Revisorernas redogörelse 2019

Kommunrevisionen

Revisorernas redogörelse 2019

Innehåll

1. Inledning ... 2

2. Grundläggande granskning av nämnder och bolag ... 2

3. Granskning av delårsrapport och årsredovisningsgranskning ... 3

3.1 Granskning av delårsrapport per augusti 2019 ... 3

3.2 Granskning av årsredovisning 2019... 4

4. Fördjupade revisionsprojekt ... 5

5. Revisorernas resurser ... 9

1. Inledning

Enligt revisionsreglementet lämnas en redogörelse över revisorernas verksamhet 2019.

Vi har utfört vår granskning enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verk- samhet, fastställt revisionsreglemente, samt de lagar och förordningar som berör revis- ionens verksamhet.

Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed, all verk- samhet som bedrivs inom nämnderna. Genom lekmannarevisorerna granskar revisorer- na även den verksamhet som bedrivs i de kommunala bolagen.

Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt sätt och från ekono- misk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den inter- na kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Målet med revisorernas arbete är ansvarsprövningen, d.v.s. revisorernas bedömning i frågan om ansvarsfrihet som lämnas till kommunfullmäktige inför dess årliga ansvarsprövning och beslut. Granskningsupp- draget är medlet att nå fram till denna ansvarsprövning.

En viktig och grundläggande del i revisionsprocessen är planering av revisionsinsatser- na. En väsentlighets- och riskanalys har genomförts. Områden som har beaktats i ana- lysen är omvärldspåverkande faktorer, organisation, verksamhet och processer. Utifrån analysen har en revisionsplan upprättats.

Revisorernas årliga granskningar kan indelas i områden som:

• Grundläggande granskning

• Granskning av delårsrapport och årsredovisning

• Fördjupade revisionsprojekt.

2. Grundläggande granskning av nämnder och bolag

En viktig utgångspunkt för vår kommunrevision är att revisionens arbete ska vara stöd- jande och bidra till förändring av kommunens verksamhet, i enlighet med uppställd Vis- ion Hörby 2020.

Under 2019 har regelbundna dialogen med styrelser, nämnder och förvaltningar fortsatt kring väsentliga frågor som rör de kommunala nämnderna och bolagens verksamhet.

Vid den grundläggande granskningen sker en löpande insamling av fakta och iakttagel-

ser genom bland annat verksamhetsbesök, möten med nyckelpersoner inom nämnder

och bolag samt genomläsning av protokoll, enskilda ärenden, rapporter eller utredning-

relse och nämnd har för detta och hur den är integrerad i organisation, system och det löpande arbetet.

Inom den grundläggande granskningen för revisorerna ingår bland annat dialog om sty- relsens eller nämndens styrning, uppföljning och analys av måluppfyllelsen. Gransk- ningen ska enligt God revisionssed vara så omfattande att den ger en stabil grund för re- visionens bedömningar i revisionsberättelsen/granskningsrapporten. Den grundläggande granskningen för revisorerna i Hörby innebär att revisorerna:

• följer verksamheten (dokument, ärenden, beslut, besök mm)

• har dialog med styrelse och nämnder om mål, uppdrag, ansvar, styrning och resultat

• bedömer förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll

• verifierar vid behov genom granskningsinsatser (t ex om beslut verkställs och mål uppnås, om system och rutiner inom redovisningsområdet fungerar etc.)

För att möjliggöra denna granskning har revisorerna under 2019 bevakat olika nämn- der och kommunstyrelsen. Iakttagelser och bedömningar från respektive revisor har löpande återrapporteras vid den samlade revisionens möten.

Revisorerna har arbetat aktivt med att öka kommunikationen med styrelse och nämn- der. Företrädare för olika verksamheter har även bjudits in till revisorernas samman- träden och informerat om verksamheten i olika frågor.

I enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnderna årligen anta internkontrollplaner. Återrapportering av den interna kontrollen har skett till kommun- styrelsen. Kommunstyrelsen beslutade att godkänna nämndernas redovisning av intern kontroll vid sammanträdet 2020-04-14. Under revisionsåret har de förtroendevalda och sakkunniga löpande ställt frågor kring intern kontroll.

