Abstract
Title: Internal e-mail communication at the x-ray infirmary of the academic hospital in
Uppsala. –a qualitative interview investigation.(Intern e-mailkommunikation på Akademiska sjukhusets röntgenavdelning, - en kvalitativ intervjuundersökning.)
Number of pages: 32 (33 including enclosures) Author: Magnus Wikmark
Tutor: Amelie Hössjer
Course: Media and Communication Studies C Period: Autumn 2008
University: Division of Media and Communication, Department of Information Science,
Uppsala University
Purpose of the essay: The purpose of the essay is to, from the view of the nurses
working at the x-ray infirmary; see how the internal e-mail communication is working as the main digital communication method at the x-ray infirmary.
Material/Method: The material has been collected using qualitative interviews with
eight nurses working at the x-ray infirmary. The material has then been analyzed through a theoretical perspective based on The Media Richness theory.
Main results: The results of the investigation have shown that the nurses see the internal
e-mail communication as relatively poor. The information that is sent out by their superiors is often too extensive, this making the screening work an extra work burden. These e-mails are also supplied to the whole infirmary instead of being addressed to specific individuals. Seen through a media richness perspective, the e-mail is a medium-rich communication medium that well could be used in the everyday communication at the infirmary as the main communication agent. The problem is how the superiors design the information that they send out. The mid-rich medium that is e-mail gives the infirmary an information uncertainty that is not dealt with.
Keywords: The Media richness theory, Sjuksköterskor, Uppsala, Akademiska sjukhuset,
Sammanfattning
Då röntgenavdelningen på Akademiska sjukhuset i Uppsala är en av de mer teknikintensiva avdelningarna på sjukhuset har arbetet med teknik och datorer länge varit centralt på avdelningen. Digitalt kommunikationsarbete och arbete med digitalbaserade verktyg hör till vardagen för alla som arbetar på avdelningen och utvecklingen pekar mot en än mer omfattande digitalisering. Därför är det intressant att undersöka den digitala internkommunikationen på avdelningen.
Syftet med uppsatsen är att undersöka hur sjuksköterskorna själva uppfattar det digitala internkommunikationsarbetet med fokus på e-mail. Uppsatsen kommer även att försöka svara på hur ålder och teknikovana står i relation till varandra via två hypoteser. Insamlingen av det empiriska materialet har skett via kvalitativa samtalsintervjuer med åtta sjuksköterskor verksamma på avdelningen. Detta material har sedan analyseras genom ett teorikapitel baserat på The media richness theory, som beskriver hur olika medier kan beskrivas som olika beroende sett till hur väl de förmedlar olika aspekter av information.
Resultatet av undersökningen visar att sköterskorna uppfattar den interna e-mailkommunikationen som osmidig och inte speciellt effektiv. Information som skickas ut av ledningen på avdelningen visar sig vara för omfattande vilket gör att sköterskorna får lägga mycket tid på att sålla ut relevant information. Dessa e-mail är inte heller adresserade till specifika personer utan är utformade som massutskick, vilket gör större delen av informationen i irrelevant för den enskilda sköterskan. Sett genom ett media
richness perspektiv är e-mail ett mellanrikt kommunikationsmedium som mycket väl, och
även välfungerande, skulle kunna användas som den huvudsakliga
Uppsala Universitet
Institutionen för informationsvetenskap Enheten för medier och kommunikation
C-uppsats i medie- och kommunikationsvetenskap Framlagd HT 2008
Intern e-mailkommunikation på Akademiska sjukhusets
röntgenavdelning,
- en kvalitativ intervjuundersökning.
ABSTRACT 1
SAMMANFATTNING 2
1. INLEDNING 6
1.1 Bakgrund till ämnesval 6
1.1.2 Tidigare forskning; e-mail och organisationskommunikation 6
1.2 Syfte 7
1.2.1 Frågeställning 7
1.2.2 Hypoteser 7
1.3 Avgränsning 7
2. TEORETISK BAS 9
2.1 Media Richness Theory 9
2.1.1 Osäkerhet och tvetydlighet 9
2.1.2 Olika kanalers rikhet 9
2.1.3 E-mail och modern media richnessteori 11
2.1.4 Moderna medier och organisationskommunikation 11
3 METOD 13
3.1 Metodval 13
3.2 Kvalitativ metodik kontra kvantitativ metodik 13
3.2.1 Samtalsintervjuer 14
3.2.2 Intervjuguide 14
3.3 Urval av intervjupersoner 15
3.3.1 Genomförande och tillvägagångssätt 16
3.3.2 Efter intervjuerna 16
3.4 Validitet och reliabilitet 17
3.5 Problematik och etik 17
3.6 Materialkritik 18
4. EMPIRI 19
4.1 Tema 1: Digital internkommunikation 19
4.2 Tema 2: Individuellt medieanvändande 24
5.1 Tema 1: e-mail som kommunikationskanal på röntgenavdelningen 26
5.2 Tema 2: individuellt medieanvändande 28
6 SLUTSATS OCH REKOMMENDATIONER 29
6.1 Svar på frågeställningar 29
6.2 Slutsats 29
6.3 Förslag till fortsatt forskning 30
7. KÄLLFÖRTECKNING 31
7.1 Intervjuer 31
7.2 Litteratur 31
7.3 Artiklar och rapporter 31
7.4 Internetresurser 32
1. Inledning
1.1 Bakgrund till ämnesval
Under hösten 2008 gjordes ett omfattande förnyelsearbete på remissdatabaserna på akademiska sjukhuset i Uppsala. Från att vara baserat på ett vanligt analogt pappersmedium blev nu alla delar i arbetsprocessen digitaliserade. Denna förnyelse var givetvis utarbetad för att modernisera arbetet med remisser och för att smidigt och lätt kunna plocka fram remisser utan att behöva leta i arkiv. Modernisering medförde dock en hel del problem som personalen på sjukhuset inte hade behövt ta itu med tidigare. Det nya systemet fungerade inte som det skulle och låg i perioder helt nere vilket resulterade i en temporär tillbakagång till det gamla systemet. I ett samtal med en sjuksköterska som jobbar på röntgenavdelningen framkom det att dessa tekniska missöden resulterade i ett tämligen utbrett missnöje bland användarna, sjuksköterskor och andra anställda på sjukhuset.
Då röntgenavdelningen är en av de mer teknikintensiva avdelningarna på Akademiska sjukhuset har arbetet med teknik och datorer länge varit centralt på avdelningen. Digitalt kommunikationsarbete och arbete med digitalbaserade verktyg hör till vardagen för alla som arbetar på avdelningen och utvecklingen pekar mot en än mer omfattande digitalisering. Det utbredda missnöjet med den nya remissdatabasen väcker frågor rörande andra tekniska arbetsverktyg såsom digital internkommunikation och användandet av e-mail. Hur fungerar den digitala kommunikationen? Hur upplever sjuksköterskorna att de själva använder e-mail som en av de internkommunikativa kanalerna?
Uppsatsens fokus kommer att ligga på att försöka få en bild av hur den digitala internkommunikationen, i detta fall då e-mail uppfattas och används av sjuksköterskorna på röntgenavdelningen. Uppsatsen kommer även försöka se hur de eventuellt skulle vilja att den digitala internkommunikationen skulle kunna utvecklas och förenklas.
