(1)1(4) Riksarkivet Minnesanteckning Tillsynavdelningen I Fallenius Dnr RA Inspektion hos Polismyndigheten i Stockholms län – Förvaltningsavdelning och stabsenheter Möte den 4 november 2014 i polishuset, Norra Agnegatan 33

(1)

1(4)

Riksarkivet Minnesanteckning

Tillsynavdelningen

I Fallenius 2015-02-04 Dnr RA 232-2014/6604

Inspektion hos Polismyndigheten i Stockholms län – Förvaltningsavdelning och stabsenheter

Möte den 4 november 2014 i polishuset, Norra Agnegatan 33;

närvarande,

från Polismyndigheten:

, chef rättsenheten , bitr. chef rättsenheten , bitr. chef systemsektionen

, myndighetsarkivarie, rättsenheten , arkivarie, rättsenheten

, registrator, rättsenheten

, arkivarie, Södertörns polismästardistrikt,

från Riksarkivet:

Desirée Veschetti Holmgren, chef tillsynsavdelningen Ian Fallenius, arkivarie, tillsynsavdelningen.

1. Ansvar och organisation

Chefen för rättsenheten har enligt Polismyndighetens arbetsordning funktionsansvar för ansvarsområdena juridik och dokumenthantering, i vilket senare arkivfrågorna ingår. Med funktionsansvar avses ett myndighetsövergripande ansvar för området, att hålla länspolismästaren informerad om viktiga frågor, samt att föreslå de förändringar som kan behövas. Myndighetsarkivarien är således placerad på rättsenheten.

Polismästardistrikt och avdelningar inom Polismyndigheten i Stockholms län utgör delarkivbildare med egen arkivredovisning. På distrikt och avdelningar är polismästare respektive avdelningschef ansvarig för den praktiska arkivvården. Distrikt och

avdelningar är sedan internt olika organiserade enligt beslut av respektive chef.

(I den nya nationella Polismyndigheten kommer arkivfunktionen däremot inte att skötas av regionerna utan av en central rättsavdelning.)

Förutom med rådgivning står rättsenheten till organisationens förfogande även med praktisk hjälp av en arkivarie vid City polismästardistrikt. Tre andra arkivarier har samordningsansvar för arkivhantering och arkivvård vid polismästardistrikten i norra respektive södra delen av länet, samt vid avdelningarna (förutom gränspolisen) och stabsenheterna.

Rättsenheten har projektanställt ytterligare fem arkivarier för arbetet med att inför organisationsförändringen avsluta arkiven i den nuvarande myndigheten. Även det äldre arkivet före 1994-07-01 ingår i avvecklingsprojektet. Sammanlagt ska c:a 1,5

(2)

2(4)

Tillsynavdelningen

hyllmil bevarandehandlingar hanteras. En arkivarie har i uppgift att göra en kart- läggning och beskrivning av Polismyndighetens samtliga IT-system som hanterar allmänna handlingar, kontrollera om det finns tillämpliga gallringsföreskrifter, annars föreslå gallring eller bevarande.

2. Registrering

Även huvudregistratorsfunktionen finns på rättsenheten. Vid polismästardistrikt och avdelningar finns registerfunktioner med en utsedd kontaktperson för registrerings- frågor.

Allmänna diariet förs i systemet Polisens Ärenden – PÄr – vilket alla polismyndigheter nu gått över till enligt beslut av RPS. PÄr är ett nationellt system med en enda löp- nummerserie gemensam för hela riket.

Polismyndigheten i Stockholms län hade före PÄr systemet Diadem som huvud- diarium, benämnt AA. Systemet A-RAR har använts till en del av de specialdiarier som tidigare nyttjats av polismyndigheten. Migreringen av ärenden från polismyndighetens allmänna diarier (huvuddiariet AA samt specialdiarier) till allmänna diariet (A) i PÄr har skötts av en särskild förvaltning vid RPS. Ärenden i Diadem fr.o.m. 2003 har migrerats till PÄr. Äldre ärenden fr.o.m. 1994 avser RPS att arkivera i det e-arkiv som ska tas i skarp drift efter årsskiftet.

(Även utlänningsdiariet URIS står på tur för e-arkivet.)

