Manual (förenklad) för registrering av Vårdrelaterade infektioner – VRI – i Synergi
2004-11-22 Reviderad: 2005-01-07 Ewa Davidsson 2010-11-05 Vårdhygien 2013-06-20 Landstinget i Östergötland 2014-02-03
• Användargrupper ... 1
• Ikoner ... 1
• Meddelandeinformation ... 1
• Manual (åtkomst) ... 1
1. Vägen in till VRI i Synergi ... 2
2. Ändra användargrupp ... 4
3. Registrering av VRI ... 5
4. Registrering av vårdbeläggning ... 14
5. Tidigare registrerade ärenden (ärendevisning) ……… . 21
6. Sökning på ärendenummer ... 26
7. Sökning på personnummer ... 27
8. Redigering av ärenden (ändringar) ... 29
9. Ta bort ett tidigare registrerat ärende ... 30
10. Specialrapporter (diagram) ... 31
Allmän information
• Användargrupper
I VRI i Synergi är registreringen knuten till användargrupper. Alla som är användare tillhör en användargrupp. Är man registreringsansvarig för en avdelning så är man med i den avdelningens VRI- användargrupp, benämnd t.ex:
VRI - Hjärtcentrum - Hjärtkliniken - Avd 10.
Den Ansvarig enhet och Plats som man har behörighet för är knuten till respektive användargrupp. De infektionsdiagnoser samt operationstyper/behandlingstyper i vårdbeläggningen som avdelningen registrerar, är också knutna till användargruppen.
Därför ser man - när man befinner sig i rätt användargrupp - bara de infektionsdiagnoser
"min" avdelning registrerar, i vallistorna på registreringssidan och rapportsidorna.
Är man registreringsansvarig för flera avdelningar ska man byta användargrupp v.b. så att man befinner sig i den användargrupp som motsvarar den enhet man ska genomföra åtgärder för i programmet. Man kan bara byta till de användargrupper som ingår i det behörighetsområde man har. Byte av användargrupp ska ske när man inte har något formulär öppet. Instruktioner för att ändra användargrupp; se sid.4.
• Ikoner
Vissa ikoner återkommer i formulären i programmet. Se förklaringar nedan:
Klicka på denna ikon för att öppna en kalender för val av datum.
Klicka på denna ikon för att öppna ett fönster där innehållet i fältet visas i ett eget fönster.
Klicka på denna för att öppna och visa innehållet i en lista.
Klicka på denna för att välja värden i tillhörande fält. En ny dialog öppnas där man väljer det värde registreringen avser.
Klicka på denna för att ta bort ett värde i tillhörande fält.
Markerar obligatoriska fält.
En flik som är märkt med en asterisk innehåller obligatoriska fält.
• Meddelandeinformation
Gul triangel visas i informationsruta med upplysningar. Exempel på upplysning kan vara att det tidigare har registrerats andra VRI på samma patient.
Rött stoppmärke visas i informationsruta som anger att registreringen inte kan sparas p.g.a. att uppgifter saknas. Följ anvisningarna.
• Manual (åtkomst)
Manualenfinns på Vårdhygien Östergötlands hemsida. Välj VRI-registrering i Synergi. På denna informationssida finns länken Manual för registrering av VRI i Synergi.
1. Vägen in till VRI i Synergi
Logga in på datorn med personligt användar- ID. Gå in på Landstinget i Östergötlands hemsida, LISA. Välj Applikationer och Synergi Avvikelsehantering.
Synergi Dashboard-sida visas (se bild).
Välj Synergi startsida (se pil).
Startsidan visas (se bild nedan).
2. Ändra användargrupp
På startsidan ser man vilken användargrupp man befinner sig i (se pil nedan).
För att ändra användargrupp; klicka på befintlig användargrupp. Välj sedan önskad användargrupp i listan som visas.
3. Registrering av VRI
Första gången: På startsidan vid Registrera nytt ärende väljs Redigera lista (se pil nedan) för att få genväg till registrering av VRI inlagd på startsidan.
En lista med olika ärendetyper visas. Bocka för Vårdrelaterad infektion (se nedan).
Man kan även bocka av ärendetyper som man inte vill ska visas på startsidan.
De val man markerat kommer visas på startsidan under Registrera ett nytt ärende.
