Svar på kompletterande frågor med anledning av granskning av upphandling av konsultstödFörslag till beslut

(1)

TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr KS/2020:679-007

2021-04-29

Kansliavdelningen

1/3

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Knutsson 0152-29139

Kommunstyrelsen

Svar på kompletterande frågor med anledning av granskning av upphandling av konsultstöd

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. anta nedanstående svar till kommunrevisionen i anledning av kompletterande frågor till revisionsskrivelsen ’Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till

avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk’.

Beskrivning av ärendet

Kommunrevisionen har den 13 april 2021 inkommit med kompletterande frågor med anledning av kommunstyrelsens svar till revisionen daterat 2021-03-31.

Kommunrevisionen har inledningsvis anmärkt att föregående skrivelse inletts av ett avsnitt som inte berör eller behandlar kommunrevisionens

rekommendationer med anledning av den aktuella granskningen.

Kommunstyrelsen noterar att det i Deloittes rapport uttryckligen anges att ” Vårt uppdrag utgör inte en revision enligt någon revisionsstandard eller vedertagen revisionssed.”¹ Bland annat mot den bakgrunden har det uppfattats att

kommunrevisionen valt en ovanlig metod för sin granskning som också gått ut över arbetsmiljön i förvaltningen i högre grad än de granskningar som utförs i enlighet med reglerna om god revisionssed gör. I syfte att uppmärksamma detta valde kommunstyrelsen en ovanlig form för sitt svar. Kommunstyrelsen

framhåller samtidigt att kommunrevisionen återkommande granskar styrelsens verksamhet, utan att kommunstyrelsen framför synpunkter på hur

granskningarna genomförs. Styrelsens har inte heller haft och kommer inte att ha, synpunkter på vad som granskas. Däremot ses det som viktigt med en kommunikation kring hur granskning sker, i förhållande till kraven på kommunikation, i regler om god revisionssed.

Denna skrivelse behandlar dock fortsättningsvis enbart svar på de frågor som kommunrevisionen ställt, med anledning av det revisionen i sin skrivelse benämner ”sakfrågorna i kommunstyrelsens svar”.

1 Se Deloittes rapport avsnitt 1.4.

(2)

2/3

Svar på kommunrevisionens noteringar, första strecksatsen

Revisionen har noterat att kommunstyrelsen inte ansåg sig kunna göra risk- och konsekvensanalysen inom den av kommunfullmäktige beslutade tiden, att detta mot bakgrund av omständigheterna (dåvarande situation i anledning av pandemin) kan anses förståeligt. Revisionen noterar samtidigt att det inte framgår av kommunstyrelsens svar varför man inte fört upp ytterligare ärende till kommunfullmäktige och begärt ytterligare tid.

Det är ostridigt att kommunstyrelsen har misslyckats med att färdigställa en risk- och konsekvensanalys inom den av kommunfullmäktige beslutade tiden. Det berodde på bristande resurser, relaterat till den uppkomna situationen i anledning av en fortfarande pågående pandemi.

Som svar på den kompletterande frågan konstaterar styrelsen att man, om man hade fört upp ytterligare ärende i frågan, hade fördröjt ärendet ytterligare, i förhållande till kommunfullmäktiges ursprungliga beslut. Ytterligare ärenden i frågan hade således resulterat i en tydligare avvikelse i förhållande till det ursprungliga beslutet. Mot den bakgrunden valde man, i den uppkomna situationen, att fokusera på att få en risk- och konsekvensanalys färdigställd så snart som möjligt.

Kommunstyrelsen beklagar återigen att risk – och konsekvensanalysen inte färdigställdes inom den av kommunfullmäktige beslutade tiden.

Svar på kommunrevisionens noteringar, andra strecksatsen

Kommunrevisionen noterar att kommunstyrelsen ”besvarar inte heller frågan fullt ut om lämpligheten att uppdra åt en extern aktör att göra en Risk- och väsentlighetsanalys som kan komma att innehålla frågeställningar som berör Kris- och beredskapsfrågor för den samhällsnyttiga tjänsten som

fjärrvärmeproduktionen utgör”

Kommunstyrelsen konstaterar att någon risk- och väsentlighetsanalys inte finns och att det finns viss risk att en sammanblandning av olika begrepp skett i samband med att revisionens noteringar skrevs. Styrelsen konstaterar att om det är risk- och konsekvensanalysen som avses så blir svaret som följer:

Frågan är generellt ställd och det finns ingen möjlighet att ge ett generellt svar kring i vilka fall kommunstyrelsen i framtiden kommer att överlåta till extern aktör att göra risk- och konsekvensanalyser. Det krävs alltid en prövning i det enskilda fallet. I förevarande fall har det bedömts lämpligt att överlåta till KPMG att göra risk och konsekvensanalysen mot bakgrund av att det efter undersökning visade sig att KPMG hade den rätta kompetensen. Det avtal som träffades med KPMG har innehållit erforderliga sekretessklausuler. Beredningen har skett i samarbete mellan tjänstepersoner i den kommunala förvaltningen, hos de

(3)

3/3

kommunala bolagen och hos KPMG. Erforderliga beslut kopplat till avyttringsprocessen har hela tiden ålegat kommunala organ.

Kris- och beredskapsfrågor som ju uttryckligen också nämns i kommunrevisionens fråga, behandlas inom ramen för en risk och

sårbarhetsanalys (RSA). Mot den bakgrunden konstateras att det möjligen kan vara en risk- och sårbarhetsanalys som åsyftas i frågan.

Om det är en risk- och sårbarhetsanalys som avses är svaret att kommunstyrelsen inte överlåtit på någon utomstående att göra en risk- och sårbarhetsanalys, i ärendet.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Revisionsskrivelse, Kompletterande frågeställningar med anledning av

kommunstyrelsens missivsvar till revisionen daterat 2021-03-31, daterad 2021- 04-13.

Protokollsutdrag, KS § 84 2021-03-31, Revisionsskrivelse - Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till

avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk.

Rapport från Deloitte, Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk, daterad 2020-12-04

Revisionsskrivelse, Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk, daterad 2020-12-07.

Skrift från SKR, God revisionssed i kommunal verksamhet.

Beslutet skickas till Kommunrevisionen

Kommunfullmäktige för kännedom

Jennie Enström Maria Knutsson

Kanslichef Kommunjurist

(4)

STRÄNGNÄS KOMMUN

KOMMUNREVISIONEN

1 Till

Kommunstyrelsen

För kännedom till kommunfullmäktiges presidium.

Datum: 2021-04-13

Ärende: Kompletterande frågeställningar med anledning av kommunstyrelsens missivsvar till revisionen daterat 2021-03-31.

Revisionen tackar för svar på vår revisionsskrivelse från 2020-12-07 rörande revisionens granskning av avyttringsprocessen för fjärrvärmeverket.

Revisionen finner det uppseendeväckande att detta svar inleds med ett långt avsnitt med

påståenden som inte är svar på revisionsskrivelsen och som inte berör eller behandlar revisionens rekommendationer med avseende på den aktuella granskningen.

Den här skrivelsen behandlar sakfrågorna i kommunstyrelsens svar.

