Avtalsförnyelse Microsoft

(1)

Göteborgs Stad, Intraservice, tjänsteutlåtande 1 (10)

Avtalsförnyelse Microsoft

Förslag till beslut

I nämnden för Intraservice:

• Att teckna nya 3-åriga avtal med Microsoft för Göteborgs Stads förvaltningar och bolag.

• Att teckna nytt 1-årigt skolavtal för pedagogisk verksamhet.

Sammanfattning

Ett nytt förslag till 3-åriga avtal med Microsoft har förhandlats fram. I förslaget finns erbjudanden som gäller för Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och bolag, där Intraservice har ansvar för den del som faller inom de kommungemensamma tjänsterna.

Avtalen innehåller även en option på 2 års förlängning.

En avtalsförnyelse behöver göras före 2021-05-31 om staden utan avbrott ska kunna nyttja Microsoft tjänster. Exempel på program och funktioner som kan sluta att fungera om avtalet inte förnyas är: Office (E-post), Word, Excel, Powerpoint, Teams (video och samarbetsytor) och SharePoint (samarbetsytor). Skadan som uppkommer vid ett avbrott är för närvarande inte överblickbar, men den blir omfattande. På kort sikt kan ett avbrott i Teams vara en fara för liv och hälsa då det idag är stadens primära kommunikationskanal för större möten med bild och ljud.

Det finns idag en osäkerhet avseende nationella och internationella säkerhetsfrågor, men dessa har tillkommit efter det att Göteborgs Stad började använda vissa av de tjänster som avses. Några nya tjänster inom säkerhetsmässigt tveksamma områden aktiveras inte i det föreslagna avtalet. Att gå ur Microsoft tjänster är möjligt, men det är ett fler-årigt och omfattande projekt där konsekvenserna idag är oöverblickbara.

I den förhandling som nu avslutats, var ett tidigt förslag från förvaltningen att förlänga avtalet med 1 år. Anledningen var den rådande situationen med besparingskrav och pågående pandemi. Svaret från Microsoft var nej, eftersom det inte fanns någon förlängningsoption förhandlad i förra avtalet. Av den anledningen har förvaltningen nu förhandlat fram en option om förlängning på 2 år. Optionen ger möjlighet, men inte skyldighet, att förlänga avtalet om detta är gynnsamt för Göteborgs Stad utifrån det aktuella säkerhetsläget, alternativt om optionens priser är lägre än de priser som gäller för en förnyelse om 3 år.

Intraservice

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2021-05-14 Diarienummer 0166/21

Handläggare

Mia Börstell, Mikael Jensen, Johan Rülcker Telefon: 072 - 241 87 75

E-post: mia.borstell@intraservice.goteborg.se

(2)

Bedömning ur ekonomisk dimension

Avtalen innebär en mindre kostnadssänkning i förhållande till dagens gällande avtal. Det beror på bytet av licensmodell för mobila användare (E1 till F3) och ställningstagandet som innebär att tillägget Customer Lockbox inte längre krävs. Inverkan på förvaltnings- och driftskostnader för tjänsteleveransen Office 365 blir låg, men viss effektivisering och utveckling kommer att kunna förberedas och genomföras. Eventuella framtida

kostnadsökningar kopplat till förvaltning, kommer att bero på ökad användning eller utveckling där beslut ännu inte tagits.

Bedömning ur ekologisk dimension

Tjänsterna som erbjuds utifrån avtalen minskar resandet inom staden och möjliggör samarbete på distans.

Bedömning ur social dimension

I situationen med en internationell pandemi påverkar de fortsatta avtalen det sociala samspelet för de flesta anställda inom Göteborgs stad positivt. Office 365 innehåller ett stort antal tjänster för samverkan, vilket möjliggör bland annat möten och arbete på distans.

