Kommunen som dokumenthanterare

10  Download (0)

Full text

(1)

Om kommunala verksamheter och processer

FALK-konferensen 17-18 maj 2006

Helene Westerlund

(2)

Kommunen som dokumenthanterare

• Förväntningar skapar fixarkultur

• Mångsysslare utan ”bulkvaror”

• Kommunens tjänster uppstår i mötet med brukaren

• Dokumenthanteringen stödjer huvudprocessen

• Arkiven stödjer forskarprocessen

(3)

Som att skjuta med hagel…

Upphand lingspolic y Internkontr ollplan Budget o ch årsred ovisning

Agenda 21 Handikappolitiskt program

Drogpolit iskt hand lingsprog ram 24-timma rskommu nen

Varuförsö rjningspla n

Utvecklingsplanen Internationaliserin gsprogram

Ledningsinformat ion Bostadsförsörjnin g

Arkivregl emente Jämställdhetspla n

Arbetsgivarstrateg i Invandrarpolitisk t program

IT-strategi

Skydd mot olyckor

Översikts plan

Energi- o ch klimat strategi Landsbygdsprogram

Stadsmiljöprogram Ungdomsdemokrati

Systematiskt arb etsmiljöarbete

(4)

Styrdokumentshierarki

Lagar och förordningar

Vision

Inriktningsmål Processplaner Handlingsplaner

Mål- och resursplan 3 år

Mål- och resursplan 1 år (förv, enheter/avd) Regler (ex resor, telefoni, osv)

Föreskrifter (myndighetsutövande) Politiker

Tjänstemän

Abstrakt/lång sikt

Konkret/

årligen Stat

Kommun

Mandatperiod

(5)

2005-12-07

* Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration

** Förvaltningen för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration

Sundsvalls kommun

organisation

Kommun- styrelsen

Stads- byggnads-

nämnden

Fastig- hets- nämnden

Miljö- nämnden

Social- nämnden

Barn- och utbildnings-

nämnden

Kultur- och fritids- nämnden

Lant- mäteri- nämnden

NAVI*

Kommun- styrelse-

kontoret

Stads- byggnads-

kontoret

Fastighets- kontoret

Miljö- kontoret

Social- tjänsten

Barn och utbildning

Kultur

&

Fritid

Lant- mäteri- kontoret

FAVI**

Kommunfullmäktige

Valnämnden

Stadsbacken

Kansli Överförmyndarnämnden

Förtroendenämnden

Kommunrevisionen

Kansli

(6)

Avd D Avdelning C

Avd A Avdelning B

Vad är en process?

Fokusera på överlämningen!

(7)

Vad är viktigt för kvalitet?

Syfte och intressenter Strategiska mål

Processmål Styra processen Förbättra processen

Processkartläggning

(8)

Ledning

Huvudprocesser

Stöd

Målgrupper:

-Medborgare -Brukare -Föreningar -Företag -Besökare / turister

Analys Planering Styrning Uppföljning

Utbildning

Vård och omsorg

Arbete och tillväxt Samhällsbyggnad

Fritid och kultur

Ledningsstöd Verksamhetsstöd

(ekonomi, personal, kommunikation) (Intern service & administration) Syfte: Tillgodose behovsanpassad vård och omsorg.

Syfte: Tillgodose behovet av en effektiv och ändamålsenlig fysisk samhällsstruktur.

Syfte: Ge förutsättningar för en meningsfull fritid och ett aktivt socialt liv.

Syfte: Ge förutsättningar för företagens utveckling och stärka individens anställningsbarhet.

Syfte: Stödja lednings- och huvudprocesserna genom att tillhandahålla interna tjänster och produkter.

Syfte: Säkerställa att önskat resultat uppnås inom ramen för befintliga resurser.

Syfte: Tillgodose barns och ungdomars behov för lärande och utveckling.

(9)

Exempel på dokument

Årsredovisning Intern kontroll Uppföljning av måluppfyllelse,

resursåtgång och arbetssätt.

Månadsuppföljningar Tertialrapporter Regler

Löpande hantering av avvikelser från plan samt förbättringar.

Vision, kännetecken, inriktningsmål Mål- och resursplan

Handlingsplaner Formulering/översyn av mål

och resursfördelning för att uppnå målen, planering av verksamhet.

Planeringsförutsättningar Utvärdering av processplaner Utredningar

Analys av omvärlden och den egna verksamheten.

Förklaring Steg

Analys

Planering

Styrning

Uppföljning

Ledningsprocessen

(10)

Årsschema ksk:s ledningsprocess

Aktiviteter Ansvarig Projled

Årsredovisning 05

- avd verksamhet Avdch

- mål m.m. LG

- bokslut LG

Intern kontroll

- uppföljning plan 2005 Dir

- plan 2007 Dir

Personal och arbetsmiljö

- utvecklingssamtal Resp chef - Systematiskt arbetsmiljöarbete Resp chef

- skyddsrond PS

- arbetsmiljö handlingsplan PS - jämställdhet handlingsplan PS Månadsuppföljningar

- drift- och investeringsuppföljning SJ Tertialbokslut 1 och 2/06

- avd verksamhet Avdch

- mål m.m. LG

- delårsbokslut SJ

Årsredovisning 06

- avd verksamhet Avdch

- mål LG

- bokslut LG

MRP 2007-09

- omvärldsbevakning SJ

- större förändringar SJ - mål- o resursplan (3-års) LG - drift- och investeringsbudget LG MRP 2007

- omvärldsbevakning SJ

- avd verksamhet Avdch

- mål- o resursplan (1-års) LG - drift- och investeringsbudget LG

Sep Okt Nov Dec

Maj Jun Jul Aug

Jan Feb Mar Apr

Figure

Updating...

References

Related subjects :