Nya upphandlingar över 20 bb

Nya upphandlingar över 20 bb

Landstingsservice

Nämnden för primärvård och folktandvård april 2017

Ärendenr: 2017/00488

Innehållsförteckning

1 Nya upphandlingar över 20 basbelopp ... 3

1.1 Upphandling av lokaler till Folktandvården i Olofström ... 3

1.1.1 Förutsättningar ... 3

1.1.2 Projektbeskrivning ... 3

1.1.3 Bakgrund och syfte till upphandlingen ... 3

1.1.4 Upphandlingsvärde/år ... 3

1.1.5 Driftkostnad ... 3

1.1.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten/Fastighet... 3

1.1.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet ... 3

1.1.8 Miljö- och hållbarhetsförbättring ... 4

1.2 Tandvårdsstöd ... 5

1.2.1 Förutsättningar ... 5

1.2.2 Projektbeskrivning ... 5

1.2.3 Bakgrund och syfte till investering ... 5

1.2.4 Upphandlingsvärde ... 5

1.2.5 Driftkostnad ... 5

1.2.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten ... 5

1.2.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet ... 5

1 Nya upphandlingar över 20 basbelopp

Nedan beskrivs de nya upphandlingar överstigande 20 basbelopp för vilka beslut önskas erhållas.

1.1 Upphandling av lokaler till Folktandvården i Olofström

1.1.1 Förutsättningar

Upphandlingen innebär en ökad driftkostnad för Folktandvården i form av en ökad hyreskostnad i inhyrda lokaler. Förutsättning att beslut även tas i nämnden för primärvård och folktandvård.

1.1.2 Projektbeskrivning

Upphandling av externa lokaler till Folktandvårdens verksamhet i Olofström.  Yta ca 950 m2

 14 behandlingsrum med tillhörande personalutrymmen entré, väntrum, toaletter mm  Hyrestid 20 år

 Uppskattad investeringskostnad 25-30 miljoner kronor

1.1.3 Bakgrund och syfte till upphandlingen

Folktandvården bedriver idag sin verksamhet i Olofström i inhyrda lokaler. Fastighetsägare är Olofströmshus. Det är flera hyresgäster i byggnaden och nu har kommunens egen verksamhet behov av att utöka sina lokaler. Olofströmshus vill därför erbjuda oss nya lokaler i en icke uppförd byggnad. Detta måste enlig LOU upphandlas för att inte räknas som en förtäckt byggentreprenad. Affärsområde Fastighet önskar därför genomföra en upphandling av externa lokaler till Folktandvårdens verksamhet i Olofström.

1.1.4 Upphandlingsvärde/år

Avskrivning annuitet 20 år kapitalkostnad (hyra) exkl. drift ca 2 000 000 kr/år räknat på en bedömd investering av vinnande leverantör på ca 30 000 000 kr.

1.1.5 Driftkostnad

 Avskrivning annuitet 20 år kapitalkostnad (hyra) exkl. drift ca 2 000 000 kr/år räknat på en bedömd investering av vinnande leverantör på ca 30 000 000 kr.

 Hyra idag (2017) 1 190 400 kr inkl. värme och vatten exkl. el vilket innebär en beräknad ökad hyreskostnad på 809 600 kr

1.1.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten/Fastighet

Ur ett fastighetsperspektiv har nuvarande fastighetsägare meddelat att den övriga verksamhet som finns i huset behöver expandera och önskar tillträde till lokalen. Det innebär att om vårt hyreskontrakt sägs upp och inte förlängs står vi utan lokaler till Folktandvården i Olofström. Tandvårdslokaler är unika och behöver anpassas till landstingets behov. Det innebär att dessa anpassningar måste upphandlas enligt LOU.

1.1.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet

Folktandvården kommer efter att hyreskontraktets uppsägningstid gått ut, och om

fastighetsägaren inte erbjuder ett nytt hyresavtal inte att ha några lokaler i Olofström att bedriva verksamhet i. För att kunna uppfylla tandvårdsuppdraget att behandla barn och ungdomar 3-21

år, som är Folktandvårdens prioriterade uppdrag, är en tandvårdsmottagning absolut nödvändig. Olofströms kommun har för närvarande ca 2 500 barn och ungdomar samt ett områdes- och sistahandsansvar för ytterligare ca 300 barn och ungdomar. Möjligheter att hänvisa till

grannkommuner är väldigt begränsat på grund av rådande kösituation och är därför ingen möjlig lösning.

1.1.8 Miljö- och hållbarhetsförbättring

Vid upphandlingen kommer krav att ställas på de inhyrda lokalerna i linje med landstingets miljö- och hållbarhetsplan.

Folktandvården i Blekinge är miljöcertifierad. Det innebär att man arbetar med: - att minimera sin el och värmeförbrukning samt sin vattenförbrukning - hållbara materialval

- ett hållbart omhändertagande av det avfall som deras verksamhet lämnar efter sig Krav kommer att ställas på de inhyrda lokalerna i linje med Folktandvårdens miljöarbete.