Vi konstaterar att kommunstyrelsen och nämnderna i årsredovisningen gör en återredo- visning av den interna kontrollen, vilket är positivt. Återredovisningen i årsredovisning- en skulle kunna utvecklas ytterligare genom att arbetet beskrevs och bedömdes från kommunstyrelsen. Vi konstaterar vidare att de helägda bolagens interna kontroll inte är med vid kommunstyrelsens bedömning av den interna kontrollen vilket är en brist.

3. Granskning av delårsrapport och årsredo- visningsgranskning

Under året har revisorerna genomfört obligatorisk granskning av delårsrapporten per augusti 2019 samt granskning av årsredovisning 2019.

3.1 Granskning av delårsrapport per augusti 2019

Resultatet för perioden uppgår till 10,7 mnkr. Det prognostiserade resultatet för helåret uppgår till -16,9 mnkr vilket är 34,9 mnkr sämre än budgeterat.

Balanskravet bedöms inte uppfyllas för år 2019. Ingen redovisning sker kring hur ba- lanskravet ska återställas.

Avvikelse mot god sed sker avseende redovisning av semesterlöneskuld, okompenserad

övertid, pensionsavsättning samt medlemsinsats i Kommuninvest. Vi bedömer

att delårsrapporten i allt väsentligt är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt.

Vi vill lyfta att det är mycket angeläget att nämnderna beslutar om tillräckliga åtgärder för att nå en budget i balans vid årets slut samt att kommunstyrelsen säkerställer att åt- gärderna fullföljs.

Vi bedömer att det prognostiserade resultat inte är förenligt med de finansiella mål som fullmäktige fastställt i Budget 2019 och planer 2020 - 2021.

Då kommunen inte lämnar en helårsprognos för de prioriterade områdena eller alla mål kan vi inte uttala oss om det prognostiserade resultatet är förenligt med de mål för verksamheten som fullmäktige fastställt i budget år 2019. Vi kan dock konstatera att inget av de mål som gått att mäta vid delåret har uppnåtts. Sammantaget delar vi kommunens bedömning att verksamheten inte bedrivits enligt god ekonomisk hushåll- ning för perioden.

3.2 Granskning av årsredovisning 2019

Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamhet- en, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi noterar att det är tre nämnder som redovisar större budgetavvikelser under år 2019. Socialnämnden har en budgetavvikelse om - 27,1 mnkr, tekniska nämnden en budgetavvikelse om - 19,5 mnkr och barn- och utbildningsnämnden en avvikelse om -8,7 mnkr. Av årsre- dovisningen framgår inte åtgärder avseende nämndernas underskott i tillräcklig ut- sträckning. Vi ser det som högst väsentligt att åtgärder vidtas för att nå en budget i balans.

Kommunen lever inte upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans för år 2019.

Vi bedömer att utfallet inte är förenligt med fullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning i det finansiella perspektivet. Vi bedömer, utifrån årsredovisningens åter- rapportering, att verksamhetens utfall inte är förenligt med fullmäktiges övergripande mål för verksamheten. Åtgärder för att uppnå måluppfyllelse framåt beskrivs inte.

Styrelsen lämnar en sammanfattande bedömning avseende den samlade

måluppfyllelsen avseende god ekonomisk hushållning för år 2019. Styrelsen bedö- mer att Hörby kommun inte har nått god ekonomisk hushållning år 2019 utifrån att kommunfullmäktiges finansiella mål inte uppfyllts och att kommunen redovisar ett negativt balanskrav för år 2019.

Vidare bedöms att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande.

4. Fördjupade revisionsprojekt

Nedanstående tabell visar vilka granskningar som genomförts under året samt vilka de överlämnats till. Samtliga rapporter överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom.

