God samlingsförvaltning
Praxis för val och användning
av samlingsförvaltningssystem
God samlingsförvaltning Praxis för val och användning av
samlingsförvaltningssystem
Riksantikvarieämbetet Box 1114
621 22 Visby Telefon 08-5191 80 00 registrator@raa.se www.raa.se
Riksantikvarieämbetet 2021
God samlingsförvaltning. Praxis för val och användning av samlingsförvaltningssystem
Foto omslag: Dator, Mydata MY-15, 1975 (Ellinor Algin); Boplatsfynd, flinta, Västergötland (Västergötlands museum);
Kvinnohuvud, Cypern (Statens museer för världskultur).
Upphovsrätt enligt Creative Commons licens CC BY där inget annat anges.
Villkor på http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.sv ISBN 978-91-7209-885-5 (PDF)
Innehåll
Samlingsförvaltningssystem – vad och varför? ...4
Vad är fördelarna med ett samlingsförvaltningssystem? ...5
Behöver museet ett samlingsförvaltningssystem? ...6
Sammanfattning: fördelar med ett samlingsförvaltningssystem ...7
Vad ingår inte i ett samlingsförvaltningssystem ...7
Bildhanteringssytem ...8
Övervägningar vid val av samlingsförvaltningssystem ...10
Vägkarta för val av samlingsförvaltningssystem ...11
Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem ...14
Datastruktur ...22
Grundläggande tekniska funktioner i samlingsförvaltningssystem ...22
Identifikation av dataposter ...23
Sökning och export för användare ...23
Sökning och export för maskiner och andra tekniska aktörer ...23
Säkerhetskopior och redundans ...24
Säkerhetsnivåer och tillgänglighet ...24
Standarder för struktur och dataelement ...25
Datastandarder ...25
Standarder för registrering ...26
Standarder för innehåll (vokabulärer) ...26
Referenser och länkar ...28
Samlingsförvaltningssystem – vad och varför?
Moderna digitala samlingsförvaltningssystem erbjuder stöd för verksamheten och bidrar till att effektivisera och standardisera arbetsprocesserna. Är det digitala systemet välskött och användbart i organisationens alla led, så är det en trygg bas för digitalisering av både samlingar och arbetssätt.
Vad är ett samlingsförvaltningssystem?
Ett tidsenligt samlingsförvaltningssystem är inte enbart en digital katalog över museets samlingar, utan erbjuder även stöd för olika samlingsförvalt- ningsprocesser. Ett välfungerande samlingsför- valtningssystem kan till exempel hjälpa museet att planera kommande utställningar, att identifiera föremål i akut behov av vård eller att säkert doku- mentera samlingarnas förvaring och förflyttning.
Samlingsdatabaser blev vanliga på museer i slutet av 1980-talet. De första databaserna var oftast en kopia av de analoga katalogkorten.
Även om registreringsprocessen i digitala sam- lingsförvaltningssystem fortfarande kan likna ana- loga katalogkort, så ligger samlingsförvaltnings- systemets största potential i att kunna standardisera och delvis automatisera arbetsprocesserna på ett museum. Med standardiserade processer menas att
Ett samlingsförvaltningssystem är ett system som hjälper en enskild samlare eller en samlande organisation att förvalta information om objekt som finns i samlingen. Även om ett samlingssystem inte behöver var digitalt avses ofta ett mjukvaruprogram. Denna information riktar sig till museer i Sverige som överväger att införskaffa ett digitalt samlingsförvaltningssystem. Foto: Tekniska museet / Okänd fotograf (PDM).
-- n
Skisser av tavlor utställda på Carl Larssons separatutställning 1906 i Konstnärshuset.
Foto: Cecilia Heisser / Nationalmuseum (PDM).
samma typ av uppgift, till exempel en tillstånds bedömning eller en förflyttning av ett föremål, all tid utförs och dokumenteras på samma sätt, uta att arbetsuppgiften blir personberoende.
Vad är fördelarna med ett samlingsförvaltningssystem?
Även om museernas förutsättningar är väldigt olika när det gäller storlek, budget och personal- styrka, så är fördelarna med att implementera ett samlingsförvaltningssystem lika för de flesta. Ett välfungerande samlingsförvaltningssystem, med omfattande information om varje samlingsobjekt, är en ovärderlig hjälp för många av museets verk- samheter, såväl utställningsplanering och låne- verksamhet, som vård och dokumentation av samlingarna.
Moderna digitala samlingsförvaltningssystem erbjuder mycket stöd för verksamheten och bidrar till att effektivisera och standardisera arbetsproces- serna. Är det digitala systemet välskött och använd- bart i organisationens alla led, så är det en trygg bas för digitalisering av både samlingar och arbetssätt.
Med digitalisering av arbetssätt menas att ruti- ner fastställs med hjälp av organisationens digi-
tala system. Det innebär att dokumentation som tidigare skett på ett analogt sätt, upprättas och sparas digitalt. Att byta till en digital rutin leder oftast till att informationen lättare blir tillgäng- lig för fler. För en stor organisation har digitalise- ring av arbetssätt potential att stödja avdelnings- och enhetsövergripande kommunikation och ett öppnare samarbete mellan organisationens olika medarbetare. För mindre verksamheter kan digi- talisering av arbetssätt förenkla överblicken för den person som utför många olika typer av arbets- uppgifter.
En standardisering och digitalisering av arbets- sätt innebär att arbetsuppgifterna blir mindre personberoende och att det är lättare att hitta och återanvända dokumentation och information om samlingarna. Detta underlättar särskilt för orga- nisationer som är beroende av ideella krafter.
När stora delar av samlingarnas information har dokumenterats i samlingsförvaltningssyste- met på ett standardiserat sätt, kan den sökas fram efter olika parametrar samt exporteras och åter- användas till flera olika ändamål, till exempel till lånebrev, utställningsetiketter eller för digitala presentationer. Dessutom kan moderna samlings-
Kartotek till Carl R. A. G:son Fleetwoods familjearkiv. Foto: Sörmlands museum (CC BY-SA).
förvaltningssystem fylla verksamhetens behov av rapportering och statistik, från verksamhetsrap- porter till årsredovisning.
Samlingsförvaltningssystem används även för att ge allmänheten tillgång till den digitaliserade samlingen och tillhörande information. I och med att de flesta system erbjuder olika lösningar för att publicera utvald data på webben, kan systemet förbättra digital tillgång till data. Systemet bör kunna exportera data i standardiserade format, för att underlätta samarbeten med aggregatorer och datautbyte med andra aktörer. En aggregator är en tjänst som samlar data från olika institutio- ner och visar dom i ett gemensamt webbgräns- snitt, som till exempel Kringla (K-samsök) eller Europeana.
