DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och 2013-01-01 Dnr: 16/13 Handlingsslag

(1)

Analyslistor Respektive

handläggare Vid inaktualitet

Ansökan, e-faktura Respektive

handläggare

1 Anvisningar för bokslut, budget,

flerårsplan, årsredovisning Ingår i kom- munstyrelsens

diarieförda handlingar

Bevaras 5

Attestförteckning Ekonomi-

avdelningen 10 Förteckningen uppdateras

kontinuerligt, men attest-

blanketterna som ligger till grund för förteckningen sparas i 10 år

Avstämningar under året Ekonomi-

avdelningen

2

Avstämningslistor Ekonomi-

avdelningen 2

Avtal (Se även: Allmän administration) Ekonomi-

avdelningen 2 år efter att avtalet upphört Betalningspåminnelser / Betalningskrav

/ Betalningsförelägganden Ekonomi-

avdelningen 2 år efter betalning eller

avskriven fordran

Bokföringsorder Ekonomi-

avdelningen

10 2 Arkivutrymme

Nödinge Bokslut/tryckt årsredovisning, inklusive

motiveringar och tryckta Ingår bland

diarieförda Bevaras 5

(2)

handlingar/tryckta bokslutsbilagor (ej arbetsmaterial som ligger till grund för bokslutsarbetet )

handlingar

Bokslut från kommunala bolag Ingår i kom- munstyrelsens

Bevaras 5

Bokslutsspecifikationer Ekonomi-

avdelningen 10

Bokslutsunderlag Ekonomi-

avdelningen

2 Borgensförbindelser, handlingar Ekonomi-

avdelningen Miljö- och Byggförvalt- ningen

10 år efter att lånet är slutreglerat

Borgensförbindelser, meddelande om att borgensförbindelse upphört

Ekonomi- avdelningen

10

Budgetförslag Respektive

förvaltning

2 Budgethandlingar, inklusive motiveringar

och tryckta handlingar (ej arbetsmaterial som ligger till grund för budgetarbetet)

Ingår i respektive nämnds och kommunstyrel- sens diarieförda

handlingar

Bevaras 5

(3)

Budgetrapporter Ekonom 2

Budgetunderlag Ekonom 2

Checkar, noteringshäfte Ekonomi-

avdelningen 2

Checkkopia från IFO Ekonomi-

avdelningen Mals när kontot är avstämt

Dagjournaler Ekonomi-

avdelningen 2 Tas ej ut på papper, kan

efterhandsrekonstrueras i minst 2 år

Dagrapporter Ekonomi-

avdelningen 10 2 Arkivutrymme

Nödinge

Debiteringslistor Ekonomi-

avdelningen

10 2 Arkivutrymme

Nödinge

Debiteringsunderlag Respektive

handläggare 2 Andra gallrings-

tider för IFO Debiteringsunderlag,

makulering/ändring av Ekonomi-

avdelningen 2 Biläggs avstäm-

ningslista

Deklaration, Ale kommun Ekonomi-

avdelningen 10

Delårsbokslut Ingår bland

Bevaras 5

Fakturor, Se: Leverantörsfakturor / Kundfakturor samt Kopior

Fellistor Respektive

handläggare

Vid inaktualitet

(4)

Fonder, sammanställningar över, ansök-

ningar om utdelning, med beslut Ansvarig

handläggare Bevaras 5

Fonder, ändamålsföreskrifter/urkunder Ansvarig handläggare

Bevaras 5

Fondmedel, ansökan om, med bilagor Ekonomi-

avdelningen 5

Fraktsedlar Respektive

handläggare Vid inaktualitet Följesedlar (som bifogas leverantörs-

fakturorna där inte specifikation finns på fakturan)

