09.12. Granskning av verkställighet av beslut

(1)

www.pwc.se

Revisionsrapport

Fredrik Carlsson Jessica Nordahl November 2017

Verkställighet av beslut

Sollentuna kommun

(2)

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

1. Inledning ... 3

1.1. Bakgrund ... 3

1.2. Revisionsfråga, kontrollmål och revisionskriterier ... 3

1.3. Revisionsmetod och avgränsning ... 4

2. Granskningsresultat ... 6

2.1. Verkställighet av beslut ... 6

2.1.1. Stickprovskontroll ... 6

2.1.2. Vår bedömning ... 10

2.2. Rutiner och riktlinjer ... 11

2.3. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt ... 13

2.4. Återrapportering av fullmäktiges beslut ... 14

3. Sammanfattande bedömning och rekommendationer ... 16

3.1. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer ... 16

3.2. Avstämning mot kontrollmål ... 16

(3)

Sammanfattning

De förtroendevalda revisorerna i Sollentuna kommun har gett PwC i uppdrag att granska huruvida den interna kontrollen som avser verkställighet av beslut och uppdrag fattade av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är tillräcklig och tillfredsställande.

Denna rapport har faktakontrollerats av de intervjuade tjänstemännen.

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i huvudsak har fungerande rutiner och system för verkställighet av fattade beslut. Vi gör

bedömningen att socialnämnden ytterligare kan systematisera återrapporteringen så att den innefattar samtliga fattade beslutstyper som innebär verkställighet.

För kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden gör vi bedömningen att rutinerna inte i tillräcklig utsträckning är dokumenterade, utan snarare är att bedöma som informella och i för hög utsträckning personbundna.

Vi bedömer att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt gällande verkställighet av beslut. Den rapportering som sker till kommunfullmäktige bedömer vi som tillfredsställande.

Vår stickprovskontroll visar att 11 av 13 granskade beslut inom samtliga tre nämnder kan verifieras utan anmärkning. Av de två besluten som inte kunde

verifieras utan anmärkning har det ena beslutet till viss del verkställts och det andra beslutet har verkställts i enlighet med beslutet och tidsplanen, men

återrapportering till nämnden har uteblivit.

Mot bakgrund av detta gör vi den sammantagna bedömningen att

kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har en i huvudsak ändamålsenlig uppföljning som säkerställer att fattade beslut verkställs.

Vi rekommenderar kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att:

 Dokumentera rutiner för systematisk uppföljning avseende verkställighet av beslut.

 Överväga behovet och nyttan av en mer frekvent återrapportering av hur arbetet med verkställande av fattade beslut fortskrider.

(4)

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Nämnderna inklusive kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 3 kap. 14-15 §§ i uppdrag att bereda, verkställa samt redovisa till kommunfullmäktige hur de

fullgjort sina uppdrag. Vidare ska fullmäktige fatta beslut om formerna för denna redovisning.

Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 6 kap. 1-6 §§ ett övergripande uppsikts-, lednings- och samordningsansvar för hela kommunens verksamhet. I kommunstyrelsens roll ingår bl.a. att säkerställa att fullmäktiges beslut, men även egna beslut fattade av styrelsen, verkställs. För övriga nämnder är det väsentligt att se till att den interna kontrollen vad gäller verkställighet av nämndens fattade beslut är tillräcklig.

Ett beslut som fattas i en politisk församling medför ofta någon form av

verkställighet, dvs. att någon form av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras så som beslutsfattaren avsåg vi beslutstillfället måste beslutet vara tydligt formulerat. Beslutet bör åtföljas med uppgift om när åtgärden ska utföras

alternativt träda i kraft samt återrapporteras till ansvarig nämnd. Ett viktigt led i beslutsprocessen är att besluten expedieras snarast möjligt och att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapporteras till beslutsfattarna.

Kommunallagen reglerar inte formerna för hur expediering, uppföljning och återrapportering ska ske. Det är därför väsentligt att nämnden/styrelsen upprättar en ändamålsenlig systematik för hur detta ska ske.

Revisorerna i Sollentuna kommun har gett PwC i uppdrag att granska om den interna kontrollen kopplat till verkställighet av beslut och uppdrag fattade av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är tillräcklig och tillfredsställande.

1.2. Revisionsfråga, kontrollmål och revisionskriterier

Granskningen har syftat till att ge de förtroendevalda ett kvalitativt underlag för bedömning av huruvida kommunstyrelsens, socialnämndens samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens interna kontroll avseende verkställighet av fattade beslut är tillräcklig. Följande revisionsfråga besvaras av granskningen:

Har kommunstyrelsen och granskade nämnder en ändamålsenlig uppföljning och kontroll som säkerställer att fattade beslut verkställs?

Revisionsfrågan har brutits ned i följande kontrollfrågor:

 Verkställs fattade beslut omgående, alternativt enligt beslutad tidsplan?

(5)

 Finns ändamålsenliga rutiner och system som säkerställer att fattade beslut, antagna riktlinjer, regler etc. verkställs?

 Uppfyller kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt gällande uppföljning av den interna kontrollen gällande verkställighet av beslut?

 Sker en tillfredsställande återrapportering till kommunfullmäktige avseende de beslut som kommunfullmäktige fattat och delegerat nämnderna att verkställa?

Revisionskriterier utgörs av kommunallagen 3 kap. 14-15 §§, kommunallagen 6 kap.