Revisionen noterar att:

- KS inte ansåg sig kunna göra risk- och konsekvensanalysen inom den av KF föreskrivna tidsangivelsen och det kan, med hänsyn till fjolårets särskilda omständigheter, vara

förklarligt. KS förklarar dock inte varför detta inte kommunicerades till KF. Det åligger inte KS att ensidigt besluta om man behöver verkställa ett beslut i KF eller inte. Avsteg från KF:s beslut kan endast godkännas av KF själv. KS hade dessutom för avsikt att uppdra åt KPMG att göra risk- och konsekvensanalysen varför det inte borde ha inneburit en ökad arbetsbelast- ning för KS att åtminstone kommunicera förseningen med KF.

- KS besvarar inte heller frågan fullt ut om lämpligheten att uppdra åt en extern aktör att göra en Risk- och väsentlighetsanalys som kan komma att innehålla frågeställningar som berör Kris- och beredskapsfrågor för den samhällsnyttiga tjänsten som fjärrvärmeproduktionen utgör.

Revisionen ber om kompletterande svar senast 2021-06-30.

Kjell Oretorp Stefan Behrnetz

Ordförande i kommunrevisionen Vice ordförande

Comfact Signature Referensnummer: 1073860

(5)

Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare:

SIGNATURSIDA

NAMN: STEFAN BEHRNETZ

IDENTIFIKATIONSTYP: Svensk e-legitimation

IDENTIFIKATIONS-ID: _07f4502969e7a21a3c914249fa9af7adb4 DATUM & TID: 2021-04-15 11:23:11 +02:00

NAMN: Kjell Gunnar Oretorp

IDENTIFIKATIONSTYP: Svensk e-legitimation

IDENTIFIKATIONS-ID: _09f6480936125614e1d20012a5669472a5 DATUM & TID: 2021-04-15 13:26:07 +02:00

Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2021-04-15 13:26:13 +02:00 Ref: 1073860

www.comfact.se

Validera dokumentet | Användarvillkor

Sida 1/1 Comfact Signature Referensnummer: 1073860

(6)

PROTOKOLLSUTDRAG

Kommunstyrelsen 2021-03-31

1/5

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

KS § 84 Dnr KS/2020:679-007

Revisionsskrivelse - Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till

avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk

Beslut

1. anta nedanstående svar till kommunrevisionen avseende

revisionsskrivelsen - Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk.

Yrkanden

Catharina De Geer (KD) yrkar avslag till liggande förslag med följande motivering:

Kristdemokraterna yrkar på avslag på svaret till kommunrevisionen, ärende 16, dels för att de synpunkter som revisionen framför är viktiga och skall genomföras, dels för att skrivelsen är ett direkt angrepp på kommunrevisionen som inte kan accepteras.

John Östlund (KD) och David Aronsson (V) yrkar bifall till Catharina De Geers (KD) avslagsyrkande.

Björn Karlsson (SD) yrkar på att återremittera med följande motivering:

Förvaltningen får i uppdrag att se över sin skrivelse men återkomma med ett svar som är mer enligt kutym och är av god revisionssed.

Jacob Högfeldt (M), Leif Hård (S), Angela Andersson (S), Jan Leiding (M) yrkar bifall till liggande förslag.

Beslutsgång

Ordföranden frågar kommunstyrelsen om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att ärendet ska avgöras idag.

Ordföranden ställer avslag mot bifall till liggande förslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

Reservationer

David Aronsson (V) reserverar sig mot beslutet.

Catharina De Geer (KD) och John Östlund (KD) reserverar sig mot beslutet med följande motivering:

Kristdemokraterna reserverar sig mot beslutet gällande svaret till kommunrevisionen, ärende 16, dels för att de synpunkter som revisionen

(7)

2/5

framför är viktiga och skall genomföras, dels för att skrivelsen är ett direkt angrepp på kommunrevisionen som inte kan accepteras.

Björn Karlsson (SD) reserverar sig mot beslutet med följande motivering:

Vi reserverar oss mot beslutet att inte anta vårt inlämnade återremissyrkande, och mot det följande beslutet att anta kommunstyrelsens svar till

kommunrevisionen.

Beskrivning av ärendet Inledande anmärkningar

De regler om god revisionssed som återfinns i 22 kapitlet kommunallagen (2017:725) nedan KL och vägledning utfärdad av Sveriges kommuner och

regioner har inte följts vid denna granskning.¹ Varken syftet med, eller planen för, granskningen har framkommit i rätt tid. Av den rapport som denna skrivelse är ett svar på framgår även uttryckligen att Deloittes granskning inte utgör revision enligt någon revisionsstandard eller godtagen revisionssed.² Kommunrevisionen har därmed saknat rätt använda kommunens medel till att upphandla stödet från Deloitte (se 12 kap 8 § KL). Kommunrevision har därutöver brutit mot Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandling i samband med att stödet

upphandlades. ³

Av granskningsrapporten som numera delgivits kommunstyrelsen framgår vidare att en del av syftet med granskningen var att undersöka om det förekommit mutor eller annan korruption. Om revisionen finner skäl att misstänka att brott begåtts ska detta anmälas till berörd nämnd (se 12 kap 1 § KL). Det är sedan den berörda nämnden (kommunstyrelsen) som ska avgöra vilka åtgärder som bör vidtas. Misstanken borde alltså ha anmälts till kommunstyrelsen, så har inte skett. Kommunrevisionen har också brutit mot gällande förvaltningsrättslig lagstiftning och kommunens interna reglering på olika punkter under granskningens genomförande, bland annat genom att begära att kopior av

inkorgar för e-post i förvaltningen lagras och genom att själva använda sig av sina privata e-postadresser i sin myndighetsutövning.⁴ Kommunrevisionen har

därutöver orsakat en försämrad arbetsmiljö i förvaltningen genom att bedriva sin granskning utan att iaktta de krav som reglerna om god revisionssed innebär.

Kommunrevisionen har en viktig funktion, att granska hur nämnderna bedriver sin verksamhet och hur skattebetalarnas medel används. Revisionen har därför möjlighet att ta förvaltningens resurser i anspråk i syfte att inhämta information

1 Se skriften, God revisionssed i kommunal verksamhet 2018 som bland annat finns att hämta via länken God revisionssed i kommunal verksamhet 2018 | Demokratifrågor | (skr.se)

2 Granskningsrapporten avsnitt 4.1

3 Jfr Revisionsreglemente för Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2019-11-18 § 163 särskilt §§ 2 och 16 samt Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandling, beslutad av kommunfullmäktige 2018-03-26.

4 Jfr a Revisionsreglemente i sin helhet där det bland annat framgår att revisionen ska följa regler i tryckfrihetsförordningen och dataskyddsförordningen och regler för arkivvård samt har att följa kommunövergripande riktlinjer mm.

(8)

3/5

(se 12 kap 9 § KL). När revisionen på sätt som framgått ovan tänjer denna möjlighet innebär granskningen i sig att skattebetalarnas medel används felaktigt. Detta genom att medel använts till upphandlande av sakkunnig, utbetalning av arvoden till kommunrevisionen och ianspråktagande av förvaltningens resurser, för en granskning som inte följer gällande regler.

Svar till kommunrevisionen

Kommunrevisionen rekommenderar kommunstyrelsen att:

1) se över processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingar, 2) uppdatera kommunens inköps- och upphandlingspolicy att även

förtydliga/inkludera den strategi kommunen beslutat om för att motverka korruption och jäv,

3) stärka sin kontroll över att de uppdrag som beslutas och ges från kommunfullmäktige verkställs och återrapporteras enligt tidplan, 4) utreda om det är lämpligt att risk- och konsekvensanalyser, som kan

komma att innehålla kris- och beredskapsrelaterade frågeställningar, uppdras åt externa aktörer att utföra.

