Utredning
Ny organisation för klottersanering
Sollentuna kommun 180521-180608
Subvenio Analysis Sweden AB Tel: 070-886 46 66 E-post: info@subvenio.se
Postadress: Blekingegatan 65 A, SE-116 62 Stockholm
Sammanfattning
Denna utredning omfattar förslag och rekommendationer baserade på de 12 punkter som sammanställdes av kommunledningskontoret enligt tjänsteutlåtande (Dnr 2016/0648 KS-8), i samband med den genomlysning som gjordes avseende kommunens klotterarbete.
Rekommendationerna är huvudsakligen fokuserade på att skapa en långsiktig och effektiv organisation. Grunden för en sådan organisation bottnar i att skapa ett underlag som kommunen kan rannsaka för flera olika syften. Underlaget skapas i ett samspel av faktorerna inrapportering av klotter, sanering, polisanmälan samt uppföljning. För att tillgången till utvunnen information ska vara tillgänglig, bör den samlas i ett (1) specifikt ärendehanteringssystem. Via
ärendehanteringssystemet kan statistik genereras, vilken genom behandling och analys kan utgöra beslutsunderlag för att vidta skadegörelsepreventiva- och trygghetsskapande åtgärder.
Anmälan bör ske organiserat och på daglig basis, via en speciellt avsedd tjänst för detta. Det är viktigt att publika platser, placerade utmed naturliga stråk, som löper till och från olika
nyckelfunktioner i kommunen kontrolleras och saneras med ett givet intervall. På så sätt erhålls en uppfattning om tillkomstfrekvensen och omfattningen av klotterrelaterad skadegörelse. I samband med att sanering av ett specifikt ärende utförts bör även underlag för polisanmälan genereras automatiskt, via ärendehanteringssystemet. Innan underlaget skickas till polisen bör det granskas av handläggare på Trafik- och fastighetskontoret, för att därefter skickas och diarieföras av registrator. En specifik mapp för varje enskilt ärende skapas i diariet. Mappen kan därefter kompletteras, sedan kommunen erhållit den officiella polisanmälan med polisens K- nummer. Samtlig dokumentation i en polisanmälan diarieförs under samma mapp och kan därmed följas upp, via kontakt med polisen.
Anmälan som inkommer till Kontaktcenter via hemsida, "FixaMinGata", mail, telefon, alternativt direkt över disk, registreras av Kontaktcenter, i det gemensamma ärendehanteringssystemet.
Ärendet blir därefter tillgängligt för anlitad saneringsentreprenör samt "Arbetscenter" som därefter åtgärdar ärendet.
I syfte att bistå kommunen med vad de bör beakta i samband med att de ingår avtal med saneringsentreprenör lämnas en rad rekommendationer avseende kravställan.
Initialt bör kommunen fokusera på att etablera en fungerande organisation inriktad på kommunala fastigheter och egendom. Samverkan med andra aktörer, liksom möjligheten att ställa krav på att andra aktörer ska anmäla och tillse att sanering på deras egendom sker inom rimlig tid förordas anstå till dess att den egna organisationen och dokumentationen upplevs som tillfredställande. Samverkan och kravställning gentemot andra aktörer underlättas när
kommunen har ett stabilt organisatoriskt fundament vilket genererar underlag och statistik som kan presenteras för övriga aktörer. Om kommunen har förmåga att presentera tillförlitliga fakta, kan övriga aktörer förhålla sig till problematiken på ett annat sätt.
Avseende återrapportering från Trafik- och fastighetskontoret till kommunstyrelsen lämnas förslag på hur ofta detta bör ske samt vad återrapporteringen bör omfatta.
sufaueniD
Innehållsförteckning
1 Inledning 1 2 Riktlinjer styrdokument för klotterrelaterad skadegörelse 3
3 Organisation 4 4 Inrapportering och hantering av klotterrelaterad skadegörelse 6
4.1 Vägar f ö r inrapportering 7 4.1.1 Dedikerad tjänst för inrapportering av skadegörelse 7
4.1.2 Arbetscenter 7 4.1.3 Kommunala bolag och skolor 8
4.1.4 Privata fastighetsägare - Kommuninvånare 8 4.1.5 Hantering och statistik vid inkomna anmälningar - Icke kommunala objekt 9
4.2 Syften med l ö p a n d e inrapportering 9
5 Sanering 11
5.1 Saneringsmetodik 12 5.1.1 Å t e r s t ä l l n i n g av sanerade y t o r 12
5.2 Utbildning 13 5.3 U p p f ö l j n i n g 13
6 Digital samordning och hantering 14
6.1 Val av ä r e n d e h a n t e r i n g s s y s t e m 14 6.2 Effektiv inrapportering av klotter 15 6.3 Sanering och dokumentation av sanering 16
6.4 P o l i s a n m ä l a n via ä r e n d e h a n t e r i n g s s y s t e m e t 17
7 Kravställning gentemot saneringsentreprenör 17
8 Andra aktörer - Samverkan och krav på sanering 19
9 Rapport till Trafik- och fastighetsnämnden samt Kommunstyrelsen 20
^subuEnio
1 Inledning
Bakgrunden till denna rapport är att Sollentuna kommun, via Trafik- och fastighetskontoret givit Subvenio i uppdrag att skapa en handlingsplan för hur arbetet med klotterrelaterad
skadegörelse kan organiseras, samordnas och effektiviseras.
Den huvudsakliga utgångspunkten i vårt arbete med denna rapport, har utgjorts av de 12 punkter som återfinns i tjänsteutlåtandet "Dnr 2016/6048 KS-8". Utöver detta har vi även genomfört intervjuer med "Arbetscenter", "Kontaktcenter" samt författaren av tjänsteutlåtandet.
Vidare har kontinuerliga samtal och avstämningar skett med representant från Trafik- och fastighetskontoret.
I dag råder en generellt utbredd problematik, relaterad till klotterrelaterad skadegörelse, i Stockholms olika kommuner. För att lyckas stävja denna oroande utveckling krävs ett tydligt ställningstagande, i form av en genomtänkt policy i arbetet mot klotter. Det är därför viktigt att det vardagliga arbetet överensstämmer med den uttalade policyn, i form av en anpassad och effektiv organisation, vad avser personalomfattning, inrapportering av skadegörelse, sanering, polisanmälan samt uppföljande verksamhet. Dessa faktorer utgör den fundamentala grunden till att skapa en miljö som upplevs trygg och säker att vistas, möjlighet att behandla och analysera information och statistik, vilket i sin tur genererar i beslutsunderlag för förebyggande och kostnadseffektiva åtgärder.
Det är ur flera aspekter viktigt, att dagligen arbeta med att rapportera och sanera klotter.
Organiserad kontinuitet bidrar till ökad kontroll över rådande lägesbild. Omfattningen och konsekvenserna blir mer överskådliga och lättare att följa och åtgärda. I samklang med "Broken windows teorin" (klotter föder klotter), bidrar kontinuerlig sanering dessutom till att signalera att fastigheter och annan egendom är väl efterhållen. I kombination med andra åtgärder har detta visat sig inneha en betydande, preventiv effekt.
Det initiativ som Sollentuna kommun har inlett i sitt arbete mot klotter är viktigt. Det primära målet bör vara att organisera registrering, sanering och polisanmälan för kommunalägd egendom. Detta i syfte att generera underlag och statistik som påvisar klotterproblematikens utbredning och konsekvenser. Vidare bör kommunen även registrera tillkomsten av klotter på andra aktörers egendom, i syfte att få fram ett underlag som presenterar den totala tillkomsten av klotter, inom kommunens gränser.
