Lathund e-post i Microsoft 365

(1)

Lathund

e-post i Microsoft 365

E-post i 365 – uppdaterad 7 mars 2021

(2)

1 E-post i 365 – uppdaterad 7 mars 2021

Innehållsförteckning

A. Inloggning 2

B. Funktioner/program i Microsoft 365 3

C. E-post i 365 4

1. Introduktion 4

2. Läsa inkommande e-postmeddelande 5

3. Spara bifogade filer i inkommande e-post 6

4. Skapa nytt e-postmeddelande 8

5. Lägg till signatur 11

D. Kontakter/kontaktlista 12

1. Skapa ny kontakt 12

2. Redigera kontakt 12

3. Ta bort kontakt 12

4. Skapa Kontaktlista (där en hel grupp sparas) 13 5. Lägg till kontakter i Kontaktlistan 13

6. Redigera kontaktlistan 13

7. Skicka e-post till adresser i kontaktlista 14

E. Logga ut 14

F. Organisera mappar och rensa borttagna meddelanden 15 G. Hämta tillbaka borttagna meddelanden 16

Bilagor från 2017:

365 Word 365 Excel

365 PowerPoint 365 OneDrive

(3)

Microsoft 365 A. Inloggning

1. Gå till Riksorganisationens hemsida via www.pro.se Klicka på Microsoft 365, den första av de tre modulerna.

2. Du kommer till denna sida, klicka på länken.

3. Användarnamnet är förenings e-postadress, som är föreningens namn@pro.se

Skriv in föreningens e-postadress, klicka ”nästa” och skriv in lösenordet.

Tumregel: Alla lösenord börjar med ”Stol” följt av 4 siffror och ytterligare ett tecken, t.ex. bokstav, ?, ! etc. Klicka därefter på Logga in

4. E-postsidan visas. 365 innehåller mycket mer än bara e-post.

(4)

B. Funktioner/program i Microsoft 365

1. Klicka på den blåa rutan längt till vänster eller på Microsoft 365 för att se alla funktioner

Som du ser finns många olika program/verktyg. Alla behöver inte användas, man väljer det som är lämpligt för föreningen.

Bra program är officepaketet med Word, Excel, Power Point. Officepaketet är onlineprogram och kan inte laddas ner till egen dator.

OneDrive är ett lagringsutrymme, där dina dokument sparas. Möjlighet finns även att dela dokumenten med andra.

Kalendern är ett bra verktyg. Där kan alla viktiga möten, aktiviteter etc. läggas in.

Alla som använder föreningens 365 kan hela tiden vara uppdaterad.

(5)

C. E-post i 365

1. Introduktion

Efter inloggning visas E-posten Outlook.

• Längst till höger visas föreningens namn.

• Under ?-tecknet finns ”hjälpfunktioner” om man kör fast.

• Under kugghjulet visas nuvarande inställningar som kan ändras efter önskemål och behov.

• Ringklockan visar ev. aviseringar.

• S-et är symbol för chatta/sök.

• Inkomna e-postmeddelanden visas som standard ”Prioriterat” och ”Övrigt”. I Övrigt hamnar i regel e-post som inte kommer från en person, t.ex. reklam, kampanjer etc.,

Kan ändras så alla e-post kommer på ett ställe se under ”Filter”.

• Standardmappar finns upplagda. Nya mappar kan läggas till och gamla tas bort.

(6)

2. Läsa inkommande e-postmeddelande

• Klicka på ett meddelande i listan över inkomna meddelanden.

Hela e-postmeddelandet visas till höger.

• Eller dubbelklicka på meddelandet och e-posten visas i en egen ruta.

• I bägge vyerna kan meddelandet besvaras, skickas vidare, tas bort, arkiveras, flyttas.

(7)

• Tre prickar betyder alltid att där finns extra funktioner. Lite olika beroende på var i e-posten man befinner sig.

3. Spara bifogade filer i inkommande e-post

• Högerklicka på bilagan eller den lilla pilen och olika nedladdningsalternativ erbjuds.

(8)

• Välj ”Ladda ner” för att spara i sin egen dator. Sök rätt på lämplig mapp eller skapa en ny mapp och spara

• I nedan exempel har vi valt ”Ladda upp på OneDrive” och ikonen ändras och talar om att dokumentet finns på OneDrive och kan delas med andra.

För att använda alternativet ”Ladda upp på OneDrive” behövs kännedom om hur OneDrive fungerar.

(9)

• Bilagor som sparas i OneDrive lägger sig automatiskt i en mapp

”E-postbilagor” eller ”Attachments”. Kolla båda!