1-6 §§ samt interna styrdokument såsom reglemente för internkontroll.

1.3. Revisionsmetod och avgränsning

Granskningsobjekten är kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Granskningen har genomförts genom intervjuer med tjänstemän med ansvar för ärendehanteringsprocessen, registratorer

/nämndsekreterare samt med ordförande i berörda nämnder/styrelsen. Vidare har protokoll, beslutsunderlag samt återrapporteringsrutiner granskats.

En kartläggning har gjorts avseende de beslut som fattats av kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, de

fullmäktigebeslut som fattats avseende de valda nämnderna och styrelsen samt beslut som redovisats i nämndernas/styrelsens verksamhetsplan och budget och internkontrollplan. Vidare har fem beslut per nämnd/styrelsen följts upp med avseende på verkställigheten av besluten.

En genomgång har gjorts av listor på beslut som har fattats under åren 2013-2015 med krav på verkställighet i de granskade nämnderna/styrelsen, men där

verkställighet ej ännu ägt rum.

Följande funktioner har intervjuats på plats i Sollentuna eller via telefon:

- Administrativ chef, socialkontoret, Sollentuna kommun - Utredare, socialkontoret, Sollentuna kommun

- Verksamhetscontroller, utbildnings- och arbetsmarknadskontoret, Sollentuna kommun

- Nämndadministratör/utredare, utbildnings- och arbetsmarknadskontoret, Sollentuna kommun

- Kanslichef, kommunledningskontoret, Sollentuna kommun

- Chef på controllerenheten, kommunledningskontoret, Sollentuna kommun - Biträdande ekonomichef, kommunledningskontoret, Sollentuna kommun - Nämndsekreterare, socialnämnden, Sollentuna kommun

- Ordförande i kommunstyrelsen, Sollentuna kommun - Ordförande i socialnämnden, Sollentuna kommun

- Ordförande i utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, Sollentuna kommun

(6)

Granskningen har avgränsats till kontrollfrågorna samt till att avse kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden. Vår genomgång av beslut som fullmäktige har fattat har avgränsats till vad ovanstående nämnder har fått i uppdrag att utföra.

(7)

2. Granskningsresultat

2.1. Verkställighet av beslut

Beslut ska, om inte annat angivits, verkställas så snart det är möjligt. I särskilda fall kan det finnas anledning att invänta beslutets lagakraftvinnande. Inväntande av klagotidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kommer att överklagas och att ett återställande av verkställighet inte är möjligt.

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens förvaltning uppger under intervjuerna att de under de senaste två åren har stärkt sitt arbetssätt med uppföljning av fattade beslut och att dessa verkställs enligt beslutad tidsram. I intervjuerna uppges vidare att styrelsens förvaltning har som rutin att tidsbestämma uppdrag (på förvaltningsnivå) där datum för när verkställande ska ha skett inte finns specificerat i beslutet. I

intervjuerna framgår även att ärenden som bordläggs datumsätts för att möjliggöra uppföljning. Det framkommer även att rutiner finns för beslut som blir mål för prioriteringsdiskussion och som av den anledningen försenas. Var

prioriteringsdiskussionen sker är beroende av hur det specifika ärendet är

delegerat, vilket innebär att beslut om prioritering styrs av ärendets utformning och kan ske i kommunstyrelsen, kommunstyrelsens arbetsutskott eller i

tjänstemannaorganisationen. I samband med att kommunstyrelsens förvaltning började använda uppföljningsverktyget Stratsys lades även äldre beslut in i systemet och tidsbestämdes. Månadsvis sker kontroller med kommundirektören, där listan med tidsplanerna för besluten gås igenom.

Socialnämnden

Representanter från socialnämnden som vi har pratat med, menar att det inträffar att beslut verkställs med viss fördröjning i förhållande till tidsplan. Hanteringen av dessa förseningar sker genom en dialog mellan kommunens socialchef och

nämndens ordförande där en gemensam lösning och ny tidsplan nås. I intervjuerna framförs att information om fördröjda beslut tillkännages nämnden vid

nämndsammanträdena under punkten ”socialchefen informerar” i kallelsen.

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

Tid för återrapportering beslutas av nämnden i samband med uppdraget. Vad denna är för varje enskilt ärende kan nämnden och berörda tjänstemän se genom inloggning via läsplatta.

2.1.1. Stickprovskontroll

Vi har inom ramen för granskningen genomfört en stickprovskontroll. Eftersom ingen av de granskade nämnderna eller kommunstyrelsen tillämpar fullständiga

Kontrollfråga: Verkställs fattade beslut omgående, alternativt enligt beslutad tidsplan?

(8)

ärendebalanslistor (där verkställighetsstatus rapporteras till den politiska nivån) som innehåller samtliga fattade beslut har vi i ett första led kartlagt vilka beslut med krav på verkställighet som har fattats av kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden under perioden 1 jan – 31 dec 2016. Vi har även kartlagt:

 de beslut med krav på verkställighet hos de granskade nämnderna/styrelsen som har fattats av kommunfullmäktige,

 de uppdrag som har formuleras i den kommungemensamma budgeten med krav på verkställighet från de granskade nämnderna/styrelsen,

 de uppdrag som har formuleras i respektive nämnds verksamhetsplan och budget samt

 de kontroller som i nämndernas internkontrollplaner har uppgetts ska utföras.

