Ladda ner

(1)

FÖRFATTNINGSSAMLING Flik 3.46.1

Dokumenthanteringsplan för socialnämnden

(2)

Datum

2009-10-27

Vår handlaggare

Marita Andersson 0151/19304

marita.andersson@vingaker.se

Dokumenthanteringsplan

•

Ledningsgruppen

De handlingar som förekommer hos kommunen utgör vårt arkiv. Arkiv ska bevaras som en del av vårt nationella kulturarv och får att tillgodose rätten till insyn, förvalt::ningamas behov av information samt forskningens behov av källmaterial

Gallring innebär att allmänna handlingar efter beslut förstörs eller att deras ursprungliga skicka förvanskas. En allmän handling kan gallras efter tio år, vilket betyder att tio kalenderår ska förflyta efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallrings frist som upprättades 2004, kan alltså gallras tidigast 2015. Uttrycket "vid inaktualitet" används föra att beteckna en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av information.

Gallring av social~änstlagens personakter regleras i soda.l~änstlagen respektive lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS).

Handlingar som hör till personakter ska gallras fem år efter sista anteckningen och gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallrings skyldigheten inträdde. Något särskilt beslut om gallring krävs inte.

Förslag till dokumenthanteringsplan finns utarbetat.

Informationen är hämtad från SKL:s "Bevara eller gallra" gallrings råd nr 5.

Britt-Marie Lindström, som är kommunens arkivansvariga har lämnat synpunkter och förslag under arbetets gång.

Dokumenthanteringsplanen är i stort uppbyggd efter förvaltningens tre verksamhetsområden.

Socialförvaltningen

Vingåkers kommun, 643 80 Vingåker • Parkvägen 8 • Tel Yl< 0151-19100· Fax 0151-191 27 E-post: social@vingaker.sEI • www.vingaker.se·Pg 95 81·0 8g 624·8371

1 (2)

(3)

Vingåkers kommun

1 Gemensam administration

2: 1 Äldreomsorg, handläggning av ärende 2:2 Äldreomsorg, genomförande av insatser 2:3 Äldreomsorg, särskilda boendefonner 2:4 Äldreomsorg, hem~änst

2:5 Äldreomsorg, dagverksamhet 2:6 Äldreomsorg, hälso- o sjukvård

3: 1 Handikappomsorg, handläggning av ärenden LSS 3:2 Handikappomsorg, genomförande av insatser, LSS 3:3 Handikappomsorg, handläggning av ärenden SoL 3:4 Handikappomsorg, genomförande av insatser, SoL 3:5 Handikappomsorg, bostad med särskild service 3:6 Handikappomsorg, personlig assistent

4:1 IFO, allmänt

4:2 IFO, familjehem, feriehem 4:3 IFO, missbruk

4:4 IFO, budgetrådgivning o skuldsanering 4:5 IFO, adoptionsärenden

4:6 IFO, faderskap o föräldraskap 4:7 IFO, placeringsärenden, barn 4:8 IFO, vårdnad, boende, umgänge

4:9 IFO, inkomna handlingar från andra myndigheter 4:10 IFO, yttranden till andra myndigheter

4:11 IFO, arbetsbefrämjande verksamhet 4:12 IFO, dödsboanmälningar

4: 13 IFO, färdtjänst/ riksfärdtjänst 4:14 IFO, tillstånd enligt alkohollagen 5 Flykting o invandrarverksamhet

VINGAKERS KOMMUN Socialförvaltningen

Marita Andersson Ledningsstöd

2 (2)

.'

(4)

Socialnämnden

Gemensam administration, socialförvaltningen, allmänt

Handlingsslag Medium Sortering och förvaring Protokoll från nämnd/styrelse Papper/

utskott digitalt

Register och innehållsför- teckningar till ~rotokollen

Protokoll från kommitteer, arbetsgrupper och liknande tillsatta av nämnden eller förvaltningen

Protokoll/mötesanteckningar från samverkan med frivillig- organisationer

Protokoll /mötesanteckningar från samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, arbetsplatsträffar (APT) och MBL-protokoll

Protokoll/mötesanteckningar från förvaltningens lednings- grupp, personalmöten, informationsmöten och liknande som innehåller beslut eller information av direkt betydelse for verksamheten

Verksamhetsberättelser, års- berättelser och liknande

Arbetsordningar reglementen _- _{- -}

2009-10-01 l

Tidsfrist flire Mellan Anmärkning ev gallring arkiv

Bevaras Sår Bevaras

Bevaras Sår

Bevaras Sår Bör ingå i diarieforda handlingar . Bevaras Sår Bör ingå i diarief6rda handlingar

(5)

VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialnämnden

1

Gemensam administration, socialforvaltningen, allmänt

Verksamhetsplaner och verk- samhetsuppföljningar för alla verksamheter

Protokoll, slutrapporter och handlingar från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten

Sammanställningar över ansökningar från foreningar om bidrag med beslut med bilagor

Handlingar som inkommit och upprättats i tillsyns- och tillstånds ärenden

Sammanställningar av enkäter _gjorda ~å nämndens initiativ

Statistik som innehåller unik information från den egna verksamheten

Pressklipp som har direkt anknytning till verksamheten Inkomna synpunkter och klagomål

Sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål Avtal och kontrakt av stor vikt eller långvarig karaktär

2009-10-01 2

Bevaras Sår Bör ingå i diarieförda handlingar

Bevaras 5år Bör ingå i diarieförda handlingar

Bevaras Sår Kan ingå i diariet orda handlingar eller i separata ve:rksamhetsstödssystem Bevaras Sår Kan ingå i diarieförda handlingar Bevaras Sår Kan ingå i diarieforda handlingar

Bevaras Sår

Bevaras Sår Kan ingå i diarieförda handlingar

I

Bevaras Sår

Bevaras Sår Kan ingå i diarieförda handlingar I

I

(6)

Sodalnämnden

Gemensam administration. socialförvaltningen, allmänt

Ett arkivexemplar av varje infonnationsbroschyr ellikn som framställs inom den egna verksamheten

Nämndens/förvaltningens infonnation på hemsidor Fotografier, filmer, video- eller ljudband som rör verksamheten

Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi

Inventarieförteckning Arkivbeskri vningar och arkivförteckningar

Systemdokumentaion och fortlöpande förändringar Diarier

Diarieförda handlingar Styr- och policydokument rörande verksamheten Dokument från metod- och verksamhetsutveckling Dokument från

kvalitetsarbete

Anmälningar till ansvarig nämnd enligt 14 kap 2 § SoL (Lex Sarah)

3

Bevars Sår

Bevaras Sår Bevaras Sår

Bevaras Sår

Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår

Bevaras Sår Bör ingå i diariefdrda handlingar Bevaras S år Bör ingå i diariefdrda handlingar Bevaras Sår Bör ingå i diariefOrda handlingar Bevaras Sår Bör ingå i diariefOrda handlingar

(7)