Genomförda fördjupade granskningar Överlämnad till Granskning av måltidsverksamheten Tekniska nämnden

Kommunfullmäktige för kännedom Granskning av kommunens långsiktiga ekonomiska

planering

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av kommunens värdegrundsarbete Kommunstyrelsen

Kommunfullmäktige

Barn- och utbildningsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Socialnämnden

Bygg- och miljönämnden Tekniska nämnden Valnämnden

Överförmyndarnämnden VA/ Räddningsnämnden

Granskning av inventarier Socialnämnden

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av partistödsutbetalningar 2019 Kommunstyrelsen

Kommunfullmäktige Granskning av jaktarrende och jordbruksarrende år

2019

Tekniska nämnden Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

Revisorernas rapporter finns tillgängliga på https://www.xn--hrby-5qa.se/kommun-och- politik/kommunens-organisation/revisorer/

Nedan redovisas väsentliga punkter från genomförda granskningar för de fördjupade re- visionsprojekten. Revisorerna har inte erhållit svar på utskickade missivbrev från tek- niska nämnden för granskningen av måltidsverksamheten samt socialnämnden för granskningen av inventarier. Revisorerna ser det som viktigt att svar inkommer på ut- skickade missivbrev och följer detta noga.

Granskning av måltidsverksamheten

Efter genomförd revision görs bedömningen att tekniska nämnden delvis säkerställer att måltidsverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt avseende styrning, ledningen och kontroll. Vi ser att många förändringar gjorts sedan verksamheten blev en del av tekniska nämnden samtidigt som vi noterar att det är svårt att bedöma de långsiktiga ef- fekterna eftersom flertalet förändringar skett relativt nyligen.

Kommunfullmäktiges mål har brutits ner på verksamhetsnivå och återspeglas i den an-

tagna måltidspolicyn och i verksamhetsplanen. Vi ser också att Livsmedelverkets re-

kommendationer inkorporerats i målsättningarna för näringsriktighet och främjas av

målen för exempelvis hållbarhet och trivsamhet. Vi noterar att hela måltidsverksamhet-

en är samlad under en huvudman vilket skapar förutsättningar för ökade möjligheter till

styrning. Det finns en dokumenterad och tydlig ansvarsfördelning som verifieras av de

intervjuade. Vi ser också att tekniska nämnden tillsammans med socialnämnden och

barn- och utbildningsnämnden fastställt överenskommelser och tydliggjort gränssnittet mellan verksamheterna vad gäller kostnad och ansvar.

Vidare konstaterar vi att kommunen eftersträvar kvalitet i måltidsverksamheten vilket visas av den antagna måltidspolicyn, användandet av Mashie, att specialkosten särskilt omnämns i internavtalen, att målet hållbara inköp är fastställt med mera. Vi ser positivt på att arbetet med avvikelsehantering fortskrider. Vi noterar att en fullständig analys försvåras av att måltidspolicyn, internavtalen, användningen av Mashie och avtalet med Position Green är nya samt att en förändring av avvikelserapporteringen ännu inte är genomförd. Vi noterar också att enkäter inte skickas ut till socialnämndens ansvarsom- råden av måltidsverksamheten utan att det istället uppges att verksamheten följer upp nöjdheten genom Socialstyrelsens årliga undersökningar.

Slutligen konstaterar vi att nämnden har beslutat om åtgärder för att nå budget samt att de intervjuade uppger att förändringar och effektiviseringar sker. Vi noterar dock att nämnden bedömer att en budget i balans per helår inte kommer att kunna nås vilket inte heller skett avseende föregående år som måltidsverksamheten varit en del av nämnden.

Vi konstaterar också att budgetunderskottet för nämnden och verksamheten ökat sedan år 2017, både budgetavvikelsen samt nettoresultatet. Vi ser positivt på att det tillkommit en ekonom som på heltid ska arbeta mot tekniska nämnden.

Utifrån gjorda iakttagelser och bedömningar rekommenderas tekniska nämnden att ak- tiva åtgärder bör vidtas och prioriteras för att få en budget i balans, att säkerställa att styrdokumenten når ut till verksamheten och efterlevs, att säkerställa att måltidspolicyn implementeras som avsett samt att uppföljning sker. Vidare rekommenderas tekniska nämnden att säkerställa att uppföljning av kvalité genomförs samt att följa upp att an- svarsfördelningen efterlevs i syfte att säkerställa att fördelningen fungerar som avsett.

