Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg
Införande av e-handel i Sollentuna kommun
Elektronisk handel (e-handel) är ett sätt att effektivisera inköpsprocesserna i kommunen genom att införa ett systemstöd för inköp. E-handel innebär att hela flödet, från beställning till betalning, sker elektroniskt.
Bakgrund
Under hösten 2017 har en förstudie genomförts för att titta på förut- sättningarna för att införa e-handel i Sollentuna kommun. Bakgrunden är den översyn av kommunens inköpsrutiner som gjordes 2014-2015 av konsultföretaget EY och som resulterade i att kommunstyrelsen 2015 beslutade om ett antal åtgärder för att utveckla och förbättra kommunens arbete med inköp och upphandling. De föreslagna åtgärderna har sedan genomförts inom ramen för inköpsprojektet som inköpsenheten har drivit.
Nästa steg i arbetet med att ytterligare förbättra och effektivisera kommunens inköpsprocesser är att införa ett e-handelssystem.
E-handel – beskrivning
Införande av e-handel innebär att kommunen anskaffar ett inköpssystem där avtalsleverantörer ansluts och där kommunens beställare kan gå in och göra sina beställningar. Beroende på vad som ska köpas och vilka förutsättningar leverantören har så kan olika typer av flöden, eller affärsprocesser, sättas upp. Det vanligaste flödet kan beskrivas med bilden nedan.
Fördelar med e-handel
Fördelarna med e-handel är framförallt:
Flera leverantörers sortiment finns samlat i ett och samma system med en inloggning och ett enhetligt gränssnitt. Beställaren behöver därmed inte logga in i flera olika leverantörers webbshopar.
Beställaren får hjälp att beställa rätt vara från rätt leverantör. I e- handelssystemet ansluts endast det avtalade sortimentet från varje leverantör och beställningen styrs automatiskt till rätt avtalsleveran- tör.
Systemet ger beställaren en tydlig bild av det avtalade sortimentet, avtalade priser och eventuellt nettoprissortiment.
Varje artikel kopplas mot rätt kostnadskonto i samband med att leve- rantören sätts upp i systemet. Konteringen blir därmed rätt och be- ställaren/fakturahanteraren behöver inte ta reda på vilket konto som ska användas.
Fakturan kontrolleras automatiskt av systemet mot ordern och avta- let avseende artiklar, mängder, priser och avgifter.
I e-handelssystemet attesterar chefen inköp innan ordern går iväg till leverantören och chefen får därmed en bättre kontroll på inköp som görs.
Då inköp görs genom ett system som kommunen har tillgång till kan mer detaljerade uppföljningar göras av inköp. Detta kan exempelvis användas som underlag i kommande upphandlingar.
Periodiska fakturor kan hanteras automatiskt genom att regler för be- lopp, periodicitet, kontering o.s.v. sätts upp.
E-handel i omvärlden
Arbete med införande av e-handel är något som har pågått inom offentlig sektor under flera år och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Eko- nomistyrningsverket (ESV) och Upphandlingsmyndigheten bedriver ett ge- mensamt arbete för att främja e-handel under beteckningen Single Face To Industry (SFTI). Enligt en enkätundersökning som SKL genomförde 2016- 2017 så svarade 41% av kommunerna som deltog att de har eller håller på att införa e-handel. Av de som ännu inte hade börjat med e-handel svarade 39% att de planerar att införa det de närmaste åren. Många kommuner i Sol- lentunas närhet har e-handel redan idag, exempelvis Lidingö, Järfälla, Nacka, Stockholm, Huddinge, Tyresö, Sigtuna och Håbo.
Förutsättningar för införande av e-handel i Sollentuna kommun
När översynen av kommunens inköpsrutiner gjordes 2014-2015 så konstate- rades att kommunen då inte var mogen för att införa e-handel. Man bedöm- de att en lämplig organisation då inte fanns på plats. Slutsatsen av den för-
studie som nu har gjorts är att förutsättningarna har ändrats och att möjlig- heten till ett lyckat införande av e-handel i kommunen nu är goda. Det är tydligt att ett stort arbete har gjorts när det gäller inköpsområdet. Det finns en medvetenhet kring lagar och regler för inköp hos många av kommunens anställda och det finns ett fokus på inköpsfrågan. Rollen behörig beställare har införts, beställare har utbildats och inköpssamordnare har utsetts på för- valtningarna. Många enheter har börjat arbeta med att införa rutiner för in- köp och i stor utsträckning används dator för göra beställningar genom att leverantörernas webbshopar används.
Områden för e-handel
De inköp som framförallt är aktuella att ansluta till e-handel är inköp av standardiserade varor från kommunens ramavtalsleverantörer. Områden som kan vara aktuella är exempelvis kontorsmaterial, livsmedel, läromedel, hy- gien/papper/plast, skolmaterial och lekmaterial. Inköp inom dessa områden är inte stora sett till belopp men sett till antal transaktioner/fakturor är det stora områden. Då e-handel handlar om att effektivisera inköpsprocessen är det områden med många transaktioner som man bör fokusera på.