Samverkan Bilagor

Bilaga 1: Protokollsutdrag 2016-08-23 §78 Bilaga 2: Införandeplan av Office 365

Bilaga 3: Rapport kvalitetssäkring digital arbetsplats Bilaga 4: Protokoll 2018-05-23

Bilaga 5: TU Återrapportering om införande av Office 365 i Göteborgs Stad Bilaga 6: TU Intraservice fortsatta utveckling av tjänster baserade på Office 365 Bilaga 7: Rapport avseende informationssäkerhet Microsoft Office 365

Bilaga 8: Avtalsförslag

(3)

Ärendet

Förvaltningen föreslår en 3-årig förnyelse av förvaltnings- och bolagsavtal med Microsoft samt en 1-årig förnyelse av skolavtalet, som förvaltningen för Intraservice tecknar via Göteborgs Stads ramavtal: Programvaror 2017 (IK17140-01).

Bakgrund

På nämndsammanträde 2016-06-21 (Framtidsstrategier inom IT, §59), informerar dåvarande verksamhetschef Anders Nilsson:

• Förvaltningen gör bedömningen att Göteborgs Stad behöver teckna ett nytt avtal gällande programvaror från Microsoft.

• Ett byte till ny version och licensmodell för detta skapar helt nya möjligheter för Göteborgs Stad att hitta nya lösningar för mobilitet och samarbete

• Förvaltningschefen kommer att presentera en tidsplan, kostnadskalkyler samt förslag på åtgärder för att hantera säkerheten kring dokumenthantering på nämndsammanträdet i augusti.

På nämndsammanträde 2016-08-23 (Införande av Office 365, §78 0349/16 (Protokollsutdrag, bilaga 1)) får dåvarande förvaltningschef i uppdrag att:

”upprätta program för införande av Office 365 och ersätta befintliga system och tjänster”

Enligt tjänsteutlåtandet (§78 0349/16), fattade stadskansliet 2009 beslut om att inte förlänga supportavtalet för dåvarande Officepaket (Office2007). Göteborgs Stad hade därför haft en lägre kostnad under perioden, men nu fanns det behov av investering i ny programvara. Under perioden hade programvaran utvecklats och licensformerna förändrats. Nu fanns möjlighet att abonnera på programvaran och olika typer av abonnemang gick att teckna utifrån varje verksamhetsbehov. Leverans via egna servrar och IBM var inte längre nödvändig då tjänsterna för hemkatalog, e-post, kalender och bokningshantering var en del av det framtida abonnemanget. Dessutom skulle avtalet med IBM upphöra 2016-12-31 och behövde nu omförhandlas för perioden 2017 – 2019.

Förslaget från förvaltningen var att teckna avtal med Microsoft om Office 365 som abonnemang och att upprätta ett program för att låta ett införande av Office 365 ersätta befintliga system och tjänster.

Införande av Office 365 som digital arbetsplats tas därefter upp på Intraservice nämndsammanträde 2017-03-22, (Införandeplan av Office 365, §17 (bilaga 2)).

Programledare, tillika konsult, Klas Jähnke informerade då om den digitala arbetsplatsen utifrån ett införande av Office 365. I den presentation som visades på nämndmötet presenteras inledningsvis att förverkliga idéer:

”Vår digitala arbetsplats ger oss förutsättningar att förverkliga idéer som skapar nytta för våra medborgare. Vi samarbetar med hjälp av verktyg och tjänster som gör att vi på ett effektivt och säkert sätt får saker gjorda – oavsett var vi befinner oss fysiskt.”

Införandet skulle ske i två etapper:

• Etapp 1: Utveckla och införa digital arbetsplats för Göteborgs Stads medarbetare (Office 365).

(4)

• Etapp 2: Avveckla Lotus Notes och Domino och flytta Dominoapplikationer till andra lösningar.

Omfattningen av etapp 1 var: Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Onedrive, Skype och Outlook.

På nämndsammanträde 2017-05-24 (Digital arbetsplats, §52) presenteras av

verksamhetschef Matilda Lindström, rapporten: Kvalitetssäkring Digital Arbetsplats (bilaga 3). I samband med februariprognosen uppmärksammades ett underskott för förvaltningen som då kopplades till digital arbetsplats. Det föranledde t.f.

förvaltningschef Håkan Sundkvist att initiera en kvalitetssäkring av programmet för Digital arbetsplats. Uppdraget var att:

• Övergripande ta fram fakta kring kostnader vid införandet av Digital arbetsplats.