VING ÅKERS KOMMUN

1

Uppgifter enligt 15 a LSS om insatsherättigade enligt 9 § LSS till socialstyrelsen Anmälan till länsstyrelsen av personskada

Årsstatistik över antal brukare insatser i olika verksamheter Avtal med andra kommuner Avtal med entreprenörer Avtal med enskilda

Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende

Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ge upphov till ärende och register över dessa Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, hyresavtal, avtal m m

Arbetsmiljöbesiktningar, t ex skyddsrond

Övertaliga kopior, kopior rör kännedom, rörfrågningar och meddelanden av tillflUlig betydelse eller rutinmässig karaktär

2009-10-01 4

Bevaras Sår Bör ingå i diarieförda handlingar

Bevaras Sår Bör ingå i diarieförda handlingar Bevaras 5år Kan ingå i diarierörda handlingar Bevaras Sår Bör ingå i diarieförda handlingar Bevaras 5år Bör ingå i diarieförda handlingar Bevaras Sår Bör ingå i diarieförda handlingar Bevaras Sår Kan ingå i diarieförda handlingar

5år Diarieförs

2år Diariefors eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler

2år Efter det att avtalet upphört att gälla

3år Om nya upprättas varje år

Vid

inaktualitet

I

(8)

Socialnämnden

Cirkulär, reklam, broschyrer och inbjudningar

Informationsutskick från kommunens övriga nämnder/

rorvaltningar, organ Cookiefiler, loggfiler för e- post och filer som tillfålligt lagras av webbläsaren

Enkäter och andra handlingar som utgör underlag till rapporter eller annan sammanställning

Register, liggare, listor och andra handlingar som

används som verksamhetsstöd men som saknar varaktig bejydelse för verksamheten Handlingar, vars information har överförts till annan

databärare( E-post, webbsidor som skrivs ut på papper, digital information som kopieras eller omvandlas till nytt filformat, upptagningar på telefonens röstbrevlåda i t j änsteanteckning)

, .

5

Vid

inaktualitet Vid

inaktualitet

Vid

inaktualitet

Vid När informationsöyerföringen är klar,

inaktualitet såvida överföringen inte medför betydande informationsförlust

I

(9)

VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Socialnämnden

l

Gemensam administration, socialforvaltningen, allmänt

Medicinsk teknik

-

register över medicin!

tekniska produkter

-

akter över medicintekniska produkter

- kvalitetskontroller, medicintekniska produkter

2009-10-01 6

Inventarium for registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benäm- ning, placering, åtgärder över tid 3 år efter det Innehåller t ex bruksanvisning, att produkten besiktning, dokumentation om egen- avyttrats tillverkning m fl handlingar som till- kommer under utveckling och drift 3 år efter det Kontroll kan utföras av särskild att produkten medicintekniska personal eller av den avyttrats personal som arbetar där produkten är

placerad

(10)

VlNGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2:1 2009-10-01 1

Äldreomsorg, i samband med handläggning av ärende.

Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist ffire Mellan Anmärkning förvarinR; ev ~allrinR; arkiv

Personakt rörande

- personer födda dag 5, 15, Papper/ Omslag av papper Bevaras Sår Därefter till slutarkiv. Utdrag till papper

25 digitalt i pappkapsel görs för födda 5, 15 2S

-

personer fådda övriga 5 år efter sista

övriga dagar i månaden anteckningen

Ansökningar från enskild om 5 år /Bevaras

bistånd eller service (hemtjänst, plats i särskilt boende mm)

Ärendeblad, journalblad S år/Bevaras

Utredningar i enskilt ärende 5 år/Bevaras

Beslut i enskilt ärende om 5 årlBevaras

bistånd och/eller insats

Överklaganden med bilagor 5 årlBevaras

Beslut/domar i 5 år/Bevaras

förvaltningsdomstol

Dokumentation av planering 5 år/Bevaras

som rör den enskilde, t ex arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner

Meddelandenom utskrivning Vid Efter notering i personakt

från sluten vård m m inaktualitet

Anmälan och beslut om S år/Bevaras

ställföreträdare/ombud

Överenskommelser 5 årlBevaras

Underlag för fastställande av 5 år/Bevaras

avgift

(11)

VINGAKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2:1 Äldreomsorg, i samband med handläggning av ärende

Avgiftsbeslut Inkomstrorfrågan Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet

Upprättade handlingar av betydelse i ärendet

Inkomna och utgående hand- Hngar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär

Registerkontroller som utgör underlag för beslut

Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse

Fullmakter

Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar

~ --

2009-10-01 2

5 årlBevaras lår

5 år/Bevaras

5 år/Bevaras Vid

inaktualitet Vid

inaktualitet

I

5 år/Bevaras Ska tillföras akten i läsbar form I ,

Vid

inaktualitet I

5 år/Bevaras Vid

inaktualitet Vid

inaktualitet

(12)

DOKUMENTHANTERlNGSPLAN

2:2

Äldreomsorg, handlingar under genomrorandet av insatser

Handlingsslag Medium Sortering och rårvarin2_

Personakt rörande ,

- personer födda dag 5, 15, Papper/ Omslag av papper

25 digitalt i pappkapsel

-

personer rodda övriga övriga dagar i månaden Arbetskort, servicekort Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m m) Levnadsberättelser

Inflyttningssamtal Journalblad

Löpande anteckningar Signeringslistor för hem- tjänstinsats

Handlingar som rör avvikelsehantering

Anmälningar enligt 14 kap 2

§ SoL (Lex Sarah- anmälningar) kopior Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet

Upprättande handlingar av betydelse i ärendet

2009-10-01 1

Tidsfrist före Mellan Anmärkning ev 2allrin2 arkiv

Bevaras 5år Därefter till slutarkiv . Utdrag till papper ^I görs för födda 5, 15 25

5 år efter sista anteckningen 5 år /Bevaras 5 år/Bevaras 5 år/Bevaras

5 år/Bevaras Dokumenteras nonnalt genom journalanteckning

5 årlBevaras

5 år/Bevaras När dokumentationen sammanfattats i personakt

5år

5år Rapport/handlingar som blir del av Lex

Sarah-ärende bevaras med ärende akten 5 årlBevaras

5 år/Bevaras

(13)

VINGAKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2:2 2009-10-01 2

Äldreomsorg, handlingar under genomforandet av insatser

Inkomna och utgående Vid

handlingar av tillfållig inaktualitet

betydelse i ärendet

Upprättade handlingar av 5 årlBevaras

Inkomna och utgående hand- Vid

Hngar av tillfällig betydelse inaktualitet

och/eller rutinmässig karaktär

Upprättade handlingar av Vid

tillIallig betydelse och/eller inaktualitet

rutimnässig karaktär

Avtal om handhavande av 5 år/Bevaras

annans medel

(14)

Äldreomsorg, särskilda boendefonner

Handlingsslag Medium Sortering och förvaring Personakt rörande

- personer fodda dag 5, 15, Papper/ Omslag av papper

-

personer fodda övriga övriga dagar i månaden Planering av genomfOrande av insatser

