Kommunstyrelsen Protokollsutdrag
Sammanträdesdatum
2021-02-16
Sida
1(2)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
§ 29
Riktlinje för extern och intern representation samt gåvor (KSKF/2020:159)
Beslut
Förslag till kommunfullmäktige
1. Riktlinje för extern och intern representation samt gåvor antas.
2. Anvisning för representation Eskilstuna kommun, KSKF/2013:168 upphävs.
3. Stycket om uppvaktning i Riktlinje för lön och personalförmåner för
Eskilstuna kommunkoncern, KSKF/2011:296 ersätts i och med riktlinjen för extern och intern representation och gåvor.
Ärendebeskrivning
Den nuvarande anvisningen är inaktuell och måste ersättas. I den nuvarande anvisningen anges bland annat konteringsregler och skattemässiga beloppsgränser.
Konteringsinstruktioner och skattemässiga belopp, och även andra regler, ändras frekvent och för att uppdatera nuvarande anvisning måste beslut tas av
kommunfullmäktige för varje ny ändring. För att undvika detta framöver är den nya riktlinjen av principiell karaktär.
Riktlinjen gäller samtliga anställda och förtroendevalda i samtliga nämnder och bolag som ingår i Eskilstuna Kommunföretag AB. För bolag som ägs direkt av
kommunfullmäktige och delägda bolag gäller policyn i tillämpliga delar.
Både intern och extern representation ska ha ett omedelbart samband med verksamheten och hanteras restriktivt.
Belopp och omfattning på uppvaktningar beslutas av HR-direktör för hela
kommunkoncernen. Ekonomidirektör beslutar om konteringsregler för kommunen.
Servering av vin och öl medges med restriktivitet. Servering av starksprit medges ej. I kommunen beslutar tjänstgörande ordförande om servering av alkohol vid nämnds representation. Förvaltningschef beslutar i övriga fall. I övriga kommunkoncernen hänvisas till respektive bolags attestordning. Beslut om representation i övriga fall beslutas av ansvarig chef.
Högst två personalfester per år medges.
Måltider är inte tillåtet vid vanliga arbetsmöten så som enhetsmöten och liknande.
Gåvor i form av pengar eller alkohol är ej tillåtet.
Kommunstyrelsen Protokollsutdrag
Sammanträdesdatum
2021-02-16
Sida
2(2)
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Finansiering
Riktlinjen medför inga extra kostnader.
Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Genom att samma riktlinjer införs för hela kommunkoncernen ökar möjligheten att påverka för ökad hållbar utveckling och en effektiv organisation.
Yrkanden
Jimmy Jansson (S) yrkar bifall till kommunledningskontorets förslag.
_____
Servicenämnden Datum Diarienummer
Serviceförvaltningen 2021-01-25 KSKF/2020:159
Stab och stöd Handlingsnummer
Erik Malm, 016-710 78 51 2021:127
1 (2)
Kommunstyrelsen
Riktlinje extern och intern representation samt gåvor
Förslag till beslut
Förslag till kommunfullmäktige
1. Riktlinje för extern och intern representation samt gåvor antas.
2. Anvisning för representation Eskilstuna kommun, KSKF/2013:168 upphävs.
3. Stycket om uppvaktning i Riktlinje för lön och personalförmåner för
Eskilstuna kommunkoncern, KSKF/2011:296 ersätts i och med riktlinjen för extern och intern representation och gåvor
Ärendebeskrivning
Den nuvarande anvisningen är inaktuell och måste ersättas. I den nuvarande anvisningen anges bland annat konteringsregler och skattemässiga beloppsgränser.
Konteringsinstruktioner och skattemässiga belopp, och även andra regler, ändras frekvent och för att uppdatera nuvarande anvisning måste beslut tas av
kommunfullmäktige för varje ny ändring. För att undvika detta framöver är den nya riktlinjen av principiell karaktär.
Riktlinjen gäller samtliga anställda och förtroendevalda i samtliga nämnder och bolag som ingår i Eskilstuna Kommunföretag AB. För bolag som ägs direkt av
kommunfullmäktige och delägda bolag gäller policyn i tillämpliga delar.