Dokumentera samtliga steg i upphandlingar

Det bestrids att det skulle finnas ett behov av att ”se över” processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingar. Inköpsenheten har i denna

upphandling som i övriga upphandlingar den genomför, följt alla tillämpliga krav, regler och rutiner, inklusive inköpsenhetens egna detaljerade checklistor och kommunens dokumenthanteringsplan (vilken Deloitte inte verkar ha

uppmärksammat).

Utredningens svepande slutsats måste mot bakgrund av innehållet i rapporten tolkas på så sätt att rekommendationen avser möten med anbudsgivare i samband med utvärdering av inkomna anbud (s.k. anbudspresentationer), då detta i regel är den enda typen av möten som förekommer i

upphandlingsprocessen (med undantag för eventuell inledande

förstudie/marknadsdialog, samt i de sällsynta fal då ett upphandlingsförfarande används som tillåter förhandling, vilket inte är relevant här men ställer specifika krav på dokumentation). Då upphandlingsprocessen upphör när avtal

undertecknats gäller därmed svaret under denna rubrik inte efterföljande avstämnings-, planerings- och uppföljningsmöten med leverantörer.

Det är med tanke på upphandlingsförfarandets särdrag utan tvivel mycket viktigt att i efterhand kunna bevisa vad som sagts och bedömts vid

anbudspresentationer. Upphandlarna på inköpsenheten är vana vid att göra detta på ett korrekt och fulltäckande sätt, eftersom detta är av avgörande betydelse för det fall att upphandlingen skulle bli överprövad, vilket hör till upphandlarnas vardag. Det är extremt viktigt att utvärderingen är korrekt och motiveras och dokumenteras i utvärderingsprotokoll och/eller tilldelningsbeslut/-meddelande.

Om detta inte görs är sannolikheten stor för överprövning. Det finns en mycket stor rättspraxis avseende överprövning av olika utvärderingsmetoder i

(9)

4/5

upphandlingar och det finns i denna rättspraxis inga krav på att

anbudspresentationer ska dokumenteras i detalj, utan det som gäller är att det i tilldelningsmeddelandet ska framgå att utvärderingen är korrekt och motiverad.

Att ställa ytterligare krav utöver vad som följer av det redan hårt i lag och detaljerad rättspraxis reglerade upphandlingsförfarandet är helt enkelt inte rimligt och skulle lägga en stor ytterligare börda på redan belastade upphandlare.

I den aktuella upphandlingen genomfördes fem muntliga presentationer á ca 1,5–

2 timmar, i vilka anbudsgivarna förevisade och därefter ingav detaljerade och långa Power Point-presentationer (vissa på upp till 30–40 sidor). Det skulle medföra en mycket stor extra och oproportionerlig administration om det därutöver skulle krävas dokumentation av exakt vad varje anbudsgivare sagt på presentationerna.

Det vore också högst olyckligt om varje medlem i en utvärderingsgrupp var tvungen att skriva egna anteckningar och om anbudsgivare efteråt skulle kunna begära ut varje medlem i utvärderingsgruppens eventuella mötesanteckningar avseende presentationen och utvärderingen. Enskilda medlemmar i en

utvärderingsgrupp kan ha skilda åsikter från majoriteten i gruppen och

anbudsgivare skulle kunna utnyttja detta vid en eventuell överprövning. Det är mycket viktigt för att kunna genomföra transparenta och tydliga upphandlingar att det är tilldelningsbeslut och utvärderingsprotokoll – och endast

tilldelningsbeslut och utvärderingsprotokoll – som dokumenterar den samlade utvärderingsgruppens slutsatser och bedömningar av anbudspresentationerna och anbud.

Uppdatera kommunens inköps- och upphandlingspolicy

Inköpsenhetens upphandlare känner väl till och följer givetvis kommunens riktlinjer mot korruption, mutor och jäv, oavsett om dessa hänvisas till i inköps- och upphandlingspolicyn eller inte. Det bedöms därmed inte viktigt att det skyndsamt läggs in en hänvisning till riktlinjerna, utan detta bör kunna ske vid nästa revidering av policyn.

Stärka kontrollen över att uppdrag från kommunfullmäktige verkställs och återrapporteras enligt tidplan

I den aktuella situationen gjorde pandemin det nödvändigt att vänta med uppdragsstart till 1 september. Även om upphandlingen genomfördes så snabbt som möjligt, så var det en komplicerad upphandling och avtalet var först klart och undertecknat i mitten av maj. Ansvar för risk- och konsekvensanalys ingick som en option i upphandlingen. Bakgrunden till det var att det innan upphandlingen genomfördes var osäkert om leverantörerna skulle ha kompetens och

erfarenheter av sådana analyser eller om någon i förvaltningen skulle få i uppdrag att genomföra analysen. När anbuden väl kom in, visade det sig att samtliga anbudsgivare hade erfarenheter av att göra sådana analyser. Även vinnande anbudsgivare hade omfattande erfarenhet av detta. Mot denna bakgrund

bedömdes det rimligt att låta risk- och konsekvensanalys ingå i uppdraget och att avvakta med risk- och konsekvensanalysen till uppdragsstarten den 1 september.

(10)

5/5

Utreda lämpligheten i att risk- och konsekvensanalyser uppdras åt externa aktörer att utföra

Som anfört ovan var risk- och konsekvensanalysen en option i den aktuella upphandlingen, och det visade sig att det var något som samtliga anbudsgivare hade erfarenhet av. I ljuset av detta bedömdes det inte kontroversiellt att uppdra analysen åt den aktuella leverantören. Även om en extern konsult ansvarar för att utarbeta en risk- och konsekvensanalys, så är det kommunen som antar den och dessförinnan har möjlighet att ställa kritiska frågor, kräva ytterligare utredning etc. Även om externa konsulter som arbetar mot s.k. success-fee kan sägas ha ett visst intresse i att affären genomförs, så är det ingen självständig grund att generellt sett ifrågasätta konsulternas objektivitet och beteendeetik, särskilt inte då det upphandlade uppdraget tydligt gick ut på att vara kommunens

”samarbetspartner och stöd”, ”från start till så långt som avyttringsprocessen går”.

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Svar på revisionsskrivelse angående granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsprocessen av SEVAB:s värmeverk, 2021-03-05

Revisionsskrivelse, Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk, 2020-12-07

Rapport, Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk, 2020-12-04

Kommunfullmäktige, för kännedom

(11)

STRÄNGNÄS KOMMUN

KOMMUNREVISIONEN

1

Till

Kommunstyrelsen

Kopia för kännedom till kommunfullmäktige

Revisionsskrivelse.

Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttrings/försäljningsprocessen av SEVAB:s värmeverk.

På uppdrag av Strängnäs kommuns Kommunrevision har Deloitte AB fått i uppdrag att genomföra en granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till

avyttrings/försäljningsprocessen av SEVAB:s värmeverk. Syftet med uppdraget har främst varit att utvärdera huruvida avyttrings- och anbudsprocessen så här långt har skett i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och gällande lagstiftning.