Se leverantörs- fakturor Följesedlar som ej bifogas fakturan Respektive

förvaltning Vid inaktualitet

Förbindelse, First Card Ekonomi-

avdelningen 2 år efter avslutad förbindelse

Handkassa, avtal Ekonomi-

avdelningen / Respektive handläggare

2 år efter av- talets upphö- rande samt återredovisad

handkassa

Kopia finns hos ekonomen tills

avslutning

Handkassa, redovisning Ekonomi-

avdelningen Se: Leveran- törsfakturor

Huvudbokssammandrag Ekonomi-

avdelningen Bevaras 5

Inbetalningslistor Ekonomi- 2

(5)

avdelningen Inbetalningstalonger/OCR listor Ekonomi-

Nödinge Inkassoärenden, avslutade Ekonomi-

avdelningen 2

Inkassoärenden, redovisning av Ekonomi- avdelningen

2

Inteckningar, dödade Ekonomi-

avdelningen 2

Internräkningar Ekonomi-

Nödinge

Kassarapporter Ekonomi-

avdelningen

6 2 Arkivutrymme

Nödinge Kassaverifikationer ( Ekonomisk

redovisning), original Ekonomi-

Nödinge Koncernredovisning (från bank) Ekonomi-

avdelningen 2

Kontoutdrag; bank, postgiro och

skattekonto Ekonomi-

avdelningen 2

Kundfakturor

(Bokförs på debiteringslistor, se detta ord)

Kvittenskopior Respektive

handläggare 2

Leverantörsfakturor, original Ekonomi- avdelningen

10 2 Arkivutrymme

Nödinge

(6)

Likviditetsplanering Ekonomi-

avdelningen 2

Moms. Skattedeklaration samt underlag Ekonomi-/Per-

avdelningen 6

Moms. Ansökan till särskilda skattekontoret

6 Obligationslån, bankens redovisningar Ekonomi-

avdelningen 2

Ordererkännanden Respektive

handläggare 2

Pantbrev, ej utnyttjade Ekonomi-

avdelningen Bevaras Bevaras i arkiv-

utrymme eko- nomienheten

-

Pantbrev, handlingar som visar överlämnande av pantbrev till fastighetsägare

Ekonomi-

Reklamationer Respektive

handläggare 2 år efter garantitidens

utgång

Rekvisitioner Ekonomi-

avdelningen Se: Leveran- törsfakturor

Restlängder Ekonomi-

avdelningen

2 år efter betalning eller

avskriven fordran

(7)

Reversal, redovisning av Ekonomi-

avdelningen 2

Revisionsberättelser Ingår i kom-

munstyrelsens diarieförda handlingar

Bevaras 5

Skannade fakturor, konterade och

attesterade IT/Economa 10

Skattsedlar (kommunens) Ekonomi

avdelningen 10

Skuldebrev Ekonomi-

avdelningen 2 år efter upp- hörd giltighet

Statsbidragsansökningar Respektive

handläggare

10 Statsbidragsansökningar, underlag till Respektive

handläggare 2 år, under förutsättning att ansvarsfri- het för året

beviljats Surtefonden, protokoll,

verksamhetsberättelser och reglementen

Arkivutrymme ekonomiavdel-

ningen

Bevaras 10

Surtefonden, övriga handlingar Arkivutrymme ekonomiavdel-

ningen

Vid inaktualitet

(8)

Systemdokumentation Ekonomi-

Säkerhets- och värdehandlingar, inaktuella, vilka inte längre äger rättslig betydelse

Arkivutrymme ekonomiavdelningen

2 år sedan de upphört att

gälla Tertialrapport och prognos Ingår bland

Bevaras 5

Transaktionslistor Respektive

handläggare 2

Underlag löneavdrag Ekonomi-

avdelningen Vid inaktualitet

Utanordning Ekonomi-

avdelningen

Se: Kassaveri- fikationer/

leverantörs- fakturor

Utbetalningslista Ekonomi-

avdelningen 2

Utdata för skatteredovisning, kommunen Ekonomi-

avdelningen 6

Verifikationer, mikrofilmade brukskopior

(Upphörd rutin)

Arkivutrymme ekonomiavdel-

ningen

Bevaras 10

Verifikationer, mikrofilmade säkerhetsexemplar /arkivexemplar (leverantörsfakturor, bokföringsorder,

Kommunarkivet Bevaras -

(9)

ekonomisk redovisning). (Upphörd rutin)

Verifikationer Ekonomi-

avdelningen

10 2 Arkivutrymme

Nödinge Verifikationer till och med 1951 Kommunarkivet Bevaras

Årsbesked ( från bank ) Ekonomi-

avdelningen

2 Årsredovisning, fond / stiftelse Ekonomi-