1.1.2 Tidigare forskning; e-mail och organisationskommunikation
Då e-mail nyttjas inom ett mediefält som ständigt går igenom en mycket snabb och omfattande utveckling och som under tiden omdefinierar begreppet e-mail och internkommunikation, har stor del av den forskning som gjorts inom området blivit inaktuell. Majoriteten av forskningen som gjorts inom området har baserats på intervjuer och enkätundersökningar inom organisationer som innan digitaliseringen inte undersökts närmare. Detta har gjort att undersökningar som gjorts till stor del kan ha färgat de teorier och modeller som används vid vidare undersökning av e-mail som kommunikativt medium inom organisationer.
för den mer komplexa informationen.1 Hössjer och Eklund skriver att forskare på senare tid har kritiserat denna gamla syn på e-mailkommunikation och har börjat väga in fler aspekter som visar på att ett så pass, tidigare sett, icke-diversifierat medium som e-mail även kan förmedla mer komplex information inom en organisation.2
1.2 Syfte
Syftet med uppsatsen är att med samtalsintervjuer och ett teoretiskt perspektiv som grundar sig i the media richness theory undersöka och analysera hur sjuksköterskor på röntgenavdelningen på Akademiska sjukhuset i Uppsala uppfattar användningen av e-mail som kommunikationskanal. Den e-e-mailkommunikation som uppsatsen fokuserar på är den envägskommunikation som sker från ledning till sköterskor. Ytterligare fokus kommer även att läggas på att se hur sköterskorna själva utnyttjar e-mail som kommunikationskanal i deras arbetsvardag.
1.2.1 Frågeställning
1. Hur tycker sjuksköterskorna att e-mail som intern kommunikationskanal fungerar på röntgenavdelningen?
2. Hur ser den allmänna uppfattningen ut bland sjuksköterskorna rörande deras eget användande av e-mail som intern kommunikationskanal?
3. Vad finns det för idéer kring förbättring rörande digitala
internkommunikationen bland sjuksköterskorna?
1.2.2 Hypoteser
Uppsatsens författande och analys kommer att utformas i ljuset av ett par hypoteser, detta för att ge det insamlade materialet en viss vinkel som kommer att användas för att lägga fram förklaringar och tankar kring varför det ser ut som det faktiskt gör.
1. Ålder och teknikovana går hand i hand.
2. Teknikovanan bidrar till en sämre daglig användning av e-mail som kommunikationskanal och gör att teknikovana sköterskor missar information som är viktig för att utföra sitt arbete.
1.3 Avgränsning
Undersökningen fokuserar på den digitala internkommunikationen som utgörs av e-mail. Det används även andra kanaler för digital internkommunikation, såsom teveapparater i korridorerna med aktuella nyheter, dessa kommer ej att ingå i undersökningen. På avdelningen används även andra medier och kanaler som per definition skulle kunna klassas som digital interkommunikation, såsom remissdatabaser, ekonomisystem, sjukhusets övergripande intranät och liknande. Dessa kommer heller inte att vara en del
1
Hössjer, Amelie & Eklundh Severinson, Kerstin s. 4
av undersökningen då uppsatsens fokus ligger på e-mailkommunikation mellan ledning och sköterskor.
2. Teoretisk bas
2.1 Media Richness Theory
Uppsatsens teoretiska ram baseras på en teori vid namn ’the media richness theory’. Denna teori presenterades ursprungligen 1970 av Bodensteiner och gick igenom ett par radikala vidareutvecklingar 1984, 1986 och 1987 utförda av Richard Daft och Robert Lengels och i senaste fallet även Linda Trevino. Det har utöver dessa forskningsinsatser även bedrivits mycket sentida forskning kring teorin vilket kommer presenteras senare i teorikapitlet. The media richness theory, som hädanefter kommer att benämnas som olika mediers rikhet, beskriver hur olika organisationer prioriterar olika kommunikations-kanaler för att främja ett effektivt kommunikationsflöde.
2.1.1 Osäkerhet och tvetydlighet
Baserat på hur situationen där information skall förmedlas ser ut i relation till två huvudtermer väljer man olika medium för att nå fram med informationen. Dessa benämns oftast uncertainty och equivocality, hädanefter benämnda osäkerhet och tvetydlighet. Osäkerhet uppkommer när verktygen för att tolka ett meddelande finns tillgängligt men informationen man skall tolka är bristfällig eller för tunn. Detta kan exemplifieras med att man använder ett medium som i teorin passar bra för den sorts information man vill förmedla men informationen är inte anpassad för att kunna tolkas på rätt sätt. Detta kan liknas vid ett terapisamtal som sker över telefon, där en psykolog inte kan ta del av viktiga aspekter såsom kroppsspråk och beteende vilket gör att en hel del information som är relevant för att tolka helheten saknas.3
Tvetydlighet uppkommer när det finns flertalet olika tolkningar av ett meddelande både hos mottagaren och även hos verktygen man använder för att tolka meddelandet. Vid hög tvetydlighet krävs det att det tillförs flera aspekter av informationen för att en slutgiltig tolkning skall nås. Detta innefattar ofta flertalet olika intryck och därför krävs användning av mer rika medier. Detta kan exemplifieras vid ett handskrivet brev innehållande kortfattad kritik av en persons handlande. Detta brev kommer med stor sannolikhet feltolkas eller missuppfattas då det varken innehåller personliga aspekter eller en mer nyanserad bild av verkligheten än det som via texten förmedlas. I detta fall skulle ett mer rikt medium, som telefon eller personlig kontakt föredras. Vid hög osäkerhet däremot, krävs det att luckor i själva grundinformationen fylls i och därför finns det inte samma behov av rika medier.4
2.1.2 Olika kanalers rikhet
Baserat på hur väl olika kanaler förmedlar information av olika graders komplexitet ser valet olika ut beroende på vad man vill åstadkomma med informationen. Man vill se hur ett stycke information blir förmedlat och i slutändan uppfattat genom valet av olika rika medium. Rikheten i ett medium kan mätas genom att se hur väl den sändande parten får
3
Daft. R & Lengel. R s. 556-557
den mottagande parten att förstå och ta till sig av den sända informationen. Det är även viktigt att ta hänsyn till de ovan nämnda aspekterna, osäkerhet och tvetydlighet för att kunna göra ett välgrundat val av kommunikationskanal. Man tar även hänsyn till en rad olika aspekter av själva informationsförmedlandet för att se hur rikt ett medium är, såsom fysiska mänskliga signaler, tonlägen, retoriska uttryck och många fler.
Daft och Lengels lade fram fyra kriterier som används för att se hur man skall kunna definiera ett medium som ett rikt eller mindre rikt: 5
1. Feedback – Direkt respons på mottagen information möjliggör mer djuplodande följdfrågor eller kommentarer vilket gör att korrektioner snabbt kan göras.
2. Ett stort utbud av tillgängliga kanaler – Om det finns fler delar och även kanaler i bruk i förmedlandet av information, såsom tillexempel fysisk närvaro, tonläge, kroppsspråk och grafik resulterar det i ett rikare och mer varierat medium.
3. Språkliga variationer – Språket och retoriken i ett meddelande anpassas efter förutsättningar och mottagargrupper för att skapa större förståelse och därmed minska osäkerheten och tvetydligheten.
4. Personlighet – Ett meddelande blir lättare att ta till sig i sin helhet om mottagaren även kan uppfatta subtila budskap och känsloyttringar hos sändaren.