Den sammanfattade bedömningen är att utformandet av upphandlingsunderlaget, och de kriterier som har viktats i upphandlandet av konsultstöd, är förenlig med de politiska beslut som fattats inom Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsen. Baserat på den dokumentation och den information som ingått i granskningen, finns inget som indikerar att kommunen inte valt det anbud som motsvarar behovet och inte heller att upphandlingen inte har skett i enlighet med Lag om Offentlig upphandling (LOU) eller kommunens styrdokument relaterade till upphandling. Revisionen har inte heller funnit någon information som indikerar att det skulle ha förekommit någon form av korruption/mutor.

Revisionen har noterat att den risk- och konsekvensanalys som KF beslutade om i sitt beslut om avyttringsprocessen i januari 2020, och som är kopplat till försäljningen av värmeverket, inte har gjorts och sålunda inte heller har presenterats för Kommun- styrelsen innan sommaren såsom KF beslutade. Denna avvikelse har inte heller åter- rapporterats till KF. Vid denna rapports färdigställande i december 2020 konstaterar revisonen att analysen fortfarande inte är färdig.

Revisionen noterar också att uppdraget att göra en risk- och konsekvensanalysen för kommunens risker har getts till samma externa företag som, enligt sitt anbud till kommunen, har betydande ekonomisk vinning av att en försäljning av värmeverket kommer till stånd.

Det har inte framkommit någon information som tyder på att det förekommit odoku- menterade träffar från den tidpunkt som avtal avseende konsultstöd tecknades till projektstart i september med undantag av ett möte den 19 maj 2020. Från detta har

(12)

STRÄNGNÄS KOMMUN

KOMMUNREVISIONEN

2

det inte har gått att ta del av några mötesnoteringar då enligt intervjuerna några sådana inte skrevs. Vidare kan enligt uppgift möten inom projektgruppen ha ägt rum under sommaren 2020 men inga minnesanteckningar finns från sådana möten.

Utifrån granskningsresultaten rekommenderar revisionen att Kommunstyrelsen:

Bör se över processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingar. Vår bedömning är att även om det inte finns något uttryckligt krav på att en tjänsteanteckning ska ske efter en muntlig presentation av en offert så följer enligt insynsprincipen att en upphandlande myndighet måste kunna visa vilka uppgifter en referent lämnat och även dokumentera dessa. Framförallt i samband med muntliga möten/kontakter är det av stor vikt att mötesnote- ringar dokumenteras. Det kan i ett senare skede bli viktigt att kunna bevisa vad som sagts och kommunen kan behöva styrka att upphandling skett i enlighet med lag och intern policy.

Offentlig upphandling är ett riskområde för korruption och mutor eftersom det finns egenskaper i upphandlingen som kan ge utrymme för sådant. Kommunens Inköps- och Upphandlingspolicy bör därför uppdateras att även förtydliga/inklu- dera den strategi kommunen beslutat om för att motverka korruption och jäv.

Bör stärka sin kontroll över att de uppdrag som beslutas och ges från Kommun- fullmäktige verkställs och återrapporteras enligt tidplan. För de fall då KF:s beslut inte har fullföljts bör detta kommuniceras och återrapporteras till KF med angivande av orsak.

Bör utreda om det är lämpligt att risk- och konsekvensanalyser, som kan komma att innehålla Kris- och beredskapsrelaterade frågeställningar, uppdras åt externa aktörer att utföra.

Revisionen önskar svar från kommunstyrelsen senast 2021-03-30.

Kjell Oretorp Stefan Behrnetz

Ordf. i kommunrevisionen Vice ordf.

Strängnäs 2020-12-07

(13)

Signatursida

Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare:

Namn Kjell Gunnar Oretorp

Datum & Tid 2020-12-15 19:06:00 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation

Identifikations-id _097db0b5820932146d81a6c3538dcd052c

Namn STEFAN BEHRNETZ

Datum & Tid 2020-12-16 10:16:14 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation

Identifikations-id _09f661d700934771026b9047cd3aba62fc

Signatursida 1 av 1 Validera dokumentet | Användarvillkor

Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2020-12-16 10:16:23 +01:00 Ref: 999495

www.comfact.se

(14)

00

Strängnäs kommun Granskningsrapport

Stockholm den 4 december 2020

(15)

Strängnäs kommun | Uppdraget

1

Innehåll 1

1. Uppdraget 2

1.1. Bakgrund 2

1.2. Uppdragets syfte 2

1.3. Uppdragets utförande 3

1.4. Avgränsningar 3

1.5. Sammanfattande bedömning 4

2. Resultat 5

2.1. Upphandling 5

2.1.1. Upphandlingsunderlag och utvärdering 5

2.1.2. Vår bedömning 6

2.1.3. Kommunens styrdokument 6

2.1.4. Vår bedömning 6

2.2. Avtal 7 2.3. Övriga frågor 7 2.3.1. Mötesanteckningar 7

2.3.2. Vår bedömning 7

2.3.3. Intressekonflikt 8

2.3.4. Vår bedömning 8

Bilaga 1. Erhållen dokumentation relaterad till Strängnäs kommun 9

Innehåll

(16)

02

1.1. Bakgrund

Strängnäs kommun beslutade i slutet av 2019 att undersöka förutsättningarna för att avyttra ett värmeverk som formellt ägs av bolaget SEVAB Strängnäs Energi AB (”SEVAB”), som i sin tur ägs av det kommunalt ägda bolaget Strängnäs kommunföretag AB. I samband med detta beslutades att upphandla konsultstöd som innebar att uppdragstagaren aktivt skulle förmedla och biträda i affären mellan kommunen och en eventuell framtida köpare (”konsultuppdraget”). Förutsättningen för att en försäljning ska kunna ske är att Kommunfullmäktige formellt godkänner att värmeverket ska avyttras, vilket förväntas ske under första halvan av 2021.

I upphandlingen deltog fem anbudsgivare, Advokatbyrån Oebergs AB, ICECAPITAL Securities AB, Ernst & Young Corporate Finance AB (”E&Y”), Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (”PwC”) och KPMG AB (”KPMG") och uppdraget vanns av den senare.

1.2. Uppdragets syfte

På uppdrag av Strängnäs kommuns Kommunrevision (”Kommunrevisionen” eller ”Uppdragsgivaren”) har Deloitte AB (”Deloitte” eller ”vi”) fått i uppdrag att genomföra en granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttrings/försäljningsprocessen av SEVAB:s värmeverk. Syftet med uppdraget har främst varit att utvärdera huruvida processen för upphandling skett i enlighet med Kommunfullmäktiges beslut och gällande lagstiftning.

Vårt uppdrag har varit att besvara Kommunrevisionens frågor enligt nedan, indelade i tre olika

granskningsområden, där resultatet av vår granskning presenteras med våra iakttagelser och vår bedömning enligt nedan.

Område Referens

Upphandling 2.1

Avtal 2.2

Övriga frågor 2.3

Upphandling:

1. Vem/vilka hade ansvaret för utformandet av upphandlingsunderlaget och hur kriterier har viktats och på vilka grunder?

2. Har processen för upphandling av konsultuppdraget skett i enlighet med det politiska beslut som togs i november 2019 och har det skett i enlighet med Lag om Offentlig upphandling (LOU)?

3. Har vi identifierat något i vår granskning som indikerar på att det kan har förekommit någon form av korruption/mutor?

