Verksamhetsberättelse 2016

(1)

Verksamhetsberättelse 2016

Myndighetsenheten med uppföljningsansvar

Foto: Fredrik Hjerling

(2)

Innehåll

1. Uppföljning av ekonomi 3

1.1 Ekonomiskt utfall och resultat 2016 (tkr) 3

2. Uppföljning av kritiska kvalitetsfaktorer och kritiska

kvalitetsindikatorer 5

2.1 Analys av utfall kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer 6

3. Uppföljning av mål 8

4. Väsentliga händelser 2016 10

(3)

1. Uppföljning av ekonomi

1.1 Ekonomiskt utfall och resultat 2016 (tkr)

Myndighetsenhet -

Beställare hemtjänst Utfall Budget

Intäkter 15 879 14 751

Kostnader -93 931 -88 975

Nettokostnad -78 052 -74 224

Budget 74 224 74 224

Resultat jan-dec -3 828 0

Äldreboende -

entreprenad Utfall Budget

Intäkter 10 408 11 196

Kostnader -83 909 -91 346

Nettokostnad -73 501 -80 150

Budget 80 150 80 150

Resultat jan-dec 6 649 0

Äldreboende - enstaka

platser Utfall Budget

Intäkter 1 023 1 262

Kostnader -7 759 -8 470

Nettokostnad -6 736 -7 208

Budget 7 208 7 208

Resultat jan-dec 472

₀

Riksfärdtjänst Utfall Budget

Intäkter 192 201

Kostnader -728 -637

Nettokostnad -536 -436

Budget 436 436

Resultat jan-dec -100

₀

(4)

VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017 Enheter - Äldrenämnden 4

Myndighetsenheten Utfall Budget

Intäkter 4 385 4 204

Kostnader -11 273 -10 040

Nettokostnad -6 888 -5 637

Budget 5 637 5 637

Resultat jan-dec -1 251

₀

Myndighetsenheten med uppföljningsansvar har arbetat kontinuerligt med ändamålsenlig och effektiv myndighetsutövning genom att IBIC är infört i utredningsarbetet. Ärendedragningar med gemensamma diskussioner kring ärenden samt kollegiala granskningar och uppföljning av samtliga

hemtjänstföretag månatligen innan utbetalning av ersättning. Trots dessa insatser har volymerna i hemtjänst fortsatt att öka. Dock kan en mindre ökning konstateras under årets sista månader.

Analys av alla individuella hemtjänstärenden gjordes i december med fler än 80 utförda timmar per månad. Inte heller där upptäcktes några beslut som inte överensstämde med riktlinjer, lagstiftning och det individuella behovet. Samtliga kunder hade läkarintyg som styrkte deras stora omvårdnadsbehov.

Med hänsyn till planerad flytt på Lötsjögården och F huset Ekbacken och att behovet av boendeplatser gick ned under året renoverades inte ett antal ur flyttade lägenheter under 2016 utan dessa tomhålls tillsvidare. Detta medförde att ett positivt resultat på äldreboende entreprenad.

Under året minskade kostnaden för enstaka platser då en extern placering på dagverksamhet avslutades. I övrigt har avslutade externa placeringar bytts mot nya externa placeringar vilket har gett +-0. Dessa placeringar bedöms och fattas beslut om i Äldrenämndens individutskott. Under året beviljades två beslut och en ansökan avslogs.

Riksfärdtjänsten fick förstärkas med ytterligare en handläggare under december då ordinarie handläggare bestämde sig för att lämna verksamheten. Vi fick också betala engångsbelopp för decemberlönen eftersom hen gick till konkurrerande verksamhet.

Myndighetsenheten med uppföljningsansvar fick också en oförväntad

systemkostnad i december för vårt journalsystem Treserva som tidigare hade bokförts på ett annat sätt. Denna kostnad påverkar vårt resultat negativt.

(5)

2. Uppföljning av kritiska

kvalitetsfaktorer och kritiska kvalitetsindikatorer

Perspektiv Kvalitetsfaktor Indikator Utfall 2016 Utfall 2015 Målgrupp Delaktighet,

trygghet, god och säker vård Effektiv och rättsäker myndighets- handläggning Andel under året inskickade, aktuella och godkända genomförande- planer

Andel beslut som är verkställda inom 3 månader

90 %

100 %

72 %

100 %

Inget

utgångsvärde

Verksamhet Att uppföljnings- planen följs

Avvikelser i förhållande till

uppföljnings- plan.

