpassade till dig och dina önskemål samt behov ●