Vårdadministratörers upplevelse av synlighet inom slutenvården/specialistvården.

(1)

Karlstads Teknikcenter

Examensarbete 2020

Titel: Vårdadministratörers upplevelse av synlighet inom slutenvården/specialistvården.

Författare: Miriam Valentin Fridell

Uppdragsgivare: Tina Andersson

Karlstads Teknikcenter Tel + 46 54 540 14 40

SE-651 84 KARLSTAD www.karlstad.se/yh

(2)

Examensarbete YhVA18 2020-09-18

Vårdadministratörers upplevelse av synlighet inom

slutenvården/specialistvården.

Miriam Valentin Fridell

SAMMANFATTNING

Denna rapport syftar till att undersöka om vårdadministratörer som arbetar inom slutenvården/specialistvården upplever sig som synliga för sina kollegor inom andra yrkeskategorier. Arbetet är baserat på en enkätundersökning med respondenter från hela Sverige. Undersökningen är indelad i fyra huvudkategorier: hälsningar, information, storlek på arbetsplatsen och subjektiv upplevd synlighet.

Resultatet av undersökningen visar att 60,5 procent av respondenterna upplever sig synliga på sin arbetsplats inom slutenvården/specialistvården men att det inte korrelerar med

arbetsplatsens storlek, antal anställda på arbetsplatsen. Vidare visar rapporten att

respondenterna upplever en skillnad i upplevelsen av sin synlighet av sin privata roll och sin yrkesroll samt att informationsspridning kan vara en faktor till upplevd osynlighet.

(3)

Examensarbete YhVA18 2020-09-18

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 Inledning ... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Syfte och målsättning ... 2

1.3 Avgränsning ... 2

1.4 Metod ... 2

2 Genomförande ... 3

2.1 Analys ... 3

2.1.1 Hälsningar ... 4

2.1.2 Storlek på arbetsplatsen ... 5

2.1.3 Upplevelse av synlighet ... 6

2.1.4 Informationsspridning ... 7

3 Resultat ... 8

4 Diskussion ... 9

5 Slutsatser ... 11

Referenser ... 12

Bilagor ... 13

Bilaga A, Enkätfrågor ... 13

Bilaga B, Enkätsvar ... 16

(4)

Examensarbete YhVA18 20-09-18 1

1 INLEDNING

Detta arbete ingår i kursen Examensarbete och utredningsmetodik i det vårdadministrativa programmet på Karlstad Yrkeshögskola, Karlstad Kommun. Kursen omfattar 25 Yh-poäng.

Kursen är slutexamen för programmet på 200 Yh-poäng. Kursen syftar till att undersöka ett ämne inom det vårdadministrativa yrket.

Denna rapport beskriver en kvantitativ undersökning genomförd och analyserad under perioden mars – maj 2020 gällande vårdadministratörers upplevelse av sin synlighet inom slutenvård/specialistvården.

1.1 BAKGRUND

Läkarsekreteraryrket har funnits sedan 1920-talet i Sverige och har allt eftersom utvecklats till det vårdadministrativa arbete som finns idag. Yrket har alltid stått i relation till läkarnas arbete men är idag utökat till många administrativa arbetsuppgifter gällande patientens väg genom sjukvården. De yrkesutövande benämns idag som medicinska sekreterare eller

vårdadministratörer.

Under en inspirationsdag, Vårdadministratörens dag 2019, bjöds Region Värmlands

vårdadministratörer inom slutenvården på föreläsningar. En föreläsare under dagen tog upp ämnet synlighet. Föreläsaren skojade om vårdadministratörers eventuella osynlighet på jobbet och om det skulle kunna motverkas med hjälp av någon attiralj så som en rolig hatt eller likande. Hur ser egentligen avdelningskollegor på vårdadministratörerna som individer och grupp, speciellt i och med omorganisationen inom Region Värmland till administrativa enheter? Skulle vårdadministratörerna känna sig mer synliga om det tydligt syntes att de var

(5)

just administratörer eller kände de sig redan synliga på sin arbetsplats nu? Detta skämt från föreläsaren sådde ett frö om att det kanske var så att vårdadministratörer redan från början får höra att de är ”osynliga” men kanske inte vill vara det. Hur upplevs vårdadministratörernas synlighet av administratörerna själv?