I ett e-handelssystem kan även periodiska fakturor, såsom hyror, el, telefoni och liknande hanteras automatiserat genom att regler sätts upp. Även dessa områden är stora sett till antal fakturor.
Förväntade vinster av e-handel
De vinster som förväntas genom ett införande av e-handel är framförallt följande:
Effektivare inköpsprocess – E-handelssystemet ger stöd till beställa- ren och fakturahanteraren och automatiserar delar av processen vil- ket gör att fokus kan läggas på att hantera avvikelser istället för på att hantera allt.
Korrekt inköpsprocess – Genom att göra inköp i ett e-handelssystem kan beställaren vara säker på att inköpet görs från rätt leverantör och till rätt pris.
Säkrare inköpsprocess – E-handel gör att risken för felaktiga inköp och avtalsbrott minskar genom att systemet styr beställaren till rätt leverantör och genom att chef godkänner inköpet i förväg. Fakturan kontrolleras dessutom automatiskt så att den stämmer med ordern och att rätt priser betalas.
Styrning av inköp – I ett e-handelssystem kan artiklar märkas så att det framgår om de är miljömärkta och om de ingår i eventuellt net- toprissortiment. Beställaren kan därmed styras mot att exempelvis köpa mer miljömärkta varor och detta kan också följas upp i efter- hand.
Korrekt kontering – I e-handelssystemet kopplas artiklar mot rätt kostnadskonto vilket gör att inköp automatiskt konteras rätt.
Uppföljning – Genom att beställningar görs i ett system som kom- munen har tillgång till kan bättre uppföljningar göras vilket kan ligga till grund för krav i kommande upphandlingar.
Även ekonomiska besparingar kan förväntas, framföra allt på grund av föl- jande:
Inköp till bättre pris – beställaren får stöd i att välja varor med ett bättre pris, exempelvis nettoprisvaror.
Bättre priskontroller – systemet kontrollerar automatiskt att leveran- tören fakturerar rätt priser och eventuella avgifter.
Mindre risk för skadestånd och upphandlingsskadeavgift – i och med att e-handel minskar risken för avtalsbrott.
Mindre risk för dröjsmålsavgifter – i och med automatiserad hante- ring av fakturor.
Bättre avtal på sikt – då e-handel ger kommunen bättre tillgång till inköpsstatistik vilket gör att bättre krav kan ställas i upphandlingar.
Frigjord tid i verksamheterna – genom effektivisering av inköps- och fakturahanteringsprocesserna.
Införandeprojekt och systemlösning
Sollentuna kommun har i avtalet gällande ekonomisystemet en option på e- handelsmodul. Det system som erbjuds inom ramen för optionen är Visma Proceedo vilket är ett system som är väl etablerat när det gäller e-handel i kommuner. Det system kommunen har idag för hantering av leverantörsfak- turor, Inköp och Faktura (IoF), kommer på sikt att avvecklas av systemleve- rantören och det system som ersätter IoF är också Proceedo. Då Proceedo ses som ett bra system för e-handel och då kommunen alltså på sikt kommer att ha Proceedo för hantering av leverantörsfakturor föreslår förstudien att optionen gällande e-handelssystem utnyttjas och att Proceedo blir kommu- nens e-handelssystem.
Införandet av e-handel och av Proceedo sker enligt rekommendation från systemleverantören i två steg. I steg ett konfigureras systemet och en eller ett fåtal leverantörer ansluts med hela flödet, från beställning till betalning.
Efter en testperiod genomförs steg två då övriga flöden förs över i Proceedo.
E-handelsorganisation
Kommunen har från augusti 2017 anställt en e-handelscontroller som kom- mer att driva införandet av e-handel och därefter arbeta med förvaltning och vidareutveckling av e-handelsområdet. Utöver e-handelscontroller bedöms
ytterligare ca 1,5 tjänster behövas inom ekonomiavdelningen för hantering- en av e-handel.
Budget och tidplan
Enligt systemleverantören Visma skulle ett införandeprojekt av Proceedo och e-handel kunna påbörjas under hösten 2018. Projektets första del beräk- nas ta omkring sex månader. För införandeprojektet och den följande driften beräknas ett tillskott på 1,2 miljoner kronor behövas i ekonomiavdelningens budget för 2019. För den löpande driften av Proceedo och e-handel beräknas ett tillskott på 800 tkr årligen behövas från och med 2020. Införandekostna- der som uppstår under 2018 hanteras löpande och bemanningen av e- handelsfunktionen hanteras inom befintlig ram.
Det bör påpekas att det finns faktorer som kan göra att tidplanen kan behöva förskjutas. Upphandlingen av ny IT-driftleverantör kan påverka e-
handelsprojektet och tillgången till personella resurser inom redovisnings- enheten till följd av andra projekt kan göra att införandet av e-handel kan behöva flyttas fram.