Desto fler av dessa fyra aspekter som kan utrönas i användandet i ett medium, desto mer rikt kan mediet räknas som. Face-to-Face-kommunikation är det medium som inom en organisation uppfyller flest av dessa kriterier och kan därför ses som ett rikt medium. Ett anslag på en anslagstavla däremot kan ses som ett mindre rikt medium då det saknar aspekter som feedback, personlighet och det stora utbudet av tillgängliga kanaler. Det man vill undvika är den osäkerhet och tvetydighet som uppstår i meddelanden och information. Detta kan då göra att sändaren misslyckas att förmedla alla viktiga aspekter av ett meddelande. 6
Figur 1, Olika mediers rikhet, baserat på artikel av Daft. R, Trevino,. L, Lengel.R 1987.7
5
Daft. R, Trevino, L & Lengel. R s. 558
6
Daft. R, Trevino, L & Lengel. R s. 557
7Daft. R, Trevino, L & Lengel. R s. 560
2.1.3 E-mail och modern media richnessteori
Sedan media richness teorin författades för tjugo år sedan har mycket forskning och vidareutveckling av teorin gjorts. Fler medier och kanaler har tillkommit med olika egenskaper och möjligheter som den äldre teorin inte innefattar. Tidigare betraktades elektronisk kommunikation såsom e-mail som ett mindre rikt medium, men vad som då inte togs hänsyn till var att e-mail besitter kvalitéer från både skrift- och talspråk och är även lätt att anpassa utformningen av efter vad man vill förmedla.8
Trevino et al menade att e-mail skulle ses som ett mindre rikt medium då det inte uppfyller kriterium för ett rikt medium och användes främst vid enkla snabbutskick vid tidsbrist och avstånd istället för att förmedla ett meddelande vid ett personligt möte.9 Många forskare har kritiserat denna syn på e-mailkommunikation, och menar att e-mail som kommunikationsform bör analyseras utifrån fler variabler än den rent teknologiska ramen som används. Lee menar att det är meddelandet som förmedlas i ett e-mail som bidrar till kommunikationskanalens rikhet och inte teknologin som gör informationsöverföringen möjlig. Lee argumenterar vidare för de interaktionsmöjligheter e-mail bidrar med och den roll e-mail spelar som kommunikationsmedium inom en organisation som viktiga aspekter att väga in vid mätning av rikheten hos mediet.10 Dessa interaktionsmöjligheter har givit individer i alla led i en hierarki möjlighet att delta i kommunikationsarbetet. E-mail har av dem som vidareutvecklat teorin ofta placerats mellan telefon och adresserade meddelanden i Daft, Trevino och Lengels figur rörande olika medier och dess rikhet, vilket har placerat och klassat det till ett mellanrikt medium.11
2.1.4 Moderna medier och organisationskommunikation
För att skapa ett fungerande informationsflöde inom en organisation måste kommunikatören eller sändaren ta hänsyn till en rad olika aspekter och karaktärsdrag hos den kanal man väljer att använda. Samtidigt som man måste ta hänsyn till aspekter och karaktärsdrag hos den information man försöker förmedla. Daft, Trevino och Lengel skriver att varje kanalval inom en organisation involverar både kostnader och frågor rörande egenskaperna hos de kanaler man väljer att använda och hur väl de förmedlar ett budskap.12 Det kan ses som ett bra val att istället för att skicka ut ett mail ha ett möte där man presenterar informationen. Valet av en sådan, rik, kommunikationskanal gör att information förmedlas på ett bra sätt men till kostnad av en organisatorisk insats, till viss del avbrutet arbete och så vidare. Detta gör att ett mer rikt och vid första anblicken passande val av kanal ibland kan fungera kontraproduktivt. Rice skriver i artikeln ” Task
Analyzability, Use of New Media, and Effectiveness: A Multi-Site Exploration of Media Richness” att om inte organisationer tillhandahåller både passande strukturer och kanaler
för kommunikation så kommer inte arbetet skötas tillfredsställande på individnivå. Detta
8 Panteli, Niki s. 76
9Daft. R, Trevino, L & Lengel. R s. 557 10
Lee, A, refererat via Panteli, Niki s. 76 då originalartikel inte gick att finna.
11
Se figur 1, föregående sida.
kan i sin tur leda till låg organisationsflexibilitet, missförstånd och svårigheter att utföra en arbetsuppgift. 13
Varför e-mail de senaste åren blivit en alltmer använd kommunikationskanal inom organisationer och företag menar Panteli beror på att det har ändrat sättet anställda söker och utbyter information på. E-mail ger sändare möjlighet att nå alla sina kollegor både lokalt och globalt och ger därför ett snabbt informationsflöde.14 E-mail har även bidragit till ett informationsflöde som inte nödvändigtvis är formellt eller välpresenterad i likhet med andra tryckta och skrivna medier, utan ger även möjlighet till en kommunikation mer likt muntlig framställning. Olika, för e-mail, unika karaktärsdrag som smileys, okonventionella punkteringar och typografiska egenheter kan användas för att lägga extra vikt vid ett visst budskap. 15
13 Rice, Ronald E. s. 476 14
Rudy, I.A. s. 198
15
3 Metod
I detta kapitel presenteras den metodik uppsatsen baseras på och även vilka för- och nackdelar de olika metoderna och begreppen besitter.
3.1 Metodval
Undersökningen baseras på samtalsintervjuer med åtta stycken intervjupersoner. Dessa samtalsintervjuer resulterade i samtal som blev omkring 20 minuter vardera. De frågor som ställdes var utformade på ett sådant sätt att ämnet inte blev för brett och övergripande, utan var mer fokuserade på specifika frågor och ämneskategorier. Dessa, mer fokuserade svarsalternativ, gav även en möjlighet att leda intervjupersonerna vidare på ett intressant spår inom intervjuguidens ramar för att få fram åsikter och tankar som inte täcktes av de ursprungliga frågorna i intervjuguiden som presenteras senare i detta kapitel. Dessa små stickspår som uppstod och till viss del följdes upp var dock inom ramen för vad syftet tillät och kunde väl grundas i undersökningens syfte. Att använda sig av samtalsintervjuer gav även möjligheten att följa upp vissa svar med syftet att ge större klarhet och bidra till mindre tvetydigheter och missuppfattningar hos både intervjuaren och intervjupersonerna.
Tankegången bakom valet av antalet intervjupersoner som skulle medverka i undersökningen var att få en uppfattning av intervjupersonernas uppfattningar och tankar kring ett specifikt fenomen. Hade istället tre till fyra personer valts ut för att intervjuas mer djuplodande hade syftet med uppsatsen inte uppfyllts tillräckligt. Det är viktigt att klarlägga att det inte är enskilda sjuksköterskor och deras åsikter och tankar som skall kartläggas, utan snarare att försöka uppfatta kollektiva gemensamma nämnare och tendenser för de sjuksköterskor som arbetar på röntgenavdelningen.
3.2 Kvalitativ metodik kontra kvantitativ metodik
Traditionellt har det inom samhällsvetenskaplig forskning använts metoder som kan klassas som kvantitativa vid genomförande av undersökningar. Fokus har då legat på att utvinna och mäta statistiska värden och variabler. Förespråkare för den kvantitativa forskningsmetodiken menar att även sociala strukturer och fenomen går att mätas med matematiska mått, statistik och formler. Vidare menar dem att det inom den kvalitativa skolan inte finns verktyg för att ge analysmaterialet en mer komplex mätningsgrad mer än grundläggande nominal- och ordinalskalor, såsom två alternativ av en aspekt eller en värdering av ett fenomen i graderna ”liten”, ”medium” och ”stor” osv.16
I boken “Den kvalitativa forskningsintervjun” argumenterar Steinar Kvale för att man bör ta hänsyn till att både en kvantitativ och kvalitativ forskningsmetod är verktyg som är både teoretiskt och praktiskt sammanflätade. Han menar att den kvalitativa
16
forskningsmetoden är ytterst nödvändig när en kvantitativ, matematisk analysmetod inte går att applicera på en språkligt uppbyggd social värld.17
3.2.1 Samtalsintervjuer
Steinar Kvale beskriver i sin bok, ”Den kvalitativa forskningsintervjun”, samtalsintervjuer som ”En intervju vars syfte är att erhålla beskrivningar av den intervjuades livsvärld i syfte att tolka de beskriva fenomenens mening”18. Det är respondenternas uppfattningar och föreställningar rörande olika fenomen som är intressanta, inte hur väl respondenternas svar stämmer mot ett källmaterial.19
I denna undersökning har samtalsintervjun utformats på ett sådant sätt att den undersöker hur människor själva uppfattar sin omvärld och därmed får svar på just det undersökningens syfte är, att få reda på hur sjuksköterskorna uppfattar sin digitala kommunikationsmiljö. Denna sorts förståelseform för intervjusituationen definierar Kvale som en livsvärldsförståelse, syftet är att beskriva och skapa en förståelse för centrala teman som intervjupersonerna förhåller sig till i sin omgivning.20 Samtalsintervjun som användes kan klassas som en halvstrukturerad intervjuform då den har ett fastställt ramverk av frågor med relativ vidd, något som tillåter både intervjupersonerna och intervjuaren att spinna vidare på punkter man finner intressanta under intervjuns gång.21 Det är dock viktigt att ta hänsyn till att dessa följdfrågor inte var av en interrogativ, frågande eller undersökande, natur utan snarare en önskan om vidareutvecklande eller beskrivande av en aspekt. Detta bör klargöras för att belysa den strävan som gjorts för att försöka undvika en eventuell ”styrning” av intervjun. Den med avsikt passiva styrande rollen verkar för att främja intervjupersonernas egna reflektioner och tankar och att färga dem så lite som möjligt. Det visade sig dock under intervjuns gång att det var viktigt att kunna modifiera ordningen och utformandet av frågor för att kunna nå de olika intervjupersonernas verkliga åsikter om ett fenomen då det inte sällan förekom, innan okända, olikheter i användande och synsätt på det digitala kommunikationsarbetet.