1.2 SYFTE OCH MÅLSÄTTNING

Syftet med arbetet är att undersöka om vårdadministratörer upplever sig som synliga för andra yrkesgrupper inom slutenvård/specialistvård i Sverige.

1.3 AVGRÄNSNING

Arbetet har avgränsats till att endast titta på hälsningar till administratörerna i korridoren på arbetsplatsen samt spridning av information på densamma. Av tidsbrist har rapporten inte riktat sig mot interaktioner i lunchrum eller arbetsplatsträffar (APT) med mera. Ett medvetet val har varit att utesluta att undersöka primärvården eftersom arbetet på vårdcentraler oftast är strukturerat på annat sätt än inom slutenvården/specialistvården på sjukhus och dylika platser.

Vidare har arbetet begränsats att inte ses ur ett könsperspektiv eller antal månader/år som respondenterna arbetat på samma arbetsplats.

1.4 METOD

För att få en bred bild av vårdadministratörers upplevelse av synlighet användes enkäter som datainsamlingsmetod. Enkäten distribuerades via Facebook på en sida för medicinska

sekreterare i Sverige och den var öppen för svar i tre veckor. Respondenterna ombads svara om de arbetade inom slutenvården eller specialistvården eftersom arbetet enbart berör

(6)

vårdadministratörer inom dessa områden och för att kontrollera att endast dessa svar gick vidare till analysen. Alla frågor utom en var flervalsfrågor. Den fråga som inte var en flervalsfråga var en fritextfråga gällande vilken region respondenten arbetade inom.

2 GENOMFÖRANDE

För att ta reda på hur vårdadministratörer upplevde sin synlighet på arbetsplatser inom slutenvård/specialistvård lades en enkät bestående av 16 frågor ut på Facebook i gruppen

”Medicinsk sekreterare” för medicinska sekreterare inom alla Sveriges regioner. Enkäten skapades i Google Forms. Alla frågor i enkäten var tvingande (obligatoriska) för att kunna skicka in svaren. Enkätfrågorna godkändes av kurshandledare för examenskursen och testades av övriga kursdeltagare innan publicering. Enkäten var öppen mellan den 16 mars 2020 och den 5 april 2020, sammanlagt tre veckor.

Litteratur så som Kommunikation, samspel mellan människor [1], Det goda mötet [2], Yrkesstatus [3] och Arbetsgruppens psykologi [4] gällande arbetsgruppspsykologi, synlighet och god mötesteknik studerades för ytterligare information kring ämnet ”synlighet” och bemötande i yrket.

2.1 ANALYS

Av 83 besvarade enkäter var 7 (8 procent) bortfall på grund av att respondenterna inte arbetade inom slutenvård/specialistvård. Två frågor i enkäten var kontrollfrågor gällande arbetsplats (primärvård eller slutenvård/specialistvård) och regionstillhörighet. Alla 16 frågor var obligatoriska (för att kunna gå vidare i enkäten) vilket gav en svarsfrekvens på 100 procent (se bilaga A för alla enkätfrågor och bilaga B för sammanställning av alla enkätsvar).

(7)

Alla 76 enkätsvar analyserades och svaren delades in i fyra kategorier:

• Hälsningar

• Storlek på arbetsplatsen

• Synlighet

• Informationsspridning

2.1.1 Hälsningar

Respondenterna ombads svara på frågor gällande vilka yrkeskategorier som hälsade på respondenten i korridoren på arbetsplatsen. De yrkeskategorier som lyftes i frågorna var läkare, sjuksköterskor, undersköterskor och vårdadministratörer. Frågorna ställdes som fyra separata frågor.