Både intern och extern representation ska ha ett omedelbart samband med verksamheten och hanteras restriktivt.
Belopp och omfattning på uppvaktningar beslutas av HR-direktör för hela
kommunkoncernen. Ekonomidirektör beslutar om konteringsregler för kommunen.
Servering av vin och öl medges med restriktivitet. Servering av starksprit medges ej. I kommunen beslutar tjänstgörande ordförande om servering av alkohol vid nämnds representation. Förvaltningschef beslutar i övriga fall. I övriga kommunkoncernen hänvisas till respektive bolags attestordning. Beslut om representation i övriga fall beslutas av ansvarig chef.
Högst två personalfester per år medges.
Eskilstuna kommun 2021-01-25 2 (2)
Måltider är inte tillåtet vid vanliga arbetsmöten så som enhetsmöten och liknande.
Gåvor i form av pengar eller alkohol är ej tillåtet.
Finansiering
Ej aktuellt. Riktlinjen medför inga extra kostnader.
Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Genom att samma riktlinjer införs för hela kommunkoncernen ökar möjligheten att påverka för ökad hållbar utveckling och en effektiv organisation.
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Tommy Malm Pia Järnkvist
Kommundirektör Ekonomidirektör
Beslutet skickas till:
Alla nämnder och förvaltningar samt Eskilstuna kommunföretag AB
Kommunstyrelsen 1 (4)
Program
Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande,
prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige eller av berörd nämnd.
Plan
En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av
kommunfullmäktige eller av berörd nämnd.
Policy
En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.
Riktlinje
En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige eller av berörd nämnd.
STYRDOKUMENT
Riktlinjer för extern och intern representation samt gåvor
Beslutad när
Beslutad av Kommunfullmäktige Diarienummer KSKF/2020:159
Ersätter 1.Anvisningar för representation; KSKF/2013:168 2. Stycket om uppvaktning i Riktlinje för lön och personalförmåner för Eskilstuna kommunkoncern, KSKF/2011:296
Gäller för Samtliga nämnder och bolag som ingår i Eskilstuna Kommunföretag AB.
För bolag som ägs direkt av kommunfullmäktige och delägda bolag gäller policyn i tillämpliga delar.
Gäller fr o m
Gäller t o m Tillsvidare Dokumentansvarig Pia Järnkvist
Eskilstuna kommun 2 (4)
Uppföljning
Ämnesområde och bakgrund
Syftet med dessa riktlinjer är att ge förtroendevalda och medarbetare stöd och tydlighet i frågor om representation och gåvor samt att skapa en likvärdering hantering i hela kommunkoncernen.
Representation kan rikta sig antingen utåt mot kommunkoncernens kontakter (extern representation) eller mot kommunkoncernens förtroendevalda och personal i form av till exempel personalvård och personalfester (intern representation).
Begreppet ”representation” saknar en bestämd definition i lagstiftningen.
Dessa riktlinjer grundar sig på Skatteverkets rekommendationer utifrån vad som är en avdragsgill kostnad och vad som eventuellt ska utgöra grund för förmånsbeskattning.
Avsteg från dessa riktlinjer kan innebära ett personligt betalningsansvar och få arbetsrättsliga konsekvenser.
Riktlinjer för extern och intern representation
Extern representation
Syftet med extern representation ska vara att främja kommunkoncernens utåtriktade kontakter och vara ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. De kostnader som kan förekomma kan avse mat, dryck, betjäning, hotellrum, teaterbiljetter, biljetter till sportevenemang och dylikt.
Extern representation riktar sig till personer som inte är anställda eller förtroendevalda i Eskilstuna kommun eller kommunkoncernens bolag.
Representationen måste ha ett omedelbart samband med verksamheten och ska hanteras restriktivt.
Risken för mutor och jäv måste alltid beaktas. Det innebär t ex att det aldrig får förekomma extern representation i samband med upphandling eller myndighetsutövning.
