Användande av elektronisk läkemedelsjournal, COSMIC

(1)

Användande av elektronisk läkemedelsjournal, COSMIC

Länk till instruktion för riskanalys Riskanalys:

Beskriv omfattning och bakgrund samt ange berörda verksamheter

Införande av elektronisk läkemedelsjournal, COSMIC R.8.1.

Gemensam läkemedelsmodul för primärvård och slutenvård.

(Särskild riskanalys är gjord för de delar som används i utdelningsvyn på BUM) Beskriv vilka områden

analysen avser:

Arbetsmiljö, Patient, Miljö, Informationssäkerhet, Annat

Patient

Uppdragsgivare: COSMIC förvaltning RJH

Ange datum för samverkan i områdeskommitté

(förvaltningskommitté):

Klassning av analysresultat:

Ange om resultatet är öppen information eller om det finns behov av skydd mot spridning

Öppen information

Deltagare:

Samtliga deltagares namn inklusive titel och roll; t.ex.

skyddsombud

COSMIC läkemedelsgrupp: Carina Fundin ssk kir, Federico Nasta läkare barn, Jenny Svensson läkare medicin, Kristina Seling läkemedelsansvarig läkare RJH, Måns Laudon allmänläkare PV, Ulrica Jonsson apotekare RJH, Elizabeth Warding ssk akut, Patrik Borgström modulansvarig läkemedel IT, Karin Lindgren läkemedelsstrateg RJH ansvarig COSMIC

läkemedelsgrupp, Carina Träskvik läkemedelssamordnande ssk RJH, Jessica Sjödin ssk ort, Maria Huss apotekare RJH, Monika Majdalani läkare ort. Uppföljning 190704/ Karin Lindgren, Carina Träskvik

(2)

Risker

(Möjlig händelse)

1. Delprocess, aktivitet, iakttagelse

1.1 Risk Allvarlighetsgrad Sannolikhet Riskpoäng

Fortsatt analys?

Allvarlig risk?

Ja /Nej

Bakomliggande orsaker (Varför är det en risk)

Åtgärdsförslag

Uppdragsgivarens godkännande / Ansvarig för genomförande

Klart före

Uppföljning / Ansvarig

1. Läkemedel i 8.0 följer med som obedömda behandlingar i 8.1

1.1 Läkemedelsinteraktioner kan missas.

1.2 Patienten får en

ofullständig läkemedelslista utskriven och slutar med sin behandling.

1.3 Läkemedel kan missas då läkemedelslistan i patientöversikten används.

4 4 16 Ja Läkemedelslistan är

ofullständig om inte

obedömda behandlingar tas om hand.

1.1 Obedömda läkemedel läses ej av mot

interaktionssystemet.

1.2 Obedömda läkemedel kommer inte med i utskriften.

1.3 Obedömda läkemedel visas inte i

patientöversikten.

Central riktlinje för överföring av läkemedel

Utbildning

Klart Sammanfattning 190704: Alla förskrivare erbjöds 4h central kvalitetssäkrad utbildning inför uppgradering till 8.1.

Centrala rutiner för hur

överföringen av läkemedel skulle göras togs fram.

Uppföljning av antal ej överförda läkemedel genomfördes under sommaren 2017 (förändringen skedde maj 2017). De enheter som inte överfört fick påbackning och stöd för förklara vikten av att föra över läkemedlen samlat.

Tyvärr är det fortsatt läkemedel som ej är överförda, men centralt följs det upp regelbundet och antal patienter med ej överföra läkemedel minskar löpande. Ofta har nytt recept förskrivits istället för att föra över. Rutinen är då att

(3)

sätta ut den gamla ordinationen, vilket missats.

2. Läkemedelsförändring som görs i

primärvård/öppenvård visas i utdelningsvyn om den är aktiverad av slutenvården.

2.1 Risk för felmedicinering

2.2 Risk för utebliven medicinering

4 2 8 Ja 2.1 Läkemedel kan

administreras/avslutas utan föregående

läkarbedömning på enheten.