Med denna kunskap kan kommunen, i ett andra led, vidareutveckla arbetet till att omfatta samverkan med privata fastighetsägare, statliga myndigheter, energiföretag samt
kollektivtrafiksaktörer, med syfte att skapa ett effektivt arbete mot klotter. Statistik, ökad kunskap och samverkan möjliggör välriktade, förebyggande åtgärder som utbildning, situationell prevention och insatser från väktare och polis, med målen att skapa en miljö som upplevs som trevlig, trygg och säker att vistas i samt att kostnaderna relaterade till klotter minskar.
Idag finns det inga tecken på att det illegala klottret avtar, varför ett långsiktigt, hållbart och målmedvetet arbete måste bedrivas för att stävja detta.
Sollentuna kommun är på god väg i detta arbete!
Samtliga av de 12 punkter som framkom under kommunledningskontorets genomlysning omfattas av denna rapport. De avhandlas dock inte i fallande ordning och vissa av punkterna har slagits samman. Via översikten på nästkommande sida, går att utläsa kopplingen mellan
rapportens rubriker och de 12 punkterna.
sutouenio
12 punkter enligt tjänsteutlåtandet Hänvisning till kapitel i utredningen
1. Styrdokument 2 Riktlinjer styrdokument för
klotterrelaterad skadegörelse 3 Organisation
2. Dokumentation 4 Inrapportering och hantering av klotterrelaterad skadegörelse 5 Sanering
6 Digital samordning och hantering 3. Arendehante ringssystem 6 Digital samordning och hantering 4. Polisanmälan 6 Digital samordning och hantering 5. Avtal mellan beställare och utförare
av klottersanering
7 Kravställning gentemot saneringsentreprenör 6. Utredning klottersanering 5 Sanering
7 Kravställning gentemot saneringsentreprenör
7. Datainspektionen 6 Digital samordning och hantering 8. Digital anmälan 4 Inrapportering och hantering av
klotterrelaterad skadegörelse
9. Samverkan 8 Andra aktörer - Samverkan och krav på
sanering
10. Anmälda ärenden 8 Andra aktörer - Samverkan och krav på sanering
11. Andra aktörer - Möjlighet att kräva sanering
8 Andra aktörer - Samverkan och krav på sanering
12. Rutin för rapportering till Kommunstyrelsen
9 Rapport till Trafik- och fastighetsnämnden samt Kommunstyrelsen
2 Riktlinjer styrdokument för klotterrelaterad skadegörelse
Rubrikerna i nuvarande policy är bra. Exakt vilka riktlinjer kommunen ska anta bör
överenskommas mellan Trafik- och fastighetskontoret och Kommunstyrelsen, efter det att den nya organisationen som ska arbeta mot klotterrelaterade frågor är fastställd. Det är viktigt att policyn går att applicera i det dagliga arbetet och att organisationen speglas av riktlinjerna i styrdokumentet. Riktlinjerna utgör ett rättesnöre för kommunanställda såväl som för invånarna i Sollentuna kommun. För att uppnå en trovärdig långsiktighet är det därför angeläget, att den fysiska verksamheten tydligt går att härleda till vad som är beskrivet i styrdokumentet.
Vissa delar av innehållet i nuvarande riktlinjer bör förtydligas och någon rubrik kan adderas i de nya riktlinjerna. Nedan följer kommentarer till rubriker och innehåll som kan omfatta de nya riktlinjerna:
> Mål: Förslag till ny rubrik. Här anges vilka mål som kommunen avser uppnå under perioden 2019-2022 samt en kortare beskrivning om hur detta ska gå till. Till exempel kan anges hur mycket man avser att minska kostnaderna för klotterrelaterad
skadegörelse under angiven tid samt vilken typ av arbete och åtgärder som ska möjliggöra detta mål.
> Definition: Ska beskriva vad kommunen anser vara klotterrelaterad skadegörelse. Här anser vi att inga större förändringar behöver adderas till de riktlinjer som finns idag.
> Syfte: Ska beskriva vilka syften som avses genom riktlinjerna och det arbete som förs mot klotterrelaterad skadegörelse. Här anser vi att inga större förändringar behöver adderas till de riktlinjer som finns idag.
> Inriktning: Anger kommunens generella hållning till klotterrelaterad skadegörelse. Här anser vi att inga större förändringar behöver adderas till de riktlinjer som finns idag.
> Kommunens arbete mot Klotter: Ska beskriva hur kommunen ska arbeta mot
klotterrelaterad skadegörelse. I de riktlinjer som finns idag, står det att kommunen ska
"agera snabbt"när klotter upptäcks i den offentliga miljön. Att "agera snabbt"'bör definieras tydligare och bytas ut mot ett specifikt tidsintervall. Till exempel 24 timmar avseende vanligt klotter samt de specifika tidsintervallen från upptäckt till sanering för stötande och kränkande klotter. Vidare bör förtydligas på vilket sätt arbetet bedrivs. En kortare beskrivning av det dagliga arbetet avseende den sammanhängande kedjan
"Inrapportering - Sanering - Polisanmälan - Uppföljning". De befintliga punkter som finns i dagens riktlinjer under denna punkt, bör beskrivas något mer ingående, för att det tydligt ska framgå vad som menas med respektive punkt.
> Framgångsfaktorer: Ska beskriva hur kommunen går till väga för att vara och förbli framgångsrika i sitt arbete mot klotterrelaterad skadegörelse. De faktorer som anges är bra. Dock kan en närmare beskrivning om vad de innebär bidra till att tydliggöra dem samt öka förståelsen för dem.
> Kommunstyrelsens och övriga nämnders ansvar: Ska beskriva ansvarsfördelningen inom Sollentuna kommun. Denna punkt bör kompletteras sedan den nya organisationen har fastställts. Dock bör tydliggöras att Trafik- och fastighetskontoret innehar
huvudansvaret för den dagliga driften.
s o ö y e j i D
> Uppföljning: Ska beskriva att Kommunstyrelsen informeras och erhåller kännedom om kommunens arbete mot klotter. I dagens riktlinjer anges att "BRÅ"ansvarar för detta.
Enligt information som framkommit under vårt uppdrag sker inte detta idag. Framgent bör detta omformuleras samt att det framgår att Trafik- och fastighetsnämnden är de som informerar Kommunstyrelsen. Vidare anser vi att detta bör ske med ett betydligt kortare intervall, för att Kommunstyrelsen ska hållas uppdaterad. Det bör även i korta drag framgå vad denna information avhandlar.
> Tillämpningsanvisningar: Under denna punkt kan det vara lämpligt att definiera vad begreppet "Tillämpningsanvisningar" innebär.
3 Organisation
Organisationen bör vara anpassad för att ha möjlighet att leva upp till den kravbild som Sollentuna kommun beslutar vara rimlig. Vidare bör organisationen avspegla den klotterpolicy som fastställs och som sedermera kommer att fungera som rättesnöre för verksamheten och dess uppsatta mål. En rekommendation är att framgent utöka organisationen, jämfört med idag rådande omfattning. För att det ska vara möjligt att erhålla en rättvisande och hela tiden uppdaterad lägesbild om klottersituationen i Sollentuna kommun, behövs ett dagligt och organiserat flöde och samspel mellan inrapportering av klotter, att klottret saneras efter ett givet tidsintervall samt att all skadegörelse som rapporteras in och saneras också kontinuerligt polisanmäls. Att denna kedja av faktorer fungerar, är även en grundförutsättning, för att på allvar kunna förändra de förhållanden som påverkar problematiken med klotterrelaterad skadegörelse och som får följder för hur kommunen uppfattas, av invånare och besökare, rent visuellt samt i ett trygghets- och säkerhetsperspektiv.
Nedan presenteras ett förslag på hur uppbyggnaden av organisationen skulle kunna se ut, för att möta de utmaningar som kommunen står inför:
Rapportering
> Särskilt avsedd tjänst för anmälan av klotter: Tjänsten syftar till att uppnå en daglig, kontinuerlig och organiserad inrapportering av nytillkommet klotter. Tjänsten bör vara verksam måndag till fredag.
