Om kommunala verksamheter och processer
FALK-konferensen 17-18 maj 2006
Helene Westerlund
Kommunen som dokumenthanterare
• Förväntningar skapar fixarkultur
• Mångsysslare utan ”bulkvaror”
• Kommunens tjänster uppstår i mötet med brukaren
• Dokumenthanteringen stödjer huvudprocessen
• Arkiven stödjer forskarprocessen
Som att skjuta med hagel…
Upphand lingspolic y Internkontr ollplan Budget o ch årsred ovisning
Agenda 21 Handikappolitiskt program
Drogpolit iskt hand lingsprog ram 24-timma rskommu nen
Varuförsö rjningspla n
Utvecklingsplanen Internationaliserin gsprogram
Ledningsinformat ion Bostadsförsörjnin g
Arkivregl emente Jämställdhetspla n
Arbetsgivarstrateg i Invandrarpolitisk t program
IT-strategi
Skydd mot olyckor
Översikts plan
Energi- o ch klimat strategi Landsbygdsprogram
Stadsmiljöprogram Ungdomsdemokrati
Systematiskt arb etsmiljöarbete
Styrdokumentshierarki
Lagar och förordningar
Vision
Inriktningsmål Processplaner Handlingsplaner
Mål- och resursplan 3 år
Mål- och resursplan 1 år (förv, enheter/avd) Regler (ex resor, telefoni, osv)
Föreskrifter (myndighetsutövande) Politiker
Tjänstemän
Abstrakt/lång sikt
Konkret/
årligen Stat
Kommun
Mandatperiod
2005-12-07
* Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration
** Förvaltningen för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration
Sundsvalls kommun
organisation
Kommun- styrelsen
Stads- byggnads-
nämnden
Fastig- hets- nämnden
Miljö- nämnden
Social- nämnden
Barn- och utbildnings-
nämnden
Kultur- och fritids- nämnden
Lant- mäteri- nämnden
NAVI*
Kommun- styrelse-
kontoret
Stads- byggnads-
kontoret
Fastighets- kontoret
Miljö- kontoret
Social- tjänsten
Barn och utbildning
Kultur
&
Fritid
Lant- mäteri- kontoret
FAVI**
Kommunfullmäktige
Valnämnden
Stadsbacken
Kansli Överförmyndarnämnden
Förtroendenämnden
Kommunrevisionen
Kansli
Avd D Avdelning C
Avd A Avdelning B
Vad är en process?
Fokusera på överlämningen!
Vad är viktigt för kvalitet?
Syfte och intressenter Strategiska mål
Processmål Styra processen Förbättra processen
Processkartläggning
Ledning
Huvudprocesser
Stöd
Målgrupper:
-Medborgare -Brukare -Föreningar -Företag -Besökare / turister
Analys Planering Styrning Uppföljning
Utbildning
Vård och omsorg
Arbete och tillväxt Samhällsbyggnad
Fritid och kultur
Ledningsstöd Verksamhetsstöd
(ekonomi, personal, kommunikation) (Intern service & administration) Syfte: Tillgodose behovsanpassad vård och omsorg.
Syfte: Tillgodose behovet av en effektiv och ändamålsenlig fysisk samhällsstruktur.
Syfte: Ge förutsättningar för en meningsfull fritid och ett aktivt socialt liv.
Syfte: Ge förutsättningar för företagens utveckling och stärka individens anställningsbarhet.
Syfte: Stödja lednings- och huvudprocesserna genom att tillhandahålla interna tjänster och produkter.
Syfte: Säkerställa att önskat resultat uppnås inom ramen för befintliga resurser.
Syfte: Tillgodose barns och ungdomars behov för lärande och utveckling.
Exempel på dokument
Årsredovisning Intern kontroll Uppföljning av måluppfyllelse,
resursåtgång och arbetssätt.
Månadsuppföljningar Tertialrapporter Regler
Löpande hantering av avvikelser från plan samt förbättringar.
Vision, kännetecken, inriktningsmål Mål- och resursplan
Handlingsplaner Formulering/översyn av mål
och resursfördelning för att uppnå målen, planering av verksamhet.
Planeringsförutsättningar Utvärdering av processplaner Utredningar
Analys av omvärlden och den egna verksamheten.
Förklaring Steg
Analys
Planering
Styrning
Uppföljning
Ledningsprocessen
Årsschema ksk:s ledningsprocess
Aktiviteter Ansvarig Projled
Årsredovisning 05
- avd verksamhet Avdch
- mål m.m. LG
- bokslut LG
Intern kontroll
- uppföljning plan 2005 Dir
- plan 2007 Dir
Personal och arbetsmiljö
- utvecklingssamtal Resp chef - Systematiskt arbetsmiljöarbete Resp chef
- skyddsrond PS
- arbetsmiljö handlingsplan PS - jämställdhet handlingsplan PS Månadsuppföljningar
- drift- och investeringsuppföljning SJ Tertialbokslut 1 och 2/06
- avd verksamhet Avdch
- mål m.m. LG
- delårsbokslut SJ
Årsredovisning 06
- avd verksamhet Avdch
- mål LG
- bokslut LG
MRP 2007-09
- omvärldsbevakning SJ
- större förändringar SJ - mål- o resursplan (3-års) LG - drift- och investeringsbudget LG MRP 2007
- omvärldsbevakning SJ
- avd verksamhet Avdch
- mål- o resursplan (1-års) LG - drift- och investeringsbudget LG
Sep Okt Nov Dec
Maj Jun Jul Aug
Jan Feb Mar Apr