Inga avvikelser Inget

utgångsvärde

Medarbetare Nöjda,

motiverade och friska

medarbetare

HME 2014:

75

Sjukfrånvaro

HME: 78,9

6,82

HME: 75

7,33%

Ekonomi God ekonomisk hushållning

Avvikelse i förhållande till budgetram Utveckling av volymer i hemtjänsten

Sammanlagt underskott för hela Äldre -0,3

Sammanlagt underskott på Hela Äldre

(6)

VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2017 Enheter - Äldrenämnden 6 -18,6

2.1 Analys av utfall kritiska kvalitetsfaktorer och indikatorer

Arbetet med att ta fram bra rutiner som följs gällande verkställighet av beslut har genomförts. Alla boendebeslut verkställs inom 3 månader och

handläggningstiden för att verkställa hemtjänstbeslut är kort. Senast inom ett dygn för brådskande insatser. Anledning till korta handläggningstider, utöver bra rutiner, är att handläggarna är organiserade så att det alltid finns någon som kan ta över ärenden när någon handläggare inte är på plats. Medarbetarna är

uppdelade på team som täcker upp för varandra vid sjukfrånvaro och semestrar.

Under 2016 arbetades det mycket med att få in genomförandeplaner till

myndighetsenheten samt att de skulle var bra skrivna och verkligen beskriva den äldres hjälpbehov. Hemtjänsten har under 2016 nått lång och har väldigt positiv utveckling i både inskickade genomförandeplaner och deras kvalitet. På

boendena har de tyvärr inte lyckats komma lika långt, där har utbildningsinsatser påbörjat igen under 2017 för att få samma positiva resultat.

I januari 2015 hölls den första organiserade Analysdagen, där det gicks igenom resultat från mätningar, synpunkter/klagomål och avvikelser,

verksamhetsresultat m.m. från 2015 gällande hela Äldreförvaltningen. Detta ger en samlad bild av hur verksamheten fungerat under 2016 och stöd för att göra en uppföljningsplan för 2016.

Uppföljningsplanen koncentrerades på de brister som funnits vid analysen och där ingick bland annat uppföljningar för att specialgranska förbättringsområden såsom matsituationen på våra boenden samt telefontillgängligheten hos

hemtjänstföretagen. Utöver detta gjordes också verksamhetsuppföljningar både på boenden och i hemtjänst. Både individuppföljningar där man träffade de äldre, anhöriga och kontaktpersonerna och möten med ledningen för verksamheterna. Efter dessa träffar informeras ansvariga på respektive

verksamhet om vad vi sett och begärt in en handlingsplan med beskrivning för hur och när de vidtar de åtgärder som krävs för att förbättra i verksamheten.

Efter intensifierade granskningar det konstaterats att våra äldre är nöjdare på våra äldreboenden 2016, enligt Socialstyrelsen mätningar, än 2015. Dock är matfrågan fortfarande ett bekymmer och intensifiering av uppföljningar kommer att ske under 2017 gällande matsituationen på våra boenden, bland annat. Vid vår analysdag gällande 2016 så såg vi att vi hade följt uppföljningsplanen till 100 procent.

Medarbetarna var nöjdare med sin arbetssituation 2016 än tidigare år. Arbetet har inriktats på att skapa delaktighet och möjlighet att påverka vilket gav resultat.

(7)

Sjukfrånvaron se tabell på nästa sida. Långtidssjukfrånvaron gick upp under 2016. Denna uppgång berodde inte på arbetsrelaterade problem.

2015

NyckeltalText Sjuktal

Sjukfrånvaro i % av arbetad tid 7,33%

Andel långtidsfrånvaro (>60 dgr) 19,36%

Sjukfrånvaro kvinnor 5,97%

Sjukfrånvaro män 17,87%

Sjukfrånvaro - 29 år 14,71%

Sjukfrånvaro 30 - 49 år 3,57%

Sjukfrånvaro 50 - år 7,54%

Andel korttidsfrånvaro (<15 dgr) uppg saknas Korttidsfrånvaro i % av arbetad tid uppg saknas

2016

NyckeltalText Sjuktal

Sjukfrånvaro i % av arbetad tid 6,82%

Andel långtidsfrånvaro (>60 dgr) 34,77%

Sjukfrånvaro kvinnor 7,27%

Sjukfrånvaro män 4,96%

Sjukfrånvaro - 29 år 6,90%

Sjukfrånvaro 30 - 49 år 7,44%

Sjukfrånvaro 50 - år 5,79%

Andel korttidsfrånvaro (<15 dgr) 36,34%

Korttidsfrånvaro i % av arbetad tid 2,37%

(8)

3. Uppföljning av mål

Begrepp Definition

Prioriterat mål

En budget i balans med fokus på volymerna i hemtjänst

Uppföljnings metod

Kollegialgranskning, veckovisa ärendedragningar, ekonomisk månadsuppföljning, kontroll i Treserva och Phoniro av redovisningsekonom samt handläggarna. Genomgång av alla ärenden över 80 timmer per månad. 100 % kontroll över våra boendeplatser och placeringar.

