Komm unl edningskontoret 2013-11-19
InternkontroUplan 2014 for kommunstyrelsen
Rutin/System Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering
Utbildnings/kurs- och konferensfakturor.
Att det finns uppgifter om syfte med utbildningen/
kursen/konferensen samt uppgifter om deltagare i
utbildningen/kursen/konferensen och uppgifter om program är bifogat eller inte. Dessutom kontroll av att attestanten inte själv deltagit i utbildningen/
kursen/ konferensen (jävskontroll).
Inga-Lill Fritsch En gång under första halvåret 2014 och en gång under andra halvåret 2014.
Stickprov p å alla avdelningar inom K L K .
T i l l KS i november 2014.
Tillfälliga utbetalningar via leverantörsreskontran.
Att det finns kvitton/underlag till den tillfälliga utbetalning samt att attestanten inte har attesterat utbetalningar till honom/henne själv (jävs- kontroll) och att det finns såväl en sakgranskningsattest som en beslutsattest liksom att momsen är korrekt redovisad.
Inga-Lill Fritsch En gång under första halvåret 2014 och en gång under andra halvåret 2014.
Stickprov p å alla avdelningar inom K L K .
T i l l KS i november 2014.
Representationsfakturor. Art det finns uppgifter om syfte med representationen och uppgifter om deltagare i representationen. Dessutom kontroll av att attestanten inte själv deltagit i representationen (jävskontroll) samt kontroll av att momsen är reducerad.
Inga-Lill Fritsch En gång under första halvåret 2014 och en gång under andra halvåret 2014.
Stickprov p å alla avdelningar inom K L K .
T i l l KS i november 2014.
Kommunledningskontoret 2013-11-19
Rutin/System Kontrollmoment Kontroll an svar Frekvens Metod Rapporte ring
Eventuella bisysslor. Att det kontrolleras om medarbetarna inom
kommunledningskontoret har bisysslor.
Mona Birgetz En gång under 2014.
Förfrågningar till medarbetrarna p å alla avdelningar inom K L K .
T i l l KS i november 2014.
Förekomst av
personuppgiftsbiträdesavtal.
Att det finns personuppgifts- biträdesavtal, som uppfyller personuppgiftslagens krav, kopplat t i l l de avtal
kommunstyrelsen har med externa leverantörer och där det förekommer
personuppgiftsbehandling
Annika Sabel En gång under 2014.
Stickprov p å cirka 50 avtal T i l l KS i november 2014.
Kvalitetskontroll inom plan- och exploaterings- verksamheten.
Skriftliga uppdrag som innehåller beslut, tidplan och finansiering
Christina Leifman
En gång under 2014.
Genomgång av plan- och expl oateringsverks amhetens uppdrag.
T i l l KS i november 2014.
Bilaga 2
I N T E R N K O N T R O L L P L Ä N F Ö R ÅR 2014 F Ö R T R A F I K - O C H F A S T I G H E T S N Ä M N D E N
Rutin/system KontroIImoment/delrutin Riskbedömning Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering
Attest Kontroll att
leverantörsfakturor
attesteras av behörig person
Ekonomi 4 gånger/år Stickprov i Ascendo att attestanter inte attesterar leverantörsfakturor där de själva ar deltagare eller mottagare av varan
Till
förvaltningschef
Fullvärdig verifikation vad gäller sk
förtroendekänsliga poster
Kontroll av
leverantörsfakturor så ex syfte, deltagare finns angivet samt att korrekt momsavdrag görs
Ekonomi 4 gånger/år Kontroll av konto för intern/extern
representation, utbildning/kurser och konferenser,
resekostnader samt kostnader för hotell och logi.
