MICROSOFT MICROSOFT

(1)

Eva Ansell

MICROSOFT

Eva Ansell

MICROSOFT

NYHETERNA I OFFICE 2010

Det här är boken för dig som idag använder Microsoft Office version XP eller 2003 och som snabbt vill sätta dig in i nyheterna i Microsoft Office version 2010.

Med hjälp av den här bildrika fyrfärgsboken får du lära dig använda nya och förbättrade funktioner i programmen. I Office 2007 ersatte Microsoft menyer och verktygsfält med ett menyfliksområde, vilket gör det lättare att hitta och använda funktioner i de olika programmen. I denna version har programmet förbättrats ytterligare och menyfliksområdet finns nu även i Outlook.

Boken innehåller:

• Övergripande nyheter

• Microsoft Word 2010

• Microsoft Excel 2010

• Microsoft PowerPoint 2010

• Microsoft Outlook 2010

Öka dina kunskaper! Visual-boken presenterar på ett överskådligt sätt programmets funktioner och möjligheter för effektiv användning. Över en miljon personer har använt serien för självstudier eller som kurslitteratur.

Bild på omslaget:Image Source/Matton ImagesPhotodisc/Matton Images

Bokens författare, Eva Ansell, har en lång och gedi- gen meritlista som databoks- författare och redaktör på Docendo. Eva har skrivit ett stort antal böcker, främst för Office-programmen, men också för till exempel Photo- shop. Hon har även varit med och utvecklat Docendo- pedagogiken: Läs – Öva – Rätta.

Eva AnsellNyheterna i Microsoft Office 2010

6299 Nyheterna i Office 2010.qxp 2011-02-07 08:38 Sida 1

(2)

1. MICROSOFT OFFICE 2010... 6

2. NYTT UTSEENDE... 8

A. Menyfliksområdet...9

B. Verktygsfältet Snabbåtkomst...11

C. Formateringsverktygsfältet ...12

D. Anpassa programfönstret ...12

E. Backstage-vyn ...15

F. Dynamisk förhandsgranskning i gallerier...16

3. HJÄLPFUNKTIONEN... 17

4. FILHANTERING ... 18

A. Skapa ny fil...19

B. Öppna fil ...20

C. Konvertera fil ...21

D. Spara fil ...22

E. Filformat ...23

F. Återskapa fil...24

G. Förhandsgranska och skriva ut fil ...25

H. Dokumentegenskaper...26

I. Förbered för delning ...27

J. Spara och skicka fil...28

5. DIALOGRUTAN ALTERNATIV... 29

6. OFFICE DOKUMENTTEMAN ... 31

7. URKLIPP... 34

8. CLIPART, BILDER OCH FIGURER ... 35

A. Infoga bilder...37

B. Formatera objekt...38

C. Hantera objekt ...42

D. Infoga skärmbilder ...43

E. WordArt-objekt...43

9. SMARTART-GRAFIK ... 44

10. MAKRON ... 46

A. Spela in makro ...46

B. Köra makro...47

C. Spara makro i fil...47

D. Koppla makro...47

E. Makrosäkerhet ...47

11. REFERENSINFORMATION... 48

12. NYTT UTSEENDE... 50

A. Menyfliksområdet... 51

13. OLIKA SÄTT ATT VISA DOKUMENT... 53

A. Dokumentvyer...53

B. Navigeringsföntret...56

14. REDIGERA TEXT ... 57

A. Symboler och specialtecken...57

B. Söka och ersätta text ...58

C. Avstavning ...59

D. Språkkontroll ...60

15. FORMAT ... 61

A. Teckenformat ...61

B. Styckeformat...62

C. Dokumentteman... 63

D. Snabbformat – Formatmallar...63

E. Utskriftsformat ...67

F. Autoformat...67

16. TABBAR OCH TABELLER... 68

A. Infoga tabell...68

B. Formatera tabell... 69

C. Redigera tabell ...70

D. Infoga kalkylblad från Excel ...71

17. DIAGRAM... 71

18. SIDHANTERING... 72

A. Infoga sidor...72

B. Sidnummer...73

C. Sidhuvud och sidfot...74

19. OBJEKT OCH BILDER ... 75

20. BYGGBLOCK ... 76

21. UTSKICK... 78

A. Kuvert och etiketter ...79

22. LÅNGA DOKUMENT... 80

A. Innehållsförteckning ...80

B. Index ...80

C. Korsreferenser...81

D. Fotnoter och slutkommentarer ...81

E. Källhänvisningar och litteraturförteckning...81

F. Bokmärken ...82

23. FORMULÄR ... 82

24. DELA INFORMATION... 84

A. Jämföra dokument ...85

B. Dokumentkontroll... 86

C. Skydda dokument... 86

D. Blogga ...86 E.

F.

