Malmö stad
Revisionskontoret
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stads- revisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen om- fattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sak- kunniga revisorerna på revisionskontoret.
I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 § anges att nämndernas ansvar för verk- samheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 § anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rappor- ter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida
1
Sammanfattning 2
Årets granskning 3
Intern kontroll 4
Verksamheten 8
Ekonomi 10
Räkenskaper 10
Bilaga 1 - Bedömningskriterier 11
Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 13
Bilaga 3 – Uppföljning tidigare granskningar 15
Bilaga 4 – Nyckeltal 16
2 Sammanfattningsvis bedöms SoN Östers interna kontroll vara inte helt till- räcklig. Detta grundar sig på att nämnden inte har upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämndsmålen är generellt formulerade och bedöms inte rikta sig specifikt till nämndens kärnverksam- heter vård och omsorg samt individ och familjeomsorg. Nämnsmålens upp- fyllelsegrad framgår i uppföljningen vilket bedöms som positivt. Nämndens korrigerande åtgärder vid prognostiserade underskott har vidtagits i enlighet med stadens riktlinjer för ekonomistyrning. Nämndens riskhantering, sys- tematiska kontroll och uppföljningsstruktur bedöms som tillräcklig.
Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamåls- enligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar och riktlinjer samt har följt upp och rapporterat samtliga kommunfullmäktigemål och nämndsmål.
Stadsområde Östers uppföljning visar på en delvis svag måluppfyllelse där huvuddelen av nämndsmålen inte har helt uppnåtts under 2015. Tre av tio mål bedöms av nämnden ha uppnåtts medans sex mål bedöms delvis ha uppnåtts 2015. Målet avseende tillgång till bostad bedöms inte ha uppnåtts.
Måluppföljningen visar på en tydlig försämring av brukarnas nöjdhet med särskilt boende inom vård och omsorg, fortsatt ökad social och strukturell hemlöshet samt en fortsatt ökad sjukfrånvaro.
Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt syn- punkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfull- mäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 151231 ett underskott om 38,7 Mkr. Korrigerat för 75 % av hemlöshetskostnaderna och de ökade kostnaderna för flyktingmotagandet uppgår underskottet till 11,3 Mkr mot budget.
Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räken- skaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande.
3 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom föl- jande områden:
Intern kontroll
Verksamhet
Ekonomi
Räkenskaper
Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bed- rivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer.
Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier re- dovisas i bilaga 1.
I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovi- sas närmare i bilaga 2.
En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detal- jerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4.
Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen.
De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp stadsområden har träffat stads- områdesnämnens presidium och förvaltningsledning i samband med delårs- rapport 2 och årsbokslut 2015.
Sakkunnig revisor har varit Fredrik Jerntorp vid revisionskontoret. Sakkun- nig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra gransk- ningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll.
Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen för 2015.
4 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapporte- ring om verksamheten lämnas.
Sammanfattningsvis bedöms SoN Östers interna kontroll vara inte helt till- räcklig. Detta grundar sig på att nämnden inte har upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämndsmålen är generellt formulerade och bedöms inte rikta sig specifikt till nämndens kärnverksam- heter vård och omsorg samt individ och familjeomsorg. Nämnsmålens upp- fyllelsegrad framgår i uppföljningen vilket bedöms som positivt. Nämndens korrigerande åtgärder vid prognostiserade underskott har vidtagits i enlighet med stadens riktlinjer för ekonomistyrning. Nämndens riskhantering, sys- tematiska kontroll och uppföljningsstruktur bedöms som tillräcklig.
En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styr- ning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för år 2015 är bedömningen att nämndens egna mål delvis konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. De tio nämndsmålen avser dialog, självförsörjande, uppväxt/ unga, diskriminering, inflytande, trygghet, fritid och kultur, bostad/ hemlöshet, miljö samt nämndsmål avseende Malmö stad som arbetsgivare.