Resultat Fortsatt volymökning med viss avtrappning i november, december.

Dock lyckades vi få ett rejält positivt resultat på

boendeentreprenaderna då behovet av äldreboendeplatser gick ned och vi kunde stänga en avdelning på hus F Ekbacken.

Analys Ett ökat behov av hemtjänstinsatser som inte beror på oegentligheter utan på ett reellt behov. Ett minskat behov av äldreboendeplatser vilket gjorde att vi kunde stänga en avdelning.

Fortsätta processen med att införa LOV i våra särskilda boenden.

Utreda och lägga fram ett förslag på Sundbybergs modell för Valfrihet utifrån information från andra kommuners arbete med mera. till Äldrenämnd och kommunfullmäktige

Resultat Vi presenterade ett förslag som Äldrenämnden och Kommunfullmäktige antog.

Analys Enligt plan.

(9)

Skapa ökad trivsel bland medarbetarna

HME mätning och förändring mellan 2015 och 2016

Resultat Mer nöjda medarbetare 2016 än 2015.

Analys Arbetat med delaktighet i arbetsgruppen har gett resultat

Förbättra måltidskvaliteten för våra äldre, både i hemtjänst och på våra boenden

Socialstyrelsen mätning samt våra egna individuella uppföljningar

Resultat Det inkommer inte klagomål från kunder på hemtjänsten men på vissa boenden är missnöjet stort trots insatser från

uppföljningsenheten och dietist.

Analys Mer specialinriktad uppföljning på vissa boenden vad gäller matsituationen. Eftersom samma mat levereras till samtliga boenden, men maten ändå upplevs så olika så koncentreras uppföljningen till matsituationen vid fortsatta uppföljningar 2017.

Hur serveras maten, hur är måltidsmiljön etc.

(10)

4. Väsentliga händelser 2016

Ekonomi

 Äldrenämnden införde ersättning för dubbelbemanning och det utföll en volymkompensation vilket påverkade hemtjänstområdet positivt.

 Nya rutiner infördes gällande fakturering och granskning och kontroll av utförda hemtjänsttimmar. Ett arbete som fortgår under 2017 med extra fokus på att få bukt med eventuella felaktigheter i registreringen från hemtjänstföretagen.

 Gott samarbete med Vardaga som gjorde att ett våningsplan kunde stängas.

 Förenkling av äldre avgifter för att göra det enklare att förstå samt för att minska på vår administration.

Kund

 Social dagvård flyttades till Träffpunkten med myndighetsenhetens bistånd.

 Extra på puttning och granskning av genomförandeplaner genomfördes med gott resultat i hemtjänst.

 Informationskampanj om vikten av att delta i Socialstyrelsens enkät verkar ha gett resultat i ökat antal svarande.

 Hela Myndighetsenheten utbildade i våld i nära relationer samt HBTQ certifieringen.

 Samtliga utförare utbildade i IBIC och att skriva genomförandeplaner.

 Utredning gällande valfrihet i val av äldreboende anpassat till Sundbybergs stad framarbetades och förslag beslutades i decembernämnden.

 Informationsvykort om Äldreförvaltningens verksamhet framarbetades och skickades ut till alla Sundbybergsbor över 80 år i januari 2017.

(11)

Medarbetare

 Myndighetsenheten anställde en biståndshandläggare trainee.

 Medarbetarna upplever en bättre arbetssituation på Myndighetsenheten under 2016 trots en stor personalomsättning.

 Åtta personer av 16 gick vidare till andra arbeten utanför kommunen och tre bytte inom verksamheten. Flera vikarier kom och gick på grund av föräldraledigheter och sjukskrivningar.

Kvalitet och utveckling

 Konceptet analysdag med påföljande framtagande av uppföljningsplan föll mycket väl ut. Ordning och reda och en gemensam bild på våra prioriterade områden och planerade uppföljningar.

 Nya uppdaterade riktlinjer arbetades fram. Många förändringar har skett sedan de gamla skrevs(2009).

 Påbörjande av nytt system för registrering av utförd tid hos

hemtjänstkunderna. Mobiler prövades i två hemtjänstgrupper, en privat och en kommunal med positivt resultat och planen är att skrota de gamla registreringspennorna för mobiler under våren 2017.

 Digitaliseringsprojekt i äldreomsorgen har påbörjats. Myndighetsenheten är involverad eftersom besluten kommer att påverkas.

 Nya avtal för hemtjänstföretagen utarbetades bland annat med hänsyn till förändring från pennor till Mobiler.

 Avtal med leverantör om digitala trygghetslarm i ordinärt boende arbetades fram. Planering för genomförande under 2017.