Enhetschef för elevhälsans medicinska insatser.
Telefon: 0176-71472
E-post: Helena.winberg@norrtalje.se
Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insatser i Norrtälje kommun 2020
Datum och ansvarig för innehållet 20210204
Helena Winberg,
Enhetschef för elevhälsans medicinska insatser
Norrtälje Kommun.
Innehåll
Sammanfattning ...3
STRUKTUR ... 4
Övergripande mål och strategier ... 4
Organisation och ansvar ... 5
Samverkan för att förebygga vårdskador ... 8
Patienters och närståendes delaktighet ... 9
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet/ klagomål och synpunkter. ... 9
Egenkontroll 2020 ... 10
PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten ... 11
Riskanalys ... 11
Utredning av händelser – vårdskador ... 12
Informationssäkerhet ... 12
RESULTAT OCH ANALYS ... 13
Egenkontroll ... 13
Avvikelser ... 14
Klagomål och synpunkter/ Händelser och vårdskador ... 15
Riskanalys ... 15
Mål och strategier för kommande år ... 15
Sammanfattning
Elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insats (EMI, EPI) är en del av skolväsendet samtidigt som den är en del av hälso- och sjukvården och omfattas därför av hälso- och sjukvårdens lagar.
Coronapandemin har präglat året och påverkat de medicinska och de skolpsykologiska insatserna.
Patientsäkerhetslagen (2010:659) syftar till att främja patientsäkerheten inom hälso- och sjukvården.
Det åligger vårdgivaren (Barn- och skolnämnden respektive Utbildningsnämnden) att vidta de åtgärder som behövs för att förebygga vårdskador och dessutom utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada.
Risker för vårdskador, avvikelser och klagomål har identifierats av skolsköterskor och via invånare som kontaktat kommunen. 14 st avvikelser inklusive två skriftliga klagomål har inkommit. Inkomna avvikelser har handlat om ogjorda uppföljningar av kontrollelever, ogenomförda hälsobesök, skolsköterskans bristande kontroll vid vaccination, journalhantering då elev flyttat från friskola till kommunal skola, bristande dokumentation i journaler som inkommit från friskola till kommunal skola, brister mellan journaldatasystem och utskrift av journalhandling. Ett av klagomålen har lett till att enhetschefen för EMI har gjort en Lex Maria-anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO).
De övergripande målen har varit att erbjuda alla elever lika rätt till elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser, att ha rutiner och en organisation som möjliggör fullgörandet enligt Socialstyrelsens riktlinjer, att ha en organisation där man tillvaratar tillbud, risker och avvikelser samt ser dem som en tillgång för utveckling av patientsäkerhetsarbetet och slutligen att ha tydliga rutiner och en organisation där det går att planera, utföra och utvärdera sitt arbete löpande under läsåret.
Flertalet åtgärder har genomförts för att uppnå dessa mål. De viktigaste är uppdatering och implementering av det medicinska ledningssystemet med kvalitetssäkringsrutiner i ” Skolfyren” och införandet av ett nytt dokumentationssystem, Prorenata. Prorenata är ett system där det finns möjligheter för kvalitetssäkring, generering av flertalet rapporter på aggregerad nivå utgående bl a ur hälsoenkäterna.
Det centralt belägna läkemedelsrummet har genomgått en kvalitetsgranskning av en leg. apotekare från apoteket. De medicintekniska produkterna har kalibrerats enligt serviceplan. Till
skolsköterskornas mottagningar har godkända medicinska kylskåp införskaffats samt moderna scannrar som snabbt och säkert används för journalhantering direkt till elevens medicinska journal.
Mål och strategier för kommande år är bl a fortsatt strävan för en likvärdig elevhälsa för varje elev i de kommunala skolorna med hjälp av framtagandet av en ”fördelningsnyckel” för de medicinska
insatserna. Ett stöd i detta arbete kommer förhoppningsvis två regeringsrapporter att utgöra.
