Avropsprocessen
Inköpsprocess: Söka artiklar och skapa beställning
Öppna beställnings-
formulär Öppna beställnings-
formulär Internbeställare
För över önskade produkt(er) till
varukorgen För över önskade
produkt(er) till varukorgen Internbeställare
Finns alla produkter i öppet standard- sortiment
? Finns alla produkter i öppet standard- sortiment
?
Skicka fritextbeställning
till inköpare Skicka fritextbeställning
till inköpare Internbeställare
Sök produkt i utökat sortiment,i leverantörsprislista eller utanför eBeställ Sök efter bästa avtal/pris enligt regler
Sök produkt i utökat sortiment,i leverantörsprislista eller utanför eBeställ Sök efter bästa avtal/pris enligt regler Inköpare
Kontrollera riktlinjer för inköp
för aktuell varugrupp Kontrollera riktlinjer för inköp
för aktuell varugrupp Inköpare
inköpet Är godkänt?
inköpet Är godkänt?
Inköpare
Komplettera beställningen med uppgifter och skicka tillbaka till internbeställaren
Komplettera beställningen med uppgifter och skicka tillbaka till internbeställaren
Inköpare
Kontrollera status på beloppsgränser för
direktupphandling Kontrollera status på
beloppsgränser för direktupphandling
Inköpare
Under- stiger inköpet 6
belopp?bas- Under-
stiger inköpet 6
belopp?bas- Ja
Inköpare
Belopps- gräns
ok?
Belopps- gräns
ok?
Nej Ja
Finns bra avtal/pro dukter för behovet?
Finns bra avtal/pro dukter för behovet?
Ja Fyll i nödvändiga
adm. uppgifter i beställnings-
formuläret Fyll i nödvändiga
adm. uppgifter i beställnings-
formuläret Internbeställare
Intern- beställare nöjd med förslaget
? Intern- beställare
nöjd med förslaget
?
Ja
Skicka iväg beställning till
attestant Skicka iväg beställning till
attestant Internbeställare Är rätt
attestant före- slagen?
Är rätt attestant
före- slagen?
Ändra attesterare (ev. kostnads-
ställe) Ändra attesterare
(ev. kostnads- ställe)
Nej
Ja Internbeställare
Genomför: avrop med leveransavtal
eller upphandling Genomför: avrop med leveransavtal eller upphandling Strategisk inköpare
alt. inköpare
Ja
Nej Ja
Nej
Förändring av beställning Förändring av
beställning Internbeställare
3
Inköpsprocess: Attestera och göra beställning
Skicka iväg beställning till
attestant Skicka iväg beställning till
attestant
Avgör rätt attestant utifrån delegeringsregler
Avgör rätt attestant utifrån delegeringsregler
Öppna och kontrollera beställning Öppna och kontrollera beställning
Är behov budget- utrymme, och prod-
uktval OK?
Är behov budget- utrymme, och prod-
uktval OK?
Avslå beställning med kommentar Avslå beställning med kommentar
Eventuellt justera beställning Eventuellt justera
beställning
Godkänn/attestera beställning Godkänn/attestera
beställning
Internbeställare Inköpssystemet Budgetansvarig
Budgetansvarig
Budgetansvarig
Budgetansvarig
Ja
Kanske Nej Information om avslag till Internbeställare
eBeställ påminner eBeställ påminner
Generera inköpsorder
dokument Generera inköpsorder
dokument Inköpssystemet
Gör elektronisk beställning (e-mail, fax) Gör elektronisk
beställning (e-mail, fax) Inköpssystemet
Lägg på produkt - Spara som utkast (ansvar övergår) Lägg på produkt -
Spara som utkast (ansvar övergår) Budgetansvarig
= görs i eBeställ
= görs ej i eBeställ Standard
produkt?
Standard produkt?
Ja
Nej Förfrågan till Internbeställare
Förfrågan till Inköpare
Skapa fritextförfrågan till
inköp Skapa fritextförfrågan till
inköp Budgetansvarig
Inköpsprocess: Bevaka leverans och leveransgodkänna
Registrera orderbekräftelse
med leverans- uppgifter Registrera orderbekräftelse
med leverans- uppgifter Leverantör
Skicka mail förfrågan till internbeställare
om leverans- uppgifter är ok?