Avtal:

4. Har den process för konsultuppdraget som beskrevs i det vinnande anbudet, fram till och med datering av detta uppdragsbrev, efterlevts i enlighet med det som beskrevs i anbudet?

5. Hur har betalningar relaterat till konsultuppdraget skett (direkt mellan KPMG och kommunen eller/och via andra parter) samt går dessa att följa?

Övriga frågor:

6. Enligt Kommunrevisionen har det förkommit odokumenterade träffar på hög chefsnivå och Kommunrevisionen vill veta varför så har skett och även om det har ägt/äger rum andra

1. Uppdraget

(17)

3 träffar/samtal som de inte har kännedom om vilka är odokumenterade?

1.3. Uppdragets utförande

Vi har erhållit och granskat ett antal dokument, se bilaga 1 för erhållen dokumentation. Genomförda granskningsaktiviteter omfattar bland annat:

• Granskning av bakgrund till utformande av upphandlingsunderlag samt kriterier för utvärdering och vem/ vilka som beslutat om detta.

• Översiktlig analys om upphandling har skett i enlighet med LOU samt den upphandlingsprocess som finns inom Kommunen.

• Genomläsning av dokumentation såsom beslutsunderlag och annan relevant dokumentation samt kompletterande intervjuer.

• Översiktlig genomgång av avtal relaterade till konsultuppdraget samt eventuella sidoavtal.

• Översiktlig analys angående om det finns fler rådgivare än KPMG involverade i konsultuppdraget.

• Genomgång av mötesnoteringar avseende möten/samtal som skett under upphandlingsprocessen och konsultuppdraget.

• Intervjuer med övriga relevanta personer som identifierats.

Eftersom det upphandlade konsultuppdraget påbörjades i början av september 2020 har vi inte kunnat bedöma huruvida den process som beskrevs av KPMG i deras anbud (det vinnande anbudet) har efterlevts pga den korta tidsperiod som gått. Vi har inte identifierat några kostnader relaterade till konsultuppdraget varför ingen granskning av sådana transaktioner skett och inte heller har någon granskning av kontrollaktiviteter och kostnadsuppföljning mot budget kunnat utföras.

Uppdraget baseras på den information och det material som har erhållits i samband med vår granskning. Vi har utgått ifrån att informationen och materialet är korrekt och fullständigt, vilket innebär att vi inte självständigt har verifierat den information och det material som har tillhandahållits.

Under utredningen har vi genomfört samtal och möten med följande personer för att erhålla information till vår granskning:

• Kjell Oretorp, Ordförande i Strängnäs kommuns kommunrevision

• Stefan Behrnetz, Vice ordförande i Strängnäs kommuns kommunrevision

• Per Malmquist, Ekonomichef Strängnäs kommun

• Lars Ekström, Kommundirektör Strängnäs kommun

• Jakob Högfeldt, Kommunstyrelsens Ordförande Strängnäs kommun

• Mats Lange, Inköpschef Strängnäs kommun

• David Lestander, Inköpsenheten Strängnäs kommun

• Ida Otken Eriksson, Inköpsenheten ansvarig för upphandling av konsulter Strängnäs kommun

• Ulrika Kalfholm, Finanschef- kommunikation via email

Intervjuerna har skett under oktober och november månad och alla intervjuade personer har haft samma roller under den aktuella granskningsperioden.

1.4. Avgränsningar

Granskningen har omfattat december 2019 till och med september 2020 om inte annat anges i rapporten, eventuella förfaranden som förekommit innan/efter denna period har således inte varit föremål för vår granskning, dock kan iakttagelser som noterats i vår rapport även ha skett under annan tidsperiod.

Vårt uppdrag utgör inte en revision enligt någon revisionsstandard eller vedertagen revisionssed. Vårt utlåtande utgör därför inte något revisorsuttalande om den finansiella redovisningen eller den interna kontrollen inom Strängnäs kommun.

(18)

4 Vi har gjort en översiktlig granskning huruvida upphandlingen har skett i enlighet med LOU. Någon djupare utredning kring eventuell avvikelse eller ogiltighet mot de grundläggande principerna eller någon annan bestämmelse i LOU har inte utförts.

Vårt uppdrag har inte omfattat en bedömning huruvida anställda har erforderlig kunskap eller kompetens för att utföra sitt uppdrag, eller huruvida de har agerat lämpligt i förhållande till sin position.

Deloitte har i sin granskning inte gjort en bedömning av KPMGs oberoende i förhållande till den revisionsverksamhet som KPMG utför i kommunen och i de kommunala bolagen.

Vårt uppdrag har inte omfattat granskning av SEVAB, utan är avgränsad till Strängnäs kommun.

1.5. Sammanfattande bedömning

Vår bedömning är att utformandet av upphandlingsunderlaget, och de kriterier som har viktats i upphandlandet av konsultstöd, är förenlig med de politiska beslut som tagits inom Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsen.

Baserat på den dokumentation och den information vi tagit del av, finns inget som indikerar att kommunen inte valt det anbud som motsvarar behovet och inte heller att upphandlingen inte har skett i enlighet med Lag om Offentlig upphandling (LOU) eller kommunens styrdokument relaterade till upphandling. Vi har inte heller funnit någon information som indikerar att det skulle ha förekommit någon form av korruption/mutor.

Vi har noterat att en förändring i tidplanen för att leverera en risk- och konsekvensanalys har skett då denna inte har presenterats för Kommunstyrelsen innan sommaren 2020. Vår bedömning är att kommunikation om förändring av tidplanen borde ha skett då projektstart av konsultuppdraget blev uppskjuten till september 2020 på grund av rådande pandemi.

Vi har inte fått någon information som tyder på att det förekommit odokumenterade träffar från den tidpunkt som avtal avseende konsultstöd tecknades till projektstart i september 2020, dock har vi noterat ett möte den 19 maj 2020 från vilket vi inte har kunnat ta del av några mötesnoteringar då sådana inte togs under mötet, enligt uppgift från våra intervjuer. Enligt uppgift från Per Malmquist kan möten inom projektgruppen ha ägt rum under sommaren 2020 men inga minnesanteckningar togs vid dessa möten.

Vi har i vår granskning noterat några områden som skulle kunna förbättras avseende upphandlingsprocessen.

Det ena är att säkerställa att samtliga steg i upphandlingen alltid dokumenteras. Vidare bör kommunens Inköps- och Upphandlingspolicy uppdateras att även att förtydliga/inkludera den strategi kommunen beslutat om för att motverka korruption och jäv.

(19)

Strängnäs kommun | Resultat

5 I detta avsnitt beskriver vi de iakttagelser som vi har identifierat under granskningen. De områden som omfattas av vår granskning framgår nedan. Respektive avsnitt avslutas med vår bedömning av aktuellt område.

Område Referens

Upphandling 2.1

Avtal 2.2

Övriga frågor 2.3

2.1. Upphandling

I detta avsnitt har vi fokuserat på ansvaret för utformandet av upphandlingsunderlaget samt vilka som deltog i upphandlingen. Vi har gjort en översiktlig analys av den process som kommunen har följt relaterad till

upphandlingen av konsultstöd för att utvärdera om denna har skett i enlighet med det politiska beslut som togs i slutet av 2019, och i början av 2020 samt i enlighet med Lag om Offentlig upphandling (LOU) samt om det finns någon information som indikerar på att det skulle ha förekommit någon form av korruption/mutor.

