ANBUDSFÖRFRÅGAN UTVÄRDERING SPACE
1
1 Orientering av uppdraget
1.1 Upphandlande organisation och beställare
Sjuhärads samordningsförbund Projekt SPACE
Österlånggatan 74 503 37 Borås
Sjuhärads samordningsförbund är bildat av kommunerna (Bollebygd, Borås, Herrljunga, Mark, Svenljunga, Tranemo, Ulricehamn och Vårgårda) tillsammans med
Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Västra Götalandsregionen.
Samordningsförbundet har ansökt om och beviljats medel från ESF, Europeiska socialfonden, för genomförande av projekt SPACE under perioden 2015-11-01-2018-10-31.
Projekt SPACE
Målgruppen är unga kvinnor och män 18-30 år, i Sjuhärad, som är arbetslösa, är
långtidssjukskrivna eller riskerar att bli långtidssjukskrivna och som har funktionsnedsättning eller sammansatt problembild där behov av samordnat stöd föreligger eller förutspås.
Projekt SPACE, (akronym av A Swedish Project for Internship Abroad - in Cooperation with Europe) kommer under en treårsperiod att erbjuda aktiviteter och attitydpåverkan. Direkta insatser ges till minst 40 personer som tar aktiv del genom förberedelser och utlandspraktik och som följs upp efter individuella förutsättningar. Ytterligare omkring 400 personer gynnas indirekt genom att ta del av motivationshöjande berättelser och andra positiva effekter som återvändande personer ur målgruppen kan sprida. Projektet kommer arbeta aktivt med attitydpåverkan som främjar både tillgänglighet, mångfald och jämställdhet och ökar självkänslan för fler än de som utlandspraktiserar.
Deltagare från Sjuhärad kommer att ges möjlighet att skaffa erfarenheter från utlandspraktik och andra länders deltagare får möjlighet till motsvarande i Sjuhärad. Syftet är att med utlandspraktik som medel förbättra möjligheterna till arbete och stärka självkänslan för de unga kvinnor och män som har en sammansatt problematik, varav psykisk ohälsa ofta är en bidragande faktor. Även studier räknas här som en väg till arbetslivet.
Sjuhärads samordningsförbund har även ansökt om och beviljats ESF-medel för projekt POINT. Separat anbudsförfrågan utvärderingsuppdrag för POINT annonseras parallellt med denna anbudsförfrågan och utvärderare kan välja att lämna anbud på båda eller endast denna anbudsförfrågan gällande projekt SPACE.
1.2 Omfattning/Volym
Denna upphandling avser uppföljnings- och utvärderingsarbete för ovan beskrivna projekt. Se vidare projektansökan för komplett beskrivning Samordningsförbundets hemsida
www.samverkanvg.se/sjuharad
För avtalsperioden beräknas anbudsstödet vara totalt 220 000 SEK. För varje eventuell komplettering eller tilläggsuppdrag ska skriftligt avtal upprättas.
1.3 Avtalsperiod/Leveranstid
From 2016-03-01 tom 2018-10-31. Utvärderingsarbetet initieras under projektets första månader och avslutas under projektets tre sista månader under förutsättning att ESF beviljar medel för hela projekttiden.
1.4 Precisering av uppdraget
Utvärderare ska bidra med väl underbyggd kunskap till samordningsförbundet och kunna möta målgruppen på ett bra sätt. Utvärderaren ska arbeta utifrån att utvärderingen ska generera nytta för projektägaren och dess medlemmar, vilket indirekt borgar för individnytta och måluppfyllelse gentemot ESF. Utvärderare följer projektets utveckling och bidrar
exempelvis till hur resultaten kan användas/integreras i förbundets och eller dess medlemmars verksamhet. Efter samråd kan även andra organisationer bli mottagare av projektets resultat.
Utvärderaren ska säkerställa att utvärderingen har en systematisk återföring för lärande under hela utvärderingsprocessen. Utvärderaren ska säkerställa att utvärderingen mynnar ut i rekommendationer som kan användas i syfte att driva projektet och verksamheten framåt under projekttiden och efter projektavslut.
Projektutvärderingen ska bidra till återföring av resultat till aktörer som är relevanta för att säkra att resultat av satsningar tillvaratas, bidra till lärande och erfarenhetsutbyte i regionala strukturer samt utgöra underlag till återrapportering av resultat till uppdragsgivare regionalt, nationellt och på EU-nivå. Begränsad strategisk del av rapportering ska ske på engelska.
Utvärderaren ska samarbeta med projektägaren och dess projektansvariga representanter.
Främst sker detta genom projektledaren, men kontakter sker även med förbundschef, styrgrupp och styrelse samt samarbetsparter.
Uppdraget omfattar en Analys- och planeringsfas (A), en genomförandefas (B) samt en avslutsfas (C) som vardera omfattar individ-, verksamhets- och samhällsnivå.
Aktiviteter och resultat ska planeras och följas upp i förhållande till projektets indikatorer/mål. Enskilda deltagares utveckling mäts med enkäter och därutöver görs uppföljning på det vis som avtalas. Uppföljning ska kunna ske utan att någon
beroendesituation mellan individ och personal riskerar att påverka uppföljningen.