1.2 Tandvårdsstöd

1.2.1 Förutsättningar

1.2.2 Projektbeskrivning

Syftet är att införa ett nytt administrativt tandvårdsstöd som effektiviserar processflödet med förbättrad kvalitet och en säkrare ärendehantering som önskat resultat.

1.2.3 Bakgrund och syfte till investering

Landstinget Blekinge har idag inget helt funktionellt administrativt system för att möta kraven på en effektiv och kvalitetssäkrad administration av landstingsfinansierad tandvård. Nuvarande IT-stöd, T99, är inte ändamålsenligt och uppfyller inte de krav som finns på funktionalitet, säkerhet och effektiv användning. T99 är byggd på gammal teknik. Underhåll och utveckling sker numera via ett privat ”enmansföretag” så lösningen är inte framtidssäker.

Ekonomisk data (Uppgifter) för utförd tandvårdsbehandling från Folktandvårdens kliniker till ekonomisystemet lämnas med filöverföring. I övrigt sker all kommunikation med externa (intressenter) vårdgivare (med filöverföring eller) via pappersformulär där uppgifterna matas in i IT-stödet manuellt.

Landstingen/Regionerna har från 90-talet fram till 2003 alla infört valfrihet att välja vårdgivare, offentlig eller privat, inom allmän barn-och ungdomstandvård. Dessa system kräver också ett IT-stöd för listningsfunktioner, uppföljning och ersättning till vårdgivaren.

Idag har Landstinget Blekinge ett eget byggt system. Ansvarig person går inom kort i pension. Möjlighet till support och service försvåras därmed. Önskvärt är ett nytt IT-system som kan administrera både landstings tandvårdsstöd och valfrihetssystem för barn och ungdomar. Ett arbete är uppstartat tillsammans med Landstinget Västmanland och en gemensam upphandling av ett nytt administrativt tandvårdsstöd kommer genomföras sommaren 2017. Målsättningen är att förbättra de arbetsflöden som idag finns kring administration med ett nytt IT-stöd som bättre möter kraven.

1.2.4 Upphandlingsvärde

Beräknad investeringskostnad uppskattas utifrån uppgifter från annat landsting som nyligen gjort samma upphandling. Produktifiering samt integrationskostnad, 2 000 000 kr.

1.2.5 Driftkostnad

Beräknad driftkostnad utifrån uppgifter från ett annat landsting som nyligen gjort samma upphandling, 500 000 kr/år.

1.2.6 Konsekvensbeskrivning – Affärsenheten

Den gemensamma upphandlingen kommer drivas av Landstinget Västmanland.

1.2.7 Konsekvensbeskrivning – Verksamhet

I ett ändamålsenligt system samlas uppgifter från befolkningsregister, kommuner och från berörda vårdgivare i tandvården. Systemen stödjer verksamhet och uppföljningen av

verksamheten. De används också för att samla data kring vårdbedömningar och för att hantera utbetalningar till vårdgivare. De innehåller personuppgifter om de personer som har eller har fått det särskilda tandvårdsstödet.

Antaganden och nyttoeffekter med ett nytt funktionellt administrativt system kan sammanfattas enligt följande:

 Förbättrad arbetsprocess för berörda målgrupper genom ett IT-stöd som möjliggör registre-ring direkt i systemet. Idag sker registreregistre-ring via pappersformulär och posthanteregistre-ring.

 Minskad ledtid med ett webbaserat IT-stöd möjliggör inrapportering direkt i systemet istället för på papper och postgång.

 Det finns stora krav på ett korrekt underlag för att utifrån ett komplext lagreglerat regelverk kunna göra en korrekt handläggning. Kvaliteten kommer att öka genom minskat

personberoende, bättre användarstöd, validering, automatiserade processer, förenklad och ökad tillgänglighet, ökad säkerhet för hantering av uppgifterna samt möjlighet till

behörighetskontroll.

 Svårt att samverka mellan olika intressenter idag då kommunikationen sker medstadels via papper eller telefonsamtal. Kommunikationen kommer att förbättras genom att de uppgifter som hanteras i arbetsflödet är tillgängliga när det behövs och ökar därmed möjlighet till samverkan.

 Förbättrade tekniska förutsättningar.

 Kvalitetssäkrad data för obligatorisk statistikrapportering till SKL möjliggörs.

Allt detta sammantaget ger bättre möjlighet att säkerställa att befolkningen får den tandvård som man har lagstadgad rätt till.

Konsekvenser om ett nytt funktionellt administrativt system som motsvarar behovet inte

anskaffas, är att tandvårdens bedömningsenhet inte kommer att kunna fullfölja sitt uppdrag utan att behöva tillsätta mer resurser.

Dessutom får Landstinget Blekinge ett bibehållet IT-stöd som inte motsvarar identifierade krav på informationssäkerhet, systemunderhåll och driftsäkerhet.

1.2.8 Miljö- och hållbarhetsförbättring

Minskad miljöpåverkan genom förbättrat arbetsflöde.