Behöver museet ett
samlingsförvaltningssystem?
Det korta svaret är ja. Varje museum som ansva- rar för en samling måste ha ett system för att dokumentera och förvalta den. Ett samlingsför- valtningssystem hjälper museet att dokumentera samlingar på ett professionellt och standardiserat sätt. I en ideal situation vet all personal på museet
hur och var information ska dokumenteras, till exempel hur och var bilder av föremål ska sparas, hur och var funktionsbeskrivningar till tekniska föremål och verktyg i samlingar ska skrivas och sparas samt hur och var tillståndsbedömningar ska dokumenteras.
Som resultat blir samlingsförvaltningssystemet en källa eller åtminstone en startpunkt för perso- nal att hitta svar på frågor om samlingarna. Att ha information om samlingarna samlad och tillgäng- lig för alla i verksamheten minskar risken att vik- tig kunskap om samlingarna (till exempel funk- tions- eller användningsbeskrivningar) går förlorad om personal eller volontärer slutar. En standardi- serad samlingsförvaltning och dokumentation i ett standardiserat samlingsförvaltningssystem skapar bättre förutsättningar för museets säkerhetsarbete och minskar risken för skada, stöld eller förstörelse.
Det betyder inte nödvändigtvis att varje museum måste införskaffa ett heltäckande digi- talt samlingsförvaltningssystem, men ett sam- manhängande digitalt system kan förenkla muse- ets processer och informationsflöden. Om budget och/eller personella resurser för att införskaffa och underhålla ett heltäckande, digitalt samlingsför-
serat och kontinuerligt sätt.
valtningssystem saknas, kan organisationen skapa ett eget samlingsförvaltningssystem med Excel- listor och nedskrivna rutiner. Ett sådant system börjar oftast med ett centralt dokument som listar museets viktigaste rutiner.
Alla samlingsförvaltningssystem kräver att museet lägger tid på att definiera sina rutiner och att listor och dokument anpassas, så att all perso- nal kan använda dem som tänkt. Utan ett heltäck- ande, digitalt system krävs det mer definitions- arbete från museets sida.
Om inget sammanhängande digitalt samlings- förvaltningssystem finns i bruk krävs ett mer manuellt arbete för att tillhandahålla viktig information om samlingarna på ett c entraliserat och standardiserat sätt. Det är också svårare att samla information till olika projekt, som till exempel utställningar, att veta hur pålitlig infor- mationen är och att säkerställa att informationen kan återfinnas och återanvändas i framtiden. De flesta kommersiella samlingsförvaltningssystem erbjuder lösningar för att publicera data om sam- lingarna publikt på webben. Med ett eget sam- lingsförvaltningssystem kan det bli svårare att dela med sig information om samlingarna till en intresserad allmänhet, i och med att man behöver hitta alternativa vägar att publicera data.
Att börja dokumentera samlingarna i en Excel- lista kan dock vara en bra början för att skapa en överblick över samlingarna. Listan kan ofta bli en bra grund för att gå över till ett digitalt samlings- förvaltningssystem senare. För att det ska vara möjligt att återanvända dokumentationen och för att säkerställa att man inte glömmer viktiga aspek- ter i dokumentation av samlingarna är det avgö- rande att följa dokumentationsriktlinjerna som finns beskrivna i avsnittet S pectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem och att de vikti- gaste informationsenheterna för föremålens doku- mentation finns med.
En stor fördel som ett heltäckande samlings- förvaltningssystem har, jämfört med alla enklare lösningar, är att data bara behöver uppdateras på ett ställe. Om museet däremot har separata doku- ment/listor för till exempel utlån eller vårdbehov kan det lätt bli så att samma information behöver uppdateras på flera ställen. Det leder ofta till att informationen blir inaktuell i någon av listorna.
För att få bäst nytta av ett heltäckande, digi- talt samlingsförvaltningssystem är det avgörande
att systemet uppfyller personalens behov, att sys- temet implementeras korrekt och att det används av alla verksamma inom museet på ett standardi-
Sammanfattning: fördelar med ett samlingsförvaltningssystem
• Standardiserade, personoberoende dokumentationsprocesser.
• All information om samlingarna på samma ställe.
• Möjlighet att få ut listor och rapporter efter organisationens behov.
• Standardiserad data som går att exportera och återanvända.
• Säker och aktuell information om samlingarna.
Vad ingår inte i ett
samlingsförvaltningssystem
Om museet enbart vill publicera samlingarna på webben eller vill få bättre koll på en stor mängd digitala bilder, är inte ett samlingsförvaltnings- system förstahandsvalet.
Det finns en skillnad mellan digital samlings- förvaltning och digital publikation av samlings- data på webben, även om de flesta publika digi- tala presentationer av museisamlingar på webben grundar sig i data som registreras i samlingsför- valtningssystem.
Samlingsförvaltningssystemens främsta upp- gift är att stödja samlingsförvaltningsprocesserna.
De flesta system erbjuder många stödjande funk- tioner för detta ändamål. Till skillnad från verk- tygen för de interna samlingsförvaltningsproces- serna är de tillhörande publikationsmodulerna oftast inte helt anpassade till internetanvända- rens behov – de är för statiska och inte tillräckligt användarvänliga för en allmän besökare. Om en behovsanalys kommer fram till att det är främst eller endast till samlingspublicering som systemet ska införskaffas, så kan det vara värt att under- söka alternativa lösningar att publicera data utan att införskaffa ett samlingsförvaltningssystem.
För ett litet museum med begränsade resur- ser kan det vara värt att undersöka om det finns en möjlighet att publicera samlingsdata med till- hörande bilder i ett vanligt webbpubliceringssys- tem. De flesta webbpubliceringssystemen erbju- der idag bra förutsättningar att exportera ut data till användarvänliga och återanvändbara datafor-
Skärmdump från visualiseringsprototyp. Foto: Nationalmuseum (CC0).
mat som csv- eller xml-filer. För att vara säker på att dessa enkelt kan importeras i ett annat system eller användas av en aggregator eller annan tek- nisk partner som jobbar med kulturarvsdata, bör museet se till att dokumentationen följer de stan- darder som är beskrivna i avsnittet om datastan- darder. Det finns annars en risk att det kan bli svårt eller omöjligt att få ut data ur webbpubli- ceringssystemet på ett standardiserat och därmed återanvändbart sätt, om man byter detta system.