Utfallet av stickprovskontrollen presenteras för respektive granskningsobjekt nedan.

Kommunstyrelsen

Vi har genom protokollsgranskning identifierat att kommunstyrelsen och

kommunfullmäktige under 2016, löpande under året, har fattat 39 beslut med krav på verkställighet av kommunstyrelsen. I kommunfullmäktiges budget och styrelsens verksamhetsplan och budget har dessutom fyra respektive nio uppdrag formulerats åt kommunstyrelsen. Utöver detta har kommunstyrelsen i sin internkontrollplan formulerat fyra stycken kontroller att utföra. Vi har stickprovskontrollerat fem av dessa beslut/kontrollmoment enligt nedan. Beslutsmeningarna och

verkställighetsform för respektive beslut framgår av bilaga 1.

 KS 2016-02-29, § 34

 KS 2016-11-14, § 227

 KF 2o16-12-15, § 196

 VP/Budget, uppdrag 2

 IK, kontroll 3

Utfallet av verifieringen framgår av tabellen nedan.

Tabell 1

Beslut Har verkställighet skett i enlighet med beslutet?

Har det verkställts enligt tidsplan?

Har

återrapportering skett till nämnden?

KS § 34 Ja Ja Ja

KS § 227 Nej (uppe för

prioriteringsdiskussion)

Nej (uppe för

KF § 196 Ja Ja Ja

VP/Budget, uppdrag 2

Ja Ja Ja

IK,

kontroll 3

Ja Ja Ja

(9)

Av fem kontrollerade beslut verifierades fyra utan anmärkning med avseende på om verkställighet har genomförts i enlighet med beslutet, om det har verkställts enligt tidsplan samt om återrapportering till nämnden har skett. Ett beslut, KS § 227, har vid granskningstillfället inte verkställts i enlighet med beslutet. Vid intervju med kommunledningskontorets kanslichef, biträdande ekonomichef och chefen för controllerenheten framkommer att detta beror på att ärendet vid tiden för

granskningen var uppe för prioriteringsdiskussion och istället planeras verkställas under hösten 2017. Med anledning av det bortser vi från status i ärendet kring beslut KS § 227 i vår bedömning.

Socialnämnden

Vi har genom protokollgranskning identifierat att kommunfullmäktige och socialnämnden under 2016 har fattat 17 beslut med krav på verkställighet av

socialnämnden. I kommunfullmäktiges budget och nämndens verksamhetsplan och budget har dessutom två respektive nio uppdrag formulerats åt socialnämnden.

Utöver detta har nämnden i sin internkontrollplan formulerat sju stycken kontroller att utföra. Vi har stickprovskontrollerat fem av dessa beslut/kontrollmoment enligt nedan. Beslutsmeningarna och verkställighetsform för respektive beslut framgår av bilaga 1. Verifiering har gjorts med avseende på om beslutet har verkställts i

enlighet med beslutet, om det har verkställts enligt tidsplan samt om det har återrapporterats till nämnden.

 SON 2016-02-23, § 30

 SON 2016-06-07, § 132

 KF 2016-03-10, § 27

 VP/Budget, uppdrag 8

 IK, plan intern kontroll 2016 resp. 2016/2017, kontroll 1 Utfallet av verifieringen framgår av tabellen nedan.

Tabell 2

Beslut Har

verkställighet skett i enlighet med beslutet?

Har det verkställts enligt tidsplan?

Har

återrapportering skett till

nämnden?

SON § 30 Ja Ja Ja

SON § 132 Ja Ja (dispens) Ja

KF § 27 Ja Ja Ja

VP/Budget, uppdrag 8

Ja Ja Ja

IK, kontroll 1 Delvis Delvis Delvis

Av fem beslut verifierades fyra utan anmärkning med avseende på om verkställighet har genomförts i enlighet med beslutet, om det har verkställts enligt tidsplan samt om det har återrapporterats till nämnden. Ett av besluten (IK, plan intern kontroll

(10)

2016 resp. 2016/2017, kontroll 1) i internkontrollplanen ska enligt plan utföras två gånger per år. I intervjuerna framgår att de ska utföras i maj samt i oktober. Vid tiden för stickprovet (juli) var arbetet med uppdraget pågående och kan därför sägas vara delvis verkställt.

Vi har genom protokollgranskning identifierat att utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden och kommunfullmäktige under 2016 har fattat 34 beslut med krav på verkställighet av utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. I

kommunfullmäktiges budget och nämndens verksamhetsplan och budget har dessutom ett respektive tre uppdrag formulerats åt utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden. Utöver detta har nämnden i sin internkontrollplan formulerat fem stycken kontroller att utföra. Vi har stickprovskontrollerat fem av dessa beslut/kontrollmoment enligt nedan. Beslutsmeningarna och

verkställighetsform för respektive beslut framgår av bilaga 1. Verifiering har gjorts med avseende på om beslutet har verkställts i enlighet med beslutet, om det har verkställts enligt tidsplan samt om återrapportering till nämnden har skett.

 UAN 2016-08-25, § 65

 UAN 2016-12-14, § 121

 UAN 2016-03-21, § 55

 KF 2016-09-15, § 100

 IK, kontroll 4

Utfallet av verifieringen framgår av tabellen nedan.

Tabell 3

Beslut Har

verkställighet skett i enlighet med beslutet?

Har det verkställts enligt tidsplan?

