13. Reviderad budget 2013 för kommunikationsinsatser

(1)

J £ ~ | SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunledningskontoret

Tjänsteutlåtande

Maria Sterner

2012-12-10 Sidan 1 av 2

Dnr 2012/0735 KS-1 Kommunstyrelsen

Diariekod: 101

Reviderad budget 2013 för kommunikationsinsatser

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsens arbetsutskott förslå kommunstyrelsen besluta följande;

• öka anslaget till kommunstyrelsen med 1 500 000 kronor.

• finansiering sker från kommunstyrelsens oförutsedda bundna medel för

Sammanfattning

Kommunfullmäktige har i den reviderade budgeten avsatt 1,5 mkr för kommunikativa insatser. Medel finns avsatt i kommunstyrelsens oförutsedda bundna medel för avrop.

Sollentuna kommuns kommunikationspolicy visar på en högre ambition än tidigare för kommunikationen i kommunen och lyfter fram fyra områden att kommunicera inom.

Medlen ska användas till att öka insatserna inom områdena

medborgardialog, mediehantering och den generella marknadsföringen utan att informationsarbetet inom det verksamhetsrelaterade området blir

Kommundirektören har tillsammans med kommunikationschefen tagit fram en plan för hur arbetet ska bedrivas inom de olika områdena

Bakgrund

I kommunens nya policy för kommunikation, service och tillgänglighet visar på en högre ambition än tidigare för kommunikationen i kommunen och lyfter fram fyra områden att kommunicera inom.

Kommundirektören fick i uppdrag av kommunstyrelsens ordförande att tillsammans med kommunikationschefen ta fram ett förslag på vad man bör prioritera och hur man ska arbeta för att leva upp till policyn.

Förslag och inriktning på kommunikationsinsatserna beskrivs i bilaga 1.

Förslaget presenterades för kommunikationsberedningen som biföll förslaget.

2013

eftersatt.

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(2)

Tjänsteutlåtande

2012-12-10

Dnr 2012/0735 KS-1 Sidan 2 av 2

Kommunledningskontorets beredning

Sollentuna kommuns kommunikationspolicy visar på en högre ambition än tidigare för kommunikationen i kommunen och lyfter fram fyra områden att kommunicera inom.

Medlen ska användas till att öka insatserna inom områdena

medborgardialog, mediehantering och den generella marknadsföringen.

Kommundirektören har tillsammans med kommunikationschefen tagit fram en plan för hur arbetet ska bedrivas inom de olika områdena. Den

ekonomiska planen är avstämd med ekonomichefen.

Håkan Wikman Ekonomichef Kommundirektör Kommunikationschef

(3)

Inriktning för kommunikationsarbetet

Inledning

V i vill att Sollentuna ska vara en av de mest attraktiva kommunerna i landet - att leva i och verka i . I dag är kommunen framgångsrik på många områden och i jämförelser med andra kommuner ligger Sollentuna mycket bra till. Utvecklingen av kommunen ska fortsätta och arbetet ska vi göra tillsammans med invånare, företag, organisationer, grannkommuner, myndigheter och många, många andra.

Fem fokusområden har pekats ut. Kommunikation är ett av de områden som det finns anledning att lägga särskild kraft på. Sollentuna ska möta sina invånare, företagare och sin omvärld på deras villkor, lyssna på behoven och ge god service. V i ska använda moderna metoder som underlättar kommunikation, dialog och service.

En kommunikationspolicy utarbetades under 2012 och ska nu implementeras. Policyn pekar ut behovet av ett mer offensivt kommunikationsarbete. Det gäller både V A D vi kommunicerar och H U R vi kommunicerar. V i ska till exempel tala om vad vi är stolta över i kommunen idag, vad cvi gör för att utveckla och förbättra kommunen där det behövs och hur vi ligger till jämfört med andra kommuner. V i ska använda modern teknik för att kommunicera och ge god

service som underlättar vardagen för våra målgrupper. Samtidigt ska vi möta invånare, företag och organisationer - det personliga mötet har en viktig plats i framtiden.

Detta innebär ett delvis annorlunda uppdrag på kommunikationsområdet. Betydligt större kraft behöver läggas på strategiskt kommunikationsarbete, medierelationer,

PR/marknadsföring och dialog i samband med till exempel plan/exploateringsarbete.

Prioriteringar och förslag utgår också ifrån 2013-års budget och verksamhetsplan och de mer långsiktiga mål som kommunstyrelsen har satt upp.

Målgrupper Näringslivet

V i ska arbeta för att utveckla befintliga företag, attrahera nya och öka nyföretagandet.

Kommunen ska vara lättillgänglig, kommunicera på ett sätt som är anpassat efter företagarna, erbjuda dialog och god service. V i ska erbjuda e-tjänster som underlättar vardagen för våra företagare.

Kommunikationsaktiviteter under 2013

Beskriva kommunens styrkeområden, vad vi gör för att utveckla och förbättra kommunen där det behövs och beskriva hur vi ligger till jämfört med andra kommuner och profilera oss genom att tydligt beskriva och paketera vårt erbjudande genom att

• Utveckla och förbättra hemsidan utifrån ett företagarperspektiv

• Ta fram ett "informationspaket" till företagare som etablerar sig i kommunen

• Ge ut ett nyhetsbrev till företagare

• Bidra till att skapa nya mötesplatser

• Bidra som stöd till upphandlingsenheten vid utbildningar

• Utvärdera småföretagarmässan i syfte att förbättra den

(4)

Invånare

Kommunen ska vara lättillgänglig, kommunicera på ett sätt som är anpassat efter våra

invånares behov och förutsättningar samt erbjuda dialog och god service. V i ska tillhandahålla e-tjänster som underlättar i vardagen.

