S O L L E N T U N A K O M M U N
K o m m u n l e d n i n
2012-11-07
Delegations beslut
Dnr 2012/149 KS.021-19 Kommunstyrelsen
Ny tjänstemannaorganisation för kommunstyrelsen - upphörande av konsult- och serviceavdelningen Delegationsbeslut avseende detaljerad organisation Delegat
Kommundirektör Katarina Kämpe
Bakgrund
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2012-05-30 följande
1. Konsult- och serviceavdelningen upphör som egen avdelning inom kommunledningskontoret.
2. Kommunstyrelsen antar ny organisation för kommunledningskontoret, på avdelningsnivå
3. Kommundirektören bemyndigas fastställa den detaljerade
organisationen, på enhetsnivå, samt i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att organisationen ska kunna genomföras.
4. Samtliga ovanstående förändringar träder i kraft den 1 januari 2013.
Beslut
Den detaljerade organisationen för kommunledningskontoret fastställs i enlighet med bilaga.
Katarina Kämpe
Kopia av delegationsbeslutet har sänts till:
Kommunledningskontoret
Besök Postadress Turebergshuset 191 86
Turebergs torg Sollentuna
Telefon växel 08-579 210 00
Fax reception 08-579 216 44
Internet
www.sollentuna.se
S O L L E N T U N A K O M M U N
Kommunledningskontoret
Ingegärd Bornelind Kommunjurist
PM
2012-11-07 Sidan 1 av 5
Dnr 2012/149 KS.021-13 Diariekod: Diariekod: 021
Ny organisation för kommunledningskontoret med anledning av upphörande av konsult- och
serviceavdelningen - Förslag till organisation på avdelnings- och enhetsnivå med uppgiftsbeskrivning
Bakgrund
Kommunstyrelsen (KS) beslöt 2012-05-30 om en ny organisation för kommunledningskontoret ( K L K ) som bättre svarar upp mot dagens behov av stöd, service och styrning. Beslutet innebär bl.a. att en avveckling av konsult- och service avdelningen och "Fristående funktioner" görs och att arbetsuppgifterna överförs till annan lämplig avdelning inom K L K .
Förslag till ny organisation
Nedan lämnas förslag på en organisation av K L K samt en övergripande beskrivning av arbetsfördelningen.
Initialt kommer avdelningarna att ha samma namn som i kommunstyrelsens beslut 2012-05-30:
• Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning
• Avdelningen för juridik och utredningar
• Kansli- och arkivavdelningen
• IT-avdelningen
• Kommunikationsavdelningen
• Personalavdelningen
• Plan- och exploateringsavdelningen
• Överförmyndaravdelningen
Avdelningarnas namn kan senare komma att justeras.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
P M
2012-11-07
Dnr. 2012/149 KS.021-13 Sidan 2 av 5
Avdelningen för ekonomi- och verksamhetsstyrning
Nuvarande uppdrag
Avdelningen har uppdraget att leda, följa upp och samordna kommunens övergripande styrning av ekonomi och verksamhet. Det innebär utöver ovanstående bl.a. att ansvara för finansförvaltning, redovisning och internkontroll samt övriga uppgifter som framgår av V P för 2012.
Avdelningen samordnar också utvecklingen av kommunens kvalitetsarbete.
Tillkommande uppdrag
Avdelningen tillförs faktureringsenheten, redovisningsenheten och upphandlingsenheten från konsult- och serviceavdelningen.
Under avdelningen kommer det att finnas två enheter, redovisningsenheten och upphandlingsenheten. De två enheterna leds av var sin chef.
Nuvarande redovisningsenheten inom konsult- och serviceavdelningen kompletteras med faktureringsenheten vars huvudsakliga uppdrag blir att svara för alla delar av kommunens fakturahantering, redovisningstjänster, systemförvaltning av ekonomisystem samt att stå för stöd och rådgivning till chefer och andra.
Den nu befintliga personalen inom avdelningen rapporterar direkt till avdelningschefen.
