Användarmanual för
EKO
Version 2.6
Revisionshistorik
Utgåva Datum Ansvarig
Version 1.0 2005-04-08 Förvaltningsgruppen Version 2.6 2008-10-03 Applikationsansvarig
Innehåll
EKO... 5
1.1 FÖRVALTNINGSORGANISATION... 5
1.2 DEFINITIONER... 7
1.3 TEKNISKA KRAV... 9
2 INLOGGNING OCH HUVUDMENY... 10
3 KONTRAKT... 11
3.1 REGISTRERINGSMALLAR... 11
3.2 SÖKFÖNSTER... 13
3.3 KONTRAKTSREGISTRERING... 14
3.3.1 Registrera kontrakt - bild 1... 17
3.3.2 Verksamhetsfördelning – bild 2... 20
3.3.3 Periodfördelning – bild 3... 23
3.3.4 Händelser – bild 4... 25
3.3.5 Scanning – bild 5... 26
3.3.6 Visa kontraktsinformation - bild 6... 29
3.3.7 Rekvisitioner/Fakturor – bild 7... 31
3.3.7.1 Ordernummerserier i EKO... 32
3.3.7.2 Sök rekvisitions-/fakturaunderlag... 33
3.3.7.3 Uppdatera rekvisitions-/fakturaunderlag... 35
3.3.7.4 Utskrift av rekvisition/faktura i ekonomisystemet ... 38
3.3.7.5 Skapa manuellt rekvisitions-/fakturaunderlag... 40
3.3.7.6 Matchning av inbetalning av oäkta rekvisitioner ... 42
3.3.7.7 12-dels inbetalningar... 42
3.3.7.8 Bokslutsrutiner för rekvisitioner/fakturor... 44
3.4 SÖK KONTRAKT... 45
3.4.1 Sök kontrakt med hjälp av projektstart- eller slutdatum... 48
3.5 UPPDATERA/ÄNDRA KONTRAKT... 49
3.6 ÄNDRA KONTRAKTS-, VERKSAMHETS- OCH PERIODFÖRDELNINGSBELOPP... 50
3.7 ÄNDRA START-SLUT- ELLER DISPOSITIONSDATUM... 53
3.8 BOKSLUTSRUTINER... 54
4 RAPPORTER... 55
4.1 RAPPORTER... 55
4.1.1 Att göra... 58
4.1.2 Inkomst / år... 60
4.1.3 Betalningsplan / år... 62
4.1.4 Verksamhet / år... 64
4.2 EXCEL RAPPORT... 65
5 HJÄLPFUNKTION... 68
6 GRUNDDATA... 69
6.1 REGISTRERING AV GRUNDDATA... 72
6.1.1 Betalningsplan... 73
6.1.2 Finansiär... 74
6.1.3 Projektledare... 74
6.1.4 Verksamhet... 76
7 ADMIN OCH LOGGA UT... 77
8 HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR REGISTRERING AV KONTRAKT... 78
8.1.1 Ett projekt – flera kontrakt... 78 8.1.2 Ett kontrakt – flera projekt... 78 8.1.3 Arbetsmetod... 78
EKO
Användarmanualen för EKO är fokuserad på registrering och rapportuttag i systemet, men innehåller också en praktisk beskrivning av handläggningsordningen av gåvohandlingar/kontrakt/avtal vid universitetet. För ytterligare information kring externfinansierad verksamhet hänvisas till kapitel 8 i Ekonomihandboken.
1.1 Förvaltningsorganisation
En viktig princip för förvaltningsorganisationen för EKO är att ta tillvara institutionernas och fakulteternas inflytande i den fortsatta utvecklingen av systemet. Mot bakgrund av detta finns nedanstående grupper.
Kontaktgruppen
Kontaktgruppen består av representanter från de olika nämndområdena. Dessa kontaktpersoner tar emot användarnas önskemål och synpunkter för vidare diskussion inom gruppen. Kontaktgruppen ska årligen sammanställa prioriterade utvecklingsåtgärder som därefter överlämnas till Förvaltningsgruppen.
Meddelande om felaktigheter i systemet skickas per omgående till Förvaltningsgruppen.
Kontaktpersonerna hjälper till med behörigheter och utbildning i systemet och vidareförmedlar ansökan till Ekonomiavdelningen.
Kontaktpersonerna för de olika nämndområdena är:
Christer Lorentzon Samhällsvetenskapliga fakulteten
Eva Sandquist Utb. och forskn.nämnden för lärarutbildning Gunilla Kochbati Humanistiska fakulteten
Eva Lernborg Naturvetenskapliga fakulteten
Eva Jönsson Sahlgrenska akademin
Anne-Britt Båvstrand Arvidsson Utbildningsvetenskapliga fakulteten
Agneta Bergman Konstnärliga fakulteten
Laura Ojanen Gemensamma förvaltningen
Anna Lindström Universitetsbiblioteket
Annika Wahlström Idegård Handelshögskolan Kristina Granfeldt IT-universitetet Ordförande:
Måns Wiklund Applikationsansvarig för EKO
En gemensam brevlåda för EKO finns: Kontraktsreskontran@gu.se . Hit kan du skicka synpunkter och önskemål om förbättringar i EKO. E-post som skickas hit kommer till samtliga personer i både kontakt- och förvaltningsgruppen. Det går naturligtvis lika bra att skicka e-post till kontaktpersonen för det egna fakultetsområdet.
Förvaltningsgruppen
Förvaltningsgruppen fungerar som kontaktlänk mellan GU och det konsultföretag som hjälper oss att utveckla EKO. Det är förvaltningsgruppen som överlämnar beslut av prioritering av
utvecklingsåtgärder till systemägaren och regelbundet följer upp och utvärderar EKO. Information om vilka åtgärder som bör göras får gruppen av Kontaktgruppen minst en gång per år. Båda grupperna träffas regelbundet för att utvärdera systemet.
Förvaltningsgruppen ansvarar även för att användarmanualen och hemsidan för EKO är aktuella.
Förvaltningsgruppen består av:
Måns Wiklund, vik ordförande Utbildningsvetenskapliga fakulteten Åsa Karlsson, ordförande (föräldraledig) Handelshögskolan
Hans Hogenius Ekonomiavdelningen
Per Mattson IT-avdelningen
Helpdesk, IT-avdelningen, kontaktas endast för frågor av teknisk karaktär. För frågor om själva användandet av EKO kontaktas kontaktpersonen för aktuellt nämndområdet eller förvaltningsgruppen.
EKOs hemsida finns under Ekonomiavdelningens hemsida på följande länk:
http://www.ea.adm.gu.se/stodsystem/eko/
För att söka och registrera i EKO krävs behörighet och lösen. Behörighet i systemet erhålls via blankett
”EKO, Användarbehörighet” (www.blanketter.gu.se) som sänds till respektive fakultetskansli. Efter kontroll och genomförd utbildning vidarebefordras ansökan till Ekonomiavdelningen för upplägg i EKO. När uppläggning är klar ser användaren EKO under Verktyg i Medarbetarportalen.
Registrering av kontrakt sker i dagsläget främst på fakultetskanslierna, men möjligheten finns att lägga ut detta på institutionsnivå vid tillräcklig volym för att upprätthålla en hög kvalitet i
kontraktsregistreringen. Läs- och rapportbehörighet kan ges till alla nivåer.
På sikt ska även diarieinformation i EKO kunna vara direkt tillgänglig för allmänheten via länk från universitetets diariesystem Diabas. Systemet nås idag av allmänheten med hjälp av Registrator eller respektive fakultets kontaktperson för EKO.
