Värnamo kommun. Grundläggande granskning 2019

(1)

1

Värnamo kommun

Grundläggande granskning 2019

(2)

Innehåll

1. Sammanfattning ... 1

2. Inledning ... 2

2.1. Bakgrund ... 2

2.2. Syfte och revisionsfrågor ... 2

2.3. Avgränsning ... 2

2.4. Revisionskriterier ... 2

2.5. Genomförande ... 3

2.6. Intern kontroll ... 3

2.7. Rutiner för budgetuppföljning ... 3

3. Kommunstyrelsen (KS) ... 4

3.1. Styrning ... 4

3.2. Uppföljning av ekonomi/budget ... 4

3.3. Uppföljning av intern kontroll ... 5

4. Tekniska utskottet (TU) ... 6

4.1. Styrning ... 6

5. Överförmyndaren ... 8

5.1. Styrning ... 8

6. Barn- och utbildningsnämnden (BUN) ... 10

6.1. Styrning ... 10

7. Kulturnämnden (KN) ... 12

8. Medborgarnämnden (MN) ... 14

9. Samhällsbyggnadsnämnden (SBN) ... 16

(3)

10. Omsorgsnämnden (ON) ... 18

10.1. Styrning ... 18

11. Servicenämnden (SN) ... 20

11.1. Styrning ... 20

12. Upphandlingsnämnden (UN) ... 22

12.1. Styrning ... 22

Bilaga 1 ... 24

(4)

1

1. Sammanfattning

Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga

ansvarsprövningen. Revisorerna ska årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Begreppet all verksamhet avser den verksamhet som bedrivs inom styrelsens och nämndernas ansvarsområden.

Den årliga granskningen består av tre delar:

 grundläggande granskning

 fördjupad granskning

 granskning av delårsrapport och årsredovisning

I god revisionssed framgår det att den grundläggande granskningen ska vara så omfattande att den ger en stabil grund för revisionens bedömningar i

revisionsberättelsen/granskningsrapporten. Den grundläggande granskningen innehåller:

 granskning av måluppfyllelse

 granskning av intern styrning och kontroll

Inom den grundläggande granskningen för revisorerna bland annat dialog om styrelsens eller nämndens styrning, uppföljning och analys av måluppfyllelsen.

Granskningen av delårsrapport och årsredovisning presenteras i särskilda revisionsrapporter.

Kommunrevisionen har under 2019 träffat styrelsen och nämnderna i s.k.

nämnddialogmöten under hösten 2019. Vid dessa dialogmöten har frågor avseende bl.a.

följande områden behandlats:

o Tolkning av mål och uppdrag från fullmäktige, hur dessa brutits ned och hur de fungerar som styrsignaler i verksamheten.

o Hur uppföljning och rapportering av verksamhetens resultat samt hur beslut om åtgärder vid avvikelser hanteras.

o Hur ekonomisk uppföljning och rapportering sker.

o Hur verksamheterna arbetar med riskanalys.

o Hur arbetet med intern kontroll fungerar.

Det har även ställts ett antal nämndspecifika frågor som kommunrevisionen identifierat som väsentliga.

Vår bedömning är att kommunstyrelsen, tekniska utskottet och nämnderna i allt väsentligt

 har säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt.

 har en tillräcklig intern kontroll, det vill säga i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunala anvisningar.

 har en tillräcklig uppföljning och rapportering, det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell.

Vi ser dock att det finns utskott/nämnder som kan utveckla sitt arbete gällande att tydliggöra vilka åtgärder som planeras att vidtas då fastställda mål inte förväntas uppnås alt. delvis förväntas uppnås. Säkerställ att samtliga utskott/nämnder har en genomarbetad riskanalys som underlag för sin årliga internkontrollplan.

(5)

2

2. Inledning

2.1. Bakgrund

Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga

ansvarsprövningen. Enligt kommunallagen 12 kap. 1 § ska revisorerna årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Begreppet all verksamhet avser den verksamhet som bedrivs inom styrelsens och nämndernas ansvarsområden.

Den årliga granskningen består av tre delar:

 grundläggande granskning

 fördjupad granskning

 granskning av delårsrapport och årsredovisning

I god revisionssed framgår det att den grundläggande granskningen ska vara så omfattande att den ger en stabil grund för revisionens bedömningar i

revisionsberättelsen/granskningsrapporten. Den grundläggande granskningen innehåller:

 granskning av måluppfyllelse

 granskning av intern styrning och kontroll

Inom den grundläggande granskningen för revisorerna bland annat dialog om styrelsens eller nämndens styrning, uppföljning och analys av måluppfyllelsen.

2.2. Syfte och revisionsfrågor

Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen genom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed.

Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor:

 Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt?

 Har kommunstyrelsen, nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll, det vill säga i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunala anvisningar.

 Har kommunstyrelsen, nämnderna säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering, det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell?