F örteckning över boende i de särskilda boendeformerna Boendelistor

Månadsredovisningi debiteringsunderlag Närvaro- o frånvarorapport Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll, etc rur bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten

Nyckelkvittenser boendes nycklar

Nyckelkvittenser , personal, enhetens nycklar

Kontaktmannaskap -

bekräftelse från anställd och information till boende Tillhörighetslistor

Tidsfrist före Mellan Anmärkning ev ~aUrjn~ arkiv

Bevaras Sår Därefter till slutarkiv. Utdrag till papper görs fOr fOdda 5, 1525

5 år efter sista anteckningen Vid

inaktualitet

Vid Under ständig bearbetning

inaktualitet (arbetsmaterial)

inaktualitet (arbetsmaterial

2år Underlag for debitering

2år Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår

2år Efter återlämnande

Vid

inaktualitet

Vid Efter kvittens

inaktualitet _-

(15)

~ VINGAKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2:3 Äldreomsorg, särskilda boendeformer

Färdtj änstkort

Tandvårdskort

Redovisning av "handhavda"

medel

Arunälningar enligt 14 kap.

2§ SoL (Lex Sarah-anmälan) kOJ?ior

Vårdtyngdsmätningar underlag

Larmloggar

Larmrapporter med register

2

. Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo

Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo

lO år Vid

inaktualitet

Vid När sammanställning gjorts

inaktualitet 2år

Sår Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning

(16)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Äldreomsorg, hem~ änst i ordinärt boende

Handlingsslag Medium

Personakt rörande

- personer fodda dag 5, 15, Papper/

25 digitalt

- personer födda övriga övriga dagar i månaden Arbetskort, servicekort Genomforandeplaner (arbets- I planer, omsorgsplaner m m)

Levnadsberättelser Inflyttningssamtal Journalblad

Löpande anteckningar Signerings listor for hemtj änstinsats

Handlingar som rör avvikelsehantering

Anmälningar enligt 14 kap 2

§ SoL (Lex Sarah- anmälningar) kopior Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet

Upprättande handlingar av betydelse i ärendet

2:4

2009-10-01 1

Sortering och Tidsfrist före Mellan Anmärkning

f"örvarin~ ev gallring arkiv

Omslag av papper Bevaras 5år Därefter till slutarkiv . Utdrag till papper

i pappkapsel görs for fodda 5, 1525

5 år efter sista anteckningen 5 år !Bevaras 5 år/Bevaras 5 år/Bevaras

5 år/Bevaras Dokumenteras normalt genom journalanteckning

SårIBevaras

S år/Bevaras När dokumentationen sammanfattats i personakt

Sår

Sår Rapport/handlingar som blir del av Lex

Sarah-ärende bevaras med ärendeakten 5 årlBevaras

5 år/Bevaras

5 årlBevaras

(17)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Äldreomsorg, hemtjänst i ordinärt boende

Inkomna och utgående handlingar av tillfållig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet

Inkomna och utgående handlingar av tillfållig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfållig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Avtal om handhavande av annans medel

2:4 2009-10-01 2

Vid

inaktualitet 5 årlBevaras

I

Vid

inaktuali tet Vid

inaktualitet 5 årlBevaras

(18)

Socialnämnden

Äldreomsorg, dagverksamhet

Aktivitetsutbud, program i Papper/

dagverksamheten digitalt Deltagarstatistik

( avpersonifierad) Verksamhetsberättelse Deltagarlistor

Närvarorapporter/debiteringsunderlag

2:5

Sortering och rdrvarina

2009-10-01 1

Tidsfrist före Mellan Anmärkning

I

evaallrina arkiv Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår

Vid inaktulitet 5år Under ständig bearbetning 2år

(19)

VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERfNGSPLAN

Hälso- o sjukvård

Handlingsslag Medium Patientjoumalhandlingar Papper/

- personer födda dag 5, 15,25 digitalt - fOdda övriga dagar

Nedan beskrivs dokument- typer som vanligtvis ingår i en patientjournal. Här upptas också vissa handlingar som ingår i patientjournalen men som kan gallras

Ambulansjournal ADL-bedömingar Avvikelsehantering, Lex Maria, Lex Sarah, Hälso- o sjukvårdens ansvarsnämnd Ansvarsövertagande av läkemedelshantering Bilder/fotografier Brev eller meddelande till/från angående patient Dag/rapportanteckningar Epikriser/slutanteckning Förbrukningsjournal narkotika

-individuell

-gemensamt från buffertförråd

2:6

Sortering och iörvaring

Omslag av papper i pappkapsel

2009-10-01 1

Tidsfrist före Mellan Anmärkniug

!

evgallrine: arkiv

Patientjoumaler förda av samtliga Bevaras 5år journalförande personalgrupper, 5 år efter sista exempelvis, arbetsterapeuter, sjuk- antecknil!gen ~y~~ter, sjuksköterskor m fl ..

Avvikelsehantering sammanställs, rapporteras och diarieförs i

socialnämndens diarium

Av betydelse fOr journalens innehåll o syfte

A v betydelse fOr journalens innehåll o syfte

(20)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Hälso- o sjukvård

Handlingsslag Medium Habiliteringsplaner

Hjälpmedelshantering - ansökanlbeslut

- anvisning om specialanpass Individuella vårdplaner Infusions-/injektionslistor Intern laboratorielista (interna analyser)

Intyg (läkare om god man) J oumalkopior (inkomna från annan vårdgivare )

Laboratorielistor och svar Medicinsk teknik

- register över medicin!

tekniska produkter

-akter över medicinteknisk utrustning

- kvalitetskontroller, medicintekniska produkter

MMT-test (mini mental test) MunhälsobedöIhingar Omvårdnadsanamnes Omvårdnadsepikriser

2:6 2009-10-01 2

Sortering och Bevara! Mellan Anmärkning förvarin2 2allra arkiv

Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning,

benämning, placering, åtgärder över tid Gallras 3 år Innehåller t ex bruksanvisning,

efter det att besiktning, dokumentation om egentill- produkten verkning m fl handlingar som till- avyttrats kommer under utveckling och drift Gallras 3 år Kontroll kan utföras av särskild efter att medicinteknisk personal eller av den produkten personal som arbetar där produkten är

avyttrats placerad

(21)

· VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Hälso- o sjukvård

Ornvårdnadsjoumal Omvårdnadsmeddelanden Ordinationshandlingar - medicinska

-läkemedel

sjuksköterskans original patientens kopia

- omvårdnads - rehabiliterings - hjälpmedels

Signaturförtydligandelistor S igneringsli stor

-administrerat läkemedel - övriga hälso- o

sjukvårdande insatser Sondmatningsschema Vaccinationer

ÖVrigt

Delegering av uppgifter inom Papper hälso-o sjukvården

K valitsgranskning Papper - protokoll o utvärderingar

- underlag för kvalitets~

granskning

2:6 2009~10-O1 3

Gallras

Pännar 3år Ä ven beslut om ändring i delegering

och återkallande av delegationsbeslut

Pappkapsel Bevaras Fortlöpande uppfOjning av verksam-

heten avseende rutiner för läkemedels- hantering, journaldokumenation, lokaler och utrustning, diarieförs i

socianämndens diarium

Pännar Gallras När nästfö~jande kvalitetsgranskning

genomförts: _-

(22)