”Utredningen om elevers möjligheter att nå kunskapskraven” som torde publiceras i februari 2021 samt ” Utredningen för sammanhållen god och nära vård för barn och unga” vilken man beräknar att delredovisas i början av maj 2021. Övriga mål är att antalet skolsköterskor med vidareutbildning ökar och att det medicinska ledningssystemet fortsättningsvis utvecklas enligt aktuella lagar.
Inledning
Enligt patientsäkerhetslagen SFS 2010:659 ska vårdgivaren skriva en patientsäkerhetsberättelse.
Idén med patientsäkerhetsberättelsen är att öppet och tydligt för alla redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten.
Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3
§. Patientsäkerhetsberättelsen bör utformas så att den kan ingå i vårdgivarens ledningssystem för patientsäkerhet. Patientsäkerhetsberättelsen ska vara färdig senast den 1 mars varje år.
STRUKTUR
Övergripande mål och strategier
SFS 2010:659,3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap.
Vårdgivaren ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att kraven på god vård i hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) upprätthålls. Vårdgivaren ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten som ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
De övergripande målen för patientsäkerhetsarbetet inom elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insats kopplade till resultat från tidigare år är:
• att erbjuda alla elever lika rätt till elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser
• att ha rutiner och en organisation som möjliggör fullgörandet enligt skollagen och Socialstyrelsens riktlinjer för elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser.
• att ha en organisation där man tillvaratar tillbud, risker och avvikelser samt ser dem som en tillgång för utveckling av patientsäkerhetsarbetet
• att ha tydliga rutiner och en organisation där elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser kan planeras, utföras och utvärderas löpande under läsåret
Elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insats ska främja elevens hälsa, lärande och utveckling mot skolans mål. Elevhälsan ska främst arbeta hälsofrämjande och förbyggande.
Hälsofrämjande arbete syftar till att stärka eller bibehålla människors fysiska, psykiska och sociala välbefinnande. Hälsofrämjande åtgärder fokuserar på människors självskattade bedömning av fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande. Elevhälsans arbete
ska bidra till att skapa miljöer som främjar elevernas hälsa och lärande. Förebyggande arbete handlar om att minska risken för ohälsa. Målet med det förebyggande arbetet är att minska riskfaktorers inflytande över individen och samtidigt stärka skyddsfaktorerna. Planeringen av det förebyggande arbetet utgår från kunskapen om vad som orsakar ohälsa och vilka miljöfaktorer som kan leda till ohälsa eller svårigheter med att nå utbildningens mål.
Mål för elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser är att främja elevens hälsa och utveckling genom att:
Skolsköterska ska erbjuda och genomföra hälsobesök med elever i förskoleklass, åk 2 (hälsocheck), 4, 7 och gy 1.
Erbjuda vaccinationer enligt nationella vaccinationsprogrammet till samtliga elever i åk 2, 5 och 8 samt till flickorna i åk 6.
Delta i skolornas elevhälsoarbete där skolsköterskan står för den medicinska kunskapen, och skolpsykolog för den skolpsykologiska kunskapen
.
Säkra bemanning och kompetens så att varje skola har de förutsättningar som krävs för att arbeta systematiskt i vardagen utifrån riktlinjer och rutiner
Organisation och ansvar
SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1
Vårdgivare
Barn- och skolnämnden respektive utbildningsnämnden är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som bedrivs av elevhälsan i Norrtälje Kommun och har därmed det yttersta ansvaret för densamma.
Det åligger vårdgivaren att tillse att ledningsfunktionen är så organiserad att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet i vården. I Norrtälje kommun har vi en centralt organiserad barn- och elevhälsa där skolkurator och skolsköterskor är placerade på skolor medan skolpsykologerna och annan stödpersonal finns placerade centralt enligt skissen nedan.
Alla roller lyder inte under patientsäkerhetslagen och hälso- och sjukvårdslagen och kommer inte att beskrivas närmare i denna patientsäkerhetsberättelse. Det beskrivs mer i kvalitetsberättelsen.
I Norrtälje kommun finns 25 kommunala grundskolor, en grundsärskola, en gymnasieskola och en gymnasiesärskola.