2.3. Avgränsning

Granskningen avser verksamhetsår 2019. Granskningen omfattar inte granskning av säkerhet i redovisningssystem.

2.4. Revisionskriterier

Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, bedömningar och slutsatser. I denna granskning utgörs de huvudsakliga re-visionskriterierna av:

 Kommunallagen 6 kap. 1 § och 7 §

 Kommunens styrmodell

 Kommunfullmäktiges mål och uppdrag

 God revisionssed i kommunal verksamhet 2018 – SKR

(6)

3 2.5. Genomförande

Granskningen har utförts genom att:

 Löpande ta del av grundläggande dokument såsom mål- och budgetdokument, ekonomi- och verksamhetsrapporter, delårsrapporter, årsbokslut,

internkontrollplaner och protokoll.

 Dialogmöten med kommunstyrelse, utskott, nämnder och förvaltningsledningar.

Granskning av delårsbokslut och årsbokslut redovisas i särskilda rapporter.

Frågorna för respektive styrelse/nämnd är framtagna utifrån ”God revisionssed i kommunal verksamhet 2018” som är utgiven av Sveriges Kommuner och Regioner (SKRL).

2.6. Intern kontroll

Ett nytt reglemente för intern kontroll fastställdes av Kommunfullmäktige 2017-10-26 med tillhörande anvisningar. Nedan presenteras en matris över vad som ska redovisas och av vem.

2.7. Rutiner för budgetuppföljning

Budgetuppföljningarna upprättas för att ge en överblick av kommunens förväntade resultat vid årets slut. I uppföljningen lämnar varje nämnd en prognos. Budgetuppföljning och prognos från respektive nämnd ska redovisas i kommunstyrelsen i april, augusti

(delårsbokslut), oktober och vid årsbokslutet. Från år 2020 kommer uppföljningen att ske vid fem tillfällen.

(7)

4

3. Kommunstyrelsen (KS)

3.1. Styrning

Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2019 fastställdes 5 juni 2018 och reviderades 6 november 2018.

A Har nämnden/styrelsen tolkat mål och uppdrag från fullmäktige och brutit ned dessa så att de fungerar som styrsignaler till verksamheten?

Ja Nej Delvis

A1 Har nämnden/styrelsen brutit ned fullmäktiges mål och uppdrag?

x A2 Har nämnden/styrelsen konkretiserat målen så att de

är mätbara?

x A3 Har nämnden/styrelsen beslutat om åtgärder/analys

vid avvikelser av fastställda mål?

x

Kommunstyrelsen har fastställt mätbara mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat.

Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut. I delårsrapporten per augusti 2019 bedöms målen inom Kvalitet som i hög grad och delvis uppfyllt. Målen nom Delaktighet och Kompetensförsörjning som i hög grad uppfyllda. Målet inom Klimat bedöms som delvis uppfyllt.

Kommunstyrelsen fattar inga beslut om åtgärder vid avvikelser av nämndernas

måluppfyllelse. Enligt uppgift åligger det respektive nämnd att vidta åtgärder vid avvikelser från måluppfyllelsen. En översyn pågår kring hur utfallet av respektive nämnds

måluppfyllelse bidrar till utfallet av hela kommunens måluppfyllelse.

På kommunövergripande nivå har styrelsen fattat beslut/åtgärder om ex

kompetensutvecklingspotten (som åtgärd för att påverka kompetensförsörjningsmålet),

”Värnamo laddar upp” och policy för fordon (Klimat), beslut om medborgarinitiativ, kontaktcenter mm (Delaktighet).

3.2. Uppföljning av ekonomi/budget

B Har nämnden/styrelsen en ekonomistyrning samt ekonomisk uppföljning och rapportering?

B1 Sker uppföljning av ekonomi/budget löpande under året?

x B2 Fattas beslut om åtgärder vid avvikelser? Ej

aktuellt

I budgetuppföljning per april 2019 är prognosen för kommunledningsförvaltningen ett överskott på 0,09 mnkr. Överskottet förklaras av lägre personalkostnader på grund av vakanser och ökade löner och utbildningar för fackliga företrädare.

Det framgår av delårsrapporten per den 31 augusti 2018 att prognosen för 2019 är ett överskott på 2,7 mnkr. Överskottet beror bl.a. på:

• Lägre personalkostnader på grund av vakanser med mera samt övriga mindre avvikelser på avdelningarna, beräknat överskott cirka 0,8 mnkr

• Feriearbetare, visar ett överskott på cirka 0,3 mnkr

(8)

5

• Bredbandsbidrag, turtäthet och infrastrukturlandsbygd, cirka 0,7 mnkr

• Inom Mark och exploatering ökade intäkter för arrenden, handläggningen övertagits från tekniska förvaltningen från 2019, 0,9 mnkr

I budgetuppföljning per oktober 2019 är prognosen ett överskott på 4,2 mnkr. Överskottet förklaras av lägre personalkostnader på grund av vakanser, lägre arbetsgivaravgifter på grund av feriearbetare, bredbandsbidrag, turtäthet, infrastruktur på landsbygd och ökade intäkter för mark- och exploatering.

