03.1. Regler och avgifter för samlingslokaler

(1)

Bilaga 1.

Avgifter och regler för samlingslokaler

Kultur- och fritidsnämnden (KFN) har flera samlingslokaler, som inte är idrottsanläggningar, för uthyrning. Två av lokalerna, Tintomararummet och Amorinasalen ligger i

huvudbiblioteket. Reglerna för uthyrningen av de lokalerna samt avgifter regleras i SFS (Sollentuna författningssamling)- Regler samt Avgifter för samlingslokaler. Dessutom finns två lokaler för uthyrning i Arena Satelliten; Ljusgården och Klubben. Regler och avgifter för dessa regeleras i SFS- Avgifter för nyttjande av fritidsservice. I tillägg till ovanstående lokaler är den nya lokalen Oxstallet i Edsvik samt Edsbergs slott aktuella för uthyrning.

Det finns en rad omständigheter som gör att det är angeläget att se över reglerna och rutinerna för uthyrningen av samlingslokalerna. Det är särskilt angeläget eftersom Sollentuna kommuns Kontaktcenter (KC) kommer att ta över uthyrningen av bibliotekets lokaler Tintomara och Amorina efter sommaren 2015. I god tid inför överlämningen till KC bör det finnas ett enkelt, tydligt och likvärdigt system för de samlingslokaler som KFN hur ut, för såväl de som hyr som för KC.

Bakgrund

I dagsläget finns ett fungerande men inte särskilt tydligt eller transperent system för uthyrning av KFNs samlingslokaler. Det är otydligt för såväl den som hyr ut som för hyrestagaren.

Nedan följer de omständigheter som gör att rutinerna bör ses över och förändras:

1. Det är olika avgifter beroende på vilken organisation/person som hyr lokalen. Det finns tre olika avgifter; en avgift för privatpersoner eller privata organisationer (en högre avgift), en avgift för övriga föreningar och organisationer (en något mindre avgift) och en tredje avgift för kulturföreningar (den billigaste avgiften).

Den här uppdelningen mellan kulturförening eller inte, har varit svår att begripa. Det är inte alltid är tydligt, vare sig den som bokar eller för uthyraren, vad som definieras som en kulturförening. Processen att avgöra om en förening ska få hyra för den billigare taxan för kulturföreningar har skapat en hel del administrativt merarbete för den som är ansvarig för uthyrningen av lokalen och för ansvarig för kulturföreningar på kultur- och fritidskontoret.

2. Hyresavgiften för KFNs samlingslokaler tas idag endast ut för halvdag eller heldag, där en halvdag motsvarar upp till fem timmar och en heldag över fem timmar. Det kan få som konsekvens att en hyresgäst betalar för en lokal de inte använder fullt ut och begränsar möjligheten för flera aktiviteter i lokalerna under en och samma dag.

3. Avgifterna för de respektive lokalerna skiljer sig också åt i dagsläget. Lokalerna i biblioteket har en annan avgift än de lokaler som finns i Arena Satelliten.

Uthyraren haren intern faktureringsavgift inom kommunen per bokningstillfälle på 80 kr. Denna kostnad ingår idag i hyran. Det är alltså i vissa fall en större intern

administrativ kostnad inom kommunen att hyra ut lokalen per bokning/tim än den avgift som tas ut av kommunen för att hyra ut lokalen.

(2)

Exempel på regler och avgifter i Stockholmsområdet

För att få perspektiv på prissättningen för samlingslokaler i Sollentuna kommun kommer här en kort beskrivning från tre andra kommuner i Stockholmsområdet. Det är inte helt enkelt att jämföra lokaler då det är svårt att veta exakta mått och standard på de andra kommunernas lokaler. Exemplen här får istället bli en fingervisning om hur mångfalden och komplexiteten kan se ut när det gäller regler och avgifter. Det är också ett tecken på att det är en utmaning för samtliga kommuner att hitta ett system både är enkelt att förstå och samtidigt täcker in samtliga grupper av potentiella hyresgäster.

• Tyresö kommun har två olika avgifter och tar betalt per timme. En lägre avgift för lokala föreningar och högre avgift för andra organisationer. De tillämpar dock en nolltaxa för barn- och ungdomsföreningar.