Till
förvaltningschef
Fakturan an tering Kontroll att kontorets framtagna regler för fakturahantering följs
Ekonomi 4 gånger/år Stickprovskontroller av fakturor kopplat till den fakhirahanteringsprocess som ska kartläggas för kontoret
Till
förvaltningschef
Bisyssla Kontroll av medarbetarnas bisyssla i enlighet med
"Regler för bisysslor i Sollentuna kommun"
Förvaltningschef 1 gång/år Fråga alla anställda om bisysslor.
Till nämnden vid sista
sammanträdet för året
InternkontroUplan 2014
Förslag till beslut
Barn- och utbildningskontoret föreslår att Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n beslutar följande:
• Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n fastställer plan för intern kontroll för 2014 enligt tjänsteutlåtande daterat 2013-12-20.
Sammanfattning
Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n fastställde den 12 februari 2013 intemkontrollplan för 2013. Den föreslagna planen för intern kontroll 2013 gjordes utifrån en analys av de områden som
b e d ö m t s vara mest väsentliga och där fel och brister b ö r minimeras. Den 23 oktober 2012 beslutade n ä m n d e n om en ny delegationsordning. Beslutet innebar en förändring från en o m v ä n d t i l l en rak delegationsordning. Som intemkontrollplan 2013 fastställdes att göra en granskning av Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n s delegationsbeslut. Granskningen skulle åsyfta delegationsbeslutens kvalitet, registrering och rapportering samt delegatemas kunskaper, detta för att försäkra beslutens rättssäkerhet på både kortsiktigt och ett längre perspektiv.
U p p f ö l j n i n g e n av den interna kontrollplanen och dess resultat presenterades på Barn- och u n g d o m s n ä m n d e n s s a m m a n t r ä d e den 10 december 2013.1 samband med detta konstaterades vissa brister. Ett omfattande utbildnings- och informationsarbete kommer därför att äga m m under 2014.
U t i f r å n en väsentlighets- och riskanalys har följande o m r å d e n / m t i n e r valts ut i den interna kontrollplanen för 2014:
1. Fakturering av barnomsorgsavgifter
Under hösten 2013 g e n o m f ö r d e Revisorerna i Sollentuna kommun en granskning av rutinen och den interna kontrollen avseende fakturering av barnomsorgsavgifter.
Granskningen visade att den interna kontrollen inte var helt tillräcklig. Ett antal förbättringsförslag lämnades i revisoremas rapport för att stärka den interna kontrollen. Under 2014 kommer en granskning att göras av rutinen samt även den interna kontrollen i rutinen för att säkerställa att denna fungerar på ett ändamålsenligt sätt. B l a ingår att granska rutinerna för s k inkomstkontroller.
2. Externa bidrag inom n ä m n d e n
Förvaltningen erhåller varje år relativt omfattande externa bidrag. Syftet är att göra en genomlysning av n ä m n d e n s verksamhet vilka externa bidrag som finns och varifrån dessa erhålls. I granskningen ingår även att kartlägga ansvarsområden kring hur bevakning, ansökan och återredovisning av bidragen sker.
3. L ä m n a d e bidrag - extra öppethållande
Förvaltningen betalar månadsvis ut en extra ersättning t i l l förskolor som har öppet för omsorg på s k o b e k v ä m tid. Dessa medel är ett extra anslag som betalas ut per timme.
Syftet är att gå igenom rutinen och säkerställa att denna fungerar på ett ändamålsenligt sätt och att den interna kontrollen är tillräcklig i samband med utbetalningarna (bl a utifrån underlag och förutsättningar).
Plan för internkontrollarbete 2014
Nämndens beslut
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden väljer området ekonomi - prognosarbete gymnasiebudget som sitt granskningsområde år 2014.
