BESLUTSFATTARE BESLUTSDATUM DIARIENUMMER ANSVARIG AVD. Ekonomi- och finanschef Ks 2017/0848 EFA

(1)

DOKUMENTNAMN SIDA

Attestregler för kyrkokansliet 1(7)

BESLUTSFATTARE BESLUTSDATUM DIARIENUMMER ANSVARIG AVD

Ekonomi- och finanschef 2017-06-28 Ks 2017/0848 EFA

DOKUMENTANSVARIG DOKUMENTTYP GÄLLER FRÅN DATUM UPPDATERAD

Redovisningschef Regler 2017-07-25 2017-06-28

Attestregler

Syfte och samband

Avdelningschefen har det yttersta ansvaret för de kostnader som verksamheten genererar.

Syftet med attestreglerna är att tydliggöra roller och ansvar vid godkännande av kostnaderna.

Reglerna hanterar transaktioner som är relaterade till leverantörsfaktura, reseräkning, utbetalning, insatsanslag och bokföringsorder.

Det är avdelningschefens ansvar att se till att samtliga medarbetare inom avdelningen eller sekretariatet känner till och efterföljer dessa regler.

Målgrupp

Den primära målgruppen är samtliga medarbetare inom Kyrkokansliet.

Kommunikation

Det är avdelningschefens ansvar att berörda medarbetare har kännedom om reglerna.

Dokumentet kommer även att publiceras på intranätet under Policys och riktlinjer.

Uppföljning av efterlevnad

Uppföljning av efterlevnad sker dels genom automatiska kontroller i ekonomisystemet samt genom manuell kontroll av attestlistor beroende på typ av transaktion.

Leverantörsfaktura

För att säkerställa en god intern kontroll tillämpar Svenska kyrkans nationella nivå en dualitetsprincip. Det innebär att minst två personer ska granska och godkänna

leverantörsfakturor och anslagsinsats innan dessa går för slutlig betalning till motparten.

Dessa två personer har ansvar för att utöva granskningsattest respektive beslutsattest. Det finns även en möjlighet att använda en tredje roll, mottagningsattest, vilken vanligtvis är tilldelad till den som har beställt varan eller tjänsten.

Beslut om attesträtt ska ske skriftligt och namnteckningsprov på beslutsattestanter ska göras på särskilda blanketter som lämnas till ekonomi- och finansavdelningen, enheten för ekonomi- och systemadministration. Mottagnings-, gransknings- och beslutsattest av leverantörsfakturor sker elektroniskt i ekonomisystemet. Roller och behörigheter sätts upp utifrån beslutade attesträtter angivna i blanketten ”Beslut om attesträtt”.

(2)

DOKUMENTNAMN SIDA

Mottagningsattest

Mottagningsattest är ett frivilligt första atteststeg i de fall avdelningschef önskar komplettera granskningsattesten med en första kontroll av annan person, ofta den verklige beställaren.

En mottagningsattest innebär ett ansvar att kontrollera:

 att affärshändelsen verkligen existerar

 uppgifter på fakturan är korrekta:

o att det tydligt framgår vad som köpts in, annars ska följesedel bifogas o att rätt produkt respektive tjänst anges

o att rätt pris debiteras

o att rätt kvantitet och kvalitet har levererats

Granskningsattest

Den person som utövar granskningsattesten är den som fått uppdraget att administrera ett verksamhetsområde, eller del av verksamhetsområde, utifrån lagd budget och direktiv från avdelningschefen.

En granskningsattest innebär ett ansvar att kontrollera:

 fakturan är utställd till vår organisation inom Trossamfundet Svenska kyrkan

 rätt avsändare vad avser namn, m.m. anges

 att affärshändelsen verkligen existerar

 att affärshändelsen är inom ramen för beslutad/befintlig verksamhet och faller organisationen till godo

 uppgifter på fakturan är korrekta:

o att det tydligt framgår vad som köpts in, annars ska följesedel bifogas o att rätt produkt respektive tjänst anges

o att rätt pris debiteras

o att rätt kvantitet och kvalitet har levererats o att rätt leverans- och betalningsvillkor anges

o att det framgår av fakturan när produkten eller tjänsten är levererad o att det inte är debiterat några administrativa avgifter (fakturaavgifter,

tullavgifter m.m.)

 kontera fakturan på rättvisande och korrekt sätt på rätt konto, resultatbärare samt eventuellt, objekt, insats m.m. enligt gällande kodstruktur

(3)