G.

H.

I.

(3)

INNEHÅLL

^J. _{DEL 3}

MICROSOFT EXCEL 2010

25. NYTT UTSEENDE ...88

26. HANTERA EN ARBETSBOK...91

A. Redigera kalkyl ...92

B. Söka och ersätta text ...92

C. Kommentarer ...92

27. FORMLER...93

28. FORMAT ...93

A. Dokumentteman...95

B. Rader och kolumner...96

C. Skydda celler...96

D. Utskriftsformat ...97

E. Villkorsstyrd formatering...99

29. ARBETA MED FLERA BLAD...102

30. DIAGRAM ...103

A. Skapa diagram ...103

B. Formatera diagram...104

C. Redigera diagram ...108

31. FUNKTIONER ...109

A. Infoga funktion...109

B. Namnge celler ...111

32. TABELLER (LISTOR)...112

A. Skapa tabell ...112

B. Sortera tabell...115

C. Filtrera tabell...117

D. Verifiera data ...117

33. IMPORTERA OCH KONSOLIDERA...118

A. Konsolidera ...118

B. Konsekvensanalyser...118

34. PIVOTTABELLER ...119

DEL 4 MICROSOFT POWERPOINT 2010 35. NYTT UTSEENDE ...124

36. HANTERA EN PRESENTATION...127

A. Utskriftsformat ...127

B. Bilder ...128

C. Bildbakgrund...129

D. Teman – Formgivningsmall...132

37. TEXTER ...133

A. Formatera text ...134

B. Stavningskontroll ...136

C. Disposition...137

38. OBJEKT OCH BILDER... 137

39. DIAGRAM... 138

40. SMARTART-GRAFIK ... 139

41. TABELLER... 139

A. Formatera tabell...140

B. Redigera tabell ...141

42. BILDSPEL ... 142

A. Anpassade bildspel...144

B. Övergångar...144

C. Animeringar ...145

43. PUBLICERA PRESENTATION... 147

A. Paketera för cd...147

DEL 5 MICROSOFT OUTLOOK 2010 44. NYTT UTSEENDE ... 150

45. E-POST ... 152

A. Skapa och skicka e-postmeddelanden...153

B. Redigera och formatera meddelanden ...153

C. Läsa och svara på e-postmeddelanden...156

D. Meddelandealternativ ...158

E. Bifoga filer...158

F. RSS-feeds ...159

G. Snabbsökning...161

H. Snabbsteg...163

I. Organisera e-postmeddelanden ...165

J. Följa upp ...166

46. KONTAKTER... 170

A. Skapa en kontakt ...171

B. Hantera kontakter ...172

47. KALENDER ... 173

A. Skapa en avtalad tid...174

B. Hantera bokningar ...175

C. Skapa ett möte ...176

D. Dela kalendrar ...177

48. UPPGIFTER ... 179

A. Skapa uppgifter...180

B. Hantera uppgifter...180

SAKREGISTER ... 181

(4)

34

7. URKLIPP

På fliken Start (Home) finns gruppen Urklipp (Clipboard) där du hittar olika kommandon för att kopiera, klippa ut och klistra in. Genom att klicka på pilen vid Klistra in (Paste) kommer du lätt åt kommandona för att klistra in special och klistra in länk. I denna grupp hittar du även Hämta format (Format Painter).

För att visa åtgärdsfönstret Urklipp (Clipboard) klickar du på dialogruteikonen Urklipp (Clipboard) längst ner till höger i gruppen.

Som standard kopieras flera objekt till Urklipp (Clipboard) endast när åtgärds- fönstret visas. Om du vill att objekten alltid ska kopieras till Urklipp (Clip- board) när du kopierar flera objekt, klickar du på Alternativ (Options) längst ner i åtgärdsfönstret. Välj sedan Samla in utan att visa Office Urklipp (Collect Without Showing Office Clipboard). Har du aktiverat kommandot Visa Office Urklipp automatiskt (Show Office Clipboard Automatically) visas åtgärdsfönstret automatiskt när du kopierar flera objekt. Objekten sparas då i Urklipp (Clipboard).

