AVROPSRUTINER 1 INLEDNING
Detta dokument beskriver den rutin som ska tillämpas i samband med att avrop görs från ramavtal avse- ende ramavtalsområde - 1 Säkerhetssystem - dnr. 53-0101-2009. Texten är i huvudsak riktad till avropan- de organisationer, nedan kallade beställare, men är viktig även för ramavtalsleverantörerna, nedan kallade leverantörerna, då rutinen beskriver vilka regler som gäller för avrop.
2 AVROPSORDNING
För dessa ramavtal tillämpas för avrop en förnyad konkurrensutsättning. Leverantörerna har, efter genom- förd upphandling, blivit tilldelade ramavtal inom en eller flera regioner. Beställare lokaliserade inom en viss region ska vid avrop vända sig till samtliga kontrakterade leverantörer inom den regionen och genomföra en förnyad konkurrensutsättning.
3 RUTINBESKRIVNING
Nedan beskrivs den avropsrutin som gäller vid avrop från ramavtal inom ramavtalsområdet Säkerhetssy- stem.
UPPRÄTTA AVROPSFÖRFRÅGAN
SPECIFICERING AV EFTERFRÅGADE PRODUKTER OCH TJÄNSTER OCH KRAV PÅ DESSA
Vilka produkter och tjänster som är möjliga att avropa framgår av ramavtalen. Produkter och tjänster som inte ingår i ramavtalens definition är ej möjliga att avropa med stöd av de aktuella ramavtalen.
Innan avropsförfrågan skickas, ska beställaren ha klargjort sina behov och ha specificerat önskade produkter och tjänster samt formulerat krav på dessa på en tillräckligt specifik nivå för att möjliggöra för leverantörerna att lämna avropssvar. Eventuellt ska en projekte- ring och kravställning av behovet ha gjorts av en oberoende konsult från ramavtalsområde - 2 Konsulttjänster säkerhetsteknik - före avropet. Kravspecifikationen ska bifogas avrops- förfrågan.
Beställaren ska i avropsförfrågan ange nödvändiga förutsättningar för att leverantörerna ska kunna lämna pris.
De priser som leverantörerna har lämnat i upphandlingen är s.k. takpriser, vilket innebär att leverantörerna får lämna lägre priser vid avropen, men aldrig högre.
Avropssvaren ska kunna jämföras och utvärderas av beställaren på ett sätt som tillgodoser lagen om offentlig upphandling (LOU) 1 kap. 9 §.
Observera att avrop innebär rättigheter men även skyldigheter för beställaren; de produkter och tjänster som anges i avropsförfrågan ska vara de produkter och tjänster som köps under den period avropet gäller. Samma sak gäller omfattningen av avropsförfrågan, d.v.s. den omfattning som anges i avropet ska minst uppfyllas.
En avropande myndighet kan vid behov genomföra avropet som en entreprenad vilket in- nebär att en avropande myndighet kan använda sig utav AF AMA.
TILLKOMMANDE KRAV
I enlighet med 5 kap. 7 § LOU har en avropande myndighet rätt att vid behov komplettera villkoren i ramavtalet med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavta- let. Beställaren har därför vid avrop från dessa ramavtal möjlighet att specificera sitt behov genom att i avropet ställa tillkommande krav. Med tillkommande krav avses krav som inte har ställts i upphandlingen av ramavtalen, men som beställaren har möjlighet att ställa i det aktuella avropet. Kraven utformas då som skall-krav i avropsförfrågan, vilket innebär att kraven är ovillkorliga och en förutsättning för att en leverantörs avropssvar ska kunna ut- värderas. De tillkommande kraven kan således innebära att en leverantör inte kan besvara ett specifikt avrop, på grund av att denne inte uppfyller de tillkommande kraven.
Tillkommande skall-krav i detta ramavtalsområde som beställaren har möjlighet att ställa är att leverantören och dennes organisation kan bli prövade för att bli SUA-godkända, d.v.s. krav på säkerhetsskyddsavtal.