Från 1 januari 2013 kommer avdelningen bestå av ca 31 personer, varav 21 från konsult- och serviceavdelningen.
Avdelningen för juridik och utredningar
En ny avdelning för juridik och utredningar inrättas.
Uppdraget är att öka uppsikten över nämndernas verksamhet, främst genom att öka stödet till förvaltningarna i juridiska och andra formella frågor. I dessa uppgifter ingår att utbilda såväl kommunledningskontorets som övriga förvaltningar inom kompetensområdet. Samordningen av kommunens styrdokument, Sollentuna Författningssamling (SFS), ingår i avdelningens uppdrag.
Avdelningen ska ansvara för de utredningar som inte någon annan
avdelning naturligen, av t.ex. kompetensskäl, ska hantera. Avdelningen ska även genomföra en del av de utredningar som idag görs med konsultstöd.
Avdelningen kommer att bestå av K L K : s jurister, som överförs från
nuvarande kansli- och arkivavdelning, kompletterat med kontorets utredare (en person, från "friståenderesurser").
Under avdelningen kominer det att finnas en enhet, säkerhetsenheten, som kompletteras med den brottsförebyggande verksamheten som idag finns inom "Fristående resurser"(2 personer). Enheten leds av en chef.
Från 1 januari 2013 kommer avdelningen bestå av 7 personer, varav 4 från kansli- och arkivavdelningen och 3 från "fristående resurser".
2012-11-07
Dnr. 2012/149 KS.021-13 Sidan 3 av 5
Kansli- och arkivavdelningen
Nuvarande uppdrag
Avdelningens nuvarande uppdrag är att ansvara för den administrativa samordningen inom K L K . Med detta avses bl.a. det nämndadministrativa arbetet gentemot kommunstyrelsen och fullmäktige samt K L K : s registratur.
Avdelningen svarar för kommunens arkivfrågor, dvs. kommunarkiv och e- arkivprojekt. Avdelningen bistår K L K och övriga förvaltningar samt de förtroendevalda i juridiska och andra formella frågor. Avdelningen ansvarar för det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet.
Som en enhet inom avdelningen finns säkerhetsenheten som ansvarar för säkerhets- och beredskapsfrågor.
Avgående uppdrag
Juridiska frågor samt uppgifterna inom säkerhets- och beredskapsområdet överförs till avdelningen för juridik och utredningar.
Tillkommande uppdrag
Avdelningen tillförs ansvaret för all intern service, dvs. växel, reception, konferenscenter, tryckeri och vaktmästeri. Hela kontaktcenter, dvs. både servicedelen och handläggningsuppgifterna placeras här. Avdelningen får härmed även ansvar för den tekniska utrustning som används inom
verksamheten. Uppgiften att svara för kontorsservicen för K L K överförs från plan- och exploateringsavdelningen till kansli- och arkivavdelningen.
Avdelningen kompletteras därför med enheten för kontaktcenter och enheten för intern service.
Hit förs också diverse uppgifter rörande enkäter m.m. och frågor som inte har någon annan "naturlig placering" varken på K L K eller på övriga kontor.
Avdelningen kompletteras även med en projektledare från konsult- och serviceavdelningen med uppgift att bl.a. vara ett stöd i förstudier, upprättande av kravspecifikationer i samband med upphandlingar.
Från 1 januari 2013 kommer avdelningen bestå av ca 40 personer, varav ca 30 från konsult- och serviceavdelningen.
IT-avdelningen
Nuvarande uppdrag
Avdelningens uppdrag är att bistå kommunstyrelsen i dess uppgift att styra och leda en effektiv IT-verksamhet för hela kommunförvaltningen samt dess uppföljning av kommunens IT-kostnader. Avdelningen bistår vidare
kommunstyrelsen i arbetet att stödja en långsiktig progressiv utveckling av e-förvaltning.