• Täby kommun har fem olika avgiftsnivåer beroende på vem det är som hyr men tar också betalt per timme. Observera Täby kommun har detta system för samtliga lokaler de hyr ut, såväl samlingslokaler som idrottsanläggningar, med mera. De har;

1. en taxa för barn- och ungdomsföreningar;

2. en för lokala föreningar;

3. en för privatpersoner, företag, föreningar från andra kommuner;

4. en för Lokala pensionärs- och handikapporganisationer och slutligen;

5. en taxa för Verksamhet av skolkaraktär.

I tillägg till de här avgifterna har Täby kommun ett rabattsystem på lokaler om en barn- eller ungdomsförening ska ha ett offentligt arrangemang. Den lägsta taxan som tillämpas är 25 kr/tim för ungdomsföreningar, utan rabatter.

• Södertälje kommun har fyra avgifter. De har;

1. En Normaltaxa för företag, privatpersoner, föreningar från andra kommuner samt lokala Södertäljeföreningar som inte finns med i föreningsregistret;

2. En taxa för Seniorverksamhet, dvs. målgrupp över 20 år, som bedrivs av föreningslivet, riks/idrottsförbund eller studieförbunden. Damverksamhet får en särskild rabatt med 35 %.

3. En Ungdomstaxa för lokala barn- och ungdomsföreningar som får bidrag av kommunen, studieförbund som är beviljade föreningsbidrag, riks/idrottsföreningar som bedriver barn- och ungdomsverksamhet samt handikappföreningar. Slutligen har de;

4. En Interntaxa för kommunens egna verksamheter och skolidrottsföreningar dagtid. I det specifika fallet med samlingslokaler tillämpar Södertälje kommun nolltaxa för ungdomsföreningar.

Samtliga tre kommuner har differentierade avgifter. Det innebär alltså att det är olika avgifter beroende på vem som ska hyra lokalen och i vilket syfte. Kommunerna tar betalt per timme.

Ingen av dessa kommuner har en särskild taxa för kulturföreningar, däremot prioriteras barn- och ungdomsföreningar i olika grad.

(3)

Förslag till nya regler för uthyrning

Ett system för uthyrning av lokaler ska vara enkelt, tydligt och likvärdigt, i första hand för de som hyr lokalerna. Sollentuna kommun erbjuder en service till det lokala föreningslivet genom att kraftigt subventionera hyresavgifterna, så att det kan fortsätta utvecklas och växa.

Här är tillgången till lokaler för arrangemang och möten en del i Sollentuna kommuns strävan att bidra till ett brett och levande föreningsliv.

Här nedan följer förslag på hur uthyrningen kan underlättas. Principen med att ha olika avgift beroende på vem det är som hyr blir kvar.

1. Avgift 1. En avgift för lokala föreningar med säte i Sollentuna som har en öppen verksamhet för alla. Lokalerna ska i första hand hyras ut till offentliga

kulturarrangemang.

Sollentuna kommun ska fortsätta att skapa goda förutsättningar för och bidra till ett livaktigt, varierat lokalt föreningsliv. Därför ska denna grupp ha mest subventioner från Sollentuna kommun och minst avgift för att hyra lokal. Den här gruppen ska prioriteras. För att få betala den här avgiften måste föreningen kunna visas upp verksamhetsberättelse, årsmöteshandlingar samt övriga föreningshandlingar.

2. Avgift 2. En andra avgift för föreningar utan säte i Sollentuna, studieförbund, kommunal verksamhet samt fristående skolor och motsvarande. Lokalerna ska i första hand prioritera det lokala föreningslivet i Sollentuna. Därför utgår regelverket från att den förening som har sitt säte i kommunen får en lägre avgift. Om det finns andra organisationer som bedriver aktiviteter för Sollentunaborna ska det vara möjligt.

De får betala en lite högre avgift.

3. Avgift 3. Övriga hyresgäster till exempel privata aktörer. Lokalerna som kultur- och fritidsnämnden har ansvar för är i första hand avsedda för lokala

Sollentunaföreningar. Därför blir avgiften för privata aktörer också högst. Lokalerna är inte avsedda för kommersiellt bruk eller privata fester. Här finns andra lokaler att hyra i kommunen för den typen av ändamål.

4. Lokalerna kan hyras per timme. På så sätt blir det mer rättvist och billigare för hyresgästen, som då bara hyr för den tiden de använder lokalen. Dessutom kan lokalerna utnyttjas mer effektivt och i bästa fall komma fler föreningar till del, då bokningen per timme frigör tid.