1.2 Definitioner
För att registrerade uppgifter i EKO ska ge ett bra underlag för informationsuttag krävs en universitetsgemensam definition av fältens innebörd. EKOs begrepp definieras enligt följande:
Begrepp Definition
Finansiärsgrupp Gruppering av finansiärer med likartad organisation, varje finansiär kopplas vid nyregistrering till rätt grupp genom kontroll av organisationsform:
• Forskningsråd
• Statliga myndigheter
• Statliga universitet och högskolor
• Enskilda utbildningsanordnare
• Kommuner/landsting
• Svenska företag, ekonomiska föreningar, handelsbolag, kommanditbolag
• Svenska organisationer utan vinstsyfte (ex stiftelser)
• GU-anknutna stiftelser
• Svenska privatpersoner
• European Commission, EFC forskningsråd
• European Commission, EU ramprogram
• European Commission, Övriga EU-medel
• Utländska företag, utländska ekonomiska föreningar, etc
• Utländska organisationer utan vinstsyfte
• Utländska privatpersoner
Ovanstående indelning finns även i universitetets ekonomisystem som en relation till begreppen finansiär och motpart, vilket möjliggör jämförelse mellan kontraktsbelopp och erhållna medel i ekonomisystemet per finansiärsgrupp. Nya finansiärsgrupper läggs upp av applikationsansvarig efter upplägg i ekonomisystemet av Kassan.
Finansiär GU:s motpart för bidraget eller uppdraget.
Till exempel:
• Astra Zeneca
• Cancerfonden
• Forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap (FAS)
• Knut & Alice Wallenbergs stiftelse
• Riksbankens Jubileumsfond (RBJ)
• Vetenskapsrådet (VR)
Begrepp Definition
Gåvobrev/gåvohandling Stiftelsers och fonders beslut om forskningsbidrag uttrycks ofta i ett gåvobrev. Av gåvobrevet ska framgå att givaren ställer medel till universitetets förfogande utan krav på motprestation i form av ägande av resultat.
Kontrakt/avtal Handling som uttrycker avtal mellan GU och annan part angående
• Bidrag till grundutbildning, forskning och samverkan
• Uppdragsutbildning
• Uppdragsforskning
• Övrig externfinansierad verksamhet
Kontrakt avseende forskningsbidrag kan innehålla beviljat belopp för hela projektperioden eller del (t ex projektets första år).
Belopp för resterande projekttid garanteras då senare och nya beslut fattas, se även definition på Fortsättningskontrakt.
Ansvarigt projekt Det finns ett ansvarigt projekt per kontrakt, detta är en
systemteknisk lösning för att påvisa vilken verksamhetsfördelning som tillhör huvudansvarig projektledare, ansvarigt projekt markeras i Bild 2 - Verksamhetsfördelning. I de flesta fall är det samma projektledare som återfinns i Bild 1 –
Kontraktsregistrering som registreras till ansvarigt projekt. Fortsättningskontrakt Beslut där tidigare garanterade medel beviljas. Beloppet kan vara
pris- och löneomräknat jämfört med angivet garanterat belopp i ursprungligt kontrakt.
Tilläggskontrakt Ytterligare medel har beviljats förutom de tidigare beviljade och garanterade medlen.
Ändringskontrakt Beslut som anger förändringar i tid eller ändamål för projektets utförande. Även beloppens utbetalningsplan kan påverkas.
Ändrad dispositionstid Beslut från finansiären om ändringar i dispositionstid påverkar oftast inte betalningsplanen, men förlänger förbrukningstiden och tidpunkten för ekonomisk slutredovisning
1.3 Tekniska krav
Följande tekniska krav/inställningar bör uppfyllas för användare i EKO.
Bildskärm: Bildskärmens storlek rekommenderas till 19 tum för att du ska slippa onödig scrollning i systemet.
Pdf-hanterare: Lägsta krav på pdf-läsare är Acrobate Reader version 6.0 eller högre. Beroende på arbetssätt vid inscanning kan även Adobe Acrobat Professional behövas.
Pdf-läsaren kan ställas in att visas i samma fönster som EKO eller att ett nytt fönster öppnas för dokumentet. Det senare är att föredra eftersom du när du är klar, stänger fönstret istället för att använda Back-knappen i webbläsaren, för att komma tillbaka till EKO. För att ändra inställningarna, gå in i Adobe
Reader/Acrobat, välj Edit – välj Preferences – välj Internet – ta bort eventuell bock i Display PDF in browser och välj OK för att spara senast val.
Scanner: Lägsta krav på scannerns upplösning är 300 dpi. Scannern bör även vara utrustad med en dokumentmatare för att uppnå en god arbetsmiljö.
Inscannade dokument ska i pdf-format kunna föras över till användarens dator som e-post eller som fil på en server. Scannern bör ha god bildkvalitet eftersom inscanning av dokument ersätter delar av den arkivering som tidigare skett i såväl kronologisk som givarordning på fakultetsnivå.
Webbläsare: Internet Explorer v 6.0 alternativt Netscape Navigator v.7.1 eller senare versioner.
2 Inloggning och huvudmeny
Inloggning sker via Medarbetarportalen – Verktyg – EKO eller direkt via webadress
https://kontrakt.gu.se/ekoweb Fyll i användarnamn och lösenord samt tryck Enter och EKO öppnas upp i ett nytt fönster.
Huvudmenyn för EKO finns längst upp till vänster på varje bild. Från huvudmenyn nås systemets fem grundfunktioner; grunddata, kontrakt, rapporter, hjälp och admin.
Grunddata Här finns tabeller med alla grunddata EKO behöver för att kunna registrera kontrakten såsom ansvar, verksamhetsnummer, projektledare, etc. Underhåll av grunddata sköts av applikationsansvarig.
Kontrakt Här finns registrering av kontrakt och sökfunktion on-line.
Rapporter Här finns 4 standardrapporter och en rapport för uttag i Excel.
Hjälp Här finns en länk till Användarmanualen.
Admin Här finns ett administrationsverktyg för att hantera användare, dvs nyupplägg, borttag av användare och byte av behörighetsroll för användare.
Var och en av dessa grundfunktioner kommer att beskrivas mer i detalj i kapitlen som följer.
3 Kontrakt
Kontraktsfunktionen hanterar registrering och underhåll av kontrakten. Funktionen innehåller ett sökformulär för att hitta registrerade kontrakt och en Visa bild för att enbart titta på informationen som är knuten till ett kontrakt. Det ingår även en rekvisitionshantering, dvs. de medel som skall
rekvireras/faktureras från finansiären. Via höger menyn kan man söka rekvisitioner/fakturor och även gå till en rekvisitionslista som visar senast gjorda utsökning, mer om detta beskrivs i kapitel 3.3.7.
Tooltips/Hjälprutor är länkade till ledtexterna i respektive bild och visas när man för markören över dessa.
3.1 Registreringsmallar
EKO är uppbyggd med hjälp av mallar som styr i vilken följd registrering ska ske och hur
informationen sedan visas. De mallar som är tillgängliga för varje användare visas i höger meny, enligt nedan.
Reg Ankomst användas för att enbart fylla i de uppgifter som behövs för diarieföring och således få ett diarienummer på kontraktet, se bild. För att fullfölja registreringen måste kontraktet ändras till registreringstyp Standard och resterande uppgifter på kontraktet registreras.
Reg Standard är den vanliga mallen som används för fullständig registrering av kontrakt/avtal/gåvohandlingar.
Ett kontrakt som registreras med registreringstyp Ankomst kan aldrig få status Normal eftersom alla uppgifter som behövs för status Normal ej är ifyllda i denna registreringstyp.
3.2 Sökfönster
De sökfönster som finns i EKO är generella och används ifrån flera funktioner, exempelvis vid registreringen av kontrakt.
Sök-knapparna i bilden öppnar upp ett separat sökfönster där du kan söka fram aktuell finansiär, motpart, verksamhet(projekt), projektledare eller ansvar. Om du fyller i en del av det ord utsökningen ska gälla, t.ex. AB i finansiärsfältet och trycker Sök, får du en resultatlista direkt i sökfönstret med alla finansiärer som börjar på AB. Om du istället fyller i några siffror i finansiärsfältet söker den mot kundnumret för finansiären. Du kan även söka efter del av text, med hjälp av asterisk tecken,
exempelvis *AB ger en träfflista med alla finansiärer som har bokstäverna AB i början, eller någonstans i namnet.