DOKUMENTNAMN SIDA

 bifoga eventuell stödjande dokumentation till verifikatet, till exempel obligatoriska underlag vid representation, avtal eller beräkningsunderlag. Dessa skannas in och bifogas till fakturan.

 kontrollera att fakturan är utställd i aktuell period

 periodisering ska göras i förekommande fall

Vid upplägg av en ny leverantör kontrollerar ekonomi- och finansavdelningen följande:

 att nationella företag/organisationer existerar

 att uppgift om F-skatt finns

 att uppgift om bank- eller plusgiro stämmer

 att uppgift om IBAN och BIC/SWIFT stämmer för internationella företag/organisationer

Beslutsattest

Den person som utövar beslutsattesten är avdelningschefen eller den som fått ett delegerat ansvar av denne.

En beslutsattest innebär ett ansvar att:

 godkänna att varan eller tjänsten för sin verksamhet är inom ramarna för upprättad budget och verksamhetsplan

 godkänna att kostnaden får belasta verksamheten och att den är redovisad och konterad korrekt

 säkerställa att granskningsattesten är korrekt utförd

 fakturan skickas för betalning senast på förfallodagen

Begränsning och krav på kontrasignering

En beslutsattestant har endast befogenhet att attestera kostnader som konterats på det verksamhetsområde för vilket denne ansvarar.

För utgifter som varit eller är förknippade med beslutsattestantens egen person krävs

kontrasignering från av avdelningschef eller i förekommande fall sektionschef. Som exempel på sådana kostnader kan nämnas:

 kostnader för representation

 kostnader för kurser och konferenser

 kostnader för personlig utrustning i tjänsten

 kostnader för resor

(4)

DOKUMENTNAMN SIDA

Leverantörsfakturor med sådana utgifter ska eskaleras för kontrasignering av avdelningschef eller i förekommande fall sektionschef i ekonomisystemet.

Extra attest vid fakturor med höga belopp

Utöver delegationsordningen sker ytterligare atteststeg i ekonomisystemet på belopp överstigande 300 000 kronor innan fakturan skickas till betalning. Över 300 000 kr skickas fakturan till avdelningschef eller i förekommande fall sektionschef och över 500 000 kr till ekonomi- och finanschef/redovisningschef. Dessa extra attester syftar till att

rimlighetsbedöma att fakturan attesterats av personer som kan verifiera kostnaden. Det innebär också en sista extra kontroll att rätt leverantör, rätt belopp och rätt valuta har registrerats i Agresso.

Delegerad attesträtt

Avdelningschefen har rätt att till övriga medarbetare ge en s.k. delegerad attesträtt, vilket innebär att de har befogenhet att attestera en utgift som ska belasta den attestberättigades verksamhetsområde.

Ansvaret för de konsekvenser som uppstår av/eller är förknippade med denna befogenhet kvarligger dock hos den som delegerat attesträtten, dvs. avdelningschefen.

Delegeringen ska vara skriftlig, begränsad i tid och undertecknad av avdelningschef eller dennes ställföreträdare. Samtliga förändringar samt tillfälligt delegerade attesträtter ska dokumenteras på blankett ”Beslut om attesträtt”.

Temporär överlåtelse av attesträtt kan bara ske till annan beslutsattestant (främst till sidoordnad eller överordnad chef). En beslutsattestant kan inte sätta in en gransknings attestant som ersättare.

Periodisk faktura

Periodisk faktura är en automatattestfunktion i ekonomisystemet. Funktionen innebär att fakturor per automatik konteras, granskas mot avtal och attesteras. Vanligt förekommande är att detta används för el, telefon, prenumerationer m.m. Om abonnenten inte kan identifieras eller beloppet överstiger en internt angiven beloppsgräns går fakturan ut i attestflödet på sedvanligt sätt och passerar därmed gransknings- och beslutsattestant för godkännande.

Tillbaka till första sidan

(5)

DOKUMENTNAMN SIDA

Reseräkning

Utbetalning till anställd för personliga utlägg via reseräkning hanteras via lönesystemet.

Reseräkningen ska attesteras av beslutsattestansvarig för resultatbäraren som belastas.

Reseräkningen lämnas till PA-enheten där manuell kontroll sker av att korrekt person har attesterat reseräkningen. I undantagsfall kan särskild delegation av attesträtt ställas ut för reseräkningar där det ska framgå resultatbärare, orsak till avsteg från attestreglerna och att det enbart avser reseräkningar.

Utbetalning

Utbetalning sker på ett flertal olika sätt inom Kyrkokansliet. Det avser leverantörsbetalning, löneutbetalning, manuella utbetalningar samt utbetalning av kyrkoavgift inklusive nettning i Kollekt och betalsystemet (KOB).

