Symantec Enterprise Vault

(1)

Symantec Enterprise Vault™

Guide för användare av Microsoft Outlook 2010/2013

10.0 Enkelt Outlook-tillägg

(2)

Symantec Enterprise Vault: Guide för användare av Microsoft Outlook 2010/2013

Den programvara som beskrivs här levereras under ett licensavtal och får endast användas i enlighet med villkoren i avtalet.

Senast uppdaterad: 2013-06-17.

Juridisk information

Symantec, Symantec-logotypen, Checkmark-logotypen, Enterprise Vault, Compliance Accelerator och Discovery Accelerator är varumärken eller registrerade varumärken som ägs av Symantec Corporation eller dess dotterbolag i USA och andra länder. Andra namn kan vara varumärken som tillhör respektive ägare.

Denna Symantec-produkt kan innehålla programvara från tredje part. Symantec måste nämna att programvaran kommer från denna tredje part (tredjepartsprogram). Vissa tredjepartsprogram är tillgängliga inom ramen för öppen källkodslicens eller kostnadsfri programvarulicens. Det licensavtal som medföljer programvaran påverkar inga rättigheter eller skyldigheter som du har inom ramen för dessa licenser för öppen källkod eller kostnadsfri programvara. Mer information om tredjepartsprogram finns i filen Third Party Software som medföljer denna Symantec-produkt.

Den produkt som beskrivs i detta dokument distribueras under licens som begränsar användning, kopiering, distribution och dekompilering/omvänd utveckling av produkten.

Detta dokument eller delar av det får inte reproduceras i någon form för något ändamål utan föregående skriftlig tillåtelse från Symantec Corporation och eventuella licensgivare.

DOKUMENTATIONEN TILLHANDAHÅLLS I BEFINTLIGT SKICK, OCH SYMANTEC FRISKRIVER SIG FRÅN ALLA UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA VILLKOR, UPPGIFTER OCH GARANTIER, INKLUSIVE EVENTUELLA UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER OM KOMMERSIELL GÅNGBARHET, LÄMPLIGHET FÖR ETT VISST ÄNDAMÅL ELLER INTRÅNG I TREDJE PARTS RÄTTIGHETER, UTOM I DEN UTSTRÄCKNING SOM SÅDAN FRISKRIVNING ANSES VARA JURIDISKT OGILTIG. SYMANTEC CORPORATION FRÅNSÄGER SIG ALLT ANSVAR FÖR OFÖRUTSEDDA SKADOR ELLER FÖLJDSKADOR MED ANKNYTNING TILL TILLHANDAHÅLLANDET, TILLÄMPNING, ELLER ANVÄNDNINGEN AV DENNA DOKUMENTATION. INFORMATIONEN I DENNA DOKUMENTATION KAN KOMMA ATT ÄNDRAS UTAN FÖREGÅENDE MEDDELANDE.

Den licensierade programvaran och dokumentationen betraktas som kommersiell datorprogramvara i enlighet med FAR 12.212 och är föremål för begränsade rättigheter i enlighet med FAR avsnitt 52.227-19 ”Commercial Computer Software - Restricted Rights”

(begränsade rättigheter för kommersiell datorprogramvara) samt DFARS 227.7202 ”Rights in Commercial Computer Software or Commercial Computer Software Documentation”

(rättigheter avseende kommersiell programvara eller dokumentation till kommersiell programvara), i tillämpliga fall, samt i enlighet med eventuella senare regler. All slags användning, ändringar, reproduktionsutgivning, tillämpning, visning eller offentliggörande

(3)

av den licenserade programvaran och dokumentationen som görs av Förenta staternas förvaltning får endast ske i överensstämmelse med villkoren i detta avtal.

Symantec Corporation

350 Ellis Street, Mountain View, CA 94043, USA http://www.symantec.com

(4)

(5)

Kapitel 1 Introduktion till Symantec Enterprise Vault

... 7

Om Enterprise Vault och din Outlook-brevlåda ... 7

Om Vault Cache för Outlook-användare ... 8

Om det virtuella valvet för Outlook-användare ... 9

Om att arbeta offline med Enterprise Vault ... 11

Om urval av objekt att arkivera ... 12

Om förvaring av arkiverade objekt ... 12

Om Enterprise Vault och Outlook-konversationer ... 13

Kapitel 2 Konfiguration av Enterprise Vault

... 15

Om konfiguration av Enterprise Vault i Outlook ... 15

Konfigurera Vault Cache och ett virtuellt valv ... 15

Visa eller dölja ditt virtuella valv ... 17

Stänga av AutoArchive i Outlook ... 18

Konfigurera Windows Search ... 18

Kapitel 3 Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner

... 21

Enterprise Vault-alternativ i menyfliksområdet i Outlook ... 21

Enterprise Vault-sidan i Outlook Backstage-vyn ... 24

Enterprise Vault Office Mail-programmet (endast Outlook 2013) ... 25

Enterprise Vault-brevlådeikoner för Outlook ... 27

Kapitel 4 Arbeta med arkiverade objekt

... 29

Visa arkiverade objekt ... 29

Söka efter arkiverade objekt ... 30

Svara på och vidarebefordra arkiverade objekt ... 30

Ta bort arkiverade objekt ... 31

Ta bort objekt och mappar från en virtuellt valv ... 31

Avbryta borttagning av arkiverade objekt ... 32

Kapitel 5 Lagra och återställa objekt

... 33

Lagra objekt manuellt ... 33

Lagra mappar manuellt ... 34

Innehåll

(6)

Återställa arkiverade objekt ... 35

Avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder ... 37

Kapitel 6 Hantera Enterprise Vault-arkivering

... 39

Synkronisera Vault Cache ... 39

Se och ändra dina Vault Cache-egenskaper ... 42

Pausa eller aktivera arkivering av objekt i din brevlåda ... 43

Kapitel 7 Migrering av PST-filer

... 45

Om migrering av PST-filer ... 45

Migrera PST-filer till Enterprise Vault ... 46

Skicka PST-filer för migrering ... 47

Register

... 49 Innehåll

6

(7)

Introduktion till Symantec Enterprise Vault

Kapitlet innehåller följande avsnitt:

■ Om Enterprise Vault och din Outlook-brevlåda

■ Om Vault Cache för Outlook-användare

■ Om det virtuella valvet för Outlook-användare

■ Om att arbeta offline med Enterprise Vault

■ Om urval av objekt att arkivera

■ Om förvaring av arkiverade objekt

■ Om Enterprise Vault och Outlook-konversationer

Om Enterprise Vault och din Outlook-brevlåda

Enterprise Vault flyttar automatiskt e-postmeddelanden och deras bilagor från mapparna i din -postlåda till en lagringsplats på Internet som kallas valv. Detta kallas för arkivering. Enterprise Vault körs automatiskt och utför vanligen arkiveringen under perioder med låg belastning.

När Enterprise Vault har arkiverat e-postmeddelanden kan du fortfarande läsa dem i Outlook på följande sätt:

■ De flesta administratörer ställer in Enterprise Vault så att varje arkiverat meddelande har en genväg i brevlådan. En genväg ersätter e-postmeddelandet i brevlådemappen och ger direktåtkomst till det arkiverade meddelandet.

Genvägen har följande specialikon i objektlistan i Outlook:

1

Kapitel

(8)

En genväg ser ut som det ursprungliga meddelandet och fungerar på liknande sätt. Du kan exempelvis öppna ett e-postmeddelande via genvägen,

vidarebefordra och besvara meddelandet samt kopiera eller flytta det till en annan mapp. Administratören kan konfigurera Enterprise Vault så att genvägar upphör att gälla efter en viss tid. När en genväg upphör att gälla försvinner den från brevlådan, men det arkiverade objektet finns kvar i ditt valv.

