Beslut om förstudie avseende fastighetsförvaltning (UH 2014)

Jens Plambeck 08-686 1651 jens.plambeck@sll.se

Trafiknämnden 2013-11-12, punkt 6

Beslut om förstudie avseende fastighetsförvaltning (UH 2014)

Ärendebeskrivning

Trafikförvaltningen har genomfört en förstudie med fokus på fastighetsförvaltning i Tunnelbana, Pendeltåg, Lokalbana samt Buss. Aktuellt ärende utgör redovisning av förutsättningarna för studien, resultat av arbetet samt förslag till beslut om

inriktning för upphandling av tjänster inom fastighetsförvaltning.

Beslutsunderlag

Förvaltningschefens tjänsteutlåtande 15 oktober 2013 Förstudie UH2014 avseende fastighetsförvaltning

Bilaga 1 – Ekonomi UH2014 (sekretessbelagt, utsändes enligt särskild ordning till Trafiknämndens ledamöter)

Bilaga 2 – Samråd inför upphandling (sekretessbelagt, utsändes enligt särskild ordning till Trafiknämndens ledamöter)

Förslag till beslut

Trafiknämnden föreslås besluta

att godkänna förstudierapporten och dess inriktning som grund för

framtagande av anskaffningsbeslut och genomförande av upphandling, samt

att uppdra åt förvaltningschefen att återkomma till trafiknämnden med förslag till anskaffningsbeslut.

Förvaltningens förslag och motivering Slutsatser

Trafikförvaltningen har behov av att ingå nya affärer inom fastighetsförvaltning med driftstart 2015 respektive 2016 då befintliga avtal löper ut.

Trafikslagsstrukturen och de trafikavtal som finns idag är viktiga gränssnitt gentemot Trafikförvaltningens fastigheter, vilket har kommit att bidra till den i förstudien föreslagna indelningen av framtida affärer.

Trafikförvaltningen föreslår i förstudien att behovet av fastighetsrelaterade tjänster framdeles på bästa sätt kan formas till ett antal affärer, vilka blir föremål för upphandling med start senast under 2014.

Förslaget består i att bibehålla den indelning som idag finns där tillsyn (kontroll, uppföljning etc.) är skiljt från service (utföra arbeten i anläggningen) därtill förelås att service i utgångspunkt indelas trafikslagsvis. Trafikslagsindelningen renderar fyra (4) stycken upphandlingspaket avseende service i respektive trafikslag tunnelbana, pendeltåg, buss samt lokalbana. Undantag från trafikslagsindelning görs avseende tre (3) stycken områden där trafikslagsindelning inte bedömts lämplig. Dessa områden är respektive spärrar, hissar, rulltrappor.

Utöver indelningen föreslås även övergripande mål med fastighetsförvaltningen, inriktning avseende ersättningsmodell, avtalstid och övergripande inriktning för upphandlingsförfarande.

Bakgrund

För att Trafikförvaltningens fastigheter, med vilket här avses stationer och depåer, ska fylla sin funktion och samtidigt kunna hanteras kostnadseffektivt genom livscykeln krävs ett antal drift- och underhållstjänster inom olika fackområden för de olika objekten. Dessa tjänster uppdrar Trafikförvaltningen, i egenskap av beställare, genom upphandling kommersiella aktörer att leverera. I nuläget fördelas erforderliga tjänster på ett flertal olika aktörer vilka verkar i kollektivtrafiksystemet och som kan

kategoriseras som respektive trafikentreprenörer, underhållsentreprenörer respektive tillsynsentreprenör och serviceentreprenörer.

Merparten av de idag gällande avtalen om specifikt fastighetsrelaterade tjänster kommer löpa ut under 2015. Detta föranleder aktuell förstudie och därpå, efter beslut, upphandling av nya affärer.

Utöver att omhänderta behov som uppstår i och med att avtal nått sin livslängd så har förstudien inrymt omhändertagande av faktum att trafikavtalen över tid förändrats och fortsatt kommer att så göra på sätt som har bäring på

fastighetsförvaltningen. Ansvar för fastighetsförvaltningen har i de senaste trafikavtalen (t.ex. E20) kommit att åläggas Trafikutövaren (TU).

Trafikförvaltningen redovisade (SL-2013-01269) för TN i maj 2013 i korthet pågående förstudie och aviserade samtidigt nytt ärende skulle komma tillställas Trafiknämnden vid senare tillfälle.

Förstudien handlar dels om vilka Trafikförvaltningens behov av fastighetsrelaterade tjänster är från den tidpunkt under 2015 respektive 2016 då nuvarande avtal löper ut.

Därtill hur på bästa sätt, i förhållande till övergripande styrande dokument och nuvarande samt kommande avtal i övrigt, detta behov tillfredsställs genom nytt eller nya avtal.

Förstudien har haft ett trafikslagsövergripande perspektiv, vilket innebär att behov av fastighetsrelaterade tjänster analyserats för respektive trafikslag.

Överväganden

Nedan listas faktorer som särskilt påverkar utformningen av och rekommendation av affärsinriktning för UH2014.

Trafikavtalens utveckling

Över tid har alltmer ansvar kommit att åläggas trafikentreprenören i syfte att ge ett större och för trafikleveransen ändamålsenligt åtagande. Detta faktum har redan kommit att påverka nuvarande avtal som anpassats över tid för att omhänderta dessa förändringar. Med anledning av detta kommer framtida affärer att behöva anpassas över tid för att omhänderta sådan utveckling.

Trafikavtalens styrande verkan

Resenären är i fokus för TF därmed har trafikleveransen högsta prioritet.

Verksamhetsfastigheterna är en förutsättning för och ett stöd till trafikleveransen dock inte lika högt prioriterat. Därpå följer att trafikavtalen har en styrande verkan över nuvarande och framtida affärer rörande fastighetsförvaltning.

Trafikförvaltningens beställarorganisation avseende fastigheter och tillhörande tjänster

Trafikförvaltningens organisation har utvecklats de senaste åren.

Organisationens utformning inverkar på de möjliga affärsinriktningar som kan komma ifråga därtill påverkas organisationen av den väg som väljs varför

organisationspåverkan är ytterst viktig att ta i beaktande. Det är viktigt för att ge bästa förutsättningar för en effektiv förvaltning av framtida avtal.

Konflikten mellan fastighetsägarens långsiktiga perspektiv och leverantörens mera kortsiktiga

Ägaren, i detta avseende SLL/TF, av en tillgång tar ett långsiktigt perspektiv som gäller för tillgångens hela tekniska och ekonomiska livslängd. En trafikutövare eller underhållsleverantör har typiskt sett ett avtal betydligt kortare än tillgångens livslängd och de har därmed på rationell grund i utgångspunkt avtalslängdens perspektiv. Detta faktum ställer höga krav på tydlighet i avtal samt god kontroll och uppföljning för att säkerställa att oönskade konsekvenser inte resulterar.

Angränsande avtal

För objektkategorierna depå respektive station finns ett antal andra avtal med åtaganden som rör andra delar av samma typ av förvaltningsobjekt, vilket behöver beaktas i affärsinriktningen för UH2014 så det åtagandena täcker behovet men inte överlappar, vilket skulle bidra till högre kostnader.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet

Affärsinriktningen pekar ut ett behov av ökad långsiktig ekonomisk effektivitet inom fastighetsförvaltning. Då vissa förvaltningsobjekt försvinner i jämförelse med nuvarande avtal inom fastighetsförvaltning samtidigt som nya objekt tillkommer är inte nuvarande affärer och framtida affärer direkt jämförbara. De totala kostnaderna för fastighetsförvaltning bedöms totalt sett ligga inom budgetramar och i övrigt utvecklas enligt allmän prisutveckling och justeras utifrån tillämpliga index.