Nämndsmålen är generellt formulerade och bedöms inte rikta sig specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familje- omsorg. Specifikt nämndsmål för vård och omsorg som är en stor del av nämndens verksamhet saknas. Vård och omsorg bedöms och följs huvud- sakligen upp gällande nämndsmål 5 ”trygghet och inflytande” och baseras på trygghetsmätningen. Detta kan jämföras mot nämndsmålen avseende fri- tidsverksamheten där det finns två mer specifika nämndsmål (fritid och kul- tur, uppväxt/ unga). Nämnden har inte beslutat om övriga nämndsmål som inte är kopplade till fullmäktigemålen.
Till nämndsmålen finns 18 kopplade indikatorer som beskriver vad som ska mätas i form av resultat, antal och andel. Nämnden bedöms ha brister i
5 mätbarheten av målen då nämnden inte har beslutat om några målvärden som anger målsättningen för hur stort resultat, antal och andel som krävs.
Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft rela- tivt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett upp- byggnadsskede. I årsanalysen anges att nämndens bedömning av måluppfyl- lelse utgår ifrån indikatorn och förvaltningens åtaganden. Den bedömda måluppfyllelsen är delvis otydlig då det görs genom en inte helt tydlig sam- manvägning av indikatorer och åtaganden. Exempelvis bedöms nämndsmål 8 avseende bostad som inte uppfyllt trots fullföljda åtaganden för målet.
Nämnden har formulerat målvärlden för 2016.
Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns för- bättringsmöjligheter avseende styrdokument för att hantera förtroenderis- ker. Nämnden har inga egna antagna riktlinjer som syftar till att förebygga och förhindra misstanke om jäv, mutor och gåvor i verksamheten. Nämnd- specifika riktlinjer är i regel mer kända och för verksamheten tydliga jämfört med kommuncentrala styrdokument. Fördelningen av ansvar och befogen- heter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning.
En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhets- styrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga la- gar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts.
Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen me- tod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens riskanalys identifierar risker som dokumenteras, genomförs, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning utifrån sanno- likhet och konsekvens. Risker kopplade till kommunfullmäktiges och nämndens egna mål saknas huvudsakligen i nämndens riskanalys. Riskana- lysen och kontrollaktiviteterna bör så långt som möjligt integreras i ordina- rie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen.”
Nämnden har om en fastställd rutin avseende system, regler och anvisning- ar för arbetet med intern kontroll. Rutinen är i enlighet med kommunfull- mäktiges reglemente där kravs ställs på fastställd rutin för planering och rapportering av intern kontrollarbetet. Granskningen av nämndens systema- tiska kontroller visar att nämnden har följt den beslutade interna kontroll- planen. De systematiska kontrollerna har byggt på riskanalysen och kon-
6 trollplanen anger vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvar och tidplan för rapportering till nämnden löpande under året.
Uppföljningsstruktur
Nämndens uppföljningsstruktur inom den interna kontrollen har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur.
Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårs- rapporter och årsanalysen.
Nämnden har följt upp ekonomin i samband med månadsavstämningar, ut- fallsprognoser och delårsrapporter. Verksamheten följs systematiskt upp löpande under året. Samtliga kommunfullmäktige- och nämndsmål är upp- följda och utvärderade löpande under året samt i årsanalysen 2015. Upp- följningen av kommunfullmäktigemålen i årsanalysen har förbättrats mot delårsarapport 2 och anger tydligare analyser, slutsatser och kommentarer som förklarar det egna resultatet i perspektivet vad detta betyder för Malmö stad i sin helhet samt förbättringsområden för framtiden.
Uppföljningen av nämndsmålen tydliggör uppfyllelsegraden. Uppföljningen och den bedömda uppfyllelsen av nämndsmålen blir delvis otydlig då den baseras på en blandning av utfallet av förvaltningens åtaganden och de av nämndens indikatorer som har gått att mäta per 151231. Nämndsmålen be- skrivs som långsiktiga (mandatperioden) men speglas inte av uppföljningen som huvudsakligen fokuserar på 2015 och delvis på förbättringar 2016.
Nämnden har inte tilldelats några uppdrag att följa upp under 2015.
