BESLUT 1 (2) Avdelningen för offentlig
Informationshantering, 2017-09-21 Dnr RA 231-2017/1254
Tillsynsenheten Ert dnr 131-90736-17/113
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Skatteverket
171 94 Solna
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Skatteverket
Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Skatteverket den 21 juni (huvudkontoret, Solna), den 26 juni (Västra regionen, Göteborg) och den 22 augusti 2017 (Norra regionen, Umeå). Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionerna beslutar Riksarkivet förelägga Skatteverket att vidta nedanstående åtgärder.
1. Komplettera strategin för bevarande av elektroniska handlingar så att den motsvarar Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap. 2 §.
2. Färdigställa arkivförteckningar före 2012 enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1, 6 kap. (allmänna arkivschemat) enligt övergångsbestämmelserna punkt 2 till RA-FS 2008:4.
3. Upprätta arkivbeskrivning fr.o.m. 2012 enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1, ändrad RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 §.
4. Komplettera arkivförteckningen fr.o.m. 2012 med uppgifter om handlingsslag och handlingstyper enligt RA-FS 1991:1, ändrad RA-FS 2008:4, 6 kap. 16-17 §§
avseende de ingående handlingstypernas organisation.
5. Komplettera arkivförteckningen fr.o.m. 2012 med redovisning av förvarings- enheter enligt RA-FS 1991:1, ändrad RA-FS 2008:4, 6 kap. 18 §.
6. Förvara arkivhandlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper, RA-FS 2006:1, samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RA-FS 2012:8.
7. Säkerställa att alla arkivhandlingar förvaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4.
Vi bifogar de inspektionsrapporter som upprättades vid inspektionerna, där skälen för föreläggandena redovisas.
Anmärkningar
Dessutom får Riksarkivet göra följande anmärkningar:
BESLUT 2 (2) Avdelningen för offentlig
Informationshantering, 2017-09- Dnr RA 231-2017/1254
Tillsynsenheten
Skatteverket har inte dokumenterat tillämpningen av alla myndighetsspecifika gallringsföreskrifter (RA-MS) som kräver det.
Skatteverket bör kontrollera att det finns arkivexemplar av alla egenproducerade filmer för webb m.m.
Skatteverkets återrapportering
Skatteverket ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 3 april 2018. Riksarkivet utgår från att Skatteverket även tar hänsyn till
anmärkningarna. Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som har deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av 1.
arkivarie Ian Fallenius. I den slutliga handläggningen deltog även arkivarie Patrik Höij och Sofia Särdquist.
Detta beslut kan i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446) inte över- klagas.
Petra Dornbusch
Enhetschef Ian Fallenius
1. arkivarie