Har

återrapportering skett till

nämnden?

UAN § 65 Ja Ja Ja

UAN § 121 Ja Ja Ja

UAN § 55 Ja Ja Nej

KF § 100 N/A N/A N/A

IK, kontroll 4 Ja Ja Ja

Av fem beslut verifierades tre utan anmärkning avseende huruvida verkställighet har skett i enlighet med beslutet, om det har verkställts enligt tidsplan samt om det har återrapporterats till nämnden. Ett beslut (UAN § 55) var verkställt i enlighet med beslut och enligt tidsplan, men utan att återrapportering till nämnden har skett. Ett beslut fullmäktigebeslut (KF § 100) som reglerar hanteringen av kommunens bolag kan inte göras gällande för utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden och vi bortser därför från beslut KF § 100 i vår bedömning.

(11)

En genomgång har även gjorts av beslut som har fattats under åren 2013-2015 med krav på verkställighet hos de granskade nämnderna/styrelsen men som fortfarande identifierats som aktiva och ej verkställda i diariehanteringssystemet. Utfallet framgår av tabellen nedan.

Tabell 4

Styrelse/Nämnd År

Antal aktiva fattade beslut

Antal aktiva beslut som kräver

verkställighet

Kommentar

Kommunstyrelsen

År 2013 1 1 Godtagbar förklaring

till fördröjning finns

till fördröjning finns för 4 av besluten

till fördröjning finns för 18 av besluten

Socialnämnden

År 2013 0 0

År 2014 0 0

År 2015 0 0

Utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden

År 2013 1 1 Verkställighetsstatus

oklar eftersom svar till den enskilde inte har diarieförts i ärendet

År 2014 0 0

År 2015 0 0

Totalt ligger sju stycken fattade beslut som aktiva utan godtagbar förklaring till fördröjning, trots krav på verkställighet. Sex stycken av dessa återfinns hos

kommunstyrelsen och ett hos utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Inget av besluten återfinns hos socialnämnden.

2.1.2. Vår bedömning

Vår bedömning är att fattade beslut delvis verkställs omgående, alternativt enligt beslutad tidsplan.

Av 13 bedömningsgrundande granskade beslut verifierades elva utan anmärkning med avseende på om verkställighet har skett i enlighet med beslutet, om det har verkställts enligt tidsplan samt om det har återrapporterats till nämnden. Ett av de 13 granskade besluten har endast till viss del verkställts i enlighet med beslutet och samma beslut avviker också vad gäller kontroll av verkställighet enligt tidsplan. Ett

(12)

av besluten har verkställts i enlighet med vad som har beslutats och så har skett enligt tidsplan men återrapportering till nämnden har uteblivit.

Sju beslut från perioden 2013-2015 med krav på verkställighet har status som öppna ärenden i diariehanteringssystemet utan godtagbar förklaring till fördröjning.

2.2. Rutiner och riktlinjer

Vi kan inte finna några dokumenterade regler eller rutinbeskrivningar på politisk nivå som specifikt reglerar uppföljning och kontroll av att fattade beslut verkställs.

De rutiner och system som finns i kommunen idag är av mer informell karaktär. Det digitala verksamhetssystemet Stratsys hanteras och administreras på

förvaltningsnivå och utgör ett system för att hantera beslut som ska verkställas.

Kommunstyrelsen har tagit fram en egen styrmodell med vilken de samordnar arbetet med att verkställa beslut. Nämndsekreteraren lägger efter varje enskilt nämndsammanträde in de beslut som fattats under mötet i Stratsys, och besluten följs sedan upp i tertialavstämningen tillsammans med uppgifter om status i ärendena. Utöver detta framkommer under intervjun med kanslichef, biträdande ekonomichef och chef över controllerenheten att nämndsekreteraren gör en uppföljning månadsvis som skickas ut till förvaltningarna, avdelningschefer och kommundirektören.

I intervjuerna anges att för att undvika personberoende i hanteringen av fattade beslut ligger det yttersta ansvaret för uppföljningen på handläggarens chef, vilket medför att om handläggare eller dess chef av någon anledning avslutar sin

anställning, kommer ansvarig för verkställande av det enskilda beslutet fortfarande att finnas på plats.

I intervju med utredare inom socialnämnden och socialnämndens administrativa chef uppges att ingen skriftlig rutin finns för hur verkställda och ej ännu verkställda beslut ska hanteras i nämnd, men att en ärendebalanslista infördes när en ny nämndsekreterare anställdes för cirka ett år sedan. De upplever att

nämndsekreteraren har god kontroll men att kontrollen är något personbunden. I samtal med socialnämndens nämndsekreterare framkommer att den

ärendebalanslista som förs, hittills inte har efterfrågats av nämnden och heller inte rapporterats till densamma.

Inte heller utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har skriftliga rutiner för hantering av beslut som ska verkställas. I intervju med verksamhetscontroller och nämndadministratör/utredare framkom att nuvarande arbetssätt, där förvaltningen i sin hantering skiljer på mindre uppdrag som kommer från nämnden och större uppdrag som kommer från kommunfullmäktige, upplevs fungera. Nämndens förtroendevalda tar i samband med sammanträdena del av ärendebalansen och mellan sammanträdena finns listan över verkställda och ännu inte verkställda

Kontrollfråga: Finns ändamålsenliga rutiner och system som säkerställer att fattade beslut, antagna riktlinjer, regler etc. verkställs?