• Att få samsyn i organisationen kring vad som behövde göras och vilka kostnader det skulle medföra

• Belysa – till någon nivå – vilka övriga effekter den digitala arbetsplatsen skulle få på andra tjänster och i vad det kunde medföra för arbete och kostnader,

exempelvis för LIS (red anm: ärendehanteringssystem)

• Ta fram en mer detaljerad plan över vad som behöver ingå.

Den bildade arbetsgruppen kommer fram till ett antal slutsatser och rekommendationer.

Den i rapporten först nämnda slutsatsen är följande:

”Av både beslutsunderlag och programdirektiv framgår att staden kommer att kunna spara genom att nuvarande plattform och därtill kopplade applikationer kan avvecklas över tid. Nyttan för staden bedöms vara stor genom möjligheten till förändrade arbetssätt och utvecklade processer.”

På nämndsammanträde 2018-05-23 beslutades i ärende: Beslut om förnyelse av avtal avseende Microsoft; §77 0332/18 (protokoll bilaga 4). På sammanträdet informerar dåvarande verksamhetschef IT Malin Lundqvist om den beräknade kostnaden vid en förlängning av Microsoft licensavtal. Dåvarande säkerhetschef Staffan Wikström informerar om bakgrunden till Microsoftprodukten Customer Lockbox. Stadsjurist Markus Landahl informerar om den juridiska bedömningen av avtalet för Customer Lockbox.

På mötet tas beslut att förnya avtal på tre år med Microsoft om Office 365-licenser, serverlicenser samt tilläggslicenser. Det tas beslut om att skriva tilläggsavtal avseende Customer Lockbox. Det tas även beslut om en oberoende revision av Customer Lockbox, flera utredningar och om att skapa samsyn med stadsledningskontorets jurister. För att ta del av besluten som helhet hänvisas till protokollet (bilaga 4).

På nämndsammanträde 2019-04-24 får förvaltningen i uppdrag att innan sommaren 2019 presentera Intraservice ställningstagande och planer rörande Office 365 (Yrkande från D om sammanställning av Intraservice ställningstagande rörande O365, § 73 0189/19).

Förvaltningen får även i uppdrag att innan sommaren 2019 återrapportera till nämnden om de uppdrag som nämnden lämnade till förvaltningen enligt 2018-05-23 § 77 (Uppdrag från nämnden till förvaltningen, §76). En återrapportering sker på nämndsammanträde 2019-06-19.

(5)

På nämndsammanträde 2019-06-19 sker återrapportering: Rapportering om införandet och Office 365 i Göteborgs Stad; §112, 0256/19 (bilaga 5). Rapporteringen av

verksamhetschef IT Malin Lundqvist avser svara på uppdrag utifrån beslut tagna på nämndsammanträden:

• 2016-08-23 §78

• 2018-05-23 §77

• 2019-04-24 §73 och §76

Verksamhetschef IT Malin Lundqvist informerar om arbetet med införande av Office 365 i Göteborgs Stad och hur delar av arbetet med införandet varit fokuserat på problematiken med eventuellt röjande av känslig information i molntjänster. Den juridiska bedömningen av röjandeproblematik har inte varit entydig och Göteborgs Stad delar situationen med övriga myndigheter i Sverige.

Av de tidigare tilldelade uppdragen kvarstår efter nämndsammanträdet 2019-06-19 uppdrag från nämndbeslut 2019-04-24 §73, där rapportering nu skall ske hösten 2019.

På nämndsammanträde 2019-12-18 redovisas: Intraservice fortsatta utveckling av tjänster baserat på Office 365; §204 0189/19 (bilaga 6). Ärendet sammanfattas enligt följande:

”Stadsjuristerna på stadsledningskontoret har sedan tidigare identifierat juridisk problematik rörande röjande av känsliga uppgifter i tjänster kopplade till Office 365.