Tillkommande uppdrag
Till avdelningen förs ansvaret för den teletekniska infrastrukturen med vilken avses telefonväxeln med hård och mjukvara, servrar med
P M
2012-11-07
Dnr. 2012/149 KS.021-13 Sidan 4 av 5
telefonifunktioner och tillhörande kablage. IT-servicetjänster köps, som idag. av externt upphandlade resurser.
Från 1 januari 2013 kommer avdelningen bestå av 13 personer, varav 1 från konsult- och serviceavdelningen.
Kommunikationsavdelningen
Nuvarande uppdrag
Avdelningen uppdrag är att utveckla och förvalta den kommunövergripande kommunikationen och dess kanaler samt att utveckla den kommunikativa kompetensen i kommunen. Det innebär bl.a. ett ansvar för den övergripande informationshanteringen såväl internt som externt, ge strategiskt stöd i kommungemensamma informations- och kommunikationsfrågor och tillse att gemensamma och sammanhållna kanaler för information och dialog finns.
Tillkommande uppdrag
Till avdelningen förs ansvaret för de event som kommunen anordnar/deltar i .
Från 1 januari 2013 kommer avdelningen bestå av 8 personer, samtliga från dagens kommunikationsavdelning.
Personalavdelningen
Nuvarande uppdrag
Avdelningens uppdrag är att bistå kommunstyrelsen i dess uppgift som personalorgan samt samordnar personalfrågor i hela kommunförvaltningen vilket sker genom styrning, stöd och uppföljning av personalfrågorna.
Tillkommande uppdrag
Avdelningen kompletteras med Pa-löneenhetcn som svarar för
lönebearbetningar, personalstatistik, systemförvaltning av personalsystem, rådgivning till chefer och anställda. Enheten leds av en chef.
Från 1 januari 2013 kommer avdelningen bestå av 17 personer, varav 10 från konsult- och serviceavdelningen.
Plan- och exploateringsavdelningen
Avdelningen berörs inte av denna omorganisation.
Överförmyndaravdelningen
Överförmyndarenheten på nuvarande konsult- och serviceavdelningen bildar en egen avdelning på K L K , överförmyndaravdelningen.
2012-11-07
Dnr. 2012/149 KS.021-13 Sidan 5 av 5
Kvarstående uppgifter
Nedanstående uppgifter är ännu ej inplacerade på befintlig avdelningen inom K L K .
• Demokrati- och integrationsfrågor
• Näringslivsfrågor
Bilaga: Organisationsskiss
f ~~1
Kommundirektör
Kansli- och arkivavd.
(Sören Faxelid, vik.)
Intern service (Camilla Linder)
Kontakt- center (Krister Mandorff)
Avd. för ekonomi och verksamhets-
styrning (Håkan Wikmari)
IT-avd.
(Britta Sandblom)
Redo- visnings-
enhet (Inga-Lill
Fritsch)
Upp- handlings-
enhet (Lill Sandberg)
IT- beställar-
enhet (Andreas Husman)
Plan- och exploaterings-
avd.
(Billy Holmberg)
Avd. för juridik och utredningar
(Ingegärd Bornelind)
Säkerhets- enhet (Richard
Buske)
Överförmyndar- avd.
(Ann-Charlotte Zetterberg)
Personalavd.
(Mona Birgetz)
PA/Löne- enhet (Marianne Jacobsson)
Kommunikations- avd.
(Maria Sterner)
Planenhet (Anders Hallmén)
Exploaterings -enhet (Ulrika Hellström)
^ I S T O C K H O L M S LÄN
LÄNSSTYRELSEN
2012-11-13
Datum
INSPEKTIONSRAPPORT
203-2012-18560
Beteckning
1(4)
Lotta Reimers Enheten för tillsyn 08-785 44 06
2ÖJ2 -II- i 5
Rapport från inspektion hos Överförmyndarnämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner den 13 juni 2012
Sammanfattning
Länsstyrelsen har efter inspektionen funnit anledning att kritisera Överförmyndar- nämnden på följande punkter.