Enligt respondenterna hälsar läkare främst ”Oftast” enligt svaren, 32 respondenter av 76 uppger detta. Majoriteten av svar visar att läkare ”Alltid” eller ”Oftast” hälsar på

vårdadministratörer på arbetsplatsen.

Sjuksköterskor hälsar enligt enkätsvaren ”Alltid” och ”Oftast” med 30 svar respektive 30 svar, sammanlagt 78,9 procent av svaren på denna fråga. Svaren ”Sällan” och ”Aldrig”

representeras med 14 respektive 2 svar.

Enligt svaren för frågan hur ofta undersköterskor upplevs hälsa på vårdadministratörer svarade 33 respondenter att de ”Alltid” hälsade, 29 uppgav ”Ofta” och 12 respektive 2 svarade att undersköterskor ”Sällan” eller ”Aldrig” hälsade på administrativa kollegor.

(8)

Frågan om andra vårdadministratörer hälsade på varandra på arbetsplatsen användes som en kontrollfråga gällande om det faktiskt var vanligt att kollegor inom samma yrkeskategori hälsar på varandra. Om det fanns en kultur i arbetsmiljön och på arbetsplatsen att kollegor hälsade på varandra och att det inte enbart berodde på vårdadministratörernas synlighet eller ej. Resultatet visade att 57 respondenter menade att kollegor inom samma yrkeskategori

”Alltid” hälsade. Analysen visar att 14 svarande uppger att vårdadministratörer på samma arbetsplats hälsar ”Oftast” och i fallande ordning menar 4 respondenter respektive 1 respondent att kollegor hälsar ”Sällan” och ”Aldrig”. Anledningen till att en respondent svarade att vårdadministratörer ”aldrig” hälsade berodde på att hens arbetsplats inte var belägen på mottagningen/avdelningen som respondenten arbetade för och på så sätt träffade hen inte sina kollegor från samma yrkesgrupp.

2.1.2 Storlek på arbetsplatsen

Tre frågor ställdes gällande om respondenterna satt på sin mottagning/avdelning, hur många som arbetade på arbetsplatsen (alla yrkeskategorier) och hur de själva upplevde sin synlighet i jämförelse med storleken på sin arbetsplats.

En sammanställning av svaren visade vidare att 53 av 76 respondenter satt på

avdelningen/mottagningen de arbetar för och 18 svarade att deras arbetsplats inte var belägen på mottagningen/avdelningen. Endast 5 uppgav att de ibland satt på

mottagningen/avdelningen men att de på grund av platsbrist ibland fick sitta någon annanstans.

I 55 av de 76 fallen arbetade de svarande på en avdelning/mottagning med fler än 36 anställda (inom alla yrkeskategorier). Detta räknas i detta arbete som en stor arbetsplats. Det var 8 som

(9)

svarade att de arbetade tillsammans med 26–35 personer, 10 respondenter arbetade i en grupp på 11–25 anställda och 3 svarande uppgav att de arbetade tillsammans med färre än 10

personer.

I frågan gällande respondenternas upplevelse av sin synlighet på sin arbetsplats i relation till arbetsplatsens storlek svarade 27 att de trodde att synligheten av den anställda

vårdadministratören påverkades av arbetsplatsens storlek. Lika många, 27, menade att det inte spelade någon roll hur stor eller liten arbetsplatsen är för den upplevda känslan av synlighet.

Det antal som svarade att arbetsplatsens storlek delvis påverkade upplevelsen av synlighet var 22.

2.1.3 Upplevelse av synlighet

Gällande vårdadministratörernas upplevelse av synlighet ställdes tre frågor sammanlagt i enkäten. En fråga delades i två och handlade å ena sidan om den upplevda synligheten i sin yrkesroll å andra sidan om upplevelsen av synlighet som individ. Den tredje frågan rör upplevelsen av att kollegor inom de andra yrkeskategorierna på arbetsplatsen förstår vad rollen som vårdadministratör är.