För att registrera VRI; välj Vårdrelaterad infektion på startsidan (se pil nedan).
Formulär för registrering av VRI öppnas (se bild nedan).
Obligatoriska fält är markerade med grön asterisk. Dessa fält måste fyllas i för att en registrering ska kunna genomföras. Har man glömt att fylla i något av dessa fält får man ett felmeddelande med information om detta.
Observera; fältet Status ovanför formuläret ska inte fyllas i vid VRI-registrering.
Ansvarig enhet och Plats
Fälten för Ansvarig enhet och Plats är förvalda, om man har behörighet för endast en avdelning. Kontrollera att "din" avdelning är förvald.
Vid Ansvarig enhet är angivet vilken avdelning som registrerar infektionen enl. hierarkin:
LiÖ - Centrum - Klinik - (Ev. en nivå mellan Klinik och Avdelning) - Avdelning
Vid Plats är angivet vilken typ av avdelning det är och var den geografiskt är belägen i länet enl. hierarkin:
Östergötlands län - Stad - Sjukhus - Vårdavdelning/Intensivvårdsavdelning/Mottagning
Det är mycket viktigt att både Ansvarig enhet och Plats är angivet ner till avdelningsnivå.
OBS: Om förvalda uppgifter i fälten inte stämmer överens med den avdelning som man har behörighet för, eller om endast en, två eller tre nivåer i hierarkin är angivna: Kontakta administratören för programmet.
Fälten för Ansvarig enhet och Plats är inte förvalda när användaren har behörighet att registrera för flera avdelningar. Man gör då själv dessa val, enligt informationen ovan.
För att rätt Ansvarig enhet och Plats ska kunna väljas, måste man befinna sig i den användargrupp som hör ihop med den avdelning man ska registrera för.
Se information vid Användargrupper under rubriken Allmän information.
Händelsedatum
Obligatorisk uppgift. Här anger man datum för start av antibiotikabehandling. När en registrering sparas är det detta datum som är styrande.
Information om datumangivelser (gäller även nedanstående fält):
Datum anges enl. YYYY- MM- DD. Man kan skriva fritt eller gå in i kalender - genom att klicka på kalendermarkeringen till höger om fältet - och markera datum där.
Datum för symtomdebut måste vara samma datum eller ett tidigare datum än händelsedatum.
Datum för inläggning måste vara samma datum eller ett tidigare datum än händelsedatum.
Symtomdebut
Ej obligatorisk uppgift. Om tidpunkt för symtomdebut kan fastställas ska datum anges.
Inläggningsdag
Obligatorisk uppgift. Syftar på det datum då patienten blev inlagd på avdelningen där denna VRI- registrering sker.
Operationsdag
Ej obligatorisk uppgift. Fyll i datum för operation som patienten genomgått. Vanligen anges datum för op under aktuellt vårdtillfälle. Op datum från tidigare vårdtillfälle kan anges t.ex.
om det är en återinskrivning p.g.a. VRI.
Personal
Ej obligatorisk uppgift. Avser om registreringen gäller VRI på personal. För JA: Klicka i rutan. För NEJ, d.v.s. om det gäller VRI på patient: Klicka inte i rutan.
Återinskriven
Ej obligatorisk uppgift. Avser om personen vid aktuellt vårdtillfälle är återinskriven p.g.a VRI till följd av ett tidigare vårdtillfälle inom sjukvården (oavsett vilket sjukhus eller vilken
avdelning). För JA: Klicka i rutan. För NEJ: Klicka inte i rutan.
Från hem
Ej obligatorisk uppgift. Avser om patienten kom hemifrån vid inläggningen på den avdelningen som registrerar denna VRI.
För JA: Klicka i rutan. För NEJ, d.v.s. om patienten kom från annan avdelning/ annat sjukhus:
Klicka inte i rutan.
Vårdbostad och korttidsboende inom kommunen räknas som hem i det här fallet.
Infektionsdiagnos
Obligatorisk uppgift. Välj den diagnos som registreringen gäller.
Kommentarer
Ej obligatorisk uppgift. Här kan man skriva in kommentarer med fri text. Kan med fördel användas för att ange t.ex. vilken typ av kärlkateter det gäller och hur länge den suttit, när en kärlkateterrelaterad bakteriemi registreras. Även vilken typ av infektion patienten bedöms ha när Annan infektion registreras är bra att dokumentera här.