Omsorg om personer med funktionsnedsättning - handläggning av ärenden LSS

Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist före förvaring ev gallring Personakt rörande

-

personer fOdda dag 5, 15, Papper/ Omslag av papper Bevaras

- personer födda övriga 5 år efter sista

Ansökningar om insatser med 5 år /Bevaras

eventuella bilagor

Ärendeblad, iournalblad 5 år/Bevaras

Utredningar i enskilt ärende 5 år/Bevaras

Sammanställning över andra 5 år/Bevaras

insatser

Överklaganden med bilagor 5 år/Bevaras

Beslut/domar i 5 år/Bevaras

fOrvaltningsdomstol

Kallelser till möte med LSS- Vid

handläggare m m inaktualitet

Dokumentation av planering 5 år/Bevaras

som rör den enskilde, t ex arbetsplaner, individuella I planer

Kopior av räkningar från 2år

läkare, laboratorier, institutioner (räkningar fOr under- sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten)

Anmälan om beslut om 5 år/Bevaras

ställfOreträdare

2009-10-01

MeDan Anmärkning

arkiv

5år Därefter till slutarkiv . Utdrag till papper görs för födda 5, 15 25

- --- - -

(23)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3:1

Omsorg om personer med funktionsnedsättning - handläggning av ärenden LSS

Inkomna och utgående 5 år/Bevaras

handlingar av betydelse i ärendet

Upprättade handlingar av 5 årlBevaras

Inkomna och utgående hand- Vid

lingar av tillfällig betydelse inaktualitet

och/eller rutinmässiK karaktär

Upprättade handlingar av Vid

tillfällig betydelse och/eller inaktualitet

riltinmäss!g karaktär

Fullmakter 5 år/Bevaras

2009-10-01 ₂

! ,

(24)

Omsorg om personer med funktionsnedsättning - handlingar under genomforande av insatser LSS

Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist före Mellan Anmärkning f"örvaring ev gallring arkiv

Personakt rörande

- personer födda dag 5, 1 S, Papper/ Omslag av papper Bevaras Sår Därefter till slutarkiv. Utdrag till papper

25 digitalt i pappkapsel görs for födda 5, 15 25

- personer födda övriga 5 år efter sista

Genomforandeplanering 5 år /Bevaras

iindividuella planer m m)

Infonnationsblad (fakta, S år/Bevaras

personuppgifter, sjukdomar, vanor m m)

Inflyttningssamtal 5 år/Bevaras Dokumenteras normalt genom

journalanteckning

Levnadsberättelser 5 år/Bevaras Dokumenteras normalt genom

journalanteckning

Löpande arbetsanteckningar Vid När dokumentation sammanfattats i

inaktualitet personakt

Dokumentation om dagliga 5 år/Bevaras

rutiner

Meddelande om utskri vning Vid

från sj ukhus eller liknande inaktuali tet

Aktivitetsscheman Vid

inaktualitet

Observationslistor Vid När noteringar gjorts i personakt

inaktualitet

Anmälningar enligt 24 a § 5 år/Bevaras

LSS (Lex Sarah-anmälningar) kopior

l

(25)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3:2 2009-10-01 Omsorg om personer med funktionsnedsättning - handlingar under genomfOrande av insatser LSS

Kopior av anteckningar från Vid Om relevan.ta noteringar gjorts i

annan kommun eller inaktualitet personakt

landsting

Korrespondens av vikt med 5 år/Bevaras

brukare/närstående/ställföre- trädare/ombud

Anteckningar från 5 årlBevaras Endast vid samtal om brukaren

närståendesamtal

annans medel

Redovisning av fickpengar Vid Efter godkännande av

inaktualitet brukare/närstående/

L - - - --- - ^{- -} ^- - - ^{- - -} ^- ^- ställföreträdare/ombud

2

I

(26)

Handikappomsorg, i samband med handläggning av ärende SoL

Handlingsslag Medium Sortering och rörvaring Personakt rörande

- personer födda dag 5. 15, Papper/ Omslag av papper

-

^pers~nerfödda övriga övriga dagar i månaden Arunälningar som tillhör ärende eller ger upphov till ärende

Ansökningar från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor Ärendeblad, journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Överklaganden med bilagor Beslut/domar i

förvaltningsdomstol Kallelser till möte med handläggare m m

Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex arbetsplaner. handlingsplaner.

serviceplaner, vårdplaner Remisser till t ex arbetsf'ör- medling. bostadsförmedling, läkare

l

Tidsfrist före Mellan Anmärkning ev gaUring arkiv

Bevaras 5 år Därefter till slutarkiv. Utdrag till papper görs f'ör födda 5, 15 25

5 år efter sista anteckningen 5 årlBevaras

l

5 år /Bevaras

5 år/Bevaras _i

5 år/Bevaras ^,,

5 år/Bevaras _,

5 år/Bevaras 5 år/Bevaras Vid

inaktualitet 5 år/Bevaras

Vid

inaktualitet

(27)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3:3

Handikappomsorg, i samband med handläggning av ärende SoL

Ansökningar till institutioner om vård

Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, hem for vård eller boende (räkningar för undersökningar utforda på uppdrag av social~iänsten)

Meddelanden om utskrivning från sluten hälso- och

sjukvård eller liknande Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfallig betydelse i ärendet Registerkontroller som utgör underlag for beslut

Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc Fullmakter

Meddelanden från hyresvärd

(h~resskulder. ~psägningar)

2009-10-01 2

5 år/Bevaras 2år

5 år/Bevaras

Vid

inaktuali tet

5 år/Bevaras Ska tillfora.s akten i läsbar fonn Vid

inaktualitet Vid

inaktualitet 5 år/Bevaras Vid

inaktualitet

(28)

Handikappomsorg handlingar under genomförandet av insatser, SoL

Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist före förvaring ev gallrin2 Personakt rörande

- personer fOdda dag 5, 15, Papper/ Omslag av papper Bevaras

-

personer födda övriga 5 år efter sista

Arbetskort~ servicekort 5 år /Bevaras

Genomforandeplaner (arbets- 5 år/Bevaras

1!1aner, omsorgsplaner m m)

Levnadsberättelser 5 år/Bevaras

Inflyttningssamtal 5 årlBevaras

Joumalblad 5 år/Bevaras

Löpande anteckningar 5 år/Bevaras

Signeringslistor för hem- Sår

tiänstinsats

Anmälningar enligt 14 kap 2 5år

§ SoL (Lex

Sarahanmälningar, kopior)

