Internkontrollplan 2020 Socialnämnden Delårsrapport

(1)

Internkontrollplan 2020 Socialnämnden

Delårsrapport 2 2020

(2)

Sammanfattning delår 2 2020

Socialnämndens internkontrollplan innefattar sex risker varav två är gemensamma för

kommunkoncernen. För de fyra risker som socialnämnden har prioriterat finns fyra aktiviteter och två kontrollmoment som följs upp till delår och helår 2020.

Socialnämnden fortsätter att hantera riskerna för att skapa förutsättningar för samverkan mellan förvaltningarna och arbetar för att få tydlig kommunikation både intern och externt. Alla aktiviteter har påbörjats under perioden och de två kontrollmoment som skulle göras under hösten har tagits beslut om att inte göras eftersom resultatet av aktiviteterna fått ett annat utfall.

Risk

Risk att beslut inte blir kommunicerade och genomförda på grund av otydlighet om ansvar och för att det saknas rutiner för att följa upp status för beslutade åtgärder.

Det leder till att förändringar inte genomförs eller försenas.

Riskvärde

Aktivitet Ansvarig Status Färdiggrad

En överenskommen

kommunikationsplan framtagen av förvaltningsledningen. En

kommunikationsöverenskommelse

"såhär kommunicerar vi beslut i socialförvaltningsledningen”. Det ska framgå i hur det ska

kommuniceras ut och när/var/hur de ska följas upp.

Mehmed Hasanbegovic

Senaste kommentar (2020-08-31):

Det finns en upprättad plan som beskriver hur ledningsgruppen arbetar med beslut och där det framgår hur beslut ska kommuniceras ut, målgrupp, ansvarig och hur de ska följas upp. Vid större beslut görs en separat plan för kommunikation och uppföljning. Besluten följs devis upp via områdesledningen inom förvaltningen.

Kontrollmoment

Vilka beslut är tagna och hur dom har kommunicerats ut och följts upp.

Ansvarig Bedömning Resultat

Evelina Roos Ingen kontroll har gjorts och

kommer inte göras 2020.

Risk att inkommande handling via e-post inte blir läst eftersom mottagaren är ledig eller sjukskriven vilket kan leda till att ärenden inte hanteras

Riskvärde

Se över kommunövergripande

rutin och är den inte tillräcklig Lina Simola

(3)

behöver den kompletteras med specifika delar för förvaltningen, detta ska sen implementeras och kontrolleras att det följs. Innan sommaren ska åtgärderna vara klara

Nya arbetssätt och strukturer för den gemensamma administrationen har jobbats fram för att minska sårbarheten och säkra att e-post i gemensamma brevlådor blir läst. Personbundna arbetsuppgifter har arbetats bort och säkrats upp via enade team.

Kontrollmoment

Kontroll på om rutin upprättats och följs

Evelina Roos Det är ett ändrat arbetssätt

hos gemensam

administration, ingen rutin har upprättats därför görs ingen kontroll och momentet utgår.

Risk:

Risk med bristande samverkan med AVF Riskvärde

Det behöver initieras en samverkansplan på nämndordförandenivå, förvaltningschefsnivå, processnivå. Ansvaret ligger på FLG

socialförvaltningen.

Målet:

samverkansforum där alla parter aktivt deltar.

Mehmed Hasanbegovic

Under året har samverkan fortsatt, framförallt inom bostadsområdet där vi har närmat oss varandra. Forum för samverkan finns i form av PUG, SOG, processteam barn & unga och vuxna. Ska en skriftlig överenskommelse arbetas fram eller behöver vi tydliggöra agendan i befintliga forum för samverkan gällande barn som far illa, hemlöshet, vräkningsförebyggande arbete och missbruk? En gemensam rapportering till öppna jämförelser där SF, AVF och VoF deltar är på gång.

Risk:

Risk med bristande samverkan med AVF Riskvärde

(4)

Aktivtet Ansvarig Status Färdiggrad Det behöver initieras

en samverkansplan på nämndordförandenivå, förvaltningschefsnivå, processnivå. Ansvaret ligger på FLG

socialförvaltningen.