(13)

beslut tillgänglig digitalt för nämnden. Intervjuad nämndadministratör/utredare uppger att god kännedom finns bland de förtroendevalda om hur de digitala handlingarna inklusive ärendebalanslistan hittas. De intervjuade påpekade vid intervjun att överskådligheten med fördel hade kunnat förbättras genom en mer utförlig ärendebalanslista. Vid senare kontakt med de intervjuade inkommer uppgifter om att en ny kolumn där status för ärendet anges, nu har infogats i ärendebalanslistan.

Vidare noteras att båda de granskade nämnderna och kommunstyrelsen arbetar med någon form av ärendebalanslistor, men att dessa ser olika ut och i vissa fall saknar information om status/grad av verkställighet. Arbetet med

ärendebalanslistor sker i huvudsak på förvaltningsnivå och önskar exempelvis ordförande att ett ärende läggs in, hanteras det av förvaltningen. Kommunstyrelsen registrerar samtliga sina beslut i Stratsys och betraktar därmed de uppdrag som ligger i Stratsys som sin ärendebalanslista. De beslut och uppdrag som registrerats i Stratsys följs enligt de intervjuade upp till dess att det är verkställt. Socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden hanterar istället sina

ärendebalanslistor vid sidan om Stratsys. Dock framgår det inte vid tidpunkten för granskningen, vilken status ärendena i dessa ärendebalanslistor har och huruvida de är verkställda. Kompletterande uppgifter inkommer från utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden under granskningens slutskede, om att en kolumn för angivelse av status har infogats i nämndens ärendebalanslista.

2.2.1. Vår bedömning

Vår bedömning är att det delvis finns ändamålsenliga rutiner och system som säkerställer att fattade beslut, antagna riktlinjer, regler etc. verkställs.

Skriftliga rutiner för kontroll av att fattade beslut verkställs saknas för

kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden.

Däremot har samtliga tre nämnder utformat mer informella rutiner för uppföljning och kontroll av verkställighet av beslut, som omfattar nämnds- och

förvaltningsnivån. Vi har gjort bedömningen att dessa rutiner, trots att de inte är dokumenterade fullt ut, är ändamålsenliga.

De ärendebalanslistor som vi har granskat är i vissa fall utformade likt

beredningslistor och saknar angivelse av status/grad av verkställighet. Dock arbetar samtliga granskade objekt med det kompletterande verksamhetssystemet Stratsys där beslut läggs in och följs upp av ansvarig nämnd.

Kommunstyrelsen tar del av statusrapportering i verkställighet av beslut genom tertialrapporterna. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden tar med jämna mellanrum del av en statusrapportering av verkställigheten av fattade beslut genom en ärendebalanslista. Utifrån våra iakttagelser kan vi inte se att socialnämnden har systematiserat återrapporteringen av samtliga fattade beslut/typer av beslut som innebär verkställighet.

(14)

2.3. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt avseende verkställighet av beslut avser dels uppföljningen av fullmäktiges beslut som delegeras till styrelsen och dels fullmäktiges beslut som delegeras till övriga nämnder.

Kommunstyrelsens ordförande uppger under intervjun att information om verkställda och inte ännu verkställda beslut kommer kommunstyrelsen tillhanda genom nämndernas tertialrapporter. Vidare uppger ordföranden att det utöver dessa rapporter finns ärendebalanslistor som skickas ut till arbetsutskottsmötena.

Det senare sker dock inte med anledning av en fastställd princip och sker därför inte med förutbestämd frekvens. Under intervjun med kommunstyrelsens ordförande framkommer även att diskussioner har ägt rum kring hanteringen av ärenden och fattade beslut som ej längre är aktuella att genomföra. De intervjuade uppger att informationen om att ett ärende inte längre är aktuellt att verkställa inte sprids på ett fungerande sätt. Informationsspridning om ärenden som av olika anledningar inte längre ska eller bör genomföras, är i dagsläget bunden till enskilda tjänstemän.

Kommunstyrelsens kanslichef, biträdande ekonomichef och chef över

controllerenheten förklarar att kommunstyrelsen, som i internkontrollplanen för samtliga nämnder uppges ha det övergripande ansvaret att tillse att en god intern kontroll finns, utför uppsikt över förvaltningarna. Detta sker genom att utifrån en behovsanalys besluta om uppföljning, varpå ett antal utförare genomför själva uppföljningen för att sedan rapportera till styrelsen under nästkommande år. Det förklaras också under intervjuerna att samtliga beslut som fullmäktige kräver återrapportering i, såväl budgetuppdrag som beslut som fattas löpande under året, registreras i Stratsys efter varje möte i nämnden. Därefter sker

verksamhetsuppföljning och återrapportering av dessa ärenden via styrelsen, till fullmäktige.

I intervjun med representanter från kommunstyrelsen uppges vidare att risken är liten för att ett ärende skulle falla mellan stolarna med anledning av att en

handläggare slutar eller på annat sätt försvinner från uppdraget att följa upp fattade beslut. Anledningen som ges i intervjun är att det formella ansvaret för uppföljning inom förvaltningarna ligger på förvaltningschefen. De intervjuade från

socialnämnden bekräftar samma sak, dvs. att om en enhetschef av någon anledning skulle avsluta sin tjänst, finns det en avdelningschef som tar över ansvaret för beslutsärendet.

