Uppföljning Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm AB

(1)

Mångkullturell Hemtjänst ska i befintlig utvecklingsplan lägga till social dokumentation som ett utvecklingsområde. Den sociala dokumentationen ska föras enligt gällande lagstiftning,

föreskrifter och allmänna råd från socialstyrelsen.

Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm har 2 kunder i Solna, kontoret, som även fungerar som lokal för personalen, ligger i Kista. Omvårdnasdförvaltningens uppfattning är att Mångkulturell

Hemtjänst har en verksamhet med fokus på kontinuitet hos kunderna. Ledningen är tillgänglig för kunder, anhöriga och personal 7-22 alla dagar. Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm har ca 160 kunder fördelat mellan olika kommuner i Stockholms län. Det finns rutiner som är anpassade efter verksamhetens spridning och storlek.

Personaln utgår från lokalen i Kista.

Det finns ett ledningssystem enligt SOSFS 2011:9

I enkäten uppger Mångkulturell Hemtjänst att 70-99 % har adekvat utbildning. Det finns en generelll kompetensutgecklingsplan och omvårdnadspersonalen har individuella

kompetensutecklingsplaner.

Mångkulturell Hemtjänst deltar ofta i de föreläsningar som Solna erbjuder.

Kunderna har genomförandeplaner som beskriver hur och när kunderna vill ha insaterna utförda.

Viktigt att det finns datum för planerad uppföljning och när den faktiskt blir uppföljd.

Det finns social dokumentation men den behöver utvecklas. Det saknas datum när ärenden startar, när genomförandeplanen är upprättad mm. Den sociala dokunmentationen ska vara tydlig, respektfullt skriven, korrekt, tillräckling och väsentlig.

Sammanfattande bedömning:

Åtgärd:

Granskare: Eva Wallin

Företagets representanter: Neven El Badawi

Mångkulturell Hemtjänst i Stockholm AB Uppföljning 2014-04-08

Metod: Webbenkät, intervju, granskning av rutiner, genomförandeplaner och socialdokumentation

(2)

(3)

Allmän information

Svarsdatum 2014/03/17

Enkäten besvarad av Neven El Badawi

Om verksamheten

Antal kunder i Solna 2

Var har verksamheten sin lokal Norgegatan 1 I kista

Namn på enhetschef/verksamhetschef Neven El Badawi

Enhetschef/verksamhetschef är den i organisationen som ansvarar för den dagliga ledningen av verksamheten.

Beskriv kortfattat hur personalen har tillgång till arbetsledning under all arbetstid.

Dag, kväll och helg.

Vi har bemannade telefoner vardagar mellan 8.00 - 16:30. Efter kontorstid kan ledningen nås på mobiltelefon dygnet runt och larm telefon

Granskarens bedömning av sektionen "Om verksamheten"

Enhetschef/verksamhetschef

överensstämmer med den person som omvårdnadsförvaltnignen har uppgift om.

¤

Ja

¡

Nej

Kommentarer från granskaren Inga kommentarer.

Omvårdnadspersonal

Nedanstående frågor avser endast omvårdnadspersonal som arbetar med kunder i Solna.

Antal omvårdnadspersonal i Solna (alla anställningsformer)

4

Hur många av omvårdnadspersonalen i Solna är tillsvidareanställd?

4

Avtalsuppföljning hemtjänst 2, 2013-2014

(4)

Omvårdnadspersonalens formella

kompetens oavsett anställningsform

¡

100% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng)

¤

70-99% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng)

¡

50-69% har adekvat utbildning (lägst vårdbiträdesutbildning motsvarande 900 poäng)

¡

Färre än 50% har adekvat utbildning Behärskar all omvårdnadspersonal det

svenska språket för att kunna

kommunicera med kunder, anhöriga eller andra runt kunderna?

¤

Ja

¡

Nej

Om nej, vilka åtgärder har vidtagits?

Beskriv kortfattat.