Antal barn och elever i Norrtälje kommun 2020
Antal barn/elever Kommunal Annan
kommun
Grundskolan 5025 157
Varav elever i grundsärskolan 43 5
Gymnasieskolan 1260
Varav elever i gymnasiesärskolan 23
Verksamhetschef
Verksamhetschefen för den centrala barn- och elevhälsan har det samlade medicinska och administrativa ledningsansvaret för verksamheten. Under 2020 har det varit Peter Ceder. Ansvaret innefattar medarbetarnas kompetensutveckling, ansvar och befogenheter för att kunna bedriva en god och säker vård. Där skolsköterska, skolläkare, arbetsterapeut eller skolpsykolog anses ha åsidosatt patientsäkerheten ansvarar verksamhetschef på uppdrag av vårdgivaren för att det finns rutiner för utredning och ev. anmälan till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO).
Enhetschef för den centrala elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser (2 st)
Enhetscheferna arbetar på uppdrag av verksamhetschefen och stödjer denne i arbetet med planering, ledning och egenkontroll av patientsäkerhetsarbetet på olika nivåer. Uppdraget omfattar arbete med processer, aktiviteter, rutiner och samverkansprojekt som utvecklar verksamhetens patientsäkerhet och kvalitet. Enhetscheferna deltar som sakkunnig i utvecklingsarbetet av det digitala journalsystemet, frågor som rör medicinska saker, psykiska hälsa och ohälsa i samverkansprojekt, fysiska aktivitet mm.
Uppdraget innebär också att säkerställa anställer att det finns skolsköterskor, skolpsykologer och skolläkare med rätt kompetens samt i tillräcklig omfattning i samråd med verksamhetschef. På delegation av verksamhetschef ingår det att göra anmälningar enligt Lex Maria.
Rektor
Leder och samordnar elevhälsans insatser på skolan. Rektor har ett särskilt ansvar för elever som behöver särskilt stöd. För att kravet på god och säker vård samt patientsäkerhet skall kunna uppfyllas i elevhälsoarbetet krävs det en mycket god samverkan mellan rektor och cheferna inom den centrala barn och elevhälsan. Det är rektor som ansvarar för att det finns ändamålsenliga lokaler för att utföra hälso- och sjukvårdsinsatser på skolan.
Skolläkare och skolsköterska
Skolsköterskor och skolläkaren arbetar under eget yrkesansvar enligt 6. Kap 2 §
patientsäkerhetslagen och skall vara väl förtrogna med innehållet i Norrtälje Kommuns metodbok för skolhälsovård. Riktlinjerna för de medicinska insatsernas basprogram, journaldokumentation, vaccinationer och andra åtgärder finns i metodboken. En strävan finns att skolsköterskan ska ha specialistutbildning till distriktssköterska, barnsjuksköterska eller examen från
skolsköterskeprogrammet.
Skolläkaren skall ha specialistkompetens i barn- och ungdomsmedicin, allmänmedicin med barn- och ungdomskompetens eller barn- och ungdomspsykiatri eller skolhälsovård. Skolläkare är rådgivare i medicinska frågor och utfärdar generella medicinska direktiv. Skolsköterska och skolläkare har, som all hälso- och sjukvårdspersonal, anmälningsplikt vid misstanke om barn som far illa, enligt SoL 2001:453, 14.kap.All legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har ett eget yrkesansvar för att arbetet som utförs sker i överensstämmelse med vetenskap och beprövad erfarenhet och skyldighet att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Varje medarbetare ansvarar för att hålla sig väl förtrogen med den lagstiftning som gäller inom hälso- och sjukvården och för elevhälsan, samt med de
bestämmelser, föreskrifter och rutiner som gäller för verksamheten. I ansvaret ingår att identifiera och rapportera avvikelser och risker.