Inkomna, upprättade och 5 år/Bevaras

utgående handlingar av betydelse i ärendet

Inkomna, upprättade och Vid

utgående handlingar av _'. inaktualitet

tillfällig betydelse i ärendet

annans medel

1

Mellan Anmärkning arkiv

I

5år Därefter till slutarkiv. Utdrag till papper I ^I

görs för födda 5, 1525 ^I

Dokumenteras normalt genom lioumalanteckning

När dokumentationen sammanfattats i personakt

- -

(29)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3:4

Handikappomsorg handlingar under genomförandet av insatser, SoL

Redovisning av fickpengar Vid

inaktualitet

2009-10-01 2

Efter godkännande av närstående/ställföreträdare

(30)

Handikappomsorgen, bostad med särskild service

Handlingsslag Medium Sortering och förvanDa Personakt rörande

-

personer födda dag 5, 15, Papper/ Omslag av papper

25- digitalt i papp kapsel

- personer födda övriga övriga dagar i månaden Planering av genomförande . av insatser

i Förteckning över boende i de särskilda boendeformerna Servicekort

Boendelistor

Månadsredovisningl debiteringsunderlag

Närvaro- o frånvarorapport Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll, etc for bostäder som tillhandahålls av

social~iänsten

Nyckelkvittenser boendes nycklar

Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar

Dagböcker,

meddelandeböcker

l

Tidsfrist före Mellan Anmärkning evaallrina arkiv

Bevaras 5 år Därefter till slutarkiv_ Utdrag till papper görs för fOdda 5, 15 25

5 år efter sista anteckningen Vid

inaktualitet

inaktuali tet (arbetsmaterial

1

Vid Förs vid inaktualitet till respektive inaktualitet personakt och följer därefter för dessa

gällande regler om bevarande/gallring

inaktuali tet ( arbetsmaterial ^I

2 år Underlag fOr debitering

2 år Underlag för debitering

2år Efter det att kontraktet upphört att glilla, under förutsättning att hyres skuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår

2år ' Efter återlämnande

2år Efter återlämnande

Vid Får inte innehålla uppgifter om enskilda

inaktualitet - - - -

(31)

VINGAKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 3:5 Handikappomsorgen. bostad med särskild service

Tillhörighetslistor Färdtjänstkort

Tandvårdskort

Redovisning av boendes

! privata medel

Redovisning av fickpengar Boendeenkäter. enkäter till närstående

Information enligt person- uppgiftslagen till boende/

företrädare

Amnälningar enligt 14 kap.

2§ SoL (Lex Sarah-anmälan) kOQior

Anmälningar enligt 24 a § LSS kopior

Utbetalning av

habiliteringsersättning Register över innehavare av

try~ghetslarm

Lannloggar

Larmrapporter med register

2009-10-01 2

Vid Efter kvittens

inaktualitet

Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo

Tillhör brukaren och är inte allmän ^I handling. Vid inaktualitet åter

tm

brukare/dödsbo _I

10 år _I

I

2år

Vid Efter sammanställningar

inaktuali tet

Vid N är boende utgår ur verksamheten

inaktualitet Vid

inaktualitet I

Vid

inaktualitet 2år

Vid När innehavet har upphört

inaktualitet 2år

Sår Uppgift om larmet noteras i personakt

eller annat system för uppföljning _-

(32)

Handikappomsorgen, Personlig assistent

Handlingsslag Medium Personakt rörande

-

personer födda dag 5, 15, Papperl

25 digitalt

-

personer fddda övriga

övri~a ~ar i månaden Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan

Utbetalningsbesked från Försäkringskassan Kopior på beslut från Försäkringskassan, avtal, . räkningar

Sortering och förvarin2

Omslag av papper i pappkapsel

2009-10-01 ₁

Tidsfrist {"öre Mellan Anmärkning ev 2allrin2 arkiv

Bevaras 5år Därefter till slutarkiv. Utdrag till papper görs för födda 5, 15 25

5 år efter sista anteckninEen

2 år Debiteringsunderlag

2 år 2 år

(33)

VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sodalnämnden

Individ- och familjeomsorg, allmänt

Journaler över personer med födelsedatwn 5, 15 och 25 Journaler som ej tillhör bevarandeurvalet

Anmälningar som inte tillhör Papper/

ärende eller ger upphov till digitalt ärende

Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende

Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandahålls av

socialtjänsten

Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun

Räkenskaper enskildas medel Ansökningar med eventuella bilagor

Ärendeblad, journalblad Utredningar i enskilt ärende

4:1

Sortering och iörvarin2

2009-10-01 l

Tidsfrist ("öre MeDan Anmärkning ev 2allrin2 arkiv

Bevaras Sår

S år

Sår T ex anmälningar enligt 14 kap l § Socialtjänstlagen, diarieförs 2år T ex polisrapport, "LOB-ar",

meddelande!n om hyresskuld, el-skuld.

Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler.

2år

2 år efter det Underförutsättning att hyresskuld eller att kontraktet besiktningsanmärkning inte kvarstår

upphört att gälla

När Om man inte rar kännedom om när en

placeringen placering upphör kan meddelandena upphört gallras S år efter sista noteringen

10 år

Bevaras Sår

Bevaras Sår - -- - -

(34)

Socialnämnden

lndivid- och familjeomsorg, allmänt

Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Överklaganden med bilagor Beslut/domar i

förvaltningsdomstol

Kallelser till rättegång, möte med handläggare ffi m Dokumentation av planering som rör enskild, såsom arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner

Remisser till exempelvis arbetsförmedling, bostads- förmedling, läkare, beroende- vård

Ansökningar till institutioner om vård

Räkningar for undersökningar utförda på uppdrag av

socialtjänsten

Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande Överenskommelser

Inkomna och utgående handlingar av betydelse Upprättade handlingar av betydelse

Minnesanteckningar kring Klienter

Bevaras 5år

Bevaras Sår

Vid inaktualitet

Bevaras Sår

2år

Vid inaktualitet

Bevaras Sår

Vid inaktualitet

(35)

VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Socialnämnden

Individ- och familjeomsorg, allmänt

Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och

eller/rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär

Registerkontroller som utgör underlag för beslut

Fullmakter

Avtal om handhavande av annans medel

Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar) Underrättelser från

kronofogdemyndighet om avhysning

Polisrapporter om bro~ eller misstanke om brott

Arsberättelsenlverksamhetsbe rättelser

~i!<. _över verksaIJ!heten _-

4:1 2009-10-01 3

Vid inaktualitet

I

i Vid

inaktualitet

Bevaras 5år Ska tillföras akten i läsbar form Vid

inaktualitet

Bevaras 5år

Bevaras Sår

Vid inaktualitet

Bevaras

Vid inaktualitet

Tillförs verksamhetsberättelsen

(36)

Socialnämnden

Individ- och familj eomsorg, familj ehemlkontaktpersonJ -familj/feriehem

Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist rdre f"drvarine; ev gallrine;