Av svaren visade 26 respondenter att de upplevde sig som helt synliga i sin roll som

vårdadministratör på sin arbetsplats. En lite mindre andel, 20 svar, visade på att de kände sig sedda till stor del. Vidare upplevde 25 personer sig delvis sedda och 5 vårdadministratörer upplevde sig inte sedda alls.

I frågan om upplevelsen av synlighet som person på sin arbetsplats var det fler som svarade att de kände sig sedda ”till stor del”, 25 svar, jämfört med de 21 som svarade att de kände sig

(10)

”helt” sedda som person på sitt jobb. Det var 23 vårdadministratörer som svarade att de delvis kände sig sedda och 7 hade upplevelsen att de inte var sedda alls.

Det var 11 respondenter som svarade att de helt upplevde att de andra yrkeskategorierna visste vad vårdadministratörens roll är. Analysen visar att 29 respektive 29 respondenter upplevde det ”till stor del” och ”delvis”. Endast 7 uppgav att kollegor på arbetsplatsen inte alls visste vad vårdadministratörens roll är.

2.1.4 Informationsspridning

Respondenterna blev ombedda att svara på fyra frågor gällande informationsspridningen på arbetsplatsen. Frågorna rörde både officiell informationsspridning och informell

informationsspridning.

I frågan om vårdadministratörerna fick ta del av andra yrkeskategoriers information som kan påverka det vårdadministrativa arbetet svarade 13 att de ”helt” fick ta del av informationen och 24 upplevde att de fick ta del av information ”till stor del”. Det var 30 personer som uppgav att de ”delvis” fick information och 9 upplevde att de ”inte alls” fick ta del av informationen på arbetsplatsen.

Gällande den informella informationen på arbetsplatsen, så som exempelvis aktiviteter utanför arbetstid, uppgav 12 respondenter att de var ”helt” delaktiga, 20 ”till stor del” och 34 svarade

”delvis”. 10 vårdadministratörer svarade att de inte fick ta del av denna information alls.

I frågan om vårdadministratörerna upplevde det som om att information från

vårdadministrationen nådde de andra yrkesgrupperna svarade 31 respondenter att det ”delvis”

nådde ut kontinuerligt och tillräckligt. 6 respondenter upplevde att informationsspridningen

(11)

”helt” nådde de andra yrkesgrupperna medan 21 personer svarade ”till stor del” och 18 personer upplevde att informationen ”inte alls” nådde ut.

Den sista frågan ställd i enkäten var om respondenterna upplevde att information gällande nyanställning inom vårdadministrationen på arbetsplatsen nådde ut till övriga kollegor. 34,2 procent (26 personer) av respondenterna upplevde att information angående nytillsatt tjänst inom administration endast ”delvis” kom ut. Svaren visar att 10 respondenter upplevde det

”helt” fungerade med informationsspridning i denna fråga, 15 menade att det fungerade ”till stor del” och 25 vårdadministratörer menade att det ”inte [fungerade] alls”.

3 RESULTAT

Resultatet visar att flest andel hälsningar till vårdadministratörer är från kollegor inom samma yrkeskategori. Läkare uppges vara de som mest sällan hälsar på vårdadministrativ personal.

Undersköterskor hälsar enligt svaren oftare än både läkare och sjuksköterskor. Man kan utläsa att upplevelsen av synlighet i stort inte har med arbetsgruppens storlek att göra. I större

utsträckning har upplevelsen av synlighet att göra med bristande bekräftelser av

vårdadministratören (hälsningar i korridoren) i ett hierarkiskt fallande led. Det som påverkar synligheten är också om vårdadministratören sitter på samma plats som sina kollegor från andra yrkeskategorier. Informationsspridningen på arbetsplatsen är också en bidragande faktor till en mindre upplevd synlighet då vårdadministrationen inte alltid får ta del av andra yrkesgruppers informella information eller att informationsspridningen kring nyanställning av vårdadministrativ personal är begränsad. De andra yrkesgrupperna vet inte alltid att en ny kollega ska börja arbeta på arbetsplatsen.