Miljökonsekvenser av beslutet

Krav som SLL har på miljöområdet skall tillgodoses även i kommande upphandlingar avseende fastighetsförvaltning.

Anders Lindström Förvaltningschef

Gunilla Glantz

Biträdande avdelningschef Strategisk Utveckling

Jens Plambeck

Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen

105 73 Stockholm

Leveransadress:

Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen 112 51 Stockholm

Telefon: 08–686 16 00 Fax: 08-686 16 06

E-post: registrator.tf@sll.se

Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se

Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan

Förstudie UH2014 avseende

fastighetsförvaltning

1 Sammanfattning ... 4

2 Bakgrund... 5

3 Syfte och mål med studien ... 6

3.1 Syfte ... 6

3.2 Mål ... 6

4 Nulägesbeskrivning ... 7

4.1 Nuvarande avtal ... 7

4.2 Nuvarande indelning ... 8

4.3 Komponentindelning ... 10

5 Önskat läge... 12

5.1 Särskilt påverkande faktorer ... 12

5.2 Principer avseende fastighetsförvaltning ... 14

5.3 Övergripande mål med affärer inom fastighetsförvaltning ... 15

5.3.1 Trafikförvaltningens övergripande mål med fastighetsförvaltningen . 15 5.3.2 Trafikförvaltningens övergripande mål med nya avtal inom fastighetsförvaltning ... 15

5.3.3 Generella avtalsmål ... 16

5.3.4 Avtalsspecifika mål ... 18

5.4 Inriktning för fastighetsförvaltning ... 19

5.5 Beställarrollen och leverantörsrollen ... 19

5.6 Omfattning ... 20

5.6.1 Tillsyn respektive service ... 20

5.6.2 Tillkommande omfattning ... 22

5.7 Leverantörsmarknaden ...24

5.8 Avfärdat alternativ ...26

5.9 Tillsyn respektive service ... 27

5.10 Indelning av ingående tjänster och teknikområden ...29

5.10.1 Avfärdade alternativ ... 31

5.10.2 Kommande indelning ... 31

5.11 Ekonomi ... 33

5.12 Ersättningsmodell ... 34

5.13 Incitament ... 35

5.14 Avtalstid ... 36

5.15 Strategisk lagerfunktion ... 37

5.16 Upphandling ... 38

6 Trafikförvaltningens strategiska principer ... 38

6.1 Rapportering och uppföljning ... 44

7 Begreppsförteckning / Ordlista ... 46

8 Förkortningar ... 52

1 Sammanfattning

Föreliggande studie har tagit sin utgångspunkt i faktum att nuvarande avtal om fastighetsförvaltning närmar sig slutet av sin livslängd, vilket föranleder

förstudie inför ny eller nya affär/er.

Därtill har förstudien med ledning av de senaste årens utveckling mot att ge mer ansvar även avseende fastighetsförvaltning till trafikutövare i respektive nytt avtal ett förändrat behov att omhänderta i förslag till inriktning.

Studien har kommit fram till en rekommendation till inriktning avseende hur behovet av fastighetsrelaterade tjänster framdeles på bästa sätt kan formas till ett antal affärer, vilka blir föremål för upphandling med start senast under 2014.

Förslaget består i att bibehålla den indelning som idag finns där tillsyn(kontroll, uppföljning etc.) är skiljt från service(utföra arbeten i anläggningen) därtill i syfte att omhänderta trafikavtalens styrande verkan förelås att service i utgångspunkt indelas trafikslagsvis. Trafikslagsindelningen renderar fyra(4) stycken upphandlingspaket avseende service i respektive trafikslag tunnelbana, pendeltåg, buss samt lokalbana. Undantag från trafikslagsindelning görs avseende tre (3) stycken områden där tekniken vägt över avseende mest rationell indelning. Dessa områden är respektive spärrar, hissar, rulltrappor.

Utöver indelningen föreslås även övergripande mål med

fastighetsförvaltningen, inriktning avseende ersättningsmodell, avtalstid och övergripande inriktning för upphandlingsförfarande.

2 Bakgrund

I korthet kan bakgrunden till föreliggande studie beskrivas som följer.

- För att Trafikförvaltningens fastigheter ska fylla sin funktion och samtidigt kunna hanteras kostnadseffektivt genom livscykeln krävs ett antal drift- och underhållstjänster inom olika fackområden för de olika objekten. Dessa tjänster uppdrar Trafikförvaltningen, i egenskap av beställare, genom upphandling kommersiella aktörer att leverera. Idag fördelas erforderliga tjänster på flera olika aktörer vilka verkar i

kollektivtrafiksystemet så som trafikentreprenörer,

underhållsentreprenörer respektive tillsynsentreprenör och serviceentreprenörer.

- Merparten av de idag gällande avtalen om specifikt fastighetsrelaterade tjänster löper ut under 2015, vilket föranleder förstudie och därpå kommer innebära upphandling/ar av ny/nya affär/er.

- Nuvarande upplägg omfattandes tillsyn och service tecknades från 2009 och framåt och med de förutsättningar som då rådde. Sedan dess har omständigheterna och därmed behovet i mångt och mycket väsentligt förändrats.

- Vidare, har trafikavtalen förändrats sedan dess på sätt som också har bäring på fastighetsförvaltningen d v s mer ansvar till respektive Trafikutövare (TU).

- Beställarorganisationen har ytterligare förändrats avseende struktur och arbetssätt i samband med organisationsförändringar från maj 2011.

- Trafikförsörjningsprogram samt strategier för kollektivtrafiken i regionen¹ har tillkommit. Inte minst strategierna föranleder förändringar avseende hanteringen av fastighetsförvaltning och regleringen av relationerna mellan beställare och utförare.

- Detta dokument mynnar ut i en rekommendation avseende

affärsinriktning, vilket inrymmer delar som mål, omfattning, indelning, risk-/ansvarsfördelning och ersättningsmodell.

1 TN2-2013-00543

3 Syfte och mål med studien

3.1 Syfte

• Att kartlägga nulägesfakta

• Att utreda vilket behov som finns inom Trafikförvaltningen för affär/er inom fastighetsförvaltning

• Att identifiera formella, principiella och andra förutsättningar för ny/a affär/er

• Göra strategisk och ekonomisk analys avseende lämpliga affärsinriktningar utifrån övergripande mål

• Ytterligare utveckla metodiken för idé- och förstudier 3.2 Mål

• Tydliggjorda nulägen och förutsättningar inför upphandling och ny/a affär/er

• Genomförd marknadsanalys

• Benchmarking av nuvarande affär jmf andra liknande affärsupplägg

• Genomförda alt. initierade beslutsprocesser beträffande principiella

frågeställningar av betydelse för eventuell upphandling och sedermera ny/a affär/er

• Förslag på affärsinriktning (mål, avtalsomfattning, ersättningsmodell, övergripande ansvars- och riskfördelning)

• Affärsinriktning med utgångspunkt i ett LCC-perspektiv

4 Nulägesbeskrivning

Detta avsnitt beskriver i relativ korthet nuvarande situation inom fastighetsförvaltning och de idag gällande avtalen.

4.1 Nuvarande avtal

En förteckning över dagens avtal återfinnes sammanställt i kortform i tabell nedan. I korthet kan sägas att nuvarande behov av fastighetsrelaterade tjänster tillfredsställs i stort av nedanstående aktörer. Därtill finns gränssnitt gentemot andra aktörer, vilket dock inte beskrivs i översikt nedan. Bredd, djup, inriktning osv. avseende respektives åtagande varierar.

