Remiss projekt Sydarkiveras utvecklingFörslag till beslut

(1)

Sida

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4)

Version Dnr

2018-01-29 KS 2018/034 Kommunledningsförvaltningen

Personalavdelningen

Hörby kommun, 242 80 Hörby | Besöksadress: | Tel: 0415- 37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se

Kommunstyrelsen

Remiss projekt Sydarkiveras utveckling

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår Kommunstyrelsen besluta att:

 återkalla beslut i Kommunstyrelsen, KS 2016-04-11 § 97, avseende Sydarkivera – medlemskap i kommunalförbund.

 avstå från att yttra sig över ”Remiss projekt Sydarkiveras utveckling”, 2017-12-21.

Sammanfattning av ärendet

Kommunstyrelsen har 2016-04-11 § 97 beslutat ge kommunchefen i uppdrag att teckna avsiktsförklaring för inträde i kommunalförbundet Sydarkivera, samt att finansiering av förslaget överlämnas till budgetberedningen. 2016-04-14 har avsiktsförklaring undertecknats.

En förstudie har utförts av 15 kommuner i Skåne för att se om vi gemensamt kan lösa uppgiften på ett sätt som minimerar resurskraven för de enskilda

kommunerna, samtidigt som det maximerar nyttan med ett e-arkiv. En fördjupad förstudie företogs också, där det framkom att det finns underlag för att bilda ett gemensamt kommunalförbund. Enligt den genomförda förstudien och den fördjupade förstudien bör Hörby kommun teckna avsiktsförklaring med SkånEarkiv för att bilda gemensamt kommunförbund för arkivfrågor samt e- arkiv.

Med anledning av detta har Kommunstyrelsen har 2017-12-04 § 303, beslutat att ge kommunchefen i uppdrag att teckna avsiktsförklaring med SkånEarkiv för att bilda ett gemensamt kommunalförbund med ansvar för arkivmyndighetsfrågor.

2017-12-11 har Hörby kommun undertecknat avsiktsförkaring.

Beskrivning av ärendet

Bakgrund

Under 2014 gjordes en förstudie om e-arkiv inom Skåne Nordost. Förstudiens styrgrupp bestående av kanslicheferna i de deltagande kommunerna har

(2)

Sida

Version Dnr

Personalavdelningen

beslutat rekommendera ” En större regional samverkan kring ett gemensamt e- arkiv och e-arkivfunktion” med motiveringen att e-arkiv är en allt för stor och viktig fråga för enskilda kommuner eller Skåne Nordost att hantera.

Kostnaden för medlemskap i Sydarkivera är en ingångsavgift om 4kr per invånare samt en årlig avgift om 27kr per invånare. I medlemsavgifterna ingår

Sydarkiveras bastjänster medan anslutande och tilläggstjänster medför ytterligare kostnader. I bastjänsterna ingår bland annat: digitalt slutarkiv, avställningsprojekt, råd och stöd samt tillsyn. Anslutande tjänster kan t.ex. vara övertagande av pappersarkiv.

Kommunstyrelsen beslutade 2016-04-11 § 97, att underteckna avsiktsförklaring för medlemskap i kommunalförbundet Sydarkivera, denna undertecknades 2016-04-14.

På initiativ från förbundsmedlemmarna i Sydarkivera och på uppdrag av förbundets styrelse har det under hösten 2018 genomförts ett projekt om Sydarkiveras utveckling. Resultatet av arbetet med projektet skickas nu ut på remiss till förbundsmedlemmarna. Resultatet syftar till att ge förbundsstyrelsen och förbundsmedlemmarna beslutsunderlag för fortsatt utveckling av

förbundets bastjänster.

Analys och förslag

I dagsläget finns enbart ett fysiskt slutarkiv i Hörby, med flera mellanarkiv på förvaltningarna. Information från nämndernas verksamhetssystem skrivs ut på papper för att sedan arkiveras i centralarkivet. Detta medför dels extra arbete för registratorerna, och dels finns inte möjligheten att bevara sådan information som inte kan skrivas ut på papper, t.ex. rörliga bilder och ljudfiler. Dessutom finns det en tydlig risk att information ligger kvar ogallrad i

verksamhetssystemen längre än som tillåts enligt lagen.

Att hantera och arkivera elektronisk information är ett komplext åtagande, som kräver stora insatser i form av tid och pengar, samt specialistkunskaper inom området. För en liten kommun som Hörby är det inte möjligt att med nuvarande bemanning och budget klara av uppgiften ensam. En förstudie har utförts av 15 kommuner i Skåne för att se om vi gemensamt kan lösa uppgiften på ett sätt som minimerar resurskraven för de enskilda kommunerna, samtidigt som det maximerar nyttan med ett e-arkiv. En fördjupad förstudie företogs också, där det framkom att det finns underlag för att bilda ett gemensamt kommunalförbund.

Förstudien har som ambition att bilda ett kommunalförbund 2018 med förslag till säte i Lund. I kommunalförbundet som föreslås få namnet SkånEarkiv.

Genom att samverka flera kommuner emellan kan vi fördela kostnader, bygga upp en gemensam förvaltning kring e-arkivet och bidra med olika slags kompetens – på ett rättssäkert sätt.

Kostnaderna för Hörbys del kommer att utgöras dels av en förbundsavgift, och dels av en tilläggsavgift baserat på att vi inte överför någon arkivarietjänst till förbundet. För 2018, och med en förbundsstart 1/5 samt övertagande av ansvar och uppgifter 1/7, blir förbundsavgiften ca 173tkr och medlemsavgiften ca

(3)

Sida

Version Dnr

Personalavdelningen

100tkr. Avgifter för kommande år kommer att baseras på beslut fattade i kommunalförbundet.

Enligt den genomförda förstudien och den fördjupade förstudien bör Hörby kommun teckna avsiktsförklaring med SkånEarkiv för att bilda gemensamt kommunförbund för arkivfrågor samt e-arkiv.

I enlighet med Kommunstyrelsens beslut 2017-12-04 § 303, har Hörby kommun funnit att det är mer fördelaktigt för Hörby kommun att bilda ett gemensamt kommunalförbund med SkånEarkiv än med Sydarkivera och därmed bör Kommunstyrelsens beslut om att teckna avsiktsförklaring med Sydarkivera återkallas, KS 2016-04-11 § 97. Med anledning av detta så finns det ej heller någon anledning för Hörby kommun att yttra sig över ”Remiss projekt Sydarkiveras utveckling”, 2017-12-21.

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att:

 återkalla beslut i kommunstyrelsen, KS 2016-04-11 § 97, avseende Sydarkivera – medlemskap i kommunalförbund.

 avstå från att yttra sig över ”Remiss projekt Sydarkiveras utveckling”, 2017-12-21.

Beslutsunderlag

Remiss projekt Sydarkiveras utveckling, 2017-12-21.

Kommunstyrelsens beslut 2017-12-04 § 303.

Avsiktsförklaring SkånEarkiv 2017-12-11.

Kommunstyrelsens beslut 2016-04-11 § 97.

Avsiktsförklaring Sydarkivera 2016-04-14.

Beslutet skickas till Sydarkivera

Josefine Persson.

(4)

Sida

Version Dnr

Personalavdelningen

Josefine Persson

Utredare Göran Malmström Personalchef