3.2.2 Intervjuguide
Intervjuguiden är en vital del i förarbetet till en samtalsintervju. Det är viktigt att de intervjufrågor som utformas och används pekar mot problemställningen och syftet för undersökningen. Det är även av stor vikt att frågorna utformas på ett sådant sätt att intervjupersonen känner sig manad till att ge informativa och relevanta svar.22
En inledande intervju gjordes med en sköterska anställd på avdelningen för att få en djupare förståelse för det digitala kommunikationsarbetet på och även för att kunna arbeta fram en intressant vinkel på vidare samtalsintervjuer, Denna intervjuperson medverkade
17 Kvale, Steinar s. 69 18 Kvale, Steinar s.13
19 Esaiasson, Gilljam, Oscarsson, Wängnerud s. 291 20
Kvale, Steinar s. 34
21
Kvale, Steinar s. 117
ej i de samtalsintervjuer som det empiriska kapitlet baseras på. Delar av denna intervju presenteras dock i inledningskapitlet.
Intervjuguiden (se bilaga nr.1) utformades utan en klar bild av hur intervjupersonerna skulle svara. Trots att en förberedande provintervju gjordes med en sjuksköterska som inte deltog i någon av de samtalsintervjuer som redovisas i empirikapitlet visade det sig att en hel del aspekter av sjuksköterskornas samlade uppfattning inte visar sig i intervjuguiden. Detta problem resulterade i ett antal följdfrågor och fördjupningsfrågor som var av sådan natur att de svar som framkom kunde strykas då de allt för mycket avvek från samtalsintervjuns syfte. I ett par fall kunde följdfrågorna omformuleras och på så sätt passas in i något av de två teman intervjuguiden var baserad på.
3.3 Urval av intervjupersoner
De åtta intervjuer som genomfördes gjordes alla på intervjupersonernas arbetsplats, röntgenavdelningen på Akademiska sjukhuset i Uppsala. De åtta intervjupersonerna valdes ut efter tre huvudvariabler; befattning på avdelningen, kön samt åldersgrupp. För att få en grupp intervjupersoner som arbetade med samma förutsättningar och arbetsuppgifter rörande det digitala kommunikationsarbetet valdes enbart sjuksköterskor ut. Att valet föll på just sjuksköterskor var på grund av att just den yrkesgruppen står för en klar individmajoritet på avdelningen. Det visade sig även vara denna grupp som rent undersökningstekniskt smidigast kunde ställa upp på samtalsintervjuer. Att alla av de åtta intervjupersonerna verkade på röntgenavdelningen på en daglig basis medverkar till att centraliteten för intervjuundersökningen blev hög.23 Det framkom även under intervjuerna att användningen av digitala kommunikationsmedier skiljde sig en del mellan undersköterskor, avdelningschefer, läkare och sjuksköterskor – vilket vidare bestyrker valet av yrkesgrupp .
Könsvariabeln som avgränsade intervjupersonerna till kvinnor motiverades med att intervjupersonen skall alla vara av samma kön för att få en konstant variabel. Valet att enbart intervjua kvinnor ger även en mer verklighetsförankrad bild av hur personalstyrkan faktiskt ser ut då det finns en stor majoritet av kvinnor inom sjuksköterskegruppen på röntgenavdelningen. 24
De sköterskor som valde att ställa upp på intervju jobbar inte alla på samma underavdelning på röntgenavdelningen, fem av intervjupersonerna jobbade på magnetkameraavdelningen, två på barnröntgen och en på akutröntgen. Detta inverkar givetvis till viss del hur de använder sig av digital internkommunikation. Varierande aspekter såsom tidsbrist och möjligheter att använda datorer bör tas hänsyn till. Dock var skillnaderna i användande är så pass små att de inte påverkar undersökningens validitet. För att vidare standardisera undersökningens forskningsvariabler men även för att försöka se en mer nyanserad bild av sjuksköterskornas digitalanvändande delades de åtta intervjuade sjuksköterskorna upp i två åldersgrupper. Denna åldersvariabel utformades på
23
Esaiasson, Gilljam, Oscarsson, Wängnerud s.291
ett sådant sätt att de eventuella åldersskillnader som påverkade arbetet med de digitala kommunikationsmedierna skulle bli så urskiljbara som möjligt. Dessa två åldersgrupper definierades som; ”åldersgrupp 1”, och innefattar sköterskor upp till 30år gamla och
”åldersgrupp 2”, som innefattar sköterskor som är 45år och uppåt.
Åldersgruppsindelningen motiveras med grund i Nordicoms undersökningar rörande medieanvändande. Nordicom är ett medie- och kommunikationsvetenskaplig kunskap-och statistikdatabas som administreras av Göteborgs universitet. Dessa undersökningar nyttjar åldersgrupper uppdelade enligt intervaller på 16-24år, 25-44år och 45-66år.25 Det visade sig dock vara svårt att få tag på sköterskor som alla var under 24 år gamla, så den undre gränsen flyttades upp till 30år. Denna modifikation bör inte påverka resultatet och analysmaterialet men det är av vikt att den presenteras.
Urvalet av specifika intervjupersoner skedde slumpmässigt. Det praktiska urvalet skedde på ett sådant sätt att avdelningschefen som tillhandahöll kontaktuppgifterna plockade fram åtta individer via personaldatabasen, filtrerade efter födelsedatum, befattning samt kön.
3.3.1 Genomförande och tillvägagångssätt
Kontakt med intervjupersonerna gjordes efter ett möte med avdelningschefen som tillhandahöll personuppgifter relevanta för undersökningen (ålder, befattning samt kön) samt kontaktuppgifter. Efter inledande kontakter via e-mail bokades två intervjuer och resten av intervjuerna gjordes efter en personlig förfrågan på plats. Intervjuerna
genomfördes på sjuksköterskornas arbetsplats i olika konferensrum och
röntgenlaboratorier under två dagar, den fjärde och femte december 2008. Intervjuerna spelades in via en diktafon, vars inspelningar kompletterades med korta anteckningar under intervjuerna. Anteckningarna gjordes för att lättare kunna återknyta till resonemang av intresse vid efterarbetet och transkriberingen.
Då dessa sjuksköterskor intervjuades under deras arbetsdag blev intervjuerna i två fall något kortare än först ämnat då intervjupersonerna blivit tvungna att återgå till sitt arbete. Längden på intervjuerna blev mellan 13 och 24 minuter långa. Det faktum att två av intervjuerna blev av kortare natur och att det totala intervjumaterialet kan ses som något kort kan ses som ett hinder för ett givande empiriskt material. Men eftersom intervjuguiden var utformad enligt en kortare mall och frågorna var relativt fokuserade så samlades ett klart tillfredsställande material in.
3.3.2 Efter intervjuerna
Efter att intervjuerna var genomförda lyssnades det inspelade materialet igenom och en transkribering gjordes. Transkriberingen genomfördes enbart med syfte till att skapa en översikt av de inspelade intervjuerna och för att smidigt kunna arbeta med dem under empiri- och analyskapitlet. Dessa hela transkriberingar kommer ej att presenteras i uppsatsen i sin helhet. Framställningen av empirikapitlet kommer dock ske via ett antal utvalda citat som visar den ibland stora bredd av svar som kunde samlas in under
intervjuerna. Detta görs för att författarens personliga tolkning skall kunna exemplifieras på ett tydligt sätt och att strävan efter en genomgående subjektiv vinkling av det empiriska materialet skall vara så litet som möjligt.