Trafikentreprenör

• MTRS

• Stockholmståg

• Keolis

• Nobina

• Arriva

• Stockholms Spårvägar

Tillsynsentreprenör • Primär Fastighetsförvaltning

Serviceentreprenör

• Kone

• Vega Energi

• E3K

• PRE Risk & Crises Management

• Modulsystem

• Boetten Bygg

• MFG EL och Drift

• Frijo

Underhållsentreprenörer

• Eltel [IT UH2010²]

• Strukton [UH2012³]

• Infranord [UH2012³] Lagerfunktion Manpower Business Solutions

2 Underhållsavtal IT för omfattandes felavhjälpande och planerat underhåll för t.ex.

passagesystem, optokablar, trygghetskameror, tele kopplat till BES etc.

3 Underhållsavtal för fast infrastruktur inom Bana, El, Signal (BES) omfattande drift, underhåll och vissa reinvesteringar. Åtagande är indelat i fyra upphandlingspaket (Pendeltågsdepåer, Tunnelbanan, Lokalbanor, Roslagsbanan)

4.2 Nuvarande indelning

Nuvarande behov täcks av ett flertal olika typer av aktörer inom olika

verksamhetsområden. De fastighetsrelaterade tjänsterna levereras idag främst av nedanstående typ av aktör samt företag. Under omfattning/ansvarsområden görs ansats till att i korthet beskriva det ansvar som är lagt på respektive

leverantör gällande specifikt fastighetsrelaterat.

Företag Trafik- slag

Geografiskt Område

Teknik- område

Omfattning / Ansvarsområden

Trafik- entreprenör

MTR Tunnelbana

(T) n/a

Drift Städning Klottersanering Felanmälan

Tillträdesadministration

Keolis Buss (B) Huddinge/Botkyrka /Söderort

Depåförvaltning

Keolis B Nacka/Värmdö Depåförvaltning

Nobina B Norrtälje /E19b Depåförvaltning

Arriva B

Block 1: Bromma, Solna/Sundbyberg,

Sollentuna Block 2: Norrort

Fastighetsunderhåll Utökat förvaltningsansvar Skötsel stationer Skötsel hållplatser Tillträdesadministration

TBA B Innerstaden och Lidingö Utökat förvaltningsansvar depå TBA B Handen/Tyresö/Nynäshamn Utökat förvaltningsansvar depå

Arriva Lokalbana (LB)

Block 1: SB, Tvb/NB Block 2: RB

Fastighetsunderhåll Utökat förvaltningsansvar Skötsel stationer Skötsel hållplatser Tillträdesadministration

Stockholms- tåg

Pendeltåg

(P) n/a

Städning Klottersanering Felanmälan

Tillträdesadministration

Företag Trafik- slag

Område Teknik- område

Omfattning / Ansvarsområden

Tillsyns-

entreprenör Primär T/B/P/LB n/a

Styra och följa upp SE Samordna planerat UH

Service- entreprenör

Kone T/P n/a Hissar

Skötsel Service

Kone T/P n/a Rulltrappor Service

Modul-

system T n/a Spärrar Service

Modul-

system P n/a Spärrar Service

E3K P/LB Inomhusklimat Service

E3K T Inomhusklimat Service

Vega Energi B Service

Boetten Byggnad

Utvändigt

Service

Confidence Security Sweden

Tillträdesskydd Service

Underhålls- entreprenör

Strukton T

RB

Drift och Underhåll Reinvesteringar Verksamhetsstöd Avropstjänster

Infranord LB PT

Dito ovan

Eltel T, PT, B, LB Tele / IT

Hisstelefoni Dörrmiljöer Kylaggregat

ITV - Buss – säker på- och avstigning vid terminaler

VIX T, PT Spärrar

Interface Kortläsare

Därtill finns ett antal leverantörer av olika typer av IT-system och teknisk utrustning. Vilka dessa är, hur avtalen löper, utvecklingen framöver m.m.

beskrivs i underlagsrapport.

4.3 Komponentindelning

Med ledning av affärsstrategin och utifrån affärsmodellens struktur, se figur 1 nedan, kan en affär i utgångspunkt struktureras vertikalt och trafikslagsindelat respektive horisontellt och komponentindelat. Berörda trafikslag och

komponenter i UH2014 har ringats in med gul streckning. Markeringen syftar på den primära komponentomfattningen, men däremot finns det gränssnitt gentemot andra komponenter inte minst BES(T) och Anläggning (UH2012) respektive Trafikslagsgemensamma funktioner (IT UH2010).

Att WÅAB och Färdtjänsten ligger utanför följer på att för dessa trafikslag finns i dagsläget inget behov av fastighetsrelaterade tjänster enligt den information som kommit utredningen till dels.

Figur 1 - Komponentkartan i Trafikförvaltningens affärsmodell

Utöver den indelningen finns även geografisk indelning vilken är vanlig förekommande i trafikaffärerna. Därtill finns naturligtvis även olika typer av möjliga hybridlösningar att ta i beaktande.

I tabellen nedan diskuteras olika grundläggande indelningar och dess potentiella för- och nackdelar i förhållande till aktuellt uppdrag.

Indelning Fördelar Nackdelar

Horisontellt per komponent

(ex. station)

Funktionsorienterat Indelning går delvis emot TF:s organisationsindelning, vilket kan påverka

förvaltningseffektivtet Stora uppdrag – potentiellt

stordriftsfördelar med genomslag i form av lägre anbudspris

Stora uppdrag – potentiellt sämre konkurrens med genomslag i form av högre anbudspris

Teknikområdesindelning kan ge utförare med egen kärnkompetens

Vertikalt per trafikslag (ex. pendeltåg)

Speglar delvis TF:s organisationsindelning

Svårare att få företag med egen kärnkompetens inom samtliga teknikområden, vilka är många och relativt olika

Stor variation i omfattning av uppdrag beroende på trafikslag

Stor variation i omfattning av uppdrag beroende på

trafikslag Trafikslag som ett

sammanhållet system

Geografiskt exempelvis ett

trafikområde

Fungerar väl utifrån att beståndet är spritt över hela länet

Kan innebära

suboptimeringar när man tappar systemfokus i och med geografisk indelning Kan möjliggöra etablering

av lokal organisation

Geografisk yta inte stor nog för att motivera lokal organisation

Delvis i linje med tänket i senaste trafikavtalet E20

Gränssnitten gentemot andra affärer blir annorlunda, vilket kan försvåra förvaltningen

5 Önskat läge

5.1 Särskilt påverkande faktorer

Nedan listas faktorer som särskilt påverkar utformningen av och rekommendation av affärsinriktning för UH2014.

Trafikavtalens utveckling. Över tid har alltmer ansvar kommit att åläggas trafikentreprenören i syfte att ge ett större och för

trafikleveransen ändamålsenligt åtagande. Detta faktum har redan kommit att påverka nuvarande avtal som anpassats över tid för att omhänderta dessa förändringar. Därtill, givet fortsatt resa på inslagen väg, kommer framtida affärer att behöva anpassas över tid för att omhänderta sådan utveckling.

Trafikavtalens styrande verkan. Resenären är i fokus för TF

därmed har trafikleveransen högsta prioritet. Verksamhetsfastigheterna är en förutsättning för och ett stöd till trafikleveransen dock inte lika högt prioriterat. Därpå följer att trafikavtalen har en styrande verkan över nuvarande och framtida affärer rörande fastighetsförvaltning.