Involverad person
Personnummer är obligatorisk uppgift. Namn är inte obligatorisk uppgift.
För att ange patientdata; klicka på + framför Involverad person.
Välj sedan Lägg till involverad person (se pil nedan)
En dialogruta – Involverade personer - med fält för persondata visas.
Personnummer på involverad person (den person som fått infektionen som ska registreras) anges enl. ÅÅÅÅMMDDXXXX eller ÅÅÅÅMMDDFXXXX = reservnummer.
Därefter kan man hämta uppgifter från befolkningsregistret genom att klicka på Hämta personinformation (se pil i bild ovan). Om de personuppgifter som visas i nästa dialogruta - Person funnen - stämmer med den person registreringen ska gälla; klicka OK.
Uppgifterna överförs därmed till dialogrutan Involverad person. Klicka där på Avsluta.
Persondata fylls därmed i automatiskt vid Involverad person.
Observera att endast en involverad person kan anges i varje registrering, annars går den inte att spara.
Det är inte obligatoriskt att hämta personuppgifter från befolkningsregistret. Namn kan skrivas i manuellt eller inte skrivas i alls.
I programmet finns hinder för dubbelregistrering inlagt. Det innebär att om ett personnummer har registrerats på en viss diagnos ett visst datum (händelsedatum = start
antibiotikabehandling), så kan inte registrering på samma personnummer, med samma diagnos och händelsedatum genomföras på nytt. Vid försök får man ett felmeddelande med information om detta.
Om det finns tidigare registreringar på det personnummer man angivit vid registreringen av en VRI, så visas en upplysning om detta. Vill man senare titta på vilka infektioner personen tidigare registrerats på, kan man söka på personnumret; se Sökning på personnummer.
Spara registreringen
När obligatoriska samt andra aktuella fält fyllts i ska ärendet sparas. Klicka på Spara ärende (se pil nedan).
En dialogruta med information om status visas. VRI-ärenden har alltid status ”Avslutat”
förvalt. Detta ska inte ändras. Klicka på OK.
När registreringen/ärendet har sparats visas ärendenumret högst upp till vänster på sidan (se pil nedan).
Det är en fördel om man antecknar ärendenumret på registreringsblanketten. Det kan användas när man vill söka upp ärendet på nytt; se Sökning på ärendenummer.
Endast en registrering per formulär accepteras.
Man kan när som helst göra ändringar i tidigare registrerade data. Detta sker genom att ärendet söks fram och öppnas. Se Tidigare registrerade ärenden samt Sökning på ärendenummer och Sökning på personnummer.
4. Registrering av vårdbeläggning
Första gången: På startsidan vid Registrera nytt ärende väljs Redigera lista (se pil nedan) för att få genvägar till registrering av olika typer av Vårdbeläggning inlagda på startsidan.
En lista med olika ärendetyper visas. Bocka för den typ av Vårdbeläggning som enheten registrerar fortlöpande (se bild nedan).
Man kan även bocka av ärenden som man inte vill ska visas på startsidan.
De val man bockat för kommer visas på startsidan under Registrera ett nytt ärende.
För att registrera vårdbeläggning (antal patienter, antal operationer/behandlingar o.s.v.);
välj den typ av vårdbeläggning som ska registreras.
Ett formulär för registrering av vårdbeläggning öppnas (se bild nedan).
Period
Föregående månad är förvalt men kan ändras. Datum anges enl. ÅÅÅÅ-MM-DD.
För att ange vårdbeläggningsvärde; klicka på + framför Vårdbeläggningsvärden (se pil nedan)
Välj Lägg till exponeringsvärden (se pil nedan).
En dialogruta med fält för Plats, Enhet och Värde visas (se bild nedan).
Alla fält här är obligatoriska och måste fyllas i för att registreringen ska kunna genomföras.
Om man valt Antal operationer/behandlingar så visas ett extra fält där
operationstyp/behandlingstyp ska anges. Man kan då bara välja på de operations- typer/behandlingstyper som avdelningen man har behörighet för registrerar.