4. Skapa nytt e-postmeddelande

• Tryck på Nytt meddelande och skriv in e-postadress i Till-rutan och fyll i resten av meddelandet.

• Eller hämta från Dina kontakter. Klicka på TILL för att komma till Dina kontakter.

(10)

• Klicka på +-tecknet till höger om namnet och spara. Adressen hamnar i adressfältet.

• Samma gäller för att skicka kopia och hemlig kopia.

• Under rubriken ”Efter förnamn” bestämmer man vad som ska visas och hur.

Här hittar man även skapade kontaktlistor

(11)

OBS! Skriv alltid i rubrik. Underlättar för Mottagaren att se vad e-posten gäller.

• Bifoga foton eller dokument genom att klicka på ”gemet” och hämta från t.ex. datorn.

• Foton kan även dras in i meddelandet.

• När e-postmeddelandet är klart tryck på Skicka-knappen

• Formateringsverktygen finns under själva Meddelandet och fungerar på samma sätt som i t.ex. word eller annat ordbehandlingsprogram.

(12)

• Om E-postmeddelandet behöver kompletteras med ytterligare uppgifter eller om du vill fundera på innehållet en gång till, sparar man meddelandet Som Utkast i menyn som finns under de tre prickarna.

5. Lägg till signatur

• Klicka på kugghjulet i toppmenyn, gå till ”Visa alla Outlook-inställningar”

längst ner.

• Öppna e-post och välj ”Skriva och svara”.

• Skapa e-postsignatur.

• På samma sätt ändrar eller tar man bort en signatur.

(13)

D. Kontakter/Kontaktlista

1. Skapa ny kontakt

• Klicka på ”Personikonen” längt ner till vänster i e-posten för at komma till

”Kontakter”.

• Klicka på pilen Ny kontakt.

• Fyll i kontaktformuläret.

2. Redigera kontakt

• Gå till kontakter och markera den som ska ändras och klicka på redigera.

• Skriva in nya uppgifter och Spara.

• Om den gamla uppgiften visas i listan, uppdatera genom att trycka F5.

3. Ta bort kontakt

• Markera kontakten och ta bort i toppmenyn.

(14)

4. Skapa Kontaktlista (där en hel grupp sparas)

• För att skapa Kontaktlista måte alla adresser finnas i Kontakter.

• Gå till pilen Ny och välj Ny kontaktlista.

• Obs! Minst en e-post måste läggas till för att skapa lista.

• I nästa steg döper du din Kontaktlista med lämpligt namn och trycker på SKAPA.

5. Lägg till kontakter i Kontaktlista

• Markera och lägg till fler e-postadresser.

6. Redigera kontaktlistan via redigeraknappen

(15)

7. Skicka e-post till adresser i kontaktlista

• Öppna nytt e-postmeddelande och fyll i ditt eget namn i TILL-rutan.

• Tryck sedan på HEMLIG KOPIA i adressfältet, välj och lägg till listan.

• Undvik att visa e-postadresser (GDPR). Dessutom behöver

mottagaren inte ödsla papper på en mängd e-postadresser. Du själv ser alla adresser när meddelandet öppnas i SKICKAT.

• OBS! För att redigerad uppgift på en medlem som är inlagd i en kontaktlista ska ”slå igenom” måste e-postadressen först tas bort från kontaktlistan.

• Lägg tillbaka den nya korrekta uppgiften i listan.

• Görs inte denna procedur går felaktiga uppgifter ut i kommande e- postutskick.

E. Logga ut

• När du klar rekommenderas att du loggar ut.

• Klicka på föreningsnamnet till höger.

• I menyn finns LOGGA UT.

(16)

F. Organisera mappar och rensa borttagna meddelanden

• Högerklicka på ett e-postmeddelande så får du fram en ny meny med olika alternativ för att hålla ordning och reda.

• Att ta bort ett meddelande görs enklast genom att peka på meddelanden och klicka på papperskorgen eller

• Att markera meddelandet och gå till TA BORT i huvudmenyn.

• I mappmenyn till vänster kan nya mappar skapas, genom att man trycker på +-tecknet.

(17)

G. Hämta tillbaka borttagna meddelanden

• Markera borttagna meddelanden och tryck på ”Återställ borttagna objekt”.

• Du kan välja att återställa ett objekt eller alla objekt eller rensa permanent.

(18)

17 E-post i 365 – uppdaterad 7 mars 2021 PRO Örebro läns ”Lathund – e-post i Microsoft 365” är sammanställd av

Lena Ottosson och Inger Johanson, IKT-gruppen.