Trafikförvaltningens beställarorganisation avseende

fastigheter och tillhörande tjänster. Organisationen har förändrats från att bestå i egen fastighetsavdelning till uppdelning mellan

fastighetsutveckling respektive avtalsförvaltning. Fastighetsutveckling inom avdelningen strategisk utveckling(SU) innehar ansvar för

framåtblickande arbetet avseende fastigheter så som framtida depåbehov, säkra markåtkomst m.m. Avtalsförvaltning sker inom respektive trafikslagssektion inom trafikavdelningen(TA). Ansvariga leder arbetet med att förvalta, följa upp och utveckla befintliga avtal om fastighetsrelaterade tjänster. Organisationens utformning inverkar på de möjliga affärsinriktningar som kan komma ifråga därtill påverkas

organisationen av den väg som väljs varför organisationspåverkan är ytterst viktig att ta i beaktande. Det är viktigt för att ge bästa

förutsättningar för en effektiv förvaltning av framtida avtal.

Konflikten mellan fastighetsägarens långsiktiga perspektiv och leverantörens mera kortsiktiga. Ägaren, i detta avseende SLL/TF, av en tillgång tar ett långsiktigt perspektiv som gäller för tillgångens hela tekniska och ekonomiska livslängd. En trafikutövare eller underhållsleverantör har typiskt sett ett avtal betydligt kortare än tillgångens livslängd och de har därmed på rationell grund i

utgångspunkt avtalslängdens perspektiv. Detta faktum ställer höga krav på tydlighet i avtal samt god kontroll och uppföljning för att säkerställa att oönskade konsekvenser inte resulterar.

Angränsande avtal. För objektkategorierna depå respektive station finns ett antal andra avtal med åtaganden som rör andra delar av samma typ av förvaltningsobjekt, vilket behöver beaktas i affärsinriktningen för UH2014 så det åtagandena täcker behovet men inte överlappar, vilket skulle bidra till högre kostnader.

5.2 Principer avseende fastighetsförvaltning

TF:s strategier för den regionala kollektivtrafiken är tänkt att förmedla Trafikförsörjningsprogrammets intentioner. Strategierna består av ett antal principer vilka Trafikförvaltningen har att förhålla sig till och som är styrande för verksamheten däribland i förstudier. Nedan återfinns ett urval av principer från respektive affärsstrategi(A), trafikstrategi(T), infrastrukturstrategi(I) och strategi för hållbar utveckling(H). Urvalet har gjorts utifrån bedömning att dessa principer har särskilt påtaglig inverkan på fastighetsförvaltningen.

Principerna är omhändertagna i den rekommendation till affärsinriktning som följer på förstudie UH2014. Utvalda principer utgörs av, utan inbördes ordning, följande nio(9):

I avsnitt 6 adresseras ovanstående principer mer i detalj då respektive princip avhandlas.

5.3 Övergripande mål med affärer inom fastighetsförvaltning

Övergripande mål med fastighetsförvaltningen föreslås, utan inbördes rankning enligt nedan. Målen har grupperats under fyra (4) olika rubriker.

5.3.1 Trafikförvaltningens övergripande mål med fastighetsförvaltningen

• Stöd till och förutsättning för att verksamheten ska kunna säkra trafikleveransen och öka resandet

• Fastighetsförvaltningen ska, i enlighet med affärsstrategin, genomsyras av fokus på LCC vilket vill säga lägsta möjliga totalkostnad

• Fastighetsinformation ska vara tillräckligt omfattande och detaljerad nog i syfte att investering, reinvestering, drift- och underhåll av fastigheter kan genomföras på ett sätt som är förenligt med LCC-perspektiv

• Tydliga gränssnitt mellan olika åtaganden och leverantörer

• Alla åtgärder som faller inom ramen för garanti skall hanteras som garantiåtagande

5.3.2 Trafikförvaltningens övergripande mål med nya avtal inom fastighetsförvaltning

• Reducera akut felavhjälpande underhåll och hantera en större del som planerat underhåll i syfte att minska de totala kostnaderna.

• Effektivisering av fakturahantering

• Tillse att fastighetsinformation finns och förvaltas

5.3.3 Generella avtalsmål

Mål / Krav Uppföljning

Förvaltningsobjekten ger ett välvårdat intryck

Mäts och följs upp via inkomna

synpunkter från resenärer och hyresgäster

Vidmakthålla och förvalta infrastrukturen Förvaltningsobjektens avsedda funktioner upprätthålls

Inga skador uppkommer på Förvaltningsobjekten

Mäts och följs upp genom inrapporterade skador

Risk för den personliga säkerheten inte uppkommer

Mäts och följs upp genom skyddsrondering

Hyresgäster eller deras verksamhet inte onödigtvis störs

Mäts och följs upp genom inkomna synpunkter från hyresgäster SL-trafiken och dess resenärer inte

påverkas eller onödigtvis störs

Mäts och följs upp via felanmälningar Mäts och följs upp via kundsynpunkter Särskild hänsyn tas till TF:s riktlinjer för

tillgänglighet (RiTill)

Förvaltningsobjektens tekniska och ekonomiska livslängd upprätthålls

Mäts och följs upp objektsvis i förhållande till aktuella fastställda förvaltnings- eller underhållsplaner

Förvaltningsobjektens negativa miljöpåverkan minimeras

Mäts och följs upp via energi- och mediaförbrukning

Nollvision avseende allvarliga skador för personal och resenärer

Mäts och följs upp utifrån inrapporterade skador

Tillhandahålla ändamålsenliga och väl fungerande depåer som genom sin funktion möjliggör kollektivtrafikens övergripande mål

Trafikpåverkande fastighetsrelaterade brister ska minska till antal och

omfattning

Felavhjälpande underhåll ska minska till fördel för det planerade underhållet där så är totalekonomiskt motiverat

Proaktivitet i uppdraget Löpande analysera utfall och inkomma med förslag på åtgärder som ytterligare kan bidra till att målen med

fastighetsförvaltning kan uppnås Buller från underhållsarbete och/eller

ombyggnation minimeras

Mäts och följs upp via kundsynpunkter och bullermätningar

Relevant miljölagstiftning ska följas och tillståndsansökningar och anmälningar till tillsynsmyndigheter enligt lokala ordningsstadgan görs (t.ex. avseende köldmedier, bullrande arbete etc.) Miljö- och hälsorisker med kemiska produkter och varor minimeras (tids gällande SLL: utfasningslista följs, vid ny- och ombyggnad används endast material och produkter som uppfyller

Byggvarubedömningens kriterier för rekommenderat eller accepterat material användas)

Mäts och följs upp via kemikalieanvändning och avstegsansökningar

Kretsloppsanpassning genom återanvändning och återvinning av material

Mäts och följs upp via mängd avfall sorterat i lämpliga fraktioner, andel osorterat avfall och mängder återanvänt material

FRIDA-systemet (en webbaserad miljödatabas) används för insamling av miljödata från entreprenören (t.ex.

kemikalieförteckning, avfallsstatistik etc.) och som stöd för uppföljning av

miljökraven i avtalet

Mäts och följs upp via inrapportering i FRIDA

5.3.4 Avtalsspecifika mål

I tillägg till övergripande mål för fastighetsförvaltningen och de

fastighetsrelaterade tjänsterna finns även behov av att tydliggöra avtalsspecifika mål som ska göra klart för respektive leverantör vad de ska fokusera på och inverka styrande på en övergripande nivå avseende det arbete som de bedriver på uppdrag av Trafikförvaltningen.

Tillsynsentreprenör (TE)

• Målsättning avseende garantiåtaganden är alla åtgärder som faller inom ramen för garanti också utförs som en garantiåtgärd

Hissar, rulltrappor

• Resenärspåverkan skall minimeras och minska över tid

Kan styras med inställelsetider och åtgärdstider för att tydliggöra vikten av snabba åtgärder med prioritetsordning stationer sinsemellan

Spärrar

• Minimera och över tid minska antalet resenärspåverkande incidenter

• Bidra till målsättning om att alla som reser i kollektivtrafik skall ha giltig biljett

• Inställelsetider för att tydliggöra vikten av snabba åtgärder med prioriteringsordning stationer sinsemellan

5.4 Inriktning för fastighetsförvaltning

I nuläget finns ingen beslutad strategisk inriktning eller riktlinje avseende hanteringen av fastighetsförvaltning och var gränssnittet ska ligga mellan beställare och utförare respektive vilka externa parter som ska leverera vilka tjänster och på vilket sätt. Däremot finns en framväxande inriktning som är resultatet av beslut tagna i samband med genomförda trafikupphandlingar.