Om beställaren avser att ställa tillkommande krav i sitt avrop är det viktigt att beställaren i avropsförfrågan anger hur leverantören ska verifiera att denne uppfyller ställda krav. Kra- ven kan verifieras genom exempelvis beskrivningar, CV, intyg eller diplom.
OPTIONER (tilläggstjänster)
I upphandlingen har leverantörerna getts möjlighet att offerera optioner. Det ställdes alltså inget krav i upphandlingen på att leverantörerna var tvungna att kunna erhålla dessa tjäns- ter, men de leverantörer som önskade offerera tjänsterna uppgav detta i upphandlingen. Vid avrop från ramavtalet har beställaren möjlighet att låta sitt avrop omfattas av någon av optionerna, d.v.s. ställa krav på att leverantören i sitt avropssvar erbjuder och prissätter dessa tjänster. Att tillhandahålla optioner kan bli ett skall-krav vid ett enskilt avrop från en beställare och kan således innebära att en leverantör inte kan besvara ett specifikt avrop, på grund av att denne inte kan tillhandahålla optionerna.
Följande optioner kan beställare avropa:
• Brandlarm – leverans, installation och service
• CCTV – leverans, installation och service
• Fjärrsupport av installerade system
Om beställaren väljer att avropa en option ska denna tjänst köpas under avtalsperioden. Det är med andra ord mycket viktigt att beställaren har ett konkret behov av den eller de optio- ner som beställaren ställer krav på vid avropet. Att ställa krav på en option får aldrig ske i syfte att styra avropet mot en viss leverantör eller för att utesluta en viss leverantör.
Beställaren har rätt att ställa krav på att leverantören och dennes personal har de certifie- ringar och medlemskap som krävs för att kunna tillhandahålla efterfrågade tjänster och att detta verifieras i leverantörernas avropssvar.
SERVICE
Beställaren har möjlighet att i avropsförfrågan komplettera en installation av ordinarie säkerhetssystem med service på olika nivåer. Dessa åtaganden kan löpa som längst till och med 90 dagar efter ramavtalstidens utgång. Beställaren har möjlighet att välja ett av nedan- stående servicealternativ och eventuell jour:
Nivå 1 - Grundservice
• Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande underhåll, en (1) gång per år.
• Utskrivet protokoll med förslag om åtgärder.
• Utbildning vid förändringar av system.
• Support (”Helpdesk”) via telefon och e-post ska vara tillgänglig under kontorsar- betstid, kl. 08.00- 17.00.
• Tekniker ska vara tillgänglig under kontorsarbetstid, kl. 08.00- 17.00.
• Inställelsetid under kontorstid ska vara max fem (5) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max sju (7) timmar.
Nivå 2 - Medelnivåservice
• Samma som nivå 1 och med nedanstående ändring.
• Inställelsetid under kontorstid ska vara max tre (3) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max fem (5) timmar.
Nivå 3 - Fullservice
• Samma som nivå 1 och med nedanstående ändringar/tillägg.
• Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande underhåll minst en (1) gång per år. Utskrivet protokoll, fel blir åtgärdade.
• Alla typer av reservdelar och utbytesenheter ingår.
• Mjukvara uppdateras en gång per år.
• Inställelsetid under kontorstid ska vara max tre (3) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max fem (5) timmar.
Jour (utöver vald servicenivå)
- Dygnet-runt-service, alla dagar på året
Inställelsetid ska vara max tre (3) timmar i regionerna Öst, Väst och Syd. I regio- nerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max 5 timmar.