Ansökan om att bli familje- Papper! Bevaras

hem, kontaktpersonl-familj digitalt

Ärendebladljoumalblad Bevaras

Utredningar av familjehem, Bevaras

kontaktperson!-familj

Avtal med t ex Bevaras

kontaktpersoner

Ansvarsförbindelse för Bevaras

kostnader

Förteckning över barn som Vid

vistas i familjehem eller annat inaktualitet

enskilt hem

Förteckning över familjehem Vid

inaktualitet

Förteckning över barn i Bevaras

respektive feriehem

Förteckning över feriehem Bevaras

Handlingar rörande enskilda 2år

feriebarn

Förteckning över Vid

kontaktpersoner/familjer inaktualitet

Journaler över placerade barn - " - Bevaras

1

Mellan Anmärkning

J

arkiv Sår Sår Sår Sår Sår

När ny förteckning upprättats

När ny förteckning upprättats S år

Sår Kan ingå i verksamhetsberättelse

När ny förteckning upprättats

Sår --"--- -

(37)

VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialnämnden

Individ- och familjeomsorg, missbruk

Handlingsslag Medium Ansökningar om vård enligt Papper/

lagen om missbrukare i vissa digitalt fall (L VM) med bilagor

Anmälningar från polis etc Ärendeblad/ioumalblad Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande under- ställning till länsrätt (L VM) Journaler med bilagor från hem fOr vård eller boende Dokumentation av planering

t ex behandlingsplaner

4:3

Sortering och rorvarin2

2009-10-01 1

l

ev 2allrin2 arkiv

Bevaras 5år

Bevaras Sår

Bevaras 5år

Bevaras 5år Läggs i personakt när de inte längre behövs i verksamheten.

Bevaras 5år

(38)

4:4

Individ- och familjeomsorg, Budgetrådgivning och skuldrådgivning

, Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist före förvaring ev 2allrin2

Journaler över personer med Papper/ Bevaras

födelsedatum 5, 15 och 25 digitalt

J oumaler som ej tillhör Sår

bevarandeurvalet

Årsstatistik Bevaras

Verksamhetsberättelserl Bevaras

Årsberättelser -

Diarier Bevaras

Ärenden rörande Sår

budgetrådgivning

Ärenden rörande skuldrådgiv- 5år

ning, ej prövade enligt skuld- saneringslagen

Ärenden rörande skuld- 5år

sanering prövade enligt skuld- saneringslagen

Bokningslistor lår

2009-10-01

Mellan Anmärkning arkiv

5 år

I

T ex ärendeblad, miIUlesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, Wlderlag från långivare, kopior av korrespondens och överens~

kommeiser med fordringsägare T ex ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överens- kommelser med fordringsägare T ex ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överens- kommelser med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsränsbeslut

(39)

·

VINGAKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4:4 2009-10-01 2

So~ialnämnden

Individ- och familjeomsorg, Budgetrådgivning och skuldrådgivning

StatistikWlderlag/ statistik som Vid Sedan sammanställning/redovisning

sammanställts till års statistik inaktualitet skett

eller redovisas på annat sätt -

(40)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Socialnämnden

4:5

Individ- och familjeomsorg, Adoptionsärenden

Handlingsslag Medium Sortering och förvaring Handlingar i genomförda Papper/

adoptioner digitalt l

Handlingar i ej genomförda adoptioner

Ärendeblad, journalblad Utdrag ur socialregister Utdrag ur polisregister Medgivande till socialnämn- den att hämta uppgifter ur register,sekretesseftergift Anmälan om förslag på barn Samtycken med bilagor Utredningar

Handlingar som rör barnets ursprung

Referenser

Yttranden från socialnämnd till tingsrätt

Yttranden från Nämnden för internationella adoptioner Yttranden från

Socialstyrelsens rättsliga råd Yttranden från behandlande läkare

1

Tidsfrist före Mellan Anmärkning ev 2allrin2 arkiv 1

Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Vid

inaktualitet

Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår

(41)

VINGÅKERS KOMMUN

4:5

Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Beslut, medgivande Aktualiseringsintyg Ansökan till tingsrätt om adoption

Tingsrättens dom

Återkallelse av medgivande Överklagande med bilagor Beslut/domar i förvaltnings- domstol

UppfOljningsrapporter

(anteckningar från hembesök) Kallelse till rättegång, möte med handläggare mm Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig och/eller rutinmässig betydelse i ärendet

Kallelser till rättegång, möte med handläggar ID ID

Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet

2009-10-01 2

Bevaras Sår ^,

I

Bevaras Sår Finns ibland översatt till annat språk Bevaras Sår

Bevaras Sår

I

Bevaras Sår ^I

S år/Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras Sår Vid

inaktualitet

Bevaras Sår

Vid

inaktualitet

Bevaras Sår

- - - --

(42)

Socialnämnden

Inkomna, utgående och upprättade handlingar av till- fällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Begäran om hjälp från utril(esdepartementet

3

Vid

inaktualitet

Vid

inaktualitet

(43)

- VINGÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Sodalnämnden

4:6

lndivid- och familjeomsorg, Faderskap och föräldraskap

Handlingsslag Medium Sortering och förvarin!!

Underrättelse från Skatte- Papper/

verket om nyfött barn, som digitalt inte tillhör faderskaps- eller

föräJdraskapsärende Underrättelse från Skatte- verket om nyfOtt barn till ogift mor

Brev tillmodern med

anledning av underrättelse om nyfött barn

Underrättelser från

Skatteverket om inflyttat barn Ärendeblad, loumalblad S-protokoll för utredande av faderskap

MF-protokoll för utredande av faderskap

Faderskaps-, föräldraskaps- erkätmandel -bekräftelser Anmälningar om faderskap, föräldraskap

Identitetsstyrkande handlingar Handlingar om vårdnaden om barn

Intyg (ultraljudsunder- sökningar, förlossning, utveckling etc)

2009-10-01

I

ev Kallrin!! arkiv Vid

inaktualitet

Bevaras Sår

Bevaras 5år Bevaras 5 år

Bevaras Sår S

=

sambo

Bevaras Sår M = mor, F

=

far Bevaras Sår

Bevaras 5 år Bevaras Sår Bevaras Sår

l

Bevaras Sår

1

(44)

Socialnämnden

Individ- och familjeomsorg, Faderskap och ruräldraskap

I

Handlingar i rättgenetiska och I rättsmedicinska

undersökningar

Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps- och föräldraskapsutredning Handlingar i ärende rörande havande av faderskap eller föräldraskap

Beslut/domar

Arunälan om gemensam vårdnad

Kallelser till rättegång, möte med handläggar m m

Inkomna, utgående och upprättade handlingar av beJydeise i ärendet Inkomna, utgående och upprättade handlingar av till- fållig betydelse och/eller rutirunässig karaktär Begäran om hjälp från

utrikesdepartementet - -

---

^- ^- ^-^-

Bevaras Sår

Bevaras 5år

Bevaras Sår Bevaras S-år Vid

inaktualitet

Bevaras Sår ^I

Vid

inaktualitet

Vid

inaktualitet _{- - --} - -

(45)