Över tid har således mer ansvar generellt och så även för fastighetsrelaterade tjänster kommit att läggas ut på respektive trafikentreprenör. Denna

förflyttning av ansvar för depåförvaltning startade framförallt i och med E19⁴ respektive E19B⁵ och därefter ytterligare anvarsförskjutning i och med E20⁶. Inslagen väg gäller även för nu pågående upphandling E22 (bussavtal

innerstaden samt Lidingö) samt för E23 (bussavtal Handen, Tyresö och Nynäshamn).

Konsekvensen av denna linje i förhållande till UH2014 är att omfattningen av arbetet för de parter som kommer att leverera tjänster inom ramen för UH2014 kommer att minska över tid. Detta ställer krav på en flexibilitet i de nya avtal som tecknas i samband med UH2014 bör medge att förändringen i avtalen går hand i hand med förändringen i trafikavtalen. Därtill kan det finnas skäl att i UH2014 bygga in viss redundans i förhållande till trafikavtalen för att i förekommande fall kunna hantera vissa fastighetsrelaterade tjänster inom UH2014 även fast de egentligen bort ingå i trafikavtal. I detta fall skall det vara särskilt motiverat. Behovet av redundans kan komma utav att leveransen av fastighetsrelaterade tjänster från trafikentreprenörens sida inte håller den kvalitet eller utförs i tillräcklig omfattning för att anses vara till fylles enligt avtal.

5.5 Beställarrollen och leverantörsrollen

Den övergripande fördelningen mellan beställaren (Trafikförvaltningen) och utförande part eller parter kan åskådliggöras likt nedan. Den strategiska fastighetsförvaltningen ligger på Trafikförvaltningen emedan den

taktiska/operativa fastighetsförvaltningen ligger på annan part, vilket kan vara endera TU alternativt TE eller SE.

4 Bussavtal Huddinge/Botkyrka/Söderort respektive Nacka/Värmdö

5 Bussavtal Norrtälje

6 Block 1 - bussavtalsområde Solna/Sundbyberg, Sollentuna, Bromma samt spåravtalsområden Tvärbanan, Nockebybanan och Saltsjöbanan

Block 2 – bussavtalsområde Norrort samt spåravtalsområde Roslagsbanan

Strategisk fastighetsförvaltning [Trafikförvaltningen]

Operativ fastighetsförvaltning [Leverantör]

Styrning och uppföljning Fastighetsskötsel

Strategisk planering Genomföra drift och underhåll Strategisk fastighetsutveckling Drift- och underhållsplanering

Upphandling Underlag för planerat underhåll

Ekonomistyrning Rapportera fel

Beställning planerat underhåll Rapportera åtgärder etc.

Reinvesteringar Leverera fastighetsinformation

Strategisk förvaltning fastighetsinformation

Operativ förvaltning av fastighetsinformation 5.6 Omfattning

De tjänster som Trafikförvaltningen avseende fastighetsförvaltning är i behov av kan indelas på följande vis. Indelningen nedan görs utifrån att det är den nivå som krävs och är ändamålsenlig i förhållande till syftet att framarbeta ett förslag till affärsinriktning inom ramen för uppdraget UH2014. Mer detaljerad

beskrivning att tjänster kommer sedermera att fastställas och uttalas i och med att förfrågningsunderlag framarbetas som förutsättning för att kunna

upphandla erforderliga tjänster.

5.6.1 Tillsyn respektive service

Tillsyns- entreprenad

Tillträdesadministration (ex. administration av lås, utlämning av kort och nycklar)

Visning av lokaler

Uppföljning av SE och Trafikutövare inkl. fakturahantering och mediaförsörjning

Uppföljning garantiåtaganden

Avropa service och felavhjälpande underhåll av SE Medverkan vid myndighetsbesiktningar och övriga besiktningar

Jourverksamhet Tillsyn och rondering

Kontroll och rapportering SBA och IBK Anläggningsskötare

Teknisk förvaltning av fastighetsinformation inkl.

information om Lås och passage

Samordna service, felavhjälpande samt planerat underhåll Skalskyddsansvar

Service- entreprenader

Inomhusklimat - Ventilation

Kyla

Styr & övervakning Rör

Byggnad utomhus

Fasader

Dörrar, grindar⁷ och portar Tak

Skalskydd Automatspärrar Spärrar

Kortläsare Hissar

Rulltrappor

Automatiska dörrar och portar Bussvärmeramper Biogasanläggningar

Brand

Brandlarmscentraler Sprinkler

Brandredskap Utrymningsvägar

Brandtekniska installationer

Smide

Papperskorgar Askkoppar Skrapgaller Slagdörrar Golvbrunnar

Vatten och avlopp Rensningar och spolningar Pumpgropar

Byggservice

Målning

Sanering/städning Mindre byggarbeten Kakel/klinker arbeten Skyltar

Mekaniska låsdelar Konst

EL⁸

Hög- och

lågspänningsanläggningar Övriga elinstallationer

Verksamhetsutrustning

Lyftare Kompressorer Tvättar

Reningsanläggningar

Tankar (etanol, RME, diesel)

Mark Markskötsel

snöröjning

7 Ej i trafikantmiljö

8 Gäller endast trafikslag buss

5.6.2 Tillkommande omfattning Citybanan

2017 kommer Citybanan att stå färdig, vilket bland annat innebär två (2) nya stationer, Stockholm City respektive Stockholm Odenplan. Dessa stationer är utifrån vad som hittills framkommit tänkta att innebära ett delat ansvar mellan Trafikverket och SLL/TF. Trafikverket ansvarar för de spårnära delarna emedan SLL/TF är tänkta ta ansvar för resenärsmiljön till och med de

plattformsavskiljande väggarna(PFA) ⁹. Vad detta innebär för UH2014 är att två förvaltningsobjekt tillkommer samt en rad tekniska system respektive

utrustning i form av ventilationsaggregat, hissar, rulltrappor, bänkar, högtalare, kameror etc. Alla delar kommer inte att inrymmas i UH2014, men en hel del kommer att så göra. Detta behöver omhändertas på ett bra sätt och till följd av omfattningen kan överlämning från projekt till förvaltning av Citybanans stationer och tillhörande delar komma att påverka utformningen av

affärsinriktningen. Tillkommande delar beskrivs i korthet nedan. Alla delar kommer inte att ingå i UH2014, men för de bitar som ligger utanför finns ändock ett gränssnitt att ta i beaktande. Dessutom kommer överlämningen av Citybanans delar att påbörjas redan innan nya avtal kommit i drift vilket innebär att förvaltningen behöver tillse att detta sker på ett bra sätt i

förhållande till de kommande affärerna. Överlämningen sker successivt från 2014 enligt föreliggande plan.

Den i underhållskonsekvensbeskrivning (UKB) framställda förväntade årliga kostnaden specificeras i bilaga.

9 Dock finns vissa delar som visserligen återfinns inom Trafikverkets ansvarsområden men som ändock ligger under SLL/TF att förvalta varför det inte är helt renodlat mellan parterna

Utredningen föreslår gällande hantering av tillkommande omfattning;

• att aktuella delar enligt förteckning kopplat till fastighetsförvaltningen inryms i pendeltågspaketet.