■ Om administratören har aktiverat inställningen så visas ditt valv som ett virtuellt valv in navigeringsfältet.

Administratören kan konfigurera Enterprise Vault så att andra Outlook-objekt än e-postmeddelanden arkiveras. I så fall kan du se arkiverade kalenderobjekt, uppgifter, kontakter och anteckningar från Outlook i mappvyn i ditt virtuella valv.

Även om arkiveringen är automatisk så kan administratören ha konfigurerat Enterprise Vault så att du kan välja något av följande:

■ När som helst lagra objekt i valvet manuellt. När ett objekt lagras lägger Enterprise Vault till det i ditt valv som ett arkiverat objekt. Enterprise Vault behandlar de objekt du lagrar på samma sätt som alla andra arkiverade objekt.

■ Återställa arkiverade objekt, det vill säga flytta eller kopiera arkiverade objekt tillbaka till brevlådan i deras ursprungliga format. Du behöver inte återställa arkiverade objekt för att vidarebefordra eller svara på dem, eller för att utföra andra åtgärder.

■ Migrera PST-filer (Personal Storage Table) till Enterprise Vault. Outlook skapar automatiskt PST-filer där e-postdata sparas lokalt. Dessa filer visas ofta i Outlook under Personliga mappar. Enterprise Vault arkiverar normalt inte någon information som finns i PST-filerna på din dator. Dock kan antingen administratören arkivera dessa filer åt dig eller så kan du välja att migrera PST-filer till Enterprise Vault, beroende på hur administratören har konfigurerat migreringen av PST-filer.

Om du har tillgång till mer än ett Microsoft Exchange-konto bör du notera att du bara kan använda Enterprise Vault-åtgärder på objekt i den primära brevlådan.

Den primära brevlådan är den första Exchange-brevlåda som lades till i din Outlook-profil.

Se"Om migrering av PST-filer"på sidan 45.

Om Vault Cache för Outlook-användare

Datorns administratör kan göra funktionen Vault Cache tillgänglig för dig. Vault Cache finns på din dator och innehåller kopior av objekten i ditt onlinevalv. Du behöver Vault Cache om du vill göra följande:

Introduktion till Symantec Enterprise Vault Om Vault Cache för Outlook-användare 8

(9)

■ Öppna arkiverade objekt med genvägar när du inte är ansluten till företagsnätverket

■ Använda det virtuella valvet

■ Använda Arkivutforskaren när du inte är ansluten till företagsnätverket Administratören kan välja om din Vault Cache ska lagra fullständigt arkiverade objekt eller delvis arkiverade objekt. Du kan inte ändra det här alternativet. Ett delvis arkiverat objekt innehåller tillräckligt med information för att det virtuella valvet ska kunna visa det i listan med objekt i Outlook, men har inte objektets fullständiga innehåll.'

Om din Vault Cache lagrar delvis arkiverade objekt kan Enterprise Vault hämta objektets fullständiga innehåll från ditt onlinevalv vid behov. Enterprise Vault hämtar t.ex. det fullständiga innehållet om du öppnar objektet från ditt virtuella valv. Typen av Vault Cache (t.ex. huruvida den lagrar fullständigt arkiverade objekt eller delvis arkiverade objekt) påverkar åtkomsten till arkiverade objekt när du arbetar offline.

Enterprise Vault synkroniserar regelbundet ditt onlinevalv med din Vault Cache.

Administratören kan också ge dig behörighet att starta synkroniseringsprocessen själv.

Om det virtuella valvet för Outlook-användare

Om administratören har aktiverat ditt valv visas det i navigeringsfältet i Outlook.

Denna Enterprise Vault-funktion kallas för virtuellt valv. Ett virtuellt valv ser ut som en postlådemapp eller en personlig mapp i navigationsfältet i Outlook.

Figur 1-1visar en postlåda och ett virtuellt valv.

9 Introduktion till Symantec Enterprise Vault Om det virtuella valvet för Outlook-användare

(10)

Figur 1-1 Exempel på virtuellt valv

Innehållet i det valda valvet visas i Outlooks navigeringsfält. Du kan öppna objekt i ditt valv och utföra normala Outlook-åtgärder på objekt, t.ex. vidarebefordra, svara, flytta och ta bort.

Ett virtuellt valv visar alltid innehållet i din Vault Cache och inte det som finns i ditt onlinevalv. Ett virtuellt valv är inte nödvändigtvis identiskt med ditt onlinevalv om de senaste ändringarna inte har synkroniserats.

Det är möjligt att du även kan flytta objekt till ditt valv för arkivering, beroende på hur administratören har konfigurerat Enterprise Vault. Om du har behörighet att flytta objekt till ditt valv finns det två sökmappar i det virtuella valvet:

Visar en lista med objekt som Enterprise Vault inte kunde arkivera när din Vault Cache synkroniserades med det onlinevalv som är kopplat till din Outlook-brevlåda.

Kunde inte arkivera

Visar en lista med objekt som du har flyttat eller kopierat till ditt virtuella valv, och som väntar på arkivering. Mappen innehåller inte objekt som Enterprise Vault av någon anledning inte kunde arkivera.

Arkivera

Observera följande om virtuella valv:

■ Det kan gå att granska innehållet i delade arkiv och delegerade arkiv i ditt virtuella valv, men du kan inte ändra innehållet i dem.

■ Ett virtuellt valv kan inte innehålla objekt i allmänna mappar.

Introduktion till Symantec Enterprise Vault Om det virtuella valvet för Outlook-användare 10

(11)

■ Du kan inte ändra objekt genom att till exempel ändra deras innehåll eller lässtatus, eller lägga till eller ändra en uppföljningsflagga o.s.v.

■ Alla objekt i det virtuella valvet är skrivskyddade.

■ Det kan gå att flytta, ta bort och byta namn på mappar i ett virtuellt valv, men bara om mapparna inte finns i din brevlåda.

■ Du kan inte visa egenskaperna för en mapp i det virtuella valvet.

Om att arbeta offline med Enterprise Vault

När Enterprise Vault arkiverar objekt från din brevlåda så lämnas normalt en genväg som länkar direkt till det arkiverade objektet. Du kan spara plats i brevlådan genom att byta ut objekt mot genvägar. Om du arbetar offline eller om du inte är ansluten till företagets nätverk går det dock inte att öppna objektet i ditt onlinevalv genom att dubbelklicka på en genväg.

Vault Cache ger dig omedelbar tillgång till arkiverade objekt även om du arbetar offline eller inte är ansluten till företagets nätverk. Efter att du har installerat Vault Cache kan du hämta arkiverade objekt på följande sätt:

■ Öppna objekten från motsvarande genvägar i din brevlåda.

■ Öppna objekten i ditt virtuella valv.

Observera att administratören kan ha konfigurerat din Vault Cache så att den lagrar delvis arkiverade objekt. Med denna typ av Vault Cache är inte de arkiverade objektens hela innehåll åtkomligt när du inte har en anslutning till ditt onlinevalv.

En annan möjlighet är att din Vault Cache lagrar både delar av objekt och hela innehållet i objekt som du har öppnat när du arbetar online. I så fall kan du öppna alla tidigare öppnade objekt, även om det inte finns någon anslutning till ditt onlinevalv.

Om du har tillgång till Arkivutforskaren när du arbetar offline så erbjuder den ytterligare ett sätt att öppna arkiverade objekt i din Vault Cache.

När du arbetar offline kan du inte utföra följande åtgärder med Enterprise Vault-knappar eller -kommandon:

■ Lagra objekt i ett valv.

■ Återställa objekt från Enterprise Vault-genvägar.

■ Ta bort objekt från ett valv.