Urklipp fungerar på samma sätt som tidigare, men du kommer lättare åt den via fliken Start (Home).

(5)

8. CLIPART, BILDER OCH FIGURER

Via fliken Infoga (Insert) kan du bland annat infoga ClipArt, bilder och figurer.

Du gör på samma sätt oavsett vilket program du arbetar i. Du kan välja bland en mängd fördefinierade format, och kan på så sätt enkelt formatera objekten på samma sätt oavsett vilket program du arbetar i.

A. Infoga ClipArt från Office.com

Vid en standardinstallation av Office 2010 installeras ett antal ClipArt-bilder på din dator. Men det finns många fler bilder du kan använda, på webbplatsen Office.com har du tillgång till tusentals bilder, ljud, foton och animeringar. För att infoga en ClipArt-bild i något Office-dokument använder du åtgärdsfönstret ClipArt (Clip Art).

Visa fliken Infoga och klicka på ClipArt (Insert, Clip Art) i gruppen Illustrationer (Illustrations).

Nu visas ett åtgärdsfönster till höger i programfönstret. Skriv ett sökord och klicka på Sök (Go).

Du kan begränsa sökningen så att den endast matchar vissa typer av mediefiler. Öppna listrutan Resultaten ska vara (Result should be) och markera rutan intill den filtyp som du vill hitta.

För att hitta fler bilder på Office.com, klickar du på Hitta mer på Office.com (Find more at Office.com) längst ner i åtgärdsfönstret.

Oavsett vilket Office-pro- gram du arbetar i kan du enkelt infoga och formatera olika typer av objekt.

Arbetar du i PowerPoint kan du även infoga de olika objekten via platshållaren, läs mer i PowerPoint-delen.

1

2

3

4

I den högra bilden ser du resultatet, när rutan Ta med innehåll från Office.com (Include Office.com content) är markerad.

1 3

4

2

6299.book Page 35 Monday, February 14, 2011 9:54 AM

(6)

36

Högst upp på webbsidan finns en sökruta där du kan skriva ett sökord.

Klicka på Retur eller klicka på sökknappen för att söka efter angivna bilder.

Under Medietyper (Media types) kan du filtrera resultatet om du bara vill visa en viss medietyp; illustrationer, foton, animeringar eller ljud.

Klicka på pilarna vid Nästa (Next) för att bläddra bland resultatsidorna.

Vill du ändra storlek på miniatyrbilderna klickar du på någon av storleks- knapparna.

Peka på den bild som du vill infoga i dokumentet och klicka på Kopiera till Urklipp (Copy to Clipboard). Därefter kan du klistra in det i ditt dokument.

I bilden nedan ser du en liten del av resultatet som visas när vi sökte bland ClipArt efter djur.

På första sidan på webb- platsen kan du även välja att visa alla typer av bilder sorte- rade efter olika kategorier. Har du redan gjort en sökning kan du klicka på något av de delade nyckelorden som visas till vänster för att hitta liknande bilder.

5

6

7 8

9

5

6

7 8

9

(7)

B. Infoga bilder

För att infoga ett bildobjekt visar du fliken Infoga och klickar på Bild (Insert, Picture) i gruppen Illustrationer (Illustrations). Arbetar du i PowerPoint finns alternativet i gruppen Bilder (Picture).

Dialogrutan som visas fungerar på samma sätt som tidigare.

C. Infoga figurer

För att infoga en färdig figur visar du fliken Infoga och klickar på Figurer (Insert, Shapes) i gruppen Illustrationer (Illustrations). Välj den figur som du vill infoga och rita upp den direkt på bilden.

När du har infogat en figur visas fliken Format under Ritverktyg (Format, Drawing Tools). Via gruppen Infoga figurer (Insert Shapes) har du också möjlighet att infoga färdiga figurer (så länge något objekt är markerat och fliken visas).

Vill du infoga samma figur flera gånger höger- klickar du på önskad figur och väljer Lås ritläge (Lock Drawing Mode) på snabbmenyn. Klicka på figuren igen för att återgå till normalt läge.

Byta eller ändra form på figur

Vill du byta till en annan figur, eller ändra form på markerad figur visar du fliken Format under Ritverktyg (Format, Drawing Tools). Klicka på Redigera figur i gruppen Infoga figurer (Edit Shape, Insert Shape). Väljer du Byt figur (Change Shape) visas figurgalleriet och du kan välja en ny figur, den nya figuren behåller alla inställning för exempelvis storlek och format.