Socialnämnden förklarar också att kommunstyrelsen genomför stickprov på utvalda delar och följer upp de stickprov som nämnden har gjort internt avseende

verkställighet av beslut.

Kontrollfråga: Uppfyller kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt gällande uppföljning av den interna kontrollen gällande verkställighet av beslut?

(15)

2.3.1. Vår bedömning

Vi gör bedömningen att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt gällande uppföljning av den interna kontrollen fattade beslut.

Vi bedömer att styrelsen utövar en systematisk uppsikt över nämndernas (inklusive sin egen) interna kontroll av verkställighet av beslut. Kommunstyrelsen fattar beslut om att uppföljning ska genomföras av fattade beslut, vilket sker som en del av den löpande verksamhetsuppföljningen. Uppföljning av vilka beslut som följs upp sker utifrån en behovsanalys. Utöver det följs samtliga de beslut som kräver

återrapportering upp av kommunstyrelsen. Resultatet från uppföljningen återrapporteras på våren året efter att beslutet ska vara verkställt.

Rekommendation

Styrelsen får genom tertialrapporterna en systematisk återrapportering av status i fattade beslut. Utöver det får arbetsutskottet till sig, med större frekvens men med en mindre grad av systematik, ärendebalanslistor där verkställighet av fattade beslut framgår. Vi rekommenderar därför styrelsen att ta del av dessa

ärendebalanslistor eller på annat sätt säkerställa en tillräckligt tät frekvens avseende återrapportering av verkställighetsstatus.

2.4. Återrapportering av fullmäktiges beslut

Såväl kommunstyrelsen som socialnämnden och utbildning- och

arbetsmarknadsnämnden har genom intervjuerna framfört att samtliga de beslut som kommunfullmäktige har tagit och som kräver verkställighet på nämndnivå, återrapporteras till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har uppsikt över dessa ärenden genom att de läggs upp, tillsammans med behandlingsplaner, i dokument- och ärendehanteringsprogrammet Public 360.

De beslut som fattats av kommunfullmäktige, som socialnämnden ska verkställa, rapporteras in i Stratsys. Socialnämndens ordförande uppger att verkställighet av fattade beslut och förklaringar till beslut som inte verkställts rapporteras månadsvis till socialnämndens ordförande och samtliga nämndsledamöter och därefter via styrelsen upp till fullmäktige.

I utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är förfarandet liknande. Uppdrag från kommunfullmäktige läggs in i Stratsys tillsammans med uppgifter om när

kommunfullmäktige vill ha återkoppling och uppgifter om vem som är ansvarig för att beslutet verkställs. Detsamma gäller nämndövergripande mål för vilka

rapportering ska ske delårsvis och årsvis till kommunfullmäktige. En så kallad politikerutbildning hålls i början av varje mandatperiod och därefter fungerar kommunstyrelsen vid behov vägledande vad gäller politikens bestämmande av återrapportering och datum för verkställighet.

Kontrollfråga: Sker en tillfredsställande återrapportering till kommunfullmäktige avseende de beslut som kommunfullmäktige fattat och delegerat nämnderna att verkställa?

(16)

Kontroll

Vi har genomfört en kontroll av de särskilda uppdrag som fullmäktige beslutade om i budget 2017. Av genomförd kontroll noterar vi bl.a. att det saknas en beslutad tidsangivelse för när de kontrollerade besluten/uppdragen ska vara verkställda.

Samtliga beslut har verkställts och de har följts upp av kommunstyrelsen. Vad gäller återrapportering till kommunfullmäktige uppges att kommunfullmäktige har

beslutat att återrapportering ska ske till kommunstyrelsen i samband med att verksamhetsplanen behandlas (se en fullständig redovisning av besluten i bilaga 2).

2.4.1. Vår bedömning

Vår bedömning är att det sker en tillfredsställande återrapportering till

kommunfullmäktige avseende de beslut som kommunfullmäktige har fattat och delegerat nämnderna att verkställa.

Det finns rutiner och tekniska hjälpmedel avseende återrapportering av

fullmäktiges beslut. Vidare visat vår kontroll att fattade beslut återrapporteras i enlighet med fullmäktiges anvisningar i dessa fall.

(17)

3. Sammanfattande bedömning och rekommendationer

3.1. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen,

socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i huvudsak har goda rutiner och system för verkställighet av fattade beslut. Vi gör bedömningen att socialnämnden ytterligare kan systematisera återrapporteringen av så att den innefattar samtliga fattade beslutstyper som innebär verkställighet.

För kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden gör vi bedömningen att rutinerna inte i tillräcklig utsträckning är dokumenterade, utan snarare att bedöma som informella och i för hög utsträckning personbundna.

Vi bedömer att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt gällande verkställighet av beslut. Den rapportering som sker till kommunfullmäktige bedömer vi som tillfredsställande.

Vår stickprovskontroll visar att 11 av 13 granskade beslut inom samtliga tre nämnder kan verifieras utan anmärkning. Av de två besluten som inte kunde

verifieras utan anmärkning har det ena beslutet till viss del verkställts och det andra beslutet har verkställts i enlighet med beslutet och tidsplanen, men

återrapportering till nämnden har uteblivit.

Mot bakgrund av detta gör vi den sammantagna bedömningen att

kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har en i huvudsak ändamålsenlig uppföljning som säkerställer att fattade beslut verkställs.