Generellt sker rapporter i pappersformat samt digitalt i redigerbart format som kan bearbetas i Microsoft Office program.
A; Inledningsvis ska utvärderaren vara delaktig i att projektledare och styrgrupp definierar och formar lämpliga mål, resultat och indikatorer, specificerar och konkretiserar
uppföljningsunderlag, värderar resultat och genomförande samt föreslår åtgärder som har potential till positiv utveckling. Upplägget ska även konkretisera hur jämställdhet,
tillgänglighet och mångfaldsperspektiv på ett relevant sätt kan involveras i uppföljningen.
B; Därefter sker successiv uppföljning och utvärdering av arbetsformer, måluppfyllelse samt faktorer som påverkar projektet. Utvärderaren ska löpande rapportera och dokumentera uppfångade lärdomar för att möjliggöra informationsspridning och i övrigt följa de instruktioner som ESF kan komma att anvisa. Avsikten är kontinuerligt lärande, att tidigt upptäcka avvikelser från projektets mål och syften samt komma med förslag till förbättringar.
C; Avrapportering, redovisning av arbetsresultat samt spridning sker under hela projekttiden och avrundas i projektets avslutsfas med särskild slutdokumentation. Utvärderare deltar på projektets spridningskonferens.
2 Administrativa föreskrifter
2.1 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling.
2.2 Annons/publicering
Annonsen publiceras på tendsign/visma opic som i sin tur hänvisar till ett underlag/annons på förbundets hemsida. www.samverkanvg.se .
2.3 Allmänna anbudsförutsättningar Anbudet ska vara skriftligt på svenska.
2.4 Referensuppdrag (erfarenheter)
Anbudsgivare ska lämna 2 st referenser i anbudet. Dessa referenser ska vara tidigare uppdragsgivare/beställare av uppdrag som är likvärdiga uppdraget i detta anbud.
2.5 Anbudet ska vara inkommet senast
Anbudet ska ha inkommit senast 2016-02-08 kl. 16.
2.6 Anbudet ska vara bindande
Anbudet ska vara bindande tom 2016-07-31 och tecknas för genomförande i två delar.
Inledningsvis tecknas avtal för Analys och planering, enligt A, för att därefter kompletteras av genomförande och avslut, B och C, om medel från ESF beviljas för projektets fortsättning när avrapportering av projektets analys- och planeringsfas har skett.
2.7 Anbudsbeteckning/märkning
Anbud ska lämnas i slutet kuvert tydligt märkt med texten: ”Anbud utvärdering SPACE”.
2.8 Adress dit anbud ska sändas/inlämnas Sjuhärads samordningsförbund
Projekt SPACE, anbud utvärdering Österlånggatan 74
503 37 Borås
2.9 Anbudets innehåll
I anbudet ska framgå hur anbudsgivaren planerar att genomföra sitt arbete, dvs upplägg av utvärderings uppdraget. Upplägget behöver redogöra för uppskattad tidsrymd i antal timmar på uppdragets olika moment A-C. Utöver detta är det en fördel om anbudsgivaren också anger metoder, verktyg och tekniker för utvärdering, analyser och kommunikation av resultat.
Förbundet kommer att ta hänsyn till beskrivning av upplägg och jämföra med övriga anbudsgivare för att bedöma förmånligaste anbud.
I anbudet ska anges om utvärderare lämnat in anbud även för projekt POINT samt i
förekommande fall beskriva vilka vinster denne ser om båda projekten utvärderas parallellt av samma utvärderare.
Anbudet ska baseras på och ställas upp enligt detta förfrågningsunderlag.
Anbud ska innehålla alla de uppgifter och redovisningar som framgår av förfrågningsunderlaget.
Anbudsgivare uppmanas att begränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna men ändå vara så tydlig att anbudsprövning och anbudsutvärdering kan ske.
2.10 Anbudsöppning
Anbuden kommer att öppnas 2016-02-09. Granskningen av anbuden sker snarast efter anbudsöppningen.
2.11 Anbudsprövning
Denna anbudsförfrågan innehåller skall-krav och bör-krav. Skall-kraven tillmäts särskilt stor betydelse. Att ej ha uppfyllt skall-krav innebär att hela anbudet kan avvisas.
2.12 Utvärderingskriterier
1. Anbudsgivarens pris. Viktas med 25%
2. Anbudsgivarens bedömda kunskap och erfarenhet. Viktas med 35%
3. Anbudsgivarens upplägg för uppdraget. Viktas med 40%
2.13 Utvärderingsmetod
En sammanvägd utvärdering av angivna kriterier kommer att göras.
2.14 Kompletterande frågor
Vid eventuella upplysningar och frågor angående uppdraget eller förfrågningsunderlaget hänvisas till Samordningsförbundets mail kansli@sjusam.se .
Samtliga anbudsgivare uppmanas att ta del av eventuell uppdaterad information i form av FAQ på hemsidan www.samverkanvg.se/sjuharad . Denna information uppdateras fram till 2016-02-01.