Målet:

samverkansforum där alla parter aktivt deltar.

Mehmed Hasanbegovic

Under perioden har en förstudie kring rätten till bistånd anskaffning bostad och

vräkningsförebyggande arbete med fokus barnfamiljer gjorts och presenterats för styrgrupp.

Utifrån det har styrgruppen formulerat två nya uppdrag, vilka innefattar förslag till riktlinje rätten till bistånd anskaffning bostad och förslag på strategi kring vräkningsförebyggande arbete.

Samtliga nämnder och förvaltningar har blivit informerade om projektet. Projektet ska tillsammans med Eskilstuna Kommuns bostadsförsörjningsplan bilda ramen för en övergripande hemlöshetsstrategi. Mål att både riktlinje och strategi ska upp till KSAU i september tillsammans med bostadsförsörjningsplanen.

Kommungemensamma kontrollmoment 2020.

Risk:

Risk att invånare, brukare och/eller kunder inte får tillräckligt snabb information vid en allvarlig händelse/kris på grund av att organisationen inte har kända rutiner för

kriskommunikation, vilket kan leda till skada för berörda parter.

Riskvärde

Kontrollmoment

Kontroll av tillämpning av rutin för krisorganisation och krisberedskap samt rutin för information vid en allvarlig händelse/kris. Detta är ett koncerngemensamt

kontrollmoment 2020.

Mehmed Hasanbegovic

I dagsläget, på grund av coronaviruset, är samtliga förvaltningar igång med sin

krisberedskap, de har en krisorganisation och kriskommunikationen är igång, både internt och externt. Planeringen för

kontrollmomentet var att under andra kvartalet boka in möten med varje

(5)

förvaltningsledning och gå igenom

tillämpningen av rutiner för information vid allvarlig händelse/kris samt kännedom om krisorganisation och krisberedskap. När krisen är över kommer kommunens krisberedskap att utvärderas.

Risk:

Risk för att chefer inte går den obligatoriska arbetsmiljöutbildningen på grund av att den inte ges prioritet i tid vilket leder till att det förebyggande arbetsmiljöarbetet riskeras och att delegationen åsidosätts.

Riskvärde

Kontrollmoment

Kontroll av att nya chefer gått den obligatoriska arbetsmiljöutbildningen och därmed fått delegation på området. Detta är ett koncerngemensamt kontrollmoment 2020.

Ansvarig Bedömning Resultat

Lena-Marie Adérn Den 17 juni 2020 beslutade KS om en ny riktlinje för fördelning av arbetsmiljöuppgifter, KSKF/2020:218.

Under våren 2020 uppdagades det att det fanns två styrande dokument kopplat till arbetsmiljöuppgifter, en kopplat till riktlinje för god hälsa där arbetsmiljön delegerades (vilket den inte kan göras utan endast fördelas) och en rutin för fördelning (som anger krav på politiken vilket inte direktör kan ange utan beslutas av KS vilket inte vara fallet). Den 17 juni ersattes dessa av kommunens riktlinje för fördelning av

arbetsmiljöuppgifter – med beslut av KS.

I den nya riktlinjen togs krav på kontroll att chefer har gått utbildning bort. Då fördelning av

arbetsmiljöuppgift sker måste mottagaren bedöma om tillräckliga kunskaper finns för att emotta uppgifterna.

Därefter ska fördelning av arbetsmiljöuppgift läggas in i ett fördelningsträd per nämnd, då det är respektive nämnd som fördelar uppgifter och behöver följa upp att fördelning sker.

Huvudansvaret ligger kvar på nämnd men mottagare bär ansvar för sin uppgift. Är ingen fördelning gjord ligger ansvaret kvar hos nämnd/högre chef beroende på hur långt fördelning skett. Fördelning nämnd – förvaltningschef/kommundirektör – chef över chef t ex områdeschef– chef över medarbetare t ex

enhetschef.

För att säkerställa att vi har en fördelning behöver nämnd vara intresserad av att följa upp fördelningen, så

(6)

förslag till uppföljning är att respektive nämnd följer för förteckning av fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Lämpligtvis sker detta i samband med årsskifte.