Vid samtliga former av utbetalningar krävs en dualitet i form av en upprättande roll samt en roll för godkännande av betalningsförslagen. Dessa processer ansvarar ekonomi- och finansavdelningen för. När det gäller löneutbetalningar sker upprättande och godkännande i samarbete med personalavdelningen.

Insatsanslag

Vissa insatser inom den internationella verksamheten har behov av betalningsplan för utbetalningar till partner. Betalningsplanen kan ändras och i vissa lägen krävs då särskild attest innan ändringen slår genom. Definierade arbetsflöden som kräver attest finns för följande förändringar:

 byte av partner/betalningsmottagare

 överskridande av betalningsplanen per insats, d.v.s. pengar äskas från annan insats

 reservationer, balansföring av kostnader

Huvudprincipen är att det ska finnas godkännande av två personer, en granskningsattestant och en beslutsattestant innan betalningen kan verkställas. Görs omfördelning eller minskning av den totala betalplanen inom insatsen bedöms ingen extra attest behövas. Däremot om pengar äskas från andra insats måste detta först godkännas innan betalningsplanen kan föras över. Förändringar i den ursprungliga betalningsplanen lagras inklusive kommentarer till förändringarna.

(6)

DOKUMENTNAMN SIDA

Bokföringsorder

En bokföringsorder i ekonomisystemet genererar ett attestflöde liknande det som finns uppsatt för leverantörsfakturor. Flödet styrs utifrån resultatbärare. Innan bokföringsordern når

beslutattestanten skickas den via en avdelningsekonom för konteringskontroll och granskning av att väsentliga bilagor är bifogade.

Avdelningsekonomerna har möjlighet att registrera en bokföringsorder direkt i huvudboken utan attestflöde. Detta ska göra i undantagsfall och avser vanligtvis periodiseringar vid bokslut. Huvudsakligen sker detta när bokslutsperioden i ekonomisystemet är stängd för upprättande av bokföringsorder i flöde.

Huvudregeln är att underlag ska attesteras av beslutsattestant för resultatbärare som berörs av ändringen. Om det är bråttom vid bokslutstider accepteras även ett godkännande via e-post.

Underlaget skannas sedan in och bifogas bokföringsordern.

För vissa typer av bokföringsorder har bedömningen gjorts att dessa inte kräver beslutsattest då de är enbart av bokföringsteknisk karaktär. Se Bilaga 1.

Interndebiteringar/kostnadsfördelningar

Gemensamma kostnader för Kyrkokansliet, som är en direkt följd av aktiva beslut av

attesterande chef, som exempelvis bemanning, kontorslokaler, IT-system m.m. kan komma att utdebiteras till korrekt resultatbärare direkt utan att passera resultatbärarens gransknings- respektive beslutsattestant. Debitering sker då antingen enligt fastställd budget eller på grundval av en tidigare lagd beställning av beslutsattestant.

Intern kontroll

Förutom kontroll vid attest av underlag och utbetalning sker även en intern kontroll på vissa angivna huvudbokskonton. Där sker kontroll att

 Beslutsattestanterna inte har attesterat utgift som varit förknippad med dennes egen person.

 Att korrekta underlag har bifogats till fakturorna

 Att interna riktlinjer för t ex representation följs

 Att lunchförmån registrerats där så krävs

(7)

DOKUMENTNAMN SIDA

Bilaga 1

Bokföringsorder där beslutsattest inte krävs Behövs underlag?

Bankavgifter från avier från 19* mot konto 6570 Ja

Bankinsättningar Ja

Gåvor utlandskyrkan Ja

Insamling kontanter (2892/1911) Ja

Korrigering av fel resultatbärare inläst via Excelerator Ja

Korrigering av resultatbärare inom avdelning Nej

Korrigering konto 6982 till 5807 Ja

Korrigering konto 9999 (felaktig kundinbetalning) Ja Korrigering av bokföring på ankomstkonto 5399 Ja

Korrigering konto/objekt/finansieringsslag Nej

Lagerbokföring Ja

Periodisering av förutbetalda kostnader Ja

Bokföring av utbetalning av riktat församlingsbidrag Ja

Utjämningssystemet och kyrkoavgiften Ja

Kyrklig antikvarisk ersättning (KAE) vid årsskiftet Ja

Tömning momskonton Ja

Uppbokning av resor i tertialen som ej inkommit i Agresso Ja Utdebitering av gemensamma kostnader i enlighet med budget Nej

Vändning av tidigare periods periodisering Ja