Heroma Webb - manual för medarbetare

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

ALLMÄNT...3

Syfte ...3

Var hittar du Heroma Webb?...3

Logga in i Heroma Webb...3

Gamla Självservice...3

Support...3

ÖVERSIKT ...4

ARBETSTIDER ...11

Översikt stämplingar...11

Aktuella arbetstider...12

Saldo och stämplingar...12

PERSONLIGT ...13

Registrera...13

Semester...15

Löneuppgifter ...16

Personuppgifter...17

Detaljer ...17

Anhöriguppgifter ...17

Frånvaro ...18

Anställningsuppgifter ...18

Skatteuppgifter ...19

Personakt ...19

Föräldraledighet ...20

Signeringsdokument...21

Kom&Gå...21

RESOR & UTLÄGG...21

RAPPORTER ...22

Allmänt

Syfte

Syftet med användarmanualen är att du som medarbetare ska få hjälp att navigera i Heromas nya självservice, Heroma Webb.

Manualen beskriver bland annat hur du söker arbetsförändringar och frånvaro, vilka saldon du kan se, m.m.

Var hittar du Heroma Webb?

Heroma Webb hittas via länken: https://jll.heroma.se/prod/jllpp01/webclientsso/

Genväg till Heroma Webb finns på Insidans förstasida.

Logga in i Heroma Webb

Inloggning i Heroma Webb sker via SSO (Single Sign-on). Det innebär att om du är inloggad med ditt SITHS-kort loggas du automatiskt in i Heroma Webb utan att behöva skriva ditt användarnamn och lösenord. Du som har behörighet i Heroma-klienten kommer behöva ange SITHS-kortets pinkod.

Gamla Självservice

Heroma Självservice kommer att finnas kvar parallellt med nya Heroma Webb under en period. I manualen beskrivs hur du hittar dit. Vi rekommenderar dock att du använder Heroma Webb från och med nu. Så småningom kommer gamla Heroma Självservice att stängas.

Support

Har du frågor gällande manualen eller behöver mer/annan support än vad du hittar här mejla FBL Löneservice eller ring Löneservice telefonsupport på 063 - 14 75 00.

Översikt

När du loggat in i Heroma Webb möts du av en översiktsbild med flertalet olika fält, flikar och ikoner/symboler. Dessa beskrivs närmare allt eftersom i manualen.

1.

Info: Under info kan det finnas information om något som har hänt eller kommer att hända gällande Heroma.

Meddelande: Här kan det finnas information om bevakningar eller meddelanden från andra användare.

Inloggad som: Om du klickar ner rullisten har du här möjlighet att hantera personliga inställningar (se nedan).

1

10

2

3 4

5

6 7

8 9

11

12

Du kan ändra språk till engelska, alla har svenska som förvalt. Under Min profil kan du lägga upp en profilbild om du vill. Vidare kan du under Inställningar byta ditt lösenord och under Ändra tema välja att se Heroma Webb med en vit bakgrund.

2.

Till Självservice används för att nå den gamla webbsidan/gamla Självservice.

3.

Här kan eventuella systemmeddelanden och nyhetsbrev visas.

4.

I menyn till vänster finns de verktyg som du genom din behörighet har fått tillgång till.

Du kan välja att söka i menyn genom att ange ett nyckelord. Genom att klicka på dubbelpilarna längst upp till höger döljs hela menyn så att du får mer arbetsyta.

Vill du se undermenyerna till de olika verktygen klickar du på pilen bredvid varje verktyg så fälls de ut.

Verktygen Arbetstider, Personligt, Resor & Utlägg och Rapporter beskrivs i de nästkommande avsnitten.

5.

Hjälpassistenten Vera. Ikonen kan flyttas eller döljas genom att dra i den. I nuläget finns ingen information under denna ikon men korta hjälpavsnitt finns istället under den lilla Vera-ikonen (se punkt 6).

6.

Stjärna: Du kan klicka på symbolen om du vill favoritmarkera översiktssidan.