Behärskar all omvårdnadspersonal det svenska språket för att kunna dokumentera enligt gällande lagstiftning?

¤

Ja

¡

Nej Om nej, vilka åtgärder har vidtagits?

Beskriv kortfattat.

Personal som utför insatser till egen

anhörig/närstående.

¤

Det finns ingen personal som utför insatser till egen anhörig/närstående

¡

Det finns personal som utför insatser till egen anhörig/närstående

Granskarens bedömning av sektionen "Omvårdnadspersonal"

Kommentarer från granskaren. 70-99% har adekvat utbildning. Alla har tillsvidareanställning.

Introduktion

Finns det en skriftlig rutin för introduktion

för nyanställd omvårdnadspersonal?

¤

Ja

¡

Nej Vem ansvarar för introduktionen och hur

genomförs den?

Neven El Badawi./ Meriam Toma /Nora Fathallah.

(5)

Finns det en checklista vid introduktionen?

¤

Ja

¡

Nej Finns det skriftligt introduktionsmaterial att

lämna till nyanställd omvårdnadspersonal?

¤

Ja

¡

Nej Får alla nyanställda gå "dubbelt"?

¤

Ja

¡

Nej Följer verksamheten upp introduktionen av

nyanställd omvårdnadspersonal?

¤

Ja

¡

Nej Om ja, beskriv kortfattat hur verksamheten

följer upp introduktionen.

Efter ca 1 vecka kontaktas den nyanställde av personalansvarig eller enhetschef för att veta hur första arbetsveckan har varit.

Efter ca. 1 månad kontaktas den nyanställde återigen för synpunkter om hur starten på det nya arbetet har fungerat. Här besvaras ev. frågor eller ev. återgärder planeras samt

uppföljningsdatum sätts upp.

Granskarens bedömning av sektionen "Introduktion"

Kommentarer från granskaren Alla nyanställda får introduktion och introduktionen följs upp av ledningen.

Fortbildning

Finns det en generell

kompetensutvecklingsplan?

¤

Ja

¡

Nej Har all personal en individuell

kompetensutvecklingsplan?

¤

Ja

¡

Nej Vilka utvecklingsprojekt/utbildningar/

föreläsningar som staden anordnat har verksamheten deltagit/deltar i?

1. Miljökurs steg 1 och steg 2 4. Kvalitetsdagar i Solna 2 .Reflektionsutbildning 5. Lex Sarah

3. Människor vid livets slut

Andra utvecklingsprojekt/utbildningar/

föreläsningar som verksamheten deltagit/deltar i.

1. Värdighetsgarantier 2.Chefsutvecklingsprogrammet i Stockholms stad. 3.Lex Sarah 4. Basala hygienrutiner 5.

Livsmedelshygien 6. Social dokumentation. 7. Demens ABC 8.

Undernäring hos äldre 9.Distansutbildning i Socialt arbete 30 hp.10. Våld mot äldre kvinnor. 11.Våld i nära relationer 12.

Grundläggande psykiatri 7,5 hp

(6)

Granskarens bedömning av sektionen "Fortbildning"

Kommentarer från granskaren Mångkulturell Hemtjänst deltar ofta i de föreläsningar och utbildningar som Solna erbjuder utförare.

Kontaktmannaskap

Finns lokal skriftlig rutin för

kontaktmannaskap

¤

Ja

¡

Nej Framgår kontaktmannens ansvarsområde

tydligt i rutinen?

¤

Ja

¡

Nej Har alla kunder en utsedd kontaktman?

¤

Ja

¡

Nej Finns det en utsedd ersättare för

kontaktmannen? Beskriv kortfattat.

Ja varje kund har vice kontaktman som arbetar i företaget

Hur ofta går personalen till de kunder som de är kontaktman för?

Det beror på beställningen . Men det är den som har flest timmar

Blir kunder informerade vid förändring av personal och vid förseningar? Beskriv kortfattat på vilket sätt.

Ja, vi har rutiner för tidskontinuitet, omsorgskontinuitet och personalkontinuitet.