Enligt uppgift fattar kommunstyrelsen beslut om åtgärder vid underskott mot budget.

I det fall ekonomiska uppföljningen pekar mot ett underskott vidtas åtgärder för att undvika detta vid årets slut. Under de senaste åren har KS inte haft underskott i förhållande till budget.

3.3. Uppföljning av intern kontroll

C Finns ett systematiskt arbete med intern kontroll avseende såväl verksamhet som redovisning

C1 Har styrelsen/nämnden fastställt en intern kontrollplan?

x C2 Är intern kontrollplanen ett resultat av genomförd

risk- och väsentlighetsanalys?

x C3 Rapporteras resultat från arbetet med intern kontroll

till nämnden/styrelsen?

x C4 Fattas beslut om åtgärder vid avvikelser/brister? x

Kommunstyrelsen beslutade den 5 februari 2019 att anta intern kontrollplan med 15 kontrollområden för 2019, varav en kommungemensam och en gemensamma för kommunledningsförvaltningen. Till dessa områden finns riskanalys, beslut, ansvar och kontrollmoment som ska utföras.

Kommunstyrelsen beslutade 14 januari 2020 att godkänna kommunledningsförvaltningens redovisning av utförd intern kontroll 2019 samt att tillstyrka föreslagna åtgärder. Den 18 februari 2020 beslutade kommunstyrelsen om intern kontrollplan 2020.

Kommunstyrelsen beslutade 2 februari 2020 att godkänna upphandlingsnämndens, medborgarnämndens, omsorgsnämndens, servicenämndens och tekniska utskottets redovisning av utförd intern kontroll 2019. Den 18 februari 2020 beslutade

kommunstyrelsen att godkänna samhällsbyggnadsnämnden, kulturnämndens samt barn- och utbildningsnämnden redovisning av utförd intern kontroll 2019.

(9)

6

4. Tekniska utskottet (TU)

4.1. Styrning

Utskottets verksamhetsplan 2019 fastställdes 27 mars 2018.

är mätbara?

x

Tekniska utskottet har fastställt utskottsmål, verksamhetsmål och indikatorer för

förvaltningens olika verksamhetsområden inom målområdet Kvalitet. Inom målområden Delaktighet, Kompetensförsörjning och Miljö finns fastställt utskottsmål. Indikatorerna har ingen fastställd målnivå, utan bedömning av måluppfyllelse görs genom att värdering sker om utvecklingen går åt önskat håll. Det sker en samlad bedömning av indikatorerna genom en dialog mellan förvaltningschef och avdelningscheferna och det finns en fastställd

verksamhetsplan för varje verksamhetsområde.

Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut. I delårsrapporten per augusti 2019 bedöms målen inom Kvalitet som delvis uppfyllda, i hög grad uppfyllda. Målen inom Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat bedöms som i hög grad uppfyllda. Utskottet har inte beslutat om åtgärder vid avvikelser av fastställda mål.

aktuellt

I budgetuppföljningen per april 2019 är prognosen ett överskott på 3,2 mnkr. Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för 2019 är en budget i balans för

skattefinansierade verksamheten. För den avgiftsfinansierade verksamheten är prognosen ett överskott på 3,2 mnkr. I budgetuppföljningen per oktober 2019 är prognosen ett

överskott på 2,7 mnkr. Enligt uppgift fattar utskottet beslut om åtgärder vid avvikelser.

(10)

7 4.3. Uppföljning av intern kontroll

Tekniska utskottet fastställde intern kontrollplanen för år 2019 vid sammanträdet 12 mars 2019. Tekniska förvaltningen har inte använt någon specifik modell för riskanalys. Valda kontrollområden är identifierade som en följd av en diskussion i ledningsgruppen. Analysen är gjord utifrån frågeställningarna:

o vad är särskilt viktigt att följa upp med anledning av områdets vikt? (allvarlighetsgrad vid störning)

o vad är känsligt för störning? (sannolikhet för störning)

o nya funktioner eller områden som bör följas upp vid införande?

Uppföljning av intern kontrollplanen 2019 genomfördes 22 januari 2020. De brister som uppmärksammades har åtgärdats. Enligt uppgift beslutar utskottet om åtgärder vid avvikelser/brister. Vid sammanträdet beslutade nämnden även om att anta

internkontrollplan för 2020.

(11)

8

5. Överförmyndaren

5.1. Styrning

Nämndens verksamhetsplan för 2019 fastställdes slutligen 20 juni 2018. Överförmyndaren för inga protokoll över sina möten.

är mätbara?

x

Överförmyndaren har fastställt mätbara mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat.

Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut. I delårsrapporten per augusti 2019 bedöms målen inom Kvalitet och Delaktighet som i hög grad uppfyllda. Målen inom Kompetensförsörjning och Klimat bedöms som delvis uppfyllda. Bedömningen är att måluppfyllelse inte kommer ske fullt ut för år 2019. Vi noterar att det saknas beskrivning av vilka åtgärder som krävs för att nå full måluppfyllelse. Enligt uppgift fattar nämnden beslut om åtgärder i den utsträckning det är möjligt vid avvikelser av måluppfyllelse.

x

B2 Fattas beslut om åtgärder vid avvikelser? x

Vid budgetuppföljning i april prognostiserar nämnden ett underskott på – 0,1 mnkr och förklaras bl.a. av att antalet förvaltarskapsärenden har ökat i jämförelse med tidigare år, arvoden till förvaltare är generellt högre än till gode män och fler komplexa ärenden.

Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för 2019 är ett underskott på 0,3 miljoner kronor. Under 2019 har arvodesnivåerna anpassats till Sveriges

Kommuners och Regioners rekommendationer. Detta har medfört en viss ökad kostnad för arvoden. Flera förvaltarärenden är omfattande vilket medför höga arvodeskostnader. Vidare har överförmyndarens ersättare har deltagit i utbildningar under året, kostnader för detta var inte budgeterat.

Vid budgetuppföljning i oktober prognostiserar nämnden ett underskott på – 0,3 mnkr.

Underskottet förklaras av ovanstående anledningar. Det framgår att beslut om åtgärder vid avvikelser fattas i den mån som det går att påverka. Det uppges att det är svårt att förutse hur många nya ärenden som kommer in och/eller hur komplexa ärendena är.

(12)

Kontrollmoment som rör överförmyndaren framgår i kommunstyrelsens intern kontrollplan 2019. Kommunstyrelsen fastställde intern kontrollplanen Nämnden har fastställt en intern kontrollplan den 5 februari 2019. Riskanalysen som rör överförmyndaren är genomförd av kanslichef och handläggare.

I uppföljning av intern kontrollplan 2019 framgår att kontrollen som rör överförmyndaren inte har kunnat genomföras på grund av att utdrag inte har sparats. Åtgärden är att bevara utdragen eller notera att utdrag har begärts och vad de utvisade. Kommunstyrelsen beslutade 14 januari 2020 att godkänna uppföljning av intern kontrollplan 2019 samt att tillstyrka föreslagna åtgärder.

(13)

10

6. Barn- och utbildningsnämnden (BUN)

6.1. Styrning

Nämndens verksamhetsplan 2019 fastställdes 28 mars 2018 med revidering 26 september 2018.

är mätbara?

x

Barn- och utbildningsnämnden har fastställt mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat. Utifrån nämndmålen sätts sedan

förvaltningsövergripande mål för de olika verksamhetsgrenarna. Dessa mål sätts utifrån analys av föregående års kvalitetsrapporter och måluppfyllelse. Verksamheten utgår sedan från dessa övergripande mål när de sätter sina prioriterade mål för läsåret. Målen fungerar i stor grad som styrsignal för hela verksamheten

Måluppfyllelse rapporteras skriftligt till nämnden i samband med delår och årsberättelse.

Utöver de skriftliga delarna få nämnden del av pågående kvalitetsarbete i samband med presidiebesök som sker varannan vecka i verksamheterna samt att det sker systematiskt kvalitetsarbete – samtal med alla rektorerna under våren.

I delårsrapporten per augusti 2019 bedöms målen inom Kvalitet som delvis uppfyllt och ej uppfyllt. Målen inom delaktighet bedöms som ej uppfyllt, delvis uppfyllt, i hög grad uppfyllt och helt uppfyllt. Målen inom kompetensförsörjning bedöms som delvis uppfyllt. Målet inom klimat bedöms som helt uppfyllt.

Nämnden har inte beslutat om åtgärder vid avvikelser av fastställda mål. Enligt uppgift kan nämnden ge uppdrag till verksamheterna att utreda varför man inte når målen för att finna orsaker och öka medvetenheten kring arbetet.

x B2 Fattas beslut om åtgärder vid avvikelser? x

Ekonomi och prognos för helåret följs upp per den sista april, augusti, oktober och december.

I tertialrapporten per april 2019 är prognosen ett underskott med -5,5 mnkr. Underskottet förklaras bl.a. av höge personalkostnader, ökade långtidssjukskrivningar, minskade statsbidrag och minskat etableringsstöd och bidrag förasylsökande elever.

(14)

11 Det framgår av delårsrapporten per den augusti 2019 att prognosen för 2019 är ett

underskott motsvarande 4,5 mnkr. Underskottet beror bl.a. på de elevökningar som har varit de senaste åren inom grundskolan ökade insatser som är kopplade till särskilda åtgärder höjer personalkostnaderna inom hela förvaltningen. Flertalet av skolorna har påbörjat ett förändringsarbete för att nå en budget i balans, vilket exempelvis innebär större klasser på enheterna. En osäkerhetsfaktor i prognosen är kostnaderna för skolskjutsar.