Skolpsykolog
Legitimerad psykolog arbetar endast delvis under hälso- och sjukvårdslagen inom skolan och arbetar precis som övrig legitimerad personal under eget yrkesansvar och skall medverka till hög patientsäkerhet och god kvalitet på den vård som ges inom elevhälsan och är då skyldig att dokumentera och föra journal. Psykologen leds av medicinskt ledningsansvarig/verksamhetschef HSL. Övrigt inom
psykologens insatser är inte att betrakta som hälso- och sjukvård utan lyder under skollagen och presenteras i kvalitetsberättelsen. Under 2020 har vi rekryterat 2 nya skolpsykologer. Förutom dem så har vi använt en inhyrd skolpsykolog för skolpsykologiska utredningar.
Arbetsterapeut
Inom elevhälsan är den legitimerade arbetsterapeutens uppdrag att undersöka hur resurser och begränsningar hos eleven och i omgivningen påverkar elevens möjlighet till aktivitet, delaktighet och hälsa. Arbetsterapeuten utreder hur aktivitetsbaserade hälsofrämjande, förebyggande och
rehabiliterande insatser kan främja aktivitet och delaktighet samt hälsa.
Arbetsterapeutens diagnostik, vård och behandling är att betrakta som hälso- och sjukvård och skall därför ledas av medicinskt ledningsansvarig/verksamhetschef HSL. Legitimerad arbetsterapeut är skyldig att dokumentera och föra journal. Inom elevhälsan så förskrivs inte hjälpmedel som det görs inom sjukvården. Under 2020 har arbetsterapeuten tagit emot ut 169 beställning på olika hjälpmedel.
Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §, 7 kap. 2 § p 3
Elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser samverkar med både interna och externa aktörer i olika former:
Samarbete med elever och deras vårdnadshavare.
Samverka med barnhälsovården vid informationsöverföring (med vårdnadshavares medgivande) inför skolstart.
Samverka mellan skolor vid skolbyte. Informationsöverföring (med medgivande från vårdnadshavare och/eller elev) främjar förutsättningar för ett bra mottagande för eleven på den nya skolan.
Samarbete med skolans elevhälsoteam som består av kurator, specialpedagog, studie- och yrkesvägledare samt rektor.
Samverkan med landstinget och andra aktörer inom kommunen gällande mottagandet av nyanlända/asylsökande elever.
Samverkan med TiNK angående hälsofrämjande och förebyggande aktiviteter inom bland annat psykisk hälsa och fysisk aktivitet.
Samverkan med ungdomsmottagning, unga vuxna, samtalsmottagningen, BUP och BUMM, när det gäller journalhantering, remissfrågor.
Samverkan med övriga MLA (medicinskt ledningsansvariga skolsköterskor) i länet med regelbundna träffar för att diskutera nyheter, arbetssätt, metoder och utbildningsbehov.
Regelbundna samverkansmöten mellan vårdinstanserna i syfte att hitta gemensamma rutiner för samverkan har genomförts under 2020
Två SIP-samordnare har anställts under 2020 i den centrala barn och elevhälsan, vilket har resulterat i en ökad samverkan mellan samtliga instanser i Norrtälje kommun
Mottagandeteam inför prövning av skolform
Patienters och närståendes delaktighet SFS 2010:659 3 kap. 4 §
Elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insats strävar kontinuerligt efter samarbete med vårdnadshavare kring elevers hälsa. Utifrån ålder och mognad involveras alltid eleven själv. I skolsköterskans uppdrag ingår det att arbeta hälsofrämjande och förebyggande i form av livsstilsintervention om kost, motion, skärmtid, sömnvanor, rökning, alkohol, droger mm.
Tolk används när behov finns, antingen via telefon eller fysiskt närvarande.
Hälsobesök erbjuds alla elever i förskoleklass, (hälsocheck i åk 2) åk 4 och åk 7. Inför dessa besök informeras vårdnadshavare och ges möjlighet att delta. Vårdnadshavare ombeds även
fylla i en hälsodeklaration i förskoleklass och åk 4. Eleverna svarar på hälsoenkäter som utformats lokalt utgående från Uppsala kommuns enkäter.