Enhetschefen tar kontakt med kunden via telefon och försöker matcha den hemtjänstpersonal som bäst passar in med kundens önskemål om språk och behov.

Granskarens bedömning av sektionen "Kontaktmannaskap"

Kommentarer från granskaren Mångkulturell hemtjänst har hög personkontinuitet hos kunderna.

Genomförandeplan

Har alla kunder en upprättad

genomförandeplan?

¤

Ja

¡

Nej

(7)

Vid nej, beskriv kortfattat varför.

När upprättas genomförandeplanen? 14 Dagar efter mottagandet av beställning.

Vem/vilka deltar vid upprättande av genomförandeplan?

Kunden och kontaktman

Hur ofta sker uppföljning av genomförandeplanerna?

Var tredje månad

Finns det datum för när

genomförandeplanen ska följas upp?

¤

Ja

¡

Nej

Granskarens bedömning av sektioenen "Genomförandeplan"

Kommentarer från granskaren Genomförandeplanerna beskriver hur och när kunderna vill ha insterna utförda. Viktigt att det alltid finns datum för planerad uppföljning samt när den faktiskt genomförs.

Social dokumentation

Vem dokumentera i den sociala dokumentationen?

Vårdbiträdet och enhetschefen

Vem ansvarar för att den sociala dokumentationen genomförs enligt gällande regelverk och lagstiftning?

Verksamhetschef och enhetschefen

I vilken form dokumenterar man?

þ

I phoniro Care

¨

Annat datasystem

þ

Papper och penna (inte Mobipen) Har verksamheten strukturerad

egenkontroll av den sociala dokumentationen?

¤

Ja

¡

Nej

(8)

Om ja, beskriv kortfattat hur egenkontrollen görs.

1. Ledningen gör egen kontroll i verksamheterna minst två gånger per år för att säkerställa tillgänglighet. Allt

dokumenteras.

2. Brukar undersökning genomför två gånger per år 3.Klagomål och synpunkter om tillgänglighet, vid personal möten och individuella samtal.

Granskarens bedömning av sektionen "Social dokumentation"

Kommentar från granskaren. Det finns social dokumentation men den kan utvecklas. När ett ärende startar ska alltid det första besöket och startdatum dokumenteras, när man upprättar genomförandeplanen därefter ska avvikelser och händelser av vikt dokumenteras löpande.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Beskriv kortfattat verksamhetens egna mål. Verksamhetens mål med SAM är att försäkra sig om att arbetet som utförs följer gällande lagstiftningar och regelverk både för kund och medarbetare , där allas säkerhet och välmående ligger till grund för det systematiska arbetsmiljöarbetet som utförs.

Är målen förankrade hos

omvårdnadspersonalen?

¤

Ja

¡

Nej Finns skriftlig lokal rutin för hantering av

privata medel?

¤

Ja

¡

Nej Finns skriftlig lokal rutin för användande av

ID-bricka?

¤

Ja

¡

Nej Finns skriftlig lokal rutin för

nyckelhantering?

¤

Ja

¡

Nej

(9)

Enligt SOSFS 2011:9 ska hemtjänstföretag ha ett ledningssystem. Ett ledningssystem är ett verktyg, en struktur, som används för att bedriva ett kontinuerligt förbättringsarbete på ett systematiskt sätt.

En av de viktigaste delarna i en verksamhets förbättringsarbete är att lära av sina misstag. Avvikelser inträffar i alla verksamheter och blir en del av det systematiska förbättringsarbetet.

Utarbeta ett ledningssystem

1. Identifiera de processer som har betydelse för en god kvalitet i din verksamhet (en process är en serie

aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller evsett resultat). Obeservera att antalet processer ska begränsas.

2. Identifiera de aktiviteter som ingår i respektive process.

3. Utarbeta och fastställ rutiner för varje aktivitet. Rutinerna ska beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras samt hur ansvaret är fördelat i verksamheten.