5. Det ska vara samma avgift för lokalerna i biblioteket, Arena Satelliten som i

Oxstallet. En gemensam avgift för likvärdiga lokaler underlättar för såväl den som hyr som för uthyraren. Det ska vara enkelt för den som vill hyra samlingslokaler i

Sollentuna kommun. Undantaget är Edsbergs slott som tar emot beställningar på gruppvisningar mot faktura. Det är beroende av hur många samt vilka tider på dygnet som slottet ska visas.

6. Avbokning måste göras minst 2 veckor innan arrangemanget – annars får man betala hela bokningen + 250 kr i avbokningsavgift. Detta för att minska arbetet med oseriösa bokningar.

(4)

7. I samtliga samlingslokaler som kultur- och fritidsnämnden hyr ut ska det råda alkoholförbud. Samlingslokalerna är i inga festlokaler och bör inte användas som sådana. För den typen av arrangemang finns det privata alternativ.

Förslag till nya avgifter

De nya avgifterna ska vara enkla och tydligt prioritera det lokala föreningslivet. Det ska inte vara någon skillnad på vad för slags förening du har eller är medlem i så länge som den är öppen för alla och vilar på en demokratisk grund.

Även om den nya avgiften blir något dyrare per timme, så uppvägs detta av möjligheten att hyra per timme istället för hel- eller halvdag. Det blir enklare och billigare för en förening eller organisation att hyra för den tid de faktiskt använder. Det öppnar också för fler får möjlighet att hyra tider i samlingslokalerna.

1. Det ska fortfarande vara låga avgifter för föreningslivet att hyra lokaler. Det lokala föreningslivet i Sollentuna kommun ska prioriteras och ha möjlighet träffas samt kunna presentera en bred verksamhet för kommuninvånarna.

2. Avgiften ska bli högre för privata aktörer. Det lokala föreningslivet i Sollentuna ska prioriteras i första hand. För den typen av arrangemang finns det privata alternativ.

3. Faktureringsavgiften per bokningstillfälle ska betalas av hyresgästen, förutom för det lokala föreningslivet. Den administrativa kostnaden får betraktas som en del av hyran. Det lokala föreningslivet får en ytterligare subvention av Sollentuna kommun och slipper den utgiften.

4. Kultur- och fritidsnämnden och verksamheter under nämndens budgetansvar lånar fortsättningsvis lokalerna utan kostnad.

Förslag till ny prissättning

(jämförelser med hur avgifterana ser ut nu finns i bilaga 2. och 3.)

1. Prissättningen för lokala föreningar med säte i Sollentuna med öppen verksamhet för alla.

Bibliotekets lokaler

• Tintomara – 100 kr/tim

• Amorina – 100 kr/tim

• Vid uthyrning av båda lokalerna – 200 kr/tim

Arena Satellitens lokaler, Klubben och Ljusgården

• Ljusgården - 100 kr/tim

• Klubben - 100 kr/tim

• Edsvall – 500 kr/dag

• Edsvall – 500 kr/natt Oxstallet, Edsberg

• 100 kr/tim. Eventuell städavgift tillkommer.

(5)

Edsbergs slott

• Gruppvisningar bokas mot faktura.

2. Avgift för föreningar utan säte i Sollentuna, studieförbund, kommunal verksamhet samt fristående skolor och motsvarande.

• Tintomara – 250 kr/tim + faktureringsavgift

• Amorina – 250 kr/tim + faktureringsavgift

• Vid uthyrning av båda lokalerna – 500 kr/tim + faktureringsavgift

• Ljusgården - 250 kr/tim + faktureringsavgift

• Klubben - 250 kr/tim + faktureringsavgift

• Edsvall – 1 000 kr/dag + faktureringsavgift

• Edsvall – 1 000 kr/natt + faktureringsavgift Oxstallet, Edsberg

• 250 kr/tim + faktureringsavgift. Eventuell städavgift tillkommer.

Edsbergs slott

3. Övriga hyresgäster till exempel privata aktörer, övriga föreningar och organisationer

• Tintomara – 750 kr/timme + faktureringsavgift

• Amorina – 750 kr/timme + faktureringsavgift

• Vid uthyrning av båda lokalerna 1500 kr/tim + faktureringsavgift

• Ljusgården – 750 kr/timme + faktureringsavgift

• Klubben – 750 kr/timme + faktureringsavgift

• Edsvall – 1600 kr/dag + faktureringsavgift

• Edsvall – 1600 kr/natt + faktureringsavgift

Oxstallet

• 750 kr/tim + faktureringsavgift. Eventuell städavgift tillkommer.

Edsbergs slott