Under hösten 2019 börjar ett nytt leverantörsavtal att gälla för skolskjutsar som beräknas ge en lägre kostnad, men en ökning av turer kan ge ökade kostnader.

Vid budgetuppföljningen per sista oktober är prognosen ett underskott med -4,5 mnkr.

Underskottet beror på ovan nämnda anledningar.

Nämnden följer löpande upp ekonomi/budget under året och får redovisning av vilka kostnadsposter som avviker. Under 2019 har nämnden tagit fram och beslutat om nya ekonomiska styrprinciper, som ska gälla från och med 2020. I dessa principer framgår bl.a.

att vid underskott ska åtgärder upprättas på både enhetsnivå och på central nivå.

Intern kontrollplan för år 2019 fastställdes av nämnden vid sammanträdet 21 november 2018. Planen med tillhörande riskanalys för år 2019 är framtagen av nämndens presidium tillsammans med barn-och utbildningsförvaltningens ledningsgrupp. Prioritering av de slutliga kontrollområdena beslutas av nämnden.

Nämnden beslutade 29 januari 2020 att godkänna redovisningen med åtgärder av utförd intern kontroll 2019 och överlämna ärendet till kommunstyrelsen.

Intern kontrollplan för 2020 har ännu inte beslutats.

(15)

12

7. Kulturnämnden (KN)

7.1. Styrning

Nämndens verksamhetsplan 2019 fastställdes 2 april 2018 och reviderades 26 september 2019.

är mätbara?

Ej aktuellt

Kulturnämnden har fastställt mätbara mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat.

Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut. I delårsrapporten 2019 bedöms målen inom Kvalitet som helt uppfyllt. Målet inom delaktighet bedöms som helt uppfyllt och i hög grad uppfyllt. Målet inom kompetensförsörjning och Klimat bedöms som helt uppfyllt.

Nämnden vidtar enligt uppgift åtgärder om det blir aktuellt med avvikelser av fastställda mål.

aktuellt

Ekonomi med prognos för helåret följs upp per den sista april, augusti, oktober och december.

I budgetuppföljningen per sista april är prognosen för år 2019 en budget i balans. Det framgår att gummifabrikskonceptet är kostnadsdrivande vilket medför svårigheter att förutsäga budgetutfall.

Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för år 2019 är budget i balans. Hyresvärden VKIAB har betalat ut en ersättning för kostnader p.g.a. försening i färdigställandet av gummifabriken. Detta täcker ökade kostnader för el och städning under 2019 som det saknas medel till i budget. I budgetramen för 2020 är detta korrigerat.

I budgetuppföljning per sista oktober är prognosen för 2019 ett underskott på 0,1 mnkr. Det framgår att gummifabrikskonceptet är kostnadsdrivande och därmed är det svårt att

förutsäga budgetutfall.

Nämnden vidtar enligt uppgift åtgärder om det blir aktuellt med avvikelser. Förvaltningen har enligt uppgift rapporterat till nämnden vilka åtgärder som vidtagits för att hålla budget.

(16)

Nämnden fastställde intern kontrollplan med tillhörande riskanalys för år 2019 vid sammanträdet 2019-01-31. Riskanalysen är enligt uppgift framtagen av förvaltningens ledningsgrupp med stöd av främst förvaltningsekonom och nämndsekreterare. Övriga medarbetare har även varit delaktiga i samband med arbetsplatsträffar.

Nämnden beslutade 29 januari 2020 att godkänna redovisning av utförd intern kontroll 2019 och åtgärder. Vid samma sammanträde beslutade nämnden om att anta intern kontrollplan för 2020.

(17)

14

8. Medborgarnämnden (MN)

8.1. Styrning

Nämndens verksamhetsplan 2019 fastställdes 11 april 2018.

är mätbara?

Ej aktuellt

Medborgarnämnden har fastställt mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat.

Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut. I delårsrapporten per augusti 2019 är målen inom Kvalitet och Klimat ej utvärderade. Målen inom Delaktighet och

Kompetensförsörjning bedöms som delvis uppfyllda.

Nämnden uppvisar en positiv trend, men måluppfyllelsen kommer inte vara fullständig utan bedömningen är att målen delvis kommer att uppnås. Avvikelser av måluppfyllelse har än inte krävt några nämndbeslut. Nämnden och förvaltningen arbetar enligt uppgift

kontinuerligt med att justera verksamheterna för att nå måluppfyllelse.

Förvaltningen har infört en ny uppföljningsmodell, SKA-samtal. SKA-samtal fokuserar på dels måluppfyllelse, ekonomi och kvalitetsarbetet inom verksamheterna. SKA-samtal genomförs med olika intervall och deltagare, men generellt en gång per kvartal.

Ekonomin följs upp till nämnden kontinuerligt genom de budgetuppföljningar som fullmäktige beslutat om.