2.1.1. Upphandlingsunderlag och utvärdering

Vi har granskat bakgrunden till det utformade upphandlingsunderlaget avseende konsultstöd samt kriterier för utvärdering och beslut som skett. Vi har i vår granskning fått ta del av de beslutsunderlag som ligger till grund för utformningen av offertförfrågan. Vidare har vi tagit del av beslutet som ligger till grund för avyttringsprocessen och förslag till beslut som fattades i Kommunstyrelsen 2019-12-18 samt beslut om konsultstöd som togs av Kommunfullmäktige 2020-01-27 och undertecknades av ordförande Jakob Högfeldt. I underlaget finns även en utredning som PwC har utfört som ligger till grund för den långsiktiga ekonomiska plan som kommunen tog fram.

Det framgår i dokumentation KS/2020:60-059 att utvärderingsgruppen bestod av ekonomichef Per Malmquist och upphandlare David Lestander. Det lagstadgade minimum antal personer som ska närvara vid

anbudsutvärdering är två personer vilket även sammanfaller med det som står beskrivet i kommunens Checklista för upphandling. Ida Otken Eriksson som ansvarar för upphandling av konsulttjänster inom kommunen skulle ha deltagit i utvärderingsgruppen men avstod pga en potentiell jävsituation som uppstod relaterad till en av anbudsgivarna, Idas roll blev istället att assistera med att dokumentera utvärderingen.

I intervjuer med personer som arbetar på inköpsenheten har vi fått veta att det är praxis att den person som är beställare av uppdraget också deltar i anbudsutvärderingen då denna person oftast har mest kunskap i

sakfrågan. Det förefaller inte anmärkningsvärt att ekonomichef Per Malmquist deltar i utvärderingen då han har varit med i processen som initialt innebar att identifiera tillgångar som skulle kunna avyttras inom kommunen.

Under den första av fem anbudspresentationer deltog även Sara Mcllgrew från inköpsenheten men eftersom hon inte hade möjlighet att delta i de resterade anbudspresentationerna var Sara inte delaktig i den utvärdering som var grund till tilldelningsbeslutet, vilket dokumenterades i utvärderingsprotokollet. De två personerna från inköpsenheten beskrev under de intervjuer som hölls att de hade haft avstämningssamtal efter respektive anbudspresentation om vad de ansåg var bra respektive mindre bra med presentationen/anbudet men att inga noteringar dokumenterades efter samtalen utan dessa inkluderades i tilldelningsprotokollet.

Det framgår i dokumentation KS/2020:60-059 att utvärderingsgruppen bedömde att samtliga

anbudspresentationer ansågs ha likvärdiga beskrivning av arbetsprocesser och metoder de avsett att använda, och därmed togs enbart anbudens kompetens och erfarenhet tillsammans med anbudspris i beaktning i samband

2. Resultat

(20)

6 med utvärderingen. Praxis idag är att anbudens kvalifikationer och erfarenheter kan utgöra ett

tilldelningskriterium. Detta framgår dock inte uttryckligen enligt lagstiftningen.

I sammanträdesprotokollet från Kommunfullmäktige 2020-01-27 står att en risk- och konsekvensanalys ska presenteras för Kommunstyrelsen innan sommaren 2020. Kommunfullmäktige beslutade att det bland annat behövdes en beskrivning av de ekonomiska konsekvenser, påverkan på kommunal verksamhet samt förändrade förutsättningar för de kommunala bolagen för att ledamöterna ska ha underlag för att kunna godkänna starten av en försäljning av värmeverket. I sammanträdesprotokollet står det att detta bör beslutas av

Kommunfullmäktige i samma eller direkt efterföljande ärende. Det står inte i sammanträdesprotokollet vem som skulle ansvara för att utföra risk- och konsekvensanalysen.

Enligt information från ekonomichef Per Malmquist är det KPMG som kommer att utföra risk- och

konsekvensanalysen, och i och med att projektstart blev uppskjuten till september försköts även framtagandet av denna till hösten. I Sammanträdesprotokoll i KS 2020-11-24 står det att KPMG avger en lägesrapport för ”Projekt Calor”, den eventuella avvecklingen av fjärrvärmeverket. Under sammanträdet går KPMG igenom övergripande tids- och aktivitetsplan, risk- och konsekvensanalys samt informerar om avyttringsprocessen.

2.1.2. Vår bedömning

Vi bedömer att upphandlingen av konsultstöd i sin helhet är förenlig med den upphandlingspolicy som finns.

Eftersom valet av utvärderingsgrund och tilldelningskriterier är avgörande i samband med utvärderingen har vi fokuserat på granskning av dessa. Vi anser att de administrativa villkoren har informerat anbudsgivarna på ett tydligt sätt om vilka formella krav som gäller för att de ska kunna lämna anbud. Inköpsenheten har i

upphandlingsdokumenten angett utvärderingsgrund och tilldelningskriterier som ligger till grund i deras analys för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Utvärderingsgrund och tilldelningskriterier har enligt uppgift varit desamma som för andra konsultupphandlingar som sker inom kommunen. Genom analys av inkomna offerter samt via intervjuer med berörda medarbetare inom kommunen finns inget som indikerar att kommunen inte valt det anbud som motsvarar behovet.

Vi har noterat att en förändring i tidplanen för att leverera en risk- och konsekvensanalys har skett då denna inte har presenterats för Kommunstyrelsen innan sommaren 2020. Vår bedömning är att kommunikation om förändring i tidplanen borde ha skett då projektstart blev uppskjuten till september 2020 på grund av rådande pandemi.

2.1.3. Kommunens styrdokument

Styrningen av upphandlingsarbetet inom kommunen sker genom en intern policy. Kommunen har två dokument som huvudsakligen omfattar att upphandla och kontraktera leverantörer. Den första är en övergripande Inköps- och Upphandlingspolicy och den andra är en checklista, ”Upphandlarnas checklista”, som Inköpsenheten använder sig av vid upphandling.

Inköps- och Upphandlingspolicyn syftar till att övergripande beskriva de principer som gäller för inköp av varor, tjänster och byggentreprenader. Policyn tydliggör vilka målsättningar som finns för kommunens upphandlingsverksamhet samt utgör ett ramverk för hur upphandlingsverksamheten ska bedrivas. Policyn har fastställts av Kommunfullmäktige som också har det övergripande ansvaret. Policyn beskriver inte uttryckligen kommunens strategi för att säkerställa hur de kan motverka korruption och jäv i

upphandlingar, eller hänvisar till kommunens Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv. Policyn hänvisar heller inte till den delegationsordning som finns inom kommunen och som finns beskrivet i

styrdokumentet ”Delegationsordning för Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun”.

Checklistan beskriver hur den praktiska hanteringen ska gå till vid en upphandling inom kommunen.

Checklistan, saknar övergripande dokumenthanteringsprocesser samt fastställandet av vem som har det övergripande ansvaret för att riktlinjerna följs.