Vi rekommenderar kommunstyrelsen, socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att:

 Dokumentera rutiner för systematisk uppföljning avseende verkställighet av beslut.

 Överväga behovet och nyttan av en mer frekvent återrapportering av hur arbetet med verkställande av fattade beslut fortskrider.

3.2. Avstämning mot kontrollmål

Granskningen har gjorts utifrån fyra kontrollmål. Bedömningen av respektive kontrollmål görs enligt kriterierna: Uppfyllt/Delvis uppfyllt/Ej uppfyllt.

(18)

Kontrollfråga Bedömning Verkställs fattade beslut

omgående, alternativt enligt beslutad tidsplan?

Delvis uppfyllt.

Av 13 bedömningsgrundande granskade beslut verifierades 11 stycken utan anmärkning med

avseende på om verkställighet har skett i enlighet med beslutet, om det har verkställts enligt tidsplan samt om det har återrapporterats till nämnden. Ett av de granskade besluten har endast till viss del verkställts i enlighet med beslutet. Ett besluten har verkställts i enlighet med vad som har beslutats, i enlighet med tidsplan, men återrapportering till nämnden har uteblivit. Sju beslut från perioden 2013-2015 med krav på verkställighet, ligger i ärendehanteringssystemet som öppna utan godtagbar förklaring till fördröjning.

Finns ändamålsenliga rutiner och system som säkerställer att fattade beslut, antagna riktlinjer, regler etc. verkställs?

Delvis uppfyllt.

Skriftliga rutiner för säkerställande av att fattade beslut verkställs saknas både på

kommunövergripande nivå och för de båda granskade nämnderna och styrelsen. Däremot har samtliga tre granskningsobjekt utformat rutiner för verkställighet av beslut och uppföljning av desamma. Vi har gjort bedömningen att dessa rutiner trots att de är något informella, är ändamålsenliga och till stor del, om än inte fullt ut, lyckas undkomma personberoende.

De ärendebalanslistor som kommit granskningen tillhanda är i vissa fall utformade likt beredningslistor och saknar kolumn för angivelse av status på

verkställighet. Dock arbetar samtliga granskade objekt med kompletterande verksamhetssystem vari

registrerade ärenden följs upp av bland annat kommunfullmäktige.

Uppfyller

kommunstyrelsen sin uppsiktsplikt gällande uppföljning av den interna kontrollen gällande

verkställighet av beslut?

Uppfyllt.

Kommunstyrelsen fattar beslut om vilka kontroller och uppföljningar som ska genomföras och resultatet återrapporteras på våren året efter. Därmed gör vi bedömningen att kontrollmålet är uppfyllt.

Sker en tillfredsställande återrapportering till kommunfullmäktige avseende de beslut som kommunfullmäktige fattat

Uppfyllt.

Det finns rutiner och tekniska hjälpmedel avseende återrapportering av fullmäktiges beslut. Vidare visar vår kontroll att fattade beslut återrapporteras i

(19)

och delegerat nämnderna

att verkställa? enlighet med fullmäktiges anvisningar i dessa fall.

2017-11-21

Fredrik Carlsson Anders Hägg

Projektledare Uppdragsledare

(20)

Bilaga 1. Verifierade beslut

Kommunstyrelsen

Sammanträde Beslut Verkställandeform

2016-02-29 KS

§ 34

Kommunstyrelsen beslutar att ge kommunledningskontoret i uppdrag att slutredovisa resultatet av

arbetslivsintroduktionsanställningar i november 2016. Därefter tas beslut om en eventuell fortsatt satsning på arbetslivsintroduktionsanställningar.

Slutredovisning av resultatet av arbetslivsintroduktionsanställningar och beslut om eventuell fortsatt satsning.

2016-11-14 KS

§ 227

Kommunstyrelsen ger

kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram en genomförandestrategi för Vision Rotebro i enlighet med tjänsteutlåtande, daterat 2016-09-02.

Att ta fram en

genomförandestrategi.

2016-12-15 KF

§ 196

Kommunstyrelsen får i uppdrag av kommunfullmäktige att utreda vidare omfång på och finansiering av internserviceverksamheten i

kommunen. Utredning ska vara färdig senast 2017-02-01.

Att utreda

internserviceverksamheten i kommunen.

VP/Budget Uppdrag 2

Uppdrag att utreda samordning av stöd- och administrativa resurser.

Utredning av stöd- och administrativa resurser.

IK Kontroll 3

Kontroll av arkivering och gallring ska utföras.

Genomförd kontroll.

Socialnämnden

Sammanträde Beslut Verkställighetsform

2016-02-23

SON § 30

AB Solom tar över driften av Tunbergets stödboende. Övergången sker under första halvåret 2016.

Att övergång av Tunebergets stödboende till AB Solom skett innan 1 juli 2016.

2016-06-07

SON § 132

Socialnämnden får i uppdrag av KS att, i samarbete med barn- och

ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, genomföra en kartläggning m.m. som kompletterar den utbildning som Centrum för

samhällsorientering i Stockholms län ger för nyanlända samt ensamkommande barn och unga, samt ett kostnadsförslag och eventuella finansieringsmöjligheter.

Att genomföra

kartläggningen, ta fram kostnadsförslag samt återrapportera.

(21)

Utbildningen ska starta senast under 2017.

