07.2. Revisorernas redogörelse för 2019

1

Sollentuna kommun

Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun

Revisorernas redogörelse för 2019

Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, fastställt revisionsreglemente samt god revisionssed.

Revisorerna som är fem till antalet har haft ett tiotal sammanträden under året.

Kommunens revisorer är; Marija Babic (ordförande), Ulf Zettervall (vice

ordförande), Nils-Åke Borgström, Jan-Eric Nyberg, Stina Bergman Ericsson och Magnus Brixarve. Revisorerna biträds av sakkunniga från PwC.

Revisorernas uppdrag enligt kommunallagen är att årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, granska all verksamhet som bedrivs inom nämnderna. I uppdraget ingår också att som lekmannarevisorer, på samma sätt som gäller för den kommunala förvaltningen, granska den verksamhet som bedrivs i de företag som ägs av kommunen. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är

rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.

De samlade revisionsinsatserna består av såväl verksamhetsrevision som

redovisningsrevision. Verksamhetsrevision syftar till att bedöma om nämndernas verksamhet är ändamålsenlig och om den sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen bedöms genom såväl verksamhets- som

redovisningsrevisionsinsatser. Bedömningen av om räkenskaperna är rättvisande sker inom ramen för redovisningsrevisionen.

Nedan lämnas en redogörelse för de granskningar samt övriga aktiviteter som genomförts under året.

2

Grundläggande granskning av Kommunstyrelsens och nämndernas styrning och kontroll av verksamhet och ekonomi

Sammantaget är bedömningen att kommunen har ett väl utvecklat system för styrning, uppföljning och kontroll som omfattar samtliga nämnder. Sammantaget bedömer vi att Kommunstyrelsen och nämnderna i allt väsentligt säkerställt en ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet samt en tillräcklig intern kontroll även om vissa brister har uppmärksammats.

Kommunstyrelsen, Socialnämnden och Utbildningsnämnden redovisar underskott mot budget. Utbildningsnämndens underskott förklaras till fullo med större

volymökningar än prognostiserat för skola, grundsärskola och gymnasieskola, samt att nämndens egna utbildningsenheter redovisar ett överskott mot budget om ca. 6,6 mnkr för helåret.

Kommunstyrelsen och övriga nämnder har antagit internkontrollplaner vilka bygger på genomförda och dokumenterade risk- och väsentlighetsanalyser.

Samtliga nämnder förutom Kultur- och fritidsnämnden har reviderat sin delegationsordning under verksamhetsåret 2019. Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning är senast reviderad vid sammanträdde 2018-09-19.

Inom ramen för den grundläggande granskningen har revisorerna även bedömt om kommunstyrelsen och nämnderna har en god nulägesanalys av personal- och kompetensförsörjningsbehovet på kort och lite längre sikt. Den översiktliga

granskningen indikerar att kommunen och nämndernas arbete med strategier och aktiviteter kopplade till framtida personal- och kompetensbehov är i behov av ett mer standardiserat arbetssätt. Detta inkluderar ett fortsatt arbete med att utveckla strategier och aktiviteter utifrån identifierade behov.

Utifrån genomförd grundläggande granskning har revisionen iakttagit ett antal generella områden där nämndernas styrning och kontroll kan stärkas. Revisionen rekommenderar att:

• Nämnderna vid befarade avvikelser intensifierar arbetet med att vidta åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans,

• Prognossäkerheten utvärderas och att åtgärder vidtas i syfte att öka träffsäkerheten framgent,

• Fastställa indikatorer och målvärden mot vilka samtliga nämndmål kan utvärderas för att öka styrbarheten,

• Nämnderna fastställer indikatorer som kan utvärderas löpande eller vid ett tillfälle under verksamhetsåret så att åtgärder vid befarade brister i

måluppfyllelse kan vidtas under verksamhetsåret.

3

Granskning av årsredovisning 2019 (bilaga 1)

Revisorerna har bland annat till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande.

Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (KL kap 3 – 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt

årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker genom upprättandet av revisionsberättelsen.

Syftet med granskningen av kommunens årsredovisning var således att ge oss revisorer ett underlag för vår bedömning av om årsredovisningen för 2019 var upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet var förenligt med de mål fullmäktige beslutat.

Vi gjorde följande bedömningar:

• att årsredovisningen i allt väsentligt redogjorde för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen levde upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans och

förvaltningsberättelsen innehöll den information som ska ingå enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed.