Nämnden för Intraservice har 2019-03-27 beslutat att förvaltningsdirektören får i uppdrag att innan sommaren 2019 presentera Intraservices ställningstagande och planer rörande Office 365. Frågan har bordlagts i väntan på ett förtydligande från

stadsjuristerna på stadsledningskontoret. 2019-11-14 lämnade stadsjuristerna en ny skrivelse i ärendet (bilaga 1) där de gör bedömningen att det inte anses finnas juridiska hinder att fortsätta nyttjandet av Office 365. Mot bakgrund av stadsledningskontorets juridiska bedömning gör förvaltningen bedömningen att Intraservice kan fortsätta utveckla tjänster baserat på Office 365 och då även avseende hantering av känsliga personuppgifter och information som omfattas av sekretess.”

Ärendet remitteras till kommunfullmäktige för yttrande i frågan och uppdraget från nämndsammanträdet 2019-04-24 (§73) anses som slutfört. Kommunfullmäktige tar 2021- 01-13 upp det remitterade ärendet: Ställningstagande rörande Office 365, §20 0364/20.

Kommunfullmäktige tar beslutet:

”Kommunstyrelsen återsänder ärendet, Intraservice fortsatta utveckling av tjänster baserade på Office 365 med dnr 0189/19, till nämnden för Intraservice med motivering att ärendet inte är av principiell beskaffenhet eller av annan större vikt för kommunen.”

På nämndsammanträde 2021-02-09 tas frågan om Customer Lockbox upp: Intraservice ställningstagande avseende avtal för Customer Lockbox i Microsoft O365 (§11 0107/21).

Föregående år har den uppmärksammade EU-domen: Schrems II beslutats, vilken ogiltigförklarade ”Privacy Shield” (2020-07-16). Domen medförde att förvaltningen kartlade alla kommungemensamma tjänster och etablerade ett arbetssätt för att minimera riskerna för tredjelandsöverföringar.

(6)

Förvaltningen har 2021-02-01 upprättat en rapport som redogör för nuläget avseende informationssäkerhet för Microsoft Office 365 inom Göteborgs Stad (Rapport avseende informationssäkerhet i Microsoft Office 365 (bilaga 7). Informationssäkerhets- och dataskyddschef (CISO), Per Gustavsson, informerar om hur Microsofts supportlösning

”Customer Lockbox” har fungerat hittills i Göteborgs Stad. Som del av rapportens sammanfattning delges följande:

”Avtalet med Microsoft avseende Customer Lockbox (CLB) löper ut 2021-04-30. Sedan införandet av CLB har inga ärenden varit föremål för CLB processen och Microsoft har inte rapporterat något fall där CLB har använts. Microsoft har inga andra kommuner som kund av CLB. Därmed bedömer Intraservice att det inte finns något behov av CLB.”

Förhandlingar avseende avtalens innehåll i stort genomfördes från hösten 2020 till maj 2021. Inför nuvarande avtalsförnyelse bildades en central arbetsgrupp samt arbetsgrupper inom områdena: Säkerhet, Office 365, Infrastruktur, Datalagring och Power Platform.

Den centrala arbetsgruppen rapporterade veckovis fr.o.m. mitten av mars till en styrgrupp på Intraservice, bestående av bland andra förvaltningsdirektör, stabschef, inköpschef och verksamhetschef IT.

Generellt om avtalen

Förvaltningen har sett det som viktigt att hålla nere avtalens totala kostnader. Skillnaden mellan Microsoft inledande förslag och det avtal som nu föreslås är cirka 44 Mkr, dock går det inte att jämföra förslaget med avtalet, eftersom innehållen skiljer sig markant åt.

Anledningen till skillnaderna är att det krävs återhållsamhet utifrån den pågående pandemin, det ekonomiska läget och därmed Intraservice förmåga att tillgodogöra sig nyutveckling för stunden. Vidare har det varit viktigt för förvaltningen att alla delar inom Göteborgs Stad får ta del av rabatter från Microsoft i någon form, att både förvaltningar och bolag får tillgång till licenser med lägre kostnad. Det har också varit viktigt att de licenser som köps in, kommer till användning, något förvaltningen har lyckats bra med.

Mot slutet av förhandlingarna gav Microsoft flera innovativa förslag som gjorde att ett gemensamt förslag som gynnar båda parter kunde tas fram. Resultatet är ett avtal väl anpassat för stadens behov.

