Använder vi vår arbetstid rätt?
Är valet mellan att begära ökade resurser eller använda de resurser vi har på rätt sätt?
www.utvecklingspartners.se
Genomförda och pågående projekt i kommuner
Laxå Sjöbo Växjö Karlskoga Värnamo Norrköping Landskrona Nybro Nacka Fagersta Karlskrona Borås Hylte Kalmar Hultsfred Västerås Åmål Jönköping Sotenäs
Botkyrka Nybro Stenungssund Osby Flen Laholm Gotland Örebro Smedjebacken Sölvesborg Luleå Krokom Höör Sjöbo
Staffanstorp Gislaved Åstorp Linköping Torsby Hörby Högsby Gnosjö Habo Mullsjö Växjö Sundsvall
Torsås Mönsterås Kalmar Malmö Uppsala Tyresö Ludvika Helsingborg Vetlanda Falkenberg Perstorp Tierp Sandviken Karlshamn Ydre Bromölla Skövde Hässleholm Östersund Motala
Mölndal Ronneby Tomelilla Emmaboda Storuman Hedemora Kungsbacka Kungälv Smedjebacken Arvidsjaur Umeå Finspång Göteborgs stad (alla stadsdelar) Östra Göinge Stockholms stad
www.utvecklingspartners.se
Områden som vi analyserat
•
Hemtjänst
• Särskilt boende för äldre och funktionsnedsatta
• Hemsjukvård
• Individ- och familjeomsorg
• Biståndshandläggare
• Boendestöd
• Chefer på olika nivåer
• Skolan med lärare och skolledare
• Skolmåltidspersonal
• Ledningsgrupper
www.utvecklingspartners.se
Så här går det till med Alfa e-Tid!
• Bestäm mätvariabler och utgå från fyra grundvariabler nämligen
1) Tid hos/med barn/unga/vuxna
2) Uppgifter som utförs åt barn/unga/vuxna men denne är ej med
3) Tid för personal dvs apt, utbildning mm 4) Förflyttning/restid
• Undervariabler till ovanstående
• Starta en tilldelad smartphone
• Registrera vilken aktivitet du utför genom att toucha
rätt aktivitet på telefonens display
Systematiska mätvariabler
Kärnverksamhet Personaltid
Direkt tid
barn/unga/vuxna
Arbetsplatsträffar Utbildning
Telefon o mail barn/unga/vuxna Besök på arbetsplatsen/kontor Hembesök
Friskvård
Indirekt tid för kärnverksamheten
Förflyttning
Dokumentation
Möten kring kärnverksamheten Administration
Bil Cykel Gång Utredning
Andel direkt tid för kommuninvånarna av arbetstiden
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Socialsekreterare försörjningsstöd
Socialsekreterare barn o unga
Sjuksköterska Hemtjänstpersonal Biståndshandläggare
Lågt Medel Högt
En timmes möte mellan handläggare o barn/unga/vuxna genererar 7 timmar för
övriga uppgifter.
www.utvecklingspartners.se
Så här ser det ut idag!
2 52 22 3 9
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Förflyttning
Utveckling, samv, uppföljn Möten, informationsutbyte Dokumentation, adm, utredn Enbart barn
Tid med barn o unga/vuxna
Är organisationen anpassad till
kommuninnevånarnas behov eller för professionens skull?
www.utvecklingspartners.se
0 10 20 30 40 50
Direkt tid Indirekt tid Interna möten Sammanhållen organisation Specialisering
Kan 12 bli 33 och 2 bli 12?
Kostar det något?
Idag kostar en timmes möte mellan en socialsekreterare och barn o unga/vuxna omkring 3.000 kronor
Om 12 kan bli 33 kostar en timmes möte mellan en
socialsekreterare och barn o unga/vuxna något mer än 1.000 kronor
Skillnaden mellan ovanstående siffror baserat på 25
socialsekreterare under ett år blir ca 10.000.000 kronor
Vad ska vi använda tiden till?
• Mer tid för barn o unga/vuxna
• Kortare väntetider
• Uppföljning
• Extern samverkan
• Utveckling
www.utvecklingspartners.se
Hur ska vi använda arbetstiden?
12 2 52 22 3
9 Förflyttning
Utveckling, samv, uppföljn
Möten,
informationsutbyte
Dokumentation, adm, utredn Enbart barn
Tid med barn o unga/vuxna
24 9 34 12 12 9
• Nuläge • Möjligt?
Hur enligt våra erfarenheter
• Bättre IT-stöd som också är mobilt
• Ökat administrativt stöd
• Förenklad dokumentation
• Organisation utifrån kommuninnevånarnas behov
• Logistik
• Förbättrad mötesteknik
• Personalinflytande
www.utvecklingspartners.se
Vad gör chefen?
0 5 10 15 20 25
Administration Arbetsmiljöfrågor Generell uppföljning
Vad gör chefen?
• Enklare administration tar 6 ggr så lång tid som uppföljning av verksamheten som tar knappt 5 min/dag
• Arbetsmiljöfrågor disponerar 10 min/dag
• Chefsadministration som ej kan delegeras 1,5 tim/dag
• Till indirekt tid avsätts 1.5 tim/dag
• Övrig tid går till …………..
www.utvecklingspartners.se
Projektupplägg
Projektupplägg
Förberedelser o Inhämtande av
uppgifter
Information, utbildning o
test
Mätning 1 dag, 7 dagar
eller 14 dagar Rättning, bearbetning o
kontroll
Muntlig o skriftlig rapport.
Projektdag Mål
Projekt
Utvärdering