2.2 Nyförskrivna recept visas på läkemedelslistan utan utdelningsikon.

(Detta kan ske när man inte har patienten framför sig).

(Barnkliniken använder utdelningsvyn. Övriga kliniker fr.o.m höst 2017?)

Utbildning och rutiner.

- Grön list visar aktiverad utdelningsvy.

- Se information om pågående vårdkontakt.

Kontakta enheten om dosjustering är aktuellt utifrån exempelvis inkommande provsvar.

Slutenvården måste alltid titta på

läkemedelslistan om någon behandling tillkommit. Läkare på vårdenhet tar ställning till om det ska

administreras.

Klart Uppföljning 190704: en kvarstående risk.

Utbildning och information har gått ut till alla

förskrivare, men det behöver upprepas löpande. Ett pågående arbete kommande åren.

Egna uppföljningar på enheterna behöver genomföras. En central checklista tas fram.

Risken finns både att ordinatörer på

mottagningarna missar att den gröna listen är aktiv och indikerar att patienten är inneliggande, och läkarna och sjuksköterskor i slutenvården behöver förstå vikten av att vara observant på att andra enheter kan sätta in läkemedel trots att patienten är inneliggande.

(4)

3.Förförskrivning av recept är möjligt.

3.1 Val av läkemedel, styrka, dosering och mängd kan bli fel. Risk att

interaktioner missas.

4 2 8 Ja Läkare förlitar sig helt på förförskrivningen.

Lokala rutiner utformas av de som använder funktionen. Läkare har det slutgiltiga ansvaret.

Uppföljning 190704: Ingen stor användning av detta.

Förskrivare ser att det går lika enkelt att förskriva själva från start som att hantera en förförskrivning.

Risken kvarstår, får löpande hanteras.

4.Dosjustering kan göras av sjuksköterska.

4.1 Obehörig kan dosjustera läkemedel i systemet.

3 3 9 Ja Inte kunskap om vilken

behörighet som krävs.

Konfigurering för specifik behörighet inte gjord ännu i RJH.

Krävs rutiner med tydliga instruktioner om vem som får

dosjustera, vilka läkemedelsgrupper som är lämpliga och inom vilka ramar.

Carina T 1710 31

Uppföljning 190704:

Utveckling pågår.

Funktionen börjar användas under hösten 2019.

5.Egenmedicinering, det patienten tar utom

ordinerade läkemedel.

Dessa skrivs in i läkemedelslistan av läkare/ssk och hamnar under en egen rubrik.

5.1 Det kan tolkas som att det är ok att

egenmedicinering kan intas under vårdtiden. Se även 9.1 om utskrift av läkemedelslista.

5.2 Det kan bli många

4 2 8 Ja Det är viktigt i

helhetsbedömningen av interaktioner, dubbel- medicinering etc. att egenvårdsläkemedel upptas i läkemedelslistan.

Det är enbart en läsvy som presenteras. Inga

utdelningsikoner kan skapas, läkemedlet måste i så fall ordineras.

5.1 Lokal rutin, kan patienten

egenmedicinera under vårdtid? Hur

dokumenteras det?

Beskriva om i central rutin.

5.2 Riktlinje för vilka egenvårdspreparat som bör dokumenteras.

Läkare ansvarar för läkemedelsgenomgång och för att hålla listan

Carina T

Kristina S 1710 31

1710 31

Egenmedicinering, dvs ska patienten ta sina egna receptfria eller naturläkemedel under vårdtiden eller ej. Kvarstår att tas fram i en central rutin. Inga frågor från verksamheterna heller.

Central rutin kompletteras under hösten – vintern utifrån efterfrågan och behov.

Funktionen med egenmedicinering som en egen lista används inte.

Vilket beror dels på att funktionen inte är känd i verksamheten och

(5)

preparat på listan. aktuell. centralt har inte funktionen prioriterats som den viktigaste att implementera. Risken kvarstår att arbeta mot.