3.4 Validitet och reliabilitet
En undersöknings validitet kan vara hög respektive låg beroende på om undersökningen visar på att man faktiskt mäter det man avser sig mäta.26 Den aktuella undersökningen säger sig undersöka användandet och attityderna hos sjuksköterskor på röntgenavdelningen på akademiska sjukhuset i Uppsala har gentemot den digitala internkommunikationen. Givetvis är det svårt att säga att något är definitivt när inte hela populationen på röntgenavdelningen har blivit intervjuad. Men man kan anta att om man via ett urval på åtta intervjupersoner kan se gemensamma nämnare och tendenser även kan anta att dessa åsikter kan vara kollektiva för hela avdelningen
Ett arbete med hög reliabilitet har få systematiska eller slumpmässiga fel, och då oftast fel gjorda av undersökaren såsom slarv under intervjutillfället eller dålig efterbearbetning.27 Det skall även gå att återskapa studien med få avvikelser. Undersökningen är gjord med en väl utarbetad metod- och teoretisk ram och de intervjuer som gjordes utfördes med inspelningsutrustning kompletterat med anteckningar. Eftersom intervjuerna är gjorda med åtta personer och även genomförda med en konkret intervjuguide med tydliga frågor kan de gemensamma nämnare som framkommer anses som relevanta.
3.5 Problematik och etik
Då undersökningen baseras på åtta samtalsintervjuer är det svårt att garantera en full konfidentialitet . Detta på grund av att andra anställda på avdelningen till viss del har kännedom om vilka intervjupersoner som blev intervjuade men även att vissa åsikter kan kännas igen och kopplas till en intervjuperson. Samtalsintervjuerna inleddes dock med ett löfte om konfidentialitet till den grad att inga personuppgifter skulle utlämnas eller ingå i rapporten. Eftersom intervjupersonerna är och kommer förbli anonyma kan det vara svårt att förena med de grundläggande principerna bakom samhällsvetenskaplig forskning, där möjligheten att återskapa en undersökning och kunna ta del av undersökningsmaterial är centralt.28 Dock var konfidentialiteten en förutsättning för att undersökningen skulle kunna genomföras.
Under undersökningens gång uppstod även problem med vissa definitioner där det vid upprepade tillfällen blev nödvändigt att vidare precisera vad termerna ”digital internkommunikation” och ”kommunikationskanaler” betydde. Förklaringen som gavs kan ha riktat samtalet åt ett visst håll då förklaringar via exemplifieringar fick ges.
26
Kvale, Steinar s.215
27
Esaiasson, Gilljam, Oscarsson, Wängnerud s. 70
3.6 Materialkritik
Under arbetet med uppsatsen har flera olika insamlingssätt använts rörande information och material som presenteras i uppsatsen. Metodkapitlet har utformats efter metodböcker där fokus legat på att samla in kunskap om hur kvalitativa undersökningar, i synnerhet samtalsintervjuer bör utformas.
Till uppbyggnaden av det teoretiska ramverk som används till uppsatsen har en rad olika artiklar använts. Dessa artiklar har letats upp via Google Scholar29 samt via Uppsala universitetsbiblioteks elektroniska artikelsökning. För att upprätthålla en hög trovärdighet har de artiklar som använts till så stor del som möjligt bestått av undersökningar utförda på primärdata i form av unika undersökningar och teoriprövningar. I de fall artiklar baserade på sekundärdata använts har de varit sådana som varit betydelserika för forskning inom området. Hur betydelserika artikar har varit har fastställts via citeringsstatistiken som presenteras på Google Scholar, där det lätt går att se hur många gånger en viss artikel blivit citerad i ett annat akademiskt arbete.30 Samtliga använda artiklar är akademiska publikationer.
Den information som presenteras rörande röntgenavdelningen på Akademiska sjukhuset i Uppsala har samlats in via en bakgrundsintervju med en anställd på avdelningen. Det visade sig vara svårt att få tag på trycksaker och/eller elektroniska källor rörande digitalisering och kommunikation- och informationsanvändande på sjukhuset. En oberoende utomstående källa, som i detta fall hade varit mycket adekvat att använda, visade sig vara svårt att få tag på.
Det material som samlades in till grund för undersökningen, samtalsintervjuerna, kan sägas vara subjektivt vinklat. Kvale skriver att en vanlig invändning mot intervjuer lyder:
4. Empiri
I empirikapitlet kommer samtalsintervjuundersökningen presenteras uppdelat efter de två olika teman som intervjuguiden innehöll. Till varje fråga kommer ett antal citat som representerar den generella responsen presenteras. De citat som presenteras kommer inte att delas upp mellan de två åldersgrupperna som ingår i undersökningen då svaren inte skilde sig åt nämnvärt på ett sådant sätt att åldersgruppsvariabeln var intressant. För varje citat tillkommer dock en parantes med åldersgruppmärkning för en smidig översikt. (å1) står för åldersgrupp ett, de yngre sköterskorna, och (å2) står för åldersgrupp två, de äldre sköterskorna. De teman som presenteras kommer sedan i följande analyskapitel analyseras i ljuset av teorikapitlet som låg till grund för utformningen av frågorna inom varje tema.
Citaten som presenteras är de citat som bäst av alla intervjusvar urplockade ur transkriberingen representerar de gemensamma åsikter och tendenser som kunde utvinnas i intervjuerna, men även i vissa fall radikalt avvikande åsikter. Varför citat används i resultatframställningen istället för en mer löpande textframställning är för att resultaten blir mer lättöverskådliga och mer målande för vad intervjupersonerna faktiskt svarade.
4.1 Tema 1: Digital internkommunikation
1. Berätta om hur du uppfattar den digitala internkommunikationen.
Denna fråga ställdes för att få en översikt över attityder gentemot den digitala internkommunikation och se vad intervjupersonerna först associerade till för kommunikationskanal när den digitala internkommunikationen kom på tal. Alla åtta av intervjupersonerna valde att prata om arbetet med e-mailbaserad kommunikation och hur den användes på avdelningen. E-mailen visade sig också vara en väldigt viktig kommunikationskanal då en klar majoritet av all information från ledningen förmedlades via just e-mail.
(å1) ”Kommunikationen från chefer sker till stor del via e-mail… ja, och även till viss, mindre del, möten.”
(å2) ”e-mailen, den, ja, den fungerar bra också men det är ju svårt också att få tid att sitta och läsa, vi har inte datorer så att det räcker heller.”
Det framkom att en klar majoritet av intervjupersonerna hade problem med hur e-mailen fungerade som kommunikationskanal och även om hur informationen som förmedlas via e-mail är utformad. Många intervjupersoner ansåg att det rådande kommunikationsarbetet inte fungerade vidare bra.
(å1)”Sen kan det ju vara lite jobbigt att läsa text så man kanske inte uppfattar alltid… att man tar in det som man får.”
(å1)”e-mailen får man ju väldigt många… mmm, och det betyder ju också att man kanske inte har tid att läsa alla, man får sålla helt enkelt för det kommer så himla mycket. Ehhm, ja, det är väl det jag tycker – för mycket mail som jag kanske inte har med så mycket att göra.”
2. Hur mycket används den digitala internkommunikationen och tillhörande medier under en arbetsdag?
Denna fråga ställdes för att få en bild över hur mycket tid som lades ner från sköterskornas sida för att ta del av information från ledningen. Då e-mail är den kommunikationskanal som sköterskorna använder för att ta del av information digitalt, fokuserade intervjupersonerna på att beskriva sin relation och sitt användande fokuserat på e-mail.
Många av intervjupersonerna tyckte att antalet arbetsstationer på avdelningen var för få och att de varken hade tid eller möjlighet att kolla sin mail så ofta som skulle behövas för att ta del av all aktuell information.
(å2) Det är mycket lite, för jag hinner inte och jag kommer inte åt och läsa. Fast vi skulle behöva det. För att ibland är det så ”det har du fått på mail” säger man och då har man inte kommit åt att läsa sin mail.”