Det finns några system eller plugin till befintliga webbpubliceringssystem på marknaden som foku- serar på just publicering av samlingsdata. Dessa kan kombineras med olika samlingsförvaltnings- system, men även med en intern Excel-fil.
Även om kravspecifikationstabellen från CHIN – the Canadian Heritage Information Network (se information i litteratur- och länklistan) listar krav på webbpublicering av data, fokuserar den inte på funktionaliteten att publicera samlingsdata med hjälp av samlingsförvaltningssystem. Här är det viktigt att vara medveten om att systemens publi- kationsmoduler är färdiga lösningar som oftast inte går att vidareutveckla eller anpassa för speci- fika målgruppers behov. Å andra sidan är en fär- dig lösning med vissa sökfunktioner kanske till- räckligt för museets behov. Museet bör definiera vad som ska åstadkommas med ett publikt gräns- snitt av samlingsdata och därefter fundera på om
det uppnås bäst med en färdig tilläggsmodul till samlingsförvaltningssystemet eller med en egen publikationslösning. Det är viktigt att tänka på att webbanvändare inte nödvändigtvis hittar till museets samlingar bara för att de finns publice- rade på museets hemsida. Istället för att investera tid och pengar i egen infrastruktur för att publi- cera samlingarna på hemsidan kan ett alterna- tiv vara att använda befintliga plattformar som Wikidata/Wikimedia.
Bildhanteringssytem
Ett samlingsförvaltningssystem är inte heller för- sta valet om huvudsyftet är att få bättre kontroll över stora mängder digitala bilder som museet förvaltar. Alla moderna samlingsförvaltningssys- tem bör ha möjlighet att länka bilder eller annan digital dokumentation till olika dataposter, men fokus hos samlingsförvaltningssystemen ligger alltid på att stödja dokumentation och förvalt- ning av fysiska samlingar. Om museet framför allt vill organisera stora mängder digitalt bild- material utan att se över, standardisera och digi- talisera samlingsförvaltningsrutinerna för den fysiska samlingen, kan det vara ett bättre alterna- tiv att titta på bildhanteringssystem.
Många samlingsförvaltningssystem har i dags- läget bildhanteringsmoduler, men de är oftast inte lika användarvänliga som renodlade bildhante-
ringssystem. Renodlade bildhanteringssystem är erbjuder kraftfulla mekanismer för att uppdatera inte avsedda för hantering av fysiska föremål och flera dataposter samtidigt så behöver man oftast saknar många av de funktioner som museer behö- registrera samma information flera gånger, om ver för att hantera fysiska föremål. I ett bildhante- man har flera bilder av samma föremål. Ett bild- ringssystem är det oftast komplicerat eller omöjligt hanteringssystem kan dock vara en bra lösning att komma fram till bra lösningar för att dokumen- för att både få överblick över och publicera en stor tera föremålens placering, information om utlån fotografiskt samling som har digitaliserats. En för- eller dokumentera föremålets tillstånd, funktion utsättning är då att museet har bra rutiner för att eller användningsområden. Utöver det bör man dokumentera var de fysiska originalen förvaras, till vara medveten om att bildhanteringssystem beskri- exempel i en analog förteckning eller i en Excel-fil.
ver varje bild för sig. Det innebär att även om de
m - g l
a - -. a r -t a a g r e å s -
t t a I n t d t
-- a - -t r
Övervägningar vid val av samlingsförvaltningssystem
Att välja och införa ett samlingsförvaltningssystem är en stor investering. Det finns många jämförbara system på den internationella marknaden, men relativt få finns på svenska eller erbjuder service och support på svenska.
I avsnittet Vägkarta över val av samlingsförvalt- valtningsprocesser som ska dokumenteras i sam ningssystem listas de viktigaste stegen för att lingsförvaltningssystemet direkt och vilka so komma fram till ett beslut om vilket system som kommer att definieras i ett senare skede. Exempe är rätt för just din verksamhet. på processer att börja med är Kontroll av placerin
I avsnittet Spectrumprocesserna och samlingsför- och förflyttning, Katalogisering eller Utlån.
valtningssystem listas vilka funktioner systemet I avsnittet Spectrumprocesser och samlingsförvalt bör ha för att stödja de olika processerna. Den ningssystem listas processer som i bästa fall alla sk viktigaste framgångsfaktorn är dock inte vilket skötas med hjälp av s amlingsförvaltningssystemet system museet i slutändan väljer, utan hur syste- Det finns också en översikt som mer i detalj bry met förankras i verksamheten. ter ner vilket stöd systemet bör erbjuda för de olik Det är viktigt att vara medveten om att inves- processerna. Genom att vikta dessa funktione teringen inte slutar med inköp av systemet. Sna- utifrån egna behov, kan organisationen filtrera u rare är det så att den största investeringen sker i vilka som är viktigast och formulera en kravspeci form av tid som anställda eller volontärer kom- fikation. Det är viktigt att komma ihåg att de flest mer att behöva lägga på att analysera, inventera krav går att uppfylla på många olika sätt. Därför sk och definiera de rutiner som i framtiden kom- samlingsförvaltningssystemet alltid testas i förvä mer att skötas med hjälp av samlingsförvaltnings- eller demonstreras genomgående. Om museet gå systemet, eller hur rutinerna kommer att föränd- igenom processer och behov i förväg finns en bättr ras med ett nytt system. Inget system kommer att förståelse för vilket stöd som önskas. Det blir d vara helt perfekt för museets specifika verksam- lättare att bestämma vilka funktioner som anse het, men med tydlig definierade rutiner, som i vara avgörande för verksamheten. Dessa funktio bästa fall utvecklas med hela organisationen, blir ner bör testas extra noggrant.
investeringen lyckad i vilket system som än väljs. I samband med behovsanalysen är det viktig De flesta institutioner som idag inte har ett att identifiera vilka medarbetare som kommer at samlingsförvaltningssystem på plats, har liknande jobba med systemet, i början och i framtiden.
huvudkrav. Oftast vill dom få bättre kontroll över mindre organisationer med färre än tio anställd samlingarnas fysiska förvaring, bättre möjlig- är det lämpligt att utgå från att alla kommer at heter att söka efter specifika föremål i samling- behöva jobba med systemet. Detta kan gälla äve arna och bättre möjligheter att visa och använda för större museer. Systemets användarvänlig he samlingarnas information digitalt, på webben. bör därför testas och utvärderas noggrant, me För andra organisationer kan det handla om att flera olika användare eller användargrupper.
dokumentera samlingarna på ett mer systematiskt I mindre organisationer, som kanske är bero sätt, för att säkra kunskapen för framtiden. ende av ideella krafter för registrerings- och kata Eftersom olika institutioner befinner sig i olika logiseringsarbete, kan det vara viktigare att sys skeenden i samlingsförvaltningsprocessen, har temet är lätt att hantera än att det stödjer all olika förutsättningar gällande digitala resurser samlingsförvaltningsprocesser. I större organisa och kanske olika äldre system som behöver mig- tioner, med fler specialister, kan det vara värt at reras, är det avgörande att genomföra en behovs- prioritera ner användarvänligheten till fördel fö analys innan samlingsförvaltningssystem väljs. större funktionalitet.