> Kontaktcenter: Personalen på Kontaktcenter administrerar inrapporterat klotter från allmänheten via de traditionella inrapporteringsvägarna för detta. Kontaktcenter registrerar därefter inkomna rapporter, i det specifika ärendehanteringssystemet för klotter.
Sanering
> Extern saneringsentreprenör: En av kommunen upphandlad
saneringsentreprenör innehar huvudansvaret för sanering och återställning. Sanering bör ske under veckans samtliga dagar.
> Arbetscenter: Arbetscenters roll i organisationen kan, om behovet anses vara relevant, kvarstå. Dock med ett begränsat och hanterbart ansvarsområde. Arbetscenter fungerar som ett komplement till upphandlad saneringsentreprenör och är verksamma måndag- fredag.
Administrering, p o l i s a n m ä l a n och u p p f ö l j n i n g
> Handläggare på Trafik- och fastighetskontoret: En tjänsteman administrerar och bearbetar den information som inkommer i ärendehanteringssystemet. Denna funktion har möjlighet att erhålla den totala bilden av den klotterrelaterade skadegörelsen i kommunen. Informationen analyseras och utgör grunden för eventuella åtgärder.
Ytterligare en uppgift är att kontrollera att underlagen för polisanmälan är korrekta och kompletta, innan dessa vidareförmedias till registratorn. Sedan K-nummer erhållits från polisen bör en uppföljning av de olika ärendena ske, genom att skapa en kontakt med polismyndigheten för att kontrollera och diskutera status och fortskridande i ärendena. I förlängningen kan denna funktion även att vara delaktig i olika typer av samverkan, med andra aktörer som är berörda av klotterproblematiken.
P o l i s a n m ä l a n och registrering i d i a r i u m
> Registrator på Trafik och fastighetsnämnden: Registratorn skickar underlag för polisanmälan till polisen. När underlaget är skickat skapas en mapp för det specifika ärendet. När kommunen erhåller en bekräftelse från polisen att en polisanmälan är uppförd arkiveras bekräftelsen i samma mapp.
sutouGfio
4 Inrapportering och hantering av klotterrelaterad skadegörelse
Inrapporteringen av klotterrelaterad skadegörelse i Sollentuna kommun sker via olika källor och tillställs olika mottagare. Detta beror på vem som äger fastigheten eller objektet samt vem som gjort upptäckten. I dag råder brister i samband med registreringen samt hur varje enskilt ärende sparas. Detta resulterar i svårigheter att koppla ihop inrapporterade ärenden med en specifik sanering, vilket medför att tidsintervallet som förflyter mellan upptäckt och sanering inte går att fastställa. Det krävs en gemensam och övergripande rutin för att överbrygga detta. Kapitel 4 avhandlar rekommendationer om hur hela förloppet av inrapportering och hantering, i samband med detta, kan gå till, för att erhålla en samlad information som underlättar uppföljning och kontroll.
Inrapporteringsvägar
A L L M Ä N H E T E N
Kontaktcenter Personlig kontakt
Telefon Mail Felanmälan via
hemsidan Via "FixaMinGata"
K O M M U N A L A A K T Ö R E R
t
Arbetscenter
SEOM
Sollentuna hem
Kultur- och fritidskontoret
~4
Samlad information
Ärendehanterings- system
Sanering
Extern sanerings- entreprenör
Arbetscenter
sutouenio
4.1 Vägar för inrapportering
Att det finns ett flertal vägar för att rapportera klotter är inte negativt, detta är snarare en förutsättning för att skapa en bred och övergripande bild av omfattningen. För att underlätta vidare hantering, bör dock den totala insamlingen slutligen kanaliseras till en och samma källa.
Ett effektivt hjälpmedel för detta ändamål, ä r att använda ett ärendehanteringssystem med funktioner särskilt anpassat för klotter och skadegörelse.
För att åskådliggöra hur detta kan gå till finns ett flödesschema för hur kanaliseringen av inrapporterad skadegörelse skulle kunna se ut i Sollentuna kommun. Vinsten med att använda denna metodik är att samtlig inrapporterad skadegörelse samlas på samma ställe, vilket gör informationen lättillgänglig och det går snabbt att generera statistik. Dessutom avlastas personalen på "Kontaktcenter", då de inte belastas med lika många ärenden som de gör i dagsläget.
4.1.1 Dedikerad t j ä n s t f ö r inrapportering av s k a d e g ö r e l s e
En dedikerad tjänst för inrapportering av klotterrelaterad skadegörelse, utgör en fundamental roll i den totala inrapporteringen. Funktionen innebär att klotter, dagligen (måndag-fredag), med ett jämnt flöde, kommer att rapporteras in via ärendehanteringssystemet. Rapporterna kommer att ligga till grund för de saneringar som ska utföras. Det är viktigt att detta arbete sker organiserat och att det finns ett schematiskt intervall för kontrollernas utförande, på strategiskt utvalda fastigheter och objekt. Fastigheter och objekt som avses är placerade publikt och ofta återfinns dessa längs naturliga stråk, som löper till och från skolor och stationer, exempelvis.
De dagliga och kontinuerliga kontrollerna av kommunala fastigheter och objekt bidrar till ökad kontroll, vilket gör det möjligt att snabbare skapa sig en uppfattning om vilka områden och platser som för tillfället är utsatta, åtgärdstiden för att sanera minskar samt att det går att fatta snabbare beslut om eventuella åtgärder, för att hejda en negativ utveckling. Snabbare respons resulterar även i en renare och tryggare miljö att vistas i .
4.1.2 Arbetscenter
Arbetscenter ansvarar i nuläget för saneringen av kommunala fastigheter och objekt.
Arbetscenter fyller även en viktig social funktion, då de bereder möjlighet till sysselsättning för personer som är i behov av arbetsträning och som senare ska slussas ut i arbetslivet.
Vid samtal med Arbetscenter framkom att beläggningen med personer som arbetstränar, av Arbetscenter benämnda som "deltagare", skiftar kraftigt. Anledningen till detta uppges att vara konjunkturberoende bland annat. Till vardags, måndag-fredag, utgörs personalstyrkan av 2,5 tjänster, året runt. Dessa tjänster utgörs av tillsvidareanställningar.
Med den planerade förändringen, avseende ökad inrapportering av skadegörelse befarar vi att belastningen kommer att bli Arbetscenter övermäktig att hantera på egen hand. Det finns även vissa moment, gällande sanering, som Arbetscenter idag inte får utföra, då dessa kräver specifik utbildning. Exempel på detta är skadegörelse som är belägen på hög höjd.
Om Arbetscenter fortsättningsvis ska utgöra en del av klottersaneringen, behöver deras ansvarsområde begränsas och anpassas, utefter den förmåga de besitter. En fördelning bör i detta fall ses över, vilken bör fastställa vilka ansvarsområden och uppgifter Arbetscenter bör ha, gällande inrapportering och sanering av klotterrelaterad skadegörelse. Tilldelningen bör
regleras av tydliga och klara rutiner om hur verksamheten ska bedrivas. Exakt vad Arbetscenter ska ansvara för; till exempel ett specifikt område eller alla gångtunnlar, bör utredas och
överenskommas inom kommunen.
SUÖUOTO
Vidare rekommenderas att en extern saneringsentreprenör upphandlas och anlitas av kommunen, vilka ska bära ansvaret för all annan kommunal sanering.