Väljer du i stället Redigera punkter (Edit Points) på menyn visas noderna i figuren. Ändra figurens form genom att peka på en nod och dra den åt önskat håll.

Word

Ska du infoga flera objekt kan det vara lämpligt att först infoga en arbetsyta där du samlar alla objekt. Klicka på Figurer och välj Ny arbetsyta (Shapes, New Drawing Canvas) längst ner på menyn.

Du kan sedan hantera objekt- en i arbetsytan som ett, och till exempel bestämma i vilken ordning objekt ska placeras.

Läs mer om arbetsyor i Word- delen.

(8)

38 Text i figur

Det är enkelt att infoga text i en figur. Du markerar bara figuren och skriver önskad text som då blir en del av objektet. Du kan formatera texten på vanligt sätt via fliken Start (Home), men även använda de olika WordArt-format som finns. Läs mer i avsnittet WordArt-objekt på sidan 43.

D. Formatera objekt

När en bild är markerad visas fliken Format under Bildverktyg (Format, Picture Tools). Har du i stället markerat en figur visas fliken under Ritverktyg (Drawing Tools). Med hjälp av denna flik kan du formatera markerat objekt.

Fördefinierade format

I gruppen Bildformat (Picture Styles) kan du välja bland en mängd färdiga format för bilden. Klicka på knappen Mer (More) om du vill visa hela galleriet.

Peka på ett format så ser du direkt hur bilden kommer att se ut. Klicka på det format du vill använda.

(9)

I gruppen Bildformat (Picture Styles) kan du finjustera formatet för bilden.

Under Bildram och Bildeffekter (Picture Border, Picture Effects) kan du välja olika kantlinjer och effekter (som skugga, ljussken och 3D) för bilden. Du kan välja flera effekter för samma bild.

Klickar du på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen visas en dialogruta där du kan göra flera inställningar för bilden.

Har du markerat en figur använder du i stället de fördefinierade formaten som finns i gruppen Figurformat (Shape Styles). Även här kan du peka på ett format för att se hur resultatet blir innan du väljer det.

Är du inte helt nöjd med utseendet kan du själv påverka fyllning, kantlinje och effekter med hjälp av Figurfyllning, Kontur och Figureffekter (Shape Fill, Shape Outline, Shape Effects) i samma grupp. Vilka färger som visas under Temafärger (Theme Colors) beror på vilket tema du har valt. Använder du dessa färger på objekt, och sedan ändrar tema, kommer färgerna på objekten att förändras. På undermenyn hittar du även kommandon för att ändra till exempel fyllningseffekt och linjestil.

Genom att klicka på Bildlayout (Picture Layout) kan du konvertera markerad bild till SmartArt-grafik. Läs mer i avsnittet SmartArt-grafik på sidan 44.

(10)

40 Dialogrutan Formatera

När du har markerat ett objekt kan du även använda dialogrutan Formatera (Format) för att formatera den.

Klicka på dialogruteikonen Lägg till Bildformat (Picture Styles) längst ner till höger i gruppen Figurformat (Shape Styles).

Nu visas en dialogruta där du väljer önskad kategori i listan till vänster, till exempel Fyllning (Fill).

Markera till exempel typ av fyllning och gör sedan önskade inställningar i nedre delen av dialogrutan.

När du har dialogrutan öppen behöver du inte stänga den om du vill formatera något annat objekt. Klicka bara på det objektet och gör önskade inställ- ningar i dialogrutan.

Klicka på Stäng (Close) för att stänga dialogrutan.

1

2

3

4

5

2

3

5 1

(11)

Justera bilder

I Office 2010 kan du justera bilder direkt i programmen. På fliken Format finns gruppen Justera (Format, Adjust) som du använder för detta. Även dessa

fördefinierade format visas på bilden bara genom att du pekar på formatet.

Klicka på det format som du vill använda.

Klicka på Korrigeringar (Corrections) om du vill ändra ljusstyrkan, kontrasten och/eller skärpan i bilden.

Klicka på Färg (Color) om du vill ändra färgmättnad eller färgton på bilden. Under Ändra färg (Recolor) kan du ändra bildens färg, till exempel till svartvitt eller sepia.

Klicka på Konstnärliga effekter (Artistic Effects) om du vill lägga till en effekt på bilden så att det till exempel ser ut som en målning.