Skolsköterskorna deltar på de flesta skolor vid föräldramöten i de lägre åldrarna där information ges kring elevhälsans medicinska verksamhet under elevens skolgång. Fortlöpande utskick och
information till vårdnadshavare sker t.ex. via klassutskick och via Unikum.
Under hela skoltiden förs det en dialog mellan vårdnadshavare och skolsköterska kring aktuella frågor om hälsa och sjukdom. Skolsköterskan deltar också i elevhälsoteam, elevkonferenser,
klassobservationer, föräldramöten och i enskilda samtal med vårdnadshavare/elev. Information till och dialog med elever enskilt och klassvis sker kontinuerligt.
Skolpsykologernas arbete med patienters/elevers och närståendes delaktighet under 2020 har tyvärr påverkats negativt av Corona pandemin. Det har inneburit färre fysiska träffar, vilket har decimerat direkta konkreta tillfällen att ge stöd och råd på plats. En skolpsykologisk utredning kan aldrig
genomföras utan vårdnadshavares samtycke. I de allra flesta fall har återgivning av skolpsykologiska utredningar till vårdnadshavare och elever givits vid fysiska möten, men i takt med att
Coronapandemin brett ut sig i samhället har de fysiska mötena blivit färre och en del återgivningar har skett digitalt. Det är inte optimalt.
Skolpsykologerna bedömer behovet av remittering till BUP samt remitterar till BUP i samråd med vårdnadshavare och eleven själv (när eleven bedöms kunna ta ställning till remissen).
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet/ klagomål och synpunkter.
SFS 2010:659, 6 kap. 4 § och SOSFS 7 kap. 2 § p 5, SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 och 6§§, 7 kap 2 § p 6,
Skolsköterskorna, skolläkare, skolpsykologer och arbetsterapeut registrerar avvikelserna i
kommunens digitala KIA-system/ HSL-ärenden. Dessa går sedan vidare till enhetschef som utreder, sammanställer, analyserar och återkopplar dessa enligt gängse rutiner. Verksamhetschef informeras också via samma system.
Enhetschefen för EMI tar emot och utreder klagomål och synpunkter rörande den medicinska verksamheten. Klagomålen inkommer via kommunens registrator som tilldelar enhetschefen de diarieförda klagomålen och ärenden från vårdnadshavare och myndigheter. De sammanställes och analyseras för att möjliggöra identifiering av mönster eller trender som indikerar brister i
verksamhetens kvalitet. Under läsåret har det inkommit två skriftliga klagomål varav ett handlade om egenvård och därför inte redovisas i denna berättelse. Ett klagomål har inkommit vilket ledde till en Lex Maria – anmälan.
Egenkontroll
SOSFS 2011:9, 5 kap. 2§, 7 kap. 2 § p 2
Den egenkontroll som genomförts under året beskrivs i nedanstående tabell.
Egenkontroll Omfattning Källa
Skolsköterskemottagningarnas utrustning
1 gång/år Checklista
Kalibrering av
medicintekniska hjälpmedel
1 gång/år Specialist från Citymedic/Onemed Kvalitetskontroll av centrala
läkemedelsrummet
1gång/år Leg. apotekare
Journaldokumentation 4 gånger per år Enhetschef Loggkontroll 4 gånger per år Enhetschef
Avvikelser 10 gånger/år Avvikelsehanteringssystemet Följsamhet årshjul 10 gånger/år Professionsmöte
Patientens klagomål och synpunkter
Fortlöpande Registrator, IVO
Vaccinationstäckning
VACCINATIONER: Hela läsåret 2019/2020 Antal MPR
Åk 2: 59 +376 st. = 435 st.
Vaccinationstäckning:
95,1 %
Antal HPV
Åk 6: 214 st. (vt 20).
Vaccinationstäckning läsåret: 94,2%
Antal DTP/dTp
Åk 8: 312 st. + 160 = 472 st.
Vaccinationstäckning:
95,5 %
Kompletterande vaccinationer Antal:
294 st.
Hela läsåret 2019/2020
Vilka vaccinationer: DTP-polio, HPV,
Polio, MPR
Ev. kommentar till vaccinationerna
Osäker
vaccinationstäckning.