Om du hittar det du söker i listan, klickar du på det understrukna namnet, så släcks sökfönstret och informationen från den rad du klickade på har uppdaterats i huvudbilden. Är du inte nöjd med resultatet från den första utsökningen, kan du söka på nytt direkt i fönstret innan du väljer aktuell rad.
3.3 Kontraktsregistrering
Kontraktsregistrering sker stegvis i sju bilder. Dessa är registrera kontrakt, verksamhetsfördelning, periodfördelning, händelser, scanning, visa bilden och rekvisition/faktura. Systemet lotsar användaren vidare i systemet med hjälp av knapparna Nästa, Föregående, Spara, Ta bort och Avbryt. Det går att lämna registreringsfunktionen efter varje bild för att återuppta den vid ett senare tillfälle, dock ska samtliga bilder gås igenom innan ett kontrakt är komplett och kan få status Normal. Samtliga aktuella uppgifter registreras bara en gång och återanvänds i fall att de behövs i ett senare skede för att spara på
inmatningstillfällen.
Innan registrering i EKO startar bör man ha kontrollerat kontraktet enligt checklistan för Ankomst av handling (se bilaga 1) och specifikt åtgärdat följande saker:
Sekretess En uppgift i en handling kan vara belagd med sekretess om sekretesslagens krav är uppfyllda. Se riktlinjer för universitetets samverkan med näringslivet i styrdokumentet: ”Uppdrag med särskilda sekretess och säkerhetskrav” som finns på
http://www.styrdokument.adm.gu.se/samverkan Det är dock mindre vanligt med sekretessklausuler på
bidragskontrakt men däremot mer vanligt vid uppdragskontrakt.
Ett avtal som innehåller sekretessbelagda uppgifter scannas inte in. Istället scannas ”Anhållan om förvaltning” in med hänvisning till var avtalet finns arkiverat. Det är viktigt att tänka på att sekretess inte gäller för all framtid. Det ska prövas om sekretess gäller för viss uppgift varje gång någon vill ta del av uppgiften.
Samtliga original ska arkiveras brandsäkert.
Finansiär Vid ny finansiär fyll i blankett ”Kund, uppläggning i kundregister/kreditprövning” och sänd till Kassan,
Ekonomiavdelningen. Nya finansiärer läggs sedan upp av Kassan i ekonomisystemet och förs över via nattliga körningar till EKO.
Verksamhetsnummer Saknas verksamhetsnumret läggs det upp av kansliet i Agresso via menyval Egen meny - Registerunderhåll – Verksamhet ny/ändring.
För att föra över nya och ändrade verksamhetsnummer tas en rapport fram och sparas under menyval Egen meny – EKO – Skapar fil med verksamhet.
Integrationen körs var 10:e minut mellan Agresso och EKO och i samband med den så förs de nya/ändrade verksamhetsnumren över till EKO. En automatisk överföring av verksamheter sker även varje natt mellan Agresso och EKO.
Projektledare För att kontrollera att projektledaren finns i EKO, gå till huvudmenyn Grunddata och därefter till Projektledare. Om personen ej är upplagd, lägg till honom/henne i
ekonomisystemet och för sedan över till EKO innan registrering påbörjas. Se kapitel 6 – Grunddata för ytterligare information.
Scanning Scanna in kontrakten (de ekonomiska uppgifterna om varje kontrakt) och för över dem till din dator så att de är klara och kan hämtas vid registreringen. Det går även att lägga till ett dokument i efterhand. Inscanning av kontrakt är obligatoriskt.
Vissa fält i registreringen per bild är obligatoriska och om fältet inte fylls i kommer automatiskt ett felmeddelande upp när skifte till nästa bild sker. Alla bilder förutom Händelser är även obligatoriska för att ett kontrakt slutligen ska få status Normal.
Om det sker förändringar i kontraktet efter fullgjord registrering, (t ex genom tilläggskontrakt, ändringskontrakt och fortsättningskontrakt) registreras dessa under kontraktets ursprungliga diarienummer och markeras som en händelse, se vidare under avsnittet Händelser - datumdialog.
Om felaktiga uppgifter som inte är ändringsbara har registrerats på ett kontrakt måste kontraktet makuleras och nyregistrering ske. Hänvisa till det gamla diarienumret i fältet för fri text i bild 1 vid nyregistrering. En kopia av det makulerade kontraktet ska arkiveras i kronologisk ordning tillsammans med övriga kontrakt.
Nedan ses en schematisk beskrivning över registreringsflödet i EKO.
Kontrakt→ Verksamhet → Period → Händelser→ Scannade dok.
Visa kontrakt
↨
Längst ner i bilden finns länk till:
Rekvisitioner/fakturor.
3.3.1 Registrera kontrakt - bild 1
För att påbörja registreringen väljs Reg Standard och nedanstående bild visas på skärmen. Bild 1 utgör diarieföringsbild för respektive kontrakt/avtal. Dessa uppgifter ska alltid registreras i anslutning till kontraktets ankomst till kansliet, enligt gällande regler för diarieföring, för mer information om diarieföring kontakta Registraturet alternativt se deras hemsida: http://www.rk.gu.se/registratur/
Vid registrering av kontrakt i svensk valuta tabbar du bara förbi valutafältet och skriver
kontraktsbeloppet i rutan ”Kontraktsbelopp, SEK”. Fältet ”Kontraktsbelopp, UTL” lämnas tomt.
Vid registrering av kontrakt i utländsk valuta, väljer du aktuell valuta i fältet ”Valuta” och räknar sedan fram det svenska kontraktsbeloppet manuellt med hjälp av den valutakurs som visas i ovanstående fält.
Detta belopp fylls i fältet ”Kontraktsbelopp, SEK” och i fältet ”Kontraktsbelopp, UTL” fyller du i det utländska kontraktsbeloppet.
Sök-knapparna i bilden öppnar upp ett sökfönster där du kan söka fram aktuell finansiär, motpart eller projektledare(se kapitlet ”Sök fönster” för mer information).
Övriga knappar i bilden fungerar enligt följande:
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas. Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild i flödet, visas bilden ”Visa Kontraktsinformation”.
Avbryter registreringen utan att spara (denna bild) och bilden ”Visa Kontraktsinformation” visas.
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Kontraktsbilden läggs ut på nytt med uppdaterad information synlig.
Följande information ska sedan registreras:
Diarienummer B41-a osv för varje kansliområde som ansvarar för diarium över externa medel. Nytt diarienummer sätts automatiskt för varje huvudkontrakt som registreras.
Registreringstyp Här visas vald registreringstyp beroende på vilken mall som valts. Vid eventuell ändring av registreringstyp, välj i listan och tryck sedan Spara för att uppdatera sidan.
Ankomstdatum Skriv in datum då kontraktet ankom till myndigheten (fakultetskansliet), ankomststämpelns datum
Handlingens datum Skriv in finansiärens beslutsdatum, alternativt datum då avtal tecknats med beställare av uppdrag
Finansiärens
beteckning Skriv in finansiärens beteckning för att identifiera kontraktet, exempelvis finansiärens diarienummer, kontraktsnummer, projektnummmer, gåvodatum eller om liknande saknas ange handlingens datum.
Valuta SEK anges automatiskt som förslag. Välj från lista om annan ursprungsvaluta är aktuell.
Kontraktsbelopp,
SEK Skriv in totalsumma, d.v.s. den summa som såväl beslutats som garanterats.
Kontraktsbelopp,
UTL Fyll i eventuellt utländskt kontraktsbelopp.
Handläggare Handläggare sätts automatiskt efter inloggad användare. Om annan person ska handlägga ärendet välj från lista.
Nämndområde/motsv. Nämndområde/motsv. där kontraktet handläggs. Ger områdesbokstav i diarienummer. Kopplat till handläggare. Sätts automatiskt utifrån vald handläggare
Status Status Preliminär sätts automatiskt som förslag. För att få status Normal fullföljer du registreringen och via Visa bilden trycker du på OK knappen för validering av registrerade uppgifter. Vid ändring av status till Makulerat eller Historia välj från lista och tryck Spara för att uppdatera informationen.