6.Utskrifter allmänt:

Att innehållet på de

läkemedelslistor som skrivs ut motsvarar förväntat innehåll.

6.1Risk för felmedicinering.

4 4 16 Ja Andra regioner har redan drabbats av felaktiga utskrifter.

RJH tar fram egna anpassade

läkemedelsutskrifter.

Tester: omfattande tester behövs för att testa varje typ av ordination.

Information om att vid varje utskrift måste ordinatören försäkra sig om att innehållet motsvarar förväntningarna.

Utskrift av

doseringsbilaga har kompletterats med signeringskrav och ett förtydligande om datumobservationer.

COSMIC Lmgrupp

Klart Uppföljning 190704:

Utskriftsfunktionerna har förbättrats och hämtning av rätt ”taggar” av läkare har kunnat göras vid nya versionsuppdateringar av COSMIC.

Regelbundet utvecklas nya utskrifter lokalt mha Modulansvarig Utskrifter RJH, bättre anpassade och riskvärderade ur

patientsäkerhets- perspektiv genom

diskussioner inom COSMIC Lmgrupp.

Information har löpande skett till verksamheten.

7. Utskriften av

läkemedelslista följer inte författningsmässiga krav vad gäller uppgift om ansvarig läkare för varje

2 4 8 Ja Taggar saknas för

ordinatörens efternamn och för att hämta korrekt ordinatör.

Utskrift av

läkemedelslista har kompletterats med signeringskrav.

Patrik

Se ovan

(6)

ordination.

7.1 Patienten: otydligt vem som är ansvarig för

ordinationen, vem vänder sig patienten till med frågor?

7.2 Hemsjukvården: Får ej dela utifrån listan, otydligt vem som ansvarar för ordinationen och vem vänder de sig till med frågor?

Jira-ärende satt som

”blocker”.

8.Utskrifter kommer ut på ”fel” skrivare

8.1 Information om patienten sprids till obehöriga (sekretess).

1 3 3 Ja Ändrat sätt av COSMIC efter uppgraderingen till 8.1 för vissa användare.

Varje utskrift måste testats på olika skrivare.

Patrik Klart Uppföljning 190704: Klart

9.1 I Utskriften av läkemedelslista följer Egenmedicinering med.

9.1 Det kan ses som en rekommendation att inta dessa och att det t.ex

3 2 6 Ja Utskriften justeras med

borttag av taggar för egenmedicinering

Patrik Klart Uppföljning 190704:Klart

(7)

utdelas regelbundet av hemsjukvården.

Nya funktioner till hösten 2017 – värderas i höst 10.Administreras på

annan enhet

Uppföljning 190704: Funktionen har testats på en pilot

(dialysmottagningen) sedan 1901.

Egen RoK togs fram. En checklista ska tas fram. Implementering till fler enheter påbörjas under hösten.

11.Läkemedels- genomgång

Uppföljning 190704: Funktionerna finns i systemet, men de används inte i RJH och har delvis ”släckts” i produktionsmiljön. Annan övergripande rutin för Läkemedelsgenomgång finns.

12.Läkemedelsberättelse Inkludera arbetsmiljö? Ex läkare kan ej diktera detta

Uppföljning 190704: Funktionerna finns i systemet, men de används inte i RJH och har delvis ”släckts” i produktionsmiljön. Annan övergripande rutin för Läkemedelsberättelse finns.

13.Vaccin Uppföljning 190704: arbetet med

vaccinationer kommer att påbörjas under hösten 2019.

Måldatum – klara med övergripande rutiner 2020-01

14.Sondnäring kan 4 1 4 Ja Vi har tidigare haft särskilda Ordinationsmallar där 1710 Uppföljning 190704: Har

(8)

ordineras på läkemedelslistan.

14.1 Risk för förväxling av administrationssätt då all behandling finns på samma lista, inklusive parenteral nutrition.

listor för parenteral infusion och enteral nutrition

administrationssätt framgår tydligt. Behövs mallar eller räcker förändringen i produktkatalogen?