Slutligen rekommenderas tekniska nämnden att säkerställa att samtliga uppföljningsen- käter genomförs som avsett i enlighet med måltidspolicyn. Enkäterna rekommenderas skickas till personer som berörs av avtalet mellan måltidsverksamheten inom social- nämndens ansvarsområde.

Granskning av långsiktig ekonomisk planering

Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen inte har en ändamålsenlig ekonomisk planering utifrån god ekonomisk hushållning. Be- dömningen grundar sig på att vi ser en avsaknad av ett långsiktigt förhållningssätt i så- väl investeringsplaneringen som den ekonomiska planeringen. De finansiella målen för år 2018 nåddes inte och prognosen för år 2019 pekar åt att målen inte kommer att nås.

Vidare har vi noterat att resultatmålet förväntas sänkas till 1 % år 2020 enligt beslut i kommunfullmäktige i juni år 2019, trots att behovet egentligen torde vara åtminstone 2

%. Vi noterar också att det saknas finansiella mål kopplade till soliditet eller låneskuld.

Det saknas i dagsläget en långsiktig analys eller planering av ekonomin som sträcker sig

såväl lokalförsörjningsprocessen som koppling mellan processen och investeringsplane- ringen.

Utifrån gjorde iakttagelser och bedömningar rekommenderas kommunstyrelsen att ut- värdera behovet av att komplettera de finansiella målen med ett mål kopplat till solidi- tet, låneskuld eller skuldsättning med bakgrund av kommande investeringsbehov och behovet av att lånefinansiera investeringarna. Vidare rekommenderas att utveckla den långsiktiga ekonomiska planeringen och analysen samt stärka den proaktiva och lång- siktiga investeringsplaneringen. Kommunstyrelsen rekommenderas även att överväga att ta fram en egen befolkningsprognos för kommunen, i 1-årsklasser i syfte att säker- ställa förutsättningarna för en god långsiktig planering.

Granskning av kommunens värdegrundsarbete

Efter genomförs revision görs bedömningen att kommunstyrelsens inte säkerställer att värdegrunden är känd samt att värdegrunden inte tillämpas av förtroendevalda och med- arbetare.

Det framgår att värdegrunden till delar behandlas regelbundet i samband med arbets- platsträffar och medarbetarsamtal. Vi menar dock att de diskussioner som förs kring värdegrundsfrågor i verksamheterna bygger på delvis andra utgångspunkter än kommu- nens värdegrundsdokument, exempelvis yrkesrollen och vilka värderingar som styr denna. Tydliga exempel på detta är inom skolans och socialtjänstens respektive områ- den. Vår granskning av nämndernas protokoll visar att det inte sker någon regelbunden uppföljning av hur värdegrunden tillämpas i nämnderna. Enkätsvaren från de förtroen- devalda visar samma bild, det vill säga att det till övervägande del inte sker någon upp- följning av värdegrunden. I de fall uppföljning lämnas sker detta i form av muntlig in- formation till nämnderna. Av enkäten framgår att det till övervägande del inte vidtas åt- gärder i samband med att brister i följsamhet mot värdegrunden konstaterats. Vidare framgår att det finns brister i hur förtroendevalda tillämpar den av kommunstyrelsen be- slutade värdegrunden. Vi anser det vara av stor vikt att förtroendevalda agerar goda fö- rebilder i tillämpningen av värdegrunden.

Värdegrunden är till delar känd bland chefer och medarbetare. Avseende om värdegrun- den bidrar till ett gott arbetsklimat så instämmer majoriteten av de förtroendevalda till viss del eller inte alls. Avseende chefer och medarbetare så instämmer fler än hälften i att värdegrunden anses bidra till ett gott arbetsklimat till viss del eller inte alls. Vi anser dock, i likhet med som vad som framkommit i föregående frågeställningar, att värde- grundsbegreppet främst är kopplat till de värderingar som finns inom respektive verk- samhet och yrkesroll snarare än det värdegrundsdokument som kommunstyrelsen anta- git. Slutligen konstaterar vi att värdegrunden i nuläget inte bidrar till att stärka kommu- nens varumärke som arbetsgivare, vilket styrks av de enkätresultat som framkommit.