Finansiär Välj från lista tillämplig finansiär. Saknas finansiär måste denna först läggas upp i ekonomisystemet för överföring till EKO innan registrering kan ske. Blankett ”Kund, uppläggning i
kundregister/kundregister” sänds enligt anvisningar till Kassan för registrering.
Motpart Vald finansiär sätts automatiskt som förslag. Välj från lista om någon annan än finansiären förmedlar betalningen, t ex forskningsbidrag där projektets koordinator finns vid ett annat universitet (förvaltande organ). Se ovan om finansiären saknas.
Projektledare Fyll i projektledarkod och tryck Tab alternativt skriv in del av namn och tryck Sök. En lista med sökt urval presenteras. Klicka på sökt projektledare.
Namnet flyttas över automatiskt till fältet för projektledare.
Ansvar Skriv in ansvarsställenummer (4 pos) för den institution/motsv. som projektledaren anhållit ska förvalta medlen. När bilden är sparad sker kontroll att ansvarsställenummer är giltigt. Ansvarsställets namn läggs därefter ut som information.
Projekttitel Skriv in projektets titel. Ju mer noggrant titeln anges desto större möjligheter att använda informationen. Undvik att göra radmatningar i fältet eftersom sådana försvårar uttag av rapport i excel-format.
Kontraktstyp Välj från lista vilken kontraktstyp kontraktet har, utifrån vald
kontraktstyp kommer automatiskt en lista upp med aktuella baskonton till höger om kontraktstyp.
Obs! Moms (25%) genereras enbart på kontraktstyp ”Uppdrag”.
Baskonto Välj från lista aktuellt baskonto för kontering i ekonomisystemet.
Denna information sänds vidare till ekonomisystemet i samband med rekvisitions- eller faktura skapandet.
Verksamhetsgren Välj från lista vilken verksamhetsgren som kontraktet tillhör:
Forskning, GV/UB (enbart för Gemensamma förvaltningen &
Universitetsbiblioteket), Grundutbildning eller Kombination. Om kontraktet innehåller både medel till forskning och grundutbildning så väljs Kombination.
Rekvisition/
fakturering Välj från lista vilken instans som ansvarar för att rekvisition/fakturering blir utförd.
Betalningsplan Välj från lista förslag på tillämplig betalningsplan utifrån de
överenskommelser som finns i kontraktet/avtalet. Vald betalningsplan ligger sedan till grund för antalet rekvisitioner/fakturor som skapas för kontraktet.
Fri text kontrakt Skriv in eventuell fri text, max 2 000 tecken. Observera att endast den text som finns fram till första radmatningen (alt de 60 första tecknen) följer med på excelrapporten. Fältet är sökbart i Sök kontrakt. Kontraktslänk Välj kontraktslänk via lista om kontraktet ska kunna länkas ihop med
ett annat kontrakt. För upplägg av kontraktslänk kontakta EKO´s applikationsansvarig. En kontraktslänk består av projektledarkoden för ansvarig projektledare samt ett kortnamn för projektet, exempelvis 20266Miljö
Vår referens Skriv in namnet på den som är vår referens för kontraktet och som kan hantera frågor angående rekvisitionen/fakturan.
Extern referens Skriv in den externa referensen som finansiären angett på kontraktet.
Finns ingen angiven så ange namnet på den som skrivit under avtalet för finansiärens räkning alternativt finansiärens handläggare.
Tryck Nästa efter fullgjord registrering för att komma till nästa bild, alt Spara om du vill kontrollera registrerad information. Båda dessa alternativ sparar registrerade värden och ett diarienummer skapas.
Välj Avbryt om registrering är felaktig eller för att fortsätta vid ett senare tillfälle. Observera att ingen information sparas om du trycker Avbryt innan du erhållit ett diarienummer.
3.3.2 Verksamhetsfördelning – bild 2
Denna bild fördelar kontraktets belopp över en eller flera verksamheter (projekt) och ansvar. En (1) verksamhetsfördelning måste alltid registreras per kontrakt. Här finns möjlighet att dela upp kontraktet på flera verksamheter och/eller över flera ansvar. I bild 2 Verksamhetsfördelning hämtas flera uppgifter från bild 1. Om inga ändringar föreligger mot bild 1 anger du ändamål, verksamhetsnummer, startdatum, slutdatum och eventuellt dispositionsdatum innan du fortsätter direkt till
periodfördelningsbilden via knappen Nästa.
Ett kontrakt har en finansiär och en huvudansvarig mottagare. Till detta knyts uppgifter om ansvar och verksamhetsnummer i ekonomisystemet. I de fall det finns flera projektledare inom ett kontrakt skapas verksamhetsfördelningar, där respektive projektledares uppgifter registreras. Vid flera verksamhets- eller ansvarsfördelningar görs både bild 2 och bild 3 klar för varje verksamhet och ansvar i taget. Den första verksamhetsfördelningen som registreras betraktas i systemet som ansvarigt projekt och är den verksamhetsfördelning som kommer att synas i utsökningar via Sök kontrakt.
Diarienummer Information från bild 1
Projektledare Information från bild 1 ändra om annan projektledare är aktuell Ansvar Information från bild 1 ändra om annat ansvar är aktuellt Ändamål Välj lämpligt alternativ via lista.
Verksamhetsgren Information från bild 1 ej ändringsbart i denna bild, för ändring gå via bild 1.
Verksamhetsnummer Fyll i upplagt verksamhetsnummer för aktuell verksamhetsfördelning Belopp, SEK Fyll i hela beloppet för aktuell verksamhetsfördelning, vilket sedan
ska periodfördelas i bild 3 innan ytterligare verksamhetsfördelning kan påbörjas.
Fri text Information från bild 1 alternativt skriv in kompletterande fri text tillhörande denna verksamhetsfördelning.
Ansvarigt projekt Förikryssat på första verksamhetsfördelningen. Önskas annan
verksamhetsfördelning som ansvarigt projekt, klicka ur bocken i denna bild och bocka för i en annan verksamhetsfördelning. Det måste alltid finnas ett ansvarigt projekt angivet på varje kontrakt.
Startdatum Skriv in datum för projektstart enligt kontraktet. Fältet går att ändra fram till att kontraktets status ändrats till status Normal.
Slutdatum Skriv in datum för projektslut enligt kontraktet.
Dispositionsdatum Skriv in datum för sista dag medel får förbrukas (senare datum än slutdatum). Om dispositionsdatum ej fylls i, sätts automatiskt samma värde som slutdatum.
Ändringsbart fält. Om ändring är aktuell bör notering av händelse ske i bild 5, se kap Händelser - datumdialog.
Sök-knapparna i bilden öppnar upp ett sökfönster där du kan söka fram aktuell projektledare eller verksamhet(se kapitlet ”Sök fönster” för denna funktionalitet).
Övriga knappar i bilden fungerar enligt:
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden ”Visa Kontraktsinformation”.
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Föregående bild i flödet visas.
Avbryter registreringen utan att spara(denna bild) och bilden
”Visa Kontraktsinformation” visas.
Tar bort innevarande verksamhetsfördelning inklusive tillhörande periodfördelning.
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Verksamhetsfördelningen läggs ut på nytt med uppdaterad
information synlig.
Tryck Nästa efter fullgjord registrering för att komma till nästa bild, alt Spara om du vill kontrollera registrerad information. Välj Ta bort om registrering är felaktig eller Avbryt för att fortsätta vid ett senare tillfälle. Valet Föregående leder dig tillbaka till föregående sida för eventuell justering av registrerade värden. Observera att obligatoriska värden på innevarande bild måste vara registrerade innan detta val kan göras.