Uppgifterna från Folkhälsomyndigheten skiljer inte på olika årskurser med tanke på MPR och dTp.
De kompletterande
vaccinationerna har till största del utförts på Hallsta skola.
PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten
Riskanalys
SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §, 7 kap 2§ p 4
Riskanalyser är en viktig del av patientsäkerhetsarbetet. Genom att arbeta proaktivt kan åtgärder vidtas innan tillbud eller negativa händelser inträffar. Skolläkare och skolsköterskorna bedömer fortlöpande om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra
brister i verksamhetens kvalitet. Skolläkaren och skolsköterskan ansvarar för att identifiera och rapportera till enhetschef vid väsentliga förändringar i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud. Enhetschefen ansvarar för att tillsammans med berörda professioner göra en bedömning/riskanalys samt återföra resultatet till skolsköterskegruppen.
I enlighet med Folkhälsomyndighetens förnyade vaccinationsprogram hösten 2020 om vaccination av både flickor och pojkar mot humant papillomvirus i åk 5 utökade enhetschefen personaltätheten med anledning av det utökade behovet. Tidigare vaccinerades flickorna i åk 6 för HPV. Läsåret 2020/2021 erbjuds alla elever i åk 5 samt flickorna i åk 6 vaccinering mot HPV.
Covid-19 pandemin har medfört att riskanalyser har gjorts med tanke på skolsköterskans uppdrag på skolan samt dennas arbetsmiljö. Analysen har medfört att vaccinationer, hälsoscreeningar och kontrollelever har prioriterats. Hälsobesöken har genomförts digitalt eller per telefon där detta har varit möjligt. En del av de hälsobesök som skulle ha genomförts på vårterminen 2020 senarelades till höstterminen 2020 pga elevens skolfrånvaro eller skolsköterskans sjukskrivning. Extrapersonal har rekryterats för att eleverna ska kunna erbjudas de lagstadgade medicinska insatser de har rätt till.
Den lärdom analyserna har givit är att tydligare gemensamma riktlinjer behövs både i utförandet av arbetsuppgifter, introduktion av nyanställd, checklista för mentor samt att alla riktlinjer och rutiner behöver finnas samlad på ett ställe i ”Skolfyren”.
Skolpsykologerna och arbetsterapeutens riskanalyser har varit lite annorlunda då de utgått centralt ifrån, dvs de har inte en skola som arbetsmiljö - de har samtliga skolor och förskolor i kommunen som de arbetar i. Vi har därför riskbedömt varje enskild insats separat och från tillfälle till tillfälle.
Hela 2020 har präglats av Coronapandemin och allt vi har gjort har hamnat i skuggan av det. Varje insats har behövt anpassats och göras om. Möten har ändrat till digitala möten. Vårt primära fokus har varit att ställa om istället för att ställa in.
Utredning av händelser – vårdskador
HSLF-FS 2017:40, 3 kap. 1§ och SOSFS 2011:9 7 kap sista stycket
En Lex Maria-anmälan har gjorts till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälan gjordes med anledning av en försenad ryggkontroll som genomfördes i åk 5 av ny skolsköterska då tidigare skolsköterska hade missat att genomföra hälsobesöket i åk 4. Följderna för eleven blev en försenad process för vidare kontroll och omhändertagande i sjukvården. IVO:s beslut om att ärendet avslutas kom i dec. 2020 efter det att enhetschefen för EMI hade redovisat för uppdaterade rutiner gällande verksamhetskontroll, årshjul, introduktion av nyanställda skolsköterskor och checklista för mentor.
Det medicinska ledningssystemet har uppdaterats i ”Skolfyren” och implementerats i skolsköterskegruppen.
Informationssäkerhet HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1§
Dokumentation
Grundläggande för patientsäkerhet och kvalitet inom all hälso- och sjukvård, är dokumentation.