■ Migrera PST-filer till Enterprise Vault.

Du kan dock använda ditt virtuella valv till att lagra, återställa och ta bort objekt.

Dessa åtgärder träder i kraft i onlinevalvet efter nästa synkronisering.

11 Introduktion till Symantec Enterprise Vault Om att arbeta offline med Enterprise Vault

(12)

Om urval av objekt att arkivera

Enterprise Vault markerar objekt för arkivering på något av följande två sätt:

■ Arkivering per ålder för objekt Enterprise Vault arkiverar automatiskt objekt när de når den angivna åldern.

Åldern på ett meddelande räknas från det datum du tog emot det eller skickade det. Åldern på ett dokument räknas från det datum det senast ändrades.

■ Arkivering för att bibehålla brevlådans storleksbegränsning. Enterprise Vault arkiverar så många av de äldsta objekten som behövs för att det ska finnas en viss procentandel ledigt utrymme.

Om båda strategierna tillämpas så utför Enterprise Vault den åldersbaserade arkiveringen först. Om den åldersbaserade arkiveringen inte frigör tillräckligt med utrymme i din brevlåda så fortsätter Enterprise Vault att arkivera objekt tills den specificerade procentandelen ledigt utrymme har uppnåtts.

Arkivering baserat på ålder och arkivering baserat på en procentandel av brevlådans storlek är de två huvudsakliga strategierna som avgör vilka objekt som ska arkiveras. Administratören kan också ha konfigurerat Enterprise Vault så att stora objekt arkiveras först. Arkivering av stora objekt först pågår samtidigt som huvudarkiveringen sker. Arkivering av stora objekt först har den fördelen att Enterprise Vault återställer utrymme i brevlådan genom att arkivera relativt få objekt.

Obs!Administratören har fullständig kontroll över arkiveringsstrategin. Du kan varken se eller ändra arkiveringsstrategin.

Om förvaring av arkiverade objekt

När Enterprise Vault arkiverar ett objekt tilldelas objektet automatiskt en förvaringskategori för specifikation om hur länge objektet ska behållas. Datorns administratör kan ange olika förvaringskategorier för olika slags data, som försäljning eller juridik. Enterprise Vault övervakar valven och kan ta bort objekt vars förvaringsperiod har löpt ut.

Förvaringskategorierna hanteras vanligen av administratören. Om administratören har konfigurerat Enterprise Vault för migrering av PST-filer kan du eventuellt ändra förvaringskategorin för PST-filer som du väljer att migrera.

Introduktion till Symantec Enterprise Vault Om urval av objekt att arkivera

12

(13)

Om Enterprise Vault och Outlook-konversationer

Du kan utföra Enterprise Vault-åtgärder på objekt som är ordnade som Outlook-konversationer. Åtgärderna fungerar på samma sätt som i den vanliga mappvyn. Du måste markera objekt i konversationen för att utföra Enterprise Vault-åtgärder på dem, och alltså inte bara markera konversationens rubrik.

Outlook-konversationer kan omfatta oarkiverade objekt, Enterprise Vault-genvägar och arkiverade objekt som finns i ett virtuellt valv.

Du kanske markerar objekt från en eller flera konversationer och sedan väljer en Enterprise Vault-åtgärd som inte går att utföra på vissa av objekten. I så fall gör Enterprise Vault följande:

■ Utför åtgärden på de objekt där det är möjligt.

■ En dialogruta visas som anger de objekt där åtgärden misslyckades, samt skälen till detta.

Du kanske exempelvis markerar följande och försöker lagra dem i Enterprise Vault:

■ Några oarkiverade objekt som finns i din inkorg

■ Några oarkiverade objekt som finns i personliga mappar

■ Några objekt som redan finns i ett virtuellt valv

Enterprise Vault lagrar de oarkiverade objekten, och visar de objekt som finns i personliga mappar och de objekt som redan är arkiverade.

13 Introduktion till Symantec Enterprise Vault Om Enterprise Vault och Outlook-konversationer

(14)

Introduktion till Symantec Enterprise Vault Om Enterprise Vault och Outlook-konversationer 14

(15)

Konfiguration av Enterprise Vault

■ Om konfiguration av Enterprise Vault i Outlook

■ Konfigurera Vault Cache och ett virtuellt valv

■ Visa eller dölja ditt virtuella valv

■ Stänga av AutoArchive i Outlook

■ Konfigurera Windows Search

Om konfiguration av Enterprise Vault i Outlook

Du kan börja använda Enterprise Vault omedelbart efter installationen. Om du vill använda din Vault Cache och det virtuella valvet kan det dock hända att du måste göra vissa inställningar.

Om du kan se ditt virtuella valv i navigeringsfältet i Outlook behöver du inte konfigurera vare sig ett virtuellt valv eller Vault Cache. Om du inte ser ett virtuellt valv, men datorns administratör har konfigurerat Enterprise Vault så att du kan använda det, behöver du bara konfigurera Vault Cache.

Konfigurera Vault Cache och ett virtuellt valv

Om en Vault Cache inte är konfigurerad kan du köra Vault Cache-guiden. Guiden startar eventuellt automatiskt när du öppnar Outlook. Om guiden inte startar automatiskt följer du anvisningarna nedan.

2

Kapitel

(16)

Du behöver bara köra guiden en gång. Guiden konfigurerar din Vault Cache och startar den första synkroniseringen. Synkronisering innebär att din Vault Cache uppdateras med innehållet i onlinevalvet.

Det behövs inga ytterligare inställningar av ditt virtuella valv. När den första synkroniseringen är slutförd visas vanligtvis ditt virtuella valv i navigeringsfältet i Outlook. Om det inte syns kan du välja ett alternativ som visar det.

Se"Visa eller dölja ditt virtuella valv"på sidan 17.

Konfigurera Vault Cache

1 Klicka på fliken Arkiv och sedan på Enterprise Vault.

2 Klicka på Aktivera Vault Cache.

Vault Cache-guiden öppnas.

3 Välj Installera Vault Cache på guidens första sida och klicka sedan på Nästa.

4 Om nästa sida innehåller alternativet Tillämpa åldersgräns anger du hur gamla de arkiverade objekt får vara som automatiskt laddas ned till din Vault Cache. Denna sida öppnas endast om administratören har konfigurerat vissa Enterprise Vault-alternativ.

Så här ställer du in en gräns för hur gamla objekt får vara:

■ Markera Tillämpa åldersgräns.

■ Ange hur gamla de arkiverade objekt får vara som automatiskt laddas ned till din Vault Cache.

■ Klicka på Nästa.

Konfiguration av Enterprise Vault

Konfigurera Vault Cache och ett virtuellt valv 16

(17)

Om du inte vill tillämpa en åldersgräns avmarkerar du Tillämpa åldersgräns.

5 Starta synkroniseringen genom att klicka på Slutför på sista sidan.

Visa eller dölja ditt virtuella valv

Ditt virtuella valv visas vanligtvis automatiskt i navigeringsfältet i Outlook efter att din Vault Cache har konfigurerats. I vissa fall kan du dock behöva följa stegen nedan för att det ska bli synligt.

Visa eller dölja ditt virtuella valv

2 Klicka på Konfigurera Vault Cache.

3 På fliken Virtuellt valv ska du markera eller avmarkera det valvnamn som du vill visa eller dölja i navigeringsfältet i Outlook.

4 Klicka på OK.

Du kan även dölja ditt virtuella valv genom att högerklicka på det i navigeringsfältet i Outlook och sedan klicka på Stäng "Valv – namn".