Har egen färg på ikonen i utdelningsvyn, utbilda om.

Enterala

nutritionsprodukter ska inte förvaras i

läkemedelsrum

31 inte påbörjat att använda funktionen ännu.

Prioriterat att alla ska kunna starta

utdelningsvyn först.

15.Infusioner Inte optimal utvecklat ännu Väntar till senare

uppdatering och barn fortsätter på papper

Uppföljning 190704: Förbättringar i systemet har skett. Barnkliniken, HIM och HNR prövar ett arbetssätt för närvarande. Centrala

ordinationsmallar finns, utvärderas kontinuerligt.

16.Insulin Behövs olika förfarande för

ordinationstyp i PV/SV och dess risker med det?

Överskådlighet inneliggande med analysyta mot dagens lista?

Risker kvarstår.

Övergripande rutiner har tagits fram, men går inte att använda i systemet ännu – avvaktar

utveckling i COSMIC bla analysytan.

17.Waran Överskådlighet inneliggande

med analysyta mot dagens

Villkorad ordination Klart Uppföljning 190704:

Övergripande rutin finns.

(9)

lista? Framtagen tillsammans med verksamheten.

Checklistor finns.

Vårdens övergångar – Hur får Hc info om senaste ordinationerna?

Analysytan kan inte skrivas ut och faxas.

Klart Uppföljning 190704: se ovan

Vårdens övergångar – Hur får Ak-mott info om senaste ordinationerna?

Auricula, kan alla vara med!

Vårdens övergångar – Hur får SV info om senaste ordinationerna?

Vårdens övergångar – Hur får Hemsjukvård info om senaste ordinationerna?

Hur får patienten info? Klart Uppföljning 190704: se

ovan Vem skriver ordinationen i

utdelningsvyn?

Läkare. Ssk kan dokumentera muntlig ordination

Analysytan innehåller inte all information som behövs?

Identifiera behov och konfigurera

Risk för dubbeldosering etc om dosering via schema görs

Utbildning och rutiner Klart Uppföljning 190704: se ovan

Hur ser man när nästa provtagning ska ske?

Lokala rutiner måste utformas.

Remiss till AK? Klart Uppföljning 190704: se

(10)

ovan

18.Syrgas Överskådlighet inneliggande

med analysyta mot dagens lista?

Pågående arbete.

Diskussioner mellan verksamhet och COSMIC lm grupp. Analysytan kan inte användas just nu.

19.Nutritionsprodukter Uppföljning 190704:

Används inte av dietisterna till vuxna patienter. Behöver hanteras när alla infört utdelningsvyn.

20.Medicintekniska produkter

Arbetet kvarstår 21.Ej avslutad

läkemedelslista vid vårdens övergångar

21.1Risk för att man tror att läkemedelslistan i

utdelningsvyn är godkänd för administrering.

4 4 16 Ja Gröna listen, som visar att utdelningsvyn är aktiv lyser hos annan vårdgivare om listan inte avslutas

Avsluta lista görs av läkare vid hemgång, vid byte av vårdavdelning till annan klinik.

Rutiner. Det måste vara tydligt att listan ska avslutas och att uppmärksamhet krävs vid inläggning och förflyttning av patient.

1710 31

Övergripande rutin finns och är utskickad till samtliga enheter, men behöver återupprepas.

Risk när patienten kommer in igen att patientens lista är aktiv på gammalt beslut

Klart Uppföljning 190704: klart Rutiner finns. Uppföljning behövs

Otydliga rutiner på olika Checklista för att ta Klart Uppföljning 190704:

(11)

enheter emot patient, utlokaliserad patient

Rutiner finns. Uppföljning behövs.

22. Verksamheter som inte använder COSMIC läkemedelslista/utdelnin gsvy

22.1Risk för att inte veta vart dokumentation finns i akuta situationer

BMA, Fyslab, röntgen, op, IVA, mottagningar etc Ambulans, op – pågående dropp

Rutin för hur

dokumentation ska ske

Arbete pågår att

informera. Löpande arbete

23.Läkemedel ordineras utan utdelningsikon på inneliggande patient.