3.3.3 Periodfördelning – bild 3
Denna bild fördelar verksamhetsfördelningens belopp över projekttiden. Periodfördelningen måste registreras för att rätt information om kontraktsstocken ska kunna ges och att beloppen på
rekvisitionerna/fakturorna per år ska bli rätt. Antalet år som ska fördelas har skapats utifrån angivet startdatum och slutdatum. Detta ska spegla givarens åtaganden vad gäller finansiering över projektets tid. Hela årets inkomst per år ska stå i kolumnen Belopp. I denna bild anges även beslutad avgift för full kostnadstäckning samt eventuella transfereringar. Förvaltnings, lokal- och högskoleavgiften anges i form av påläggsprocent och transfereringen som ett varav belopp från periodfördelningsbeloppet för aktuellt år.
Med transferering avses medel som ska sändas vidare till annan extern organisation. Anges ett belopp i transfereringskolumnen följer detta med till rekvisitions-/faktura underlaget och landar i fältet ”varav extern part” för inbokning på ett baskonto i kontoklass 7. Kontot i ekonomisystemet styrs av vilken finansiärsgrupp motparten tillhör. För mer information om in- och utbetalning av transfereringar se Ekonomihandboken.
Uppgiften ”Att periodfördela” avser storleken på innevarande verksamhetsfördelningen.
Uppgiften ”Kvar att verksamhetsfördela” avser det som återstår att verksamhetsfördela förutom denna plus tidigare gjord fördelning.
Knapparna i bilden fungerar enligt följande:
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Om ”Kvar att verksamhetsfördela” > 0 visas bilden Verksamhetsfördelning åter igen, annars visas nästa bild i flödet. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden ”Visa Kontraktsinformation”.
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Föregående bild i flödet visas (som alltid är verksamhetsfördelningen).
Avbryter registreringen utan att spara(denna bild) och bilden
”Visa Kontraktsinformation” visas.
Tar bort innevarande periodfördelning.
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Periodfördelningen läggs ut på nytt med uppdaterad
information synlig.
Verksamhetsnummer Information från bild 2 Projektledare Information från bild 2 Ansvar Information från bild 2
Belopp per år Skriv in enligt kontrakt. Om uppgift saknas på kontrakt ange hela beloppet på år 1 och 0 (noll) på övriga år.
FVA Skriv in beslutad procentsats (pålägg) LOK Skriv in beslutad procentsats (pålägg)
Inst FVA Fältet används för en del institutioner. Skriv in 0 (noll) om inget värde finns angivet på kontraktet.
HÖA Skriv in beslutad procentsats (pålägg)
Transf Skriv in eventuellt transfereringsbelopp. Beloppet anges i SEK och som varav periodfördelningsbeloppet för aktuellt år på samma rad.
Tryck Nästa. Därefter visas nästa bild i registreringsflödet alternativt bild 2 - Verksamhetsfördelning igen om det finns ytterligare belopp att verksamhetsfördela.
3.3.4 Händelser – bild 4
I bild 4 registreras vilka rapporterings- och redovisningstidpunkter som ett kontrakt innehåller. Dessa händelser kan sedan sökas fram i Att göra rapporten och Sök kontrakt funktionen. Händelsetyperna i listboxen är fasta men kan fyllas på av applikationsansvarig om behov skulle uppstå.
Händelser kan finnas i huvudkontraktet i form av exempelvis lägesrapport, rekvisitionsdatum, vetenskaplig redovisning och slutredovisningsdatum. När en händelse registrerats, tryck Spara så kommer en ny blank rad upp för eventuell fortsatt registrering av händelser knutna till kontraktet.
Händelser kan även vara tillkommande beslut som påverkar registrerade uppgifter i ursprungligt kontrakt, t ex ändrad dispositionstid, förlängd projekttid, tilläggsbelopp osv. Vid tillkommande beslut ska ändring först ske av den uppgift beslutet avser i bild 1 – 3.
Efter att uppgiften ändrats i EKO görs en notering av det tillkommande beslutet under rubriken Ankomst i bilden för händelser. Beslutsdatum anges och ev händelsetyp för tillkommande beslut (t ex ändrad dispositionstid) anges i fältet för Beskrivning. Tillkommande beslut bör även scannas in till EKO. Handlingarna arkiveras under ursprungligt diarienummer. När en händelse inträffat/åtgärdats rapporteras det i kolumnen ”Avrapp” (avrapporteras). I och med att händelsen avrapporterats så försvinner den från Att göra rapporten.
Händelse Välj från lista Ankomst (av tillkommande beslut), Lägesrapport, Slutredovisning eller Vetenskaplig redovisning.
Datum Skriv in datum för ankomst av tillkommande beslut eller aktuellt händelsedatum ( t ex datum för slutredovisning)
Beskrivning Skriv in eventuell ytterligare beskrivning av händelsen. För händelse Ankomst ska beskrivning alltid fyllas i över vad beslutet avser samt/eller vilken ändring som gjorts i EKO.
Knapparna i bilden fungerar enligt följande:
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden ”Visa Kontraktsinformation”.
Validering av fälten på bilden görs och informationen sparas.
Föregående bild i flödet visas.
Avbryter registreringen utan att spara(denna bild) och bilden
”Visa Kontraktsinformation” visas.
Tar bort förkryssade händelser.
Validering av fälten på bilden görs, informationen sparas och samtliga händelser läggs ut på nytt med uppdaterad information synlig. Dessutom skapas alltid en ny tom rad längst ner för eventuellt fler händelser.
Tryck Spara och registrera ny händelse eller tryck Nästa för att gå vidare i registreringen.
3.3.5 Scanning – bild 5
När du kommer till denna funktion i EKO ska du först ha registrerat kontraktet och antecknat diarienummer, ansvarsställe och verksamhetsnummer på det kontrakt du ska läsa in. Enbart Pdf-filer kan läsas in i EKO.
Om du har en enklare flatbäddscanner direkt ansluten till sin PC tjänar du på att göra inläsningen löpande. Det är en fördel om du vid inscanningen kan mata scannern så att den skapar en Pdf-fil per kontrakt, oberoende av om det är en eller flera sidor. Filerna brukar få standardfilnamn med hjälp av någon sekvensnumrering. Behåll sorteringsordningen på kontrakten så behöver du inte öppna alla filer först för att se vilket kontrakt de innehåller när du ska koppla samman filen med rätt kontrakt. Det bästa är om scannern kan lägga filerna i ditt eget bibliotek på din filserver men de kan även läggas direkt på din egen PC.
När knappen Lägg till trycks visas bilden nedan:
I fältet Beskrivning står inget som förvald text, fyller du inte i någon text så kommer ”Dokument 1”
upp som beskrivningstext på bifogat kontrakt. Ange gärna i fältet för Beskrivning vad det är för dokument (kontrakt, tilläggskontrakt, internt beslut, etc.) som bifogas eftersom det är den text du kommer att se i bild – 6 Visa Kontraktsinformation. Det effektiviserar informationssökningen avsevärt om det är tydligt vilket dokument som ligger under vilken länk, se exempel nedan.
Bläddra… används för att hitta det inscannade dokumentet. Du får då upp ett sökfönster där du väljer det bibliotek i vilken filerna lagts och väljer den pdf-fil som innehåller det dokument som ska kopplas till aktuellt kontrakt. Klicka på Öppna och sökfönstret stängs.
Klicka på Lägg till och filen läses in och lagras på diarienumret/kontraktet i databasen. Därefter får du en bekräftelse på att dokumentet är inlagt i systemet och en Tillbaka knapp blir synlig. Tryck på knappen Tillbaka, så återkommer du till första scanningsbilden med det nyss tillagda dokumentets namn upplagt, se exempel nedan där två kontrakt scannats in.
De dokument som redan är kopplade till kontraktet visas på bilden. En rad per dokument skapas.
Genom att klicka på länken till respektive dokument, öppnas dokumentet upp i Acrobat Reader.
När kopplingen är klar, ta för vana att klicka på länken och kontrollera att dokumentet är det rätta och är läsbart. Kontraktet är nu lagrat i EKOs egna databas och det inscannade dokumentet kan med fördel tas bort från din hemkatalog på servern eller hårddisk för att undvika dubbellagring.
Knapparna i bilden fungerar enligt följande:
Nästa bild i flödet visas. Om det inte finns någon mer bild registrerad i flödet, visas bilden Visa Kontraktsinformation.