17 Konfiguration av Enterprise Vault Visa eller dölja ditt virtuella valv

(18)

Stänga av AutoArchive i Outlook

AutoArchive i Outlook är annorlunda än arkivering i Enterprise Vault. AutoArchive arkiverar objekt i en personlig mappfil (pst-fil). Enterprise Vault arkiverar objekt i valv i ditt nätverk. De arkiverade objekten kan säkerhetskopieras och du kan se, söka efter och återställa dem. Eftersom du nu använder Enterprise Vault för att arkivera objekt från din brevlåda rekommenderar vi att du stänger av AutoArchive.

Stänga av AutoArchive i Outlook

1 Klicka på fliken Arkiv och sedan på Alternativ.

2 Klicka på Avancerat.

3 Under AutoArchive klickar du på AutoArchive-inställningar.

4 Avmarkera Kör AutoArchive var n:e dag.

6 Stäng dialogrutan Outlook-alternativ för att gå tillbaka till föregående vy.

Konfigurera Windows Search

Utför stegen nedan för att avgöra om administratören har konfigurerat Enterprise Vault så att Windows Search används automatiskt för sökning i din Vault Cache och ditt virtuella valv. Du kan även konfigurera Windows Search genom att utföra de här stegen.

Kontrollera alternativen för Windows Search

1 Öppna indexeringsalternativen i Outlook. Hur du öppnar

indexeringsalternativen beror på vilken version av Windows du har.

Exempelvis:

■ I Windows XP högerklickar du på ikonen Windows Search i Aktivitetsfältet och klickar sedan på Alternativ för Windows Search.

■ I Windows 7 klickar du på Start > Kontrollpanelen. Skriv indexeringsalternativ i sökrutan och klicka sedan på Indexeringsalternativ.

■ Håll ned knappen med Windows-logotypen och tryck på w i Windows 8.

Skriv index och klicka sedan på Indexeringsalternativ.

2 Klicka på Modifiera i Indexeringsalternativ.

Indexerade platser visas på skärmen. (Följande figur visar hur Indexerade platser ser ut i Windows 7.)

Konfiguration av Enterprise Vault Stänga av AutoArchive i Outlook 18

(19)

Vault Cache Virtuella Vault

3 Kontrollera att posten för ditt virtuella valv är markerad i listan Ändra de valda platserna. Om sökvägen till Symantecs Vault Cache finns i listan ska den vara markerad.

5 Stäng indexeringsalternativen.

När datorn är inaktiv uppdateras indexet i Windows Search så att objekten i din Vault Cache kommer med.

19 Konfiguration av Enterprise Vault

Konfigurera Windows Search

(20)

Konfiguration av Enterprise Vault Konfigurera Windows Search 20

(21)

Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner

■ Enterprise Vault-alternativ i menyfliksområdet i Outlook

■ Enterprise Vault-sidan i Outlook Backstage-vyn

■ Enterprise Vault Office Mail-programmet (endast Outlook 2013)

■ Enterprise Vault-brevlådeikoner för Outlook

Enterprise Vault-alternativ i menyfliksområdet i Outlook

Beroende på hur administratören har konfigurerat Enterprise Vault kan ett antal knappar vara tillgängliga på fliken Enterprise Vault på menyfliken i Microsoft Outlook.

Figur 3-1 Enterprise Vault-fliken i Outlook 2010

Gruppen Övrigt kan innehålla knappen Fler åtgärder. Administratören kan placera Enterprise Vault-alternativ som kommandon på menyn Fler åtgärder, i stället för att lägga dem direkt på Enterprise Vault-fliken som knappar. Följande exempel visar kommandot Avbryt åtgärd på menyn Fler åtgärder.

3

Kapitel

(22)

Figur 3-2 Menyn Fler åtgärder i Outlook 2010

ITabell 3-1visas alla alternativ som kan finnas på fliken Enterprise Vault eller på menyn Fler åtgärder. Vissa alternativ har längre namn när de visas på menyn Fler åtgärder. De längre namnen visas inom parentes i den här tabellen.

Alternativet Återställ visas till exempel på menyn Fler åtgärder som Återställ från valv.

Tabell 3-1 Alternativ på Enterprise Vault-fliken eller i menyn Fler åtgärder Beskrivning

Ikon Alternativ

Sök efter arkiverade objekt i tillgängliga valv.

Se"Söka efter arkiverade objekt"

på sidan 30.

Om knappen Sök i valv finns på Enterprise Vault-fliken så visas den också på Sök-fliken i Outlook.

Sök i valv

Visar en trädvy över de objekt som är lagrade i valvet.

Om knappen Arkivutforskaren finns på Enterprise Vault-fliken så visas den också på Sök-fliken i Outlook.

Arkivutforskaren Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner

Enterprise Vault-alternativ i menyfliksområdet i Outlook 22

(23)

Beskrivning Ikon

Alternativ

Lagra de markerade objekten eller den markerade mappen.

Klicka på den övre delen av knappen Lagra på fliken Enterprise Vault om du vill lagra de markerade objekten. Klicka på den nedre delen av knappen Lagra om du vill visa två alternativ: Lagra markerade objekt och Lagra markerad mapp

På menyn Fler åtgärder visas alternativen som Lagra markerade objekt i valv och Lagra markerad mapp i valv.

Du kan endast använda alternativet Lagra på objekt eller mappar i brevlådan, och inte på objekt eller mappar i ett virtuellt valv.

Se"Lagra objekt manuellt"på sidan 33.

Se"Lagra mappar manuellt"på sidan 34.

Lagra (Lagra markerade objekt i valv och Lagra markerad mapp i valv)

Återställer objekten som är associerade med valda Enterprise Vault-genvägar.

Det går endast att använda det här alternativet på objekt i brevlådan, och inte på objekt i ett virtuellt valv.

Se"Återställa arkiverade objekt"

på sidan 35.

Återställ (Återställ från valv)

Ta bort arkiverade objekt.

Det går endast att använda det här alternativet på objekt i brevlådan, och inte på objekt i ett virtuellt valv.

Se"Ta bort arkiverade objekt"

på sidan 31.

Ta bort (Ta bort från valv)

23 Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner Enterprise Vault-alternativ i menyfliksområdet i Outlook

(24)

Beskrivning Ikon

Alternativ

Avbryta den pågående Enterprise Vault-åtgärden. Du kan avbryta följande åtgärder:

■ Ta bort (Ta bort från valv)

■ Lagra (Lagra markerade objekt i valv och Lagra markerad mapp i valv)

■ Återställ (Återställ från valv) Du kan endast använda det här alternativet på objekt eller mappar i brevlådan, och inte på objekt eller mappar i ett virtuellt valv.

Se"Avbryta borttagning av arkiverade objekt"på sidan 32.

Se"Avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder"på sidan 37.

Avbryt (Avbryt åtgärd)

Migrera PST-filer till Enterprise Vault.

Se"Om migrering av PST-filer"

på sidan 45.

PST-migrering

Synkronisera din Vault Cache med ditt onlinevalv.

Se"Synkronisera Vault Cache"

på sidan 39.

Synkronisera (Synkronisera Vault Cache)

Visa en meny som innehåller ytterligare ett eller flera Enterprise

Vault-kommandon.

Enterprise Vault-administratören bestämmer om alternativ ska visas som knappar på Enterprise Vault-fliken eller som kommandon på menyn Fler åtgärder.

Fler åtgärder

Enterprise Vault-sidan i Outlook Backstage-vyn

Enterprise Vault lägger till en egen sida i Backstage-vyn i Outlook. (Backstage-vyn visas när du klickar på fliken Arkiv i Outlook.) Enterprise Vault-sidan innehåller systeminformation och kan innehålla fler Enterprise Vault-knappar.

Tabell 3-2innehåller de Enterprise Vault-knappar som kan finnas på Enterprise Vault-sidan i Backstage-vyn.

Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner Enterprise Vault-sidan i Outlook Backstage-vyn 24

(25)

Tabell 3-2 Enterprise Vault-knappar i Backstage-vyn Beskrivning Ikon

Knapp

Kör guiden Vault Cache.

Se"Konfigurera Vault Cache och ett virtuellt valv"på sidan 15.

Aktivera Vault Cache

Öppna Vault Cache-egenskaper.

Se"Se och ändra dina Vault Cache-egenskaper"på sidan 42.

Konfigurera Vault Cache

Visar en lista med objekt som Enterprise Vault tar bort från ditt valv eftersom deras förvaringsperiod snart löper ut. Du kan återställa valda objekt till din brevlåda om det behövs.

Utgångsrapport

Enterprise Vault Office Mail-programmet (endast Outlook 2013)

I Outlook 2013 är de flesta Enterprise Vault-alternativen i Outlooks

menyfliksområde även tillgängliga i Enterprise Vault Office Mail-programmet om administratören har aktiverat det. Office Mail-programmet visas högst upp i aktuell e-post, kalenderobjekt eller mötesinbjudningar.

25 Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner Enterprise Vault Office Mail-programmet (endast Outlook 2013)

(26)

Enterprise Vault Office Mail-app

Observera följande punkter för Office Mail-appen:

■ Alternativen i Office Mail-appen fungerar endast på aktuellt objekt. De kan inte användas för att utföra åtgärder i flera objekt.

■ Flera faktorer avgör vilka alternativ som finns tillgängliga i Office

Mail-programmet. Till dessa faktorer hör om det aktuella objektet arkiveras eller inte, och hur administratören har konfigurerat Enterprise Vault.

■ Du kan endast använda Office Mail-programmet för e-post, kalenderposter och mötesinbjudningar men inte för åtgärder, kontakter och andra typer av Outlook-objekt. Office Mail-programmet är inte heller tillgängligt i utkast eller i något av de objekt som du öppnar i det virtuella valvet.

■ Följande alternativ i Office Mail-programmet fungerar på ett lite annorlunda sätt än motsvarande alternativ på Enterprise Vault -fliken i Outlooks menyfliksområde:

Återställer det aktuella objektet till mappen som innehåller genvägen.

Du kan inte välja en alternativ mapp för att återställa objektet där.

Återställ

Lagrar aktuellt objekt utan att be dig att välja ett målvalv. Men du kan i vissa fall välja en förvaringskategori, om administratören har konfigurerat Enterprise Vault så att den åtgärden är tillåten.

Lager

Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner

Enterprise Vault Office Mail-programmet (endast Outlook 2013) 26

(27)

Enterprise Vault-brevlådeikoner för Outlook

Objekten i din Outlook-brevlåda kan vara markerade med följande ikoner.

Tabell 3-3 Enterprise Vault-brevlådeikoner Beskrivning

Ikon

Genväg till arkiverat objekt. Dubbelklicka på genvägen om du vill granska innehållet i det ursprungliga objektet. Du kan vidarebefordra eller svara på objektet och utföra andra åtgärder i Outlook. Du kan även markera genvägen och sedan återställa objektet till din brevlåda.

Väntar på arkivering. Enterprise Vault har markerat objektet för lagring i ett valv.

Väntar på återställning. Du har valt att återställa objektet från ditt valv.

Ett återställt objekt är likadant som det var före arkiveringen. Det har sin ursprungliga ikon. En kopia av objektet finns kvar i valvet.

Väntar på borttagning. Du har valt att ta bort objektet från ditt valv.

Enterprise Vault tar även bort genvägen från brevlådan.

27 Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner Enterprise Vault-brevlådeikoner för Outlook

(28)

Enterprise Vault-alternativ och postlådeikoner Enterprise Vault-brevlådeikoner för Outlook 28

(29)

Arbeta med arkiverade objekt

■ Visa arkiverade objekt

■ Söka efter arkiverade objekt

■ Svara på och vidarebefordra arkiverade objekt

■ Ta bort arkiverade objekt

Visa arkiverade objekt

När Enterprise Vault arkiverar ett objekt skapas eventuellt en genväg i din brevlåda. Genvägen är en direktlänk till det arkiverade objektet.

Om objektet inte är tillgängligt omedelbart visar Enterprise Vault innehållet i genvägarna istället. Du kan sedan välja att återställa objektet till din brevlåda.

Du kan också se de arkiverade objekt som finns i ditt virtuella valv.

Visa ett arkiverat objekt

1 Välj objektets genväg eller välj objektet i ditt virtuella valv.

2 Gör något av följande:

■ Öppna objektet med någon av de vanliga åtgärderna i Outlook.

■ Om du använder Outlook 2013 och kan se Office Mail-programmet högst upp i det aktuella objektet klickar du på Visa i Office Mail-programmet.

4

Kapitel

(30)

Söka efter arkiverade objekt

När Enterprise Vault har arkiverat ett e-postmeddelande eller annat Outlook-objekt kan du söka efter det med snabbsökningsfunktionen i Outlook. Snabbsökningen hittar både arkiverade objekt i ditt virtuella valv och genvägar i din brevlåda.

Om det arkiverade objektet inte har en genväg, och du inte hittar objektet i ditt virtuella valv, så kan du använda Enterprise Vault-funktionen Sök i valv.

Söka efter arkiverade objekt med Sök i valv 1 Gör något av följande:

■ Klicka på Sök i valv.i gruppen Sök eller i menyn Fler åtgärder på fliken Enterprise Vault i Outlooks menyfliksområde.

■ Klicka i rutan Snabbsökning i Outlook och sedan på Sök i valv i gruppen Enterprise Vault på fliken Sök.

■ Om du använder Outlook 2013 och kan se Enterprise Vault Office Mail-programmet högst upp i det aktuella objektet klickar du på Sök i Office Mail-programmet.

2 Om Enterprise Vault uppmanar dig att ange inloggningsuppgifter så anger du dessa och klickar på OK.

Om dialogrutan för inloggning inte har ett separat fält som heter Domän eller något liknande, så måste du skriva in ditt användarnamn i formatet domännamn\användarnamn.

3 Ange sökvillkoren och starta sökningen.

4 Återställ om nödvändigt ett eller flera objekt till mappen Återställda objekt i din brevlåda. Mappen Återställda objekt är en Enterprise Vault-mapp som skapas automatiskt första gången du återställer objekt.

Mer information om hur du använder sökfunktionen finns i den medföljande onlinehjälpen.

Svara på och vidarebefordra arkiverade objekt

Du kan svara på eller vidarebefordra ett arkiverat objekt via dess genväg eller ditt virtuella valv. Outlook öppnar objektet i dess ursprungliga format, precis som när du svarar på eller vidarebefordrar andra objekt.

Om du väljer att vidarebefordra en eller flera genvägar som bilagor så bifogar Outlook de ursprungliga objekten i ett nytt e-postmeddelande.

Arbeta med arkiverade objekt Söka efter arkiverade objekt 30

(31)

Obs!Vänta tills du kan se det nya e-postmeddelandet innan du väljer andra objekt vid vidarebefordran av arkiverade objekt som bilagor i Outlook 2010 eller senare.

Annars kan objekt som du valt senare felaktigt bifogas i det nya e-postmeddelandet.

Ta bort arkiverade objekt

Om Enterprise Vault-administratören har gjort det möjligt att ta bort objekt från ett valv så kan du göra det på följande sätt. Du kan också ta bort arkiverade objekt inifrån Enterprise Vault via sökprogrammen.

Återställa arkiverade objekt från genvägar genom att använda ett Enterprise Vault-alternativ i Outlooks menyfliksområde

1 Välj genvägarna till de arkiverade objekt som du vill ta bort.

Du kan låta objekt som inte är genvägar ingå. Enterprise Vault ignorerar dem.