I tertialrapporten per april 2019 är prognosen ett underskott med -10,2 mnkr. Underskottet förklaras av inhyrd personal, ökning av antalet externa placeringar för missbruk och högre personalkostnader.

Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för år 2019 är ett underskott på 24,4 miljoner kronor. Underskottet förklaras av att ett större antal institutionsplaceringar nom barn och ungdomssektionerna, ökat antal konsulentledda familjehemsplaceringar, fortsatt behov av inhyra konsulter på grund av personalomsättning,

(18)

15 nyrekryteringar och behov av speciallösningar, avslag för återsökta kostnader från

Migrationsverket kopplat till ensamkommande barn för åren 2017-2018 och kvarvarande lokalkostnad på 1,8 mnkr i samband med avveckling av HVB-verksamheten.

Till och med augusti månad har de åtgärder som vidtagits för en ekonomi i balans inte gett tänkt effekt på kort sikt men förväntas ha en positiv påverkan på längre sikt. Exempel på åtgärder är minska behovet av inhyrd personal, uppföljning av externa placeringar och prioritera placeringar på hemmaplan, samverkan inom förvaltningen för att minska konsultledda placeringar och samverkan med övriga förvaltningar för att minimera placeringar.

Nämnden beslutade vid sammanträdet 11 september 2019 att ge förvaltningen i uppdrag att presentera en plan vid nämndens sammanträde i november för de åtgärder som behöver vidtas för att minska det prognostiserade budgetunderskottet. Vid nämndens sammanträde 9 oktober 2019 framgår att delårsberättelsen har uppdaterats med slutgiltiga siffror i ekonomirapporten.

I budgetuppföljningen per oktober 2019 är prognosen ett underskott med -28 mnkr. Det framgår att det finns svårigheter att rekrytera personal vilket medfört ökade kostnader för inhyrd personal, ökade kostnader för institutionsplaceringar och ökade kostnader för återsökta kostnader från Migrationsverket.

Vid nämndens sammanträde den 4 september 2019 beslutade nämnden om ett flertal åtgärder för att minska budgetunderskottet. Exempel på åtgärder var att minska budgeten i flera sektioner, att sektorcheferna får i uppdrag att arbeta aktivt med att uppnå budget i balans och att förvaltningen kontinuerligt ska rapportera till nämnden om det fortsatta arbetet, konsekvensanalyser och genomförandet av åtgärderna för att få en budget i balans.

Nämnden beslutade om intern kontrollplan för år 2019 vid sammanträdet 2019-02-13.

Intern kontrollplanen baseras på en riskanalys som tagit fram av förvaltningschef,

kvalitetsutvecklare samt ekonom. Det framgår att den interna kontrollen inför 2020 kommer att se annorlunda ut och följa det justerade ledningssystemet och systematiska

kvalitetsarbetet på ett bättre sätt.

Nämnden beslutade 4 december 2019 att godkänna redovisning av utförd intern kontroll år 2019. Till denna redovisning finns en bilaga där fastställda åtgärder framgår.

(19)

16

9. Samhällsbyggnadsnämnden (SBN)

9.1. Styrning

Nämndens verksamhetsplan 2019 fastställdes 21 mars 2018. Från 2019-04-01 är mark och exploateringsavdelningen flyttad till kommunstyrelsen.

är mätbara?

x

A3

Har nämnden/styrelsen beslutat om åtgärder/analys vid avvikelser av fastställda mål?

Ej aktuellt

Samhällsbyggnadsnämnden har fastställt mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat. Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut.

I delårsrapporten per augusti 2018 bedöms målen inom Kvalitet som helt uppfyllt, i hög grad uppfyllt och delvis uppfyllt. Målen inom Delaktighet och Kompetensförsörjning som delvis uppfyllda. Målet inom Klimat bedöms som i hög grad uppfyllt.

För de mål som är delvis uppfyllda finns det kommentarer till målet. Det framgår att

bedömningen är att nämnden är på god väg att nå flera av de uppsatta målen och flera av nämndens mål långsiktiga. I de fall det uppstår avvikelser beslutar nämnden om åtgärder och ställer krav på tätare uppföljning och redovisning av utvecklingen.

aktuellt

Ekonomi och prognos för helåret följs upp per den sista april, augusti, oktober och december.

I budgetuppföljningen per april 2019 är prognosen för helåret en budget i balans. Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för 2019 är ett överskott på 0,2 miljoner kronor. Överskottet beror bl.a. på ökade intäkter och gemensam släckning av skogsbränder med grannkommuner. I budgetuppföljningen per oktober är prognosen för helåret en budget ett överskott på 0,5 mnkr.

I de fall det uppstår avvikelser beslutar nämnden om åtgärder och ställer krav på tätare uppföljning och redovisning av utvecklingen.

(20)

C Finns ett systematiskt arbete med intern kontroll avseende såväl verksamhet som redovisning

x C3 Rapporteras resultat från arbetet med intern

kontroll till nämnden/styrelsen?

x C4 Fattas beslut om åtgärder vid avvikelser/brister? Ej

aktuellt

Förvaltningen arbetar fram ett förslag för intern kontroll som beslutas av nämnden.

