Arbetsordning för styrelse, nämnder, utskott, beredningar och delegationer
Följande arbetsordning utgår från kommunallagen 2017:725.
Gäller även i tillämpliga delar för rådgivande organ till styrelse och nämnd/er.
Regionstyrelse
§ 1a
Bland de valda ledamöterna utser regionfullmäktige ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande (presidium).
Arbetsutskott och delegationer Regionstyrelsen utser inom styrelsen:
• 5 ledamöter och 5 ersättare att ingå i arbetsutskottet.
• 5 ledamöter att ingå i en personaldelegation
• 5 ledamöter att ingå i en upphandlingsdelegation.
Se § 13 för val av ordförande och vice ordförande i ovanstående organ.
Ordförande
§ 2a
Det åligger särskilt regionstyrelsens ordförande att:
• uppmärksamt följa frågor av betydelse för regionens utveckling och ekonomiska intressen, verka för en hög effektivitet och aktivt ta initiativ i övergripande och strategiska frågor samt frågor som specifikt berör styrelsens verksamhetsområden.
• främja samverkan mellan styrelsen, övriga nämnder och fullmäktige och länets kommuner.
• representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i särskilt fall.
Vid förfall för ordföranden ligger motsvarande uppgifter i första hand på 1:a och i andra hand på 2:e vice ordföranden.
Nämnder
Presidium
§ 1b
Bland de valda ledamöterna utser regionfullmäktige ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande (presidium).
Respektive presidium utgör beredning till nämnden och nämnden utser en fast personlig ersättare per presidieledamot som ges närvaro- och rösträtt vid presidieöverläggningar vid ordinarie presidieledamots frånvaro.
Ordförande
§ 2b
Det åligger särskilt nämndens ordförande att
• uppmärksamt följa frågor som berör nämndens verksamhetsområde och ekonomiska intressen samt verka för en hög effektivitet och aktivt ta initiativ i frågor som berör nämndens verksamhetsområde
• främja samverkan mellan nämnden, övriga nämnder, styrelsen och fullmäktige och länets kommuner
• representera vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och
sammanträden i de fall detta berör nämndens verksamhetsområde om inte nämnden bestämt annat i särskilt fall.
Vid förfall för ordföranden ligger motsvarande uppgifter i första hand på 1:a och i andra hand på 2:e vice ordföranden.
Sekreterare
§ 3 Sekreterare och huvudföredragande i styrelse/nämnd utses av regiondirektören i samråd med ordföranden i respektive nämnd. Sekreteraren för protokoll,
expedierar beslut och fullgör tillsammans med huvudföredragande i övrigt de uppgifter som framgår av denna arbetsordning eller särskilt beslutas av styrelsen eller nämnden.
Tid och plats för sammanträden
§ 4 Styrelsen/nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.
Styrelsen/nämnden ska årligen upprätta och fastställa en plan över sina ordinarie sammanträden.
Kallelse
§ 5 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse och handlingar skickas elektroniskt till tjänstgörande ledamöter och berörda ersättare.
samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast en vecka före sammanträdesdagen.
Kallelsen ska åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.
Ledamöter med funktionshinder ges möjlighet att erhålla kallelse och handlingar i annat format. Om särskilda skäl finns får kallelse ske på annat sätt.
När varken ordföranden, vice ordförande eller andre vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.
Arbetsutskott eller presidium äger rätt att kalla samtliga ledamöter i styrelse/nämnd till sammanträde på distans.
Ersättares tjänstgöring
§ 6 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av regionfullmäktige bestämda ordningen.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.
Ersättare, som inte tjänstgör, får närvara vid nämndens sammanträden och delta i dess överläggningar men inte i besluten.
En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.
En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.
Vid sammanträden utgår arvode till 1:e ersättare i styrelse/nämnder. För de partier med tre eller fler mandat i styrelse/nämnd utgår sammanträdesarvodering till ytterligare en ersättare.
Inkallande av ersättare
§ 7 En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till styrelsens eller nämndens sekreterare som svarar för att ersättare kallas in. Den ersättare som kallas står på tur att tjänstgöra.
Om varken ordföranden, vice ordföranden eller andre vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser styrelsen/nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden utsetts.
Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får styrelsen/nämnden utse annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
Offentliga sammanträden
§ 8 Styrelse/nämnds sammanträden ska hållas inom stängda dörrar. Styrelse/nämnden får dock besluta att dess sammanträden ska vara offentliga, om fullmäktige har medgett det.
Om fullmäktige har medgett det, får styrelse/nämnden besluta att den eller de som har väckt ett ärende genom medborgarförslag får närvara när styrelse/nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningar men inte i besluten.