4:7 Individ- och familjeomsorg, placeringsärenden barn

Handlingsslag Medium Sortering och f"orvaring Anmälningar från polis, skola Papper/

etc digitalt

Ärendeblad, joumalblad Dokumentation av planering som rör barnet, t ex vård- planer, behandlingsplaner, arbetsplaner

Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande

underställning till länsrätten Avta! med föräldrar

Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Ansökningar om vård (till länsrätt) med bilagor Eftergift av förälders ersätt- ningsskyldighet fOr barns vård i ett annat hem än det egna

Vårdnadsutredningar Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Yttrande till åklagare,

tingsrätt etc _- _{- -}

2009-10-01 1

Tidsfrist före Mellan Anmärkning

I

ev.gallrin~ arkiv

Bevaras Om de lett till placering Bevaras

Bevaras

Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras

Bevaras

Bevaras Dock inte utredningen om familje- hemmet som sådant, som har en egen akt

Bevaras

.- ~ - ---- - -- --- '--- --

(46)

DO~NTHANTERINGSPLAN

Socialnämnden

4:7

Individ- och familjeomsorg, placeringsärenden barn

Domar

Meddelande från institution om utskrivning

Ansvarsförbindelser Handlingar i namnärenden Inkomna och utgående handlingar av betydelse Upprättade handlingar av betydelse

Placeringsmeddelande från Statens institutionsstyrelse J oumaler med bilagor från hem för vård eller boende -_ . . _ - -

2009-10-01 2

Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras

(47)

VINGAKERS KOMMUN

DOKUMENT HANTERINGS PLAN Socialnämnden

4:8 2009-10-01

Individ- och familjeomsorg, Handlingar i personakt rörande vårdnad, boende och wngänge

Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist fOre Mellan

rörvarin~ ev 2aUrin2 arkiv

Tingsrätten begäran om Papper/ 5 år/Bevaras

utredning digitalt

Ärendeblad 5 år/Bevaras

Utdrag ur socialregister 5 år/Bevaras

Utdrag ur polisregister 5 år/Bevaras

Personbevis 5 år/Bevaras

Överenskommelser (om t ex 5 år/Bevars

urngängesresor)

Utredningar i namnärenden 5 år/Bevaras

till tingsrätten

Inkonma, utgående och 5 år/Bevars

upprättade handlingar av betydelse i ärendet

Avtal som inte blivit 5 år/Bevaras

godkända

Motivering och beslut till att 5 år/Bevaras

nämnden inte godkänt avtal

Remiss från tingsrätt om 5 årlBevaras

samarbetssanatal

A v socialnämnden godkända 5 årlBevaras

avtal om boende, vårdnad och umgänge

Domar från tingsrätt 5 år/Bevaras

l

Anmärkning

I

i

I

Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal f.ör barn som ingår i

forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter att barnet fyllt 18 år

(48)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Socialnämnden

4:8

2009-10-01

Individ- och familjeomsorg, Handlingar i personakt rörande vårdnad, boende och wngänge

Uppdrag att utse kontakt- 5 årlBevaras

I person

Meddelande från 5 årlBevaras

Skatteverket, Centrala studie- stödsnämnden, Försäkrings- kassan om godkänt avtal

Äktenskapslicens 5 år/Bevaras

Ansökan om kontaktperson 5 år/Bevaras

vid umgänge

Rapporter från kontaktperson 5 år/Bevaras

Kontrakt med kontaktperson

l

5 årlBevaras

Påtalande om god man till 5 år/Bevaras

tingsrätt

Kallelse till rättegång, möte Vid

med handläggare mm inaktualitet

Inkomna, utgående och Vid

upprättade handlingar av inaktualitet

tillfällig och/eller rutinmässig betydelse i ärendet

2

(49)

ViNGÅKERS KOMMUN

4:9

Individ- och familjeomsorg, handlingar inkomna från andra myndigheter

Handlingsslag Medium Sortering och Tidsfrist före förvaring ev gallring

Meddelanden om Papperl Vid

förundersökning digitalt inaktualitet

Förundersökningsprotokoll Vid

inaktualitet

Meddelanden om Vid

åtalsunderlåtelseIatt åtal ska inaktualitet

väckas

Handlingar rörande rättshjälp

^Vid

inaktualitet

Domar Vid

inaktualitet

2009-10-01 ₁

Mellan Anmärkning arkiv

(50)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Socialnämnden

4:10

Individ- och familjeomsorg, yttranden till andra myndigheter

Handlingsslag Medium Sortering och

förvaring Yttranden i körkortsärenden Papper!

digitalt Yttranden till åklagare, andra

myndigheter och allmän domstol

Yttranden i vapenärenden Begäran om handräckning Efterlysningar

2009-10-01

I

ev gaUring arkiv

Bevaras 5år

Bevaras Sår

Bevaras 5år

Bevaras - -- 5år

(51)

VING ÅKERS KOMMUN

DOKUMENTHANTERiNGSPLAN

Sodalnämnden

4:11

Individ- och familjeomsorg, Arbetsbefrämjande verksamhet

Handlingsslag Medium Sortering och f"orvaring Anställningsbeslut Papperl

digitalt Arbetsintyg, skriftliga

omdömen

Betyg, intyg över

genomgångna utbildningar Verksamhetsplaner, verksam- hetsberättelser

Verksamhetsuppfåljningar Projekthandlingar (beskriv- ning, finansiering, iImehåll, uppililjning, resultat) Årsstatistik som redovisar åtgärder, antal deltagare, kostnader etc

Statsbidrag fOr olika åtgärds- fonner, underlag, ansök- ningar, utbetalning, avstämning

Anvisningar, remiss från arbetsilirmedling, socialtjänst Beslut från arbetsförmedling,

social~iänst

Ärendebladljournalblad Utredningar. kartläggning Handlingsplan

2009-10-01 l

I

ev 2allrin~ arkiv Bevaras Sår Bevaras 5år Bevaras 5år Bevaras Sår Bevaras Sår Bevaras

Bevaras 5år

2 år Efter avslutad åtgärd

2år Efter avslutad åtgärd

(52)

Socialnämnden

Individ- och familjeomsorg, Arbetsbefrämjande verksamhet

UppfOljning

Korrespondens med

. placeringsenhet (arbetsgivare) Överenskommelser med

del~are

!örstadagsintyg

2år Efter avslutad åtgärd

2år Efter avslutad åtgärd _{- -}

(53)