Uppföljningen av den interna kontrollen är tillräcklig. Dokumentet som be- slutas av nämnden innehåller en övergripande och tydlig redogörelse för processen och samtliga kontrollmoment som redogjorts för nämnden lö- pande under året. Samtliga kontroller i den interna kontrollplanen har följt tidplanen. Granskningsresultatet och eventuella åtgärder anges. Systema- tiska kontroller som görs utöver kontrollplanen redovisas övergripande.
Årets ekonomiska uppföljningar har identifierat budgetavvikelser inom vård och omsorg, främst avseende ordinärt boende samt individ och familje- omsorg avseende hemlöshetskostnaderna. Nämnden har genomfört korri- gerande åtgärder för att komma tillrätta med budgetavvikelsen genom att i april beslutat om en åtgärdsplan avseende det då prognostiserade under- skottet på 5,5 Mkr, exklusive 75 procent av underskottet inom hemlöshet- en. I delårsrapport 1 prognostiserade nämnden ett nollresultat då de beslu- tade åtgärderna inräknades i prognosen. Åtgärderna fram till delårsrapport 2 var inte tillräckliga och underskottet per 150831 prognostiseras till 11 Mkr exklusive 75 procent av hemlöshetskostnaderna. Till följd av underskottet
7 per delårsrapport 2 beslutade nämnden på oktobersammanträdet om en ny åtgärdsplan för det prognostiserade underskottet exklusive 75 % av hem- löshetskostnaderna. Åtgärderna på 11 Mkr avsåg:
Omprövning av bistånd,
strikt återhållsamhet inom staben, vård och omsorg, områdesut- veckling och individ och familjeomsorg
Nämndens korrigerande åtgärder vid prognostiserade underskott har vidta- gits i enlighet med stadens riktlinjer för ekonomistyrning. Nedanstående sammanställning visar prognossäkerheten och åtgärder i nämndens ekono- miska uppföljning. Tabell 1 – prognosjämförelse och åtgärder, Mkr
Prognoserna följer samma trend som 2014 det vill säga ett underskott per UP 1, en budget i balans per DR 1 då prognosen inkluderar beslutade åt- gärder. Både 2014 och 2015 har åtgärdsplanerna inte nått önskad effekt vil- ket medfört prognostiserade underskott per DR 2. Prognoserna blir delvis missvisande då de vid DR 1 inräknar ekonomiska åtgärder som inte inräk- nas vid övriga prognostillfällen. Differenserna i prognoserna mot utfallet 2015 förklaras delvis av de ökade kostnaderna för flyktingmottagandet som uppkom under 2015.
(Mkr) 2014 2015
UP 1 Prognos inkl 75% HLK -32,5 -17,5
Prognos exkl 75% HLK -10,0 -5,5
Beslutad åtgärdsplan JA, 10 Mkr JA, 5,5 MKr
DR 1 Prognos inkl 75% HLK -22,5 -12,0
Prognos exkl 75% HLK 0,0 0
Beslutad åtgärdsplan NEJ NEJ
DR 2 Prognos inkl 75% HLK -36,5 26,0
Prognos exkl 75% HLK -11,0 -11,0
Beslutad åtgärdsplan JA, 0,9 Mkr JA 11,0 Mkr
UP 2 Prognos inkl 75% HLK -37,0 -38
Prognos exkl 75% HLK -10,0 -16,4
Beslutad åtgärdsplan NEJ NEJ
Årsbokslut Utfall -45,3 -38,7
Utfall exkl 75% HLK, 100% flyktmott -16,2 -11
Korrigerande åtgärder avser hela underskottet? NEJ, ej DR 2 JA Har åtgärder väsentligt förbättrat resultat/ prognos? NEJ NEJ Följer åtgärderna de ekonomiska riktlinjerna? NEJ, ej för DR 2 JA Finns träffsäkerhet i prognos DR 1 mot utfall 2015? DELVIS, diff 13 Mkr NEJ, diff 21 Mkr Finns träffsäkerhet i prognos DR 2 mot utfall 2015? DELVIS, diff 9 Mkr DELVIS, diff 13 Mkr
8 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden.
Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamåls- enligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar och riktlinjer samt har följt upp och rapporterat samtliga kommunfullmäktigemål och nämndsmål.
Stadsområde Östers uppföljning visar på en delvis svag måluppfyllelse där huvuddelen av nämndsmålen inte har helt uppnåtts under 2015. Tre av tio mål bedöms av nämnden ha uppnåtts medans sex mål bedöms delvis ha uppnåtts 2015. Målet avseende tillgång till bostad bedöms inte har uppnåtts.
Måluppföljningen visar på en tydlig försämring av brukarnas nöjdhet med särskilt boende inom vård och omsorg, fortsatt ökad social och strukturell hemlöshet samt en fortsatt ökad sjukfrånvaro.
Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål i samband med delårsrapport 2 och Årsanalys 2015. Nämnden bedöms delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. För respektive kommunfullmäktigemål framgår hur nämnden anser sig ha bidragit till upp- fyllelsen samt vilka åtgärder nämnden måste vidta för att bättre bidra till målet i framtiden.
Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål i samband med delårsrapport 2 och Årsanalys 2015. Nämnden bedöms delvis uppfylla de av nämnden beslutade målen under 2015. Uppfyllelsegraden är delvis otydlig då den inte baseras på mätbara målvärlden. Nämnden har i Årsanalys 2015 bedömt att sju av tio nämndsmål inte är helt uppnådda 2015 varav nämndsmålet ”tillgång till bostad” inte har uppnåtts. Uppföljningen visar att antalet hemlösa av sociala och strukturella orsaker har ökat 2015.
Måluppfyllelsen avseende ”nämnden som arbetsgivare”, ”trygghet och in- flytande” samt ”dialog i samverkan” bedöms som låg då uppföljningen visar på tydliga avvikelser gällande särskilt boende, antalet gjorda genomförande- planer för försörjningsstödstagare och sjukfrånvaron. Den årliga brukarun- dersökningen inom vård och omsorg visar för särskilt boende att resultatet 2015 gått ner cirka 10 % mot 2014 och ligger huvudsakligen under Malmö stads snitt. Resultatet för hemtjänsten har varken förbättrats eller försäm- rats mot 2014. Sjukfrånvaron har ökat ytterligare 2015 med cirka 0,5 pro- centenheter till totalt 8,17 %. Sjukfrånvaron är bland de högsta i Malmö stad.
9 Antal hushåll med försörjningsstöd är fortsatt högt i Öster och har minskat ytterst lite mot 2014 (19 hushåll). Nämnden anger att ett viktigt led i för- sörjningsstödsarbetet är individuella genomförandeplaner. Dessa har endast genomförts för var fjärde brukare.
Nämndsrevisorn delar i huvudsak riktningen för nämndens bedömda måluppfyllelse utifrån nämndens analys och uppföljning men då målvärden saknas går det inte att bedöma måluppfyllelsen fullt ut. För nämndsmålet
”Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Öster ska känna sig trygga med och ha inflyttande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet” delas inte nämndens bedömning att målet är delvis uppnått då brukarundersökningen avseende särskilt boende påvisar en tyd- lig försämring mot föregående år.
Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har inte tilldelats några uppdrag 2015.
Nämnden ska enligt bestämmelserna om lex Sarah i socialtjänstlagen, SoL, och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, anmäla missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Nämnden har gjort tolv anmälningar till IVO.
Under 2015 har åtta domar gått emot nämnden. Domarna avser huvudsak- ligen rätten till särskilt boende och personlig assistans.
Nämnden hade per 151231, 2 st gynnande nämndsbeslut enligt 4 kap. 1 § SoL och 2 st beslut enligt LSS 9 § som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts.
Väsentliga nyckeltal för nämnden redovisas i bilaga 4. Utifrån tabell 4.2 kan det konstateras att Öster har högst genomsnittskostnad per vårdtagare/
plats för särskilt boende av samtliga fem stadsområden. För ordinärt bo- ende har Öster den näst högsta genomsnittskostnaden i jämförelse med öv- riga stadsområden.