Utifrån gjorda iakttagelser och bedömningar rekommenderas kommunstyrelsen att ge-

nomföra en uppdatering av nu gällande värdegrund där både förtroendevalda och med-

arbetare inkluderas i arbetet, att arbetet med värdegrunden sker i samklang med övriga

styrdokument och att kontinuerliga uppföljningar genomförs gällande efterlevnaden av

värdegrunden samt att åtgärder vidtas i samband med att eventuella brister i följsamhet-

en framkommer. Vidare rekommenderas att de begrepp som används i värdegrunden

ges en gemensam betydelse för att underlätta tillämpningen av värdegrunden exempel-

vis i samband med utvärdering och medarbetarsamtal. Samt att värdegrunden utvecklas

modellens principer för intern kontroll. Till sist rekommenderas kommunstyrelsen att vidta åtgärder för att skapa en god kultur för dialogen mellan förtroendevalda och mel- lan förtroendevalda och tjänstepersoner.

Granskning av inventarier

Efter genomförd granskning och genomgång är den sammanfattande bedömningen att rutinerna för hantering av inventarier i form av TV-apparater på boendena Bokegården, Solbacken, Hagadal och Källhaga behöver stärkas. Detta grundar vi på att TV-

apparaternas serienummer saknas i inventarielistan vilket försvårar möjligheten till spårbarhet och identifiering av inventarierna. Vi kan också se att för boendena Boke- gården och Solbacken så stämmer inte inventarielistan överens med vad som är angivet på fakturorna varken till antal eller benämning. Mot bakgrund av de iakttagelser och be- dömningar som framkommit i vår granskning rekommenderas socialförvaltningen att genomföra en inventering i syfte att säkerställa att inventarielistan är aktuell och inne- håller serienummer för varje inventarie samt att vidta åtgärder för att säkerställa att ruti- nerna för inköp och avyttring av inventarier fungerar.

Granskning av partistödsutbetalningar 2019

Efter genomförd granskning och genomgång är den sammanfattande bedömningen att reglementet för partistöd inte har följts fullt ut vid beslut av partistöd. Detta då partistöd lämnats även vid avsaknad av uppgift om utsedd särskild granskare samt vid försenad ansökan. Vi ser även att det finns anledning till att förtydliga vad som menas med revi- sor och särskild granskare i reglementet.

Mot bakgrund av de iakttagelser och bedömningar som framkommit i vår granskning rekommenderas kommunstyrelsen att förtydliga/ uppdatera reglemente om behov anses föreligga samt att säkerställa att fastställt reglemente för partistöd efterlevs.

Granskning av jaktarrende och jordbruksarrende år 2019

Efter genomförd granskning och genomgång är den sammanfattande bedömningen att jaktarrendena är dokumenterade i form av avtal och enhetligt prissatta till marknads- mässigt pris. Vidare är avtalen upprättade utifrån Jägarförbundets avtalsunderlag. Ar- rendeavtal gällande jordbruksmark (åker och betesmark) bedöms i allt väsentligt som marknadsmässigt prissatt. Hänsyn tas vid prissättning till åker och betesmarkens klass, beskaffenhet och områdesbelägenhet.

Mot bakgrund av de iakttagelser och bedömningar som framkommit i vår granskning

rekommenderas tekniska nämnden att vid ändring av befintligt avtal, exempelvis areal

och klass, skriva om arrendeavtalet i sin helhet för att minska risken för feltolkning av

avtalet vid eventuell tvist samt att bevaka uppsägningstiden för möjlighet till eventuell

omförhandling av arrendepris, upphörande eller övriga villkorsändringar.

5. Revisorernas resurser

Kommunrevisionen haft ett budgeterat anslag för revisionens verksamhet under 2019

på 1 005 tkr. PwC har biträtt oss i revisionsarbetet under 2019.