Många av sköterskorna uttryckte att de till stor del inte hade mycket tid till att läsa sin e-mail under en vanlig arbetsdag, och ofta inte lade mer än max tjugo minuter på det. Det framkom även att de inte heller lade speciellt mycket av den potentiellt lediga tiden de faktiskt hade för att kolla sin e-mail.
(å1) ”Njaa, det är väl fem minuter om dagen kanske… 10 om jag ska maila någonting.” (å2) Det är inte så himla ofta, det är rätt smidigt att kolla det lite snabbt, men kanske... inte vet jag, 20 minuter om dan, då går man in flera gånger och kollar om det har hänt någonting.”
3. Tycker du att den digitala internkommunikationen bidragit/bidrar till mer eller mindre oklarheter?
Fråga 3 fick många av sköterskorna att tänka efter och reflektera över situationer där det uppstått problem eller oklarheter kring en arbetsuppgift eller organisationsfrågor. Det visade sig att de flesta sköterskor tyckte att den informationen som ledningen förmedlade via elektroniska kommunikationskanaler ofta kunde kännas mer abstrakt och svårare att ta till sig än om de skulle få höra samma information i ett möte. Det framgick också att det som faktiskt förmedlades i ett e-mail oftast var ett referat eller ett mötesprotokoll från större möten och avdelningsmöten. Dessa protokoll skickades ut med motivationen att det inte är möjligt för alla sköterskor att delta vid dessa tillfällen på grund av olika tider och arbetsuppgifter.
(å1)”Ja, ja, det tror jag, att den bidrar till mer oklarheter, för att jag tror att det är lättare för en…vi säger chef då, att skicka ut via e-mail ett stort… eh, block, så att säga. Och förvänta sig att alla ska läsa 400 sidor, men det gör ju inte människor… då kan man ju missförstå också om man sitter och läser det där.”
(å1)”Det är så mycket att läsa… det blir mer oklart och så pratas det runt mailet istället för till chefen… och, ja, det är ju en nackdel.”
Tre av sköterskorna tyckte att digital kommunikation och framförallt kontakt via e-mail hade bidragit till att det i många fall hade underlättat kommunikationsarbetet på så sätt att aktuell information fanns att tillgå när de själva ville det. De ansåg att det var bra att mailen gjorde information konkret och mer lättillgänglig så att man lätt kunde gå tillbaka och se över information man tagit del av tidigare. De tyckte även att det var bra att man visste att ett e-mail har gått ut till alla på avdelningen så att alla inblandade var klara över vad som gällde.
(å1)”på ett sätt så vet man ju att alla har fått det [e-mailen] och då vet man ju att den informationen har gått fram.”
(å2)”jag tycker det är bra för att man har ändå så pass mycket i huvudet när man arbetar att det är bra att få det på papper, eller, ja, i datorn så att man kan gå tillbaks och man vet var det finns liksom.”
4. Tycker du att all information som skall nå dig kommer fram till dig på ett bra sätt?
(å1) ”Nej, det där kan ju kännas lite sådär, ibland hinner man inte, å så. Man är skyldig att öppna sin mail en gång om dagen, så är det här… men, det hinner man ju inte alltid. Men ibland hinner man öppna den fem gånger. Då kanske man inte får informationen direkt när man behöver den, för att man inte har hunnit kolla”.
En del av sköterskorna ansåg att det fanns en viss skillnad mellan de e-mail som ledningen skickade ut och de e-mail som skickades ut av någon av undercheferna. Det var ofta en stor skillnad på hur dessa e-mail var utformade rörande omfattning och språkliga kvalitéer.
(å1)” Nej, för att det är lite tråkigt att läsa mail (skratt). Det är för mycket text kanske. Det kanske borde vara mer kortfattat och lite… ja, jag vet inte. Fast det beror på vem det är ifrån också, vissa skriver ju längre mail.”
(å2) ”Jag tycker ibland att informationen jag får känns irrelevant, men så egentligen kanske det är relevant, för, å, ja, den blir inlindad å, nä, jag tycker inte den är bra. Den känns inte riktad till mig.”
5. Vilka kommunikationskanaler tycker du borde prioriteras och varför?
Fråga fem resulterade i en i princip tvådelad respondentgrupp. Fyra av intervjupersonerna föredrog en mer personlig kontakt via fler möten eller individuella samtal med överordnade, medan resterande intervjupersoner gärna ville se ett intranät eller en informationsdatabas där man kunde ta del av information på egen hand. Det var lätt att inför denna fråga förvänta sig en stor skillnad mellan de yngre och äldre intervjupersonerna, detta visade sig vara ogrundat då de två olika grupper som visade sig här innehöll två av varje åldersgrupp.
(å2)”Jag tycker att man skulle ha ett… på en så stor arbetsplats skulle man ha ett ordentligt intranät vad det gäller röntgen, det borde vi ha. Jag menar, vi är datorkunniga, vi sitter vid våra arbetsplatser vid datorn… vi kan komma åt informationen på ett lätt sätt.”
(å1) ”Jag tycker att det bästa vore å ha en sida, ett intranät, så man bara kan ta upp just den sidan och så ser man allting nytt, som, liksom, antingen om det är rullande eller såhär rubriker liksom.”
(å1) ”Ja, man skulle vilja ha någonstans… där man kan välja vad jag har för befattning och vad jag jobbar på för ställe liksom… det vore ju lite roligt om det var så utvecklat.”
(å2) ”ja, mer möten bara, och sen direkta möten, inte det här stormötet kanske, utan dom kan ta in oss en och en och berätta hur det ligger till. Mer så, direkta grejer. Men stormöten är också välkomna, då går det rakt in. Med e-mail kan man bara kasta det och glömma bort det.”
(å1)”jag föredrar muntliga kommunikationer, jag vill gärna höra från min chef på en gång”
6. Vad tycker du skulle kunna göras för att förbättra den digitala internkommunikationen på avdelningen?
Som avslutning av tema 1 ställdes denna fråga för att se vad sköterskorna själva tyckte kunde förbättras på avdelningen. Alla intervjupersoner hade åsikter om den stora mängd information som de fick i sina e-postlådor varje dag och alla ville att ledningen skulle se över både mängden och innehållet av deras utskick och även till vilka de skickade informationen till.
(å2)” fler datorer att sitta vid och en mer uppmaning från ledningen att man skall sitta där mer och ta del av information skulle jag vilja ha.”
(å1)”ja, dom borde se till att dom har rätt maillistor till folk så man inte får en massa onödiga saker.”
Dessa åsikter var representativa för hur alla sjuksköterskor kände för deras kommunikationssituation.
(å2) ”ja, det är tiden som fattas, det är så stressigt här. Mer kortfattade mail vill jag ha, det är för avancerat som det ser ut nu. Det är så mycket organisationscheman å sånt där... stora… och så är det flera dokument i ett, det kanske skulle kunna vara lite mer kortfattat, eller minska ner, eller… man hinner inte bläddra fem sidor liksom för att se något. Ser man att det är fem sidor så skiter man i att öppna det liksom och då går man ju miste om det”
4.2 Tema 2: Individuellt medieanvändande
Tema två innehåller en fråga rörande sköterskornas privata användande satt i relation till användandet på arbetsplatsen och ämnar även undersöka hur medieanvändandet överlag ser ut bland sköterskorna.
7a. Hur använder du digitala medier, såsom e-post och Internet, privat? 7b. Tycker du dig se någon skillnad i medieanvändande på avdelningen sett till ålder?
Fråga 7a ställdes för att se om det fanns någon skillnad på de äldre sjuksköterskornas medieanvändande kontra de yngre. Följdfråga b) syftar till att få svar på om sköterskorna själva ser någon skillnad på medieanvändandet mellan yngre och äldre sköterskor.
a) Det fanns helt klart en skillnad i medieanvändande bland sjuksköterskorna. Alla de
yngre intervjupersonerna uppgav att de tillbringade en ansenlig del av sin fritid framför datorn medan de äldre uppgav att de använde Internet en del men inte satt och använde datorn lika planlöst som de yngre och heller inte lika länge vid varje tillfälle. Nämnvärt var dock att skillnaderna inte var speciellt stora då de äldre sjuksköterskorna faktiskt använde datorn nästan lika frekvent som de yngre fast då inte lika länge vid varje tillfälle.