Föregående bild i flödet visas.
Avbryter registreringen och bilden Visa Kontraktsinformation
visas.
Tar bort förkryssade dokument. Enbart kopplingen till kontraktet
plockas bort i ett första skede. Det inscannade dokumentet ligger fortfarande kvar i databasen men länken till dokumentet avaktiveras i EKO.
Obs! Avaktiveringen kan ta ett par minuter så kontrollera att länken pekar på rätt dokument vid nyuppläggning av scannat dokument på samma kontrakt.
Dialogen för att koppla ett inscannat dokument dyker upp.
Efter att dialogen slutförts uppdateras bilden ovan med eventuell ny information.
Tryck Nästa för att komma till bild 6 – Visa Kontraktsinformation och godkänna registreringen.
3.3.6 Visa kontraktsinformation - bild 6
Denna bild är den centrala i kontraktsregistreringen och ger en översikt av vad som hänt i
registreringsfunktionen. Visa Kontraktsinformation är främst en informationsbild och enbart de som har rättighet att registrera och uppdatera delar av kontrakt kan se Ändra knapparna i bilden.
När registreringen är klar kontrolleras all information via denna bild och godkänns via knappen OK längst ner i bilden. Detta innebär att status ändras från Preliminär till Normal. Innan kontraktet sätts till Normal kontrolleras informationen av systemet och om allt är okej kommer du tillbaka till bilden Visa Kontraktsinformation. Om uppgifter saknas genererar systemet ett felmeddelande som beskriver vad som behöver kompletteras. Denna funktion gör att informationen som lagras kring kontrakten granskas och säkerställs innan utdata tas ut. OK knappen syns enbart när kontraktet har status Preliminär. Förändring av status görs vid behov genom att trycka på översta ”ändra knappen” i nedanstående bild. Då öppnas bild 1 - Registrera kontrakt i registreringsflödet.
När kontraktet satts om till status Normal trycker du på Visa knappen för att få fram en lista på den/de rekvisitioner eller fakturor som skapats med automatik av EKO. Kontrollera att rätt antal rekvisitioner/fakturor skapats och gå vidare och godkänn dem som ska sändas iväg den närmsta månaden. Se vidare kapitlet om Rekvisitioner/Fakturor. För att se själva kontraktet trycker du på
”Dokument 1” som är en länk till det inscannade dokumentet.
Knapparna i bilden fungerar enligt följande:
Knappen är kopplad till det avsnitt i bild 6 - Visa
Kontraktsinformation som den tillhör. Om du exempelvis klickar på knappen Ändra i avsnittet för Verksamhetsfördelning kommer du direkt in i registreringsflödet på bild 2 – Verksamhetsfördelning.
Knappen är synlig när status är Preliminär. Klickar du på OK knappen initieras en statusförändring från Preliminär till Normal. Innan statusförändringen genomförs sker en validering enligt givna regler som t.ex. att hela kontraktsbeloppet ska vara
verksamhetsfördelat och periodfördelat.
Om du klickar på knappen Visa så presenteras en lista av alla skapade rekvisitioner eller fakturor för aktuellt kontrakt. Finns det inga rekvisitioner/fakturor så kommer ett felmeddelande upp som säger
”Sökningen gav inga träffar”.
Tillbaka knapp som är synlig när du sökt fram en rapport eller en kontraktslista. Fungerar som Back knappen i webbläsare.
3.3.7 Rekvisitioner/Fakturor – bild 7 Rekvisitioner/Fakturor – bild 7
Denna bild hanterar de belopp som ska rekvireras/faktureras från finansiären. Startpunkten är när statusförändring på kontraktet sätts från Preliminär till Normal. Då skapas samtliga
rekvisitioner/fakturor som kontraktet kommer att behöva under hela projekttiden.
Denna bild hanterar de belopp som ska rekvireras/faktureras från finansiären. Startpunkten är när statusförändring på kontraktet sätts från Preliminär till Normal. Då skapas samtliga
rekvisitioner/fakturor som kontraktet kommer att behöva under hela projekttiden.
I bilden Visa kontraktsinformation finns längst ner en länk till rekvisitionerna/fakturorna:
I bilden Visa kontraktsinformation finns längst ner en länk till rekvisitionerna/fakturorna:
I EKO skapas endast underlaget för rekvisitioner/fakturor. Det är först i ekonomisystemet som de blir till rekvisitioner/fakturor.
Rekvisitionerna/Fakturorna skapas utifrån angiven verksamhetsfördelning, betalningsplan och periodfördelning med status Preliminär. För att en rekvisition/faktura ska föras till ekonomisystemet krävs det att du gör en kontroll av rekvisitionen/fakturan och ställer om statusen till Godkänd. När rekvisitionen/fakturan har fått status Godkänd inväntar den rekvisitions-/fakturadatum då den skickas över till ekonomisystemet. Rekvisitionen/fakturan får då status Överförd och ett ordernummer genereras. Ordernumret överensstämmer med rekvisitions-/fakturanumret i ekonomisystemet och är där sökbart i funktionen Kundreskontra - Fritextfakturering – Fråga/ändra order.
Underlaget i EKO genererar antingen en rekvisition eller en faktura i ekonomisystemet beroende på om den avser bidrag eller uppdrag. Baskonto och momskod styrs efter vald kontraktstyp, vilket väljs i Registrera kontrakt -bild 1. Dessutom finns det en markering på rekvisitionen om det är en ”äkta”
eller ”oäkta” rekvisition. En ”äkta” rekvisition skickas ut till finansiären från ekonomisystemet, en
”oäkta” genererar enbart en rekvisition i ekonomisystemet som bokningsunderlag för förväntad inbetalning. Alla uppdragskontrakt genererar alltid fakturor, vilka ska skickas ut till finansiären.
Vid osäkra inbetalningar avseende tidpunkt och belopp som ex EU-bidrag där ”Cost statements” ligger till grund för det specifika belopp som ska rekvireras för föregående period sätts rekvisitionens status om till Godkänd först när information fås från Kassan/fakultetskansli om att medlen inkommit.
I samband med att rekvisitions/fakturaunderlaget skickas över till ekonomisystemet genereras även en fil med konteringar. För fakturor bokförs kundfordran direkt men för rekvisitioner bokförs den först när betalningen kommer.
När rekvisitionen/fakturan är betald av finansiären skickas ett betalningskvitto från ekonomisystemet till EKO som förändrar status på rekvisition till Betald och den inbetalda summan sparas.
Om behov uppstår för att skapa fler rekvisitioner/fakturor än de som skapades initialt kan du göra detta. Enda kravet är att de måste skapas mot och från en befintlig verksamhetssfördelning. Du kan även ta bort överflödiga rekvisitioner genom att använda Ta bort knappen.
3.3.7.1 Ordernummerserier i EKO
Normalflödet innebär att när en godkänd rekvisition/faktura når sitt rekvisitions-/fakturadatum blir den överförd till ekonomisystemet. I EKO får den då status Överförd och ett ordernummer.
Ordernumret återfinns även i ekonomisystemet. Det finns olika ordernummerserier:
Fakturor: Ordernummerserie 4*. Verifikationstyp EF i ekonomisystemet.
Kassan matchar med fakturanummer.
Äkta rekvisitioner: Ordernummerserie 5*. Verifikationstyp AR i ekonomisystemet.
Kund anger ordernummer vid betalning. Kassan söker på ordernummer, fakturerar rekvisitionen och matchar mot inbetalningen. Intäkt bokas på verksamheten.
Oäkta rekvisitioner: Ordernummerserie 6*. Verifikationstyp OR i ekonomisystemet.
Läggs till kansliernas utredningskonto. Kanslierna söker i EKO efter kontrakt, se till att order blir godkänd och överförd från EKO, fakturerad och kvitterad mot posten på utredningskontot.
Det finns även ytterligare två ordernummerserier i EKO:
12-delar, oäkta rekvisitioner Ordernummerserie 1*. När motpart är ”12-delsmarkerad”
överförs inte äkta rekvisitioner till ekonomisystemet. När den godkända rekvisitionen når sitt rekvisitionsdatum får den direkt status betald. För mer information, se avsnitt 3.3.7.4.