Behovsanalysen bör identifiera vilka samlingsför-
formulera egna.
Samlingsförvaltningssystemens främsta uppgift
Vägkarta för val av samlingsförvaltningssystem
För att kunna välja rätt samlingsförvaltningssystem bör museet ta hänsyn till en del frågor gällande behov, bemanning och budget. Framförallt är det viktigt att lägga tillräckligt med tid på förberedelsen och titta på olika system även innan en formell upphandling startas.
1. Prata med kollegor
Hör av dig till andra museer som använder ett sam- lingsförvaltningssystem. Be att få ta del av deras er- farenheter, särskilt om:
a) hur de upplevde införandet av samlings- förvaltningssystemet,
b) hur samlingsförvaltningssystemet förändrade rutinerna i museet,
c) hur de upplever användarvänligheten av systemet, vad de saknar och vad de skulle vilja förändra.
Att prata med kollegor är viktigt för att komma fram till rätt system. Det är också värdefullt när systemet ska tas i bruk och när det väl är i bruk.
Det är bra att kunna fråga kollegor som sitter med
samma problem och likadana frågor som en själv.
Be även om att få ta del av nedskrivna lathundar och rutiner, de kommer att vara till stöd när ni ska
2. Är det ett samlingsförvaltningssystem vi behöver eller är det något annat?
är att stödja samlingsförvaltningsprocesserna.
Läs igenom avsnittet Vad ingår inte i ett samlings- förvaltningssystem om ni är osäkra på om det är ett samlingsförvaltningssystem ni behöver. Om en behovsanalys kommer fram till att det är främst, eller bara, till samlingspublicering som systemet ska användas, så kan det vara värt att undersöka
Arbete pågår i utefter bangården i Eslöv. Foto: Okänt fotograf / Järnvägsmuseet (PDM).
alternativa lösningar att publicera data, utan att införskaffa ett samlingsförvaltningssystem.
Om museet framför allt vill organisera stora mängder digitalt bildmaterial, utan att se över, stan- dardisera och digitalisera samlingsförvaltningsruti- nerna för den fysiska samlingen, kan det vara ett bättre alternativ att titta på bildhanteringssystem.
3. Vad ska vi ha
samlingsförvaltningssystemet till?
Definiera noggrant vilket syfte ni vill uppnå med samlingsförvaltningssystemet:
a) just nu, b) i framtiden.
Titta på processerna som listas i samlingsför- valtningsstandarden Spectrum och välj max tre stycken som ni fokuserar på i början. Samlings- förvaltningsprocesserna och hur de kan stöd- jas av ett samlingsförvaltningssystem listas även i avsnittet Spectrumprocesserna och samlingsförvalt-
4. Vem kommer att använda samlingsförvaltningssystemet?
Lista alla roller som kommer att använda sam- lingsförvaltningssystemet:
a) just nu, b) i framtiden.
Tänk på att det inte bara är personer som registre- rar data som är användare, utan även kollegor som behöver vidareanvända den registrerade informa- tionen i sin verksamhet, till exempel konservato- rer, kommunikatörer, pedagoger och inte minst externa användare. Se till att alla är medvetna om att ett nytt samlingsförvaltningssystem är på väg att införskaffas och att de ges möjlighet att bidra.
5. Vilken budget har vi?
Fundera på vilken budget som finns:
a) för inköp b) för underhåll.
Det är lätt att glömma bort att det innebär en kost- nad att upprätthålla ett samlingsförvaltningssys- tem. Det finns två olika möjligheter för förvaltning:
att låta leverantören sköta driften av samlingsför- valtningssystemet eller att museet själv samt muse- ets IT-leverantör står för förvaltning och drift av
databas och tillhörande externa filer (såsom före- målsbilder etc.). Även om det kan vara dyrare att satsa på en lösning där leverantören står för driften, kan det vara ett bra alternativ för museer som sak- nar eller har begränsade IT-resurser.
De stora leverantörerna tar oftast en licensav- gift per år som täcker (eller bör täcka) uppdate- ringar och support. Tänk även på att budgetera för utbildningar, som en del av införandearbetet.
Det är viktigt att vara medveten om att ett sys- tem från en mindre leverantör som verkar pris- värd i inköp, kan bli väldigt dyrt i underhåll, om det inte finns en struktur för support och uppda- tering från leverantörens sida som museet kan få tillgång till.
Om leverantören erbjuder en version med färre funktioner kan det vara ett bra alternativ att börja med den och budgetera för en utökning i ett senare skede. Vissa system erbjuder att man kan köpa till funktioner som man inte behöver från början, till exempel utlån- eller utställningsplane- ring. Även om det kan vara frestande att ha alla funktioner med från början är det oftast ett bättre alternativ att förankra en process (till exempel katalogisering och placeringskontroll) i systemet först, innan man köper till fler funktioner.
Det kan också vara gångbart att köpa färre användarlicenser till en början, men tänk på att personer som inte får använda systemet efter en initial utbildning troligtvis kommer att behöva en ny introduktion. Om det är möjligt är det fördel- aktigt att boka in en uppföljning av utbildningen/
introduktionen efter det att systemet har varit i drift några månader.
När budgeten för drift fastställs bör man vara extra medveten om att personal/ansvariga kom- mer att behöva tid till förfogande för att analysera, inventera och definiera de rutiner som i framtiden kommer att handhas med hjälp av samlingsför- valtningssystemet, eller som kommer att föränd- ras med ett nytt system.
6. Behöver data migreras?
Flera museer har redan någon form av databas på plats. Analysera om det är värt att migrera data – ibland kan det vara enklare att börja om.