Arbetscenter ska, likt den dedikerade tjänsten för inrapportering av skadegörelse, även arbeta aktivt med ärendehanteringssystemet. De kommer att utföra två arbetsuppgifter;
^ Inrapportering av klotterrelaterad skadegörelse; i de fall Arbetscenter upptäcker ny skadegörelse på de objekt som ligger under deras ansvarsområde och som inte tidigare rapporterats in i ärendehanteringssystemet. De ska vid upptäckt registrera
skadegörelsen i systemet via inrapportering av klotterrelaterad skadegörelse.
Anledningen är att denna information är statistikgrundande och bör särskiljas från sanering. Detta blir även ett direkt underlag för ett saneringsärende.
> Sanering; utförs av Arbetscenter, endast på deras förutbestämda
objekt/ansvarsområden. En registrering om inrapporterad skadegörelse, ska finnas i systemet för att en sanering ska få utföras, därav att punkten ovan måste genomföras innan sanering.
4.1.3 Kommunala bolag och skolor
Om möjligheten finns, rekommenderar vi att samtliga anslutna skolor och kommunala bolag inom kommunen, nyttjar, det för klotter specifika, ärendehanteringssystemet. Särskilt utsedd personal, inom respektive organisation, tilldelas en användarprofil för inrapportering av klotterrelaterad skadegörelse i ärendehanteringssystemet. Detta innebär att informationen kanaliseras, samlas och sparas direkt i systemet och sanerare får omgående uppgift och underlag om det påträffade, anmälda klottret.
Anledning till att vi förespråkar denna inrapporteringsväg, är för att förstahandsinformation ska registreras i systemet, men även för att avlasta personalen på Kontaktcenter.
4.1.4 Privata fastighetsägare - Kommuninvånare
Privata fastighetsägare, invånare och besökande i kommunen, vänder sig i vissa fall till
Kontaktcenter, för inrapportering av klotterrelaterad skadegörelse. Denna inrapportering sker på olika sätt. De kan rapportera fysiskt, över disk, i kommunhuset, via telefon eller mail,
"felanmälan" på kommunens hemsida, alternativt via applikationen "FixaMinGata".
Inrapportering via dessa kanaler omvandlas och stansas sedan in av Kontaktcenter direkt i ärendehanteringssystemet. Åtgärden kan utföras från en stationär arbetsstation.
Likt punkterna 4.1.1,4.1.2,4.1.3, samlas på så vis, samtliga uppgifter gällande skadegörelsen, i det specifika ärendehanteringssystemet.
Digital klotteranmälan från medborgare sker idag via avsedd e-tjänst på kommunens hemsida.
Sollentuna kommun har för samma syfte upphandlat applikationen "FixaMinGata", vilken ännu inte lanserats via hemsidan. Detta sker förmodligen under hösten 2018, enligt uppgift från
"Kontaktcenter". Informationen som efterfrågas i samband med klotteranmälan i denna
applikation är i grunden bra. En nackdel som observerats i applikationen är att det endast går att bifoga en (1) bild. Det skulle vara en fördel att kunna bifoga fler bilder för att bättre kunna beskriva ärendet visuellt, vilket kan vara en fördel för sanerarna, i syfte att lokalisera skadegörelsen samt få en bredare uppfattning om ärendet. Exempelvis avseende storlek och omfattning. Kan fler bilder bifogas finns möjlighet att presentera både närbilder och
översiktsbilder. Det är i dagsläget oklart vem, eller hur ärenden ska "släckas" i "FixaMinGata".
Det kan bli förvirrande och utgöra ett upphov till irritation, om ärenden som är åtgärdade, inte kontinuerligt tas bort ur applikationen. Tjänsten "FixaMinGata" är löpande, utan någon specifik
suibueeio
avtalstid knuten till sig. Hur långt uppsägningstiden sträcker sig, är när detta skrivs, inte känt. En bedömning är att det kan röra sig om 1-3 månader.
Kommunen bör kontakta "FixaMinGata", i syfte att klarlägga om det är möjligt att göra specifika förändringar som kan anpassas, för att passa Sollentuna kommuns syften. Om detta inte är möjligt bör kommunen undersöka om det finns applikationer som passar verksamheten bättre.
Ytterligare ett alternativ är att göra en utvärdering om det finns grund för att Sollentuna kommun utvecklar en egen applikation med funktionen på hemsidan som mall.
4.1.5 Hantering och statistik vid inkomna a n m ä l n i n g a r - Icke kommunala objekt Då kommunen inte ansvarar för saneringen som uppkommer på icke kommunala objekt och fastigheter, uteblir troligen sanering av skadegörelsen. Då en sanering inte utförs medför detta en risk för multipel rapportering av samma klotter. Det vi därför rekommenderar är att
kommunen i samband med inkomna anmälningar, rörande icke kommunala objekt, sänder ut en förskriven mall, till berörd fastighetsägare som utsatts för skadegörelsen. Via detta utskick uppmanar kommunen fastighetsägaren att följa kommunens policy, att skyndsamt sanera skadegörelsen.
Inrapporteringen av den klotterrelaterade skadegörelsen finns nu registrerad i
ärendehanteringssystemet, även fast sanering i dagsläget troligen uteblir. Av den anledningen bör, om möjligt, klotter som inrapporterats på icke kommunal egendom, sorteras separat.
Information om att skada inträffat förblir intressant, då möjlighet att generera statistik ges, för den totala mängden inrapporterade ärenden i kommunen som helhet, oavsett ägare. Statistiken ligger till grund för framtida bearbetning, analys, uppföljning, samverkan samt åtgärder.
4.2 Syften med löpande inrapportering
Inrapportering av klotterrelaterad skadegörelse på daglig basis, utgör en grundpelare i arbetet med att minska skadegörelsen i kommunen, för att få kommunen att upplevas renare, tryggare och säkrare. Att förlita sig på att allmänheten, via applikationen "FixaMinGata", alternativt
"felanmälan", via kommunens hemsida, utgör inte tillräckligt underlag att basera statistik på.
Inrapportering från allmänheten utgör dock ett komplement, till en mer organiserad insamling och rapportering.
En dedikerad och professionell tjänst för ändamålet, kommer att innebära en markant ökning av inrapporterad klotterrelaterad skadegörelse. I takt med att inrapporteringen ökar, ökar även antalet saneringstillfällen, vilka ska åtgärdas, inom en av kommunen fastställd tidsgräns.
I takt med att sanerarna utför sina uppdrag, grundade på inrapporterade ärenden, kommer även antalet polisanmälningarna att öka. Polisanmälningarna fungerar som ett slags officiell
barometer på hur omfattande skadegörelseproblematiken är samt de sociala och ekonomiska följderna som åtföljs av denna.
Inrapportering av skadegörelse åligger även saneringsentreprenören, i de fall de upptäcker ny skadegörelse på kommunala fastigheter eller egendom, som inte tidigare är inrapporterad. De ska enligt sedvanlig rutin skapa ett rapporteringsärende i ärendehanteringssystemet. Först därefter kan saneringsärendet påbörjas enligt given rutin.
Den statistik som kan utvinnas utifrån underlaget, kommer i förlängningen att bli mycket värdefull, då en mängd faktorer och trender är möjliga att utröna och vända till kommunens fördel, genom olika typer av åtgärder. Det går till exempel att utläsa vilka områden, platser och objekt som är extra utsatta. Det kommer att framträda om det är speciella dagar och tider där merparten eller någon specifik företeelse av klotterrelaterad skadegörelse uppstår. Bilderna av skadegörelsen kan skvallra om det är enskilda aktörer eller ett gäng (crew), som ä r specifikt
aktiva. Via bilderna går även att avgöra om det börjar förekomma klotter av aktörer som inte är kända sedan tidigare. I detta fall kan de handla om individer som besöker kommunen, det kan vara nyinflyttade individer eller helt enkelt nya, unga personer som precis inlett sin
"klotterkarriär". Unga aktörer är alltid angeläget att hejda i ett tidigt skede. Dock bör den generella hållningen, oavsett ålder, vara att hejda en negativ utveckling, för kommunen såväl som för individen. För kommunens räkning handlar det om att kommunen ska upplevas som trygg och säker för invånarna samt att begränsa kostnaderna. För individen handlar det istället om att inte riskera att denne börjar begå följdbrott och dra på sig eventuella skulder i samband med detta.