Göteborgs Stad har idag flera avtal för förvaltningar och bolag, samt ett hängavtal för Räddningstjänsten i Storgöteborg. Förhandlingarna omfattade fyra olika avtal:

• Avtal för förvaltningar, inklusive Räddningstjänsten i Storgöteborg

• Skolavtal för pedagogiska verksamheter

• Bolagsavtal för de bolag som nyttjar kommungemensamma tjänster från Intraservice

• Bolagsavtal för bolagskoncernen Stadshus AB, för bolag med egen IT-drift Intraservice använder sig av tre olika avtalsformer från Microsoft:

• EA – Enterprise Agreement. Staden har två avtal med denna avtalsform. Ett avtal för Stadshus AB (för bolag med egen IT-drift) och ett avtal för Intraservice (för bolag med kommungemensamma tjänster). Volymen på licenser bestäms vid ingående av avtal, därefter ligger volymerna fast under den 3-åriga avtalstiden.

(7)

• EAS – Enterprise Agreement Subscription. Ett avtal för förvaltningar där volymen kan justeras inför respektive år, under den 3-åriga avtalstiden.

• EES – Enrollment for Education Solutions. Ett avtal för pedagogisk verksamhet som är 1-årigt med fast volym som fastställs vid ingående av avtal.

Microsoft ställer krav på tre års avtalstid för att erbjuda volymrabatter. Göteborgs stad har i den genomförda avtalsförhandlingen erhållit högre rabatter än under förra

avtalsperioden, då inga nyinvesteringar gjordes. Microsoft delar in Göteborgs Stads avtal i tre områden: Microsoft 365 (Office-paketet), Azure (molndrift) och Power Platform.

Den del som är ny, är Power Platform där Microsoft idag har ett generellt erbjudande som ger 70% rabatt under vår avtalsperiod. Power Platform består av tre delar:

Power Platform stödjer Göteborgs Stads utveckling av digitala tjänster och kan användas även utan programmeringsutbildning

• Power Apps ger en framtida möjlighet att skapa mobilapplikationer.

• Power Automate är ett molnbaserat verktyg för att automatisera processer på liknande sätt som roboten Görel.

• Power Virtual Agents är ett verktyg för att skapa botar, som kan ge personliga svar.

Inför kommande avtal annonserade Microsoft stora prisökningar, men även omfattande paketeringar med mycket funktionalitet. Microsoft vill profilera sig som en stor

molnleverantör med egna datacenterlösningar vilket inkluderar kommande storsatsningar på svenska datacenter.

Microsoft har visat stort intresse för att teckna en avsiktsförklaring med Göteborgs Stad.

Avsikten är framtagande av beslutsunderlag inför en eventuell användning av framtida svenska molntjänster. Avsiktsförklaringen har varit en del av förhandlingen och

möjliggör förmånliga avtalsvillkor, som annars inte uppnås. Avsiktsförklaringen kommer inte att vara bindande och är granskad av Lindahls advokatbyrå. Avsiktsförklaringen är under framtagande men är inte att betrakta som en avtalshandling.

Customer Lockbox

Customer Lockbox har varit en fråga både avseende kostnad och säkerhet sedan 2017 och tillägget togs med vid förnyelsen av avtal med Microsoft 2018. Genom att funktionen i kommande avtal bara går att köpa bundlat i ett säkerhetspaket, skulle kostnaden för funktionen mer än fördubblas. Genom att införa alternativa säkerhetsåtgärder krävs inte längre Customer Lockbox som enskilt tillägg. Customer Lockbox ersätts internt vid Intraservice med uppdaterade rutiner. Frågan avseende Customer Lockbox löstes ut i februari 2021 (Intraservice nämnd 2021-02-09, §11).

Säkerhet

Inom säkerhet har en undersökning genomförts för att identifiera nuvarande och kommande behov avseende säkerhet för samtliga verksamhetsområden.

(8)

Flera säkerhetsutmaningar inom informationssäkerhet och dataskydd behöver klarläggas i framtiden. Inom EU gäller det främst Schrems II och Dataskyddsförordningen

(Intraservice nämnd 2020-12-17, §197). På nationell nivå är det främst utkontraktering av IT-drift (SOU 2021:1) samt Offentlighets- och Sekretesslagen. På stadsnivå är det

exempelvis i vilken omfattning Office 365 är ett kontorsstödssystem (nuvarande användning), eller om det kan komma att bli ett verksamhetssystem och vilka krav ett utökat användande har på säkerhet, nuvarande nyttjande av Microsofts produkter samt den generella säkerhetsnivån.