Socialnämnden ska återrapportera till kommunstyrelsen senast i oktober 2016.

2016-03-10

KF § 27

Kommunfullmäktige beslutar att socialnämnden får i uppdrag att i samarbete med kultur- och fritidsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden och barn- och ungdomsnämnden utreda frågan om en fadderverksamhet ska initieras, hur den skulle kunna organiseras samt kartlägga det redan pågående arbetet. Utredningen ska överlämnas till kommunstyrelsen senast 2016-05-06.

Att genomföra utredningen.

VP/Budget Uppdrag 8

Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun.

Att se till att miljökrav ställs i upphandling.

IK Kontroll 1

Kontroll av att fakturor är betalda i tid. Stickprov ska göras vid två tillfällen under året enligt framtagen kontrollplan.

Sammanträde Beslut Verkställighetsform

2016-08-25

UAN § 65

Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret ges i uppdrag att redovisa en handlingsplan för hur Rudbecks gymnasium ska

vidareutveckla sitt arbete med

utvecklingssamtal med hänsyn till: att eleverna vet hur de ligger till i förhållande till målen, att eleverna får återkoppling för fortsatt utveckling, att eleverna motiveras till fortsatt lärande och att handlingsplanen ska redovisas för utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden i oktober 2016.

Att handlingsplanen innehåller det som till vänster anges ska finnas och att den redovisas för

nämnden i oktober 2016.

2016-12-14

UAN § 121

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ger förvaltningschefen i uppdrag att i samverkan genomföra auktorisation av vuxenutbildningen.

Se till att förvaltningschefen i samverkan genomför

auktorisation av vuxenutbildningen.

2016-03-21 KS

§ 55

KS beslutar att utbildnings- och

arbetsmarknadskontoret före avresa till Israel ska lämna detaljerat reseprogram till kommunstyrelsen.

Att utbildnings- och arbetsmarknadskontoret lämnar detaljerat reseprogram till KS.

2016-09-15

KF § 100

Kommunfullmäktige beslutar att kommunens helägda bolag ska ha handlingsplaner för miljö- och klimatarbetet.

Att samtliga bolag har handlingsplaner för miljö- och klimatarbetet.

IK Kontroll 4

Uppföljning av coachföretagens resultat.

Uppföljning.

(22)

Tabell 5

Beslut formulerade i den kommungemensamma budgeten för 2017 med krav på verkställighet i de granskade nämnderna.

Angivet tidpunkt för verkställande (Nej innebär att beslutet ska verkställas så snart som möjligt)

Verkställande ska ske av nämnd som tilldelats uppdraget, i form av:

Är beslutet verkställt?

Har de följts upp av KS?

Hur/när har de följts upp av KS (delår, helår)?

Har återrapportering till KF skett?

Kommunstyrelsen

Nämndens uppdrag:

Kommunstyrelsens uppdrag som det formuleras i budgeten för 2017, är att utreda samordning av stöd- och administrativa resurser.

Nej Att genomföra

utredning. Ja Ja Eget ärende KS 2016-12-05:

Dnr 2016/0664 Ja. KF 2016-12-15

Nämndens uppdrag: Översyn av konsultkostnader för att kunna minska dessa (konsultstöd och effekterna på respektive förvaltning) trafik- och fastighetskontoret och stadsbyggnadskontoret.

Nej Att ha översyn

och minska konsultkostnade rna.

Ja Ja Återrapporterat i samband med

Verksamhetsplan 2017. KS 2016-12-05. Dnr 2016/0662

Nej men det beror på att KF beslutat att

återrapportering ska ske till KS i samband med verksamhetsplanen.

Nämndens uppdrag: Se över bilinnehav och möjlighet för samordning.

Nej Att se över

bilinnehav.

KS Verksamhetsplan 2017. KS 2016-12-05. Dnr 2016/0662

Nämndens uppdrag: Redovisa kostnader och målgrupper samt utvärdera effekterna gällande de större marknadsförings- och kommunikationsinsatserna på KLK som införts under denna

mandatperiod, exempelvis bussturer och Fokus Sollentuna.

Nej Att genomföra

utvärderingar av effekterna gällande större marknadsföring s- och

kommunikation sinsatser.

KS Verksamhetsplan 2017. KS 2016-12-05. Dnr 2016/0662

Socialnämnden

(23)

Nämndens uppdrag:

Socialnämndens uppdrag som det formuleras i budgeten för 2017, är att se över hur den förebyggande verksamheten kan utvecklas för att bli mer effektiv och uppnå bättre resultat.

Nej Att se över den

förebyggande verksamheten och hur den kan utvecklas för att bli mer effektiv och nå bättre resultat.

beredning av Nämndernas verksamhetsplanering. KS 2016-12-05. Dnr 2016/0095 KS-30

Nämndens uppdrag: Utreda effektiviseringsåtgärder för att nå en kostnad i nivå med jämförbara kommuner inom ekonomiskt bistånd. Åtgärder avser både 2017 och 2018.

Nej Utreda

effektiviseringså tgärder kring ekonomiskt bistånd.

beredning av Nämndernas verksamhetsplanering. KS 2016-12-05. Dnr 2016/0095 KS-30

Utbildnings- och

arbetsmarknadsnämnden

Nämndens uppdrag: Inga uppdrag fastställdes för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden under 2016 (inför 2017) i den

kommungemensamma budgeten.

- - - - - -

(24)