Genom insamlad och bearbetad information, samverkan och konkreta åtgärder äger kommunen större möjlighet att hejda denna utveckling.
Fler precisa, träffsäkra ärenden, vilka genererar saneringsunderlag
Samverkan med andra aktörer samt arbete med förebyggande
insatser och åtgärder
Löpande inrapportering
Särskild avsedd tjänst för inrapportering av
klotterrelaterad skadegörelse,
genererar följande
r >
Större antal polisanmälningar som påvisar förekomsten av klotterrelaterad skadegörelse
/
Mer omfattande och precist underlag vid analys av klotterrelaterad skadegörelse
Rent generellt skulle Sollentuna kommun gagnas av en löpande och jämn inrapportering, via en dedikerad tjänst för detta samt i kombination med ett fungerande saneringsuppdrag. Dessa faktorer möjliggör utvärdering och analys i en annan utsträckning. Resultatet i underlaget ligger till grund för att fatta beslut om olika typer av åtgärder som gagnar klotterförebyggande,
trygghetsskapande och sociala åtgärder samt att en större ekonomisk kontroll erhålls.
SUtSWBl 5 Sanering
Med det organisatoriska upplägg som idag råder, bedöms Arbetscenter inte mäkta med att uppfylla den växande kravbilden avseende sanering. Kravställningen förutspås öka markant i samband med den rekommenderade omorganiseringen, varför vi rekommenderar att en extern, upphandlad, saneringsentreprenör kommer att inneha huvudansvaret för klottersaneringen i Sollentuna kommun. Vi anser att Arbetscenter fortfarande skulle kunna utgöra en del av
processen, gällande sanering och inrapportering av klotterrelaterad skadegörelse. Arbetscenters roll bör dock anpassas efter deras faktiska förmåga samt att de får ett hanterbart
ansvarsområde. De bör endast ansvara för en viss typ av objekt, exempelvis samtliga
gångtunnlar, lyktstolpar eller elskåp. Kommunen bör utreda i vilken omfattning Arbetscenter ska vara delaktiga samt vilket ansvar de ska inneha.
Sanering av kommunens fastigheter och egendom ska ske löpande, enligt det tidsintervall som avtalas med saneringsentreprenör och Arbetscenter. En rekommendation och tumregel bör vara att sanering ska ske inom 24 timmar efter upptäckt. Upphandlad saneringsentreprenör bör tjänstgöra under hela veckan, även helger. Syftet med att sanera varje dag är att snabbt kunna avlägsna stötande och kränkande klotter. Ytterligare ett skäl till detta är att det, troligtvis, kommer att vara svårt att sanera i samma takt som klotter upptäcks och rapporteras. Därav kan helgerna behöva bemannas för att arbeta ikapp de inrapporterade ärendena. Ett alternativ ä r att införa någon form av jourverksamhet för inrapporterade ärenden som kräver skyndsam
sanering, till exempel stötande eller kränkande klotter, detta med risk att frångå den förutbestämda tidspolicyn.
Arbetscenter ska inte beröras av eventuell helgtjänstgöring.
I detta avsnitt behandlar vi sanering och återställning, nedan beskrivs förfarandet översiktligt av ett flödesschema.
1. Inrapporterat ärende i ärendehanterings-
system
6. Sanerarna avslutar ärendet, underlag för polisanmälan skapas
automatiskt
v Z )
2. Ärende öppnas via ärendestock alt.
kartfunktion
5. Fotodokumentation, resultat efter sanering
och återställning
4. Sanering och återställning
3. Fotodokumentation av skadegörelse innan
sanering J
EutouenJo
5.1 Saneringsmetodik
Av kommunen anlitad saneringsentreprenör, får via ärendehanteringssystemet tillgång till inrapporterade skadegörelseärenden. I systemet bör de ärenden som ska saneras, visas i en ärendestock, i form av en rullista. Ärendena bör sorteras i den turordning de ska åtgärdas, vilket styrs, av den kommunen fastställda tidsgränsen, med de äldsta ärendena överst. Inkomna rapporter om skadegörelse bör även presenteras i en kartvy, implementerad i
ärendehanteringssystemet. Varje enskilt ärende positioneras på kartan, i form av en "knappnål".
På så sätt går det att på ett överskådligt sätt visualisera var de olika ärendena är belägna. Detta medför att det är möjligt att planera dagen utefter ärendenas position och att
saneringsentreprenören således kan sanera ärenden som ligger i anslutning till varandra, exempelvis inom en specifik kommundel, i syfte att uppnå en större effektivitet. Risken med att prioritera ärenden efter "kartmetoden", är att den bestämda tidspolicyn, som är satt till
exempelvis 24 timmar, frångås. Hur ärenden ska prioriteras bör övervägas av kommunen.
Tydligast och lättast att förhålla sig till, för saneringsentreprenören såväl som kommunen, ä r om en av metoderna fastslås.
Oavsett vilken metod som används kan avvikelser ske. Vi tänker då främst på inrapporterad skadegörelse med budskap som kan uppfattas stötande eller kränkande.
I samband med ett att en sanering utförs skall aktuell skadegörelse fotograferas, fotografiet skall bära datum och tidsstämpel. Detta utgör en försäkran om att ingen ny skadegörelse har
tillkommit sen ärendet rapporterades in. Fotografiet påvisar även att det är rätt ärende som saneras.
Via bilderna som tas innan saneringen påbörjas, ska det tydligt framgå vilken skadegörelse som omfattas av det specifika ärendet. Om möjligt ska även en översiktsbild dokumenteras och bifogas, i syfte att få en helhetsuppfattning av belägenhet och omfattning.
När "före-bilden" har dokumenterats kan det fysiska saneringsarbetet påbörjas. När ytan sanerats och återställts fotograferas ytan återigen. Bilderna som tas efter saneringen fungerar som ett kvitto på att saneringen faktiskt utförts, vilket har betydelse för den polisanmälan som senare görs.
Utöver fotodokumentation ska även uppgifter om datum, tid, plats, adress, yta, tidsåtgång för saneringen, materialkostnad, framkörningskostnad, fastighetsägare, målsägare samt ett avsett informationsfält, där sanerarna kan ange om och varför en sanering inte kunnat utföras med fullgott resultat, dokumenteras. Om efterarbete krävs, utgör även det en kostnad, vilket kräver dokumentation. Denna dokumentation ska bifogas ärendet, innan det polisanmäls.
I samband med sanering rapporteras samtliga uppgifter in i ärendehanteringssystemet, direkt på plats. När ärendet för sanerarnas del är avslutad, arbetar de vidare med övriga inkomna ärenden, som är registrerade i systemet.
5.1.1 Återställning av sanerade ytor
En sanering ska anses som avslutad när skadegörelsen har sanerats och ytan har återställts.
Återställning av ytor är viktig och detta åtagande bör vara reglerat via avtalet med
saneringsentreprenören. Om inte ytan återställs av saneringsentreprenören, står kommunen med ytterligare ett ärende som är i behov av en åtgärd. Om ytan inte återställs kan funktionen och livslängden påverkas, dessutom riskeras att ytan, i vissa fall, visuellt upplevs som värre drabbad än innan saneringen.