(å1)”om jag sitter vid datorn hemma? , jämt, konstant (skratt).”
(å2) ”jag använder nog ganska mycket, jag kanske inte använder så mycket… jag är inte en sån här som håller på att titta på datorn på jobbet. Inte alls mycket så, men hemma håller jag på en hel del.”
(å2) ”ja, jag sitter väl inte varje dag framför datorn, det varierar väl, men kanske tre, fyra gånger i veckan.”
b) Alla intervjupersoner ansåg att det fanns en betydande skillnad i medieanvändandet
mellan äldre och yngre sköterskor på arbetsplatsen. Många tyckte att vanan som de yngre hade redan vid en första kontakt med något nytt teknologiskt arbetsverktyg inte fanns till samma utsträckning hos de yngre.
(å1)”Man ser ju helt klart en skillnad mellan yngre och äldre när det nya remiss-systemet infördes, Dom kanske har lite svårare att ta tag i det nya arbetet – dom tycker att det är mycket klickande… vilket det är!, men det kanske är så att de lite äldre har lite svårare att vänja sig vid det.”
(å2) ”ja, naturligtvis, absolut, dom har ju ett helt annat förhållande till…jag menar, det är ju vardag på ett annat sätt. Nu jobbar vi ju ganska mycket med, ja, med digitala medier så att dator har vi ju haft länge… men jag kanske inte är ute och surfar så mycket och letar så mycket som de yngre, använder inte facebook och sånt (skratt).”
Trots att många tycker sig se en stor skillnad i medieanvändande på arbetsplatsen så var det flera, yngre som äldre, som poängterade att det inte var någon skillnad i hur pass informerade sköterskorna höll sig. Flera av de yngre uppgav att de trodde att de äldre lade mer vikt vid att läsa sin e-post på ett noggrant sätt.
5. Analys
I analyskapitlet presenteras inledningsvis en diskussion rörande Tema 1, e-mail som kommunikationskanal på röntgenavdelningen, föras. Diskussionen kommer sedan att fortsätta föras rörande Tema 2 som diskuterar uppsatsens hypoteser sett i relation till sköterskornas medievana.
5.1 Tema 1: e-mail som kommunikationskanal på röntgenavdelningen
Den viktigaste aspekten av intervjupersonernas samlade åsikter är det missnöje många
känner inför e-mail som den viktigaste och mest använda digitala
internkommunikationskanalen. Den information ledningen via e-mail förmedlar ut till avdelningen ser väldigt oarbetad ut och är inte heller utformad på ett sådant sätt att det utnyttjar de möjligheter och ramar mail besitter som kommunikationsmedium. De e-mail som skickas ut är heller inte adresserade till specifika sköterskor utan är istället utformade som omfattande massutskick vilket skapar ett stort informationsöverflöd. Mycket av den information som skickas ut via e-mail skulle förmodligen kunna smalnas av och anpassas till individnivå istället för att skickas ut som stora sjok. Dessa stora e-mail förutsätter att sköterskorna måste se över all information sedan sålla ut det som är relevant för dem själva. Detta arbete gör att många sjuksköterskor missar information viktig för deras arbetsuppgifter och organisation, trots att informationen faktiskt finns framför ögonen på dem. Det som kan förbigå sköterskorna när informationen förmedlas via e-mail kan vara aspekter som ledningen vill att mottagarna skall fästa extra vikt vid. E-mail utgör ett mellanrikt medium som inte självklart kan visa vad i ett informationsflöde som är mer eller mindre viktigt. I detta fall uppstår en tvetydlighet som inte tas itu med på ett bra sätt. De kanaler och verktyg som behövs för tolkning av dessa meddelanden finns tillgängliga men vad som egentligen är viktigt framgår inte genom ett e-mail som är utformad på ett sådant sätt. Vid möten och personliga kontakter framgår det mer uppenbart via personliga intryck och retorisk framställning vad det är som sändaren vill förmedla och vad som bör fästas extra vikt vid. Detta går visserligen att förmedla via ett e-mail på ett tillfredsställande sätt, det vill säga om informationen inte är så komplex att det behövs fler intryck än ett rakt författat textmedium. Men om detta fungerar framgångsrikt eller inte beror helt på hur informationen som förmedlas ser ut. Uppenbarligen lägger sändarna på röntgenavdelningen inte mycket tid på att se till att ett e-mail är användarvänligt utformat och lätt att ta till sig.
mindre rika medier kan missa delar av det som kan vara viktigt för att utföra en arbetsuppgift.
Omfattningen av dessa e-mail skapar också problem gällande informationens tydlighet. Det är förståeligt att från ledningens sida välja att kommunicera via e-mail då det är många sköterskor som skall nås och ta del av information. Men valet att använda e-mail som kommunikationskanal verkar inte speciellt välgrundat då den information som skickas ut inte är utformad för att direkt användas och bearbetas. Som tidigare fastställts är e-mail ett mellanrikt medium, och kan smidigt kommunicera information så länge ett mottagande och tolkande inte kräver fler intryck än de som ryms inom mediet. Det visade sig även vara skillnad på informationen som skickades ut beroende på vem som skickade ut den, om det var underchefer eller om det var från en högre ledning. Dessa aspekter leder till en idé om att en viktig uppgift skulle vara att se till att informationen sållas och anpassas innan den skickas ut. Att den även adresseras till de sköterskor som skall läsa informationen skulle även göra kommunikationen än smidigare. Att låta en person se till att information når fram på rätt istället för att det arbetet skulle ske på individnivå skulle spara organisationen mycket oklarheter, stress och arbetsbördor. Det sållningsarbete som idag utförs av sköterskorna måste genomföras och att det då sker hos en person istället för hos alla inblandade personer skulle vara en bra förbättring.
Det var även intressant att höra att trots att e-mail som kommunikationskanal erbjuder möjlighet till feedback och återkoppling till vad som skrevs så var det ingen av sköterskorna som tog upp den möjligheten. Nu ser inte kommunikationen ut på ett sådant sätt att det är information eller ett ämne som tas upp för diskussion utan snarare instruktioner för nya organisationsstrukturer och arbetsuppgifter. Men det faktum att e-mail i relation till adresserade dokument och ren text klassas som ett mellanrikt medium är en intressant aspekt att ta hänsyn till. Skillnaden grundas i de stora möjligheterna till feedback och unika möjligheter att utforma text på e-mail erbjuder, men dessa möjligheter nyttjas inte på röntgenavdelningen. Visserligen är inte den feedback som erbjuds direkt sett till en tidsaspekt, men att möjligheten inte alls används devalverar kanalens rikhet till stor utsträckning.
5.2 Tema 2: individuellt medieanvändande
Uppsatsen författades i ljuset av två sammankopplade hypoteser. Dessa hypoteser utarbetades med antagandet att ålder och teknikovana gick att relatera till varandra och att de i sin tur bidrog till att teknikovana sköterskor negligerar kommunikationsmedier och missar viktig information.
Efter intervjuerna visade det sig att hypoteserna till en inledande del stämde överens med verkligheten och till en del inte stämde överens. Det, kanske något fördomsfulla, antagandet att yngre sköterskor skulle ha lättare för sig att hantera moderna medier och att de även hade ett mer frekvent användande av dessa visade sig stämma. Alla yngre sköterskor uppgav att de privat använde datorer och moderna medier väldigt ofta. De äldre sköterskorna uppgav att de inte använde datorer och moderna medier lika länge vid varje användartillfälle som de yngre sköterskorna, men att deras användande var nästan lika frekvent. Enligt sköterskorna själva visade det sig att teknikanvändandet även speglades i det dagliga arbetet där sköterskor från båda åldersgrupper uppgav att det mycket väl märktes att de yngre sköterskorna hade lättare att använda den teknik de dagligen använde och att det kom mer naturligt för dem.