Styrelse/nämnds sammanträden ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden
1. som avser myndighetsutövning, eller
2. i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess hos styrelse/nämnden.
Personalföreträdares deltagande vid sammanträde
Bestämmelserna om närvarorätt för företrädare för de anställda i regionen finns i kommunallagen 7 kapitlet 10-19 §§.
Grundläggande är att närvarorätten gäller vid sammanträden med andra nämnder än regionstyrelsen. Med nämnder avses organ som har förvaltnings- och
verkställighetsuppgifter. Närvarorätten gäller inte i utskott, revision, förtroendenämnder eller valnämnd. Även om personalföreträdarna utses av arbetstagarorganisationerna så representerar de inte dessa. Personalföreträdarna ska fungera som ombud för alla medarbetare i Region Jönköpings län.
Personalföreträdarna har rätt att närvara vid en nämnds behandling av ärenden som rör förhållandet mellan regionen som arbetsgivare och dess anställa.
Nämnden får i enskilda fall besluta att personalföreträdarna får närvara även vid behandling av andra ärenden. De har inte rätt att närvara vid behandlingen av
• ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild, såvida ärendet inte rör en obestämd krets av enskilda,
• förhandlingar med en arbetstagarorganisation,
• uppsägningar av kollektivavtal,
• arbetskonflikter,
• rättstvister mellan regionen och en arbetstagarorganisation,
• ärenden som avser beställning eller upphandling av varor och tjänster.
Protokoll
§ 9 Vid sammanträde med styrelsen/nämnden ska protokoll föras på ordförandens ansvar.
Protokollet ska redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och vilka ärenden som har handlagts.
Protokollet ska för varje ärende redovisa:
• vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka, genomförda om- röstningar och hur de har utfallit,
• vilka beslut som har fattats,
• vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, samt
• vilka reservationer som har anmälts mot besluten och som lämnats innan sammanträdet avslutats.
Protokollet ska justeras av ordföranden och två ledamot senast 14 dagar efter sammanträdet på det sätt som styrelsen/nämnden har bestämt.
Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på Region Jönköpings läns digitala anslagstavla.
Av tillkännagivandet ska framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har anslagits. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före utgången av den tid som gäller för överklagande enligt 13 kap. 5 § första stycket i kommunallagen. Bevis om anslagsdagen ska tecknas på protokollet.
Beslut av styrelsen/nämnden ska genom protokollsutdrag, eller på annat lämpligt sätt, meddelas de berörda.
Fullständigt protokoll ska delges styrelsens/nämndens ledamöter och ersättare samt regionens revisorer.
Delegation
§ 10
Styrelsen/nämnd får uppdra åt utskott, en ledamot/ersättare i styrelsen eller en anställd i regionen att, i styrelsens/nämndens ställe, besluta i ett visst ärende eller viss grupp av ärenden, dock inte i fall som avses i 6 kap. 37-39 § kommunallagen.
Sådana delegationsbeslut ska anmälas till styrelsen/nämnden vid nästkommande sammanträde.
Om styrelse/nämnd delegerat beslutanderätten till förvaltningschef
(regiondirektören) får styrelsen/nämnden också bestämma att regiondirektören i sin tur får delegera beslutanderätten vidare enligt 6 kap. 37-39 § kommunallagen.
Vidaredelegering kan bara ske i ett led. Beslut som fattas på vidaredelegation ska anmälas till regiondirektören, som i sin tur ska anmäla besluten i den ordning som styrelsen/nämnden bestämt.
Delgivning
§ 11
Delgivning med styrelsen/nämnden sker med ordförande eller den styrelsen/nämnd beslutar.
Undertecknande av handlingar
§ 12
Styrelsens/nämnds skrivelser, avtal och andra handlingar ska på
styrelsen/nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av den styrelsen/nämnden bestämmer. Vid förfall för ordföranden träder vice ordföranden in och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen/nämnden utser.
Styrelse/nämnd får även uppdra åt företroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnds lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar.
Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
Utskott, beredningar och delegationer
§ 13
Styrelsen/nämnden utser ledamöterna i utskott, beredningar och delegationer samt väljer ordförande och vice ordförande och beslutar om mandattid.
Sekreterare/föredragande utses enligt 3 §.
§ 14
Utskott, beredningar och delegationer bestämmer tid för sammanträden enligt § 4, kallar till sammanträden och tjänstgörande enligt §§ 5–7.
§ 15
§ 16
Beredningar och delegationer ska föra protokoll i form av mötesanteckningar, som tillställs styrelsen och revisionen.
Beslut: Regionfullmäktige 2018-11-06