Titta gärna på Spectrums process Planering av dokumentation för att få en bild av vilken samlings- information museet redan har och kom överens om vilka områden som behöver förbättras. Ana- ningssystem.
lysera särskilt hur samlingen är dokumenterad i det gamla systemet. Är den gamla informationen systematisk? Gamla system som innehåller osys- tematiskt registrerad information är svårare att migrera framgångsrikt så att data blir användbart i det nya systemet.
Fundera på om det finns möjlighet att rensa data innan migration. Kräv gärna extra stöd från leverantören för att utvärdera om data kan ren- sas och hur det bäst kan ske. Det blir mycket lätt- are att implementera ett nytt system i verksamhe- ten om det innehåller bättre, mer pålitlig och mer sökbar data än det gamla systemet. Det kan vara en mycket värdefull insats att faktakolla så mycket som möjligt, under eller innan migration av data.
Undersök om leverantören eller en tredje part kan hjälpa till med (semi-)automatiskt rensning av data. Typiska exempel på rensning av data som har stor effekt är att korrigera stavningsvarianter på samma information, till exempel personnamn, så att det inte blir två olika namn på samma per- son, eller att se till att materialuppgifter standar- diseras (om det tidigare till exempel har används både silke och siden för att beskriva samma mate- rial). Här kan leverantören oftast hjälpa till med att korrigera stora mängder data på ett automa- tiserat sätt. Det kan även handla om att ändra i klassifikationer, ta bort data som är dubbelregist- rerad eller att flytta data till rätt fält.
Underskatta inte den positiva effekten för användaracceptansen som rensad data har.
Det betyder samtidigt att museet bör se till att det inte blir för mycket data som ska ”korrigeras senare” – det kommer aldrig att bli av. Felaktig data har en demoraliserande effekt för införandet.
7. Skriv ner rutinerna
Skriv ner hur registrering av information ska utfö- ras. Även om leverantören tillhandahåller manu- aler för hur systemet fungerar och ska a nvändas, är det avgörande för användarvänligheten och användaracceptansen att ha lathundar som tydligt beskriver hur till exempel katalogisering fungerar för en specifik samling, eller hur förflyttning registreras. Flödesscheman i samlingsförvalt- ningsstandarden Spectrum är en bra hjälp. Titta särskilt på processen Planering av dokumentation.
Ju mer ni kan jobba med kontrollerad vokabulär i början desto bättre. Med kontrollerad vokabulär menas att systemet erbjuder en förvalslista eller liknande som inte tillåter att något annat matas in i fältet. Se till att systemet tillhandahåller ifyllda urvalslistor på så många ställen som möjligt. Om ni är osäkra på om en rutin kommer att fungera med en fast förvalslista utan möjlighet till fritext, är det ett bra alternativ att ha ett obligatoriskt fält med en fast ordlista, som kan kombineras med ett kommentarsfält.
Spectrumprocesserna och samlingsförvaltningssystem
De viktigaste processerna som kan stödjas av Ett bra grundläggande krav vid upphandling samlingsförvaltningssystemet är de som beskrivs eller inköp av samlingsförvaltningssystem är att i samlingsförvaltningsstandarden Spectrum. kräva att systemet följer och stödjer Spectrum- Många institutioner har redan rutiner för hur standarden. Brittiska Collections Trust, som lig- processerna ska utföras och dokumenteras. Dessa ger bakom Spectrum-standarden, har listat vilka kan vara anpassade till Spectrum eller inte. Det system som stödjer Spectrum. Dessa system får kan också vara enstaka personer inom en institu- därmed kalla sig för ”Spectrum compliant”. Ett tion som traditionellt har varit ansvariga för vissa förslag inför val av system är att läsa Spectrum arbetsuppgifter, utan att det finns nedskrivna och välja maximalt tre processer som ska beskri- instruktioner för denna rutin. Vid införandet eller vas och sedan skötas med hjälp av samlingsför- byte av ett samlingsförvaltningssystem bör extra valtningssystemet. Kraven som institutionen lis- uppmärksamhet läggas på att standardisera ruti- tar för dessa processer bör viktas tyngre vid valet nerna och dokumentationen så att processerna av samlingsförvaltningssystem än de övriga blir oberoende av enskilda personer. funktionerna. Titta gärna på hur arbetet med Dagens samlingsförvaltningssystem har utvecklats till verktyg som både stödjer samarbete mellan organisationens olika funktioner och som hjälper till att definiera och standardisera rutiner och arbetsflöden inom institutionernas verksamheter, i synnerhet inom samlings- förvaltning. I och med att systemet samlar en stor mängd specialkunskap på samma ställe ligger samlingsförvaltningssystemens största nytta i att alla anställda vid institutionen kan ta del av den registrerade informationen och använda den på olika sätt i sina olika verksamheter.
Hemdator Sinclair ZX Spect um. Foto: Tekniska museet.
Spectrumstandarden beskrivs på Riksantikvarie- ämbetets webbsida. Det kan vara lättare att defi- niera hur samlingsförvaltningssystemet ska stödja processen om man först kartlägger hur processen sköts idag, och hur den bör skötas enligt Spec- trumstandarden.
Spectrum innehåller väl beprövade råd för de arbetsuppgifter som de flesta museer utför när de förvaltar sina samlingar. Dessa arbetsuppgifter kallas i Spectrum för processer och är 21 stycken till antalet. Det finns nio så kallade primära processer:
• Inkommande objekt
• Förvärv och accession
• Kontroll av placering och förflyttning
• Beståndsinventering
• Katalogisering
• Utlämning av objekt
• Inlån
• Utlån
• Planering av dokumentation
Av dessa är det bara Planering av dokumenta- tion som inte har en direkt representation i sam- lingsförvaltningssystemet. Det beror på att pla- neringen av dokumentationen inte görs i själva samlingsförvaltningssystemet. Trots det är just planering av dokumentation en särskilt viktigt process för införandet och underhåll av samlings- förvaltningssystem. En detaljerad planering och nedskriven plan för vad som ska dokumenteras om samlingarna, samt hur och var det ska doku- menteras, säkerställer att informationen i sam- lingsförvaltningssystemet blir användbar och vär- defull även i framtiden.