Den fundamentala utmaningen både inom EU och på nationell nivå handlar om var teknisk bearbetning och lagring utförs samt vilka skyddsåtgärder som är nödvändiga för att säkerställa ett passande skydd följsamt mot gällande lagstiftning. De

säkerhetslösningar som E5Security och E5Compliance erbjuder, löser inte utmaningen inom EU (Schrems II), inte heller utmaningen med utkontraktering av IT-drift avseende sekretessreglerade uppgifter. Förvaltningen bedömer att utmaningen inom EU, med avtal eller annan förändring mellan EU och USA, tidigast kommer att lösas under 2022 och att den nationella utmaningen, med rättsligt stöd för att kunna utkontraktera IT-drift av sekretessreglerade avtal, blir löst i början av 2022 (SOU2021:1).

Förvaltningen bedömer därför att betydande utökat användande av exempelvis Office 365 och Power plattform under innevarande år inte är möjligt. Dessutom är det generella behovet av säkerhetshöjande förmågor inom Göteborgs Stad större för till exempel skydd av elevernas skolmiljö; Chrome Books och Google Suite for Education, där Microsoft för närvarande inte har passande säkerhetsprodukter. Det innebär att det för närvarande inte finns ett generellt behov av Microsofts Säkerhetsprodukter E5Security och

E5Compliance för hela staden.

Behovet av Microsofts säkerhetsprodukter är inte kritiskt för att säkerställa och efterleva den säkerhet som Göteborgs Stads styrande dokument och lagar föreskriver. Ett skäl för att i begränsad omfattning använda E5Security och E5Compliance vid Intraservice är förberedelse; eftersom ett förmodat ökat användande av Microsoftprodukter, främst Office 365 och Power Platform, kommer att leda till ökade säkerhetskrav och behov av automatiserade säkerhetslösningar. Ett annat skäl är att bolag i Göteborgs Stad redan i dag använder de utökade säkerhetsfunktionerna. Vid konsolidering av bolagen behöver Intraservice fördjupa sin kunskap för att möta bolagens önskemål.

Bolagen

Bolagens behov skiljer sig åt, men för många bolag är utvecklingen inom produkterna, som Microsoft erbjuder mycket viktig. Intraservice har därför i förhandlingarna med Microsoft försökt finna lösningar som möjliggör en positiv utveckling för bolagen.

Svenska kommunala bolag klassas idag på nivå A (orabatterad nivå) i Microsofts prislista. Göteborgs Stads bolags aggregerade volymer har resulterat i att bolagen, som enda svenska kommunala bolag, når upp till rabattnivå B vilket motsvarar 6 % generell rabatt.

Utöver den generella rabatten på B-nivå, har bolagen med föreslaget avtal möjligheten att köpa in licenser för tillägget E5Security. Det unika i erbjudandet är att det gäller för varje

(9)

enskilt bolag och att alla bolag inte måste ta samma beslut samtidigt. Ett bolag som bestämmer sig för att gå över till E5Security får ett rabatterat pris. Samma erbjudande gäller för det webbaserade tillägget F5Security och erbjudandet gäller över hela avtalsperioden.

Microsoft erbjuder ett införandestöd när bolagen väljer att införa nya produkter/tillägg.

Införandestödet är omfattande och gäller i normalfallet under bolagsavtalets första år.

Den option på förlängning av avtalen med 2 år, som förhandlats fram, gäller även för bolagen. Det här är en option, som bolagen i Göteborgs Stad kan få stor nytta av.

En kritik som framkommit under förhandlingarna är att Göteborgs Stads bolag är uppdelade på många olika kundsegment (tenants). Det här bör vara ett övergående problem i och med att bolagen går över till att nyttja de kommungemensamma tjänsterna (vid bolagskonsolideringen).

