Dnr 2016/0648 KS - 8 Diariekod: 069
Kommunstyrelsen
Ny organisation för anmälan, sanering och dokumentation av klotter
Förslag till beslut
1. Trafik - och fastighetsnämnden tilldelas från och med 1 april 2018 det operativa och strategiska ansvaret för kommunens arbete rörande anmälan, sanering och dokumentation av klotter.
2. Trafik - och fastighetskontoret ska redovisa hur
klottersaneringsarbetet organiserats och kvalitetssäkrats till ko mmunstyrelsen senast 1 oktober 2018.
3. Trafik - och fastighetsnämnden tillförs budgetmedel på 850 000 kr för klotterarbetet för år 2018. Finansieringen sker genom att
kommunstyrelsens budget minskas med 800 000 kr och kultur - och fritidsnämndens minskas med 50 000 kr.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen har gett kommunledningskontoret i uppdrag att utreda klottersaneringens fra mtida organisatoriska hemvist.
Trafik - och fastighetsnämnden är den nämnd som i dagsläget ansvarar för förvaltning och underhåll av kom munens fastighter, lokaler och fasta installationer, medan kommunstyrelsen har huvudansvaret för
klottersanering.
Det samlade ansvar et för klottersanering föreslås flyttas till trafik - och fastighetsnämnden. Förslaget har varit på remiss till trafik - och
fastighetsnämnden samt kultur - och fritidsnämnden. De båda berörda nämnderna ställer sig positiva till förslaget.
Bakgrund
Av kommunens budget 2018, antagen av kommunfullmäktige
2017 - 06 - 14 , framgår det att kommunstyrelsen gett kommunledningskontoret i uppdrag att utreda klottersaneringens framtida organisatoriska hemvist, i syfte att öka samordning en och effektivitet en .
Kommunledningskontoret har därför genomfört en genomlysning av
organisa tionen för kommunens arbete med sanering av klotter. Avsikten var att få en bild av hur klottersituationen ser ut i kommunen, hur effektivt
klotter saneras och om det finns behov av och är möjligt att öka effektiviteten och kvalitén vid sanering.
En slutsats som drogs av genomlysningen var att det är svårt att besvara de frågor som ställts, då uppgifter om anmält klotter och genomförda
saneringar inte dokumenteras på ett sådant sätt att verksamhetens effektivitet och kvalitet är möjlig att utvärdera.
Kommunens arbete mot klotter omfattar fastigheter, lokaler och fasta installationer som ägs direkt av kommunen. Sådant som tillhör
Sollentunahem eller SEOM omfattas inte av kommunens arbete mot klotter.
Inte heller fastigheter, lokaler och installationer som tillhör SL,
Trafikverket, privatpersoner, företag eller annan myndighet omfattas. Det betyder att bostadshus, pendelstationer, spårvallar, busskurer m.m. inte ingår i kommunens arbete mot klotter.
I dagsläget anlitar kommunen en utförare av klottersanering vilken är arbetscenter. Denna utförare ligger organisatoriskt under utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Arbetscenters verksamhet syftar till att ge arbetsträning och arbetsprövning till personer som behöver stöd för att komma ut på arbetsmarknaden.
Vid kommunens arbete med att sanera klotter kommer beställning om klottersanering från kommunstyrelsen, trafik- och fastighetsnämnden och kultur- och fritidsnämnden.
Varje kontor har sin egen organisation för hur anmälan om klotter kommer in till arbetscenter. Anmälan om klotter på trafik- och fastighetsnämndens skol- och förskolfastigheter går via fastighetsförvaltaren Caverion till Arbetscenter. Anmälan om klotter på trafik- och fastighetsnämndens lokaler som hyrs ut till kultur och fritidsnämnden, anmäls direkt in till arbetscenter.
Anmälan om klotter på fastigheter som ligger inom kommunstyrelsens ansvarsområde eller trafik- och fastighetsnämndens fasta installationer, går via kommunens hemsida eller kontaktcenter. Anmälan från allmänheten går ofta via hemsidan och kontaktcenter, oavsett var klottret är placerat.
Vart och ett av de berörda kontoren har en egen budget för sanering av klotter eller skadegörelse och egna överenskommelser med arbetscenter. Det finns inte någon dokumentation som knyter en anmälan till en viss sanering, vilket gör att det inte är möjligt att säga något säkert om hur snabbt en sanering genomförts eller hur uppgiften om klottret kommit till kommunens kännedom. Det finns inte heller någon dokumentation av resultatet av klottersaneringen.
För att kunna vidta rationella och ekonomiskt riktiga åtgärder behöver kommunen förändra hur uppgifter om klotter och sanering dokumenteras.
Efter att en förändring som möjliggör en utvärdering genomförts och
verksamheten löpt under en viss tidsperiod, finns möjligheten att ta ställning till vilka behov och möjligheter som finns för att effektivisera och öka kvaliteten i verksamheten.
Under slutet av 2017 utarbetade kommunledningskontoret ett förslag för att effektivisera arbetet mot klotter, detta förslag har sänts på remiss till kultur- och fritidsnämnden samt trafik- och fastighetnämnden.