Titta gärna på processen Planering av dokumen- tation innan val och införande av samlingsför- valtningssystem. Det är särskilt viktigt att se över den samlingsinformation som redan finns och att komma överens om vilka områden som behö- ver förbättras med införandet av samlingsförvalt- ningssystem. En bra översyn över befintlig sam- lingsinformation förenklar och förbättrar även migreringen av data. Bestäm på förhand vad som ska hända med tidigare system. Om de är analoga, vad ska hända med de sedan tidigare arkiverade pappersdokumenten? Hur ska fortsatt inkomna pappersdokument, till exempel gåvobrev, hante- ras vid sidan om det digitala systemet? Vad ska hända med de tidigare digitala data baserna, till
exempel Excel-filen? Ska den arkiveras på något sätt eller gallras helt?
Utöver dessa primära processer finns ytterligare tolv processer inom Spectrumstandarden. Alla har inte lika tydlig anknytning till samlingsför- valtningssystemet, men systemet ska erbjuda stöd för att standardisera och dokumentera proces- serna och rutiner kring dem.
• Tillståndskontroll och teknisk bedömning
• Samlingsvård och konservering
• Ekonomisk värdering
• Försäkring och utställningsgaranti
• Katastrofplanering för samlingar
• Skada och förlust
• Deaccession och avyttring
• Hantering av rättigheter
• Reproduktion
• Användning av samlingar
• Samlingsöversyn
• Granskning
Det behöver inte nödvändigtvis vara så att museet vid införandet av ett samlingsförvaltningssystem fokuserar på de primära processerna. Vid regist- rering och digitalisering av en sluten samling kan det till exempel vara viktigare att definiera ruti- ner för katalogisering och hantering av rättigheter än för förvärv. Nedan följer korta beskrivningar om vad de olika processerna avser och exempel på hur de borde stödjas av funktionaliteten i ett sam- lingsförvaltningssystem.
CHIN – the Canadian Heritage Information Net- work har tagit fram en kravspecifikationstabell med detaljerade krav på vilka fält och funktioner samlingsförvaltningssystemet ska tillhandahålla, för att stödja de olika processerna. Se länk i refe- renslistan.
Inkommande objekt
Hantera och dokumentera mottagning av objekt samt tillhörande dokumentation som för närvarande inte tillhör samlingarna.
Eventuella objekt som ännu inte tilldelats objekt- nummer av organisationen ska behandlas i denna rutin. Systemet ska erbjuda stöd för att hantera objekt som ännu inte tillhör samlingarna. Det vill säga att systemet bör kunna skilja olika ”grup- per” av föremål. En grupp kan vara rekvisita, en annan inlån. För dessa grupper registrerar man
inte inventarie- eller objektnummer, utan ett refe- rens- eller identifikationsnummer. Oftast finns det även möjlighet att anpassa registreringsfor- mulär efter vilken typ av objekt som registreras.
(Se mer detaljerade krav och lista över nödvän- diga dataelement i CHIN:s kravspecifikationsta- bell, 1.1 Inkommande objekt.)
Att kunna använda samlingsförvaltningssyste- met för enklare registrering av objekt som ännu inte tillhör samlingarna är en funktion som lätt glöms bort i system som ännu inte är helt etable- rade. Många museer har inte möjlighet att direkt formellt förvärva alla föremål som anländer till museet. Om samlingsförvaltningssystemet tillåter en enkel registrering av inkommande objekt mins- kar risken att viktig information om objektet för- loras under tiden mellan objektets ankomst och formellt förvärv.
Förvärv och accession
Hantera och dokumentera införandet av objekt och tillhörande information till organisationens sam- lingar och eventuell accession av dessa till de accede- rade samlingarna, inklusive objekt- eller förvärvs- nummer, katalognummer, objektbeteckning eller titel, förvärvsdatum och förvärvssätt.
Av historiska skäl kan det finnas många olika objektnummersystem på olika institutioner. Ett samlingsförvaltningssystem ska kunna hantera alla typer av nummersystem som används hos en institution, utan att tvinga institutionen att num- rera om sina samlingar. Samla vilka objektnum- mersystem som finns i bruk i museet inför inköp och val av samlingsförvaltningssystem och kon- trollera att de är kompatibla med samlingsförvalt- ningssystemet. Systemet ska erbjuda stöd för hur numret matas in. Systemet ska också kunna kon- trollera om numret är unikt.
Om hela samlingen inte är numrerad än är det viktigt att se till att museet använder en gemen- sam princip för numrering. Konsekvent num- rering hjälper museet att ha kontroll över sina samlingar. Genom att använda samlingsförvalt- ningssystemets funktioner blir det lättare att und- vika dubbla nummer, överhoppade nummer eller felaktigt formaterade nummer. Systemet ska även ha stöd för att hantera flera olika nummer för samma objekt (till exempel nummer i en äldre
förteckning, förvärvsnummer och liknande). På så sätt kan samlingsförvaltningssystemet hjälpa till att länka ihop information från äldre invente- ringar eller tidigare ägare till den aktuella doku- mentationen. (Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i CHIN:s kravspe- cifikationstabell,1.2 Förvärv och accession) Kontroll av placering och förflyttning
Hantera och dokumentera information som rör aktu- ell och tidigare placering av alla objekt eller objekt- grupper som organisationen har ansvaret för, för att säkerställa att man alltid kan lokalisera alla objekt.
Med placering avses en specifik plats där ett objekt eller en objektgrupp förvaras eller ställs ut. Dokumentationen i samlingsförvaltningssys- temet ska även innehålla datum för när förflytt- ningen registrerades och användarnamnet på den som registrerade förflyttningen.
Samlingsförvaltningssystemet ska inte radera den gamla placeringsinformationen när en ny pla- cering registreras, utan ska ha mekanismer på plats som tillåter att en placeringshistorik byggs över tid.
I all dokumentation som rör föremålens placering är det extra viktigt att standardisera dokumenta- tionen, så mycket som möjligt. Detta för att und- vika att samma placering (till exempel ett rum) får olika benämningar. Om inte placeringsinformatio- nen anges på exakt samma sätt blir det oftast omöj- ligt att söka fram alla föremål som befinner sig i samma rum, på samma hylla eller i samma låda.
Upprätta en lista över rum, hyllor, skärmar, etc.
som kan anges som placeringsinformation och säkerställ att all placeringsinformation helst matas in som kontrollerade termer. Med kontrollerade termer menas att systemet erbjuder en rullista för att välja en term, och att ingen annan informa- tion kan skrivas in istället. Utöver att använda kontrollerad vokabulär för placeringsinformation rekommenderas att museet s ätter upp etiketter eller andra markeringar med namn, motsvarande beteckningen i samlingsförvaltningssystemet på alla rum, hyllor, hyllplan, skåp, lådor med mera, för att säkerställa att all personal snabbt, otvety- digt och enkelt förstår hur en specifik placering ska registreras. (Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i CHIN:s kravspecifika- tionstabell, 1.4 Kontroll av placering och förflyttning)
Beståndsinventering
Upprätthålla aktuell information för att kunna redo- göra för och lokalisera alla objekt som organisationen ansvarar för.