Pratbubblan: Vera - en hjälpfunktion som guidar dig runt på aktuell sida. När du klickar på ikonen får du upp en ruta där du kan välja Rundtur eller Visa steg. Om du väljer det sistnämnda kan du sedan klicka på det röda frågetecknet som finns i den box du vill veta mer om. För att gå ur ”informationsläget” klickar du på pratbubblan igen.

7.

Genom att klicka på Editera Översikt kan du anpassa hur du vill att översiktssidan ska se ut.

När du klickat på knappen hamnar du i ett redigeringsläge och varje ”box” får då tre val:

Med den vänstra ikonen kan du flytta ”boxen” till en annan plats, exempelvis kanske du vill ha kalendern högst upp och saldon, ackar och lön längre ner.

Med mitten-ikonen kan du välja vilken storlek ”boxen” ska ha; liten, mellan eller stor.

Med den högra ikonen kan du välja om du vill att boxen ska döljas eller visas.

När du genomfört dina ändringar klickar du på Spara översikt. Om du vill att översiktssidan ska gå tillbaka till sitt ursprungsläge klickar du på Återställ.

8.

I boxen Lön visas nästa utbetalningsdatum, nettolön för senaste löneutbetalning samt din preliminära nettolön för nästa löneutbetalning. För att räkna fram nettolönen klickar du på Visa din lön.

9.

I boxen Saldon visas information om alla dina saldon. Om du klickar på ett semestersaldo kommer du vidare till en ny sida med detaljerad information. För att få dagsaktuella värden på saldon kan du trycka på knappen Räkna om saldo.

För läkare finns även information om jourkompsaldo i boxen Saldon, se nedan.

10.

I boxen Ackar visas information om hur många friskvårdstimmar du har tagit ut (förutsatt att du valt friskvårdstimme) samt eventuell uttagen kompensationsledighet för annandagspingst.

11.

Genom att klicka på pilen till höger under mina ärenden visas de ärenden du har skickat in och dess status. Om det finns en ”gul” post-it kopplat till ärendet finns det en notering att läsa. Denna läses genom att klicka på den. Fastställt ärende kan tas bort från Mina ärenden genom att klicka på soptunnan. Borttag ändrar inte ärendets status.

12.

I din kalender ser du dina arbetstider, frånvaro och arbetsförändringar. Via kalendern kan du även registrera arbetsförändringar, frånvaro samt reseräkning genom att klicka på aktuell dag i kalendern eller på knappen Registrera längst upp till höger.

Inställningar samt utskrift och export till annan kalender är andra funktioner som finns tillgängliga via kalendern.

Du navigerar i kalendern genom att bläddra mellan månaderna med pilarna eller genom att klicka på månadens namn för att se alla årets månader (se röd markering nedan).

Observera! Om du exporterar ditt schema till en annan kalender exporteras bara det aktuella schemat. Framtida ändringar följer inte med utan då krävs en ny exportering.

För att registrera en frånvaro, en arbetsförändring eller en reseräkning gör du enligt följande:

Klicka på den dag som du ska registrera frånvaron, arbetsförändringen eller reseräkningen.

En ruta visas med dagens arbetspass. Klicka på plus-tecknet (se röd markering) för att registrera ärendetyp.

Välj sedan om du vill registrera arbetsförändring, frånvaro eller en ny reseräkning.

Klicka därefter på det ärende du vill skapa, exempelvis Beordrad övertid. Se nedan.

Ett ärende skapas.

Fyll i uppgifterna och skicka ärendet.

När ärendet är skickat kan du följa det under ”Mina ärenden” på översiktssidan.

Arbetstider

Under verktyget arbetstider kan du se dina stämplingar och dina kollegors arbetstider.

Översikt stämplingar

Här kan du se en veckas stämplingar.

Genom att klicka på kalendern kan du välja valfri vecka och med hjälp av pilarna kan du bläddra en vecka i taget. Se röd markering.

Aktuella arbetstider

Under menyvalet aktuella arbetstider hittar du arbetstider för dina kollegor. Under

Personalgrupp visas de personer som ingår i samma urvalsgrupp som din chef har skapat i Heroma och under Medarbetare visas de personer som har samma chef som dig.