10 Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat uti- från de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna.
Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt syn- punkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämndens ekonomiska resultat inte helt hållit sig inom de av kommunfull- mäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 151231 ett underskott om 38,7 Mkr. Nämndens utfall efter korrigering för 75 % av hemlöshetskostnaderna och kostnaderna för flyktingmottagandet uppgår till -11,3 Mkr mot budget.
Följande utfall samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämn- den 2015. Tabell 2 – resultaträkning, Mkr
Budget 2015 Utfall 2015 Avvikelse
Totala intäkter 647 669 22
Personalkostnader -517 -533 -16
Övriga kostnader -745 -790 -44
Avskrivningar -3 -3 0
Totala kostnader -1 265 -1 326 -26
Kommunbidrag 619 619 0
Finansiella intäkter 0 0 0
Finansiella kostnader 0 0 0
Resultat 0 -38 -38
Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall 2015 avviker med -38,7 Mkr från budget. Avvikelsen avser till största delen hemlöshetskostnader och kostnader för vård och omsorg inom ordinärt boende som inte är bud- geterade. Kommunfullmäktige beslutade i december 2015 om att befria nämnderna för resultatansvaret 2015 avseende merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande. Korrigerat för hemlöshetskostnaderna och flyk- tingmottagandet uppgår utfallet till -11 Mkr mot budget. Utfall per vht:
Individ och familj: (exklusive hemlöshet) +6 Mkr
Hemlöshet: (avvikelse mot avstämningsbelopp) - 25 Mkr
Flyktingmottagande: (skillnaden i nettokostnad mot 2014) – 8,7 Mkr
Vård och omsorg: -25 Mkr
Fritid och kultur: +1 Mkr
Övrig och gemensam verksamhet: +4,5 Mkr.
Korrigerade åtgärder för en budget i balans vid prognostiserade underskott har beslutats under året i enlighet med de ekonomiska riktlinjerna. Nämn- den anger att åtgärdsplanen som beslutades efter det prognostiserade un- derskottet per DR 2 har gett marginell effekt på utfallet 2015.
11 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rätt- visande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning.
Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räken- skaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande.
Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed.
Inga väsentliga avvikelser till fastställda belopp har noterats i granskningen.
Det har dock noterats att stadsområde Öster inte helt tillräckligt har styrkt beräkningen av den uppbokade fordran mot Migrationsverket vilket medför kommentar nedan.
Samtliga fem stadsområden söker årligen ersättning vilket genererar ford- ringar mot Migrationsverket. Stadsområde Öster har i bokslutet bokat upp 13,7 Mkr vilket motsvarar 90 % av ansökt belopp. Då stadsområde Östers fordran mot Migrationsverket bedöms som osäker bör förvaltningen redo- göra för detta i verifikationsunderlag/ bokslutsbilaga eller på annat sätt styrka varför inte 100 % av förväntad intäkt bokats upp. Detta har inte gjorts tillräckligt tydligt.
12 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 § anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsstäl- lande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier:
Ändamålsenlig verksamhet
Tillfredsstäl- lande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig in- tern kontroll
Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens regle- mente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer.
Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna.
Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.
Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och upp- följningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut.
I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande till- lämpningsanvisningar har nämnden:
säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig fi- nansiell rapportering
kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerstäl- ler att fattade beslut verkställs och följs upp.
som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och upp- följningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys.
löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen.
löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder.
Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/
rättvisande/ tillräcklig.
13 Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö
Revisionskontoret har under 2015 granskat hur Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö följts upp och utvärderats. Till följd bl.a. av att områdesprogrammen ännu inte hade avslutats och att utvärderingsansvaret efter tvåårsavstämningen 2013 lagts på respek- tive områdesprogram var det svårt att få en tydlig bild av områdesprogrammens effekter.