6 Slutsats och rekommendationer
I detta avslutande kapitel kommer kortfattade svar på frågeställningarna presenteras. Ett antal rekommendationer för framtida forskning och åtgärder på röntgenavdelningen kommer också att läggas fram.
6.1 Svar på frågeställningar
Den första frågeställningen behandlade sköterskornas personliga åsikter rörande e-mail som intern kommunikationskanal och hur väl det fungerar på röntgenavdelningen. Den övergripande attityden var negativ, många tyckte att de e-mail som skickades ut var alldeles för innehållsrika och var utformade på ett sådant sätt att överflödig information var svårt att sålla bort. Alla de åtta sköterskor som medverkade i undersökningen ansåg att det behövdes någon sorts förnyelse eller utveckling av det kommunikationsarbete som utförs på avdelningen.
Den andra frågeställningen rörde sköterskornas personliga uppfattningar kring sitt kommunikationsarbete med e-mail som primär intern kommunikationskanal. Sköterskorna uppgav att de lade ner relativt lite tid på att läsa e-mail under en arbetsdag, ingen av dem lade ner mer än tjugo minuter per dag. Det fanns även en skillnad i användande mellan den yngre och äldre åldersgruppen, där de yngre sköterskorna besatt mer vana och kunskap rörande de digitala verktyg som finns på arbetsplatsen. Detta påverkade dock, enligt sköterskorna, inte kommunikationsarbetet. Det fanns till och med sköterskor som uttryckte åsikter som pekade mot att de äldre och mer teknikovana sköterskorna snarare var mer noggranna än de yngre med att läsa sin e-mail.
Den tredje frågeställningen tog upp de åsikter sköterskorna hade rörande utvecklingen och förbättringen av det digitala internkommunikationsarbetet. Det framkom att hälften av intervjupersonerna skulle föredra ett mer personligt kommunikationsarbete med mer möten. Den andra hälften föredrog ett mer digitaliserat kommunikationsarbete. Den senare gruppen uppgav att de skulle föredra ett intranät där kortfattad information presenteras och skulle nås av sköterskorna själva på eget initiativ.
6.2 Slutsats
Det är uppenbart att den interna e-mailkommunikationen på röntgenavdelningen inte fungerar fördelaktigt, varken för ledning eller för sjuksköterskorna. Som situationen ser ut idag är det svårt för sköterskorna att ta del av den information som är viktig för dem och deras arbetsuppgifter då e-mailen ofta är för informationsrika och inte ger klarhet över vad som egentligen är viktigt. Mailen är även utformade som massutskick innehållandes information som inte alltid är relevant för de sköterskor som tar emot dem. Detta gör att e-mailen, trots att den till viss del fungerar, kräver allt för mycket extraarbete från sköterskornas sida.
En kommunikationsansvarig som ser till att behandla all information som ledningen vill förmedla till sköterskorna. Denna kommunikationsansvarige skulle kunna se till att information blir mer lättillgänglig genom att sålla bort irrelevanta delar av den. Ett aktivt arbete för att se till att information inte skickas ut i stora massutskickade block utan istället via specifikt adresserade e-mail skulle underlätta situationen för alla sköterskor.
Ett intranät där sköterskorna själva skulle kunna söka upp den information som är relevant för att utföra en arbetsuppgift eller rörande organisationsfrågor skulle göra kommunikationsarbetet smidigare. Många sköterskor uttryckte en önskan om ett intranät liknande det övergripande sjukhusintranätet, fast istället specialanpassat till röntgenavdelningen.
En väl genomarbetad och avdelningsanpassad kommunikationsplan och en starkare uppmaning från ledningen till sköterskorna att kolla sin e-mail skulle klart underlätta kommunikationsarbetet. Som det ser ut idag saknas det arbetsplatser med datorer för alla sköterskor att arbeta ifrån och även tid att lägga på kommunikationsarbete, att då införa en genomarbetad kommunikationsplan innehållande mer avsatt tid för att läsa e-mail i det dagliga arbetet skulle ge en mycket mer givande kommunikation för både ledning och sköterskor.
6.3 Förslag till fortsatt forskning
Eftersom undersökningen är begränsad till ett c-uppsatsformat finns det naturligtvis mycket mer att undersöka via större respondentgrupper och ett mer djuplodande förarbete. Det skulle även vara relevant att belysa kommunikationsproblemet i ljuset av andra kommunikationsteorier och angreppsvinklar än de som använts i denna undersökning.
Det finns många uppslag på fortsatt forskning inom ämnet, både specifikt på
röntgenavdelningen och övergripande rörande e-mailkommunikation inom
organisationer. Här kommer dock fokuseras på de forskningsämnen som rör avdelningen i fråga. På röntgenavdelningen skulle det vara intressant att se hur dessa e-mail faktiskt ser ut och göra en analys av hur man skulle kunna utforma dessa på ett sätt som skulle passa sköterskorna och deras arbete på ett bättre sätt. En annan intressant aspekt vore att utvärdera e-mail som kommunikationskanal på avdelningen och se om det möjligtvis finns en kanal som skulle passa bättre.
7. Källförteckning
7.1 Intervjuer
En inledande intervju med en sjuksköterska verksam på röntgenavdelningen samt ett samtal med avdelningschef.
Åtta samtalsintervjuer genomförda med sjuksköterskor på röntgenavdelningen, Akademiska sjukhuset i Uppsala den 5e och 6e december 2008.
7.2 Litteratur
Esaiasson, Peter. Gilljam, Mikael. Oscarsson, Henrik. Wängnerud, Lena. Metodpraktikan
– Konsten att studera samhälle, individ och marknad, Elanders Gotab, Vällingby 2007.
Kvale, Steinar. Den kvalitativa forskningsintervjun, Studentlitteratur, Lund 2006.
7.3 Artiklar och rapporter
Daft, R & Lengel,R. “Organizational information requirements, media richness and
structural design”, i: Management science vol. 32, No. 5, Maj 1986, s. 555.
Daft, R, Trevino, L & Lengel,R. “Media symbolism, media richness, and media choice in
organizations: a symbolic interactionist perspective”, i: Communication Research vol 14,
1987, s. 553-574.
Hössjer, Amelie & Eklundh Severinson, Kerstin. ”Making Space for a New Medium: On the Use of Electronic Mail in a Newspaper Newsroom”, i: Computer Supported
Cooperative Work, 2008, Springer.
Lee, A. “Electronic mail as a medium for rich communication: an empirical investigation
using hermeneutic interpretation”, i: MIS Quarterly 18 (2), 1994, s. 143–157.
Panteli, Niki. ”Richness, power cues and e-mail text”, i: Information & Management vol. 40, 2002, s. 75–86.
Rice, Ronald E. “Task Analyzability, Use of New Media, and Effectiveness: A Multi-Site Exploration of Media Richness”, i: Organization Science vol. 3, Nr. 4, November 1992, s. 475-500.
Rudy, I.A. “A critical review of research on electronic mail”, i: European Journal of Information Systems 4, 1996, s. 198–213.
Yates, J & Orlikowski, W. “Knee-jerk Anti-LOOPism and othere-mail phenomena: oral,
written, and electronic patterns in computer-mediated communication”, i: Proceedings of
7.4 Internetresurser
Google Scholar -http://www.google.com/scholar
Nordicom, Nordiskt informaionscenter för medie och kommunikationsforskning
Bilaga 1; Intervjuguide
Tema 1 – digital internkommunikation1. Berätta om hur du uppfattar den digitala internkommunikationen.
2. Hur mycket används den digitala internkommunikationen och tillhörande medier under en arbetsdag?
3. Tycker du att den digitala internkommunikationen bidragit/bidrar till mer eller mindre oklarheter?
4. Tycker du att all information som skall nå dig kommer fram till dig på ett bra sätt?
5. Vilka kommunikationskanaler tycker du borde prioriteras och varför? 6. Vad tycker du skulle kunna göras för att förbättra den digitala
internkommunikationen på avdelningen?
Tema 2 – individuellt medieanvändande
7a. Hur använder du digitala medier, såsom e-post och Internet, privat?