• att ”den stora förhandlingen” med Trafikverket och vad den kan leda till, eller kommer att ha lett till när förfrågningsunderlag författas, tas i beaktande vid den exakta utformningen av paket pendeltåg

Figur 2 - Citybaneprojektets delar som kommer överlämnas till TF. Observera att listan är preliminär

5.7 Leverantörsmarknaden

Nedanstående utgör en kort sammanfattning av vad som framkommit vid träffar med nuvarande leverantörer.

Nuvarande upplägg

Generellt sett är man nöjd med nuvarande upplägg. Det finns dock visst intresse av utökat ansvar som dock varierar beroende på aktör. Därtill finns en förhoppning och önskan om att gränssnitt kan göras än

tydligare än vad de i vissa fall är idag. Ska ses i ljuset av föregående, det vill säga att aktören kan tänka sig ett större helhetsåtagande, vilket kan resultera i tydligare gränssnitt och större helhetsåtagande.

Avtalstid

Generellt sett vill man ha långa avtal för att det verkligen ska löna sig att investera tid, energi och resurser i ett uppdrag. För kort gör det

ointressant, men är det enbart kort kan det innebära högre kostander för beställaren till följd av den ökade osäkerhet det innebär för entreprenör.

Inte minst att kunna rekrytera och behålla kompetent personal kräver att det finns ett längre tidsperspektiv. Precis som för respektive företag i sig handlar det för enskild arbetstagare om att vara villig att följa med på resan, vilket inte är säkert om en nära framtid ter sig osäker.

Incitament

Bonus snarare än viten. Dock inga enstämmiga svar avseende vad som skulle kunna vara incitamentsgrundande.

Ersättningsmodell

Fastprisuppdrag är generellt inte lika intressant som en kombination av fast och rörlig.

Indelning

Generellt ser man inte trafikslagsindelning som en uppdelning som rent operationellt är särskilt gynnsam för beställaren. För flera

teknikområden skiljer sig egentligen tekniken eller arbeten som ska genomföras och den kompetens som krävs inte särskilt mycket åt, oberoende av trafikslag. Det som möjligen skiljer är t.ex. vilken typ av utbildning/certifiering som är trafikslagsspecifik så som spårbehörighet.

Eftersom det inte finns några särskiljda trafikslagsunika grunder för delning föreligger en risk att man tappar stordriftsfördelar av en

styckning. Sistnämnt kan i sig leda till att vissa leverantörer inte ser det som en attraktiv affär.

Utöver strategisk dialog med nuvarande leverantörer så har skriftligt Samråd Inför Upphandling(SIU) genomförts sommaren 2013.

I bilaga 2 återfinns sammanfattande tabell över de aktörer som inkommit med skriftligt svar. Bilagan sekretessbeläggs.

5.8 Avfärdat alternativ

En potentiell indelning skulle vara att paketera samtliga de tjänster som anses vara erforderliga för att täcka Trafikförvaltningens behov av fastighetsrelaterade tjänster som samtidigt inte anses omhändertagna i andra befintliga eller

kommande avtal. Detta paket skulle därpå offereras som en helhet och denna sedermera komma att levereras av en (1) leverantör. Sammanfattning av skäl till att detta val avfärdats är som följer i punktlista nedan.

Erfarenhet från tidigare avtal

Nuvarande upplägg med delning av tillsyn och service tillkom till betydande del till följd av erfarenheterna från upplägg dessförinnan, vilket var ett helhetsåtagande för den då kontrakterade parten.

Resultatet av den affären var inte tillfredsställande i att leveransen inte höll acceptabel nivå samt att modellen och upplägget fick till praktisk konsekvens bland annat att leverantören letade fel ute i anläggningen i syfte att öka intäkterna från uppdraget som då baserades på de jobb som utfördes. Detta istället för att proaktivt arbeta för att minimera risken och förebygga att fel uppstår.

Leverantörsmarknadens syn

Vad som framkommit i dialog med marknadens aktörer är att

Trafikförvaltningens behov gör att det inte är realistiska att tro att någon enskild part med egen kompetens klarar av att åta sig ett

helhetsåtagande. För att klara av att leverera samtliga tjänster kommer krävas att underleverantörer engageras utav och levererar till den part som får helhetsåtagandet. Utan egen kompetens och erfarenhet finns risk för brister i leverans bland annat på grund av möjliga brister i leverantörens kravställning gentemot underleverantörer. Därtill finns även risken om dyrare avtal till följd av att leverantören kommer lägga på en viss kostnad i anbud för att samordna, leda och fördela arbetet mellan de underleverantörer man knyter till sig. Det går att anta att desto längre ifrån leverantörs kärnkompetens uppdraget ligger desto mer prispåslag(riskpåslag) blir det för att känna trygghet med att klara leverans enligt avtal.

Förvaltningserfarenhet

De förvaltningsobjekt och tillhörande tjänster som Trafikförvaltningen har behov av att handla upp är spridda med avseende på geografi och teknik, vilket från affärsförvaltningen påpekats innebära att det dels finns ett behov som skiljer mellan trafikslagen och många övriga

beställare. Därtill att stordriftsfördelarna på en systemövergripande nivå delvis går om intet då uppdraget som helhet visserligen kan anses stort,

men att de ingående delarna är många och var för sig bestående av många små åtaganden att samordningskostnaden äter upp de kostnadsreduceringar stordriftsfördelar kan föra med sig.

Sammanfattningsvis är bedömningen att samla alla erforderliga tjänster till ett paket och få levererad av en (1) part inte är lämpligt för Trafikförvaltningen givet förvaltningsobjektens karaktäristika samt den breda katalog av olika typer av tjänster som erfordras för en ändamålsenlig leverans. Alternativet avfärdas därför.

5.9 Tillsyn respektive service

I nuvarande upplägg separeras tillsyn från service. Tillsyn innebär att ha det övergripande ansvaret för att leda och fördela arbetet samt följa upp och kontrollera den service som annan part utför. En bakomliggande förklaring till uppdelningen ligger i negativa erfarenheter från upplägget SL hade innan 2009 då tillsyn och service utgjorde en helhet. Det fanns en önskan om att förhindra att den part som utför service har en drivkraft att leta fel i anläggningen då alla fel genererar arbeten och därmed ersättning. Genom att dela upp tillsyn och service så är det tillsynsentreprenören som ska ha den övergripande kontrollen över anläggningen och då fel uppstår ska de avgöra huruvida serviceentreprenör ska skickas ut för att åtgärda felet och i sådant fall tillse att så sker därefter följa upp och kontrollera genomförandet.

I grunden finns tre (3) alternativ avseende på tillsyn respektive service.

1. Tillsyn respektive service. Bibehållen uppdelning likt idag att det finns en övergripande ansvarig för helheten, odelat trafikslag och

teknikområde, som ansvarar för tillsynen. Därtill ett antal serviceåtaganden som trafikslagsindelas alternativt

teknikområdesindelas alternativt ges som helhetsåtagande alternativt någon kombination därav.

2. Tillsyn+service

3. Förändrad fördelning mellan beställare och utförare som föranleder att distinktionen försvinner och vissa uppgifter hamnar tillbaka hos

beställaren emedan andra hamnar på utförande part/er.

Utredningen föreslår

• att alternativ ett (1)väljs, det vill säga tillsyn för sig och service för sig.

Skäl till att bibehålla uppdelningen som följer;

• Skilja på tillsyn och service medger att Trafikförvaltningen får en part som tar det övergripande ansvaret för att leda och fördela arbetet samt följa upp serviceentreprenörernas arbete på plats ute i anläggningen.