Skicka mail förfrågan till internbeställare
om leverans- uppgifter är ok?
Inköpare
Vara eller tjänst?
Vara eller tjänst?
Vara
Tjänst
Mottagnings- attestera varaMottagnings- attestera vara Varumottagare alt.
internbeställare
Ingen åtgärd Ingen åtgärd Leverans- godkänna tjänstLeverans- godkänna tjänst
Beställare
Internbeställare
leverans Är uppgifter
ok?
leverans Är uppgifter
ok?
Ja Nej
Vara ok?
Vara ok?
Ja
Nej
Inköpare/Internbeställare Tjänst
ok?
Tjänst ok?
Nej
Ja
Reklamera tjänst mot leverantör Reklamera tjänst
mot leverantör Inköpare Avvik-
elser från önskade leverans- uppgifter Avvik- elser från
önskade leverans- uppgifter Ja
Nej
Öppna och kontrollera leveransuppgifter
Öppna och kontrollera leveransuppgifter Internbeställare Skicka mail instruktioner till
inköpare om avbokning Skicka mail instruktioner till
inköpare om avbokning
Skicka mail godkännande till
inköpare Skicka mail godkännande till
inköpare Inköpare/Internbeställare
Avboka hos Leverantör – gör makulering/avbest
äll Avboka hos Leverantör – gör makulering/avbest
äll
Internbeställare
Kontrollera vara Kontrollera vara Varumottagare alt.
Internbeställare Inköpare
Godkänn order- bekräftelse mot leverantör eller ingen åtgärd Godkänn order- bekräftelse mot leverantör eller
ingen åtgärd Mottagnings-
attestera vara (antal) Mottagnings- attestera vara
(antal)
Leverans- godkänna tjänstLeverans- godkänna tjänst
Vara ok?
Vara ok? Begär att få
returnera Begär att få
returnera Tjänst
ok?
Tjänst ok?
Kontrollera vara Kontrollera vara Mottag
orderbekräftelse med leverans-
uppgifter Mottag orderbekräftelse
med leverans- uppgifter
Avvik- elser från
önskade leverans- uppgifter Avvik- elser från
önskade leverans- uppgifter
Inköpare
Ja
Nej Öppna och kontrollera leveransuppgifter
Öppna och kontrollera leveransuppgifter
Internbeställare
Inköpare leverans Är
uppgifter ok?
leverans Är uppgifter
ok?
Ja
Nej
5
Val av produkt/
tjänst
Sparas för senare bearbetning
Begär attest
Skicka till inköpare Beställare
(kan även vara Inköpare)
1 Utkast sparat/förändrat 3:2 Beställning attesterad och beställd 4 Beställning - uppdaterad 1:1 Beställning skapad 3:3 Påminnelse - Beställning är inte attesterad 4:1 Beställning – uppdaterad (4) 1:2 Beställning skickad till inköpare 3:4 Nekad beställning
2:1 Utkast sparat/förändrat (1) (7 Din beställning har anlänt) ej !!
2:2 Beställning skapad (1:1) 8:1 Nekad avbest/makulering
8:2 Nekad retur
8:3 Godkänd retur (returföljesedel)
Attest Attestant
(kan även vara Beställare)
3 Attest begärd
3:1 Påminnelse om attest
Produkt/tjänst läggs på, till attest
eller åter för granskning Inköpare
(kan även vara Beställare)
2 Beställning för hantering
Beställning
Leverantör 5 Beställning från Skatteverket/Kfm
(orderformulär)
5:1 Makulering/avbeställning 5:2 Begäran om retur Order-
bekräftelse
Förändring leveranstid
Intern Leverantör (t ex licenser, behörigheter, call center, internservice) 6 Internbeställning (orderformulär)
5:1 Makulering/avbeställning 5:2 Begäran om retur
E-mail flöde (texter se separat Excel bilaga)
Makulering/
avbeställning eller returbegäran