Timprisersättning, vardagar kl. 17.00 – 08.00
Timprisersättning, helger/storhelger kl. 00.00 – 24.00 Förlängning av garanti
Förlängd garanti – i enlighet med punkt 3.9.1 i förfrågningsunderlaget UTVÄRDERING
De värderingsprinciper som kommer att ligga till grund för tilldelningen av kontrakt efter
en förnyad konkurrensutsättning är antingen:
Ekonomiskt mest fördelaktiga med viktning av kriterierna A Lägst pris, tillsammans med
B Funktion/lösningsförslag alternativt enbart Lägst pris.
Det är valfritt för den avropande myndigheten att välja ”Ekonomiskt mest fördelaktiga”
eller ”Lägsta pris” med nedanstående upplägg.
Nedanstående modell kommer att användas för utvärdering.
Utvärderingskriterium Vikt i %
Totalpris 0-100*
Funktion/lösningsförslag 0-100*
Summa 100 %
*Beställaren fastställer de exakta viktningstalen vid den förnyade konkurrensen, t.ex. 60%
för pris och 40% för lösningsförslag (=100%).
Funktion/lösningsförslag
Kriteriet består av tre (3) bedömningsgrunder (a,b,c) som var och en för sig kan ge olika poäng och totalsummor utifrån angivna skalor:
Exempel på poängsättning: Exempel 1 2 3 4 Mycket bra och relevant för installationen 5 10 15 70 poäng Bra och relevant för installationen 2 6 10 40 poäng Mindre bra och/eller relevant för installationen 1 2 5 10 poäng Installationens behov ej tillgodosett 0 0 0 0 poäng Varje bedömningsgrund kan ge maximalt 5, 10, 15 respektive 70 poäng.
Totalt kan maximalt 210 poäng (70x3) erhållas för utvärderingskriteriet ”Funktion /lösningsförslag” enligt exemplet ovan.
Bedömningsgrunderna ska ses ur ett helhetsperspektiv, och tillämpas på lösningsförslaget oavsett storlek, omfattning och komplexitet.
a) Ändamålsenlighet – Lösningsförslagets omfattning, konstruktion, och upplägg utifrån behov kommer att utvärderas på nedanstående skala.
b) Flexibilitet – Lösningsförslagets utvecklings- och anpassningspotential kommer att ut- värderas på nedanstående skala.
c) Användarvänlighet – Lösningsförslagets hantering, enkelhet och tydlighet kommer att utvärderas på nedanstående skala.
Betygsfördelning – Relationsmodellen.
Anbud inom respektive utvärderingskriterium, med lägsta pris respektive högsta poäng- summa erhåller betyget 5,00. Övriga anbud erhåller betyg i relation till anbudspris respek- tive högsta erhållna poängsumma.
Lägsta erhållna pris
Avropssvarets erhållna pris x 5
Avropssvarets erhållna poängsumma Högsta erhållna poängsumma x 5
Totalbetyg
Respektive kriteriums betyg viktas i förhållande till angiven procentsats för kriteriet.
Summan av de viktade betygen för de olika kriterierna utgör anbudets totalbetyg.
Den leverantör som uppfyller och har godkänt samtliga ställda skall-krav, eventuellt till- kommande krav och kan tillhandahålla eventuella optioner, till lägsta totalpris alternativt högsta poängsumma är den leverantör som beställaren ska anta som leverantör för det ak- tuella avropet.
Skicka avropsförfrågan till samtliga antagna leverantörer.
ALLA LEVERANTÖRER SKA FÅ AVROPSFÖRFRÅGAN
Huvudregel: Beställaren ska genomföra avrop genom att skicka en skriftlig avropsförfrå- gan till samtliga leverantörer.
Samma avropsförfrågan ska skickas samtidigt till samtliga leverantörer. Avropsförfrågan ska vara skriftlig. Av avropsförfrågan ska det framgå när avropssvaren senast ska ha in- kommit till beställaren. Beställaren får inte ta del av innehållet i avropssvaret innan den angivna svarstiden löpt ut. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tiden ska fast- ställas med hänsyn till avropets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avrops- svar. Vid stora komplexa avrop som kan vara tidskrävande att besvara kan en längre tids- period krävas jämfört med avrop av enklare uppdrag/tjänster. Tid för eventuell visning av objektet ska också inräknas.