(12)

4 DISKUSSION

Synligheten/självförtroendet påverkas av kollegor och arbetsklimat men kan också höra samman med ett från början dåligt självförtroende eller dålig självbild. Den upplevda synligheten är inte alltid kopplat till jobbet. Om jag har en stor röd hatt på mig blir jag sedd, vare sig jag är läkare eller städare. Det intressanta i denna fråga anser jag vara just den

“upplevda” synligheten, den subjektiva känslan av visibilitet på sin arbetsplats. Varje människa har en egen upplevelse av synlighet men inom arbetslivet har också arbetsgivaren ett stort ansvar att skapa en bra arbetssituation. I en arbetssituation stärker de anställdas känsla av gemenskap och sammanhang och därmed också den upplevda synligheten i arbetsgruppen.

Men resultatet visade också att hela 30 respondenter av 76 bara kände sig delvis eller inte alls synliga på sin arbetsplats vilket är negativa siffror och jag menar att det finns rum för

förbättring inom många områden.

Jag har i min rapport sett att informationsspridningen mellan yrkesgrupperna i stort sett

upplevs som mindre bra och detta kan kanske vara en del i ledet av att inte känna sig synlig på sin arbetsplats. Informationen som är viktig för vårdadministratören, för hen som

gruppmedlem samt i hens yrkesroll, kommer inte fram eller finns inte (inte specifierat i rapporten), vilket kan skapa en osäkerhet. Jag anser det negativt att, grovt räknat, två tredjedelar av respondenterna upplever att kollegor inte blir väl informerade angående

nyanställningar på arbetsplatsen. Min tolkning av detta är att det är en stor del av gruppen som upplever brister angående detta i och med dåligt utformat informationsflöde och

informationsspridning.

Initialt ville jag att frågeställningen enbart skulle besvaras av vårdadministratörer inom Region Värmland, men av olika anledningar var inte detta möjligt. Jag fick istället vända mig

(13)

till ett forum som jag kände till där vårdadministratörer från hela landet möttes på Internet (se metodavsnittet). Jag är inte helt nöjd med denna lösning eftersom validiteten på

undersökningen kan ifrågasättas skarpt. Jag hade ingen kontroll över om det faktiskt var utbildade vårdadministratörer i aktivt arbete inom slutenvård/speciallistvård som besvarade min enkät. Det kan lika gärna ha varit personer som inte aktivt var i arbete, administratörer inom primärvården eller studenter som gav mig mitt råmaterial. Hade ursprungsidéen gått igenom känner jag att min rapport hade haft en mycket högre validitet. Jag fick av mina 76 användbara svar in 34 svar från vårdadministratörer inom Region Värmland. Dessa var inte många nog för att kunna dra några generella slutsatser men det hade, för mig, varit mycket intressant att titta närmare på eftersom denna grupps svar ibland var avvikande från

administratörer inom andra regioner. Detta problematiseras inte i denna rapport eftersom den inte avser att jämföra svar från olika regioner.

Den kvantitativa undersökningsmetoden, i detta arbete med datainsamling via enkät, syftar till att få en så bred bild av en företeelse som möjligt. Metoden menar inte att gå till djupet och undersöka underliggande faktorer eller känslor hos respondenterna, så som är fallet med den kvalitativa undersökningsmetoden. En kvantitativ metod kan arbeta fram en generaliserbarhet kring det undersökta ämnet ur en representativ del av den större befolkningen [5].

En nackdel med den kvantitativa undersökningsmetoden är just att den kan visa en bredd men inget djup. Forskningen kan se hur utspridd en företeelse är men inte varför den är eller hur den påverkar individen på ett personligt plan. För en djupare analys av varför administratörer känner sig synliga eller osynliga på sin arbetsplats kan exempelvis djupintervjuer användas som metod.