- Lång handläggningstid av ärenden avseende ansöknings- och anmälningsärenden angående god man eller förvaltare - Tillsyn av utfärdande av fullmakter från gode män Inledning
Länsstyrelsen granskade vid tillsynsbesöket slumpvis utvalda akter, fördelade på 10 godmanskap, 9 förvaltarskap, 11 förmynderskap och 28 ärenden angående anmälningar och ansökningar om behov av god man eller förvaltare. Se bilaga med aktnummer över granskade ärenden.
Efter aktgranskningen gick Länsstyrelsen tillsammans med Överförmyndar- nämnden (nämnden) igenom de frågor som uppstått vid granskningen av akterna.
Vid sammanträdet medverkade Lotta Reimers och Lisa Wellenius från Länsstyrelsen samt Jan-Erik Nyberg, Berit Söderström, Ulla Bjerkén, Ann- Charlotte Zetterberg, Karin Ernestål, Susanne Lindvall och Magnus Näll från nämnden.
Aktgranskning med kritik
Ärenden rörande ansökan/ anmälan om behov av god man/förvaltare
Länsstyrelsen granskade samtliga ärenden angående ansökan och anmälan om god man eller förvaltare som var äldre än sex månader. Länsstyrelsen fann att det i ett flertal ärenden tagit lång tid innan nämnden vidtagit åtgärder i ärendena. 1
sammanlagt 24 ärenden hade det tagit mer än sex månader innan ansökan om god man eller förvaltare överlämnats till tingsrätten. 1 åtta av ärenden hade det tagit mer än ett år. V i d granskningen av ansökningarna noterades bl.a. följande.
• Akt 3218 - en ansökan om god man gavs in till nämnden den 27 december 2010 och överlämnades till tingsrätten den 20 februari 2012. Efter den 9 september 2011 och fram till den 20 februari 2012 finns inga åtgärder noterade i dagboksbladet.
• Akt 3227 - en ansökan om god man gavs in till nämnden den 24 januari 2011 och överlämnades till tingsrätten den 20 april 2012. Enligt
'dagboksbladet har nämnden under demia tid tillfrågat ett par gode män om uppdraget.
Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats-
Länsstyrelsen i Stockholms län Box 22067
104 22 S T O C K H O L M
Hantverkargatan 29 08-785 40 00
Fax
08-785 40 01
stockholm@lansstyrelsen.se www.lansstyrelsen.se/stockholm
2(4) LÄNSSTYRELSEN INSPEKTIONSRAPPORT
M f I STOCKHOLMS LÄN _ , . ,
Datum Beteckning
2012-11-13 203-2012-18560
• Akt 3244 - en ansökan om god man gavs in till nämnden den 1 februari 2011 och överlämnades till tingsrätten den 2 maj 2012. Ansökan uppges vara akut och socialförvaltningen har hört av sig om ärendet flera gånger.
Finns en anteckning om en tillfrågad god man från den 23 januari 2012.
Gode mannen tackar nej den 15 maj 2012.
• Akt 3382 - en anmälan om god man gavs in till nämnden den 29 april 2011 (en ansökan gavs in den 5 december 2011) och överlämnades till tingsrätten den 15 maj 2012. Inga åtgärder från nämnden däremellan.
• Akt 3425 - en ansökan om god man gavs in till nämnden den 26 maj 2011 och överlämnades till tingsrätten den 7 juni 2012. Nämnden vidtog första åtgärden den 15 maj 2012.
• Akt 3436 - en ansökan om god man gavs in till nämnden den 1 juni 2011 och överlämnades till tingsrätten den 21 maj 2012. Första åtgärden från nämnden som noterats i dagboken var den 26 april 2012.
• Akt 3441 - en ansökan om god man gavs in till nämnden den 7 juni 2011 och överlämnades till tingsrätten den 21 maj 2012. Första åtgärden från nämnden som noterats i dagboken var den 26 april 2012.
I föregående inspektionsrapport framförde Länsstyrelsen kritik mot nämndens långa handläggningstider för ansökan och anmälan om god man eller förvaltare.