• Drivkraften att leta fel torde hållas i schakt av det faktum att tillsynsentreprenören inte har något att tjäna på tilläggsarbeten

respektive att serviceentreprenören inte helt på egen hand kan genomföra en mängd åtgärder som de sedan utan vidare får ersättning för.

• I dagsläget finns brister avseende information om anläggningen, vilket över tid ska rättas till. Del i tillsynsentreprenörens arbete är att ta en aktiv övergripande roll och ansvar för att tillse att anläggningsinformation samlas in, matas in och över tid hålls aktuell i av Trafikförvaltningen utpekat eller utpekade system.

5.10 Indelning av ingående tjänster och teknikområden I utgångspunkt finns tre tänkbara indelningar, vilka är som följer:

1. Teknikområdesindelning

Indelning i ett antal teknikområden några vilka skulle kunna tänkas vara t.ex. Hissar respektive rulltrappor respektive inomhusklimat respektive spärrar etc.

2. Trafikslagsindelning

Indelning i enlighet med de sätt på vilken verksamheten enligt

komponentkartans vertikala dimension är indelad. Därtill är det i linje med organisationens indelning.

3. Trafikslagsindelning samt teknikområdesindelning

En kombination av de två ovanstående mer renodlade indelningarna.

Förordat alternativ 3) Trafikslagsindelning samt teknikområdesindelning d v s en kombinationslösning. Dock föreslås hissar(7) respektive

rulltrappor(8) hanteras i särskild upphandlinsprocess då dessa avtal löper ut först 2016

Indelning således i följande paket 1. Tillsyn hela systemet 2. Service tunnelbana 3. Service pendeltåg 4. Service buss 5. Service lokalbana 6. Service spärrar 7. Service hissar 8. Service rulltrappor

Hissar och rulltrappor föreslås hanteras i särskild ordning i kommande genomförandefas med ledning av att de idag gällande respektive avtalen går ut först 2016.

Grafisk illustration av indelning nedan. Respektive block utgör ett upphandlingspaket vilket ger att sammantaget åtta (8) stycken paket.

Utredningen föreslår en kombination av trafikslagsindelning och

teknikområdesindelning, vilket skulle kunna ses som det bästa av två världar.

Bakomliggande skäl till indelningen är främst, men inte uteslutande som följer:

Trafikslagsindelningen omhändertar den framväxande strategin på bästa sätt genom att matcha upplägget till så som merparten av nuvarande och kommande trafikaffärer gestaltar sig.

Trafikslagsindelning medger, förutsatt flexibiliteten byggs in i avtalen, att lyfta in drift eller underhåll som idag ligger på TU skulle det senare visa sig lämpligt att så göra.

Trafikslagsindelning möjliggöra att TU är med och konkurrerar om hela eller delar av UH2014

Teknikområdesindelning passar ypperligt för respektive hissar, rulltrappor och spärrar. Dessa områden ter sig väldigt lika odelat trafikslag och att hålla samman respektive område kan leda till gynnsamma stordriftsfördelar.

Teknikområdesindelning av främst hissar respektive rulltrappor medger att man undersöker möjligheten och lämpligheten att framdeles

inkludera endera eller bådadera i respektive trafikavtal för pendeltåg och tunnelbana.

Kombinationslösningen finner vidare stöd i leverantörsmarknaden som på det stora hela ger uttryck för att framställda teknikområden passar väl att bibehålla som så emedan det finns goda skäl att i övrigt

trafikslagsindela aktuella tjänster och teknikområden.

5.10.1 Avfärdade alternativ

Alternativ 1 - teknikområdesindelning har bedömts inte vara lämplig med hänsyn taget till:

• Indelningen ger avtal som löper tvärs over organisationen, vilket ställer mycket höga krav på intern samordning

• Indelningen går tvärs emot den vertikala integration som kommit att vara inriktningen i trafikaffärerna

• Indelning gör det mer svårhanterligt att framdeles endera plocka tillbaka delar av vad som idag ligger på TU alternativt att lägga ut ytterligare ansvar på TU gällande fastighetsrelaterade tjänster om så skulle anses lämpligt Alternativ 2 – trafikslagsindelning har bedömts inte vara lämplig i sin renodlade

form till följd av:

• att det finns områden som står ut som tydligt lämpliga att bibehålla som teknikområden t.ex. hissar, rulltrappor och spärrar

• leverantörer har pekat på att vissa områden inte skiljer sig alls mellan trafikslagen utan att det i grunden är samma åtagande det handlar om och att det är mer fördelaktigt att bibehålla som större paket än att slå isär per trafikslag.

5.10.2 Kommande indelning

Med ledning av förslagen indelning samt baserat på nuvarande och kommande avtal beskrivs nedan indelningen avseende fastighetsförvaltningen¹⁰ från och med då nya avtal träder ikraft under 2015. Beskrivningen av respektive avtal är översiktlig och inte heltäckande. Samtliga avtal är inte beskrivna i

nedanstående tabell.

10 Övriga åtaganden inom ramen för respektive trafikavtal är inte beskrivna i tabellen.

Företag Trafik- slag

Område Teknik- område

Omfattning / Ansvarsområ

den

Trafik- entreprenör

MTR Tunnelbana (T) n/a

Drift Städning Klottersanering Felanmälan

Keolis Buss (B) Huddinge/Botkyrka /Söderort

Depåförvaltning

Keolis B Nacka/Värmdö Depåförvaltning

Nobina B Norrtälje Depåförvaltning

Arriva B

Block 1: Bromma, Solna/Sundbyberg,

Sollentuna Block 2: Norrort

Utökad depåförvaltning

TBA B Innerstaden och

Lidingö

Utökad Depåförvaltning

TBA B Handen, Tyresö och

Nynäshamn

Utökad depåförvaltning

Arriva Lokalbana (L)

Block 1: SB, Tvb/NB Block 2: RB

utökad depåförvaltning

Stockholms-

Tåg Pendeltåg (P) n/a

Städning Klottersanering Felanmälan

Tillsyns-

entreprenör ^{TBA T/P/L/B n/a}

Beskrivning i kapitel 5

Service- entreprenör

TBA T/P n/a Hissar Dito ovan

TBA T/P n/a Rulltrappor ”-”

TBA T/P n/a Spärrar ”-”

TBA Tunnelbana n/a n/a ”-”

TBA Pendeltåg n/a n/a ”-”

TBA Buss n/a n/a ”-”

TBA Lokalbana n/a n/a ”-”

5.11 Ekonomi

Se bilaga 1 Ekonomi.

HEMLIG

enligt 19 kap 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Trafiknämnden i Stockholms läns landsting

5.12 Ersättningsmodell

I affärsstrategin finns en princip som har direkt bäring på val av ersättningsmodell. Princip nummer 5 lyder som följer.

Principen avser att såväl fast som rörlig ersättning kan driva ett önskat beteende hos en leverantör varför i utgångspunkt bör ersättningsmodell utformas som en kombination av dessa ersättningsformer.

Gällande aktuella avtal om fastighetsförvaltning så har dessa idag till stor del och i vissa fall till övervägande del rörlig ersättning. En förklaring till att det ser ut som så är att när dessa avtal tidigare tecknades fanns uppenbara brister man inom SL var medveten om så som vilka underlag och vilken information som fanns om anläggningen. Därmed var det svårt att i förfrågningsunderlag tydligt föreskriva volymer på åtagande. Detta gjorde det affärsmässigt orimligt att begära fastpris och mer lämpligt för beställare såväl som utförare att låta merparten av ersättningen vara rörlig.

Förmedlad information ger uttryck för att bättre anläggningsinformation finns att tillgå jämfört förutsättningar vid ingåendet av de avtal som nu ska ersättas.