2.15 Information om avtalstecknande
Efter anbudsprövning/utvärdering fattas tilldelningsbeslut, som visar vem som vunnit upphandlingen och med vilken anbudsgivare vi avser att teckna avtal.
Ett tilldelningsbeslut mailas ut till samtliga anbudsgivare om vilket beslut som tagits.
Anbudsgivare (ansvarig person för anbudet) ska därför ange till vilken mailadress tilldelningsbeslut ska sändas.
Tilldelningsbeslut innehåller namn på den anbudsgivare som vunnit upphandlingen och varför denne kommer att tilldelas avtal och tillsänds såväl vinnande som konkurrerande
anbudsgivare samma dag. Tilldelningsbeslutet påverkar inte de övriga anbudsgivarnas bundenhet till sina anbud, se 2.6.
3 Avtalsföreskrifter
3.1 Prisjusteringar
Offererade priser ska vara fasta under hela avtalstiden.
3.2 Avgifter
Inga avgifter eller kostnader utom de nämnda i anbudet får förekomma vid ett eventuellt avtal.
3.3 Ägande-, nyttjande- och upphovsrätt
Sjuhärads samordningsförbund ska ha ägande-, nyttjande- och upphovsrätt till anbudsgivarens arbetsresultat.
3.4 Skadeståndsskyldighet
Anbudsgivaren ansvarar, parterna emellan, för skada som denne genom vårdslöshet eller försummelse vållat Beställaren samt tredje man.
4 Krav på Anbudsgivaren
4.1 Registreringar m m
Anbudsgivande företag ska ha fullgjort sina lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. Om anbudsgivare använder underleverantörer ska det framgå av anbudet vilket/vilka uppdrag denne/dessa ska ha. Underleverantör ska i förekommande fall uppfylla samma krav som Beställaren har på anbudsgivaren.
Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga följande handlingar (aktuella) avseende både anbudsgivande företag och eventuella underleverantörer:
Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet
Kopia på ”Begäran om upplysningar – Offentlig upphandling (SKV 4820)”.
Blanketten ska vara ifylld och undertecknad av Skattemyndigheten. Blanketten får inte vara äldre än 6 månader. Då blanketten endast är tillämpbar i Sverige ska utländska anbudsgivare visa motsvarande dokument, som intygar att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar.
4.2 Ekonomisk stabilitet
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomi och vara fri från skuld för svenska skatter och socialavgifter.
4.3 Kompetens- och resursbas
Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att genomföra och leverera efterfrågad tjänst i form av att ha genomfört och avslutat minst två utvärderingar med tillfredställande resultat inom
Socialfondens verksamhetsområden, det vill säga arbetsmarknad, arbetsliv, socialpolitik och utbildning.
Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Relevant dokumentation som styrker detta ska finnas att tillgå på begäran.
Utvärderingen bör ta sin utgångspunkt i en förändringsteori för den insats som ska utvärderas.
Med förändringsteori avses en beskrivning av hur insatsen i fråga är tänkt att fungera, för vem, under vilka omständigheter och hur insatsen kan relateras till de förväntade resultaten.
Arbetet med principer för jämställdhet, tillgänglighet och ickediskriminering integreras i grunden för långsiktig attitydförändring hos målgrupp, ägar- och samarbetsparter och är därför en viktig kompetens.
Anbudsgivaren ska kunna utvärdera utifrån standarden för jämställdhetsintegrering och socialfondsprogrammets krav gällande lika möjligheter: jämställdhet, tillgänglighet och icke- diskriminering. Anbudsgivaren ska kunna utvärdera i vilken grad jämställdhetsintegrering och arbetet med lika möjligheter bidragit till uppfyllelse av målen. För att göra detta ska
anbudsgivaren antingen besitta egen kompetens eller tillgodose kravet genom underkonsult.
Anbudsgivaren ska samverka med processtöd och temagrupper i Socialfonden.
Anbudsgivaren ska ansvara för egen administration.
5 Kommersiella krav
5.1 Lokal och utrustning
Anbudsgivaren håller med egen tillgång till arbetsrum och utrustning.
5.2 Pris
Anbudets pris ska innehålla separat redovisning av resekostnader, administrativa kostnader och övriga omkostnader som anbudsgivaren ämnar tillskriva Beställaren i samband med genomförande och redovisning av uppdrag.
Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa totalkostnadsbilden, och hur antal timmar fördelas (inklusive tid för förberedelser, möten, resor m.m.). I de fall då underleverantör används eller fler konsulter från anbudsgivande företag ska involveras i uppdraget, ska offererad ansvarig utvärderare utföra merparten av projekttimmarna.
Startmöte ska påbörjas snarast efter kontraktstecknande.
Priser anges i svenska kronor exkl. moms.
5.3 Försäkring
Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden ha gällande ansvarsförsäkring avseende sak- och personskada. Det ska uppges i anbudet om anbudsgivaren uppfyller detta skall-krav.
5.4 Fakturering
Fakturering sker periodvis anpassat inom projektets faser (lämpligen månadsvis) i efterhand.
Ersättning för fakturerings- eller expeditionsavgifter utgår ej. Betalning sker i svenska kronor 30 dagar netto efter godkänd leverans och fakturans ankomstdatum.