Automatbetalda vid driftstart Ordernummer 9999999999. När rekvisitions- och fakturahanteringen togs i bruk skapades rekvisitioner och fakturor på alla kontrakt i EKO. Alla rekvisitioner och fakturor med datum 2008-10-01 eller tidigare klumpades ihop till en rekvisition/faktura per verksamhetsfördelning på varje kontrakt.
De rekvisitionerna/fakturorna fick sedan status betald och ordernummer 9999999999. Dessa inbetalningar är fiktiva och jämförelse bör alltid ske med Agresso för avstämning av inbetalda belopp i EKO tidigare än 2008-10-01.
3.3.7.2 Sök rekvisitions-/fakturaunderlag
För att söka fram ett rekvisitions- eller faktura underlag väljer du funktion Sök rekvisition i höger meny. Du kan kombinera olika sök kriterier för att begränsa urvalet, exempelvis ange projektnummer och ansvar för att söka fram alla rekvisitioner/fakturor för ett specifikt projekt som enbart är fördelat på ett ansvar. Har du flera verksamhetsfördelningar över flera ansvar/projektnummer är det bättre att söka via Sök kontrakt, antingen på projektnummer eller diarienummer för specifikt kontrakt (Se punkt 3.4). Samtliga fält är EKO-specifik information förutom Ordernummer som är det fakturanummer/rekvisitionsnummer som förutom i EKO även återfinns i ekonomisystemet och som förs tillbaka till EKO när en rekvisition/faktura har fått status Överförd eller Betald.
När sök kriterier är ifyllda, tryck på knappen Skapa längst ner i bilden och en resultatlista enligt nedan presenteras:
Datumet och tidpunkten högst upp på rekvisitionslistan visar när utsökningen gjordes.
Rekvisitionslistan ligger kvar ända tills samma användare gör en ny utsökning.
Kolumnen Belopp visar rekvirerat belopp om status är Preliminär, Godkänd, Överförd eller Makulerad, om status däremot är Betald visar kolumnen Belopp det belopp som är inbetalt av finansiären.
Som synes i bilden kan en rekvisition/faktura ha olika status. De förklaras mer ingående i nästa avsnitt under punkten ”Uppdatera rekvisitions-/fakturaunderlag”.
3.3.7.3 Uppdatera rekvisitions-/fakturaunderlag
När du klickar på länken i listan (Rekv/Fakt Id) ovan öppnas bilden Rekvisitions-/Fakturaunderlag för uppdatering. I denna bild uppdateras rekvisitions-/fakturaunderlaget för att skickas vidare till
ekonomisystemet. (Eventuella förändringar av låsta fält görs via bilderna Registrera kontrakt, Verksamhetsfördelning samt Periodfördelning.)
Status Preliminär – ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions- /fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum.
Godkänd – rekvisitionsunderlaget avvaktar rekvisitions-
/fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras.
Överförd – rekvisitionsunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande
verifikationsnummer.
Betald – Rekvisitionen/Fakturan har betalats av finansiären och bokförts i ekonomisystemet. Inbetalt belopp visas.
Makulerat – Rekvisitionen/fakturan är makulerad och sänds ej till ekonomisystemet.
När status är Överförd, Betald eller Makulerad är
rekvisitionerna/fakturorna låsta. Statusändring kan då endast applikationsansvarig göra.
Vår referens Information hämtas från Registrera kontrakt, bild 1. Fältet är ändringsbart. Informationen överförs till Rekvisitionen/Fakturan som skickas till finansiären. Undvik tecken såsom accent, tyskt u.
Er referens Information hämtas från Registrera kontrakt, bild 1. Fältet är ändringsbart.
Informationen överförs till Rekvisitionen/Fakturan som skickas till finansiären. Undvik tecken såsom accent, tyskt u och citationstecken.
Motpart Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Motpart är den finansiär som Rekvisitionen/Fakturan skickas till.
Finansiärskod Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs.
Verksamhetsnummer Information hämtas från Verksamhetsfördelning - bild 2 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs.
Kostnadsställe Information hämtas från Verksamhetsfördelning - bild 2 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs.
Kontraktstyp Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs.
Ändamål Information hämtas från Verksamhetsfördelning - bild 2 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs.
Datum Genereras utifrån vald Betalningsplan i Registrera kontrakt - bild 1, fältet är ändringsbart. Rekvisitions-/Fakturaunderlaget överförs till ekonomisystemet då Rekvisitions-/faktura datum infaller, förutsatt att status är Godkänd.
Avser år Avser det år rekvisitionen ska hänföras till, ändringsbart vid årsbokslut.
Finansiärens
beteckning Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Informationen visas högst upp i Rekvisitions-/Fakturaspecifikationen som skickas till finansiären.
Fritext (max 1000
tecken) Skriv in den text som ska stå på rekvisitionen/fakturan som skickas till mottagaren. Texten kommer att visas i rekvisitionens/fakturans specifikationsfält. Vid en (1) enter-tryckning genereras en ny rad, vid två enter-tryckningar genereras en blankrad. Undvik tecken såsom accent, tyskt u och citationstecken.
Äkta rekvisition Bocka i rutan om finansiären ska erhålla rekvisitionen via post att betala mot. Lämnas rutan tom överförs den bara till ekonomisystemet för att senare matchas mot finansiärens automatiska inbetalning, t ex EU.
Obs! Fakturor ska alltid skickas till finansiären.
Belopp, SEK Information hämtas från Periodfördelning- bild 3. Vid nyskapande av manuell rekvisition är fältet tomt.
Varav Extern part Information hämtas från Periodfördelning- bild 3. Avser medel som ska vidare till part utanför GU. Vid nyskapande av manuell rekvisition är fältet tomt.
Valuta Information hämtas från Registrera kontrakt - bild 1 där även eventuella uppdateringar/ändringar görs. Alltid i SEK med undantag för de rekvisitioner/fakturor som ska skickas iväg till finansiären i annan valuta.
Utländskt belopp Information hämtas från Registrera kontrakt – bild 1 och Periodfördelning – bild 3.
Observera att SEK-beloppet alltid måste kontrolleras så att det överensstämmer med utländskt belopp och valutakurs, t ex om det i fältet Utländskt belopp står 10 000 och i fältet Valuta EUR 9,2715 så ska det stå 92 715 i fältet Belopp, SEK.
De eventuella uppdateringar/ändringar som görs i bilderna Registrera kontrakt,
Verksamhetsfördelning och Periodfördelning uppdateras enbart på preliminära och godkända rekvisitioner.
Knapparna fungerar enligt följande:
Rekvisitionen tas bort. Om den redan är överförd till ekonomisystemet plockas inte rekvisitionen bort utan den ändrar enbart status till Makulerat.
Validering av uppgifterna på bilden sker och information sparas.
Sparad information läggs ut på skärmen som bekräftelse.
Förändrad information sparas om status är godkänd eller preliminär.
Föregående rekvisition från utsökt träfflista visas.
Förändrad information sparas om status är godkänd eller preliminär. Nästa rekvisition från utsökt träfflista visas.
3.3.7.4 Utskrift av rekvisition/faktura i ekonomisystemet
När en godkänd rekvisition/faktura uppnått rekvisitions-/fakturadatum sänds den över till
ekonomisystemet och får därmed status Överförd i EKO. Dagen efter finns den att hämta upp i Agresso under Egen meny – EKO – Utskrifter.
En frågemall har skapats där man kan söka ut sina rekvisitioner och fakturor per ansvar.
• Fyll i ansvar, tabba ur och tryck på Sök (kikaren).
• Dubbelklicka på raden och få upp en fil med alla fakturor och äkta rekvisitioner på valt ansvar.
• Ta kopia på rekvisition/faktura för att sätta in i pärm i verifikationsnummerordning.
Skicka original till kund.
• Kundens inbetalning matchas sedan mot faktura/rekvisition av Kassan/kansli.