Enhet och Plats
Fält för Enhet och Plats är inte förvalda i formuläret för registrering av vårdbeläggning.
Användaren måste själv fylla i dem.
Observera: För att registreringen ska kunna genomföras måste både Enhet och Plats anges ner till avdelningsnivå i hierarkin. Vid försök att registrera på högre nivåer visas ett felmeddelande med information om detta. Enhet motsvarar Ansvarig enhet i formuläret för registrering av infektioner.
Man kan bara välja Enhet och Plats som hör samman med den behörighet man har som användare.
Användare med behörighet att registrera för flera avdelningar måste befinna sig i den användargrupp som hör ihop med avdelningen man ska registrera för. Annars kan inte rätt Enhet och Plats väljas.
Se information om Användargrupper under rubriken Allmän information.
Värde
Ange aktuellt värde för månaden.
När alla fält är ifyllda; klicka på Avsluta (se pil nedan).
Uppgifterna förs in på registreringsformuläret.
Spara registreringen
För att spara; klicka på Spara ärende (se bild nedan).
När registreringen/ärendet har sparats visas ärendenumret högst upp till vänster på sidan.
Observera att endast ett värde för en enhet kan sparas i varje formulär. Vid försök att registrera värden för flera enheter per formulär får man ett felmeddelande om detta.
Man kan när som helst göra ändringar i tidigare registrerad vårdbeläggning. Se Tidigare registrerade ärenden och Sökning på ärendenummer.
5. Tidigare registrerade ärenden (ärendevisning)
Om man önskar få en överblick över tidigare registreringar under en viss tidsperiod kan man söka ärendevisningar (ärendetabeller) för VRI eller Vårdbeläggning.
Första gången; vid Favoriter välj Redigerad lista (se pil nedan).
I listan som visas finns favoriter med olika periodval; Ärendevisning VRI eller
Ärendevisning VÅRDBELÄGGNING. Bocka för favoriter – för ärendevisning i form av ärendetabell - efter önskemål (max 5 st.). Klicka sedan OK.
Dina valda favoriter listas därmed på Startsidan (se bild med exempel på 4 st.favoriter nedan).
För att se ärendevisning - i form av ärendetabell - över tidigare registrerade ärenden; välj önskad favorit.
En ärendetabell presenteras, med kolumner för de data som har registrerats in i registreringsformulären (se bildexemplen nedan).
Ärendevisning VRI
Ärendevisning Vårdbeläggning (i detta exempel Antal patienter)
Observera; i ärendevisning kan man endast se ärenden som är registrerade på den/de enheter som man har behörighet för.
Ärendevisning för annan period
Om man önskar ärendevisning för en annan period än den som finns som favorit: Klicka på av favoriterna (den ärendetyp som önskas resultat för). Välj Redigera sök i övre högra hörnet på sidan med ärendevisning. Ett sökformulär med tre flikar visas. Gå in på fliken Avancerad.
Favoritens förvalda period visas i rutan.
För att ändra period: Klicka på textraden, så att den blåfärgas. Klicka därefter på till höger om den stora rutan. Man kommer då till en sida där period kan väljas. Välj antingen en förvald period (i listan) eller en specificerad. Om specificerad väljs ska startdatum och slutdatum anges. Klicka sedan OK.
(Vill man spara den redigerade sökningen som favorit; välj Spara favorit - till höger om rutan Genomför – och namnge favoriten. Klicka OK).
Klicka på Genomför.
Ärendevisning för den period man har valt visas.
Öppna ärenden i ärendevisningen
Om man vill öppna en tidigare registrering/ärende i ärendevisningen: Klicka på ärendenumret.
Ärendet öppnas, d.v.s. formuläret med registreringsuppgifterna visas.
Man kan vilja öppna ett ärende av olika orsaker, t.ex:
• Vid ärendevisning av vårdbeläggning ser man inte registrerat värde direkt i tabellen.
Öppnas ärendet ser man värdet i reg. formuläret.
• Vill man göra ändringar i något av de ärenden som visas i tabellen, ska ärende först öppnas. För mer information om ändringar; se Redigering av ärenden.
• När ett ärende öppnas kan man mer detaljerat se registrerade data, t.ex. texten i fältet Kommentarer.