Enligt LOU ska upphandlande kommuner dokumentera hur upphandlingar genomförts. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera de beslut som har fattas under upphandlingen. Av dokumentationen ska motiven

(21)

7 bakom besluten under hela upphandlingsprocessen tydligt framgå. Vår bedömning är att även om det inte finns något uttryckligt krav på att en tjänsteanteckning ska ske efter en muntlig presentation, följer det

dokumentationsskyldigheten enligt insynsprincipen att en upphandlande myndighet måste kunna visa vilka uppgifter en referent lämnat och även dokumentera dessa. Vi anser därför att kommunen bör se över processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingen. Framförallt i samband med muntliga möten/kontakter är det av stor vikt att mötesnoteringar dokumenteras. Det kan i ett senare skede bli viktigt att kunna bevisa vad som sagts, och kommunen kan behöva styrka att upphandling skett i enlighet med lag och intern policy.

2.2. Avtal

Eftersom det upphandlade konsultuppdraget startade i början av september 2020 har vi inte kunnat bedöma huruvida den process som beskrevs av KPMG i deras anbud (det vinnande anbudet) har efterlevts pga den korta tidsperiod som gått. Vi har översiktligt tagit del av den projektplan som finns ” Projektplan_Calor_UTKAST_2020- 06-10” och tillhörande tidplan ” Tidplan Projekt Calor utkast 2020-09-03 och fått information om att projektet framskrider som planerat.

Vi har inte identifierat några kostnader relaterade till konsultuppdraget varför ingen granskning av sådana transaktioner skett och inte heller har någon granskning av kontrollaktiviteter och kostnadsuppföljning mot budget kunnat utföras.

Vi har via intervjuer informerats om att det inte finns några andra rådgivare eller sidoavtal som relaterar till uppdraget avseende konsultstöd för att avyttra värmeverket. I det vinnande anbudet har KPMG inkluderat att de avser använda två underleverantörer, SWECO samt advokatbyrån Skarp Stockholm, dock är vår förståelse att detta kommer regleras och hanteras av KPMG vilket innebär att kommunen inte kommer teckna avtal med dessa leverantörer relaterat till konsultstödet.

2.3. Övriga frågor

Under detta avsnitt har vi inkluderat frågor relaterade till om det har förekommit odokumenterade träffar på hög chefsnivå. Vidare har vi kortfattat beskrivet en potentiell intressekonflikt nedan.

2.3.1. Mötesanteckningar

Vi har identifierat två möten mellan kommunen och KPMG efter att KPMG vann uppdraget innan projektstart i september 2020. Från det första mötet (2020-05-14) har vi tagit del av en mötesanteckning avseende ett avstämningsmöte inför avtalssignering med Olle Sörberg och Göran Flygt från KPMG samt Per Malmquist och Ida Otken Eriksson från kommunen, då ett antal frågor som hade skickats ut i förhand diskuterades. Enligt uppgift sköts några av frågorna som skulle diskuteras upp då parterna behövde mer input och betänketid. Ett nytt möte planerades in en knapp vecka senare (2020-05-19) för att diskuterade de utestående frågorna samt reflektioner inför start av konsultuppdraget i september.

Kommunrevisionens ordförande Kjell Oretorp efterfrågade i ett e-mail till Per Malmquist (2020-07-10) om Kommunrevisionen kunde ta del av mötesanteckningar från det uppföljande mötet med representanter från KPMG i maj (2020-05-19). Enligt intervjuer med både Per Malmquist och Ida Otken Eriksson har inga anteckningar tagits vid detta möte. Enligt Ida diskuterades hur konsultuppdraget skulle utföras, t.ex. vilka personer och kompetenser som borde ingå i vilka arbets- och styrgrupper, och Idas bedömning var att det inte sades något som behövde antecknas eller dokumenteras utifrån hennes perspektiv som inköpare. Enligt Per Malmquist startade projektet i september. Vi har tagit del av KPMGs projektplan som styrker detta.

Vi har inte fått någon information som tyder på att det förekommit odokumenterade träffar från den tidpunkt som avtal avseende konsultstöd tecknades, förutom mötet den 19 maj 2020 till projektstart startade i september 2020, dock har vi inte kunnat säkerställa att samtal inom projektgruppen inte har ägt rum under ovan nämnda tidsrum. Enligt uppgift från Per kan fler möten med KPMG säkert ha skett under våren och sommaren, men att inga minnesanteckningar togs.

Genom översiktlig analys av projektplan, avtal och KPMGs offert, samt via intervjuer med berörda medarbetare inom kommunen är vår uppfattning att den process för konsultuppdraget som beskrevs i det vinnande anbudet, fram till och med datering av detta uppdragsbrev, efterlevts i enlighet med det som beskrevs i anbudet.

(22)

8 Vi har inte funnit bevis på att det förekommit någon form av korruption/mutor i samband med upphandlingen.

2.3.3. Intressekonflikt

KPMG har sedan tidigare uppdragen att utföra revision i kommunens bolag SEVAB, samt att vara sakkunnigt biträde till Kommunrevisionen. Avtalet mellan Kommunrevisionen och KPMG gäller till april 2021. Under våren 2020 upphandlade kommunen konsultstöd gällande avyttringsprocessen av SEVABs fjärrvärmerörelse. KPMG lämnade anbud och kommunen beslutade att tilldela KPMG konsultuppdraget som innefattade möjlighet till resultatbaserat arvode.

Mot bakgrund av de pågående revisionsuppdragen och det resultatbaserade arvodet förde kommunen och KPMG diskussioner om hur detta skulle hanteras. Som följd av dessa lämnade KPMG begäran om

förhandsbesked till Revisorsinspektionen avseende förenlighet med revisionsuppdrag som sakkunnigt biträde och resultatbaserat arvode för rådgivningsuppdraget.

Revisorsinspektionen skriver i sitt beslut från 2020-06-26 att ett avtal mellan KPMG och kommunen som innefattar ett resultatbaserat arvode kan rubba förtroendet för byråns opartiskhet och självständighet (oberoende) i den revisionsverksamhet som KPMG utför i kommunen och i de kommunala bolagen. KPMG skriver i sitt svar till kommunen 2020-07-23 att de avstår från rätten att uppbära resultatbaserat arvode under den tid det pågår arbete med revison av det kommunala bolaget eller arbete med sakkunnigt biträde till Kommunrevisionen avseende räkenskapsåret 2020.

Beskrivningen av intressekonflikt under avsnitt 2.3.3 är baserad på det regelverk om oberoende som gäller för revisorer och revisionsverksamhet och inte på det upphandlingsrättsliga regelverket som vi har att bedöma. Den oberoendeproblematik som kan aktualiseras för KPMG till följd av resultatbaserat arvode enligt avtalet bör inte påverka bedömningen av huruvida upphandlingen har skett i enlighet med LOUs regler. Under vår granskning har vi inte funnit någon omständighet som tyder på intressekonflikt enligt ramverket för upphandlingsförfarandet.

KPMG har sedermera till följd av den potentiella intressekonflikten enligt oberoenderegelverket avsagt sig sin rätt till resultatbaserat arvode under den tid då de även tillhandahåller revisionstjänster till kommunen och dess ägda bolag. Även om det inte kan inte uteslutas, är vår bedömning att avstående från rätten till resultatbaserat arvode inte bör anses utgöra en otillåten ändring av det upphandlade avtalet, då detta avstående inte leder till att den ekonomiska balansen i avtalet rubbas till leverantörens fördel. Vi kan däremot inte utesluta att det kan finnas en risk för att den ursprungliga upphandlingen skulle ha fått ett annat utfall om detta varit känt redan under upphandlingsprocessen. Under vår granskning har vi dock inte funnit någon omständighet som tyder på detta.