Slutsatsen var att konstaterade effekter för respektive områdesprogram bör framgå av stadskontorets slutrapport i november 2015. Granskningsrapporten sändes till kommun- styrelsen för yttrande samt till stadsområdesnämnderna för kännedom. Av kommunsty- relsens yttrande framgick att slutrapporten skulle redogöra för hur områdesprogrammet följts upp och utvärderats, liksom effekterna av insatserna.
Kvalitetskontroll vård och omsorg
Syftet med granskningen har varit att kunna svara på om kvalitetsuppföljningen inom vård och omsorg är tillräcklig och ändamålsenlig. Stadsområdesnämnd Norr och Väster bedriver enligt vår bedömning en omfattande och väl strukturerad kvalitetsuppföljning.
Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns på granskade stadsområdes- nämnder. Det finns även upprättade handlings- och genomförandeplaner för arbetet med kvalitetssäkring. I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen, som upprättas enligt en ge- mensam rapportmall för samtliga stadsområdesnämnder och sociala resursnämnden, re- dogörs för övergripande mål och strategier med kvalitetsarbetet, hur ansvaret för kvali- tetsarbetet är organiserat, för risk- och händelseanalyser, vilka egenkontroller som skett under året och en omfattande redogörelse och analys sker av de avvikelser som inkommit under året. En upprättad plan finns för hur och när kvalitetssäkring och egenkontroll ska ske och när och hur de ska avrapporteras till nämnden. Det sker en omfattande avvikelse- rapportering.
Barn som far illa
Revisionen har genomfört denna granskning som en ”Kortgranskning”. Det innebär en inriktning på kartläggning och översikt. Denna granskning har avgränsats till att gälla han- teringen av orosanmälningar enligt Socialtjänstlagen 14 kap 1 § socialtjänstlagen.
Revisionsfrågan har uttryckts som: Har Malmö stad en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som gäller barn som kan befaras fara illa? Revisionskontoret bedö- mer, mot bakgrund att detta är en kortgranskning, att Malmö stad har en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som avser barn som far illa. Revisionen lyfter ändå fram ett antal observationer som bör bevakas.
14 Insatser för barn och unga i HVB
Stadsrevisionen har granskat insatser för barn och ungdomar i HVB på stadsområde Sö- der och Innerstaden. Granskningen har enligt beslut genomförts som en kortgranskning.
Det innebär att främst en kartläggning av hur Malmö stad och stadsområdesnämnderna arbetar med kvalitetsfrågor och uppföljning gällande externa HVB-placeringar skett.
Stadsområdesnämnd Söder och Innerstadens insatser för barn och ungdomar i HVB i huvudsak ändamålsenliga och att det finns en ändamålsenlig kvalitetsuppföljning enligt bedömningarna i rapporten.
15 I denna bilaga beskrivs SoN Östers hantering av synpunkter i tidigare granskningar.
Uppföljning av revisionens granskning av sociala lägenheter 2014
Vad har gjorts sedan granskningen för att öka övertagen och vad har resultatet blivit?
Förvaltningen inrättade from maj 2015 två tjänster som på heltid utför den tek- niska tillsynen i lägenheterna. Under 2016 har ytterligare en tillfällig tjänst inrättats.
Tidigare utfördes den tekniska tillsynen av socialsekreterarna. Den nya tillsynsor- ganisationen har gett socialsekreterarna möjlighet att fokusera på målgruppen med social problematik. Den tekniska tillsynen utförs nu i majoriteten av lägenheterna 1 gång/månad. Antalet övertag har ökat och under 2015 skedde 56 lägenhetsövertag i stadsområde Öster.
Vad har gjorts sedan granskningen för att förbättra/utveckla den tekniska tillsynen och vad har resultatet blivit?
En tillsynsorganisation har inrättats med två medarbetare som på heltid fokuserar på teknisk tillsyn i lägenheterna. Tillsynen genomförs kontinuerligt och enligt upp- rättad checklista.
Vad har gjorts sedan granskningen för att förbättra rutinerna vad gäller uppföljning av hyresbetalningar vid tillsyn och att dokumentera att denna uppföljning skett? Har någon egen uppföljning/intern kontroll skett för att kontrollera att rutinerna och dokumentat- ionen förbättrats och vad visade kontrollerna i så fall?