6. Sökning på ärendenummer
Tidigare registrerade ärenden kan när som helst sökas upp igen. Detta gäller både VRI- och vårdbeläggningsärenden. På Startsidan finns ett fält för sökning på ärendenummer (se pil nedan).
Ange ärendenummer och klicka på Sök. Ärendet öppnas, d.v.s. formuläret med registrerade data visas.
När ärendet har öppnats kan man ändra tidigare registrerade data. För mer information; se Redigering av ärenden.
7. Sökning på personnummer
För att få en översikt över vad som tidigare har registrerats på en Involverad person kan man söka på personnumret.
Första gången: Vid Favoriter på startsidan; välj Redigera lista. I listan som visas; bocka för Sökning på personnummer (se pil nedan).
Favoriten visas därmed på startsidan.
För att söka på personnummer och få en ärendevisning (ärendetabell) över tidigare registrerade VRI på personen; välj favoriten Sökning på personnummer.
Ett sökformulär med tre flikar visas. Ange aktuellt personnummer (utan bindestreck, enl.
ÅÅÅÅMMDDXXXX) i sökfältet Personnr överst på sidan. Klicka på Genomför (se pilar nedan)
De registreringar som gjorts på personnumret på avdelningar inom användarens behörighetsområde presenteras i en ärendevisning.
Ett ärende i ärendevisningen kan öppnas, d.v.s. registreringsformuläret visas, genom att man klickar på ärendenumret.
När ärendet öppnats kan man ändra tidigare registrerade data. För mer information; se avsnitt Redigering av ärenden nedan.
8. Redigering av ärenden (ändringar)
Vill man ändra (= redigera) något i ett tidigare registrerat ärende – VRI eller Vårdbeläggning - så börjar man med att söka upp aktuellt ärende och öppna det. Det kan ske via ärendevisning alt. via sökning på ärendenummer eller personnummer. Se respektive avsnitt ovan.
Sökning på personnummer är aktuellt endast när man vill söka upp VRI- ärenden.
När ärendet öppnats klickar man på Redigera ärende (se pil i bild nedan). Därefter går det att ändra de data man önskar. Genomför ändringar och klicka på Spara ärende.
När ett ärende redigerats ändras inte ärendenumret utan det ursprungliga numret kvarstår.
För utskrift av ärendetabell: Tryck på Ctrl + P på tangentbordet. För liggande utskrift; klicka på Inställningar. På fliken Efterbehandling markeras Liggande dokument.
9. Ta bort ett tidigare registrerat ärende
Man får ta bort ärenden endast när det blivit felregistreringar; om det är en dubbelregistrering eller om en infektion som har registrerats som vårdrelaterad senare visar sig inte vara det.
Öppna ärendet via ärendevisning alt. via sökning på ärendenummer eller personnummer. Se respektive avsnitt ovan.
När ärendet öppnats: Klicka på Ta bort ärende (se pil nedan).
En dialogruta visas. Klicka på Ta bort ärende. Ärendet raderas.
10. Specialrapporter (diagram)
Resultat på tidigare registrerade ärenden kan sökas och visas som olika typer av Specialrapporter (stapeldiagram, Excel).
Första gången: På startsidan vid Specialrapporter väljs Redigera lista (se pil nedan) för att få genvägar till olika typer av Specialrapporter inlagda på startsidan.
Formulär för sökning av Specialrapport visas (se bild nedan).
Det man önskar rapport på ska anges i formuläret. Grön asterisk markerar obligatoriska fält.
Specialrapportstyp
Här väljer man mellan följande alternativ:
Antal infektioner på patienter = Det faktiska antalet infektioner som förekommit
Antal infektioner på personal = I de fall Involverad person är personal. Det faktiska antalet infektioner visas.
Antalet infektioner totalt = Summan av antalet infektioner på patienter och personal.
Antalet infektioner relaterat till antal inskrivna patienter = Infektionsförekomsten visas i procent av antal inskrivna. Resultat kan endast visas om vårdbeläggningsvärde för antal inskrivna är registrerat.
Antal infektioner relaterat till antal operationer/behandlingar = Infektionsförekomsten visas i procent av det antal som genomgått operation/behandling. Resultat kan endast visas om vårdbeläggningsvärde för antal operationer/behandlingar är registrerat.
