Socialförvaltningen Administrativa enheten Tel 0480-45 00 00 vx │kerstin.lagerlund@kalmar.se
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Kerstin Lagerlund 2019-05-06 SN 2019/0102.11.01
0480-450842
Socialnämnden
Rapport internrevision 2019
Förslag till beslut
Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
Bakgrund
Kalmar kommun har ett kvalitetsledningssystem och ett miljöledningssystem som är ISO certifierade enligt ISO 9001 respektive ISO 14001. Varje år sker intern- och externrevision av dessa system. Internrevision genomförs på våren och externrevision på hösten i hela kommunen.
I två bilagor finns en presentation och en rapport av resultatet av årets intern- revision inom Socialförvaltningen.
Kerstin Lagerlund Cecilia Frid
Verksamhetsstrateg Socialchef
Bilagor
Sammanställning av förvaltningens internrevisioner 2019 Internrevision sammanställning 2019
Internrevision
Socialförvaltningen 2019
Vad är
en avvikelse i
internrevisionen?
När något avviker från antingen:
Standard
Arbetssätt
Dokumenterad information
(om/av/för ledningssystemet)
Avvikelser planera
Vi har ett ledningssystem som i dagsläget inte är införlivat i alla medarbetare i organisationen. Främst brister kännedom om verksamhetens VARFÖR och VAD i ett större sammanhang.
Ex. Förståelse för hur visionshuset och
processorientering hänger ihop med det vardagliga arbetet. Det ses istället som separata delar och
man använder inte värdegrund, mål och processynsätt i
vardagliga situationer.
Avvikelser genomföra
Vi saknar ett införlivat riskbaserat tänkande där vi förebygger dåliga saker och ser inte avvikelse eller synpunkter och klagomål som en naturlig del av att förbättra verksamheten. Vi har heller inte ett
processorienterat synsätt i hur vi genomför vårt arbete för att nå vision och mål.
Ex. Riskanalyser genomförs inte med ett riskbaserat
tänkande (ex. för att förebygga dåliga saker) som grund
utan snarare för att uppfylla ett krav.
Avvikelser följa upp
Återkoppling till eller delaktiggörande av medarbetare brister idag kring uppföljning.
Ex. Avvikelser, lex Sarah etc som gjorts återkopplas inte i tillräcklig grad och bidrar därför inte till ett lärande för organisationen. Det finns heller inte en trygghet i vad en avvikelse är, hur den rapporteras eller varför.
I årets revision framkommer inte hur uppföljning av
brukarundersökning och mål har fungerat.
Avvikelser förbättra
Eftersom vi inte har ett utpräglat riskbaserat tänkande och eftersom uppföljning av t ex avvikelser brister så tillvaratas inte förutsättningarna för att arbeta med ständiga förbättringar av verksamheten.
Det vill säga att vi inte ett etablerat förbättringstänk i
organisationen som naturligt utgår från fakta och
analys.
Allt det bra då?
Genomgående beskrivs engagerade medarbetare!
Flera exempel på verksamheter där ledningssystemet används naturligt för att planera, genomföra, följa upp och förbättra sin verksamhet.
Revisionen ger tillfälle
för medarbetare att beskriva sin
verksamhet och detta upplevs som
något positivt!
KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN
Fastställt av Dokumentansvarig
Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets o miljösamord Cecilia Ahlgren 1 (2)
Utgåvedatum Tillhör dokument
2018-07-02 Internrevision - process
BLANKETT
Datum
2019-04-23
Sammanställning av förvaltningens internrevisioner - blankett
Förvaltning Revisionsperiod
Socialförvaltningen v 13 och 14, 2019
Ansvarig Totalt antal utförda revisioner
Kerstin Lagerlund 19
Orsak till avvikelser
Tre vanligaste orsakerna till avvikelser
Ju mer vi arbetar med vårt ledningssystem desto tydligare blir det att vi behöver jobba på att göra ledningssystemet införlivat i organisationen och medarbetarna. Brister rör främst kännedom om verksamhetens VARFÖR och VAD i ett större sammanhang. Det innebär att:
Man inte använder värdegrund, mål och processynsätt i vardagliga situationer - utan ser det som något bredvidliggande.
Vi har ännu inte uppnått ett införlivat riskbaserat tänkande.
Eftersom vi inte har ett utpräglat riskbaserat tänkande och eftersom uppföljning av t ex avvikelser brister så tillvaratas inte förutsättningarna för att arbeta med ständiga förbättringar av verksamheten.
Det vill säga vi har inte ett etablerat förbättringstänk i organisationen som naturligt utgår från fakta och analys.
Fortsatt planering
Utifrån resultatet av internrevisionerna kommer vi att jobba vidare med:
Vi behöver fortsätta vårt arbete med att etablera ett processynsätt i organisationen. Det gör vi kontinuerligt framförallt med hjälp av återkommande möten mellan processägare och processledare samt det
processkartläggningsarbete vi är mitt uppe i.
Vi behöver jobba med att se nyttan med ett riskbaserat tänkande. Bl a har vi fört in det som en naturlig del i ledningens genomgång för att på ett systematiskt sätt tänka om/vilka risker som finns med den
information/omvärldsbevakning/de beslut som LG tar upp. Tanken är att ledningen föregår med gott exempel för att sedan föra detta vidare i organisationen.
Vårt sätt att arbeta med ständiga förbättringar genomsyrar ännu inte verksamheten. Det kommer att bli en mycket viktig del i vårt processorienterade arbetssätt. LG kommer att följa upp varje nerbruten
huvudprocess årligen och då efterfråga vilka förbättringar man gjort utifrån fakta och analys.
Information kommunövergripande Detta vill vi informera om kommunövergripande:
2 (2) Kommunövergripande avvikelser:
- Det saknas ett helhetstänk avseende inköp och upphandling av system/moduler, vilket bidrar till en mindre effektiv och ändamålsenlig processmiljö (kapitel 7 Stöd i ISO 9001)
- Ledningssystemet brister i att ge enhetschef det stöd som behövs för att skapa en trygg, säker och ändamålsenlig introduktion för korttidsanställda.
- Medarbetare och enhetschef påtalar brister i arbetsmiljö avseende bristfällig belysning i utemiljön i anslutning till Stensbergsvägen.
Kommunövergripande förbättringsförslag:
- Större möjligheter att utnyttja Hypergene till alla delar i ledningssystemet efterfrågas.
Övrigt
(T.ex. trender, det här har vi förbättrat/försämrat, bra förbättringsförslag)
Vi ser en tydlig utveckling mot att organisationen allt mer förstår nyttan med ett ledningssystem och att det är det som revideras. Kunskapen kring vad ett ledningssystem är, har ökat hos stora delar av förvaltingen (t ex ledning och internrevisorer) vilket förklar årets avvikelser som jämfört med tidigare år inte fokuserar detaljer utan mer de stora dragen i ledningssystemet.
Lämnas till den kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnaren.