• Producera nyheter och information på webben

• Producera 4 nummer av Sollentuna Journalen

• Bedriva ett tydligt PR och pressarbete i syfte att få större mediegenomslag

• Producera filmer för kommunens YouTube kanal

• Samordna informationen på JcDecaux-skyltarna

• Ansvara för mässorna samt en utvärdering av dessa

• Ta fram former samt stöd för dialog med våra invånare

• Ge ut tidningen Nyinflyttad

• Aktivt kommunicera via kommunens Facebooksida (i samarbete med kontaktcenter)

Journalister

Journalister är en viktig målgrupp för vår kommunikation.

• Aktivt söka efter goda exempel i verksamheten som kan vara av intresse för media

• Öka nyhetsflödet för denna grupp och arbeta proaktivt i medierelationerna

• Använda ett nytt system för utskick av pressmeddelanden för att nå rätt journalister

• Erbjuda medieträning till personer i nyckelpositioner

• Genomföra löpande medieanalyser och utifrån dessa göra nya planer för arbetet

Omvärld

Omvärlden består av många olika grupper. Det kan handla om andra kommuner eller

myndigheter. I omvärlden finns även studenter, forskare blivande invånare och företagare för att nämna några. Kommunen ska i dessa grupper bland annat uppfattas som en attraktiv och utvecklingsinriktad kommun i regionen. V i vill uppmärksamma en vidare krets på att Sollentuna är en attraktiv arbetsgivare - vår framtida personal är en viktig målgrupp.

Konkurrensen om den bästa personalen är hård i Stockholmsregionen.

(5)

• Genom ett tydligare fokuserat mediearbete

• Bidra i arbetet med att ta fram ett övergripande koncept för vårt arbetsgivarmärke

• Utifrån arbetsgivarmärket samordna en rekryteringskampanj där vi lyfter fram vad v i kan erbjuda i rollen som en attraktiv arbetsgivare (JcDecauxaffischering, annonser på Facebook, YouTube, vår egen webb samt radio och tv-reklam i ABC-området)

Arbetet med att marknadsföra Edsviksområdet planeras och beskostas av en särskild

organisation där en sammansättning av kommun och näringsidkare finns representerade. Detta arbete leds av en projektledare som är anställd av Kultur- och fritidskontoret.

Anställda

Våra anställda är våra viktigaste ambassadörer. En bra intern kommunikation speglar en attraktiv arbetsgivare. V i behöver bygga vidare för att bli en kommunikativ organisation där alla arbetar med det kommunikativa perspektivet i alla kontakter med omvärlden.

• Ta fram en policy för intern kommunikation

• Införa ett nytt intranät som ska vara användbart, dvs. enkelt, relevant och roligt.

• Leda, driva och förvalta intranätet samt följa upp effektmålen

• Ge ett tydligt och mer aktivt stöd i strategiska kommunikationsfrågor till chefer i syfte att bygga den kommunikativa organisationen.

• Erbjuda verktyg, stöd och "utbildningar" på kommunikationsområdet såsom till exempel språkstöd och utbildning i medierelationer och medieträning

• implementera policyn för extern kommunikation, service och tillgänglighet samt tillhörande tillämpningsanvisningar i hela organisationen.

• Bidra i arbetet med att bolagisera S O L O M

Kanalstrategi

Det personliga mötet ger möjlighet till delaktighet och inflytande och är därmed oftast den kanal som är bäst lämpad för att diskutera, förklara, förankra och lösa problem med ett mindre antal människor. Det innebär ett ömsesidigt utbyte av information och ger möjlighet till

dialog.

Webbplatsen ska vara navet för extern information och elektroniska tjänster. Kommunens elektroniska kanaler ska tillhandahålla service och e-tjänster som underlättar för invånare och företag. Webben når många och kan användas för interaktion, snabb återkoppling och för att ta del av synpunkter. Den interna webben föreslås få motsvarande roll internt. Samtliga medarbetare ska ges tillgång till det nya intranätet.

(6)

Medierna har tre viktiga funktioner för Sollentuna kommun. De är granskare av

verksamheten, informationsspridare och opinionsbildare. Det är därför viktigt att ha god beredskap för att möta mediernas krav på snabb respons och insyn.

Tryckt information kommer att minska i samhället av många olika skäl. Förändringen är successiv. Sollentuna Journalen bedöms fortfarande fylla en roll i den externa

kommunikationen, men Svepet föreslås läggas ner vid halvårsskiftet 2013.

Hur genomför vi detta?

För att genomföra denna förändring föreslås följande åtgärder:

På kort sikt

• Lägga ner personaltidningen "Svepet"

Lägga ner den tryckta produktionen av "Korta fakta"

• Lägga över vissa uppgifter till administrativa avdelningen

Gå igenom kompetensprofilen för kommunikatörerna för att se till att kompetensen svarar mot det förändrade uppdraget.

Utbilda fler i vårt webbpubliceringsverktyg

Utveckla samarbete/arbetsfördelning mellan kommunikationsavdelningen och förvaltningarna (för att jämna ut arbetstoppar, kompetens inom samtliga områden, bättre balans mellan enklare produktion och strategiskt arbete)

Rekrytera två kvalificerade kommunikatörer

På lite längre sikt

• En kommunikationsresurs på kontaktcenter

Sollentuna Journalen behöver diskuteras. Antal nummer? Köpa redaktionell plats i någon av lokaltidningarna.

Katarina Kämpe Kommundirektör

Maria Sterner

Kommunikationschef