Nämnden uppgav att de numera betraktar ansökningar som felsända och
överlämnar dem direkt till tingsrätten. Efter Länsstyrelsens uttalande i föregående rapport överlämnas även ansökningar från huvudmannen som upprättats med assistans av socialförvaltningen. Nämnden uppgav också att handläggningstiden i anmälningsärenden har förkortats.
Handläggningstiderna i de 24 ärendena har varit mycket långa i många fall. I flertalet av dessa ärenden finns inte någon uppenbar förklaring till varför ärendena blivit liggande, de flesta ärenden har få eller inga åtgärder från nämnden noterade på dagboksbladet. Länsstyrelsens är kritisk till de långa handläggningstiderna i dessa ärenden. Länsstyrelsen noterar dock att handläggningstiden generellt sett har förkortats under år 2012 och ser mycket positivt på detta. Länsstyrelsen ser även mycket positivt på att nämnden numera omedelbart överlämnar ansökningar till tingsrätten.
Fullmakt från god man
I akt nr 106 noterade Länsstyrelsen följande. Gode mannen har i januari år 2012 gett en fullmakt till en annan person för att sälja huvudmannens fastighet.
Nämnden samtyckte till försäljningen den 15 februari 2012. Gode mannen har i mars år 2012 gett en fullmakt till ytterligare en annan person att godkänna och underteckna en arvskifteshandling där huvudmannen är dödsbodelägare. I april år 2012 godkände nämnden arvskiftet. Nämnden uppgav att de anser att en god man eller förvaltare har rätt att ge fullmakt till annan för att utföra godmansuppgifter.
Gode mannen har dock fortfarande ansvar. T ex ger ofta god man för ensam- kommande barn fullmakt till någon annan person när gode mannen t ex åker på semester.
3(4) LÄNSSTYRELSEN
1%W I STOCKHOLMS LÄN
INSPEKTIONSRAPPORT
Datum
2012-11-13
Beteckning
203-2012-18560
I S O U 2004:112 (s 763 ff) har frågan om fullmakter berörts och bl.a. framförs följande. Det finns inte någon lagfäst möjlighet för en förordnad ställföreträdare att sätta en annan person i sitt ställe då uppdraget bygger på ett myndighetsbeslut som den förordnade ställföreträdaren inte självsvåldigt kan ändra på.
Ställföreträdaren är dock inte förhindrad att anlita ett bud att utföra vissa uppdrag.
Ett bud kan inte fatta några självständiga avgöranden inom ramen för ställföreträdarskapet utan är att betrakta som någon som verkställer den
förordnade ställföreträdarens beslut. En ställföreträdare kan således utan hinder uppdra åt t ex vårdpersonal att köpa vissa alldagliga saker för pengar som överlämnats till personalen på ett boende.
Vidare framförs att om en förordnad ställföreträdare inser att han inte själv klarar av att tillgodose huvudmannens intressen i en viss angelägenhet kan han ha behov av att anlita extern hjälp. Det bör då vara okontroversiellt att den förordnade ställföreträdaren kan ta kontakt med t ex en advokat för att f å rådgivning om huvudmannen hamnat i en rättslig tvist. Om advokaten ska kunna föra
förhandlingar med motparten behövs dock normalt sett även en fullmakt. Om huvudmannen inte själv är kapabel att underteckna fullmakten så är frågan om ställföreträdaren kan göra det i kraft av sitt ställföreträdarskap. Ändamålsskäl talar för att så bör vara fallet.
Utifrån detta resonemang ska ställföreträdarens möjligheter att överhuvudtaget ge fullmakt till en annan person att utföra delar av uppdraget tillämpas mycket restriktivt. Därför framstår det som oacceptabelt att en god man överlämnar hela sitt uppdrag till en annan person, utan myndighetsbeslut och utan kontroll av dennes lämplighet, under t ex en semester. Sådan frånvaro bör företrädesvis lösas genom bud. Vad gäller fastighetsförsäljningen och arvskiftet saknas det anledning att tro att det var en så komplicerad förhandling att gode mannen inte kunde skriva under handlingarna själv. Nämnden kan därför inte undgå kritik för detta
förfarande.