Rutin/system Kon troll moment Kontroll- ansvar
Frekvens Metod Rapportering
Prognos av gymnasie- budget
Betalnings- strömmar, elevregistrering och statistik, samt ekonomisk hantering av skolskjutsar, modersmål och tilläggsbelopp
Förvaltnings -chef
Löpande Granskning och
upprättande av processer och rutiner
Skriftlig rapport
SOLLENTUNA KOMMUN
Socialkontoret Yvonne Sediacek Redovisningsekonom
Bilaga 3
2013-11-18
Dnr. 2013/0130 SN-1
InternkontroUplan för år 2014 för socialnämnden
Bakgrund
Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Nämnden ska årligen upprätta en intemkontrollplan utifrån en risk- och väs entl ighets analys.
Plan f ö r in tern kon troll år 2014
En plan för den interna kontrollen ska årligen fastställas av socialnämnden för att säkerställa att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom socialnämnens verksamhetsområde. Socialchefen ansvarar för fram- tagandet och uppföljningen av planen. Ett förslag till intemkontrollplan för år 2014 har tagits fram av socialkontoret, se nedan:
System Kontrolimoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering
Pro capita Fakturor som avser kostnader för ekonomiskt biständfboenden mm)
Ekonom och system- förvaltare
April November
Stickprov Controller
Pro capita Personec
Tillfälliga utbetalningar till familjehem Ekonom och system - förvaltare Pro capita
April November
Stickprov Controller
Ascendo Kontrollera att kortinnehavare av First Card inte har attesterat sina egna fakturor
Ekonom och controller
I g å n g / månad
Alla First Card
Controller
Ascendo Kontroll av att alla kvitton är bifogade tili! ca-fakturorna.
Ekonom och controller
I g å n g / månad
Alla Ica- kort
Controller
Fastställd intemkontrollplan ska delges kommunstyrelsen och revisorerna.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-57921000 0 8 - 3 5 0 2 9 0 www.solIentuna.se Turebergs torg
Bilaga 2 INTERNKONTROLLPLÄN FÖR ÅR 2014 FÖR VÅRD- O C H OMSORGSNÄMMDEN
Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering
Kontroll av att individbeslut är aktuella och att nyprövning skett
Uppföljning av att nyprövning av beslut skett
Avdelningschef för Äldreomsorg och avdelningschef för Funktionshinder
En gång per månad Stickprov
FC
VON Kommunstyrelsen
Revisorer
Kontroll av att handläggningstiden från ansökan till beslut inle överstiger den
•föreskrivna tiden väd myndighctsbesiut
Uppföljning av att beslut fattats inom tidsramen
Avdelningschef för Äldreomsorg och avdelningschef för Funktionshinder
10 ärenden per månad Stickprov
FC VON Kommunstyrelsen
Revisorer
Kontroll av att VOKs adressregister över leverantörer i LOV
överenstämmer med leverantörernas information och kontaktuppgifter vid tidpunkten
Att korrekta uppgifter avseende respektive leverantör är
registrerade hos VOK
Chef föi-
marknadsavdelning
Mätmånad maj och oktober
Samtliga leverantörer som berörs
FC
VON Kommunstyrelsen
Revisorer
Bilaga 3
Sammanställning av riskbedömning, 2Ö14
Rutin Frekvens Konsekvens Kontrollbehov Anmärkning
Kontroll av att individbeslul är aktuella och att nyprövning skett
Sällan Kännbar Högt Säkerställer att den enskildes insats vid varje
tidpunkt Överensstämmer med aktuellt beslut samt att rätt resurs tas i anspråk
Kontroll av att handläggningstiden Iran ansökan till beslut inte överstiger den föreskrivna tiden vid myndighetsbeshil
Sällan Kännbar Högt Att brukaren far rätt insats vid rätt tidpunkt
ligger tili grund för den föreskrivna tidsgränsen
Kontroll av att VOKs adressregister över leverantörer i L O V överensstämmer med leverantörernas information och kontaktuppgifter vid tidpunkten.
Ofta Kännbar Högt
Vård- och omsorgskontoret har ett stort antal leverantörer av vård- och omsorgstjänster som varierar Över tid. Att korrekt
koncaktmforrnation och verksamhet beskrivs i VOKs informationsmaterial bedöms väsentligt för medborgare och brukare.