Saldo och stämplingar

Under detta menyval kan du se ditt flexsaldo och en detaljerad specifikation för varje dag.

Välj vilken period du vill visa i datumrutorna. Längst ner till vänster i båda ”boxarna” väljer du hur många rader som ska visas på varje sida. Se röda markeringar.

Personligt

Under verktyget personligt hittar du ett antal olika menyval som beskrivs mer utförligt nedan.

Registrera

Under detta menyval kan du, precis som i kalendern i översiktsbilden, registrera frånvaro, arbetsförändring och reseräkning.

Välj det datum som ärendet ska registreras på/startas på. Du kan inte ändra detta datum (fr.o.m.-datum) när du skapat ärendet.

Välj sedan om du vill registrera arbetsförändring, frånvaro eller en ny reseräkning.

Ett ärende skapas.

Fyll i uppgifterna och skicka ärendet.

Semester

Under detta menyval kan du se samlade uppgifter om din semester.

1.

Här kan du välja det semesterintervall du vill titta på.

2.

Under Kvarvarande totalt ser du ditt totala saldo för i år. Under Varav spar ser du hur många av de kvarvarande dagarna som är sparade dagar. I detta fall har man 5 dagar kvar totalt och alla dessa fem dagar är sparade semesterdagar.

3.

Här visas årets semester i detalj. Du kan även välja att titta på detaljer kring uttagen 1 2

3

4

Löneuppgifter

Under detta menyval ser du som standard din lön innevarande månad. I rullisten kan du välja att titta på en annan löneperiod (se röd markering). Du kan välja hur många rader som ska visas på varje sida längst ned i översta bilden (se röd markering). Det kan vara

användbart om du har många löneposter så du slipper bläddra och enklare får en helhetsbild.

Längst ned ser du en summering på månadens löneuppgifter samt årets bruttolön och årets preliminära skatt.

Personuppgifter

Under detta menyval kan du se detaljuppgifter om dig och din anställning samt registrera anhöriguppgifter.

Detaljer

Här kan du uppdatera din e-postadress och ditt telefonnummer. Övriga uppgifter kommer från folkbokföringen och går inte att ändra.

Anhöriguppgifter

Här kan du lägga till barn/ändra uppgifter om befintligt barn samt lägga till/ändra/ta bort anhöriguppgifter

Frånvaro

Här ser du all frånvaro som finns registrerad på dig i Heroma.

Anställningsuppgifter

Här ser du uppgifter om din anställning.

Skatteuppgifter

Här ser du vilka skatteavdrag som görs på din lön.

Personakt

Under detta menyval kan du se dina eventuella rehabärenden.

Det finns tre olika flikar; under Allmän visas dina personuppgifter, under Tidiga insatser information om bl.a. sjukfrånvaro och under Rehabiliteringsakt visas pågående

rehabiliteringsärende om du har ett sådant.

Föräldraledighet

Under detta menyval hittar du en mer detaljerad information om uttag av din

föräldraledighet. För att se en detaljerad information om uttaget av dagar per barn kan du få fram en undermeny genom att klicka på pilen bredvid namnet (se röd markering).

Signeringsdokument

Ej aktuellt.

Kom&Gå

Om du klickar här växlar du över till Kom&Gå och kan hantera dina stämplingar.

Resor & utlägg

I verktyget resor & utlägg kan du registrera reseräkning. Följande vy visas:

Om du vill registrera en reseräkning, klicka på Ny reseräkning och välj mellan Inrikes och Utrikes. Följ fortsatt användarmanualen för Heroma Rese: Heroma Rese -

Om du klickar på Starta i eget fönster öppnas Reseräkningar i en ny flik i webbläsaren och alla funktioner som finns att tillgå i verktyget Resor & utlägg finns då tillgängliga i ett och samma fönster.

Rapporter

I verktyget rapporter kan du skriva ut en rapport där du ser arbetstillfällen, fridagar, schemauppgifter, m.m. Klicka i bocken (se röd markering) och välj vilken period och vad du vill ska visas i rapporten till höger. Klicka sedan på Skapa.