Om det i samband med sanering uppstår tillfällen då ytan inte kan återställas, kommer ett kompletterande efterarbete att krävas. Då efterarbete krävs, ska detta dokumenteras via en dialog- eller meddelanderuta, i samband med att ärendet dokumenteras i
ärendehanteringssystemet. Ett efterarbete innebär att kostnader tillkommer i ärendet, vilket påverkar eventuellt ersättningsanspråk. Således kan ärendet inte polisanmälas förrän ärendet är komplett.
5.2 Utbildning
All den personal som berörs och avses arbeta med registrering och sanering av klotterrelaterad skadegörelse, bör genomgå en utbildning för det specifika ärendehanteringssystemet för klotter.
Att samtlig personal känner sig bekväma med att använda systemet och har en fullgod kunskap om vad och hur saker ska registreras, är mycket viktig. Om ärendehanteringssystemet nyttjas på rätt sätt, genereras värdefull statistik, som senare utgör en viktig del i det fortsatta arbetet mot klotter. Berörd personal bör även informeras om varför statistik som kan genereras via systemet är viktig. En målsättning avseende ärendehanteringssystemet bör vara att det är så
användarvänligt som möjligt, det ska tydligt framgå vilken information som efterfrågas samt låsta funktioner för specifika användare. Det kan även vara en fördel att
ärendehanteringssystemet innehar funktionen "tvingande fält", fält som måste fyllas i för att det ska vara möjligt att skicka en rapport. På så sätt minimerar man risken för bortfall av
statistikgrundande underlag. I samband med större uppdateringar och funktionsförändringar bör en kortare utbildning för dessa hållas.
Internutbildningar som sker hos respektive saneringsentreprenör, ska inte påverka den ordinarie verksamheten.
5.3 Uppföljning
För att säkerställa leveransen, att saneringen uppfyller avtalade krav, rekommenderar vi uppföljning av verksamheten. Uppföljning bör ske kontinuerligt och bör syfta till att kontrollera att saneringar faktiskt utförs enligt avtal och att saneringarna och återställningen håller den kvalitet som ä r avtalad.
Uppföljning av verksamhet, bör utföras av extern part, anlitad av kommunen. Detta för att inte äventyra relationen mellan beställare och utförare, uppföljningen blir på så sätt mer opartisk.
Uppföljning och kontroller bör kunna ske annonserat, såväl som oannonserat
Beställaren bör informera utföraren att uppföljning och kontroller kommer att ske, detta kan ske redan i upphandlingsfasen. Båda parter känner då till förutsättningarna.
Resultatet av vad som framkommer vid uppföljningarna, ska presenteras beställaren, via överenskommet format, efter varje avslutat uppdrag.
Saker som exempelvis kan framkomma är, bristande kunskap gällande dokumentation av skadegörelse, hantering av ärendehanteringssystem, eller rena avtalsbrott. Beroende av vad som framkommer under uppföljning, har kommunen möjlighet att vidta åtgärder via dokumenterat underlag. Kommunen kan då bland annat utvärdera om kompletterande utbildningar krävs, gällande olika arbetsmoment eller system, eller om det krävs förhandlingar, gällande ekonomiska aspekter vid, exempelvis, uteblivna saneringar och avtalsbrott.
EUÖUEJIO
6 Digital samordning och hantering
Det har under arbetet med denna rapport inte varit möjligt att fastställa de juridiska aspekter som kan komma att påverka ett ärendehanteringssystem, speciellt avsett för klotter. Subvenio har tagit fram ett antal frågeställningar till Datainspektionen, detta för att så exakt som möjligt klargöra vilken typ av information samt sökkriterierna för denna, som kan omfattas av ett sådant ärendehanteringssystem. Dessa frågor har tillhandahållits Trafik- och fastighetskontoret, vilka sedermera mailat frågeställningarna till Datainspektionen, dock har ännu inget svar erhållits.
Med andra ord behöver detta utredas vidare.
Sollentuna kommuns diarium bör anses som ett bra alternativ för att lagra viss information. I diariet finns möjlighet att sekretessbelägga information och i kombination med att kommunen kan presentera ett tydligt syfte med att kommunen lagrar informationen bör inte detta utgöra något problem. En annan positivt bidragande faktor är att kommunen utgör en myndighet och bör därmed åtnjuta ett större grundläggande förtroende, jämfört med en privat aktör. Detta bör emellertid, av kommunen, utredas vidare, precis som i fallet med ärendehanteringssystemet.
Då klotterrelaterade frågor endast utgör en del av Trafik- och fastighetskontorets åtaganden, bör det vardagliga arbetet avseende inrapportering, sanering och polisanmälan samordnas och effektiviseras, i så stor utsträckning som möjligt. Genom att kanalisera arbetet via ett gemensamt ärendehanteringssystem, med strategiska funktioner, kan storleken på organisationen begränsas.
Tjänstemännens vardagliga tidsinvestering blir mindre, då ett fungerande och korrekt använt ärendehanteringssystem genererar lättillgänglig information och statistik som
tjänstemän på Trafik- och fastighetskontoret kan nyttja, för att skapa sig en övergripande, såväl som detaljerad bild, över förekomst av skadegörelse samt hur detta påverkar kommunen.
Därmed är det möjligt att sätta upp mätbara mål, behandla och analysera statistik samt vidta adekvata åtgärder med inverkan och betydelse för upplevd trygghet och förebyggande åtgärder.
6.1 Val av ärendehanteringssystem
Vid val av ärendehanteringssystem bör kommunen undersöka vilka funktioner systemet omfattar samt om dessa funktioner är användarvänliga. Systemet bör omfatta funktioner som automatiskt sammanställer statistik, vilken presenteras i tabellform, såväl som i grafer och diagram. Ett förslag är att föra en dialog med företrädare på "Sokigo", vilka levererar "Prolocate", som är det ärendehanteringssystem som för tillfället nyttjas för ändamålet. Detta bör göras i syfte att utröna exakt vilka funktioner som idag finns i systemet samt om det är möjligt att utöka med ytterligare funktioner, för att kunna generera den statistik och underlag som önskas.
Dock bör även andra leverantörer, av liknande system, undersökas. Detta för att ha något att jämföra med, funktionsmässigt, såväl som kostnadsmässigt. Förslag på statistik som bör kunna genereras automatiskt är:
> När klotter rapporterats in - Datum/Tid
> Var klotter rapporterats in - Område/Plats/Objekt
> När klotter sanerats - Datum/Tid
> Sanering - När saneringsärende påbörjas/När saneringsärende avslutas
> Var klotter sanerats - Område/Plats/Objekt
SUÖUEfilD
> Polisanmälan - Datum/Tid/Totalt/Område/Plats
> Kostnader i samband med sanering- Enligt schablon/Kostnader som inte omfattas av schablon
Innan kommunen beslutar sig för vilket ärendehanteringssystem man vill nyttja, bör dialog föras med företrädaren för systemprodukten, avseende vad som ingår i grundleveransen. Vilka
anpassade funktioner som är möjliga att implementera samt kostnaden för anpassade tilläggsprodukter bör klargöras
För att underlätta den dagliga användningen av systemet, bör vyerna vara överskådliga och de olika funktionsbenämningarna ska vara klara och tydliga, så att inga tveksamheter råder om vilken information som efterfrågas.
Övriga funktioner som bör omfattas av systemet är kartfunktion med GPS-positionering. Via kartfunktionen bör berörd personal, såsom sanerare och dedikerad personal för inrapportering av klotter, vara möjliga att följa i realtid. Via kartvyn ska det även vara möjligt att se pågående ärenden, såväl som äldre ärenden, beroende på vilka sökkriterium som anges. Områden och adresser ska vara sökbara och generera en korrekt position i kartvyn. En kamerafunktion för dokumentation av klotterrelaterad skadegörelse, är en annan, ytterst viktig, funktion som bör omfattas av systemet.