3.3.7.5 Skapa manuellt rekvisitions-/fakturaunderlag
Om något ändrats eller blivit fel under kontraktstidens gång så kan det uppstå behov av att skapa manuella rekvistioner/fakturor. Manuella rekvisitioner skapas utifrån Verksamhetssfördelning – bild 2.
Tryck på knappen Skapa Rekv/Fakt.
Följande bild visas:
Till skillnad från automatgenererade rekvisitioner saknas värden i fälten Datum, Avser år samt beloppsvärden. Dessa måste fyllas i manuellt.
När ett kontrakt har fått status Normal skapas automatiskt rekvisitioner / fakturor på det kontraktet.
Om det rör sig om bidrag skapas rekvisitioner och är det fråga om uppdrag skapas istället fakturor.
3.3.7.6 Matchning av inbetalning av oäkta rekvisitioner
När inbetalning kommer på oäkta rekvisitioner matchas detta manuellt via följande rutin av
kansli/motsvarande. Om belopp inkommit på utredningskontot 25995 kan detta sökas fram i Agresso via menyval Huvudbok – Avstämning av interimskonton – välj konto 25995.
Kontrollera först om kontraktet finns i EKO och om rekvisitionen i så fall är överförd? Om nej kontakta administratör på ansvarig institution/motsvarande för komplettering av underlag och/eller godkännande av oäkta rekvisition.
Om rekvisitionen är överförd kontrollera vilket ordernummer som angivits i EKO och gå in i Agresso Kundreskontra – Fritextfakturering – fråga/ändra order. Sök på det ordernummer som du fann i EKO och välj Utökad, fyll i följande uppgifter:
VT: OR Status: N
Välj att se Text på kundnummer och sortera urvalet på Belopp.
Har ordernumret status N = ej fakturerad, behöver du göra en fakturering. Om ordernumret har status T = fakturerad, kontakta Kassan för hjälp med eventuell korrigering.
En order måste faktureras för att bokning i huvudboken ska ske. Gå in via Egen meny - EKO - Fakturering oäkta rekv. Fyll i ordernummer och ansvar. Tabba ur och Spara. Välj sedan Underhåll beställda rapporter, ta fram pdf-filen och skriv upp fakturanumret. Intäkten bokas nu in på rätt verksamhet och rekvisitionen har fått ett fakturanummer.
Nästa steg är att kvittera fakturan mot den ursprungliga posten på utredningskonto. Se Agresso
”Lathund kvittning av krediterade kundfakturor” för rätt tillvägagångssätt.
Obs! Motpart ska vara samma som på fakturan. Slutligen går du åter in via Huvudbok -
Avstämning av interimskonton, välj 25995. Kryssa i debet- och kredittransaktionen och tryck Spara.
3.3.7.7 12-dels inbetalningar
En del bidrag som universitetet erhåller hanteras på ett annat sätt än övriga. Det rör sig om finansiärer som ger stora bidrag till en mängd olika projekt och som inbetalas månadsvis av finansiären. Det är inte praktiskt och effektivt att godkänna varje rekvisition för sig. För att underlätta administrationen av de här bidragen har det istället skapats något som kallas 12-delsrutin. Det innebär att de här finansiärerna betalar in bidragen i klumpsumma till universitetet varje månad (12-delar). Klumpsumman fördelas sedan vidare till berörd fakultets utredningskonto för att matchas med en konteringsmall.
Konteringsmallen läggs upp årsvis av kansliet efter inkomna beslut från dessa finansiärer.
I praktiken innebär det att någon direkt matchning mellan rekvisition och inbetalning inte sker mellan EKO och ekonomisystemet. Kontrollen sker istället i samband med att inbetalda medel fördelas ut med hjälp av mallen. För att kunna fortsätta med den här rutinen har det i EKO skapats en möjlighet för applikationsansvarig att markera de finansiärer vars bidrag behandlas på det här sättet:
Oäkta rekvisitioner som skapas för motpart som är ”12-delsmarkerade” kommer inte att överföras till Agresso. Vid rekvisitionsdatum kommer de att automatiskt få status Betald i EKO. Obs! Funktionen slår bara igenom på oäkta rekvisitioner. Äkta rekvisitioner till ”12-delsmarkerade” motparter kommer att överföras till ekonomisystemet. Anledningen är att det kan förekomma andra typer av bidrag från de här finansiärerna som ska behandlas och matchas på vanligt sätt. Obs! Funktionen gäller motpart. En oäkta rekvisition till ”12-delsmarkerad” finansiär kommer att överföras till Agresso som alla andra ifall bidraget kommer via motpart som inte är ”12-delsmarkerad”.
När dessa oäkta rekvisitionerna sätts till status Godkänd får de automatiskt status Betald.
Det syns inte på finansiären i kontraktsregisteringen att den är ”12-delsmarkerad”. Det är därför viktigt att den som registrerar har aktuell information om vilka finansiärer det gäller. Vid uppdateringen av denna manual är följande finansiärer ”12-delsmarkerade”:
• Vetenskapsrådet
• Cancerfonden
• Formas
• FAS
• Jubileumsfonden vid GU
För fullständig information om vilka finansiärer som framöver är ”12-delsmarkerade” se hemsidan för EKO alternativt kontakta ert fakultetskansli.
3.3.7.8 Bokslutsrutiner för rekvisitioner/fakturor
Vid bokslut finns en möjlighet att bakåtdatera rekvisitions-/fakturadatum enligt tidplanen, dvs. om december månads reskontra stänger 10 januari nästkommande år är det möjligt att sätta
rekvisitionsdatum åååå-12-31 på rekvisitionen/fakturan trots att datumet är passerat under en begränsad period.
Kontrollera alltid att preliminära rekvisitioner/fakturor godkänns i god tid inför brytdatum i Agresso för innevarande period vid varje bokslut och speciellt vid årsbokslutet.
3.4 Sök kontrakt
Menyvalet används för att söka fram befintliga kontrakt. Valfritt antal sökkriterier kan anges.
De fält som har en asterisk(*) i ledtexten kan användas för att ange wildcard-sökningar. Det vill säga om du söker efter ett kontrakt med en projekttitel som innehåller ordet fältstudie skriver du *fältstudie*
i fältet. Om du inte skriver någon asterix efter sökordet exempelvis” Karl ” så lägger systemet automatiskt till en asterix efteråt ” Karl* ” och söker då fram allt som börjar med Karl.
För de fält som har en T.o.m. ruta kan du ange ett intervall. Om du ej använder T.o.m. fältet utan enbart första rutan så görs det en distinkt (=) jämförelse. Om båda fälten används så är det jämförelsen
>= resp. <= som används. Undantag från denna regel är Kontraktsbelopp och Transfereringsbelopp där du har möjlighet att ange om jämförelse ska vara = eller >= om inget intervall fyllts i.
Om ett kontrakt har flera verksamhetsfördelningar så presenteras enbart den verksamhetsfördelning som innehåller ”ansvarigt projekt” i Kontraktslistan. Vill du få fram alla verksamhetsfördelningar till ett kontrakt behöver du söka på ett verksamhetsintervall som innehåller alla de verksamheter som kontraktet är fördelat på.
Status Preliminär och Normal ligger förvalt. Om du vill se samtliga kontrakt i EKO måste även statusval Historia och Makulerat markeras.
För att söka fram alla registrerade kontrakt på en viss fakultet kan du använda dig av
bokstavsbeteckningen i diarienumret för aktuell fakultet enligt nedanstående lista, exempelvis B41-c*
för att söka fram alla kontrakt för Handelshögskolan.
Knapparna i sökbilden fungerar enligt följande:
Tömmer sidan på ifyllda sökkriterier
alt ENTER Används när sökkriterierna är ifyllda och rapport ska skapas.
Görs inga urval presenteras en lista på alla kontrakt för hela universitetet. Resultaten i Sök kontrakt presenteras alltid utifrån kontraktsnivån, dvs. enligt de uppgifter som registrerats i Registrera kontrakt - bild 1.
