Samverkan Stockholmsregionen
-Trygg, säker och störningsfri
Överenskommelse om gemensam funktion för regional samverkan inom ramen för avsiktsförklaringen -En trygg, säker och störningsfri region
Inledning
Kommunerna inom Stockholms län samt flertalet av regionens aktörer undertecknade år 2014
avsiktsförklaringen En trygg, säker och störningsfri region. Den slår fast ett grundläggande synsätt samt strukturer och processer för en effektiv, regional samverkan inom områdena trygghet, säkerhet och hantering av
samhällsstörningar. Dessa ligger i linje med det nationella ramverk för ledning och samverkan som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, utarbetat. Avsiktsförklaringen innebar även att parterna senast 2015 skulle teckna en överenskommelse som säkrar det fortsatta gemensamma arbetet och övergången från utvecklingsprogram till ordinarie drift.
Detta dokument utgör den slutliga överenskommelsen och beskriver de gemensamma förutsättningarna för att realisera avsiktsförklaringen. Dokumentet beskriver bl.a.
Aktörsgemensam funktion
Driftform och styrning
Årlig rambudget och modell för kostnadsfördelning Parter
De parter som undertecknat avsiktsförklaringen En trygg, säker och störningsfri region är:
Kommuner i Stockholms län, Länsstyrelsen Stockholm, Försvarsmakten Militärregion Mitt, Polisen Region Stockholm, Stockholms läns landsting, SOS Alarm, Trafikverket, Storstockholms brandförsvar, Södertörns brandförsvarsförbund, Brandkåren Attunda och Stockholms hamnar. Ytterligare parter kan över tid ansluta sig Mål och syfte
Överenskommelse syftar till att realisera avsiktsförklaringens intentioner med att över tid säkra en hållbar effektiv samverkan och en ökad gemensam förmåga att hantera samhällstörningar i Stockholmsregionen. Med gemensamma strukturer och metoder för samverkan samt genom att skapa en aktörsgemensam funktion som är proaktiv, aktörsoberoende, uppdragsfokuserad och bygger på inlånade aktörsresurser säkras
förutsättningarna för detta.
Aktörsgemensam funktion
Den gemensamma funktionen utgörs av ett samordningskansli som bemannas genom roterande inlån av personal från aktörerna. Uppgiften är att säkra koordinering av löpande drift, utveckling och lärande samt implementering mellan organisationerna i vardagen. Detta motsvaras i stort av det arbete som bedrivits och implementerats inom Program för samverkan -Stockholmsregionen.
Vid behov aktiveras en gemensam beredskapsfunktion, så kallade Regionala samverkanskoordinatorer, för att driva och kvalitetssäkra den samverkan och koordinering som krävs vid samhällsstörande händelser och skeenden.
Samordningen och koordineringen ska stödjas oavsett om det handlar om en utdragen planerings- eller återuppbyggnadsfas eller akuta och plötsligt uppkomna situationer (se bilaga).
Driftsform och bemanning
Den gemensamma funktionen förvaltas, samordnas och utvecklas inom ramen för överenskommelsen i form av en avtalsorganisation. Funktionen är således inte en egen juridisk person och saknar organisationsnummer.
Deltagande aktörer delar på ansvaret att låna ut personal som under överenskommen tid genomför uppdrag i det gemensamma samordningskansliet. Detta möjliggör utbyte av kompetens och bidrar till personlig och organisatorisk kompetensutveckling, långsiktigt ägarskap och en kostnadseffektiv drift. Aktör som bidrar med personal ersätts till redovisad självkostnad ur den gemensamma budgeten.
Bemanningen inom den gemensamma funktionen omfattar resurser motsvarande
Två heltidstjänster (avser samordningschef och kommunikation/admin)
Tre deltidstjänster (50-100 %), fördelas mellan ”kommun”, ”blåljus” och ”trafik”
Regional samverkanskoordinator i beredskap (beredskapsfunktion som aktiveras vid händelse)
Parterna har delats in i kategorierna: ”Kommun”, ”blåljus” och ”trafik”. Avsikten är att varje kategori bidrar med en deltidsresurs till samordningskansliet. På detta sätt roterar och fördelas uppdraget mellan parterna inom respektive kategori. Försörjning av eltidstjänster och beredskapsfunktion hanteras i särskild ordning.
Styrning
Regionala rådet är avtalsorganisationens formella ägarforum. Styrning sker genom Regionala chefsgruppens inriktning och beslut om årlig budget och verksamhetsplan samt övriga löpande uppdrag som fastställs. Det dagliga ledningsuppdraget för samordningskansliet och beslutad gemensam verksamhet ligger på funktionens Samordningschef. Denne är anställd vid Länsstyrelsen Stockholm men fullgör heltidstjänst i det gemensamma uppdraget och rapporterar till Regional chefsgrupp.
Gemensam rambudget
Rambudgeten för den gemensamma funktionen omfattar 6,5 Mkr per år och motsvarar i volym och ambition i den årliga rambudget som sedan 2011 disponerats av Program för samverkan – Stockholmsregionen. Två
tredjedelar är avsatt som ersättning till aktörer för inlånad personal, resterande tredjedel avsätts för kostnader kopplade till gemensam planering, utbildning, utvärdering och utveckling.
Finansiering
Fördelning av kostnaden för den gemensamma funktionen bygger på principen att alla parter är med och bidrar.
Kommuner
Länets tjugosex kommuner finansierar tillsammans halva kostnaden och fördelar detta genom att betala en andel baserad på antalet invånare vid budgetårets start. Maxbeloppet är 1,50 kronor per invånare och år och bygger på antal mantalsskrivna vid halvårsskiftet år före aktuellt budgetår.
Övriga aktörer
Övriga aktörer finansierar tillsammans andra hälften och betalar en andel om 4,3 procent av den gemensamma rambudgeten, motsvarande max 280 Tkr. Beroende på vissa avtalsaktörers verksamhetsbredd och
representation i de stående forumen erhålls dubbel verksamhetsandel. Detta gäller Trafikverket, Stockholms läns landsting samt Länsstyrelsen i egenskap av ordförandeorganisation med särskilt samordningsansvar.
Uppföljning och redovisning
Genomförda aktiviteter och upparbetade medel redovisas per tertial och faktureras parterna utifrån fördelningsmodell två ggr per år. Rambudgeten och ambitionen följs upp löpande med formell översyn med samtliga parter inför varje ny mandatperiod.
Överenskommelse
Överenskommelsen gäller vid undertecknande, eller motsvarande beslut, retroaktivt från och med 1 januari innevarande år och förlängs på löpande helår. Uppsägning av överenskommelse ska meddelas senast halvårsskiftet innan kommande helårsperiod.
Denna underskrift bekräftar deltagande enligt ovan och etablerat arbetssätt som säkerställer den gemensamma driften och vidareutvecklingen av Samverkan Stockholmsregionen, väl medveten om att detta bygger på ett långsiktigt engagemang, aktiv närvaro och deltagande från den egna organisationen.
Överenskommelse undertecknas (År, månad, dag)
………..
………
Namnförtydligande, titel, organisation
Bilaga: En trygg, säker och störningsfri region – modell för regional samverkan