Systemet bör omfattas av olika gränssnitt, ett för utförare, vilket bereder access till vyer och funktioner som är anpassade efter den uppgift som ska utföras. I detta gränssnitt ska det tydligt framgå vilken typ av åtgärd som avses. Vidare bör det finnas ett administrativt gränssnitt via vilket det ska vara möjligt att skapa nya användare med olika accesser, hantera inställningar för de olika funktionerna som systemet erbjuder samt behandla och analysera, i systemet, tillgänglig information.
6.2 Effektiv inrapportering av klotter
Samtliga funktioner, inklusive den dedikerade funktionen för inrapportering av klotter, som är direkt anställda av kommunen, tillika anställda av kommunala bolag samt fastighetsförvaltare och som berörs av det klotterrelaterade arbetet i sin arbetsvardag, bör nyttja, det för klotter specifika ärendehanteringssystemet. Tanken är att samtliga intressenter i någon form av kommunal regi äger ett eget inlogg, direkt i ärendehanteringssystemet.
Inlogget för dessa innehavare ska vara reglerat och behovsbaserat. Det vill säga att de endast har möjlighet att registrera sin inrapportering samt funktionerna knutna till detta. Med denna inloggning medföljer ingen möjlighet att vidta, eller se andra administrativa funktioner i systemet.
Förutsättningarna för hur inrapporteringen ska ske regleras via en mall i systemet. Detta borgar för att rapporteringen blir likformig samt att den samlas på ett och samma ställe. I
rapporteringen, av varje enskilt ärende, bör skadegörelsen fotograferas. Fotografier påvisar vilket specifikt klotter och objekt som ärendet omfattas av. Via fotografier blir det tydligare för utförare av sanering att avgöra vilket klotter som ska saneras. Dessutom ser utföraren av sanering om det tillkommit klotter sedan bilden togs. Genom denna typ av rapporteringsväg avlastas "Kontaktcenter", då informationen om den inrapporterade skadegörelsen, direkt finns tillgänglig för dem som utför saneringen.
Kontaktcenter administrerar även inrapporterat klotter som inkommer via mail, hemsida,
"FixaMinGata" samt telefon, genom att manuellt registrera ärendet i ärendehanteringssystemet.
sutouenj
6.3 Sanering och dokumentation av sanering
När inkommen rapportering av nytillkommet klotter registrerats som ett ärende i systemet, bör detta synliggöras via en förtecknad arbetsorder, i form av en rullista, där samtliga
inrapporterade ärenden placeras. Dessutom projiceras ärendet i kartfunktionen, i form av en klickbar kartnål. Vid klick på en specifik kartnål ska den instansade ärendeinformationen visas.
I rullistan sorteras inkomna ärenden i datumordning, det senaste ärendet sorteras längst ner i listan. På så sätt blir det lättare att avgöra vilka ärenden som ska prioriteras först, utifrån ett eventuellt tidskrav som ska efterlevas, i förhållandet mellan upptäckt och sanering, exempelvis 24 timmar. Ett alternativt förhållningssätt för att uppnå effektivitet i saneringsarbetet är att nyttja kartfunktionen, för att avgöra koncentrationen av antal ärenden i ett område. Vid hög koncentration i ett område ter det sig naturligt att sanera så många närliggande ärenden som möjligt. Vilken arbetsmetodik avseende prioritering av ärendeåtgärd som ska råda, behöver ett gemensamt hållningssätt överenskommas mellan beställare och utförare.
För att generera värdefull statistik och bevisning, behöver vissa grundkriterier av uppgifter omfatta dokumentationen, i samband med sanering. Dessa grundkriterier bör omfattas av:
> Datum
> Tid för när sanering påbörjas
> Tid för när sanering avslutas
> Storlek på sanerad yta, angivet i kvadratmeter
> Fotografier på skadegörelsen innan åtgärd
> Fotografier på ytan för skadegörelsen efter åtgärd
> Kostnader enligt schablonbelopp
Datum anges för att fastställa hur lång tid som passerat, mellan upptäckt och utförd sanering, vilket möjliggör att kontrollera att, ett av kommunen, fastställt tidskrav för åtgärd har efterlevts.
Tidsangivelserna för påbörjad och avslutad sanering, ger en uppfattning om hur lång tid en sanering har tagit att genomföra. Detta medför en möjlighet att följa upp och kontrollera sanerarnas effektivitet. Vidare framträder en bild av hur lång tid en genomsnittlig sanering tar att utföra.
Fotodokumentationen som utförs före och efter sanering, utgör en konfirmation på att skadegörelsen verkligen blivit sanerad. Dessa fotografier utgör även en viktig komponent för polisanmälan.
Kostnader enligt schablonbelopp är en viktig del av dokumentationen. Angivet belopp bör omfatta samtliga kostnader som går att knyta till ett specifikt ärende; kemikalier, utförande, framkörningskostnader samt administration som uppstår i samband med hantering av ärendet.
Kostnaderna och bilderna utgör de fundamentala grundförutsättningarna för att skapa och generera en polisanmälan. Bilderna utgör beviset på att det faktiskt finns grund för anmälan och kostnaderna anger ett värde att relatera till, för till exempel skadeståndsanspråk.
sutouemio
6.4 Polisanmälan via ärendehanteringssystemet
Underlag för polisanmälan bör genereras direkt i ärendehanteringssystemet, förslagsvis i samband med att ett saneringsärende är avslutat. När saneringsärendet är åtgärdat och stängt, bör underlaget för polisanmälan genereras automatiskt. Innehållet i polisanmälan baseras på mallen för saneringsärenden och de uppgifter som sanerarna lägger in i respektive, förutbestämt fält. Sanerarna ska inte kunna se, eller administrera underlaget för polisanmälan i det gränssnitt de arbetar i. Underlaget för polisanmälan skickas via systemet och blir tillgänglig i gränssnittet för den personal som är avsedd att administrera informationen i systemet.
Systemadministratören kontrollerar och behandlar därefter underlaget för polisanmälan. När underlaget är korrekt och komplett, skickas det till registratorn. Registratorn för Trafik- och fastighetsnämnden skickar därefter underlag för polisanmälan till polisen, slutligen skapar och döper registratorn en mapp för det specifika ärendet i kommunens diarium. När underlaget för polisanmälan returneras, i form av en formell polisanmälan, bifogas denna i samma mapp i diariet.
7 Kravställning gentemot saneringsentreprenör
I samband med att Sollentuna kommun ska upphandla en saneringsentreprenör, bör en tydlig kravbild omfatta upphandlingsunderlaget. Ett flertal olika parametrar bör tas i beaktande, innan avtal tecknas. Detta för att säkra leveransen och förhindra meningsskiljaktigheter parterna emellan, då avtalet trätt i kraft.
Ett välformulerat och tydligt avtal ligger till grund för utförandet av uppdraget samt underlättar även för externa aktörer att förhålla sig till. Exempel på detta kan vara om en extern leverantör engageras för att utföra kvalitetskontroller av verksamheten. I detta sammanhang underlättar om det finns tydligt beskrivet, vilken tidsrymd som får förflyta mellan upptäckt av klotter, till dess att klottret är sanerat och återställt samt specifika krav som ställs på sanering och återställning av ytan som sanerats.
Nedan följer ett antal parametrar, vilka är viktiga att kravställa i ett kommande saneringsavtal med extern leverantör.
Kravställan i Tydlig fotodokumentation
saneringsavtal
Tid- och inställelsekrav Miljökrav
Återställning
Ärendehanteringssystem
Kompetens och utrustning
sutouentio
P Tydlig fotodokumentation: Tydlig fotodokumentation av skadegörelsen;
fotodokumentation ska ske innan, så väl som efter sanering. Vidare bör
fotodokumentationen omfatta översikts- samt närbilder av yta och plats, i syfte att skapa en större rums- och storleksuppfattning. Fotodokumentationen ska även omfatta bilder efter att saneringen är utförd, för att ett tydligt resultat av specifik sanering ska erhållas.