(23)

9

Bilaga 1. Erhållen

dokumentation relaterad till Strängnäs kommun

Avyttringsunderlag

Dnr KS/2019:644-0061 Avyttrings process- fjärrvärmerörelsen

Dnr KS/2019:644-0061 Tjänsteutlåtande

Dnr KS/2020:286-109

Sammanträdesprotokoll 2020-01-27

Sammanträdesprotokoll 2020-11-24

Revisorsinspektionen & Avståndstagande

Dnr 2020-863 Revisorsinspektionen BESLUT 2020-06-26

KPMG Avståndstagande- Patrik Anderbro 2020-07-23

Policy & Riktlinjer

Dnr KS/2019:625-003 Finanspolicy för Strängnäs kommun

KS/2016:706-003 Inköps- och Upphandlings Policy

Upphandlarnas Checklista

Upphandling Konsultstöd

KS/2020:60-059 Upphandlingsdokument

KS/2020:60-059 Protokoll avstämningsmöte inför avtalssignering

KS/2020:60-059 Uppdragsavtal- Konsultstöd avs avyttringsprocessen SEVABs fjärrvärmerörelse

(24)

10 KS/2020:60-059 Prissättning

KS/2020:60-059 Delegationsbeslut

KS/2020:60-059 Protokoll utvärdering av kvalitet, upphandling av konsultstöd avyttringsprocess SEVABs fjärrvärmeverksamhet

Anbud- Konsultstöd avyttring av fjärrvärmeverket

KS/2020:60-059 KPMG AB

KS/2020:60-059 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB

KS/2020:60-059 Ernst & Young Corporate Finance AB

KS/2020:60-059 ICECAPITAL Securities AB

KS/2020:60-059 Advokatbyrån Oebergs AB

KPMG Anbudspresentation

Avtal

KS/2020:60-059 Ramavtal: Konsultstöd gällande avyttringsprocess- SEVAB:s fjärrvärmerörelse

Övrig dokumentation

Dnr KS/2020:286-109 Delegationsbeslut om sekretess

(25)

11 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global

network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more.

Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our global network of member firms and related entities in more than 150 countries and territories (collectively, the “Deloitte organization”) serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 330,000 people make an impact that matters at www.deloitte.com.

Our advice is prepared solely for the use of the client. You may not disclose it or its contents to any other person without our prior written consent. No other person may rely on the advice and we accept no responsibility to any other person.

(26)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Kansliavdelningen Dnr KS/2020:679-007

2021-03-05 1/5

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Mats Lange 0152-29152

Kommunstyrelsen

Svar på revisionsskrivelse angående granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsprocessen av SEVAB:s värmeverk

Förslag till beslut

1. anta nedanstående svar till kommunrevisionen avseende

revisionsskrivelsen ’Granskning av upphandlingen avseende konsultstöd relaterat till avyttringsförsäljningsprocessen av SEVABs värmeverk’.

Beskrivning av ärendet Inledande anmärkningar

De regler om god revisionssed som återfinns i 22 kapitlet kommunallagen (2017:725) nedan KL och vägledning utfärdad av Sveriges kommuner och

regioner har inte följts vid denna granskning.¹ Varken syftet med, eller planen för, granskningen har framkommit i rätt tid. Av den rapport som denna skrivelse är ett svar på framgår även uttryckligen att Deloittes granskning inte utgör revision enligt någon revisionsstandard eller godtagen revisionssed.² Kommunrevisionen har därmed saknat rätt använda kommunens medel till att upphandla stödet från Deloitte (se 12 kap 8 § KL). Kommunrevision har därutöver brutit mot Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandling i samband med att stödet

upphandlades. ³

Av granskningsrapporten som numera delgivits kommunstyrelsen framgår vidare att en del av syftet med granskningen var att undersöka om det förekommit mutor eller annan korruption. Om revisionen finner skäl att misstänka att brott begåtts ska detta anmälas till berörd nämnd (se 12 kap 1 § KL). Det är sedan den berörda nämnden (kommunstyrelsen) som ska avgöra vilka åtgärder som bör vidtas. Misstanken borde alltså ha anmälts till kommunstyrelsen, så har inte skett. Kommunrevisionen har också brutit mot gällande förvaltningsrättslig

1 Se skriften, God revisionssed i kommunal verksamhet 2018 som bland annat finns att hämta via länken God revisionssed i kommunal verksamhet 2018 | Demokratifrågor | (skr.se)

2 Granskningsrapporten avsnitt 4.1

3 Jfr Revisionsreglemente för Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2019-11-18 § 163 särskilt §§ 2 och 16 samt Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandling, beslutad av kommunfullmäktige 2018-03-26.

(27)

2/5

lagstiftning och kommunens interna reglering på olika punkter under granskningens genomförande, bland annat genom att begära att kopior av

inkorgar för e-post i förvaltningen lagras och genom att själva använda sig av sina privata e-postadresser i sin myndighetsutövning.⁴ Kommunrevisionen har

därutöver orsakat en försämrad arbetsmiljö i förvaltningen genom att bedriva sin granskning utan att iaktta de krav som reglerna om god revisionssed innebär.

Kommunrevisionen har en viktig funktion, att granska hur nämnderna bedriver sin verksamhet och hur skattebetalarnas medel används. Revisionen har därför möjlighet att ta förvaltningens resurser i anspråk i syfte att inhämta information (se 12 kap 9 § KL). När revisionen på sätt som framgått ovan tänjer denna möjlighet innebär granskningen i sig att skattebetalarnas medel används felaktigt. Detta genom att medel använts till upphandlande av sakkunnig, utbetalning av arvoden till kommunrevisionen och ianspråktagande av förvaltningens resurser, för en granskning som inte följer gällande regler.

Svar till kommunrevisionen

Kommunrevisionen rekommenderar kommunstyrelsen att:

1) se över processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingar, 2) uppdatera kommunens inköps- och upphandlingspolicy att även

förtydliga/inkludera den strategi kommunen beslutat om för att motverka korruption och jäv,

3) stärka sin kontroll över att de uppdrag som beslutas och ges från kommunfullmäktige verkställs och återrapporteras enligt tidplan, 4) utreda om det är lämpligt att risk- och konsekvensanalyser, som kan

komma att innehålla kris- och beredskapsrelaterade frågeställningar, uppdras åt externa aktörer att utföra.

Dokumentera samtliga steg i upphandlingar

Det bestrids att det skulle finnas ett behov av att ”se över” processen för att dokumentera samtliga steg i upphandlingar. Inköpsenheten har i denna

upphandling som i övriga upphandlingar den genomför, följt alla tillämpliga krav, regler och rutiner, inklusive inköpsenhetens egna detaljerade checklistor och kommunens dokumenthanteringsplan (vilken Deloitte inte verkar ha

uppmärksammat).

Utredningens svepande slutsats måste mot bakgrund av innehållet i rapporten tolkas på så sätt att rekommendationen avser möten med anbudsgivare i samband med utvärdering av inkomna anbud (s.k. anbudspresentationer), då detta i regel är den enda typen av möten som förekommer i

upphandlingsprocessen (med undantag för eventuell inledande

4 Jfr a Revisionsreglemente i sin helhet där det bland annat framgår att revisionen ska följa regler i tryckfrihetsförordningen och dataskyddsförordningen och regler för arkivvård samt har att följa kommunövergripande riktlinjer mm.

(28)