God information är en förutsättning för och kan göra det lämpligt att öka andelen fast ersättning. Den fasta ersättningen skapar viss förutsägbarhet hos såväl beställare som utförare vad avser kostnader respektive ersättning. Därtill kan den fasta ersättningen om så tillåts vara en del som leverantören kan jobba med för att öka sin interna effektivitet och därmed potentiellt vinsten till det egna företaget. Vinst är en förutsättning för att kunna återinverstera i verksamheten och utveckla bolaget över tid.

Den rörliga ersättningen å andra sidan kan avseende fastighetsförvaltningen kopplas till att vissa ingående uppgifter inte låter sig fångas på förhand och beskrivas i ett underlag som gör att en anbudsgivare kan räkna på det. Antingen låter man det ingå i fast ersättning i form av att anbudsgivaren lägger in det som riskpremie alternativt om vill sig illa helt avstår från att lägga anbud. Alternativt låter man sådana delar ersättas rörligt t.ex. på löpande räkning med eller utan indexreglering och med eller utan påslag för entreprenörsarvode eller dylikt.

Som beställare är det av vikt, för att få ekonomisk effektivitet, att även den rörliga delen som gott som möjligt beskrivs i förfrågningsunderlag och att anbudsgivare anmodas prissätta den rörliga delen i form av á-prislista eller motsvarande.

5.13 Incitament

Incitament kan utgöras av såväl bonus som viten. I utgångspunkt är tesen att bonus är att föredra framför viten eller med andra ord hellre premiera ett ändamålsenligt beteende än straffa ett oönskat.

Utformningen av incitament är en balansakt då rätt utformat kan det driva på en positiv utveckling som gynnar såväl beställare som utförare emedan felaktigt utformat kan det i slutänden missgynna samtliga parter. Vanligt förekommande argument från leverantörsmarknaden gällande felaktigt utformade incitament är att enda effekten är att de gör affären mindre intressant att lägga anbud på och avseende inkomna anbud drivs priserna på dessa upp i motsvarande storlek som utfallet av incitamenten beräknas bli.

I grunden är tanken med incitament i dessa affärer att de ska koppla till

övergripande mål och strategiska principer. I fallet med trafikslagsindelning är tanken att utforma incitament som driver mot en än bättre trafikleverans, vilket uttrycks som en övergripande målsättning i Trafikförsörjningsprogrammet. I fall då tillsyn skiljs från service är vidare tanken att när så totalekonomiskt fördelaktigt premiera leverantörs strävan och framgång avseende att reducera det akuta felavhjälpande underhållet till fördel för det planerade underhållet.

Utredningen föreslår

• En kombination av fast ersättning för de delar som i förfrågningsunderlag kan beskrivas på ett beräkningsbart sätt emedan övriga delar ersätt på löpande räkning baserat på i upphandlingsprocessen konkurrensutsatta á-priser.

• Ersättningen som indexregleras enligt tillämpbar praxis.

5.14 Avtalstid

En viktig utgångspunkt vid valet av avtalstid är att finna en balans mellan att å ena sidan ge beställaren flexibilitet att hantera en föränderlig värld och å andra sidan visa leverantör företroende och ge dem skäl att satsa på uppdraget.

Utredningen föreslår

• att det i avtalet skrivs in en generell rätt för beställaren att innehålla betalning i fall då brister kan konstateras. Betalning innehålls tills åtgärd är genomförd. Därtill kan begäran om åtgärdsplan framställas för att komma tillrätta med

underliggande orsak till bristen. Åtgärdsplan som brister eller inkommer senare än 14 dagar från framställan renderar vite per vecka förseningen varar dock med takbelopp.

• Storleken på innehållen betalning ska vara tillräckligt stor för att motivera att åtgärd vidtas.

• Innehållen betalning kan förverkas

I utgångspunkt föreslås följande principer för avtaltiderna.

• TE längre avtalstid än SE generellt

• Avtalstider för SE i möjligaste mån anpassade till trafikavtal

• Grundavtalstid samt möjlig förlängningsperiod

• Grundavtalstid längre än förlängningsperiod

• Avtal med rullande uppsägning vid eventuell förlängning enligt option

5.15 Strategisk lagerfunktion

TF/SL har idag ett centralt lager för delar till hissar och rulltrappor, beläget i Hammarby. Lagret sköts av upphandlad part. Ytan är i storleksordningen 1000 kvm och lagersammansättningen domineras av delar till rulltrappor, varför utredningen valt att fokusera på dessa.

Trafikförvaltningens nuvarande strategiska inriktning är att fokusera på kärnverksamhet, vari lagerhållning inte ingår. Inriktningen inkluderar även att se över uthyrningsbara ytor i fastighetsbeståndet. Som strategisk princip har Trafikförvaltningen även ”Trafikförvaltningen ska ge ett utökat ansvar till leverantören i de fall det är marknadsmässigt möjligt och det leder till att Trafikförvaltningens mål långsiktigt uppnås” att stödja sig på. Detta är bakgrunden till denna analys av det strategiska lagret för hiss och rulltrappa.

Rulltrapporna består idag av en mix av fabrikat och med varierande ålder. Det har ansetts strategiskt viktigt att hålla reservdelar för framförallt de äldre anläggningarna (12% är äldre än 40 år) vilka har fabrikat som inte längre finns på marknaden. Då det funnits lageryta att utnyttja har ett stort antal begagnade och renoverade reservdelar samlats.

En marknadsundersökning visar att ett flertal leverantörer/entreprenörer redan har egna, stora lager. Utredningen har inte funnit något i dagsläget föreliggande hinder för att låta upphandlad part hantera såväl service som lager.

Dagens avtal med leverantören gällande service av rulltrappor har en löptid till 2016 och det vore lämpligt att upphandla service inklusive reservdelar vid nästa tillfälle.

Utredning föreslår avseende strategiskt lager hissar och rulltrappor

• Att inriktningen är att inrymma lagerfunktion i framtida avtal

• Att ytterligare utreda detaljerna kring samt fastställa vilka delar som ska kravställas på framtida leverantör att ansvara för

5.16 Upphandling

Huvudansvar för upphandling och dess formering faller utanför ramen för utredningens omfattning därför föreslås endast övergripande principer för upphandlingsfas.

6 Trafikförvaltningens strategiska principer

I kapitel 5 beskrivs principer avseende fastighetsförvaltning. De utvalda principerna adresseras var för sig nedan.

Vad respektive innebär applicerat på aktuell studie kan framställas som följer.

Principens omsättning i praktiken är starkt kopplad till vilka riktlinjer som finns för fastighetsförvaltning generellt och underhåll specifikt. För att uppnå ett livscykelkostnadsperspektiv bör följande beaktas:

• Vilken verksamhet som bedrivs eller kan komma att bedrivas, d v s kundens krav;

• Byggnadstekniken

• Krav på driftsäkerhet

• Underhållsmässighet i tekniska system;

• Beställarens kompetens

• Hyres- och entreprenadkontraktens utseende;

• Miljömässig hänsyn samt kvalitetsstyrning;

• Ekonomiska analyser av alternativ på kort och lång sikt.

Ovanstående är delvis pågående dock finns inte alla förutsättningar fullt ut på plats ännu utan de kommer falla på plats över tid. Därav följer ett av Utredning föreslår avseende upphandlingsförfarandet;

• Att upphandlingen genomförs som förhandlad upphandling

• Att om den fortsatta processens tidsdräkt medger utnyttja möjligheten att arbeta med preliminära förfrågningsunderlag för att ytterligare utnyttja och i förekommande fall i slutligt förfrågningsunderlag ha tillvaratagit marknadens syn och den kompetens leverantörerna besitter

• Att en prekvalificering genomförs när så passar den övergripande tidplanen