4. Ta fram rutiner för hur personal som ska följa dem, få kunskap om dem.

5. Ta fram rutiner för hur synpunkter, klagomål och rapport om missförhållanden/risk för missförhållanden ska samlas in och behandlas.

6. Ta fram rutiner för hur ni ska arbeta med och bedöma om det finns risk för att kvaliteten inte kan säkras (riskanalys)

7. Ta fram rutiner för hur ni ska kontrollera att ovan nämnda rutiner följs (egenkontroll) Följa ledningssystemet = utveckla verksamheten

1. kontrollera med jämna mellanrum att rutinerna följs.

2. Vidta åtgärder vid rapporter, klagomål och synpunkter eller när personal inte arbetar enligt framtagna rutiner.

Har verksamheten ett ledningssystem som systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaliten i verksamheten? (SOSFS 2011:9)

¤

Ja

¡

Nej

Har verksamheten identifierat vilka

processer som är viktiga för att kunder ska få en vård och omsorg av god kvalitet?

¤

Ja

¡

Delvis

¡

Nej Om ja eller delvis på ovanstående fråga,

beskriv kortfattat hur ni gått tillväga.

Genom att tillgodose ett gott bemötande med respekt, bibehållandet av integritet och självbestämmande samt tillförsäkra personalkontinuitet

Vilka är de viktigaste processer som ni har identifierat? Ange max 5 processer.

1. Kvalitetssäkring av sociala tjänster. 2. processer och rutiner.

3. Samverkan. 4. Riskanalys. 5. Uppföljning, utvärdering och analys av verksamheten.

(10)

Vilka aktiviteter är viktigast inom de ovan angivna processerna? Ange max 2 aktiviteter per process.

1. Inom kvalitetssäkring av sociala tjänster är det är det systematiska arbetsmiljöarbetet en grundpelare med tydlig arbetsmiljöpolicy som all personal har kännedom om. 2. All personal och kund samt anhöriga ska känna till

verksamhetsrutinerna, i synnerhet vid avvikelse rapportering, detta gäller även skyldigheten till anmälan enligt lex Sarah samt tystnadsplikt.Ledningen ska alltid vara noggran i

dokumentationen av all rapportering samt uppföljning, snabba åtgärder och återkopplingen av densamma. 3. Det ska finnas en god samverkan med kundens anhöriga, vårdaktörer samt kommunen, detta är stadgat i verksamhetenspolicy och mål. 4.

Riskanalyser sker systematisk både inplanerade löpandes under året (brandrisker, arbetsmiljöronder, mm) samt vid behov, exempelvis vid nybeställningar ska personal alltid utföra en arbetsmiljöriskanaly hos kund, detta finns tydligt

dokumenterat med en enkel men komplett checklista att följa. 5.

Egenkontroller genomförs systematiskt inom verksamheten, analys av data vid avvikelser görs 2 ggr per år och vid behov för att se vilka punktområden som har förbättringsmöjligheter, Ledningen ser till att ge kompetenshöjande insatser för sina arbetstagare utefter de individuella behov och önskemål.

Hur arbetar verksamheten med avvikelser/

klagomål / missförhållanden, risk för missförhållanden? Beskriv kortfattat.

Brukare , anhörig eller annan person som får kännedom om klagomål / missförhållanden, risk för missförhållanden kan anmäla detta på blanketten som finns i kundpärmen och på kontoret. Anmälan kan också göras muntligt till

kontorspersonalen eller verksamhetschefen.

Verksamhetschefen upprättar en skriftlig anmälan.

Verksamhetschef åtgärdar omedelbart (samma dag) om det innebär fara eller hot mot kundens liv och hälsa, de berörda får information om vilka åtgärder som vidtagits omedelbart samma dag

Hur arbetar ni med att identifiera förbättrings-/utvecklingsområden i verksamheten? Beskriv kortfattat.