23.1 Risk för utebliven medicinering.

Läkare har inte bockat i administreras på enhet.

Funktionen finns i Nyfliken.

På vårdavdelning måste man titta i

läkemedelslistan för att få hela bilden av läkemedelsbehandlinge n, det räcker ej att enbart titta i utdelningsvyn.

Klart Uppföljning 190704: En risk som kvarstår, men övergripande rutin finns och återkommande utbildningar och information om detta.

Dospatient Klart Uppföljning 190704:

Övergripande rutin togs fram 1905. Behöver följa upp implementeringen.

Ej ordination tillgänglig vid iordningsställande och administrering av läkemedel

Systemet kraschar. Var finns back-up?

Dålig mottagning, systemet hänger sig.

Tar för lång tid att byta dator om STIHSkortet plockats ut för öppna dörrar eller tex läkare har behov av

Reservrutiner finns.

Hantering av Siths-kort, dålig mottagningen mm har hanterats av verksamheterna i samarbete med COSMIC förvaltning.

(12)

datorn för ordination mm.

(Det går inte att rycka SITHSkortet och snabbt komma tillbaka i datorn där man höll på innan kortet rycktes. Har innebutir att SITHSkort lämnas obevakat kvar i dator mm. Å om kortet lämnats i en dator dit man snart återkommer för fortsatt arbete, så går det inte att använda kortet i nya rummet där man kanske också har behov av information.) Vid telefonordination

används fel ordinationsmall

Sjuksköterskorna som ska välja ordinationsmall saknar tillräcklig

kunskap/erfarenhet. Felet upptäcks inte av läkare (kan vara annan än ordinatör som signerar

telefonordinationen).

Arbetssätt –

avdelningsläkare på plats

Klart Uppföljning 190704: Lokala rutiner och verksamhetsöversyn behövs. Centralt kan vi hjälpa till med ordinationsmallar och stöd i dialog. Påtalas alltid vid uppstart och ”överlämnas” att hanteras av verksamheten.

Ordinationer på flera ställen

Använder papper pga stress, okunskap, anses enklare.

Klart Uppföljning 190704: en del av uppstart per enhet att identifiera vilka risker och åtgärder de har i samband med detta.

För många

ordinationsmallar att välja från

Alla vill ha ”sin vinkling” på mallen

Kunskap om hur enkelt det är att ändra i mall.

Klart Uppföljning 190704: Ett löpande arbete att förändra och förenkla sökningar av ”rätt” mall. Tagits

(13)

fram olika prefix bland annat för att underlätta.

Felaktig ordination Svårt att ordinera om inte

mall finns. Tider blir fel.

Komplicerat med spädning och blandning.

Utbildning och upprepning av utbildning. Väl valt antal mallar, inte för många så det är svårt att hitta rätt, men inte för få.

Utbildning för nyanställda

Utbildar alla förskrivare centralt, ”manual/lathund”

framtagen som stöd.

Patienten får fel läkemedel eller inga läkemedel att dela till patient

Gröna listen ej aktiverad, eller ej avslutad av läkaren.

Felaktig hantering av gröna listen.

Utbildning och upprepning av utbildning.

Övergripande rutiner

Övergripande rutiner finns, Se ovan –

fortlöpande utbildningar och uppföljningar krävs.

(14)

Samtliga deltagare daterar och undertecknar riskanalysen

Datum Namn Namnförtydligande

190704 Riskanalysen har använts löpande med tillägg under arbetet i COSMIC läkemedelsgrupp. Några risker är inte värderade med riskpoäng, men samtliga funktioner är identifierade utifrån riskvärdering vid skapande av rutiner, lathundar, checklistor och utbildningsmaterial. Beslut lyfts till Styrgrupp Läkemedel, HS ledningsgrupp eller Styrgrupp COSMIC beroende på brådska och värdering av mest lämplig styrgrupp.