• att resultat för 2019 delvis var förenligt med fullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning i det finansiella perspektivet.

• att verksamhetens utfall, utifrån årsredovisningens återrapportering, delvis är förenligt med fullmäktiges övergripande mål för verksamheten.

• att räkenskaperna i allt väsentligt var rättvisande och att årsredovisningen i allt väsentligt var upprättad enligt god redovisningssed.

Granskning av delårsrapport 2019 (bilaga 2)

Syftet med granskningen var att ge kommunens revisorer underlag för sin

bedömning av om delårsrapporten var upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet var förenligt med de mål som

kommunfullmäktige fastställt.

Med utgångspunkt från ställda revisionsfrågor lämnades följande sammanfattande revisionella bedömning:

• Att delårsrapporten i allt väsentligt är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas för år 2019.

• Att det prognostiserade resultatet delvis är förenligt med det finansiella resultatmål som fullmäktige fastställt i budget 2019. Två av tre finansiella mål bedöms uppfyllas vid årets slut.

• Utifrån delårsrapportens återrapportering, att den verksamhetsmässiga måluppfyllelsens prognostiserade utfall, på övergripande nivå, är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen i budget 2019.

4 Ett utlåtande över delårsrapporten överlämnades till kommunfullmäktige.

Granskning av pensionsredovisning (bilaga 3)

Granskningen syftade till att bedöma om rutinen för rapportering av

pensionsunderlag är ändamålsenlig och om den interna kontrollen är tillräcklig.

Efter genomförd granskning är vår bedömning att rutinen för rapportering av pensionsunderlag är ändamålsenlig. Vidare gör vi bedömningen att den internkontroll som utförs är tillräcklig. För att säkerställa detta även framgent rekommenderar vi upprättande av en intern rutinbeskrivning som tydliggör vilka kontroller som ska genomföras, vem som är ansvarig, vilka krav som ställs på dessa kontroller samt hur ofta de ska utföras.

Det bedöms även finnas en tillfredsställande kompetens inom de pensionsavtal som tillämpas inom kommunen. Vi noterar dock att kunskapen om kommunens

pensionsavtal är begränsad till ett fåtal personer. Intern utbildning av ytterligare en person har dock påbörjats. Vår rekommendation är att fler anställda inom lön och ekonomi utbildas på pensionsområdet för att komma ifrån det personberoende som idag finns gällande pensionshanteringen.

Rapporten skickades till kommunstyrelsens för yttrande.

Granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning inom Vård- och omsorgsnämnden (bilaga 4)

Granskningen syftade till att besvara revisionsfrågan - Säkerställer nämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten ur ett såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll?

Den samlade bedömningar var att vård- och omsorgsnämnden inte helt säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten ur såväl ett ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll.

Bedömningen grundar sig på iakttagelser som gjorts inom respektive kontrollmål för granskningen.

Vi lämnade med anledning av genomförd granskning nedanstående rekommendationer:

• Vård- och omsorgsnämnden behöver säkerställa införandet av ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9).

• Vård- och omsorgsnämnden bör lyfta fram vikten av att se över och utvärdera nuvarande resursfördelningsmodell.

• Vård- och omsorgsnämnden bör säkerställa att det finns en obruten målkedja innehållandes målvärden på samtliga organisatoriska nivåer.

5

• Vård- och omsorgsnämnden bör utifrån beslutad plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter fastställa en årlig plan som anger vilka faktiska avtal som ska följas upp under det kommande

verksamhetsåret.

• Vård- och omsorgsnämnden bör bli mer aktiva i sitt beslutsfattande, bl.a.

genom att hantera månadsrapporter och uppföljningsrapport som beslutsärenden samt aktivt ta ställning till vilka åtgärder som ska vidtas.

• Vård- och omsorgsnämnden bör säkerställa ändamålsenliga processer för dialog och samverkan med AB SOLOM.

Revisorerna översände rapporten till Vård- och omsorgsnämndens för yttrande kring de iakttagelser och rekommendationer som redovisas.

Uppföljande granskning av inköps- och upphandlingsverksamheten (bilaga 5)

Granskningen syftade till att besvara revisionsfrågan; Har Kommunstyrelsen och nämnderna ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet?

Revisorernas samlade bedömning var att kommunstyrelsen och nämnderna i stor utsträckning har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet. Det finns dock några områden som bör utvecklas vidare.