Förslaget baseras på en bedömning av vilka kontrollpunkter som är relevanta för att följa upp verksamheten. Vilka kontrollpunkter som bör vara med görs av avdelningscheferna och förvaltningschefen.

Intern kontrollplan för år 2019 beslutades vid sammanträdet 28 augusti 2019. Nämnden beslutade 29 januari 2019 att godkänna uppföljningen av intern kontroll för 2019. Enligt uppgift beslutar nämnden om åtgärder vid avvikelser.

Nämnden beslutade om intern kontrollplan för 2020 vid sammanträdet 28 januari 2019.

(21)

18

10. Omsorgsnämnden (ON)

10.1. Styrning

är mätbara?

Ej aktuellt

Omsorgsnämnden har fastställt mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat.

Fullmäktiges mål är nerbrutna till nämndmål och därefter till verksamhetsmål. Målen fungerar idag inte fullt ut som styrsignaler i verksamheten. Anledningen till detta är att områdescheferna inte aktivt arbetar med målstyrningen.

Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut. I delårsrapporten per augusti 2018 bedöms målen inom Kvalitet som delvis uppfyllda och i hög grad uppfyllda. Målet inom Delaktighet bedöms som i hög grad uppfyllt. Målet inom Kompetensförsörjning bedöms som delvis uppfyllt. Målet inom Klimat bedöms som ej uppfyllt. För målet som bedöms som ej uppfyllt framgår att arbete pågår och att det är osäkert om målet kommer att nås.

Enligt uppgift är det svårt göra en bedömning av hur många mål som kommer att nås då flera av nämndens indikatorer är kopplade till medarbetarundersökningen som enbart genomförs vartannat år. Om det skulle bli avvikelser av måluppfyllelsen, fattar nämnden enligt uppgift beslut om åtgärder.

Ekonomi/budget följs upp per den sista april, augusti, oktober och december.

I tertialrapporten per april 2019 är prognosen ett underskott med -8,0 mnkr. Underskottet förklaras med högre personalkostnader, högre ersättning till externa utförare än beräknat, ökade kostnader för hjälpmedel och inhyrda sjuksköterskor.

Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för 2019 är ett underskott på -8,0 miljoner kronor. Underskottet förklaras bl.a. av införandet av heltid som norm inom särskilt boende, kostnader för externa placeringar boende barn/unga LSS har tillkommit, antalet timmar och insatsbehov enligt prognos ökar samt högre personalkostnader än vad ersättningen genererar inom daglig verksamhet LSS, bemanningssjuksköterskor samt ett ökat behov av hjälpmedel inom hälso- och sjukvård. Bedömningen är att

(22)

19 bemanningssköterskor inte kommer att behövas i verksamheten från och med oktober 2019. Den nya utskrivningslagen har fört med sig ett snabbare patientflöde, vilket har medfört att verksamheten har behövts förstärkas med personal för att hantera det ökade behovet av hjälpmedel.

I budgetuppföljningen per oktober 2019 är prognosen ett underskott med -8,0 mnkr.

Underskottet förklaras av ovannämnda anledningar.

Nämnden får enligt uppgift löpande muntlig information om händelser som kan komma att påverka prognosen/resultatet. Omsorgsnämnden har fattat beslut om åtgärder vid

avvikelser under året. Exempel på åtgärder för att nå budget i balans är att vid vakans ska en ny prövning om tillsättning ska ske, minska bemanning inom daglig verksamhet LSS pågår samt att en översyn och fördjupad analys av hemtjänsten och personlig assistans pågår.

Nämnden har varje år återkommande fasta punkter som ska ingå i intern kontrollplanen och förvaltningens ledningsgrupp lyfter riskområden som behöver ingå i planen. Arbetet utförs främst av förvaltningens utvecklingsstrateg som i sin tur involverar ansvariga eller

medarbetare som har kunskap om området. Vi noterar att riskanalyserna är från 2014 och 2015.

Nämnden fastställde intern kontrollplan 2019 vid sammanträdet 2019-02-20. En uppföljning av intern kontrollplanen 2019 gjordes 11 december 2019 och överlämnades till

kommunstyrelsen. En åtgärdsplan med förbättringsförslag utifrån utförda internkontrollmoment 2019 presenterades för nämnden.

Intern kontrollplan för 2020 fastställdes vid sammanträdet 19 februari 2020.

(23)

20

11. Servicenämnden (SN)

11.1. Styrning

är mätbara?

x

Servicenämnden har fastställt mätbara mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat.

Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut. I delårsrapporten per augusti 2019 bedöms målen inom Kvalitet, Delaktighet och Kompetensförsörjning som delvis uppfylla.