2 Klicka på Ta bort i gruppen Åtgärder på fliken Enterprise Vault. Eller klicka på Ta bort från valv i menyn Fler åtgärder.

3 Klicka på Ja för att bekräfta att du vill ta bort både genvägar och arkiverade objekt.

Ikonerna intill objekten ändras för att visa att objekten väntar på borttagning.

Avbryta borttagning av ett arkiverat objekt genom att använda Enterprise Vault Office Mail-programmet (endast Outlook 2013)

1 Välj genvägarna till de arkiverade objekt som du vill ta bort.

2 Klicka på Ta bort i Enterprise Vault.i Office Mail-programmet.

3 Klicka på OK för att bekräfta att du vill fortsätta.

Ta bort objekt som har öppnats via en genväg

1 Klicka på Ta bort i gruppen Ta bort på fliken Meddelande i det öppnade objektets fönster.

2 Klicka på Ja för att bekräfta att du vill ta bort objektet.

3 Om ytterligare ett val visas väljer du att ta bort endast genvägen, eller både genvägen och det arkiverade objektet.

Om endast genvägen tas bort förblir objektet i ditt onlinevalv och du kan fortfarande hämta det från ditt virtuella valv.

Ta bort objekt och mappar från en virtuellt valv

Observera att du kan endast ta bort en mapp från det virtuella valvet om mappen inte finns i din brevlåda.

31 Arbeta med arkiverade objekt

Ta bort arkiverade objekt

(32)

Ta bort objekt från ett virtuellt valv

1 Välj de objekt som ska tas bort i en mapp i ditt virtuella valv.

2 Klicka på Ta bort i gruppen Ta bort på fliken Start. Eller klicka på Ta bort i snabbmenyn.

Ta bort en mapp i ett virtuellt valv

1 Välj mappen som du vill ta bort i ditt virtuella valv.

2 Klicka på Ta bort mapp i snabbmenyn.

3 Bekräfta borttagningen genom att klicka på Ja i fönstret som visas, eller klicka på Nej om du vill avbryta borttagningen.

Avbryta borttagning av arkiverade objekt

Om ett objekt väntar på borttagning kan det vara möjligt att stoppa Enterprise Vault från att slutföra åtgärden.

Avbryta borttagning av ett arkiverat objekt genom att använda ett Enterprise Vault-alternativ i Outlooks menyfliksområde

1 Välj de objekt för vilka du vill avbryta borttagningen.

Du kan också inkludera objekt som Enterprise Vault inte bearbetar. Enterprise Vault ignorerar sådana objekt.

2 Klicka på Avbryt i gruppen Åtgärder på fliken Enterprise Vault. Eller klicka på Avbryt åtgärd i menyn Fler åtgärder.

Avbryta borttagning av ett arkiverat objekt genom att använda Enterprise Vault Office Mail-programmet (endast Outlook 2013)

1 Markera ett objekt som du vill avbryta borttagningen av.

2 Klicka på Avbryt Arbeta med arkiverade objekt

Ta bort arkiverade objekt 32

(33)

Lagra och återställa objekt

■ Lagra objekt manuellt

■ Lagra mappar manuellt

■ Återställa arkiverade objekt

■ Avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder

Lagra objekt manuellt

Enterprise Vault utför automatisk arkivering i bakgrunden och kräver inga åtgärder från din sida. Det kan dock finnas tillfällen när du vill lagra ett objekt i ett valv manuellt. Du kan lagra objekten manuellt om din administratör har konfigurerat Enterprise Vault för att tillåta det.

Det finns flera metoder som du kan använda för att lagra objekt manuellt, bland andra följande:

■ Klicka på Lagra på Enterprise Vault-fliken i menyfliksområdet i Microsoft Outlook.

■ Endast i Outlook 2013: genom att klicka på Lagra i appen Enterprise Vault Office Mail om den är tillgänglig.

■ Genom att flytta eller kopiera objekt till ditt virtuella valv.

Den här metoden har några begränsningar: Du kan inte avbryta arkivering av några objekt som du lagrar på det här sättet, och du kan inte lagra objekt från en Exchange-hanterad mapp, om administratören har aktiverat arkivering av sådana mappar.

5

Kapitel

(34)

Lagra objekt med Enterprise Vault-alternativ i Outlooks menyfliksområde 1 Välj ett eller flera objekt som du vill lagra i brevlådan.

2 Klicka på den övre delen av knappen Lagra i gruppen Åtgärder på fliken Enterprise Vault. Eller klicka på Lagra markerade objekt i valv i menyn Fler åtgärder.

3 Klicka på OK för att bekräfta att du vill lagra objekten.

Lagra ett objekt med hjälp av appen Enterprise Vault Office Mail (endast Outlook 2013)

1 Markera eller öppna det oarkiverade objektet som du vill lagra.

2 Klicka på Lagra i Enterprise Vault i Office Mail-programmet.

Om Enterprise Vault inte frågar efter en förvarningskategori har du slutfört de nödvändiga stegen. Du kan klicka på Avbryt när lagringen pågår för att stoppa Enterprise Vault från att slutföra åtgärden.

3 Om Enterprise Vault frågar efter en förvaringskategori, öppnar du menyn Välj förvaringskategori och väljer en. Sedan visas förvaringsperioden och förvaringskategoribeskrivningen i Enterprise Vault.

Lagra objekt i ett virtuellt valv

1 Välj ett eller flera objekt som du vill lagra.

2 Använd någon av de vanliga Outlook-åtgärderna för att flytta eller kopiera objekten till ditt virtuella valv.

Du kan till exempel lagra objekten på följande sätt:

■ Flytta objekten genom att dra dem till den mapp i ditt virtuella valv där de ska lagras. Eller högerklicka på dem och klicka sedan på Flytta och välj en mapp i ditt virtuella valv.

■ Kopiera objekten genom att hålla ned Ctrl och dra dem till den mapp i ditt virtuella valv där de ska lagras.

Lagra mappar manuellt

Enterprise Vault utför automatisk arkivering i bakgrunden och kräver inga åtgärder från din sida. Det kan dock finnas tillfällen när du vill lagra en hel mapp i ett valv manuellt. Du kan markera allt innehåll i mappen och lagra objekten manuellt. Du kan också lagra en mapp om administratören har konfigurerat Enterprise Vault för att tillåta det. Du kan inte lagra en hel brevlåda.

Lagra och återställa objekt Lagra mappar manuellt 34

(35)

Du kan använda ett alternativ på Enterprise Vault-fliken i Outlook för att lagra en mapp. Om du har aktiverat ett virtuellt valv kan du även flytta eller kopiera en mapp till ditt virtuella valv för lagring.

Lagra en mapp med ett Enterprise Vault-alternativ 1 Markera den mapp som ska lagras.

2 Klicka på den nedre delen av knappen Lagra i gruppen Åtgärder på fliken Enterprise Vault, och klicka sedan på Lagra markerad mapp. Eller klicka på Lagra markerad mapp i valv i menyn Fler åtgärder.

Dialogrutan Lagra mapp i valv öppnas.

3 Markera eller avmarkera Lagra även undermappar.

Lagra en mapp i ditt virtuella valv 1 Markera en mapp som ska lagras.

2 Använd någon av de vanliga Outlook-åtgärderna för att flytta eller kopiera mappen till ditt virtuella valv.

Du kan till exempel lagra mappen på följande sätt:

■ Om du vill flytta mappen högerklickar du på den. Klicka sedan på Flytta mapp och välj en mapp i ditt virtuella valv i dialogrutan Flytta mapp.