Förslag till organisatorisk hemvist för klottersaneringen för en effektiviserad organisation för anmälan, sanering och
dokumentation av klotteratt
För att säkra att den löpande förvaltningen handhas rationellt och ekonomiskt är kommunledningskontorets förslag att det operativa och strategiska ansvaret för kommunens arbete rörande anmälan, sanering och dokumentation av klotter förs över till trafik- och fastighetsnämnden.
Trafik- och fastighetsnämnden är den nämnd som i dagsläget utövar ansvaret för förvaltning och underhåll av kommunens fastigheter, lokaler och övriga fasta installationer. Det är denna nämnd med tillhörande kontor som besitter kompetensen för hur ett professionellt arbete med underhåll av lokaler och fastighter ska utföras. Det är därmed logiskt att även samla ansvaret för kommunens arbete med klottersanering i denna nämnd.
Klottersanering är i grunden en del av underhållet av lokaler och fastighter, även om det också är av stor vikt i det brottspreventiva arbetet.
Dokumentation av klotter och resultat av klottersanering är något som av praktiska skäl behöver göras i samband med sanering.
Organisationen för kommunens ägande av fastigheter kommer att förändras framöver. Kommunens verksamhetsfastigheter kommer att föras över till kommunalt bolag. Samlandet av ansvaret för sanering av klotter i trafik- och fastighetsnämnden bör fungera som en grund för det kommande arbete med att sortera vilka ytor som även i fortsättingen ska vara kommunens ansvar att sanera och vilka ytor som ska vara bolagets ansvar.
Utifrån det uppdrag som kommunstyrelsen tilldelade
kommunledningskontoret, i budgeten 2018, har kontoret genomfört en genomlysning av kommunens klotterarbete och sammanstält 12 punkter, som bör beaktas när ansvaret för klottersanering samlas hos trafik- och fastighetsnämnden. Kommunledningskontoret kommer att bistå trafik- och fastighetskontoret i detta arbete.
1. Styrdokument som relaterar till klottersanering och arbete mot klotter behöver ses över. Denna revidering bör ske i samband med att organisationen för verksamheten upprättas. Detta för att
säkerställa att en effektiv organisation kommer till stånd och att styrdokument stämmer överens med verksamheten.
Styrdokumentet behöver utformas så att de omfattar mätbara och uppnåbara mål för verksamheten.
2. Dokumentationen av anmälan om klotter, sanering av klotter och resultat av klottersanering behöver göras på ett sådant sätt att utvärdering av verksamheten mot uppsatta mål är möjlig att
genomföra. Dokumentationen behöver också göras på ett sådant sätt
att det är möjligt att dra slutsatser om frekvensen av klotter på olika platser och om det finns något mönster i förekomsten av klotter.
3. Anmälan, sanering och polisanmälan av klotter bör samanföras i ett system för att underlätta möjligheten att kontrolera tiden från det att kommunen får kännedom om klotter tills det att sanering genomförs och ärendet polisanmäls. Möjligheten att använda ett passande ärendehanteringssystemet bör undersökas.
4. Polisanmälan om klotter behöver ske kontinuerligt och rutiner för hur anmälan ska ske bör upprättas, för att undvika att samma klotter anmäls fler än en gång. Det bör också fastslås en princip för vem som polisanmäler, vilket klotter en anmälan omfattar, områdesvis, byggnadsvis, per plats eller dylika kriterier. Polisanmälan bör inte ske i klump några få gånger per år.
5. Avtalet mellan beställare och utförare för klottersanering behöver omfatta tydliga krav på vilken servicenivå utföraren ska prestera i sitt arbete och till vilken kostnad. Servicenivån bör gälla både tid och kvalité för sanering. Avtalet behöver också omfatta vilken dokumentation av upptäckt klotter, utfört arbete och resultat av sanering utföraren ska återrapportera till beställaren.
6. När tillräcklig information insamlats ska en utvärdering genomföras för att beräkna ifall det är ekonomiskt och verksamhetsmässigt försvarbart att anlita en upphandlad entreprenör för att komplettera eller ersätta arbetscenter som utförare av klottersanering.
Arbetscenters sociala roll måste tas med i denna beräkning.
7. En databas för dokumentation av klotter bör upprättas. Detta innebär också att rättsläget för en sådan databas med bilder av åverkan på fastigheter behöver tydliggöras. Frågan om databasen ska omfatta allt klotter i kommunen som helhet eller enbart klotter på
kommunens fastigheter och på av kommunen helägda bolags fastigheter behöver utredas.
8. Möjligheten att anmäla klotter genom en e-tjänst på kommunens hemsida eller applikation till mobiltelefon, bärbar platta och dator bör utredas och om möjligt skapas.
9. Möjligheten att samverkan med övriga fastighetsägare så som kommunens egna bolag, övriga myndigheter och privata aktörer behöver utredas.
10. Rutiner för hur kommunen ska hantera anmälan om klotter på andra aktörers fastigheter behöver utredas.
11. Frågan om det är möjligt att engagera miljö- och byggnadsnämnden när klotter inte saneras i rimlig tid på andra aktörers fastigheter bör utredas, samt vilka övriga möjligheter kommunen har att ställa krav på de aktörer som inte åtgärdar klotter.