Specificera operationstyp/behandlingstyp
Om man vid Specialrapportstyp valt att relatera till antal operationer/behandlingar, så måste operationstyp/behandlingstyp anges här. Man kan välja mellan de typer som registreras på avdelningen man har behörighet för. Innehållet i listan förändras om man byter
användargrupp. Endast användare med behörighet för flera avdelningar ska byta användargrupp. Se Användargrupper under rubriken Allmän information.
Intervall
Månad är förvalt. Man väljer det intervall som man vill se antalet infektioner fördelat på i diagrammet.
Observera: Exakt statistik som bygger på data från vårdbeläggningen kan bara visas månads- eller årsvis. Väljer man ändå intervall Vecka vid relationer till vårdbeläggning (antal inskrivna t.ex.), så kommer endast medelvärden visas.
Inkludera beläggningskurva
Klicka i rutan om kurvan för beläggningsprocent ska visas i diagrammet. Kurvan kan endast visas om värden för beläggningsprocent har registrerats. Eftersom dessa värden registreras per månad, kan kurvan bara presenteras när man valt intervall Månad.
Händelsedatum
Innevarande år t.o.m. dagens datum är förvalt. Välj önskad period genom att skriva i manuellt eller genom att markera datum i kalendern.
Specificera infektionsdiagnos
Välj den/de infektionsdiagnoser vars förekomst ska visas i diagrammet. I vallistan visas de diagnoser som registreras på avdelningen man har behörighet för. Innehållet i listan förändras om man byter användargrupp. Endast användare med behörighet för flera avdelningar ska byta användargrupp. Se Användargrupper under rubriken Allmän information.
Som mest kan 10 st infektionsdiagnoser visas i ett diagram.
Om man inte väljer några diagnoser alls i detta fält, så innebär det att man väljer ALLA.
Om antalet diagnoser i listan överstiger 10 st. så visas förekomst av de första 10.
Ansvarig enhet
Har man behörighet för en avdelning så är denna avdelning förvald vid Ansvarig enhet.
Om man registrerar för fler avdelningar får man själv välja Ansvarig enhet. För att kunna välja en viss enhet ska man befinna sig i den användargrupp som den enheten är kopplad till.
För mer information om byte av användargrupp: Se Användargrupper under rubriken Allmän information.
Observera: Om man väljer en nivå ovanför den behörighet man har, kommer det diagrammet inte visa ett resultat som motsvarar den enhetsnivå man angivit. En text överst i diagrammet visas därför om man angivit en nivå ”ovanför” den behörighet man har, eller om man inte angivit någon enhet alls (vilket är detsamma om att söka på alla).
Texten talar om att resultatet är ofullständigt i förhållande till den enhetsnivå man sökt på.
Plats
Är inte förvalt och behöver inte väljas när man har behörighet på avdelningsnivå eller kliniknivå.
Användare med behörighet på högre nivåer ska välja Plats om man önskar se statistik för ett Centrum på ett visst sjukhus. Om Plats inte anges i detta fall, kommer statistik för Centrumet i hela länet (på US Linköping, ViN samt LiM) att visas.
När man gjort de val man önskar klickar man på Genomför.
Om en frågeruta ang. makron visas; välj Aktivera makron. (Om inte makron aktiveras visas ingen benämning på y-axeln).
Diagrammet visas (se exempel nedan).
I Excel version 2010: För att aktivera makron; välj Aktivera redigering i det gula fältet.
Välj sedan Aktivera innehåll.
När detta har genomförts visas y-axelbenämning i diagrammet.
Om man vill se summan av de VRI som förekommit, dock max 10 st. i taget: Skapa ett diagram för önskade infektionsdiagnoser. När diagrammet visas finns en ikon;
Diagramguiden, uppe i verktygsfältet. Klicka på den och välj sedan diagram nr. 2 i övre raden. Klicka på Slutför. Infektionsförekomsten presenteras nu i staplar där varje
infektionsdiagnos visas som en del av helheten.
På fliken bakom diagrambilden, Blad 1, visas de värden som ligger till grund för resultatet i diagrammet (se exempelbild nedan).
Kolumn Vårdbeläggningsvärden visar i det här exemplet antalet patienter som VRI relateras till (se pil).