Ställningstaganden bolag

Bolagen har idag B-nivå (6% generell rabatt). Genom att erbjuda ytterligare rabatter på införande av tilläggen E5Security och F5Security samt ett omfattande införandestöd, kan ett bra alternativ erbjudas för bolagen som helhet.

Förvaltningarna

Microsoft skiljer i sina erbjudna Office-paket på pedagogisk och administrativ

verksamhet. För respektive typ av verksamhet, pedagogisk och administrativ, erbjuds två olika varianter av Office. Varianterna A3 för pedagogisk (academic) verksamhet och E3 för administrativ (enterprise) verksamhet är det Göteborgs Stad använder idag.

Varianterna A5 för pedagogisk verksamhet och E5 för administrativ verksamhet har fler funktioner, men är betydligt dyrare.

På grund av den stora prisskillnaden har paketen (A3/E3 mot A5/E5) jämförts noggrant.

De stora skillnaderna består framför allt av säkerhetsfunktioner och växelfunktioner för telefoni. Göteborgs Stad kan inte tillgodogöra sig alla säkerhetsfunktionerna

utvecklingsmässigt under avtalstiden och växelfunktion är inte något som efterfrågats.

Microsoft kan även erbjuda Office-paket som är webbaserade för den personal som inte har behov av egen dator. F3 är det billigare alternativet och E1, stadens nuvarande paket, är ett dyrare alternativ med lite mer funktionalitet. Det billigare paketet, F3, har en mindre e-postlåda på 2GB (mot 50Gb för E1) som inte kan delegeras. Skillnaderna mellan paketen har analyserats och testats noggrant av leveransansvariga och

verksamhetspersonal med positivt resultat för F3. Skillnaden i e-posthantering hanteras genom inköp av ett tillägg: Exchange Online Plan 1.

Det finns stora behov av datorer för allmänt bruk via tjänsten Publik plattform som lanserades strax innan pandemin bröt ut. Publik plattform har behov av Windows- samt Officelicenser. Microsoft har krav på ingångsvolymer, men dessa är nedförhandlade för att passa Göteborgs Stads behov.

Ställningstaganden förvaltningar

Det är Intraservice uppfattning att ett byte från E1 till F3 är motiverat då F3-paketeringen har en betydligt lägre kostnad samt en liknande funktionalitet.

(10)

För att utvärdera E5Security och samtidigt uppnå betydande rabatter för Göteborgs Stad köper Intraservice in E5Security till Intraservice förvaltning (700 licenser). Utvärderingen är väsentlig eftersom denna säkerhetslösning används av några av bolagen som ingår i bolagskonsolideringen.

Skolan

Avtalet för pedagogisk verksamhet (EES-avtal) förlängs med 1 år. Volymen är fast under avtalsåret. Skillnader från föregående avtal är att Customer Lockbox inte längre är en del av avtalet. Det pågår kontinuerliga initiativ för att effektivisera och minska kostnaderna för skolan.

Ställningstaganden skola

Microsoft har bidragit positivt till att möjliggöra kostnadssänkningar för skolan. Det är Intraservice uppfattning att avtalet är fördelaktigt för skolan.

Avtalsförslag Se bilaga 8.

Utveckling

Genom de föreslagna avtalen görs en satsning på Microsoft-miljön för att stödja Göteborgs Stads behov av utveckling och digitalisering. Detta görs tydligt genom det utökade åtagandet avseende Power Platform och de förutsättningar som skapas genom inköp av licenser för E5Security.

Avtalen innehåller ett större mått av flexibilitet än tidigare avtal och ger möjlighet att vid behov utöka engagemanget.

För att få till en bra strategisk samverkan inför nästkommande avtalsperiod kommer arbetsgrupperna att bestå under avtalstiden. På så sätt kan kommande utvecklingsbehov tas fram i god tid och enbart mindre justeringar och förhandling om pris återstår när kommande avtal kan tecknas Q1 2024.

Förvaltningens bedömning

Avtalen är anpassade till dagens rådande situation. Förvaltningen rekommenderar tecknande av avtal med Microsoft för kommande 3-årsperiod, respektive 1-årsperiod, på det sätt som här redovisas.

Peter Söderström

Förvaltningsdirektör

Lena Eineving

Verksamhetschef IT