12. Rutiner behöver utformas för när trafik- och fastighetskontoret ska rapportera till kommunstyrelsen och vilken information denna rapport ska omfatta. Rapporten kommer minst behöva innehålla uppgifter om vad kommunen gör, vad vi vet om klotter och hur snabbt klotter saneras.
Överföring av budgetmedel
Trafik- och fastighetsnämnden föreslås tilldelas 850 000 kr på helårsbasis till arbetet med klotter. Finansieringen sker genom att 800 000 kr förs över från kommunstyrelsens budget och 50 000 kr från kultur- och
fritidsnämnden.
Kommunstyrelsens arbete mot klotter var budgeterat till 700 000 kr för 2017. Utöver detta tillförs ytterligare 100 000 kr från kommunstyrelsens budget för tillkomna hanteringskostnader.
Kultur och fritidsnämnden anger att kostnaden för sanering av klotter 2016 uppgick till 30 000 kr för nämndens del. Det finns indikationer att
kostnaderna för klottret ökat och 50 000 kr för 2018 förs därför över från kultur- och fritidsnämndens budget.
Inkomna remissvar
Enligt kommunallagen kap 5, § 26 ska en nämnd ges möjlighet att yttra sig i en fråga som påverkar nämndes verksamhet. Den förändring som
kommunledningskontoret föreslår kommer, utöver kommunstyrelsens, att påverka trafik- och fastighetsnämndens samt kultur- och fritidsnämndens verksamheter.
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2017-10-23 att remittera förslaget till en effektiviserad organisation för anmälan, sanering och dokumentation av klotter till trafik- och fastighetsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden.
Trafik- och fastighetsnämnden
Trafik- och fastighetsnämnden beslutade 2017-12-14 att ställa sig bakom förslaget till ny organisation för anmälan, sanering och dokumentation av klotter. Nämnden beslutade också att till kommunstyrelsen överlämna sitt yttrande, bilaga 1, som remissvar.
Av yttrandet framgår att trafik- och fastighetsnämnden är positiva till förslaget, men att nämnden också anser att några frågor bör förtydligas. Det gäller vilka anläggningar som ansvaret omfattar, samt om förslaget innebär att kommunen förväntas ta bort klotter på andra aktörers fastigheter. Vidare framförs att det inte framgår när den nya organisationen är tänkt att träda i kraft.
Nämnden meddelar också att de önskar få återkomma med de ekonomiska konsekvenserna, när arbetet med att organisera det nya ansvarsområdet har tagit mer konkreta former.
Kultur- och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämnden beslutade 2017-12-06 att de ställer sig positiva till att flytta det samlande ansvaret för klottersanering till trafik- och fastighetsnämnden. Nämnden beslutade också att till kommunstyrelsen överlämna sitt yttrande, bilaga 2 som remissvar.
Av yttrandet framgår att nämnden inte har någon särskild budgetpost för klotter och att de kostnader som uppkommer i samband med sanering av klotter belastar de berörda verksamheterna. Nämnden påpekar också att det i Kultur- och fritids ungdomsverksamhet Arena Sateliten är personalen själva som tar bort klotter och att detta därmed inte innebär någon extra kostnad för verksamheten.
Kultur- och fritidsnämnden anger att deras verksamheter under 2016 hade en kostnad för extern klottersanering på 30 000 kr.
Kommunledningskontorets beredning
Trafik- och fastighetsnämnden och kultur- och fritidsnämnden har inkommit med remissvar. Båda nämnderna ställer sig positiva till förslaget att flytta ansvaret för anmälan, sanering och dokumentation av klotter till trafik- och fastighetsnämnden. Båda nämnderna har också inkommit med yttranden i frågan.
Kommunledningskontoret delar uppfattningen att frågan om exakt vilka ytor och anläggningar som ansvaret omfattar behöver utredas och klargöras.
Detta är något som behöver göras i och med att den nya organisationen upprättas.
Den nya organisationen träder i kraft från om med 1 april 2018, därmed behöver den nya organisationen upprättas under 1 kvartalet 2018. Trafik- och fastighetskontoret ska till kommunstyrelsen senast den 1 oktober 2018 redovisa hur projektet utfallit.
Kommunledningskontoret anser inte att det för överföring av denna fråga föreligger något behov av att revidera berörda nämnders reglemente.
Ansvaret som samlas hos trafik- och fastighetsnämnden, gäller det operativa och strategiska ansvaret för kommunens arbete rörande anmälan, sanering och dokumentation av klotter. Arbetet är inte övergripande och
förebyggande, utan bedöms rymmas inom nämndens verksamhetsområde – övriga uppgifter.
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
Bilagor:
1. Protokollsutdrag från trafik- och fastighetsnämnden 2017-12-14, §101 2. Yttrande från trafik- och fastighetsnämnden kring ny organisation för klottersanering.
3. Protokollsutdrag från kultur- och fritidsnämnden 2017-12-06, §98
4. Yttrande från kultur- och fritidsnämnden om remiss av organisation för anmälan, sanering och dokumentation.