Dokumentation i patientjournaler möjliggör även uppföljning och utvärdering. I Norrtälje kommun, Elevhälsan, använder man dokumentationssystemet ”Prorenata”. Dokumentationssystemet infördes för elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser i januari 2020 och för övriga användare i Elevhälsan i mars 2020. Varje användare har tillgång endast till sina elever och de uppgifter
användaren har rätt att ta del av. Det är endast skolsköterska och skolläkare som har tillgång till den medicinska journalen, skolpsykologen och arbetsterapeuten till sina journaler. Den lokala
organisationen kring systemet består av en styrgrupp, förvaltningsgrupp och verksamhetsgrupp med systemadministratörer. Systemadministratörer ansvarar för tilldelning, förändringar, borttagning och uppföljning av behörigheter i datajournalsystem och håller interna utbildningar. Rutin för kontroll av åtkomstloggar finns. Enhetschefen för EMI granskar skolsköterskans journalföring samt gör
loggkontroller en gång i kvartalet. Problem och driftstörningar åtgärdas kontinuerligt och har därefter vid behov följts upp i samråd med datasystemsupport. Journalföring sker i enlighet med aktuell lagstiftning som aktualiseras regelbundet i verksamheten på professionsträffarna. Genomgång av rutiner och lokala instruktioner sker kontinuerligt.
RESULTAT OCH ANALYS
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3 Egenkontroll
Mål Strategi Åtgärd Resultat Analys
Skolsköterskemottagningarnas
utrustning. Avsaknad av
medicinska kylskåp samt effektiva scannrar till journalsystemet.
Investeringsäskande Inköp av 18 medicinska kylskåp samt 25 scannrar
Förbättrad patientsäkerhet med tanke på vaccinhantering.
Förbättrad journalhantering då dokument scannas direkt till elevens journal.
Kvalitetskontroll av centralt läkemedelsrum samt
kalibrering av medicintekniska hjälpmedel
Uppdatering av rutiner angående läkemedels- hantering Uppdatering av hjälpmedel enl.
protokoll
Investeringsäskande för medicinska kylskåp.
Uppdatering av
medicinteknisk apparatur.
Inköp av 18 medicinska kylskåp.
Inköp av ett antal audiometrar, vågar och blodtrycks mätare.
Förbättrad patientsäkerhet med tanke på vaccinhantering samt screening av bl a tillväxt och hörsel.
Journaldokumentation Avvikelser
Följsamhet årshjul Patientens klagomål och synpunkter
Undanröja hinder i
arbetsprocessen för
genomförandet av medicinsk elevhälsa.
Tydligare rutiner och riktlinjer som är implementerade i skolsköterskegruppen.
Digitala
vaccinationsmedgivanden, Rutiner för
journaldokumentation.
Lanserade processer i Skolfyren, genomgång på professionsmöten, större enhetlighet i skolsköterskornas arbete.
Likvärdigare medicinsk elevhälsa på skolorna.
Kvalitetssäkring av
utredningsprocessen när det gäller skolpsykologiska utredningar
Undanröja hinder i
arbetsprocessen för utredning.
Enhetliga riktlinjer för psykologutredningar i skolan.
Lanserade
processer i Skolfyren
Förbättrad patientsäkerhet och likvärdighet
Kvalitetssäkring av rutinen för mottagande i särskola
Undanröja hinder i
arbetsprocessen för mottagande i särskolan
Nya rutiner gällande hantering av medicinska och psykologiska bedömningar inom journalsystemet har upprättats i samband med utredning av annan skolform.
Nya och tydligare rutiner har
implementerats och lanserats i skolfyren
Ökad rättssäkerhet och tydlighet i bedömningar inför prövning av skolform
Säkra videomöten Undanröja hinder för videomöten
Upprätta rutiner för när vi ska använda vilken plattform för vilket möte beroende på
sekretessgraden i mötet Implementering av Compodium för säkra videomöten
(patientsekretess)
Införande av ny plattform för “säkra videomöten” i samverkan med socialtjänsten
Ökad
patientsäkerhet vid videmöten
Avvikelser
TID Journalhantering Dokumentation
Vaccination Hälsobesök/
kontrollelev
Journaldata system
Klagomål Lex Maria VT/HT
2020:
14 st.