Bilderna ska bära tidsstämpel för att styrka datum och tid för saneringen.
> Tid- och inställelsekrav: Kravställningen ska även omfatta kommunens policy, gällande angiven tidsrymd som får förflyta mellan upptäckt och sanering, både vad avser
normalfallet samt i händelse av stötande och kränkande klotter. Tillgänglighet och inställelsetid, utöver den faktiska tiden bör kravställas. Exempelvis om stötande klotter upptäcks på kommunhuset, vilket omgående behöver saneras. Klarar avtalad
saneringsentreprenör att åtgärda detta?
> Miljökrav: Uppfyller saneringsleverantör kommunens miljökrav, gällande tjänstefordon, kemikalier och annan utrustning.
> Återställning: Återställning av sanerade ytor, där materialet tagit skada och inte upplevs helt och rent. Har leverantör möjlighet att återställa ytan i fullgott skick? Har de möjlighet att utföra målnings-, lagnings, spacklings- och slipjobb? Saneringsärendet ä r inte avslutat förrän ytan är återställd.
> Ärendehanteringssystem: Om kommunen har ett eget, upphandlat,
ärendehanteringssystem, ska leverantören anmodas nyttja samma system, för att bibehålla kontroll och effektivitet. Kan saneringsentreprenören erbjuda ett
ärendehanteringssystem, som uppfyller kommunens samtliga krav som ställs på ett sådant, i det fall Sollentuna kommun inte upphandlar ett ärendehanteringssystem själva?
> Kompetens och utveckling: Kan saneringsleverantör utföra specialarbeten som exempelvis saneringar på höga höjder och innehar de den utbildning och utrustning som krävs för detta? Arbetscenter saknar idag den kompetens och utbildning som krävs, därav behöver en extern saneringsentreprenör inneha den utbildningen och
kompetensen.
SUÖUEJ1Q 8 Andra aktörer - Samverkan och krav på sanering
Samverkan med andra aktörer, som är verksamma inom Sollentuna kommun, bör på sikt utgöra en viktig del av det totala arbetet mot klotter. Delade erfarenheter, information och kunskap är i förlängningen något som gynnar deltagande intresseparter på ett positivt sätt. Oftast går det att åstadkomma större och mer omfattande förändringar, som påverkar trygghet, säkerhet,
brottsprevention och miljö på ett bra och hållbart sätt.
Klotterrelaterad skadegörelse är ett typiskt brott, som "spiller över" på olika parters områden och där samarbete och samverkan kan leda till gynnsamma synergieffekter.
I dagsläget är emellertid vår bedömning, att samverkan, i avseende att gemensamt med andra, arbeta mot klotterproblematiken, bör anstå. Initialt bör Sollentuna kommun sträva efter att uppnå en hållbar organisation för inrapportering, sanering samt att polisanmäla klotter, bland annat genom att kanalisera och samla information, i ett ärendehanteringssystem avsett för klotter. Att upphandla en saneringsentreprenör som innehar huvudansvaret för saneringen och som Arbetscenter eventuellt kan komplettera, är en annan faktor som vi rekommenderar att kommunen prioriterar, innan samverkan och krav på sanering beaktas.
Först när kommunen känner sig trygg och bekväm i sin organisation samt har tillräckligt underlag och statistik, som kan påvisa och styrka rådande situation, avseende klotterrelaterad skadegörelse i kommunen, bör parametern samverkan tas med i ekvationen. Om upplevda problemområden kan konfirmeras och säkerställas genom träffsäkra underlag och statistik, förenklar det möjligheten att presentera detta för andra parter. Man uppnår en större
trovärdighet och kan underbygga förslag och farhågor, andra parter får en mer reell situation att förhålla sig till. Sannolikheten för att uppnå en hållbar samverkan och ett fungerande samarbete ökar därmed markant.
Framtida aktörer att samverka med kan exempelvis bestå av skolor/förskolor, fältassistenter, Satelliten, polisen, bevakningsföretag, Trafikförvaltningen (SL), MTR, Trafikverket, Arriva, privata fastighetsägare samt andra myndigheter.
Att ställa krav på andra fastighetsägare, gällande sanering inom rimlig tid, bör läggas som en senare prioritering, efter att organisation och verksamhet har satt sig internt, i kommunal regi.
De juridiska aspekterna har inte heller hunnit beaktas under vårt arbete med denna rapport, dessa bör dock utredas vidare.
Vi rekommenderar dock att Sollentuna kommun gör ett utskick till andra fastighetsägare. Ett visst urval bör göras. Exempelvis kan kommunen fokusera på större fastighetsägare, eller fastighetsägare vars fastigheter och objekt har en central och publik belägenhet i kommunen.
Helt enkelt fastigheter och objekt som är exponerade för många och som har en allmän påverkan på hur kommunen upplevs.
I detta utskick bör kommunen redogöra för kommunens klotterpolicy samt uppmana fastighetsägaren att sanera skadegörelsen.
Det bör även kontrolleras om möjligheterna till att ställa krav på fastighetsägare att sanera skyndsamt, är större i samband med projektering och nyproduktion.
sutouQio
9 Rapport till Trafik- och fastighetsnämnden samt Kommunstyrelsen
Via ärendehanteringssystemet genereras automatiskt den statistik som sedan tidigare har fastställts för inrapportering av klotter, sanering av klotter samt polisanmälan. Informationen som går att utvinna genom underlag och statistik, utgör fundamentet för kunskapen, om vilka utmaningar kommunen står inför.
Trafik- och fastighetskontoret bör i samråd med Trafik- och fastighetsnämnden samt
Kommunstyrelsen, bestämma en rapporteringsrutin. Denna rutin bör fastställa rapportintervall samt vilket grundläggande innehåll som rapporten minst ska omfatta. Nedan presenteras översiktligt hur rapportgången kan komma att se ut.
Statistik och information från ärendehanterings-
system
Ansvarig handläggare på
Trafik- och fastighetskontoret
Trafik- och
fastighetsnämnden Kommunstyrelsen
För att hålla Trafik- och fastighetsnämnden och Kommunstyrelsen insatta och uppdaterade om aktuell situation, avseende klottersituationen i kommunen, rekommenderas att de tillställs en rapport månatligen, eller på begäran av Kommunstyrelsen.
Innehållet i rapporten bör spegla den aktuella situationen i kommunen, i syfte att i ett tidigt skede bereda möjlighet att agera och besluta om eventuella åtgärder. I takt med att arbetet mot klotter fortskrider och utvecklas, är det sannolikt att även innehållet i rapporten kommer att förändras och kommer att bli mer specifikt och leda till andra och flera åtgärder.
Nedan följer ett förslag på vad vi anser att rapporten till Kommunstyrelsen bör innehålla. Initialt består rapporten eventuellt endast av presenterad statistik. Tanken är dock att arbetet mot klotter utvecklas, så att även andra parametrar blir föremål för redogörelse:
> Övergripande presentation av arbetet mot klotter och nuvarande lägesbild
> Presentation av statistiskt underlag: - Antal inrapporterade, klotterrelaterade
skadegörelseärenden - Antal saneringsärenden - Antal polisanmälningar - Hur stor yta, angivet i kvadratmeter som har sanerats - Kostnader
> Specifika problem, knutna till områden, platser, objekt eller förövare.
> Redogörelse för resultat av samverkan
> Redogörelse för förebyggande och trygghetsskapande åtgärder samt resultat av dessa
> Redogörelse för genomförda insatser, till exempel i samarbete med polis, väktare och andra eventuella aktörer samt resultat av dessa.