Undantag: Det enda tillåtna undantaget från ovanstående huvudregel är då beställaren tidi- gare har tecknat leveransavtal med en leverantör från dessa ramavtal (alltså inte från tidiga- re ramavtal, egen upphandling eller dylikt) och leverantören har gjort sig skyldig till kon- traktsbrott som är av sådan art att det har lett till hävning av leveransavtalet. I förkomman- de fall får således beställaren utesluta den aktuella leverantören vid den förnyade konkur- rensutsättning som ersätter det hävda leveransavtalet. Vid nästa förnyade konkurrensutsätt- ning ska dock samtliga leverantörer återigen tillfrågas.
Om en beställare har för avsikt att avropa fler/olika installationer utförda vid samma tid- punkt ska beställaren i avropet ha möjlighet att göra ett samlat avrop av dessa installationer eller om de olika installationerna ska konkurrensutsättas var och en för sig.
Svara på avropsförfrågan
ALLMÄNT
Leverantören ska lämna avropssvar senast det datum som beställaren uppgett i sin avrops-
förfrågan. Enbart ett avropssvar per leverantör är tillåtet för respektive avropsförfrågan.
Avropssvaren ska vara skriftliga. Avropssvaren omfattas av absolut sekretess och innehål- let i dem är hemligt fram tills dess att beställaren fattat beslut om tilldelning av kontrakt.
Kammarkollegiet* avser att under ramavtalsperioden tillhandahålla avropsstöd i form av anvisningar och blanketter för att underlätta hanteringen för beställaren och även för kon- trakterade ramavtalsleverantörer. Om en beställare väljer att göra sin avropsförfrågan med hjälp av sådan av Kammarkollegiet* tillhandahållen blankett och beställaren i samband med avropsförfrågan begär att svar ska ske via av Kammarkollegiet* tillhandahållen matchande svarsblankett ska leverantörer svara på detta sätt.
*Ramavtalstecknande myndighet fr.o.m. 2011-01-01.
FRÅGOR OCH SVAR
Om leverantören upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas att skriftlig fråga ställs till beställaren. Beställaren ska skriftligt tillhandahålla svar på frågor som kan antas vara av intresse för avlämnandet av avropssvar till samtliga leverantörer som omfattas av avropet. Svar på frågor ska tillhandahållas inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att leverantörerna har rimlig tid att beakta svaret i sitt avropssvar.
Utvärdering av avropssvar
När den i avropsförfrågan angivna svarstiden för avropssvar löpt ut ska beställaren utvärde- ra avropssvaren och tilldela kontraktet till den leverantör som bäst uppfyller i avropsförfrå- gan uppställda kriterier.
5
Fatta tilldelningsbeslut
Beställaren ska utifrån utvärderingen av avropssvaren fatta tilldelningsbeslut med innebörd att den leverantör vars avropssvar har rankats som nummer ett efter genomförd pröv- ning/utvärdering tilldelas kontrakt. Tilldelningsbeslutet ska vara skriftligt dokumenterat och innehålla en motivering till det beslut som fattats. Beställaren ska beakta de regler LOU föreskriver angående tidsfrister innan kontrakt kan undertecknas.
Kommunicera tilldelningsbeslut
Tilldelningsbeslutet innehållande skälen för beslutet ska, när det har fattats, kommuniceras skriftligt till samtliga leverantörer som har svarat på avropsförfrågan.
Teckna avtal
Efter att den i LOU stadgade tidsfristen löpt ut har beställaren möjlighet att teckna ett leve- ransavtal med den leverantör som tilldelats kontraktet. Avtalet består av ramavtalsbilagor- na Allmänna villkor respektive Avropsblanketten.
Avtalet gäller under den tid och med de optioner på förlängning som beställaren angav i sin avropsförfrågan.