5 1 3 2 2 1
Inkomna avvikelser har handlat om ogjorda kontroller av kontrollelever, ogenomförda hälsobesök, skolsköterskans bristande kontroll vid vaccination, journalhantering då elev flyttat från friskola till kommunal skola, bristande dokumentation i journaler som inkommit från friskola till kommunal skola, brister mellan journaldatasystem och utskrift av journalhandling.
Avvikelser rapporteras till enhetschef för EMI snarast samt och/eller då allvarlig händelse inträffat.
Enhetschef gör en händelseanalys vid behov i samråd med skolläkare och elevhälsans medicinska del i grupp eller individuellt med berörda. På professionsträffarna aktualiseras frågan om avvikelser.
Enhetschef, skolläkare och berörda internt och externt analyserar händelsen och vidtar åtgärder för att förhindra ett upprepande. Uppföljning och utvärdering sker i samråd med berörda.
Klagomål och synpunkter/ Händelser och vårdskador
Två diarieförda klagomål har inkommit under året. Det ena handlade om skolsköterskans stöd angående en skolelevs egenvård. Eftersom egenvård inte bedöms som hälso- och sjukvård behandlas ärendet inte i patientsäkerhetsberättelsen men svar utgående från skolsköterskans uppdrag ingår i skolans svar till Skolinspektionen. Det andra klagomålet handlar om en elev vars ryggkontroll blev försenad. Den genomfördes i åk 5 av ny skolsköterska då tidigare skolsköterska hade missat att genomföra hälsobesöket i åk 4. Enhetschefen för EMI har även gjort en Lex Maria- anmälan till IVO angående samma ärende. Se tidigare information under ”Process-händelser”.
Riskanalys
Den lärdom analyserna har givit är att tydligare gemensamma riktlinjer behövs. Enhetlighet saknas angående de arbetssätt skolsköterskorna använder. Skolsköterskans uppdrag är inte tydligt lokalt på skolorna. Förbättrad kommunikation, förståelse och respekt lokalt på skolan behövs. Via journalgranskning identifieras behov av kompetensutveckling inom dokumentation.
Den lokala metodboken har uppdaterats men man har också fortsatt att prenumerera på Uppsala kommuns metodbok. Alla riktlinjer och rutiner samt kvalitetssäkringsrutiner behöver finnas samlat på ett ställe i det medicinska ledningssystemet i ”Skolfyren”. Dessa behöver vara väl
implementerade i skolsköterskegruppen. Genom dessa aktiviteter uppnås kvalitet och säkerhet i de medicinska insatserna.
Mål och strategier för kommande år
Elevhälsans medicinska och skolpsykologiska insatser i Norrtälje skall erbjudas utifrån behov på respektive skola. Övriga mål för kommande år är följande:
En fortsatt utveckling med rapportering av kvalitetsmåtten skall för elevhälsans medicinska del användas som underlag för kvalitetsarbete i skolorna och inom den centrala barn- och elevhälsan.
Fortsatt strävan till en likvärdig elevhälsa för varje elev i de kommunala skolorna med hjälp av framtagandet av en ”fördelningsnyckel” för de medicinska insatserna.
Gå med i det nationella kvalitetsregistret för elevhälsans medicinska insatser, EMQ.
Ledningssystemet bör fortsättningsvis utvecklas enligt aktuella lagar, vara uppbyggt i
”Skolfyren” och implementerat hos skolsköterskorna.
Antalet skolsköterskor med vidareutbildning ökar.
Skolpsykologernas ledningssystem skall läggas in i Skolfyren
Fortsatt arbetet med uppbyggnaden av rutiner och riktlinjer för säkra videomöten i samverkan med socialtjänsten och 10100
Förbättra samverkan med 10100 - främst barn och ungdomspsykiatrin och ‘”första linjen”
Andra aktuella områden att utveckla inom medicinska insatser är kunskapen om barns och ungas kost, fysisk aktivitet, sömn, alkohol, narkotika, skärmtid och psykiska hälsa.