Frekvens (Hur ofta tror man att det förekommer felaktigheter) Sällan, Ibland, Ofta
Konsekvens (Hur bedömer man konsekvensen när det väi händer) Lindriga , Kännbara, Allvarliga effekter
Kontrollbehov (Hur bedömer man kontrollbehovet) Låg, M e d e l , Högt
SOLLENTUNA KOMMUN
Kultur- och fritidskontoret
Leo Bogle
Bilaga 2
2013-11-20 Sidan 1 av 2
Dnr 2013/0094 KFN-1 Diariekod: 104
Intemkontrollplan för 2014 för kultur- och fritidsnämnden
Rutin/system KontroIImoment/delrutin Riskbedömning Kontroll- ansvar
Frekvens Metod Rapportering
Rutiner kring skydd av tillgångar
Idrott Sollentuna har en
maskinpark på Sollentunavallen som har ett högt värde vilket kräver en effektiv förvaltning för att minimera risk för fel, förlust etc. En översyn behöver göras vad gäller rutiner för larm, lås och förvaring av maskinparken.
En riskbedömningsplan xipprättas Enhetschef och personal.
Kvartalsvis Rutiner, kontroller samt regelverk måste ses över och eventuellt revideras.
Enhetschef och förvaltningschef
Utbetalning av aktivitets- bidrag
När ansökningar av bidrag kommer in diarieförs de för att därefter registreras i FRI4 (systemet för bidragshantering) för utbetalning.
Idrottsföreningar kan uppge ett högre deltagarantal än vad det egentligen är vilket ger högre bidrag an vad de har rätt till. Det kan även ske misstag vid
registrering, att ett lägre eller högre belopp anges vilket leder till att fel belopp betalas ut.
Idrotts- konsulent och förvaltnings- chef
Halvårsvis Jämför med tidigare utbetalningar.
Förvaltnings- chef
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Bilaga 1. I N T E R N K O N T R O L L P L Å N år 2014 för miljö- och byggnadsnämnden
Rutin/system KontroIImoment/delrutin Frekvens Kontrollansvar Beskrivning av möjliga problem
Rapportering
Att kontroll görs av att debitering sker enligt kommunens taxor inom plan- och bygglagens och miljöbalkens områden (inom miljö- och byggnadsnämndens ansvarsområden).
Att debitering sker enligt taxorna. A t t korrekt debitering görs samt att rutiner följs för uppföljning av
debitering/fakturering.
Stickprov inom respektive taxeområde.
EC B LE EC M H E
Att debitering missas, att felaktig debitering görs, att inkomster uteblir och ytterst att rättsäkerhet och likställighet inför lagstiftningen riskeras.
Senast i M B N i december 2014.
Kommunstyrelsen har därutöver anvisat samtliga nämnder att under 2014 kontrollera nedanstående punkter.
Kontroll av att jäv inte förekommer i samband med beslut.
Rutiner för nämnden. Löpande Nämnden
FC
Brott mot kommunallagen.
Senast i M B N i december 2014
Kontroll av att otillåtna bisysslor inte förekommer.
Kontroll av att nya rutiner införs och efterlevs.
Löpande vid medarbetarsamtal samt vid
nyanställningar.
EC FC
Otillåtna bisysslor kan till exempel vara förtroendeskadliga för nämnden och kommunen m.m.
Senast i M B N i december 2014
Kontroll av att
beslutsattester görs av behöriga attestanter.
Attestering av fakturor. Stickprov av attestering.
EC FC
Med attesträtt medföljer ansvar.
Brister innebär risker för misstag,
förtroendeskadlighet och brott.
Senast i M B N i december 2014
E C = Enhetschefer, F C = Förvaltningschef, B L E = Bygglovsenheten, M B K = M i l j ö - och byggnadskontoret.