Alla polismyndigheter använder fortfarande kriminaldiariet K-RAR. Från våren 2011 användes Polisens utredningsstöd – PUST – för vissa enklare brott, men det togs ur drift 2014-10-03. Nu använder man åter endast K-RAR och DurTvå (Datoriserad utredningsrutin med tvångsmedelshantering). Registreringen sköts av utredarna själva.

(Bilder i förundersökningar lagras som JPEG i BIP – Bilder i Polisen – och hämtas därifrån till DurTvå. Förundersökningsprotokollet expedieras som PDF.)

Trafikdiariet T-RAR upphörde i oktober 2014 och trafikärendena ligger nu i K-RAR.

Av de fyra hemliga diarierna förs HF (totalförsvaret) med något systemstöd, medan HP (personskydd) och HU (inhämtning av uppgifter om elektronisk kommunikation) förs som Excelark. HÖ (tvångsmedelshantering), som kontinuerligt har tagits ut på papper, förs även det numera i Excel.

Vapenärendesystemet VÄS är avvecklat, allt ska vara migrerat till PÄr där även vapen- registret enligt vapenlagen (1996:67) ingår.

3. Arkivredovisning

En för Polismyndigheten gemensam arkivbeskrivning finns upprättad och uppdateras årligen.

(3)

3(4)

Tillsynavdelningen

Pappersakter till såväl huvuddiariet AA som K-RAR förvaras och redovisas uppdelat per delarkivbildare. Ett par distrikt har därtill haft en geografisk tudelning. En särskild arkivförteckning finns upprättad för delarkivbildaren ”Förvaltningsavdelningen med stabsenheter”.

I serierubrikerna förekommer förkortningar i stor utsträckning; dessa förklaras dock i serieanmärkningar.

I serie F1ca – Handlingar på andra media än papper, bevaras – redovisas fysiska data- bärare som DVD o.s.v. som hör till ärenden i de allmänna diarierna.

F8a – Handlingar i sociala medier, bevaras – avses bara bevaras som pappersutskrifter eller, avseende foton, på CD/DVD.

Fr.o.m. 2001 ansvarar RPS för bevarandet av räkenskapshandlingar för polis-

myndigheterna. Fr.o.m. oktober 2011 ansvarar RPS, Polisens Administrativa center i Linköping, för personaladministrativa handlingar för polismyndigheterna.

3. Arkivlokaler

Polismyndigheten förfogar i kvarteret Kronoberg, G-huset, över ett centralarkiv, ett säkerhetsarkiv och ett klimatarkiv.

Polismyndigheten har i dag tillräckliga arkivlokaler för pappersarkiven. Av äldre arkivbildningar före 1994-07-01 förvarar man bara Polismyndighetens i Stockholm arkiv; övriga polismyndigheter i länet har överlämnats till Stockholms stadsarkiv (förutom en serie brottsutredningar med gallringsfrist om 30 år).

Centralarkivet rum 02L271 togs i bruk 2005. Beräknas rymma c:a 14 000 hm. Dubbla A 60-dörrar mot korridoren. En inre brandteknisk avgränsning med en A 60-dörr finns mot arkivexpeditionen rum 02L282. Brandspjäll av okänd klass i ventilations-

kanalerna. Kapslade armaturer. Oljefyllda elradiatorer.

I säkerhetsarkivet rum 02O282 förvaras handlingar till de hemliga diarierna. Även här dubbla A 60-dörrar, brandspjäll och kapslade armaturer. En kabelgenomföring i vägg mot korridor kan misstänkas vara otät.

I klimatarkivet rum 02N283 förvaras huvudsakligen DVD och VHS-band som hör till K-ärenden. Även här dubbla A 60-dörrar, brandspjäll och kapslade armaturer.

Temperatur 13 ºC. Klimatanläggningen finns i rummet bredvid, utanför brandcells- gränsen.

4. Gallring

Polismyndigheterna har haft vissa problem med tillämpningen av föreskrifterna om gallring och bevarande av brottsutredningar enligt RA-MS 1998:57. Utredningar har

(4)

4(4)

Tillsynavdelningen

sorterats på brottskoder som inte skiljer grovt brott och brott av normalgraden, medan föreskriften säger att grova brott i vissa fall ska bevaras. Nu har RPS gjort en utsökning och distribuerat listor över grova brott, enligt vilka polismyndigheterna ska sortera ut bevarandeärendena.