Verksamhetens inställning är att ha ett gott bemötande, snabb handläggning, åtgärdesplan samt återkoppling i hanteringen av klagomål och avvikelser, dessa är att föredra och all personal uppmanas till att rapportera det som är av vikt. Sedan

analyseras all typ av avvikelse detta gäller både tillbud, olyckor, klagomål, mm samt all arbete med det systematiska

arbetsmiljöarbetet som innefattar bl a. det förebyggande arbetet med arbetsmiljöronder både på kontor och hos kunden.

Granskarens bedömning av sektionen "Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

Kommentar från granskaren. Det finns ett ledningssytem för systemaiskt kvalitetsarbete.

(11)

Samverkan, tillgänglighet och information

Har verksamheten en skrftlig rutin för samverkan med primärvården? (Kan vara rutiner för olika områden)

¤

Ja

¡

Nej

Om ja, vilken/vilka rutiner finns. Samverkan som verksamheten har med primärvården innefattar att kontakta primärvården när kunden behöver det och vill det, följa upp kundens hälsa och arbeta förebyggandes för att undvika skador, allt dokumenteras så kund får rätt insatser utefter sina behov. Kartläggningsprocessen som sker vid varje nybeställning ger en identifiering av behovet av samverkan för varje enskild kund

Har verksamheten rutiner för samverkan med andra aktörer runt kunderna? Beskriv kortfattat.

Verksamhetschefen är representant för samverkan gentemot socialstyrelsen, socialtjänst samt övriga myndigheter,

Grundförutsättningen för samverkan med olika aktörer är kundens behov av densamma, kund ska skriftligt ge sitt samtycke i vår mall för överföring av information till andra myndigheter eller dylikt.

Hur arbetar verksamheten med tillgänglighet gentemot kunder och anhöriga? (ex tillgänglighet via telefon) Beskriv kortfattat.

Kund och anhöriga kan alltid kontakta enhetschef samt

verksamhetschef på kontorstid mellan 8-16:30 telefonnummer ges alltid vid nybeställning, det finns även möjlighet att nå verksamhetschef på mobil vid akuta ärenden samt på larmtelefon vid behov, larmtelefon är bemannad 24-7 Vad får kunden för information när ärendet

startar. Beskriv kortfattat.

Information ska alltid lämnas till kunden vid första hembesök med vårdbiträde som blir dennes kontaktperson. Vid

hembesöket överlämnas en kundpärm med kontaktinformation till företaget., Städrutiner om de ingår i insatsen samt går igenom övriga insatser tillsammans då vi kommer överens om en bra lösning för brukaren. Där lämnar vi även över det schema som är upplagt men om önskemål om eventuella förändringar angående tider gör ett nutt schema

Får kunderna löpande information från verksamheten? Beskriv kortfattat.

Informationsutbytet sker strukturerat med enkät till kund som genomförs 2 ggr/år, även uppföljningssamtal sker strukturerat var tredje månad utefter beställningar och handlingsplan. Vid större omorganisationer sker kontakt via brev och en

uppföljning via telefonkontakt, vid förändringar med scheman osv sker kontakt direkt med kund via telefon, samarbetet ska alltid möta upp till kundens behov och önskan, det är alltid kunden som har sista ordet och det finns tydliga rutiner för hur personal förseningar osv hanteras.

Hur informerar verksamheten kunder om Solna stads kvalitetsdeklaration för hemtjänst? Beskriv kortfattat.

Vi har kvalitetsdeklarationen som första sida i kundpärmen. Vi informerar kunden om detta vid första besöket.

Hur har kvalitetsdeklarationerna påverkat arbetet för omvårdnadspersonalen?

Beskriv kortfattat.

Det är tydliga riktlinjer för gemensamma målsättningar i arbetet, det ger ramar för hur arbetet ska utföras och en påminnare om att kundens behov alltid är i centrum.

(12)

Gransakrens bedömning av sektionen "Samverkan, tillgänglighet och information"

Kommentar från granskaren. Mångkulturell Hemtjänst har bra samverkan med andra aktörer.

Tillgänligheten är god.