Det kan förutom objekt ur den accederade sam- lingen inkludera inlånade objekt, objekt som inte har införlivats i den permanenta samlingen eller objekt som ännu inte dokumenterats, tillfälligt inlämnade objekt och objekt ur stödsamlingar.
Den dokumenterade informationen bör omfatta föremålets placering och en övergripande till- ståndsbedömning.
När rutinerna för beståndsinventering ska- pas och definieras, tänk gärna på att föremål kan inventeras i grupp, till exempel en låda med flera grafiska blad, eller en ouppackad kartong från en donation. Systemet bör stödja beståndsinvente- ring av enstaka föremål eller grupper av föremål, till exempel genom att kunna välja ut grupper av föremål som ska inventeras, att kunna tillföra samma information till flera föremål samtidigt och genom att automatiskt registrera datum och användarnamnet på den som inventerar (delar av) samlingen. (Se mer detaljerade krav och lista över nödvändiga dataelement i CHIN:s kravspecifika- tionstabell 1.3 Beståndinventering).
Katalogisering
Sammanställa och upprätthålla grundinformation som identifierar och beskriver objekt.
Den kan både bestå av information om tillkomst och proveniens som av uppgifter som rör förvärv, konservering, utställnings-, låne- och placerings- historik. En viktig förutsättning för att museets katalogiseringsarbete ska bli så användbar som möjligt är att definiera vilken information som måste ingå i en grundläggande katalogisering.
Det kan vara olika fält för olika samlingar, men för att kunna söka i samlingarna är det nödvän- digt att definiera några få fält, som alltid ska vara ifyllda. Fundera på vilka fält som är mest lämp- liga för att tillåta sökningar över hela samlingen och definiera dessa som pliktfält. Sätt inte för hög ambitionsnivå. Det är mycket bättre att ha hela samlingen registrerad med några få fält, än att ha tio procent av samlingen fullständigt beskriven.
Även i katalogiseringsprocessen är det för- delaktigt om så mycket som möjligt kan regist-
reras med hjälp av fördefinierade listor. En kort beskrivning bör alltid ingå. Glöm inte att även definiera hur informationen ska registreras, till exempel i hela meningar med korrekt grammatik, utan förkortningar eller akronymer. Vid regist- rering av enstaka ord (som till exempel material) definiera i förväg att de ska registreras i obestämd form. Se mer information i avsnittet om datastan- darder.
En mer utförlig katalogisering behöver inte innehålla all känd information om ett objekt på ett och samma ställe, men bör referera till andra relevanta källor, till exempel referenslitteratur eller äldre förteckningar som inte har digitalise- rats än. Samlingsförvaltningssystemet bör ha stöd för att länka till andra digitala källor, till exem- pel äldre förteckningar som har digitaliserats eller webbsidor som tillhandahåller relevant informa- tion. (Se mer detaljerade krav och lista över nöd- vändiga dataelement i CHIN:s kravspecifika- tionstabell 1.5 Katalogisering).
Utlämning av objekt
Registrera när objekt lämnar de områden som museet ansvarar för och inte längre är museets direkta ansvar, oavsett anledning.
Oftast är utlämning av objekt en del av en annan process, till exempel utlån eller avyttring. I sam- lingsförvaltningssystemet ligger utlämning av objekt närmast processen Kontroll av placering och förflyttning, med tillägget att det behövs doku- mentation om vem som godkände utlämning av objektet. Systemet ska ha stöd för att doku- mentera att objektet har lämnat de områden som museet ansvarar för (till exempel genom att kunna registrera en placering ”åter till långiva- ren”). Det är också viktigt dokumentera vem som godkände utlämningen på museet. Samlingsför- valtningssystemet bör kunna stödja detta genom hänvisningar till dokumentation som bekräftar att utlämningen godkändes av ansvarig person.
Det kan ske genom möjligheten att länka till en underskriven blankett eller ett fält som används för information om ansvarig beslutsfattare. Om dokumentationen om beslut sparas och arkiveras i ett annat system (till exempel i diariet), är det viktigt att dokumentera en referens i samlingsför- valtningssystemet.
Utlån och inlån
Hantera och dokumentera utlån eller inlån av objekt till eller från andra organisationer eller personer för en specifik tidsperiod och för ett bestämt syfte, exem- pelvis utställning/visning, forskning, konservering, fotografering/publicering eller utbildning/förmedling.
Samlingsförvaltningssystemet bör stödja doku- mentation av lånekontrakt och objektets låne- historik samt information om kostnader och överenskommelser gällande lån. Konkret betyder detta att det ska gå att skriva ut de olika blanket- ter och dokument som behövs i låneverksamheten (tillståndsrapport, lånekontrakt, försäkringsformu- lär inklusive specifika villkor och kostnader för spe- cifika objekt, med mera) direkt från samlingsför- valtningssystemet. Det ska vara möjligt att länka underskrivna dokument till lånedokumentationen i systemet. Det ska vara möjligt att få en överblick över vilka objekt som ingick i ett visst låneärende.
Många system erbjuder även processtöd i form av påminnelser eller direkta kopplingar till mejl eller andra kommunikationsverktyg. Det ska vara möjligt att lägga in referenser till diariet eller andra ärendehanteringssystem som museet har i bruk, för att hitta till ytterligare dokumentation i ärendet. När dokumentationsriktlinjerna för låneverksamheten definieras och ses över i sam- band med införskaffandet av samlingsförvalt- ningssystem är det särskilt viktigt att definiera vilken information som hamnar i vilket system.
Det ska vara lätt för nutida och senare användare att hitta till all dokumentation om nödvändigt.
Oftast räcker det med att spara diarienumret eller
Hantering av rättigheter
Hantera och dokumentera de rättigheter som är för- knippade med de objekt som organisationen ansva- rar för.
Det är lätt att glömma bort hur viktigt det är att registrera och dokumentera rättigheter och licen- ser som är förknippade med samlingsobjekten.