Vi lämnade med anledning av genomförd granskning nedanstående rekommendationer:

• Fördjupa arbetet med inköpsmönster och inköpstrender.

• Utöka inköpsrapporterna till att inkludera kommunens bolag.

• Stärka rutinerna kring marknadsanalys och marknadsdialog.

• Fortsätta arbetet med att utbilda och informera om dokumentationsplikten för upphandlingar över 100 000 kronor.

• Analysera typ samt kategori av inköp i området 0 - 100 000 kronor.

Revisorerna vill även särskilt lyfta fram vikten av det sätts konkreta mål för nämnderna avseende inköpseffektivering som möjliggör en uppföljning av vilka effekter som uppnås. Fokus i effektiviseringsarbetet bör ligga på kommunens största leverantörer som svarar för en väsentlig del av de totala inköpen.

Granskningen överlämnades till Kommunstyrelsen för yttrande.

Uppföljande granskning av generella IT kontroller –

Visma Affärslösningar (bilaga 6)

6 Syftet med uppföljningen har varit att bedöma huruvida de iakttagelser som

noterades i 2017 års granskning har åtgärdats av kommunen vid granskningstidpunkten samt ge en uppdaterad bild av hanteringen av ekonomisystemet.

Under 2019 bytte kommunen driftsleverantör och flyttade servrar och delar av sin infrastruktur från dåvarande driftsleverantören till den nya driftsleverantören som nu även står för applikationsdriften av ekonomisystemet. Utöver förändringar på driftssidan har kommunen även under 2019 infört e-handel och bytt ut delar av Visma Affärslösningar, där modulen för Inköp och faktura (IoF) avvecklades vid månadsskiftet nov/dec 2019 och ersattes av Proceedo. Vidare har kommunen nyligen infört en systemgrupp vars uppgift är att förvalta och styra hanteringen av finansiellt kritiska applikationer, samordna och genomföra kontrolleraktiviteter.

Baserat på genomfört granskning noterades att fem observationer kvarstår i sin helhet eller delvis och att en observation anses åtgärdad. Förvaltningsplaner har tagits fram, dock behöver dessa få in ytterligare detaljer rörande driften för att observationen från 2017 ska anses som helt åtgärdad, varvid den delvis kvarstår. En observation anses vara helt åtgärdad och avser hanteringen av utvecklare med tillgång till produktionsmiljön. Där arbetar nu kommunen strukturerat med tidsbestämda behörigheter för externa parter.

Vi rekommenderar Sollentuna kommun att fortsätta arbetet med att formalisera sin hantering av ekonomisystemet och ta stöd i det goda fundament som byggts

tillsammans med leverantörer och inom den egna organisationen.

Vår rekommendation är vidare att kommunen i arbetet framåt i första hand fokuserar på följande kvarstående observationer från 2017:

• Avsaknad av rutin för periodisk granskning av användare,

• Avsaknad av granskning av priviligierade användares aktivitet.

Granskningen överlämnades till Kommunstyrelsen för yttrande.

Granskning av leverantörshantering och leverantörsutbetalningar (bilaga 7)

Revisorernas samlade bedömning var att kommunstyrelsen i allt väsentligt hade en tillräcklig intern kontroll avseende hantering av leverantörsutbetalningar/-register.

Genomförd granskning visade att det fanns tillräckliga rutiner för hantering av leverantörsutbetalningar/-register, dock var dessa ej dokumenterade. Genomförda test av kontroller/stickprov visade att rutinerna följdes.

Vi lämnade med anledning av genomförd granskning nedanstående rekommendation:

7

• Dokumentera rutinerna och kontrollerna för hantering av leverantörsutbetalningar/-register.

Lekmannarevision

Revisorerna har under 2019 genomfört s.k. lekmannarevision i kommunens bolag.

Granskningsrapporter har upprättats för bolagen.

Dialog och kontakter med nämnder och styrelse mm.

Revisorerna har löpande följt samtliga nämnders verksamhet genom läsning av protokoll och handlingar. Granskning har även omfattat den verksamhet som bedrivits av den gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor i kommunerna Sigtuna, Sollentuna och Upplands-Väsby.

Revisorerna har haft möten med Kommunstyrelsens arbetsutskott, Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden Vård- och omsorgsnämnden, Samhällsbyggnadsnämnden och Socialnämnden. Därutöver har revisorerna träffat Kommunfullmäktiges

presidium två gånger under året.

Revisorerna har även träffat kommundirektör och ekonomichef kopplat till olika frågeställningar.