Kontroll av hyresinbetalningar utförs av socialsekreteraren 1 gång/månad. För att säkerställa att detta genomförs dokumenteras kontrollen i Procapita. Enheten har idag generellt ett mer fokus på skulder och hyresinbetalningar och i den mån det är möjligt matchar socialsekreteraren idag i större utsträckning ledig lägenhet med lämplig sökande. Enhet Vuxna kontrollerade vid två tillfällen under 2015, som en del av förvaltningens interna kontroll, att tillsyn i lägenheter och boende genom- förts enligt gällande avtal. Kontrollen genomfördes genom stickprov av ärenden, 15 i april och 15 i oktober. Av de ärenden som kontrollerades i april hade 13 ären- den erhållit tillsyn enligt gällande avtal. Kontrollen i oktober visar att tillsyn ge- nomförts enligt gällande avtal i 12 av ärendena.
16
Bilaga 4 – Nyckeltal
Tabell 4.1: Personalstatistik
Utfall 2014 Utfall 2015
Antal anställda omräknade till heltid 1178 1227
Kvinnor, andel i % 88 % 86 %
Personal med utländsk bakgrund, andel i % 45 % 48 %
Total sjukfrånvaro i % 7,2 % 8,2 %
Tabell 4.1.1 Sjukfrånvaro i % stadsområdesnämnder 2015-12-31 151 SoF Norr 7,6
152 SoF Öster 8,2 153 SoF Söder 8,3 154 SoF Väster 8,1 155 SoF Innerstaden 8,0
Tabell 4.2 Vård och omsorg
Norr Öster Söder Väster Innerstaden TOTAL Totalt antal vårdtagare/platser stadsområdet har
befolknings-/betalningsansvar för 1 559 1 226 1 796 3 383 2 262 10 226
varav i ordinärt boende (hemtjänst + korttid) 1 226 1 013 1 449 2 689 1 741 8 118
varav i särskilt boende 333 213 347 694 520 2 108
Andel invånare, 65 år och äldre, med insats 19,6% 18,7% 19,8% 21,5% 22,6% 20,7%
Genomsnittskostnad per vårdtagare/plats (kr) -263 932 -262 617 -253 859 -244 956 -287 800 -261 007 varav i ordinärt boende (hemtjänst + korttid) -159 792 -179 846 -161 629 -147 741 -188 972 -164 889
varav i särskilt boende -647 342 -655 783 -638 991 -621 628 -618 475 -631 226
HEMTJÄNST I ORDINÄRT BOENDE
Antal med hemtjänst (genomsnitt) 1 186 978 1 403 2 616 1 683 7 866
Kostnad per vårdtagare, hemtjänst (kr) -137 135 -146 699 -140 128 -126 650 -167 119 -141 786
Total kostnad hemtjänst (tkr) -162 642 -143 458 -196 599 -331 316 -281 261 -1 115 276
KORTTIDSVÅRD
Antal platser i korttidsvård (genomsnitt) 40 35 46 73 58 252
Kostnad per plats i korttidsvård (kr) -831 575 -1 111 322 -817 435 -903 562 -819 607 -885 683
Total kostnad korttidsvård (tkr) -33 263 -38 674 -37 602 -65 960 -47 799 -223 298
SÄRSKILT BOENDE för äldre
Antal platser i särskilt boende (genomsnitt) 333 213 347 694 520 2 108
17 Tabell 4.3: Hemlöshet
Hemlöshet Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015
Antal hemlösa 271 269 293
Antal hotellnätter (boendedygn) 55 792 75 585 71 988 Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa.
Tabell 4.3.1: Jämförelse stadsområden antal boendedygn på hotell
2 014 Prognos 2015 Utfall 2015
SoNN 24 002 36 762 40 713
SoNÖ 75 585 59 680 71 988
SoNS 26 939 50 000 65 251
SoNV 20 667 19 338 22 279
SoNI 9 769 11 000 9 643
Malmö 156 962 176 780 209 874
SO-snitt 31 392 35 356 41 975