Målet inom Klimat bedöms som uppfyllt. För de mål som bedöms som delvis uppfyllda framgår bl.a. att en handlingsplan har tagits fram, dialog pågår för att förtydliga ansvar, roller och delaktighet och att aktiviteter pågår för att stärka vi-känslan

I budgetuppföljningen per april 2019 är prognosen ett underskott med -1,8 mnkr.

Underskottet förklaras av högre administrativa personalkostnader, ökade driftkostnader för det nya ekonomisystemet och mindre intäkter i omsorgsrestauranger.

Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för 2019 är ett underskott på -1,0 mnkr. Underskottet beror bl.a. på högre systemkostnader än budgeterat för nytt ekonomisystem inom IT-verksamheten, personalkostnader inom kostverksamheten beräknas överstiga budget, budgeterade intäkter för måltider levererade till skolan och äldreomsorgen beräknas vara lägre i jämförelse med budget. Vidare framgår att

bemanningsverksamheten har haft merkostnader för att åtgärda säkerhetsbrister i systemet Heromas webbfunktioner. Resultatpåverkan orsakad av dessa ökade kostnader har genom olika besparingsåtgärder minimerats, dock inte fullt ut. Exempel på besparingsåtgärder har bl.a. varit att kostverksamheten kommer att anpassa sina kostnader till lägre intäkter, försäljning av leasade bilar och översyn av processer för att effektivisera och använda personalen optimalt.

I budgetuppföljningen för oktober är prognosen ett överskott på 1,6 mnkr. Överskottet förklaras främst av försäljning av leasade bilar, lägre personalkostnader på grund av vakanser.

(24)

x C4 Fattas beslut om åtgärder vid avvikelser/brister? Ej

aktuellt

Nämnden har fastställt intern kontrollplan för år 2019 vid sammanträdet 20 februari 2019.

Kontrollområdena i intern kontrollplanen är framarbetade delvis genom riskanalyser (inte alltid dokumenterade) och genom kännedom som finns inom de olika verksamheterna.

Nämnden beslutade 18 december 2019 att godkänna uppföljning av internkontroll 2019 utifrån antagen intern kontrollplan. Uppföljningen visade inte på några avvikelser.

Den 15 januari 2020 beslutade nämnden att anta intern kontrollplan för 2020.

(25)

22

12. Upphandlingsnämnden (UN)

En omorganisation genomfördes 1 april 2019 och upphandlingsförvaltningens enheter (upphandling och logistik) övergick till kommunstyrelsen och servicenämnden. Efter omorganisationen finns nämnden kvar, utan förvaltning.

12.1. Styrning

är mätbara?

x

Upphandlingsnämnden har fastställt mätbara mål inom målområdena; Kvalitet, Delaktighet, Kompetensförsörjning och Klimat. Måluppfyllelsen följs upp i delårs- och årsbokslut.

I delårsrapporten per augusti 2019 bedöms målen inom Kvalitet och Kompetensförsörjning som i hög grad uppfyllt. Målet inom Delaktighet bedöms som helt uppfyllt. Målet inom Klimat bedöms som delvis uppfyllt. Klimatmålet påverkas av att projektet 100 % e-handel har försenats både på grund av vakanser och införandet av ekonomisystemet som drog ut på tiden.

Nämnden har inte fått någon redovisning av måluppfyllelse under året och därmed har inga beslut om åtgärder fattats.

B Har nämnden/styrelsen en ekonomistyrning samt ekonomisk uppföljning och rapportering?

Ja Nej Delvis

aktuellt

I budgetuppföljning per april 2019 är prognosen för 2019 en budget i balans. Det framgår av delårsrapporten per augusti 2019 att prognosen för 2019 är en budget i balans. I

budgetuppföljning per oktober 2019 är prognosen för 2019 ett överskott på 0,02 mnkr. Det beror på kurser ej genomförts för nämnden detta år, kurser har anordnats centralt för samtliga ledamöter.

Enligt uppgift fattar nämnden beslut om åtgärder vid avvikelser.

(26)

Nämnden har fastställt en intern kontrollplan med tillhörande riskanalys för 2019 vid sammanträdet 9 januari 2019. Inför varje år tas en intern kontrollplan av nämnden som baseras på förslag på nya områden med en konsekvens- och riskanalys.

Uppföljning av intern kontrollplan år 2019 genomfördes 13 november 2019. Nämnden beslutade om att tillstyrka förslagna åtgärder.

Enligt uppgift ska nämnden inte fastställa någon ny internkontrollplan för 2020 med anledningen av att de är en nämnd utan förvaltning.

(27)

24

Bilaga 1

Fråga A Fråga B Fråga C

Styrelse/nämnd A1 A2 A3 B1 B2 C1 C2 C3 C4

KS E.T.

TU E.T.

ÖF

BUN

KN E.T. E.T,

MN E.T.

SBN E.T. E.T. E.T.

ON E.T.

SN E.T.

UN E.T.

Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt

E.T. = ej tillämpbart/ej aktuellt