Vid middagar och dylikt bör antalet deltagare från kommunkoncernen, inte överstiga antalet externa gäster.
Eskilstuna kommun 3 (4)
Starksprit får inte serveras vid extern representation. Vin och starköl bör serveras restriktivt.
I kommunen beslutar tjänstgörande ordförande om servering av alkohol vid nämnds representation. Förvaltningschef beslutar i övriga fall. I övriga kommunkoncernen hänvisas till respektive bolags attestordning.
Gåvor får ges vid lämpliga tillfällen, däremot inte i form av pengar eller alkohol.
Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens ordförande är ansvariga och utövar värdskap i följande fall.
Vid officiella och utländska besök i samband med artighetsvisiter, firande av jubileum eller liknande
Vid mottagningar och måltider i samband med större konferenser och dylikt där de förtroendevalda har en roll.
Övriga fall av extern representation beslutas av ansvarig chef.
Intern representation
Syftet med intern representation är att vara en personalfrämjande åtgärd och omfattar även förtroendevalda.
Som exempel på intern representation är t ex personalfester. I övrigt kan det t ex röra sig om kostnader för restaurangbesök, teaterbiljetter och dylikt.
I begreppet intern representation ingår inte kostnader för mat och dylikt i samband med arbetsgivarens konferenser, interna kurser och liknande arrangemang. Se vidare nedan.
Högst två personalfester per år medges.
Starksprit får inte serveras i samband med intern representation. Vin och starköl får serveras i samband med utdelning av en gåva till personal som varit anställd i kommunkoncernen i 25 år. Vin och starköl ska i övriga fall serveras restriktivt.
I kommunen beslutar tjänstgörande ordförande om servering av alkohol vid nämnds representation. Förvaltningschef beslutar i övriga fall. I övriga kommunkoncernen hänvisas till respektive bolags attestordning.
Julgåvor, uppvaktning, minnesgåvor, gåvor i samband med 50-årsfirande och efter avslutad tjänstgöring i kommunkoncernen medges. HR-direktör
beslutar varje år om omfattning vilket ska gälla i hela kommunkoncernen.
Måltider på kommunkoncernens bekostnad är inte tillåtet i samband vanliga arbetsmöten, såsom exempelvis arbetsplatsträffar, enhetsmöten och andra återkommande möten. Ytterst restriktivt och i endast i undantagsfall medges
Eskilstuna kommun 4 (4)
att måltider serveras på kommunkoncernens bekostnad vid sk arbetsluncher och är då förmånsskattepliktigt.
I kommunen beslutar tjänstgörande ordförande om servering av måltid vid arbetslunch för nämnd. Förvaltningschef beslutar i övriga fall. I övriga kommunkoncernen hänvisas till respektive bolags attestordning.
Beslut om intern representation i övriga fall fattas av ansvarig chef.
Arbetsgivarens konferenser, interna kurser och liknande
Mat som serveras på arbetsgivarens konferenser, interna kurser och liknande är inte att betrakta som intern representation. Däremot får värdet av det som serveras inte uppgå till ett sådant belopp att det utgår förmånsbeskattning för den enskilde. Gällande belopp framgår av Skatteverkets allmänna råd.
Gällande lagstiftning och annan rättslig reglering
Rättslig vägledning från Skatteverket. Skatteverket beslutar om
beloppsgränser för olika typer representation samt ger vägledning om vad som betraktas som representation. Överstigs de beloppsgränser som anges eller om övriga riktlinjer frångås uppstår som regel en skattepliktig förmån för arbetstagaren och skyldighet att betala sociala avgifter för arbetsgivaren.
Likaså kan avdrag för ingående moms ofta ej göras om SKVs rättsliga vägledning frångås.
Förhållande till redan fattade politiska beslut
Riktlinje för lön och personalförmåner för Eskilstuna kommunkoncern, KSKF/2011:296 vilken i huvudsak reglerar lönesättningsprocessen samt riktlinjer för friskvård och hälsovård. Ett avsnitt om uppvaktning finns. Det avsnittet ersätts i och med riktlinjen för extern och intern representation och gåvor.