VINGÅKERS KOMMUN

4:12 Individ- och familjeomsorg, dödsboanmälningar

Handlingsslag Medium Sortering och

njrvarin~

Journaler över personer med Papperl födelsedatum 5, 15 och 25 digitalt Journaler som ej tillhör

bevarandeurvalet DödsfallsintyR Boutredningar

Ekonomiska redovisningar Protokoll över hembesök Fullmakter

Korrespondens Kopior ~å fakturor Mottagnings-/utlämnings- kvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Tillvaratagna patienttillhörig- heter, boutrednin2ar

Kopior på dödsboarunälan Kopior på boutredning, bouppteckninR

Bouppteckningsintyg

2009-10-01 l

Tidsfrist före Mellan Anmärkning ev ^~allrinl! arkiv

Bevaras Sår 5 år

S år 5år Sår Sår Sår Sår 5år Sår

Sår

Sår Sår

i

Sår ^I

(54)

Individ- och familjeomsorg, Färdtjänst/Riksfårdtjänst

Handlingsslag Medium Sortering och förvaring

Årsstatistik Papperl

digitalt Ansökningar med bilagor

samt beslut om flirdtjänst och riksflirdtj änst

Aterkallelser av tillstånd Register/fOrteckningar över fcirdtjänstberättigade

Tidsfrist röre Mellan Anmärkning

l

ev gallring arkiv

Bevaras Sår Diarieförda handlingar _I

I

5 år efter Om uppgifter om färdtjänstens volym inaktualitet och vilka regler som gällt i kommunen

bevaras kan materialet gallras 2år

Sår

(55)

VING ÅKERS KOMMUN

4:14

Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen

Handlingsslag Medium Sortering och förvarin2

Diarier Papper/

digitalt Diarieförda handlingar

Handlingar i bagatellartade ärenden

U tredning och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serverings- tillstånd

Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inkl planritningar) Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden

Överklaganden

Utredningar och fOrslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd Återkallelse av serveringstillstånd

Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner

Beslut rörande varningar och sanktioner

Restaurangrapporter -

2009-10-01 l

Tidsfrist före Mellan Anmärkning ev !!aUrin!! arkiv

Bevaras Sår Bevaras 5 år Vid

inaktualitet Bevaras

Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras

Bevaras Bevaras

Bevaras 10 år

-~ -~--- - - ---- - -

(56)

Socialnämnden

Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen

U nderlag fOr beslut rörande stadigvarande serveringstill- stånd

Anmälningar om utsedda serverUnjtsansvarigapersoner Handlingar rörande tillfälliga serveringstilIstånd till

allmänheten

Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap

Korrespondens rörande alkoholtillstånd

Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Anmälningar om ölförsäljning

3 år efter det att verksamheten upphört

Vid

inaktualitet 5 år

5 år

5 år med angivet underlag 5 år med angivet underlag Vid

inaktualitet

2

Om besluten kan förstås utan under- Iagen. T ex ansökan och övriga yttranden från sökanden, bevis över godkännande av livsmedellokal, bolags- bevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis, meritförteckning, momsregistrerings- bevis, personbevis, verksamh~tsbe-

skrivning, yttranden från andra för- valtningar

När tillståndet gått ut

!

Samtliga handlingar i ärendet

Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av servenngstillstånd Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd När verksamheten upphört

(57)

VINGÅKERS KOMMUN

5

Individ- och familjeomsorg, Flykting- och invandrarverksamhet

Handlingsslag Medium Sortering och rörvarin2 Ärendeblad, journalblad

Ansökan om dagbidragl dagersättning

Beslut i enskilt ärende Utredn!ngar i enskilt ärende Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Överenskommelser Underlag till ansökan om dagbidragldagersättnign (t ex kopior av pass, vigselbevis, remissutlåtanden från läkare) Inkomna, utgående och upp- rättade handlingar av tillfållig betydelse och/eller

rutinmässig karaktär Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Beslut från

invandrarmyndighet

Förordnanden om offentligt biträde

Underlag :för återsökning av

\!!givet bistånd

,.

2009-10-01 1

Tidsfrist röre Mellan Anmärkning ev 2allrin2 arkiv

Bevaras 5år Bevaras 5år Bevaras 5år Bevaras 5år Bevaras Sår

Bevaras 5år Vid

inaktualitet

Vid

inaktuali tet

Vid

inaktualitet Vid

inaktualitet _-

(58)

Socialnämnden

Anmälan till hälsoundersökning Handlingar som bör f"örvaras

i

LIF -akt Inkvarteringsansökan från flyktingförläggning

Ansökningar från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor Ärendeblad/j oumalblad Introduktionsplan Praktikplatsformulär Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende Ekonomiska beräkningar Förbindelser att följa reglerna för introduktionsersättning Yttranden till åklagare och allmän domstol

Överklaganden med bilagor Korrespondens av betydelse i ärendet

Underlag till ansökan om in- troduktionsersättning (närvarorapporter över svenskundervisning och praktik, kvitton, ersättnings-

2

Vid

inaktualitet

Bevaras ^I Bevaras

Bevaras

I

Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid

inaktualitet

(59)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN- Socialnämnden

5

Individ-och farniljeomsorg, Flykting- och invandrarverksamhet

besked från

Försäkringskassan om.

fOräldrapenning. intyg från skola om lexikonbehov , kostnadsforslag för tandvård, glasögon m ro, kopior av hyresavier)

Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller

rutinmässig karaktär Kopior av räkningar från läkare, laboratorier,

institutioner m m (räkningar för undersökningar utforda på uppdrag av kommunen) Kopior av hyreskontrakt Beslut om. hemutrustningslån från Central studiestöds- nämnden

Beslut från

invandrarm.~dighet

Protokoll från möten med fri- villigorganisationer m fl som deltar i mottagandet av flyktingar och asylsökande Diarier

Diarieförda handlingar

2009-10-01 3

I I I

I

Vid

inaktualitet I

Vid

inaktualitet Vid

inaktualitet Bevaras

Bevaras Bevaras

(60)

Socialnämnden

Handlingar av bagatellartade ärenden

Utvärdering av flyktingverk- samhet

Register över flyktingar Avtal mellan Integrations- verket och kommunen om mottagande av flyktingar Inkvarteringsstatistik Dokumentation över 6:ejuni- cermonin för nya svenska medborgare

Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i egen regi

Statsbidragsansökningar Underlag för

statsbidragsansökningar Utbetalningslistor över statsbidrag

Ansökningar om schablon- ersättningar

Register över boende igenom- gångsbostäder

Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av

flyktingbostäder

4

Vid

inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras

Bevaras Bevaras

I

Bevaras

10 år 10 år

10 år

Vid Revideras löpande

inaktualitet

2år Efter kontraktstidens utgång under

förutsättning att hyresskuld inte kvarstår

-

(61)

5

Uppsägning av bostadskontrakt

Varnmgsbrev och uppsäg- ningar med mottagningsbevis BesiktningsprotokoU

Beställningar av utbildningar

- - - -

2009-10-01 5

2år

2år Efter det att ärende avslutats

2år Efter kontraktstidens utgånK

2år Under förutsättning att ingen utestående fordran fiIUlS

--- - - - - -