Övrig aktgranskning
Överlämnade av redovisningshandlingar
Länsstyrelsen noterade att det i tre granskade ärenden (akt nr 1004, 1512 och 3600) saknades dokumentation om redovisningshandlingar överlämnats till ny förvaltare efter beslut om byte, i enlighet med 16 kap. 8 § F B . Samtliga ärenden rörde förvaltarenheten i Sollentuna kommun. Nämnden uppgav att förvaltarna som arbetar på förvaltarenheten brukar komma till nämnden och titta på
handlingarna, men det dokumenteras inte alltid. Nämnden uppgav att de skulle gå igenom ärendena och åtgärda det som behövs.
V i d byte ska, enligt 16 kap 8 § FB, sluträkningen, sedan överförmyndaren granskat den, tillsammans med förteckning, årsräkningar samt övriga handlingar enligt 15 kap. 3 och 8 §§ F B som förvaras hos överförmyndaren-lämnas över till
4(4) LÄNSSTYRELSEN INSPEKTIONSRAPPORT
I STOCKHOLMS LÄN _ . _ , . .
Datum Beteckning
2012-11-13 203-2012-18560
den nya ställföreträdaren. Enligt 12 kap 15 § FB får talan om skadestånd väckas inom tre år från det att handlingar som anges i 16 kap 8 § har lämnats över till den som är behörig att ta emot dem, annars är talerätten förlorad. Fristen börjar
således löpa först efter det att handlingarna överlämnats. I de aktuella ärendena framstår det som oklart om förvaltama faktiskt har tagit del av redovisnings- handlingarna. Länsstyrelsen vill betona vikten av att detta dokumenteras, för att det i efterhand ska gå att fastställa när så skedde.
Övriga frågor
Handläggningstid årsräkningar
Nämnden uppgav att de har som mål att granskningen av årsräkningar avseende år 2011 ska vara klar 1 juli 2012. De har börjat med en s.k. förhandsgranskning av årsräkningama i samband med att de kommer in till nämnden, något som snabbat på processen.
Länsstyrelsen ser positivt på nämndens åtgärder för att förbättra handläggnings- tiderna och kommer att följa upp att det gett resultat vid nästa tillsynsbesök.
Uppföljning av föregående protokoll
Vid inspektionen överlämnade nämnden en skrivelse angående Länsstyrelsens föregående inspektionsrapport. Länsstyrelsens har besvarat denna i ett separat yttrande (se dnr 203-20621-2012).
Kopia till:
Kommunfullmäktige i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner Kommunstyrelserna i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner
Bilaga: granskade akter
m LÄNSSTYRELSEN
I STOCKHOLMS LÄN
2012-11-13
Datum
Bilaga till INSPEKTIONSRAPPORT
Beteckning
203-2012-18560
1(1)
Enheten för tillsyn Lotta Reimers
08-785 44 06
Granskade ärenden
Ärenden angående ansökningar och anmälningar om behov av ställföreträdare Akt nr 3629, 3667, 3680, 3719, 3069, 3180, 3218, 3227, 3244, 3262, 3283, 3320, 3366, 3382, 3425, 3436, 3441, 3450, 3468, 3506, 3509, 3543, 3566, 3581, 3588, 3589, 3596, 3604
Förmynderskap
Akt nr 185, 277, 350, 2675, 1363, 858, 755, 542, 258, 3645, 403 Förvaltarskap
Akt nr 2299, 1360, 1004, 284, 3740, 2372, 1512, 1062, 3600 Godmanskap
Akt nr 10,106,204, 485, 1006, 1930, 2274, 2391, 2875, 3207
Postadress
Länsstyrelsen i Stockholms län Box 22067
104 22 STOCKHOLM
Besöksadress
Hantverkargatan 29
Telefon
08-785.40 00.
Fax
08-785 40 01
E-post/webbpjats
stockholm@lansstyrelsen.se www.lansstyrelsen.se/stockholm