■ Om du vill kopiera mappen högerklickar du på den. Klicka sedan på Kopiera mapp och välj en mapp i ditt virtuella valv i dialogrutan Kopiera mapp.

Återställa arkiverade objekt

Normalt behöver du inte återställa arkiverade objekt till din brevlåda eftersom du enkelt kan granska dem via genvägarna eller i ditt virtuella valv. Om du återställer objekt så återställs de till sitt ursprungliga format. Om ett återställt objekt till exempel är ett e-postmeddelande så går det fortfarande att svara på.

35 Lagra och återställa objekt Återställa arkiverade objekt

(36)

Du kan återställa arkiverade objekt på något av följande sätt:

■ Genom att använda genvägarna. Objekt som återställs från genvägar återställs alltid till den mapp där genvägarna finns.

■ Genom att använda vanliga Outlook-åtgärder som kopierar eller flyttar objekten från ditt virtuella valv till din brevlåda.

Om du vill återställa objekt till en allmän mapp måste du ha ägaråtkomst till den mappen. Om du inte har ägaråtkomst kan du i stället kopiera en genväg från en allmän mapp till din brevlåda. Du kan sedan återställa objektet till din brevlåda.

Det kan ta litet tid för Enterprise Vault att återställa objekt som är lagrade offline.

Återställa arkiverade objekt från genvägar genom att använda ett Enterprise Vault-alternativ i Outlooks menyfliksområde

1 Om genvägarna finns i en allmän mapp eller i en PST-fil så kopierar du dem till en mapp i din brevlåda.

2 I brevlådan väljer du genvägar till objekt som du vill återställa. Använd vanlig markering i Outlook för att välja enstaka eller flera genvägar. Du kan låta objekt som inte är genvägar ingå. Enterprise Vault ignorerar dem.

3 Klicka på Återställ i gruppen Åtgärder på fliken Enterprise Vault. Eller klicka på Återställ från valv i menyn Fler åtgärder.

4 Klicka på OK för att bekräfta att du vill återställa objekten. De ursprungliga objekten återställs till din brevlåda.

Återställa ett lagrat objekt från genvägen via appen Enterprise Vault Office Mail (endast Outlook 2013)

1 Välj genvägen.

2 Klicka på Återställ i Enterprise Vault Office Mail-programmet. Du kan klicka på Avbryt när återställningen pågår för att hindra Enterprise Vault från att slutföra åtgärden.

Återställa arkiverade objekt från ett virtuellt valv

1 Markera de objekt som ska återställas i ditt virtuella valv. Använd vanlig markering i Outlook för att välja enstaka eller flera objekt.

2 Använd någon av de vanliga Outlook-åtgärderna för att flytta eller kopiera objekten till din brevlåda.

Du kan till exempel återställa objekten på följande sätt:

■ Flytta objekten genom att dra dem till den brevlådemapp dit du vill återställa dem. Eller högerklicka på dem och klicka sedan på Flytta till mapp och välj en brevlådemapp i dialogrutan Flytta objekt.

Lagra och återställa objekt Återställa arkiverade objekt 36

(37)

■ Kopiera objekten genom att hålla ned Ctrl och dra dem till den brevlådemapp där de ska lagras.

Avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder

Om ett objekt i din brevlåda väntar på arkivering eller återställning så kan det vara möjligt att hindra Enterprise Vault från att slutföra åtgärden.

Normalt behöver du inte avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder.

Dubbelklicka på objektet om du vill öppna ett objekt som väntar på arkivering eller återställning.

Du kan inte avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder på objekt i ditt virtuella valv.

Avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder 1 Välj de objekt för vilka du vill avbryta åtgärden.

Du kan också inkludera objekt som Enterprise Vault inte bearbetar. Enterprise Vault ignorerar sådana objekt.

2 Klicka på Avbryt i gruppen Åtgärder på fliken Enterprise Vault. Eller klicka på Avbryt åtgärd i menyn Fler åtgärder.

37 Lagra och återställa objekt Avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder

(38)

Lagra och återställa objekt

Avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder 38

(39)

Hantera Enterprise Vault-arkivering

■ Synkronisera Vault Cache

■ Se och ändra dina Vault Cache-egenskaper

■ Pausa eller aktivera arkivering av objekt i din brevlåda

Synkronisera Vault Cache

Enterprise Vault håller din Vault Cache uppdaterad genom att synkronisera den med det onlinevalv som är kopplat till din Outlook-brevlåda.

Administratören kan även ha konfigurerat Enterprise Vault så att du kan göra följande:

■ Synkronisera din Vault Cache själv när som helst.

■ Pausa en synkronisering. När du pausar synkronisering stoppas alla pågående synkroniseringar och Enterprise Vault utför inga ytterligare uppdateringar av din Vault Cache.

Obs!Synkroniseringen förblir pausad tills du väljer att återuppta den, även om du stänger och startar om Outlook.

■ Synkronisera din Vault Cache med ytterligare valv som du har åtkomst till.

Enterprise Vault avgör automatiskt vilka objekt som ska laddas ned till din Vault Cache.

6

Kapitel

(40)

Synkronisera din Vault Cache

◆ Klicka på Synkronisera i gruppen Vault Cache på fliken Enterprise Vault.

Eller klicka på Synkronisera Vault Cache i menyn Fler åtgärder.

Dialogrutan Synkronisera Vault Cache öppnas.

Dialogrutan Synkronisera Vault Cache innehåller en sammanfattning av synkroniseringen. Du kan stänga dialogrutan medan synkroniseringen pågår och fortsätta arbeta med Outlook.

Hantera Enterprise Vault-arkivering Synkronisera Vault Cache 40

(41)

Pausa eller återuppta synkronisering

Vault Cache-egenskaper visas.

3 Klicka på Pausa eller Återuppta på fliken Status i Vault Cache-egenskaper.

Välja ytterligare ett valv att synkronisera med

41 Hantera Enterprise Vault-arkivering

Synkronisera Vault Cache

(42)

3 Klicka på fliken Valv i Vault Cache-egenskaper.

Om det inte finns någon Valv -flik så har inte administratören aktiverat funktionen.

4 Välj ytterligare ett valv genom att markera rutan intill namnet.

När synkroniseringen är klar finns ytterligare ett valv i ditt virtuella valv.

Se och ändra dina Vault Cache-egenskaper

Vault Cache-egenskaper kan innehålla upp till fem fönster med flikar.

Administratören bestämmer vilka flikar som inkluderas.

I Vault Cache-egenskaper kan du göra följande (om de relevanta flikarna är tillgängliga):

■ Pausa eller återuppta synkronisering.

■ Starta synkronisering.

■ Visa synkroniseringsförloppet.

■ Konfigurera hur mycket diskutrymme som ska användas för objekt i din Vault Cache.

Hantera Enterprise Vault-arkivering Se och ändra dina Vault Cache-egenskaper 42

(43)

■ Ange hur mycket tid som ska gå efter att Outlook har startats innan Enterprise Vault börjar söka efter objekt som ska synkroniseras med din Vault Cache.

■ Välj vilka valv som ska synkroniseras med din Vault Cache, utöver det huvudsakliga valvet som är kopplat till din brevlåda.

■ Välj de valv du vill se som virtuella valv i navigeringsfältet i Outlook.

Se och ändra egenskaperna i din Vault Cache

Vault Cache-egenskaper innehåller en eller flera flikar. Du kan se information om den flik du har valt genom att klicka på Hjälp i Vault Cache-egenskaper.

Pausa eller aktivera arkivering av objekt i din brevlåda

Inställningen i Enterprise Vault är oftast att Enterprise Vault arkiverar objekt från början. Du kan välja att pausa den här automatiska arkiveringen. I sådana fall kan du fortfarande lagra objekt manuellt.