Ändra storlek på objekt När du ändrar storlek på ett objekt

genom att dra i ett av handtagen ser du nu direkt hur objektet kommer att se ut med den nya storleken.

Vill du ha en exakt storlek använder du fliken Format och gruppen Storlek (Format, Size). För att visa en dialogruta där du kan göra ytterligare inställningar för storleken klickar du på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen.

Beskära bilder

Använd Beskär i gruppen Storlek (Crop, Size) om du vill beskära bilden. Du kan direkt på fliken ange en exakt storlek som bilden ska ha. Vill du göra ytter- igare inställningar klickar du på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen.

Klickar du på Ta bort bak- grund (Remove Background) kan du få hjälp med att ta bort bakgrund-en eller andra oönskade delar i bilden.

(12)

42

E. Hantera objekt

Flytta och kopiera objekt

Vill du flytta eller kopiera objekt visar du fliken Start och använder kommandona i gruppen Urklipp (Home, Clipboard). Du kan fortfarande använda dra och släpp-metoden för att flytta eller kopiera objekt.

Arbeta med flera objekt

Arbetar du med flera objekt kan du arrangera dem på olika sätt. På fliken Format under Ritverktyg (Format, Drawing Tools) kommer du snabbt åt dessa kommandon där de är samlade i gruppen Ordna (Arrange), se bilden nedan.

Kommandona i sig fungerar precis som i tidigare versioner.

Vill du rotera eller vända ett objekt gör du även det via gruppen Ordna (Arrange). Klicka på Rotera (Rotate) och välj önskat alternativ på menyn. Precis som i tidigare versioner kan du även dra i roteringshandtaget för att rotera objektet fritt.

Åtgärdsfönstret Markering och visning I Office 2010 finns åtgärdsfönstret Markering och visning (Selection and Visibility) med i alla program.

Du kan använda det för att få markera och ordna objekten.

Visa fliken Format och klicka på Markerings- fönster (Format, Selection Pane) i gruppen Ordna (Arrange).

Nu visas ett åtgärdsfönster till höger i program- fönstret, markera det objekt som du ska flytta framåt/bakåt i listan.

Klicka på Flytta framåt eller Flytta bakåt (Bring Forward, Send Backward) för att flytta objektet framåt/bakåt.

Vill du dölja vissa objekt klickar du på ögat så att det försvinner. Vill du visa objektet igen klickar du i rutan så att ögat visas igen.

I PowerPoint hittar du dessa kommandon på fliken Start under Ordna (Home, Arrange) i gruppen Rita (Drawing).

2

3 4 1

2

3

4

(13)

F. Infoga skärmbilder

I Office 2010 finns en ny funktion som hjälper dig att infoga en skärmbild i aktuell fil. Detta kan vara speciellt användbart om du har problem i något program och vill visa detta i ett e-postmeddelande för exempelvis IT-ansvarig.

Visa fliken Infoga och klicka på Skärmbild (Insert, Screenshot). Nu visas ett galleri med alla öppna fönster, minimerade fönster visas dock inte.

Genom att klicka på önskad bild infogas skärmbilden i filen eller i ett e-postmeddelande.

G. WordArt-objekt

I Office 2010 är det lätt att infoga WordArt-objekt. Du kan formatera dem med hjälp av en mängd olika fördefinierade format och effekter.

Visa fliken Infoga och klicka på WordArt (Insert, WordArt) i gruppen Text (Text). I galleriet som visas väljer du önskat format, skriv önskad text i textrutan.

När du har infogat ett WordArt-objekt visas fliken Format under Ritverktyg (Format, Drawing Tools), där du kan redigera och formatera objektet.

I gruppen WordArt-format (WordArt Styles) kan du välja något av de fördefinierade formaten, när du pekar på ett format ser du direkt hur texten påverkas.

Vill du göra ytterligare inställningar för texten klickar du på Textfyllning, Textkontur eller Texteffekter (Text Fill, Text Outline, Text Effects) och gör önskade inställningar på menyerna som visas. Du kan även visa dialogrutan Formatera texteffekter (Format Text Effects) genom att klicka på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen.

Har du infogat en textruta eller en figur med text, kan du snabbt ge den något av WordArt- formaten via fliken Format (Format). När du markerar text i en platshållare i PowerPoint visas också denna flik, vilket innebär att du kan formatera en redan inskriven text med hjälp av WordArt-formaten.

I Word kan du också använda de fördefinierade WordArt- formaten på en befintlig text.

Läs mer om texteffekter i Word-delen.