Framförallt när organisationen avser att publicera samlingarna i digital form på webben är det avgö- rande att förståeliga och maskinläsbara licenser till bildmaterial finns tillgängliga i samlingsdo- kumentationen. Vid registrering av licenser måste organisationen ta hänsyn till den upphovsrätt som
fortfarande kan vara förknippad med objektet i samlingarna, men även till den upphovsrätt som kan vara förknippad med den digitala reproduk- tionen, oftast fotografiet. Det åligger museet att med hänsyn till alla möjliga upphovsrättsinneha- vare (till exempel upphovsmannen till originalet eller en extern fotograf) välja en licens som tyd- ligt förmedlar till publiken hur museets publice- rade material får användas.
Det enklaste sättet att registrera upphovsrätts- lig information är att använda sig av standardi- serade licenser, som Rights Statements och Crea- tive Commons. För att nå en så bred digital publik som möjligt är det avgörande att erbjuda publi- ken möjligheten att återanvända museets mate- rial så mycket som möjligt (till exempel att dela i social media, publicera på bloggar, skapa ny konst baserad på museets bildmaterial med mera). Om ingen upphovsrätt längre är förknippad med var- ken samlingsobjektet och den digitala reproduk- tionen, eller om museet själv har tillverkat de digitala reproduktionerna, kan museet undersöka möjligheten att markera materialet som Public Domain Mark (PDM) eller att använda Public Domain Dedication (CC0).
Vid all registrering av upphovsrättslig infor- mation i samlingsförvaltningssystemet ska utöver möjlig upphovsrättsinnehavare alltid registreras en länk till en maskinläsbar licens, för att under- lätta publicering av innehållet i framtiden. Om upphovsrättslig status av objektet eller repro- duktionen är oklart ska det också registreras, till exempel med hjälp av licensen Copyright not eva- luated eller liknande. Det är mycket viktigt att testa och utvärdera att systemet har stöd för att dokumentera licenser för både föremålen och användning av digitala reproduktioner. Det kan bli olika licenser på olika reproduktioner, även om de avbildar samma föremål. (Se mer detalje- rade krav och lista över nödvändiga dataelement i CHIN:s kravspecifikationstabell, 6.1 Hantering av rättigheter)
Reproduktion
Hantera och registrera skapande av bilder eller andra typer av reproduktioner av objekt, inklusive digitala kopior.
Det är viktigt att samlingsförvaltningssystemet tillåter registrering av information om reproduk- arkivsignum i samlingsförvaltningssystemet.
tioner. Systemet ska kunna hantera både fysiska och digitala reproduktioner. Det ska inte finnas en begränsning i hur många reproduktioner som kan registreras per objekt. Varje reproduktion ska kunna registreras för sig, men måste kunna länkas till informationen om det avbildade objektet. Det ska vara möjligt att registrera en licens för varje reproduktion, oberoende av licensen som regist- rerades för samlingsobjektet. Det är önskvärt att systemet kan skilja mellan två olika reproduktio- ner och två versioner av samma reproduktion (till exempel en lågupplöst och en högupplöst kopia av samma bild). Om systemet erbjuder en funktion för publicering av samlingsinformation på web- ben ska det vara möjligt att välja vilka reproduk- tioner som ska återges i det publika gränssnittet och vilka som ska förbli interna. (Se mer detalje- rade krav och lista över nödvändiga dataelement i CHIN:s kravspecifikationstabell, Reproduktion) Tillståndskontroll och teknisk bedömning Hantera och dokumentera information om ett objekts tillverkningsteknik, materialsammansättning och till - stånd/skick samt rekommendationer för dess hante- ring och omgivande klimat och miljö.
Samlingsförvaltningssystemet bör ha stöd för att fylla på med aktuella uppgifter om tillstånd utan att äldre information behöver raderas. Även här är det en fördel att arbeta med kontrollerade termer som grovt beskriver föremålets tillstånd/skick.
Kontrollera om systemet erbjuder stöd för kon- trollerade termer i samband med tillståndskon- troll och om de är användbara för museets verk- samhet.
Samlingsvård och konservering
Processen är nära sammankopplad med processen för ”Tillståndskontroll och teknisk bedömning”. Den handlar om att hantera och dokumentera konserve- ringsåtgärder för specifika objekt, som till exempel de åtgärder som görs för att fördröja nedbrytning, repa- rera skador eller förbättra hur de ser ut.
Konserveringsåtgärder utförs vanligtvis som ett resultat av tillståndskontroller och initieras ofta i andra processer, som till exempel hantering av en låneförfrågan.
Det finns få museer idag som dokumenterar all samlingsvård och konservering i samlingsförvalt-
ningssystemet. Skälen till detta är bland annat att arbetet ibland utförs av externa specialister på annan plats och att vetenskapliga materialanaly- ser eller tekniska bedömningar är svåra att doku- mentera i en strukturerad databas med begränsat utrymme för fritext eller annoterade bilder. Om samlingsvård och konservering är en prioriterad process bör museet kräva att få en detaljerad pre- sentation av leverantören om hur konserverings- dokumentationen är tänkt i respektive system och utvärdera med konservatorer om systemet kommer att stödja verksamheten. I varje fall bör systemet ha stöd för att kunna länka till extern dokumentation, såsom klimatprotokoll, tekniska fotografier och konserveringsrapporter i olika for- mat.
Försäkring och ekonomisk värdering
Hantera och dokumentera försäkringsbehov för objekt som organisationen ansvarar för, både permanent och tillfälligt.
Dokumentation av ekonomisk värdering av enskilda objekt eller objektgrupper i samlingarna.
Systemet bör enkelt kunna visa försäkrings- och värderingsuppgifter i samband med information kring utställningar eller låneärenden. Helst ska även information om vem som uppskattade vär- det på objektet sparas. Systemet ska ha möjlighet att dölja känslig information för användare med lägre behörighetsnivå. Om museet bestämmer sig för att spara den sortens information utanför sam- lingsförvaltningssystem, bör det finnas en aktuell referens i systemet var informationen går att hitta.
(Se mer detaljerade krav och lista över nödvän- diga dataelement i CHIN:s kravspecifikationsta- bell, 1.8 Försäkring och värdering).
Användning av samlingar
Spectrum sammanfattar många olika användnings- områden i en process som kallas ”Användning av sam- lingar”. Processen innefattar att hantera och registrera hur samlingar, inklusive bilder och andra reproduk- tioner används, både av det egna museet och hos andra.
Det finns ett stort antal potentiella användnings- områden, bland annat utställningar, lärandesitua- tioner, förfrågningar, forskning, men även att köra fungerande maskiner eller att spela på musikin-