Administratören kan göra så att alternativet Ändra inte visas på sidan Egenskaper för brevlåda i Enterprise Vault. I så fall kan du inte pausa arkiveringen.

Pausa eller aktivera arkivering av objekt i din brevlåda

1 Högerklicka på din brevlåda i navigeringsfältet i Outlook och klicka sedan på Datafilegenskaper.

2 Klicka på fliken Enterprise Vault i Egenskaper för brevlåda.

3 Klicka på Ändra.

4 Markera eller avmarkera Ställ in Enterprise Vault-arkivering för denna brevlåda i dialogrutan Enterprise Vault – Ändra egenskaper.

5 Klicka på OK i dialogrutan Enterprise Vault – Ändra egenskaper.

6 Klicka på OK eller Tillämpa i Egenskaper för brevlåda.

43 Hantera Enterprise Vault-arkivering Pausa eller aktivera arkivering av objekt i din brevlåda

(44)

Hantera Enterprise Vault-arkivering

Pausa eller aktivera arkivering av objekt i din brevlåda 44

(45)

Migrering av PST-filer

■ Om migrering av PST-filer

■ Migrera PST-filer till Enterprise Vault

■ Skicka PST-filer för migrering

Om migrering av PST-filer

Enterprise Vault arkiverar vanligtvis inte information som finns i Personal Storage Table (PST)-filer på datorn, såvida administratören inte har aktiverat migrering av PST-filer för brevlådan. Administratören kan arkivera dessa objekt åt dig eller låta dig välja om du vill migrera PST-filer till Enterprise Vault.

Du kan göra följande, beroende på hur administratören har konfigurerat migrering av PST-filer:

■ Visa status för PST-filer som migreras eller har migrerats till Enterprise Vault.

■ Välj om du vill migrera PST-filer till Enterprise Vault.

■ Skicka PST-filer för migrering.

Du kan fortsätta att använda PST-filerna för att läsa och lagra objekt som vanligt under migreringen. Du bör dock inte redigera objekten i filerna eftersom ändringarna kanske inte sparas.

Obs!Om du har PST-filer som är lösenordsskyddade kan du bli ombedd att ange lösenordet.

PST-filen tas bort när migreringen är slutförd, beroende på hur administratören har konfigurerat Enterprise Vault. Du kan använda Söka i valv för att söka efter objekt som har arkiverats eller återställa objekt med alternativet Återställ.

7

Kapitel

(46)

Se"Migrera PST-filer till Enterprise Vault"på sidan 46.

Se"Skicka PST-filer för migrering"på sidan 47.

Se"Söka efter arkiverade objekt"på sidan 30.

Se"Återställa arkiverade objekt"på sidan 35.

Migrera PST-filer till Enterprise Vault

Enterprise Vault söker regelbundet efter PST-filer på datorn. Du kan migrera innehållet i hittade PST-filer till Enterprise Vault.

Om det finns PST-filer i listan som du inte vill migrera så tar du bort dem från listan med alternativet Ta bort i dialogrutan Migrera PST-filer. Observera att dessa filer tas bort permanent från listan, men blir kvar på din dator.

Om du väljer att migrera PST-filernas innehåll senare kan du skicka filerna till Enterprise Vault med alternativet Lägg till PST-fil manuellt. Om du inte vidtar någon åtgärd uppdateras listan stegvis med nya PST-filer på din dator.

Så här migrerar du PST-filer till Enterprise Vault

1 Gå till fliken Enterprise Vault på menyfliken Microsoft Outlook och klicka på PST-migrering i gruppen Migrera.

Alla hittade PST-filer visas i listan i dialogrutan Migrera PST-filer. Alla filer markeras som standard.

Du kan också komma åt dialogrutan Migrera PST-filer med hjälp av knappen Visa hittade PST-filer.

Klicka på Inte nu för att skjut upp migreringen.

2 Avmarkera alla PST-filer som du inte vill migrera.

3 Välj den förvaringskategori du vill använda för varje PST-fil i listan som markeras för migrering i kolumnen Förvaringskategori.

4 Klicka på Migrera och sedan på OK för att bekräfta att du vill migrera filerna.

5 Om det finns filer som du inte vill migrera markerar du endast dessa filer och klickar på Ta bort. De markerade filerna tas bort från listan, men stannar kvar på datorn.

Se"Skicka PST-filer för migrering"på sidan 47.

Migrering av PST-filer

Migrera PST-filer till Enterprise Vault 46

(47)

Skicka PST-filer för migrering

Om administratören har aktiverat brevlådan för att skicka PST-filer, kan du skicka PST-filer manuellt för migrering till Enterprise Vault. Du kan dock ha möjlighet att ändra förvaringskategori för PST-filer som du migrerar, beroende på hur administratören har konfigurerat Enterprise Vault för migrering av PST-filer.

Skicka en PST-fil till Enterprise Vault

1 Gå till fliken Enterprise Vault på menyfliken Microsoft Outlook och klicka på PST-migrering i gruppen Migrera.

2 Klicka på Lägg till PST-fil manuellt i dialogrutan PST-migrering.

3 Bläddra fram till filen och markera den i dialogrutan Skicka PST-fil.

4 Välj den förvaringskategori du vill använda i listan Förvaringskategori.

Se"Migrera PST-filer till Enterprise Vault"på sidan 46.

Se"Söka efter arkiverade objekt"på sidan 30.

47 Migrering av PST-filer Skicka PST-filer för migrering

(48)

Migrering av PST-filer Skicka PST-filer för migrering 48

(49)

A

Arbeta offline 8, 11 Arkiverade objekts ålder 12 Arkivering

avbryta 37 manuellt 33–34 pausa eller aktivera 43 strategi 12

AutoArchive stänga av 18

Avbryta en Enterprise Vault-åtgärd 32, 37

Å

Ålder på arkiverade objekt 12 Återställa objekt

från ditt virtuella valv 35 från genvägar 35

B

Backstage-vyn 24 Brevlåda

ikoner 27

pausa eller aktivera arkivering 43

F

Förvaringskategori förvaringsperiod 12

G

Genvägar

återställa objekt 35 översikt 7

svara och vidarebefordra 30 ta bort objekt 31

visa objekt 29

I

Ikoner 27 Introduktion 7

K

Konversationsvy 13

L

Lagring mappar 34 objekt 33

M

Mappar

lagra manuellt 34 Migrera

PST-filer 46

PST-filer manuellt 47

O

Objekt

avbryta arkiverings- och återställningsåtgärder 37 avbryta borttagning 32 lagra manuellt 33

se objekt via ditt virtuella valv 29 se objekt via en genväg 29 söka 30

Office Mail-program 25

P

PST-filer

återställa objekt 36 förvaringskategori 46–47 om migrering 45 skicka manuellt 47 välj att migrera filer 46

S

Söka efter arkiverade objekt 30 Svara på arkiverade objekt 30 Synkronisera Vault Cache 39

Register

(50)

T

Ta bort objekt från ett valv 31

V

Valv

lagra objekt 33–34 söka efter objekt 30 ta bort objekt 31

Vault Cache 8, 11, 15, 18, 39, 42 Väntar på arkivering 27, 37 Väntar på återställning 27, 37 Väntar på borttagning 27, 32 Vault Cache 8, 11

egenskaper 42 konfiguration 15

konfigurera Windows Search 18 synkronisera 39

Vidarebefordra arkiverade objekt 30 Virtuellt valv 8–9

återställa objekt 35 dölja eller visa 17 granska objekt 29 konfiguration 15

konfigurera Windows Search 18 söka efter objekt 30

svara och vidarebefordra 30 ta bort objekt 31

Visa arkiverade objekt 29

W

Windows Search 18 Register

50