(14)

5 SLUTSATSER

Vårdadministratörerna upplever sig mer sedda i sin yrkesroll än som individer på sin

arbetsplats även om de bara ”till stor del” och ”delvis” anser att de andra yrkesgrupperna vet vad deras roll som vårdadministratör innebär. Resultatet visar att 60,5 procent av

respondenterna upplever sig synliga på sin arbetsplats, således upplever 39,5 procent sig inte synliga i sitt arbete och på sin arbetsplats.

(15)

REFERENSER

1. Nilsson, Björn. Waldemarson, Anna-Karin. Kommunikation. Samspel mellan människor.

Fjärde upplagan. Studentlitteratur; 2016.

2. Ezra, Emanuel. Det goda mötet. Första upplagan. Norstedts Förlag; 2016.

3. Ulfsdotter Eriksson, Ylva, Flisbäck, Marita. Yrkesstatus: erfarenhet, identitet och erkännande. Första upplagan. Liber Förlag; 2011.

4. Lennéer Axelson, Barbro. Thylefors, Ingela. Arbetsgruppens psykologi. Femte upplagan.

Natur och Kultur; 2018.

5. Nationalencyklopedin [Internet], Kvantitativ metod.

http://www.ne.se/uppslagsverk/encyklopedi/lång/kvantitativ-metod (hämtad 2020-05-11)

(16)

BILAGOR

BILAGA A, ENKÄTFRÅGOR

1. Arbetar du inom slutenvård/specialistvård?

Ja, Nej.

2. Vilken Region arbetar du inom?

Fritextsvar.

3. Är din arbetsplats belägen på mottagningen du arbetar mot?

Ja, Nej.

4. Hur många anställda finns på din arbetsplats? Alla vårdprofessioner.

Mindre än 10, 11-25, 26-35, Mer än 36

5. Svara på detta påstående:

“Jag upplever att jag som vårdadministratör är synlig för de andra professionerna på min arbetsplats.”

Instämmer helt, Instämmer till stor del, Instämmer delvis, Instämmer inte alls.

“Jag upplever att de andra professionerna vet vad min roll som vårdadministratör är.”

(17)

“Jag upplever mig sedd på min arbetsplats.”

8. Hur ofta upplever du att läkare hälsar på dig på din arbetsplats?

Alltid, oftast, sällan, aldrig.

9. Hur ofta upplever du att sjuksköterskor hälsar på dig på din arbetsplats?

10. Hur ofta upplever du att undersköterskor hälsar på dig på din arbetsplats?

11. Hur ofta upplever du att vårdadministratörerna hälsar på dig på din arbetsplats?

Alltid, Oftast, Sällan, Aldrig.

12. Upplever du att mottagningens storlek påverkar din synlighet som vårdadministratör?

Ja/Nej/Delvis

”Jag upplever att jag som vårdadministratör får ta del av andra yrkesgruppers information som kan påverka vårdadministrationen på min arbetsplats.” (Gällande exempelvis viktiga

ändringar av rutiner eller nyanställning av vårdpersonal med mera.)

(18)

”Jag upplever att jag som vårdadministratör får ta del av andra yrkesgruppers information.”

(Exempelvis allmän information gällande arbetsplatsen eller aktiviteter utanför arbetstid.) Instämmer helt, Instämmer till stor del, Instämmer delvis, Instämmer inte alls.

15 Svara på detta påstående:

”Jag upplever att andra yrkesgrupper får information gällande nyanställningar av personal inom vårdadministrationen på min arbetsplats. ”

”Jag upplever att andra yrkesgrupper får tillräcklig och kontinuerlig information om vårdadministration på min arbetsplats. ”

Instämmer helt, Instämmer till stor del, Instämmer delvis, Instämmer inte alls

(19)

BILAGA B, ENKÄTSVAR

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)